Business Communications Manager Primærtelefon Brukerkort 2001 Nortel Networks P0935936 Utgave 01
Bruke primærtelefonen Telefonen din er programmert som en primærtelefon for bestemte eksterne linjer på systemet. Dette betyr at alle eksterne anrop på disse linjene som ikke besvares, eller som overføres, parkeres eller settes på venting og ikke tas, eller alle anrop som av en eller annen grunn ikke håndteres, ringer på din telefon. Systemet kan ha flere primærtelefoner. Forstå ringetyper og indikatorer Telefonen ringer forskjellig for ulike anropstyper. Eksterne anrop ringer normalt, interne anrop gir to korte ringesignaler. Omdirigerte eksterne anrop ringer som interne anrop. Indikatoren ved siden av en tast viser statusen for et anrop på en linje-, linjeutvalgs-, svar- eller internanropstast. lyser Det er et aktivt anrop på linjen. blinker hurtig Du har satt et anrop på venting på den linjen. blinker normalt Det er et innkommende anrop. blinker sakte Noen andre har satt et anrop på venting på den linjen. lyser ikke Linjen er tilgjengelig. Tolke meldinger på displayet IF fra 223 Når et ubesvart anrop ringer på telefonen din, kan det hende en av følgende meldinger vises på displayet: Personen ved telefon 223 viderekoblet et anrop til deg ved hjelp av Ikke forstyrr. IF-overføring OVF Linje001 Satt på vent av Kari Linje001 tilbakeringing Linje001 til primærnr Linje007>Bente Linje007 Linje121 Systemet overførte et anrop til deg fra en telefon i modusen Ikke forstyrr. Ingen svarte på dette anropet, så systemet overførte det til deg. Kari satte et anrop for lenge på venting, så systemet overførte anropet til deg. Et anrop på linje 001 ble satt i kø, parkert eller overført, men ingen har svart på det. Trykk TILBAKERINGING eller linjetasten for å koble deg til anropet. Det finnes ingen telefon som kan motta et anrop på linje 001, så systemet overførte det til deg. Et anrop på linje 007 ble viderekoblet eller dirigert til Bente, men ble ikke besvart. Anropet som kom inn på linje 007, ble dirigert til mållinje 121. Linje 121 er opptatt, så systemet overførte anropet til deg. Side 1 - Brukerkort for primærtelefonen i Business Communications Manager
Håndtere anrop Svare på mange anrop Legge igjen en melding til en kollega Overføre et anrop Overføre et anrop når en telefon er opptatt Av og til kommer det inn så mange anrop at du ikke klarer å svare på alle. Når flere anrop ringer samtidig, kan du bruke Anropskø for å svare på neste anrop. 1. Tast inn funksjonskoden for Anropskø (ƒ ). Hvis mer enn ett anrop venter, prioriteres innkommende eksterne anrop foran tilbakeringingsanrop, anrop som er satt i kø eller overførte anrop. Du kan bruke meldingsfunksjonen i Business Communications Manager til å legge igjen en melding til noen om at de skal ringe tilbake. 1. Tast inn funksjonskoden for å legge igjen en melding (ƒ ). 2. Trykk LEGG TIL. (Dette trinnet er ikke nødvendig på telefoner med enlinjers display.) 3. Slå det interne nummeret til personen du ønsker å sende en melding til. Telefonen til den personen viser Melding til deg. Slik overfører du et anrop til noen: 1. Trykk OVERFØR. 2. Slå nummeret til personen du ønsker å overføre anropet til. 3. Hvis du vil snakke med den personen først, venter du til vedkommende svarer. 4. Trykk TILSLUTT. Når en telefon er opptatt, eller når overføringen avvises, kan du bruke Kø på for å overføre et anrop. 1. Tast inn funksjonskoden for Kø på (ƒ ). 2. Slå det interne nummeret til personen du ønsker å overføre anropet til. Personen varsles om at han eller hun har et ventende anrop som er satt i kø. Overføre et anrop til en kollega som ikke er ved arbeidsplassen Hvis personer ikke er på arbeidsplassen, men det er viktig at anropet kommer frem til dem, kan du parkere anropet og annonsere det ved hjelp av Personsøk. 1. Tast inn funksjonskoden for anropsparkering (ƒ ). Displayet viser hentekoden. 2. Trykk PERSONSØK. 3. Velg ønsket type personsøk. 4. Personsøk personen og be dem svare på anropet ved hjelp av hentekoden. Side 2 - Brukerkort for primærtelefonen i Business Communications Manager
Personen kan hente anropet fra alle Business Communications Manager-telefoner. Avbryte en kollegas pågående anrop Overvåke statusen for en annens telefon Hvis kollegaen din er i et anrop og et annet viktig anrop kommer inn, kan du avbryte det pågående anropet. 1. Slå nummeret til kollegaen. Displayet viser I annet anrop. 2. Tast inn funksjonskoden for Prioritert anrop (ƒfl ). Etter en pause kommer anropet ditt gjennom. Kollegaen din kan hindre at det prioriterte anropet ditt kommer gjennom ved å bruke funksjonskoden for Ikke forstyrr. (Enkelte primærtelefoner støtter ikke denne funksjonen.) Hvis du har en tast for automatisk oppringing eller en svartast med en indikator som er programmert for en annens telefon, kan du overvåke statusen for den telefonen ved å se på indikatoren ved siden av tasten deres. Du kan også bruke Ring igjen for å få beskjed når en opptatt eller ubesvart telefon blir tilgjengelig. 1. Slå nummeret til personen du ønsker å snakke med. Du vil høre enten ringing eller et opptattsignal. 2. Trykk SENERE. Displayet viser Ringe igjen?. 3. Trykk JA. Når personen legger på eller bruker telefonen neste gang, ringer telefonen din, og displayet viser en forespørsel om du vil ringe opp personen. Trykk JA for å ringe dem opp. Passe på at anrop besvares når du ikke er på arbeidsplassen Når du er borte fra arbeidsplassen, kan du passe på at anrop blir besvart ved å viderekoble anropene til en annen person. 1. Tast inn funksjonskoden for viderekobling av anrop (ƒ ). 2. Slå nummeret til personen som skal svare på anropene. Anropene dine vil nå ringe på den personens telefon. Slik avbryter du viderekobling av anrop: 1. Tast inn funksjonskoden for å avbryte viderekobling av anrop (ƒ ). En mer sofistikert metode for alternativ besvaring mens du er borte, er å iverksette en tjenestemodus. Be systemkoordinatoren om mer informasjon om tjenestemodi. Gi støttesvar for interne anrop I tillegg til å gi støttesvar for eksterne anrop, kan du gi støttesvar for andres interne anrop ved hjelp av viderekobling. Enkeltpersoner kan viderekoble alle anropene sine til deg. Systemet kan også programmeres slik at du svarer på alle anrop til telefoner som er opptatt eller som ikke svarer. Kontakt systemkoordinatoren for å få mer informasjon om viderekobling ved opptatt og viderekobling ved ingen svar. Side 3 - Brukerkort for primærtelefonen i Business Communications Manager
Tilpasse telefonen etter dine behov Programmere minnetaster for funksjoner som brukes ofte Programmere minnetaster for numre du ofte ringer opp Flytte linjetaster Du kan programmere minnetaster slik at du får tilgang med ett tastetrykk til funksjoner som du bruker ofte, for eksempel Overfør, Melding og Ring igjen. 1. Trykk ƒ. 2. Trykk tasten du ønsker å programmere. 3. Trykk ƒ og tast inn funksjonskoden du ønsker å programmere. 4. Sett navn på tasten. Du kan nå bruke funksjonen ved ganske enkelt å trykke den programmerte tasten. Du kan ikke programmere taster for linje, internanrop, svar eller høyttaler/demping. Du kan programmere minnetaster slik at du med ett tastetrykk får tilgang til numre som du ringer ofte. 1. Trykk ƒ for å programmere et eksternt nummer, eller ƒ for å programmere et internt nummer. 2. Trykk tasten du ønsker å programmere. 3. For eksterne numre: Hvis du ønsker at denne tasten for automatisk oppringing skal bruke bestemte linjer eller linjeutvalg, velger du den linjen eller det linjeutvalget. 4. Slå nummeret du ønsker å programmere. 5. For eksterne numre trykker du eller OK når du er ferdig. 6. Sett navn på tasten. Du kan nå ringe opp personen ved ganske enkelt å trykke den programmerte tasten. Du kan ikke programmere taster for linje, internanrop, svar eller høyttaler/demping. Du kan ordne tastene på telefonen etter eget behov. 1. Trykk ƒ. 2. Trykk linjetasten du ønsker å flytte. 3. Trykk tasten du ønsker å flytte linjen til. 4. Trykk Avslutt. Tastene bytter posisjon. 5. Bytt tastedekslene. Du kan ikke flytte andre taster enn en linjetast i trinn 2. Du kan ikke bytte en linjetast med en tast for svar, internanrop eller høyttaler/ demping. Side 4 - Brukerkort for primærtelefonen i Business Communications Manager