ORKDAL KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Orkdal kommune Møtedato/tid : Torsdag 8. februar 2007 kl 13.00. Møtested/lokaler : Formannskapssalen Deltagere fra KU : Karen Unni Knudsen leder Ivar Brækkan nestleder Kjell Solem Asbjørn Ross Elling Kvernmo Andre Morten Haugen Revisjon M-N IKS Inger Johanne Flønes Arvid Hanssen KonSek M-N IKS Kopi Møteansvarlig : Ordfører Rådmann : Karen Unni Knudsen Orkdal 01.02.2007 Saksliste: Sak 01/2007 Godkjenning av protokoll fra møtet den 06.12.2006.... 2 Sak 02/2007 Referatsaker... 3 Sak 03/2007 s årsmelding for 2007.... 4 Sak 04/2007 Plan for forvaltningsrevisjon 2007... 5 Sak 05/2007 Gjennomgang av avtaler økonomisk ansvar.... 7 Sak 06/2007 Møteplan 2007 for kontrollutvalget.... 8 Sak 07/2007 Eventuelt... 10 Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon 73 86 61 26, e-post: eva.bekkavik@konsek.no eller Arvid Hanssen på 73 86 61 28/ mobil 915 82 102. E-post: arvid.hanssen@konsek.no Karen Unni Knudsen Leder (sign) Arvid Hanssen Møtesekretær Side 1
Sak 01/2007 Godkjenning av protokoll fra møtet den 06.12.2006. 08.02.2007 01/2007 Arkivkode: 033 SAKSDOKUMENTER: Protokoll fra møtet 06.12.06. (Utsendt tidligere) Godkjenning av møtebok. Møtebok fra kontrollutvalgets møte den 06.12.06. godkjennes. Side 2
Sak 02/2007 Referatsaker ORKDAL KOMMUNE - MØTEBOK 08.02.2007 02/2007 Arkivkode: 033 SAKSDOKUMENTER/MUNTLIGE ORIENTERINGER: 1. Registrering av verv og økonomiske interesser orientering fra KS. 2. Terskelverdier for offentlige oppdragsgivere og virksomheter innen forsyningssektoren 2007. 3. Orientering fra kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen 30-31.01.07. (Orienteres i møtet) 4. KonSek - ressursbruk 2006. (Orienteres i møtet) 5. Aktivitetsplan for revisjonsåret 2006, Revisjon Midt-Norge IKS. (Orienteres i møtet) 6. Revisjonens tilbakemelding på kontrollutvalgets forespørsel om rutiner knyttet til overskuddslager av materiell. (Orienteres i møtet.) 7. Revisjonens tilbakemelding på kontrollutvalgets forespørsel knyttet til salg av eiendom til Orkel Gjønnes AS. (Orienteres i møtet) Sekretariatet og Revisjon Midt-Norge IKS vil orientere og svare på spørsmål. tar referatsakene til orientering. Side 3
Sak 03/2007 s årsmelding for 2007. 08.02.2007 03/2007 Arkivkode: xxx SAKSDOKUMENTER: Årsmelding for kontrollutvalget for 2006. s sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Orkdal kommune der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i 2006. På bakgrunn av gjennomgangen i kontrollutvalgets møte den 08.02.07, legges den endelige årsmeldingen frem for kommunestyret. Endringene i kommuneloven som kom for et par år siden innebærer utvidede og til dels nye oppgaver for kontrollutvalget. Vi har redegjort for disse i årsmeldingen også for 2006, da det vil ta noe tid før oppgavene er allment kjent. I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kommunestyret får samtidig muligheten til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. s arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i Orkdal kommune, slik at utvalget kan bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Orkdal kommune. slutter seg til forslaget til årsmelding for 2006 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2006 til orientering. Side 4
Sak 04/2007 Plan for forvaltningsrevisjon 2007. 08.02.2007 04/2007 Arkivkode: 216 SAKSDOKUMENTER 1. Plan for forvaltningsrevisjon 2007 Orkdal kommune (Utkast) 2. Overordnet analyse Orkdal kommune (Kun til Unntatt offenlighet off.l. 6, 1.ledd nr.2) Innledning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planene skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av første året i perioden. Selv om det er tilstrekkelig å utarbeide plan for forvaltningsrevisjon kun én gang i valgperioden, kan det være hensiktsmessig å utarbeide denne planen oftere, gjerne med en årlig rullering. Ellers kan planen bli på et meget overordnet nivå. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en svært sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget bruker plan for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. har i 2006 behandlet 3 forvaltningsrevisjonsrapporter. 1. Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen. 2. Evaluering av arbeidslederopplæringen fase II 3. Kostnadseffektivitet innen sektor vann, avløp og renovasjon. Videre er et prosjekt vedrørende IKT-sikkerhetsarbeidet i kommunen under arbeid. Prosjektet avsluttes våren 2007. De totale ressurser som Orkdal kommune har til disposisjon for forvaltningsrevisjon er ca 700 timer pr år. Dette tilsier at det er rom for anslagsvis 3 prosjekt pr år, litt avhengig av omfanget på de enkelter prosjekter. Det er derfor viktig å finne frem til noen få viktige fokusområder dersom den endelige planen inneholder mange prosjekt. Arbeidet frem mot forslag til plan for forvaltningsrevisjon i 2007 har løpende diskutert områder i kommunen som det er ønskelig å gå inn på i revisjonsåret 2007. Sekretariatet har på bakgrunn av dette, samtaler med revisjonen og administrasjonen og ordfører, samt en enkel overordnet analyse, foreslått noen prosjekt for kontrollutvalget. Side 5
Analysen som er lagt med kun til kontrollutvalget er i hovedsak bygd på kommunens egne styringsdokumenter, årsmeldinger, regnskap, samt muntlig informasjon som er innhentet. Med bakgrunn i dialogen med kontrollutvalget i møte den 08.02.07, fremmes plan for forvaltningsrevisjon for kommunestyret. Dersom det over tid oppstår forhold som gjør at prioriterte prosjekter blir uaktuelle, har kontrollutvalget mulighet til å omprioritere prosjekt på lista. For å gjøre saksbehandlingen så smidig som mulig foreslår sekretariatet at kontrollutvalget ber kommunestyret om fullmakt til å foreta begrunnede omprioriteringer i planen, dersom utvalget finner dette formålstjenlig. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON s sekretariat legger herved frem forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Orkdal kommune for 2007. Etter at kontrollutvalget har behandlet planen og prioritert aktuelle prosjektområder legges saken frem for kommunestyret, som vedtar den endelige prioriteringen av forvaltningsrevisjonsarbeidet for 2007. vedtar plan for forvaltningsrevisjon. Planen legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2007. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Side 6
Sak 05/2007 Gjennomgang av avtaler økonomisk ansvar. 08.02.2007 05/2007 Arkivkode: 033 SAKSDOKUMENTER: Brev fra KonSek til Revisjon Midt-Norge IKS, datert 18.12.06. Svar fra Revisjon Midt-Norge IKS til KonSek, datert 12.01.07. Av vedtaket i sak 40/06 i kontrollutvalget fremgår det at kontrollutvalget ønsker bistand fra Revisjon Midt-Norge IKS for å avklare det økonomiske ansvaret knyttet til avtaler mellom Elvepromenaden Borettslag og Orkdal kommune. Revisjonen har på bakgrunn av henvendelsen gjennomført samtaler. De tar sikte på å legge frem et skriftlig notat i tilknytning til saken direkte i kontrollutvalgets møte. må på bakgrunn av tilbakemeldingen vurdere om det det er grunnlag for å fatte endelig vedtak. Saken legges frem uten innstilling. Side 7
Sak 06/2007 Møteplan 2007 for kontrollutvalget. 08.02.2007 06/2007 Arkivkode: 033 SAKSDOKUMENTER: Ingen. For å kunne planlegge og gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. s møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ønskelig. Sekretariatet har ut fra erfaringer fra tidligere år lagt inn noen foreløpige stikkord. Det er foreslått 6 møter, som det budsjettmessig er tatt høyde for i 2007. Det vil bli valgt nytt kontrollutvalg høsten 2007 og det er viktig at det legges opp til et møte hvor utvalget, eventuelt sammen med avtroppende utvalg kan få opplæring og diskutere sin arbeidsform. s møteplan må tilpasses møteplanen for kommunestyret. Det er fastsatt møteplan kun for 1.halvår.Vi gjengir planlagte møter i kommunestyret. Med dette som utgangspunkt foreslås følgende møteplan for kontrollutvalget for første havår 2007: Januar Februar Mars April Mai Juni Kommunestyret 1. 8. 19. 31. 28. 8. 26. 14. 8. februar 2007 Årsmelding2006 for kontrollutvalget. Plan for forvaltningsrevisjon 2007. Side 8
26. april 2007 Selskapskontroll Orkdal kommune. Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt. Regnskap Orkdal kommune 2006. I henhold til forskrift om revisjon skal revisor avgi sin revisjonsberetning innen 15. april. skal gi uttalelse om regnskapet til kommunestyret. Uttalelsen skal også foreligge når formannskapet gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. 14. juni 2007 (Møte ute ved en avdeling/virksomhet) Forvaltningsrevisjonrapport IKT. Møteplan 2.halvår 2007. August/september 2007 Oppsummering av erfaringer i inneværende valgperiode. Aktuelle saker er bestilling, oppfølging, evt. behandling av bestilt forvaltningsrevisjon. Oktober 2007 Opplæring nytt kontrollutvalg, eventuelt fellesmøte mellom gammelt og nytt kontrollutvalg. Budsjett og økonomiplan for kontrollorganene for 2008-2011. November/desember 2007 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON s sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 6 møter i 2007. Forslag til møteplan for 1.halvår 2007 fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling. vedtar følgende møteplan for 1.halvår 2007: Januar Februar Mars April Mai Juni 8. 26. 14. September. Oktober November Desember s leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Side 9
Sak 07/2007 Eventuelt 08.02.2007 07/2007 Arkivkode: 033 SAKSDOKUMENTER: Ingen. Ingen. Saken legges frem uten innstilling. Side 10