Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 15/12/14 SAK NR 57-2014 Budsjett 2015 Pasientreiser ANS Forslag til vedtak: 1. Styret godkjenner driftsbudsjettet for Pasientreiser ANS for 2015 som innebærer et samlet kostnadsbudsjett for 2014 på 111 millioner kroner og et resultatkrav på 6 millioner kroner. 2. Styret godkjenner investeringer på 5,9 millioner kroner. 3. Disponering av resterende investeringsramme vil bli forelagt styret som egne saker. Skien, 8. desember 2014 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 8
1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Det foreslåtte driftsbudsjett 2015 for Pasientreiser ANS har en inntektsramme på 116 millioner kroner. Budsjetterte inntekter fra eier foreslås økt med 5,5 % i forhold til 2014, som følge av en økende prosjektportefølje og generell pris- og lønnsvekst i 2015. I budsjettet ligger forutsetninger om fortsatt fokus på effektiv drift. Det er tatt hensyn til en estimert pris- og lønnsvekst på 3,5 %. Aktivitet på investeringssiden gir ytterligere press på organisasjonen til gjennomføring av disse anskaffelsene, samt økte kostnader til avskrivninger. Administrerende direktør vurderer det fremlagte budsjett som et realistisk anslag for ressursbehovet i 2015 sett i forhold til de oppgaver selskapet er satt til å løse, gitt den usikkerhet som fremgår av pkt. 5 i saken. 2. Hovedmomenter i budsjett 2015: Prosjektfokus på oppgaveløsing for å sikre gjennomføring av prosjektene. Økt prosjektportefølje gir behov for å allokere resurser slik at både ordinær drift og kvalitet i prosjektgjennomføringen sikres. Fortsatt fokus på systemtilpasninger og effektiv ressursutnyttelse for å frigjøre kapasitet til utviklingsrelaterte oppgaver (prosjekt). Investeringsrammen er ikke fullt disponert. Styret vil bli forelagt egne saker med oversikt over ressursbehovet for prosjekt for samkjøring og alternativ bestillerløsning, og prosjekt oppgjørskontroll. 3. Nøkkeltall budsjett 2015: Nøkkeltall budsjett (i tusen kroner) E2014 B2015 Endring 1. Inntekter fra eiere 110 000 116 000 6 000 2. Finansinntekter 1 000 1 000 0 3. Driftskostnader 100 300 111 000 10,7 % 4. Overskudd 10 700 6 000-4 700 5. Avskrivninger (tilbakeholdt likviditet) 11 300 12 000 700 6. Årsverk faste 73 74 1 7. Engasjement for å sikre ordinær drift ved prosjektallokering - 3 3 8. Saksinngang 750 000 750 000 - Noter: 1. Inntektene øker med 6 millioner kroner, som er lavere enn budsjettestimatet (styresak 57-2014) grunnet et økt forventet overskudd på 2 millioner i 2014. 2. Finansinntekter budsjetteres med 1 millioner tilsvarende som for 2014. 3. Driftskostnader i budsjett for 2015 inkluderer interne resurser til ledelse og koordinering av prosjektporteføljen. Ekstern prosjektstøtte til prosjekt Mine Pasientreiser er ikke inkludert. 4. Et overskudd på 6 millioner kroner + avskrivninger 12 millioner kroner finansierer pkt. 4 investeringsramme og avdrag på lån (årlig avdrag på 7 millioner kroner til Norsk Helsenett SF, nedbetales i 2015). 5. Avskrivninger øker som følge av et økt investeringsnivå i 2013 og 2014. 6. Netto årsverksøkning, 1, fra 73 til 74 årsverk for å styrke vår juridiske kompetanse ved innføring av nytt regelverk. 7. Det er i 2015 lagt til grunn tre engasjementstillinger. Selskapet er inne i en fase med store endringer og en stor prosjektportefølje. Samtidig er det fokus på å sikre ordinær drift. Engasjementene bidrar til å redusere det samlede behovet for ekstern bistand. 8. I 2015 legges det til grunn 750 000 saker som er en reduksjon fra budsjett 2014 med 20 000 saker, og tilsvarende estimatet for 2014. Side 2 av 8
4. Endringer fra budsjettestimat Siden styremøtet i oktober har selskapet arbeidet videre med kvalitetssikring av planer og innspill. Målet har vært å sikre nøkternhet og realisme i budsjettet. I styremøte 22. oktober (sak 57-2014) ble styret presentert et budsjettestimat for driftskostnader på 112 millioner kroner. Det samlede kostnadsbudsjettet for 2015 er etter dette redusert med 1 millioner kroner til 111 millioner kroner. Reduksjonen skyldes at innsikten i effektene av prosjektene har økt. Det er lagt til grunn at selskapets bidrag med interne ressurser i prosjekt Mine pasientreiser finansieres via eget driftsbudsjett. 5. Usikkerhet i budsjettforutsetningene Risiko måloppnåelse - læringseffekter 1. Det legges til grunn et høyere aktivitetsnivå i 2015 enn 2014 som følge av økningen i prosjektporteføljen. Basisleveransene under den ordinære driftsmodellen og SLA-krav ligger til grunn for arbeidet i driftsorganisasjonen, mens prosjektene Mine Pasientreiser, samkjøring og alternativ bestillerløsning, og oppgjørskontroll skal ledes og koordineres av selskapet. Det har vært utfordrende å skaffe det totale bildet over hvordan disse aktivitetene i helhet vil påvirke selskapet økonomisk i 2015. 2. Selskapet legger vekt på å øke kapasiteten og gjennomføringsevnen i prosjektene ved å omfordele ressurser internt. Samtidig må nivået på tjenesteleveransene opprettholdes i 2015. Dette gjøres gjennom å erstatte fast ansattes kapasitet som blir bundet opp i prosjekt Mine pasientreiser med tre engasjementsstillinger. Eventuelt behov for spisskompetanse kan hentes inn via rammeavtaler. 3. Det legges inn ett nytt årsverk til jurist for å styrke arbeidet med nytt regelverk og forberede overgang til digitale tjenester for innbyggerne innen reiser uten rekvisisjon. 4. Investeringskostnader knyttet til prosjektene samkjøring og alternativ bestillerløsning, og oppgjørskontroll vil bli synliggjort gjennom kommende forprosjektrapporter og lagt frem for styret i egne saker. 5. Det er varslet prisøkning utover avtalefestet årlig prisjustering for tjenestene levert av Sykehuspartner og Norsk Helsenett SF. Det pågår forhandlinger og utfallet av dette er usikkert. Det er ikke lagt inn noen prisøkning i budsjettet. 6. En videreføring av prosjekt Mine pasientreiser i 2015 vil kunne redusere fremlagte kostnadsbudsjett gjennom at interne ressursbidrag til utvikling vil bli aktivert som en del av investeringskostnaden. 7. En eventuell utredning av en fremtidsrettet systemløsning og en hensiktsmessig standardisering av arbeidsprosesser er ikke ferdig planlagt og eventuelle økonomiske konsekvenser tas det sikte på å redegjøre for i egen sak til styret. 6. Resultatbudsjett 2015 Inntektsbudsjettet for 2015 er på 116 millioner kroner mot 110 millioner i 2014. Det samlede kostnadsbudsjettet øker med 10,6 millioner kroner eksklusiv finansinntekter, sammenlignet med estimatet for 2014. Side 3 av 8
Det er lagt til grunn en tilførsel av likviditet til investeringer og avdrag på lån på 18 millioner kroner i 2015. Dette finansieres via avskrivninger (12 mill) og overskudd ( 6 mill). Samlet vil det for perioden 2013-2015 da være tilført selskapet 36 millioner kroner til investeringer og 21 millioner kroner til nedbetaling av lån til Norsk Helsenett SF. Tabell: Resultatbudsjett 2015 Resultatbudsjett 2015 B2014 B2015 Endring Inntekter fra eier 110 000 116 000 6 000 Kostnader drift 100 400 111 000 10 600 Finansinntekter 1 000 1 000 0 Overskudd 10 700 6 000-4 700 7. Kostnadsbudsjett 2015 Tabell: Kostnadsbudsjett 2015 Kostnader E 2014 B 2015 Endring Produksjonskostnader 4 453 4 926 473 Innleie av personell 1 462 2 251 789 Lønnskostnader 34 903 40 179 5 276 AGA, Pensjon 10 251 11 042 791 Andre personalkostnader 1 543 2 050 507 Avskrivninger 11 060 12 000 940 Trykkeritjenester 1 183 1 470 287 NISSY/PRO/05515 17 415 17 987 572 Andre driftsutgifter 18 100 19 094 994 Totalt 100 370 111 000 10 630 Økningen på 10,6 millioner kroner eksklusiv finans skyldes i hovedsak: Økt pris- og lønnsjustering (ca 3,5 mill). Reduksjon i budsjettert volum fra 770 000 saker i 2014 til 750 000 saker i 2015 (-2,5 % / - 0,2 mill.). Høyere avskrivningskostnader (ca 1 mill). Prosjektallokering og helårseffekt nye stillinger (3,8 mill. kroner). Tilpasning nytt regelverk. Driftsutgifter for å levere på SLA øker ved tilpasning til nytt regelverk. Dette gjør seg gjeldene gjennom økte kostnader til infomateriell og trykk, opplærings og reisekostnader (ca 2,5 mill. kroner). Side 4 av 8
Kostnad i mll Graf: Budsjettutvikling fra estimat 2014-budsjett 2015 110 108 106 + 3,8 mill. Prosjektallokering og helårseffekt nye stillinger + 2,5 mill. = 111 mill. kr Tilpasning nytt regelverk 104 102 100,4 mill. + 3,5 mill. - 0,2 mill. Lønns- og prisjustering Lavere volum + 1 mill. Økte avskrivninger 100 98 Estimat 2014 Budsjett 2015 7.1. Transaksjonstunge oppgaver (volum og produktivitet) Volum saksinngang driftsavdelingen Estimatet for saksinngang for året er ca 750 000 saker mot budsjettert 770 000 saker for 2014, dette vil si en estimert saksinngang i 2014 som vil være 2,5 % lavere enn det som er budsjettert. Budsjettert saksinngang for 2015 er lik estimert inngang for 2014. Graf: Utvikling saksinngang fra 2013-2015 Utvikling saksinngang 780000 770000 770000 770000 760000 750000 750000 750000 740000 730000 Faktisk 2013 Budsjett 2014 Estimat 2014 Budsjett 2015 8. Tilleggstjenester saksbehandlingstjenester og fast ansettelse For budsjettåret 2015 er det lagt til grunn 4,5 faste stillinger inklusive ledelse permanent knyttet til avdeling for tilleggstjenester. Gjennom 2014 er det levert omtrent 13 årsverk fra avdelingen. Omsetningen er beregnet til ca 7,6 millioner kroner i 2014 og driftskostnadene forutsettes dekket inn via salg av saksbehandlingstjenester til helseforetakene. Driftskostnadene og inntektene knyttet til tilleggstjenester inngår ikke i det ordinære budsjettet, men rapporteres særskilt. Side 5 av 8
Anatll dager Tabell: Tilleggstjenester, sykliske svingninger månedsverk 2013-2014 30,0 Tilleggstjenester 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0,0 Tilleggstjenester levert 2014 Tilleggstjenester levert 2013 8.1. Beredskap saksbehandlingsbistand Det fremgår av selskapsavtalens pkt 6 bl.a. følgende: Selskapet skal gjennom nært samarbeid med de enkelte regionale helseforetakene sikre at saksbehandlingstiden vedrørende enkeltoppgjør har akseptabel behandlingstid og om nødvendig ta initiativ til å avhjelpe pasientreisekontorene, som har primæransvar for saksbehandling, med saksbehandling og ha en nødvendig fleksibilitet i sin bemanning for å sikre dette. På bakgrunn av dette har selskapet etablert en kapasitet bestående av 21 arbeidsstasjoner som er tilgjengelige for saksbehandling. Dette påfører selskapet kostnader knyttet til lokaler, drift og avskrivninger på IKT-utstyr, samt en fast bemanning på 0,5 årsverk for å administrere oppfølgingen og aktiveringen av beredskapen. Det legges til grunn en videreføring av beredskapen og finansieringen ved at beredskapen dekkes inn gjennom en inntekt fra eierne, mens bruk at saksbehandlingskapasiteten faktureres pasientreisekontorene time for time til en timepris som skal dekke selskapets variable kostnader som tidligere. Basisberedskapen er budsjettert til ca. 1,2 million kroner for 2015, noe som er en liten økning fra 2014, som i hovedsak skyldes høyere kostnader for økt enhetspris hos Sykehuspartner. Se pkt 6 for ytterligere forklaring. 8.2. Andre momenter -Det er lagt til grunn en lønnsutvikling på nivå med forutsetninger i statsbudsjettet for 2015. -Det er lagt inn 500 000 kroner til internrevisjonen. Side 6 av 8
9. Investeringsbudsjett 2015 Det er avtalt en investeringsramme på 36 millioner kroner i perioden 2013-2015. Det er i 2013 og 2014 disponert 16 millioner kroner av disse. Av rammen er 20 millioner kroner ikke disponert, og skal bl.a. finansiere kommende tiltak på vedtatt handlingsplan IKT innenfor reiser med rekvisisjon. I denne saken foreslås det tiltak på til sammen 5,9 millioner kroner til investeringer. Styret vil få seg forelagt ytterligere forslag til investeringer i 2015 gjennom egne saker. Tabell: Sammendrag av budsjettforslag 2015( i tusen kroner) Investeringsplan 2013-2015 Beløp 2013 2014 2015 Kommentar Likviditetsutbetaling Tiltak forpliktet/gjennomført 2013 9 800 7 400 2 400 Tiltak forpliktet/gjennomført 2014 6 200 6 200 Benyttet investeringsramme 44 % Planlagt investeringsramme 2015 20 000 1. Rapporteringsportal funksjonell utvikling fase 2/Radar 500 500 2. NISSY 4.7 og 4.8 3 250 3 250 3. Sonic 900 900 4. Interne investeringer 1 250 1 250 5. Handlingsplan IKT - samkjøring og alternativ bestillerløsning Styrevedtak 48-2013/Egen styresak des 2014 6. Handlingsplan IKT - oppgjørskontroll Styrevedtak 48-2013/Ny styresak jan 2015 Sum tiltak forpliktet/gjennomført 5 900 0 0 5 900 Benyttet investeringsramme 30 % Forklaring til tabellen: Pkt 1. Rapporteringsportal funksjonell utvikling fase 2/Radar: 0,5 mill Radar er satt i drift i 2014. Formålet med fase 2 er å videreutvikle Radar med styringsinformasjon knyttet til nye datakilder fra bl.a. Telenor og VIA Egencia som understøtter områdene telefoni og flybestilling. Dette øker nytten av løsningen og gir mer helhetlig styringsinformasjon. Det skjer også fortløpende utvikling av nye rapporter med grunnlag i allerede eksisterende datakilder i Radar. Det ble for 2014 bevilget 0,5 millioner for utvikling av fase 2 og arbeidet er igangsatt. Det foreslås at rammen øker med 0,5 millioner i 2015 til totalt 1,0 millioner kroner for fase 2 Pkt 2. NISSY 4.7 og 4.8: 3,2 mill I tillegg til tiltak på handlingsplan IKT innenfor reiser med rekvisisjon planlegges en release våren og høsten 2015. Rammen på 2,3 millioner kroner skal dekke nødvendige feilrettinger, teknisk vedlikehold og funksjonelle endringer for å opprettholde stabil drift. Pkt 3. Sonic: 0,9 mill SONIC ESB/MQ eies av de fire regionale helseforetakene og driftes av Norsk Helsenett SF. Både PRO og NISSY er brukere av Sonic og endringer i Sonic får konsekvenser for begge systemer. Norsk Helsenett SF planlegger oppgradering av Sonic i 2015. I den forbindelse vil det være nødvendig å gjøre endringer i PRO. Tilpasningene i PRO vil være av teknisk art, og består i å tilpasse PRO til ny versjon av Sonic. Pkt 4. Interne investeringer: 1,25 mill Den foreslåtte rammen inneholder ny SMS -løsning, oppgradering av OeBS (økonomisystem for refusjonsutbetalinger), oppgradering av maskinparken og øvrige mindre utskiftninger. Side 7 av 8
Pkt 5. og 6. Handlingsplan IKT - samkjøring og alternativ bestillerløsning og oppgjørskontroll Dette er prioriterte forbedringsområder innenfor reiser med rekvisisjon. Foranalysen for samkjøring og alternativ bestillerløsning ble sluttført februar 2014 og forprosjekt startet mai 2014. Det tas sikte på å implementere et samkjøringsverktøy med alternativ bestillerløsning 1. kvartal 2016. Forprosjektet vil utarbeide detaljert plan for gjennomføringsfasen som dokumenteres i forprosjektrapport til styret 15. desember 2014. Foranalysen for oppgjørskontroll ble sluttført i mars 2014 og forprosjekt startet mai 2014. Forprosjektrapporten vil bli lagt frem for styret i januar 2015 og målsettingen er å etablere en nasjonal løsning for logisk oppgjørskontroll. 10. Finansieringsmodell Det samlede budsjettfremlegget for 2015 er innenfor de økonomiske rammer som er kommunisert med de regionale helseforetakene i løpet av høsten 2014. Overskuddsmodell er blitt drøftet med økonomidirektørene ved de regionale helseforetakene i november 2013. Disse stiller seg bak at overskuddsmodell for 2013 videreføres i 2014 og 2015, og finansiering av drift og investeringer skjer gjennom tilførsel av basisramme som finansieringskilde. Fordelingsmodellen av selskapets driftskostnader er uendret. 11. Administrerende direktørs vurderinger Administrerende direktør mener det fremlagte budsjett vil være tilstrekkelig til på en nøktern måte å dekke opp for utfordringene selskapet står ovenfor i 2015, gitt den usikkerhet som fremgår av pkt. 5 i saken. Pasientreiser ANS er opptatt av å sikre fortsatt høy kvalitet i de løpende tjenesteleveransene via SLA-avtalen. Etter fem års drift har nå selskapet historikk og erfaring som gjør budsjetteringen av ordinær drift enklere. Samtidig skaper planlegging av en rekke omfattende prosjekter utfordringer med å beregne ressursbehovet. Gjennom vedtak om iverksetting og videreføring av flere prosjekter og øvrige utviklingstiltak er det derfor viktig å styrke selskapet ressurs- og kompetansemessig for å sikre disse leveransene. Tre engasjementsstillinger er lagt inn i budsjett 2015 for dette formålet. Det er likevel viktig å påpeke at kapasitetsutfordringer og utforutsette endringer i oppgaver kan komme til å endre behovet. Administrerende direktør vil komme tilbake til styret med nærmere redegjørelse for aktivitetene og finansieringsbehovet for disse. Side 8 av 8