KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE

KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE Molde, 1. juni 2015 Til medlemmene i kontrollutvalget MØTEINNKALLING MØTE NR.: 4/15 TID: 10.6.2015 kl. 12:00 STED: Møterom «Galleriet», Molde rådhus SAKSLISTE: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 21/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 5. MAI 2015 PS 22/15 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 23/15 MOLDE KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR I. TERTIAL 2015 PS 24/15 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET I MOLDE. REVIDERING PS 25/15 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT. GJENNOMGANG AV PROSJEKTPLAN PS 26/15 OPPFØLGINGSLISTE Dersom det er saker kontrollutvalget ønsker å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i senere møte, kan dette gjøres under Eventuelt. Eventuelle forfall meldes på tlf. 71 11 15 79, evt. mob. 91 37 11 12. E-post: jane.anita.aspen(c_itnolde.kommune.no Innkallingen går som melding til varamedlemmer som innkalles etter behov. Kopi: Ordfører Rådmaim Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R Finn Myrland (s) leder Jane Anita Aspen daglig leder

MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 2015-1502/04 033 Jane Anita Aspen 27.5.2015 Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg PS 21/15Kontrollutvalget Møtedato 10.6.2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 5. MAI 2015 Sekretariatets innstilling Protokollen fra møte 5. mai 2015 godkjennes. Saksopplysninger Vedlagt følger protokollen fra forrige møte. Protokollen er tidligere utsendt. Det er ikke fremkommet merknader til protokollen. Jane Anita Aspen daglig leder

KONTROLLUTVALGET MOLDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 3/15 Møtedato: 5.5.2015 Tid: Kl. 12.00 kl. 15.00 Møtested: Møterom «Galleriet», Molde rådhus Sak nr: 12/15 20/15 Møteleder: Finn Myrland (Ap) Møtende medlemmer: Evy Olin Strømme (V) Are Krohn Venås (Frp) Harald Valved (Sp) Forfall: Tove A. Melsæter, nestleder (H) Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Rolf I. Gaasø (V) Fra sekretariatet: Jane Anita Aspen, daglig leder Fra revisjonen: Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Anne Oterhals, regnskapsrevisor Av øvrige møtte: Arne Sverre Dahl, rådmann (under sak 14/15) Kurt Magne Thrana, økonomisjef (under sak 14/15 18/14) Asmund Vestad, daglig leder Molde Eiendom KF (under sak 15/15) Eva Kristin Ødegård, daglig leder Moldebadet KF(under sak 16/15) Dagrun Stakvik, øk. ansvarlig Molde Havnevesen KF(under sak 17/15) Bjarte Koppen, daglig leder Molde Vann og Avløp KF (under sak 18/15) Møteleder ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 12/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 21. APRIL 2015 PS 13/15 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 14/15 MOLDE KOMMUNE. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 PS 15/15 MOLDE EIENDOM KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 PS 16/15 MOLDEBADET KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 PS 17/15 MOLDE HAVNEVESEN KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 PS 18/15 MOLDE VANN OG AVLØP KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 PS 19/15 OPPFØLGINGSLISTE Side 1 av 10

PS 20/15 EVENTUELT PS 12/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET 21. APRIL 2015 Kontrollutvalgets vedtak Protokollen fra møtet 21. april 2015 godkjennes. Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (5 voterende) PS 13/15 REFERAT OG ORIENTERINGER Kontrollutvalgets vedtak Referat - og orienteringssakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Referatsaker: Orienteringssaker: OS 06/15 Kommunale og fylkeskommunalereglement om folkevalgtestaushetsplikt ved lukking av møter brev fra Kommunalog moderniseringsdepartementet av 30.01.2015 Sekretæren redegjorde for orienteringssaken. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (5 voterende) PS 14/15 MOLDE KOMMUNE. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte 5.5.2015 i sak 14/15 behandlet Molde kommunes årsregnskap for 2014. Kontrollutvalget vil understreke at kommunens økonomiske situasjon er dramatisk forverret i 2014. Kommunens lånegjeld utgjør ved årsskiftet 120,9 % av driftsinntektene anbefalt nivå er 50 %. Kommunen er ekstremt sårbar ved en generell økning av rentenivået. Driftsresultatet burde vært på pluss 1, 75 % av driftsinntektene, det vil si kr 35 000 000, mens kommunens driftsresultat er minus 1,8 % av driftsinntektene. Side 2 av 10

Kommunens disposisjonsfond er på kr 0,- anbefalt nivå er 4 % av driftsinntektene, det vil si ca. kr 80 000 000,-. Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning, datert 15. april 2015, revisors notat av 27. april 2015 og kommunens årsrapport for 2015. I tillegg har revisjonen og rådmann/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter er avlagt av rådmannen og økonomisjef. Årsregnskapet er innarbeidet i årsrapporten. Molde kommunes driftsregnskap for 2014 viser kr 1 291 925.- til fordeling til drift, og et regnskapsmessig merforbruk på kr 36 880 235.-. Netto driftsresultat er negativt med 39,555 mill, kroner, mens overføringene til investeringsregnskapet utgjør 167 000.- kroner. Flere av driftsenhetene har hatt utfordringer med å holde budsjettet i 2014. Det er spesielt innenfor enhetene Barneverntjenesten, Sosialtjenesten NAV, Glomstua omsorgssenter, Kirkebakken omsorgssenter, Bergmo omsorgssenter og Tiltak funksjonshemmede at det er vesentlig merforbruk. Det er redegjort for avvikene i rådmannens årsrapport. Kontrollutvalget har merket seg at årsresultatet gjør at det vil være særdeles krevende for kommunen å balansere driften for 2015. Kontrollutvalget har påsett at kommuneregnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Etter utvalgets gjennomgang av årsrapport og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Molde kommunes virksomhet og for kommunen sin økonomiske stilling pr. 31.12.2014. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 15. april 2015, har ikke kontrollutvalget andre merknader til Molde kommunes regnskap for 2014. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Molde kommune for 2014 slik det er avlagt. Kontrollutvalgets behandling Rådmann Arne Sverre Dahl hadde en grundig gjennomgang av årsresultatet og de grep som har blitt gjort og som planlegges for å stoppe merforbruket. Det ble på slutten av 2014 satt i gang stillings- og innkjøpsstopp, noe som bedret resultatet. Dette må erstattes med mer langsiktige tiltak. Fra rådmannens side blir det understreket at mange enheter driver i balanse eller med overskudd. Det er spesielt pleie og omsorg som har de store utfordringene med merforbruk. Rådmannen sier at det er en svært krevende situasjon for kommunen, men at Molde bør kunne håndter dette merforbruket. Økonomisjef Kurt Thrana sier at med så stor gjeld, så er en bekymret for at rentesatsen skal øke. Det positive er at kommunen har mange nye formålsbygg med lite vedlikeholdsetterslep. Rådmann og økonomisjef svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Side 3 av 10

Møteleder takket for en god og brei orientering. Kontrollutvalget ønsket følgende tilføyelser i sekretariatets forslag til uttalelse: Kontrollutvalget vil understreke at kommunens økonomiske situasjon er dramatisk forverret i 2014. Kommunens lånegjeld utgjør ved årsskifiet 120,9 % av drifisinntektene anbefalt nivå er 50 % Kommunen er ekstremt sarbar ved en generell okning av rentenivået. Driftsresultatet burde vært på pluss 1, 75 % av drifisinntektene, det vil si kr 35 000 000, mens kommunens driftsresultal er minus 1,8 % av drifisinntektene. Kommunens disposisjonsfond er på kr 0,- anbefall nivå er 4 % av drifisinntektene, det vil si ca. kr 80 000 000,-. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) Sekretariatets forslag til uttalelse Kontrollutvalget har i møte 5.5.2015 i sak 14/15 behandlet Molde kommunes årsregnskap for 2014. Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning, datert 15. april 2015, revisors notat av 27. april 2015 og kommunens årsrapport for 2015. 1tilegg har revisjonen og rådmann/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter er avlagt av rådmannen og økonomisjef. Årsregnskapet er innarbeidet i årsrapporten. Molde kommunes driftsregnskap for 2014 viser kr 1 291 925.- til fordeling til drift, og et regnskapsmessig merforbruk på kr 36 880 235.-. Netto driftsresultat er negativt med 39,555 mill, kroner, mens overføringene til investeringsregnskapet utgjør 167 000.- kroner. Flere av driftsenhetene har hatt utfordringer med å holde budsjettet i 2014. Det er spesielt innenfor enhetene Barneverntjenesten, Sosialtjenesten NAV, Glomstua omsorgssenter, Kirkebakken omsorgssenter, Bergmo omsorgssenter og Tiltak funksjonshemmede at det er vesentlig merforbruk. Det er redegjort for avvikene i rådmannens årsrapport. Kontrollutvalget har merket seg at årsresultatet gjør at det vil være særdeles krevende for kommunen å balansere driften for 2015. Kontrollutvalget har påsett at kommuneregnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Etter utvalgets gjennomgang av årsrapport og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Molde kommunes virksomhet og for kommunen sin økonomiske stilling pr. 31.12.2014. Side 4 av 10

Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 15. april 2015, har ikke kontrollutvalget merknader til Molde kommunes regnskap for 2014. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Molde kommune for 2014 slik det er avlagt. PS 15/15 MOLDE EIENDOM KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte 5.5.2015 i sak 15/15 behandlet Molde Eiendom KF sitt årsregnskap for 2014. Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning datert 22. april 2015 og Molde Eiendom KF sin årsberetning for 2014. 1tillegg har revisjonen og daglig leder supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balansen pr. 31.12.2014 og noter er avlagt av daglig leder og kommunens økonomisjef. Opplysninger om foretakets økonomiske stilling og regnskapsresultat er innarbeidet i årsrapporten og presenteres i eget vedlegg. Kontrollutvalget har merket seg at Molde Eiendom KF sitt regnskap for 2014 viser et regnskapsmessig mer/mindreforbruk på kr 0.- og at netto driftsresultat er positivt med kr 2 590 139.-. Kontrollutvalget har påsett at regnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisj onens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Etter utvalgets gjennomgang av årsberetning og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Molde Eiendom KF sin virksomhet og foretaket sin økonomiske stilling pr. 31.12.2014. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 22. april 2015, har kontrollutvalget ikke merknader til Molde Eiendom KF sitt regnskap for 2014. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Molde Eiendom KF for 2014 slik det er avlagt. Kontrollutvalgets behandling Daglig leder for Molde Eiendom KF Asmund Vestad orienterte om resultatet, utfordringer ved drifta i 2014 og svarte på spørsmål fra utvalget. Møteleder takket for orienteringen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (5 voterende) Side 5 av 10

PS 16/15 MOLDEBADET KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget for 2014. har i møte 5.5.2015 i sak 16/15 behandlet Moldebadet KF sitt årsregnskap Grutmlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning datert 20. mars 2015 og Moldebadet KF sin årsberetning for 2014. I tillegg har revisjonen og daglig leder/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balansen pr. 31.12.2014 og noter er avlagt av daglig leder og kommunens økonomisjef. Opplysninger om foretakets økonomiske stilling og regnskapsresultat er innarbeidet i årsrapporten og presenteres i eget vedlegg. Moldebadet KF sitt regnskap for 2014 viser et netto driftsresultat på kr 861 547.- og et regnskapsmessig resultat på kr 0,-. Kontrollutvalget har merket seg at mer-/mindreforbruket på kr 0,- skyldes strykning av krav om inndekning av tidligere års merforbruk. Kontrollutvalget har også merket seg revisors kommentar i revisjonsberetningen under avsnittet Konklusjon med forbehold om scerbudsjett der det vises til at foretaket hadde budsjettert med urealistisk høye inntekter for 2014. Tilsvarende forhold var det også i 2012 og 2013. Etter revisors vurdering er dette i strid med kommuneloven 46.3 om at budsjettet skal være realistisk. Kontrollutvalget har påsett at regnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Etter utvalgets gjennomgang av årsberetning og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Moldebadet KF sin virksomhet og for foretaket sin økonomiske stilling pr. 31.12.2014. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 20. mars 2015, har kontrollutvalget ikke merknader til Moldebadet KF sitt regnskap for 2015. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Moldebadet KF for 2015 slik det er avlagt. Kontrollutvalgets behandling Daglig leder for Moldebadet KF Eva Kristin Ødegård redegjorde for noe av årsakene til de regnskapsmessige avvik som har oppstått i 2014 og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Møteleder takket for orienteringen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (5 voterende) Side 6 av 10

PS 17/15 MOLDE HAVNEVESEN KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte 5.5.2015 i sak 17/15 behandlet Molde Havnevesen KF sitt årsregnskap for 2014. Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning datert 9. mars 2015 og Molde Havnevesen KF sin årsberetning for 2014. I tillegg har revisjonen og daglig leder/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balansen pr. 31.12.2014 og noter er avlagt av daglig leder og havnestyret. Opplysninger om foretakets økonomiske stilling og regnskapsresultat er innarbeidet i årsberetningen og presenteres i eget vedlegg. Molde Havnevesen KF sitt regnskap for 2014 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 224 965.- og et netto driftsresultat på kr 519 965.-. Kontrollutvalget har påsett at regnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Etter utvalgets gjelmomgang av årsberetning og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Molde Havnevesen KF sin virksomhet og for foretaket sin økonomiske stilling pr. 31.12.2014. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 9. mars 2015, har kontrollutvalget ikke merknader til Molde Havnevesen KF sitt regnskap for 2014. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Molde Havnevesen KF for 2014 slik det er avlagt. Kontrollutvalgets behandling Økonomiansvarlig Dagrunn Stakvik ga en kort orientering om driften og aktiviteten i foretaket. Møteleder takket for orienteringen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (5 voterende) PS 18/15 MOLDE VANN OG AVLØP KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte 5.5.2015 i sak 18/15 behandlet Molde Vann og Avløp KF sitt årsregnskap for 2014. Side 7 av 10

Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning datert 26. mars 2015 og Molde Vann og Avløp KF sin årsrapport for 2014. I tillegg har revisjonen og daglig leder/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Arsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balansen pr. 31.12.2014 og noter er avlagt av daglig leder og kommunens økonomisjef. Opplysninger om foretakets økonomiske stilling og regnskapsresultat er innarbeidet i årsrapporten og presenteres i eget vedlegg. Molde Vann og Avløp KF sitt regnskap for 2014 viser et negativt netto driftsresultat med kr 3 264 329.- og et regnskapsmessig mer/mindreforbruk på kr 0,-. Vann, avløp, slamtømming og revisjon skal drives til selvkost. Det betyr at over/underskudd skal avregnes og settes i fond. Disse kan kun benyttes til dekning av framtidige driftsutgifter på tilhørende selvkostområde. Kontrollutvalget har påsett at regnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Etter utvalgets gjennomgang av årsrapport og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Molde Vann og Avløp KF sin virksomhet og for foretaket sin økonomiske stilling pr. 31.12.2014. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 26. mars 2015, har kontrollutvalget ikke merknader til Molde Vann og Avløp KF sitt regnskap for 2014. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Molde Vann og Avløp KF for 2014 slik det er avlagt. Kontrollutvalgets behandling Daglig leder for Molde Vann og Avløp KF Bjarte Koppen orienterte om aktiviteten i foretaket og redegjorde for driftsresultatet for 2014. Molde kommune og noen andre kommuner i landet har valgt å se på ledningsutskiftning som drift og ikke investering. Koppen sier at en i 2014 derfor har hatt stor aktivitet uten at en har måttet ta opp så mye lån. Distriktsrevisor presiserte at dette bare er mulig ved utskiftning av ledningsnett. Legging av nye ledninger blir regnet som investering og en benytter lånefinansiering. Bjarte Koppen svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Møteleder takket for orienteringen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (5 voterende) Side 8 av 10

PS 19/15 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalgets vedtak I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Oppfølging av nummerert brev nr. 1 vedr. revisjon av Molde kommune Behandlet i dagens møte i sak PS 15/14. Etter gjennomført revisjon av regnskapsåret 2013 for Molde kommune og de kommunale foretakene, fant revisjonen at kommunen ikke har vært ute på anbud med sine rammeavtaler for innkjøp. Dette kan være i strid med Lov om offentlige anskaffelser. Kontrollutvalget ønsker at revisjonen skal følge opp saken videre og rapportere tilbake til kontrollutvalget. Saken føres opp på oppfølgingslisten. 05.05.15: Sekretær orienterte om at om at anbud for matvarer ligger ute i Doffin. Tilsyn med sosiale tjenester i Arbeids- og velferdsforvaltningen i Molde kommune med fokus på kvalifiseringsprogrammet 2014 Fylkesmannens tilsynsrapport fra 18.9.2014 viser 2 avvik: 1) Molde kommune sikrer ikke at kvalifiseringsprogram er tilgjengelig for alle mulige deltagere og at tildeling av program blir gjort på en forsvarlig måte. 2) Molde kom sikrer ikke at hver enkelt deltager får tilstrekkelig individuelt tilpasset kvalifiseringsprogram og at deltagerne blir forsvarlig fulgt opp ved gjennomføring av sine kvalifiseringsprogram. 05.05.15: Sekretariatet har foreslått at orienteringen blir utsatt til møte i juni, rådmannen er tilskrevet om dette ønsket. Oppfølging av politiske vedtak Ifølge kommunens årshjul skal restanseliste for oppfølging av politiske vedtak oversendes kontrollutvalget som i sin tur skal rapportere til kommunestyret. Denne oversikten skal inneholde vedtak fattet av formannskapet, kommunestyret og andre politiske utvalg med beslutningsmyndighet, og som av ulike årsaker ikke er iverksatt innen slutten av kalenderåret. 05.05.15: Sekretariatet har i brev til rådmannen 15.04.15 bedt om tilbakemelding. Uanmeldt tilsyn med vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang i Molde kommune 2014 Fylkesmannens tilsynsrapport fra 27.11.2014 viser 1 avvik: 1) Molde kommune sikrer ikke at det alltid blir fattet vedtak med hjemmel i pasient- og brukerrettighetsloven kapittel 4A når det ytes somatisk helsehjelp. Kontrollutvalget ber rådmannen sende kopi av plan for lukking av avvik til kontrollutvalget. 05.05.15: Sekretariatet har i brev 15.04.15 bedt om at kopi av plan for lukking av avvik blir sendt kontrollutvalget. Kontrollutvalgets behandling Sekretær orienterte. I dette møtet var det ikke lagt opp til orientering fra administrasjonen. Utvalget gjennomgikk de saker som var opplistet i saksframlegget. forslag til nye saker på oppfølgingslisten. Det ble ikke fremmet Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) Side 9 av 10

PS 20/15 EVENTUELT Møtedato november - kontrollutvalget 1 vedtatt møteplanen er det satt opp kontrollutvalgsmøte torsdag 5. november. Sekretariatet foreslår å flytte dette møte til tirsdag 3. november. Konklusjon: Møtet i november blir tlyttet til 3. november Gruppering av satser for godtgjørelse til folkevalgte Kontrollutvalget bestemte i møte 23.02.15 å undersøke hvordan andre kommuner grupperer sine satser for godtgjørelse til folkevalgte. Behandling: Sekretær redegjorde for hvordan noen andre kommuner i distriktet har gruppert sine satser. Konklusjon: Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering, og vil vurdere om en vil foreslå å endre reglementet for godtgjøring til folkevalgte. Finn Myrland Evy Olin Strømme Harald Valved leder Are Krohn Venås Rolf I. Gaasø Jane Anita Aspen sekretær Side 10 av 10

MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 2015-1502/04 033 Jane Anita Aspen 29.5.2015 Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg PS 22/15Kontrollutvalget Møtedato 10.6.2015 REFERAT OG ORIENTERINGER Sekretariatets innstilling Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Saksopplysninger Referatsaker: RS 08/15 Årsrapport for 2014 for Molde kommune saksprotokoll fra kommunestyrets møte 21.5.2015 sak PS 20/15 (vedlagt) RS 10/15 Årsrapport for 2014 Moldebadet KF saksprotokoll fra kommunestyrets møte 21.5.2015 sak PS 21/15 (vedlagt) RS 09/15 Årsrapport for 2014 Molde Eiendom KF saksprotokoll fra kommunestyrets møte 21.5.2015 sak PS 22/15 (vedlagt) RS 12/15 Årsrapport for 2014 Molde Vann og Avløp KF saksprotokoll fra kommunestyrets møte 21.5.2015 sak PS 23/15 (vedlagt) RS 11/15 Årsrapport for 2014 Molde Havnevesen KF saksprotokoll fra kommunestyrets møte 21.5.2015 sak PS 24/15 (vedlagt) RS 13/15 Molde kommune. Valg av revisjonsordning saksprotokoll fra kommunestyrets møte 21.5.2015 sak PS 30/215 (vedlagt) RS 14/15 Godkjenning av selskapsavtale og eieravtale for Møre og Romsdal Revisjon IKS saksprotokoll fra kommunestyrets møte 21.5.2015 sak PS 31/15 (vedlagt) Orienteringssaker: OS 07/15 Vedrørende rapport fra uanmeldt tilsyn med vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang, brev fra Molde kommune til Fylkesmannen datert 6.2.2015. Tilsyn med vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang etter pasient- og brukrrettighetsloven kapittel 4A avslutning av tilsyn, brev fra fylkesmannen i Møre og Romsdal til Molde kommune datert 19.3.2015 (vedlagt) OS 08/15 KOFA klagenemda for offentlige anskaffelser, Klagenemdas avgjørelse sak 2015/31 Molde Vann og Avløp KF: Brudd på regelverket, datert 6.5.2015 (vedlagt) Jane Anita Aspen daglig leder

PS 20/15 Molde kommunes årsrapport for 2014 Saksprotokoll i Molde kommunestyre 21.05.2015 Vedtak Molde kommunes årsrapport for 2014, som består av årsregnskap og årsmelding, godkjennes. Det regnskapsmessige merforbruket på kr. 36.880.235,91 dekkes inn i sin helhet i budsjettet for 2016. Behandling Følgende dokumenter var sendt ut til kommunestyret i forkant av møtet: - Saksprotokoll i Rådet for funksjonshemmede 13.05.2015 - Saksprotokoll i Eldrerådet 18.05.2015 Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Per Kåre Trengereid (AP) fratrådte møtet 19:10. 46 voterende. PS 21/15 Moldebadet KF - årsrapport for 2014 Saksprotokoll i Molde kommunestyre - 21.05.2015 Vedtak Moldebadet KF's årsrapport for 2014, som består av årsregnskap og årsmelding, godkjennes. Det regnskapsmessige merforbruket i 2014 på kr. 1.538.148,40 inndekkes i foretakets budsjett for 2015. Behandling Innstillingen ble enstemmig vedtatt. PS 22/15 Molde Eiendom KF - årsrapport for 2014 Saksprotokoll i Molde kommunestyre - 21.05.2015 Vedtak Molde Eiendom KFs årsrapport for 2014, som består av årsregnskap og årsmelding, godkjennes. Behandling Innstillingen ble enstemmig vedtatt. PS 23/15 Molde Vann og Avløp KF - årsrapport for 2014 Saksprotokoll i Molde kommunestyre - 21.05.2015 Vedtak Molde Vann og Avløp KFs årsrapport for 2014, som består av årsregnskap og årsmelding, godkjennes. Behandling Innstillingen ble enstemmig vedtatt.

PS 24/15 Molde Havnevesen KF - årsrapport for 2014 Saksprotokoll i Molde kommunestyre - 21.05.2015 Vedtak Molde Havnevesen KF's årsrapport for 2014 som består av årsberetning og årsregnskap godkjennes. Det regnskapsmessige mindreforbruket på kr. 224.965,- settes av til udisponert resultat (regnskapsmessig mindreforbruk). Behandling Innstillingen ble enstemmig vedtatt.

PS 30/15 Molde kommune - valg av revisjonsordning Saksprotokoll i Molde kommunestyre - 21.05.2015 Vedtak 1. Kommunestyret godkjenner at Molde kommune inngår som deltaker i Møre og Romsdal Revisjon IKS og at selskapet blir valgt som revisor for Molde kommune med virkning fra juli 2015. Kontrollutvalget ilmgår og godkjenner engasjementsavtaler med Møre og Romsdal Revisjon IKS. Behandling Innstillingen ble enstemmig vedtatt. PS 31/15 Godkjenning av selskapsavtale og eieravtale for Møre og Romsdal revisjon AS Saksprotokoll i Molde kommunestyre - 21.05.2015 Vedtak 1. Molde kommunestyre godkjenner forslaget til selskapsavtale med Møre og Romsdal Revisjon IKS datert 9. mars 2015, og forslaget til eieravtale mellom deltakerne i Møre og Romsdal Revisjon IKS datert 9. mars 2015. 2. Som Molde kommunes representant i representantskapet i Møre og Romsdal Revisjon IKS (ut valgperioden 2011-2015) blir valgt ordfører og som vararepresentant blir valgt varaordfører. 3. Som interimsstyre for Møre og Romsdal Revisjon IKS (selskap under stifting) med fullmakt til å ta nødvendige avgjørelser for å etablere selskapet inntil nytt styre er valgt på stiftingsmøtet, blir oppnevnt: Knut Anders Oskarson, leder (leder i kontrollutvalget, Møre og Romsdal fylkeskommune), Varamedlem: Trond Hansen Riise (medlem i kontrollutvalget, Møre og Romsdal fylkeskommune) Ola Krogstad, medlem (styreleder i Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, Eide kommune), varamedlem: Rita Rognskog (nestleder i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, Aukra kommune) Ola Rognskog, medlem (leder i representantskapet i Distriktsrevisjon Nordmøre IKS, Halsa kommune), varamedlem: Viggo Jordahl (leder i kontrollutvalget, Kristiansund kommune). (Tillitsvalgt valgt mellom de ansatte i de tilsluttede revisjonsenhetene.) 4. Kommunestyret bevilger inntil 336 000,- kroner som Molde kommunes egenkapital-innskudd i Møre og Romsdal Revisjon IKS. Egenkapitalinnskuddet på kr. 336.000,- finansieres ved bruk av kommunens ubundne investeringsfond. Behandling Det ble votert samlet over innstillingen som ble enstemmig vedtatt.

MOLDE KOMMUNE Råkhaugen omsorgssenter Fylkesmannen Fylkeshuset 6404 MOLDE i Møre og Romsdal Att. Aase Årsbog Dyrset Deres ref: Vår ref: Saksbeh: Arkivkode: Dato: 2014/3780 Kristin Eidem H12/&58 06.02.2015 Vedrørende rapport fra uanmeldt tilsyn med vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang 27.11.14 gjennomførte Fylkesmannen uanmeldt tilsyn med vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang ved Råkhaugen omsorgssenter. 02.12.14 mottok Molde kommune foreløpig rapport fra tilsynet. 10.12.14 tilbakemeldte Molde kommune på den foreløpige rapporten fra tilsynet. 16.01.15 mottok Molde kommune den endelige rapporten fra uanmeldt tilsyn med vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang. Rapporten viser til avdekking av ett (1) avvik: Molde kommune sikrer ikke at det alltid blir fattet vedtak med hjemmel i pasient- og brukerrettighetsloven kapittel 4A når det ytes somatisk helsehjelp mot pasientens vilje. Fylkesmannen ber om at Molde kommune legger frem en plan for lukking av avvik, og at det blir gjort rede for: tiltak som settes i verk for å rette lovbruddet en beskrivelse av hvordan ledelsen vil følge med på og kontrollere at tiltakene er iverksatt informasjon om hvordan ledelsen vil gjennomgå om tiltakene har virket som planlagt etter at de har fått virke en stund virksomhetens egne frister for gjennomføring av tiltakene. Vedr. kulepkt. 1: Tiltak som settes i verk: opplæring i forståelse av gjeldende lovverk opplæring i begrepsforståelse vedrørende helsehjelp til pasienter uten samtykkekompetanse som motsetter seg helsehjelpen etisk refleksjon over temaer knyttet til vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang og makt benytte enhetens egne Marte-Meo-veiledere/ praktikere gjennomgang av interne rutiner at alternative tillitsskapende tiltak skal vurderes og utprøves at bruk av alternative tillitsskapende tiltak skal dokumenteres Kontoradresse Postadresse: Telefon: Telefaks: Kontonummer Org.nr: Rådhusplassen 1, 6413 Molde 71 11 10 00 944 020 977 Postmottak@molde.kommune.no

at dersom det skal fattes vedtak om bruk av tvang og makt skal dette skje etter retningslinjer for Pleie og omsorg saksbehandlingsrutiner vedr. pasient- og brukerrettighetsloven kapittel 4A at det er gjort kjent hvem som kan gjennomføre oppgaver som skal utføres under tvang. 2 Vedr. kulepkt. 2: Beskrivelse av hvordan ledelsen vil følge med på og kontrollere at tiltakene er iverksatt: I forbindelse med vårt kontinuerlige kvalitetsutviklingsarbeid i alle enheter innen Pleie og omsorg er det utarbeidet sjekkliste for opplæring av nyansatte og vikarer. Ved gjennomgang av sjekklisten får alle ansatte en gjennomgang av alle relevante tema innen tjenesteområdet. Gjennomgangen/ opplæringen skjer ved oppstarten av et arbeidsforhold og skal etter oppsatt plan gjentas etter en fastsatt tidsperiode. Vurdering av samtykkekompetanse, bruk av tvang og makt er tema som blir gjennomgått. Som en videre sikring av opplæringen på enhets- og avdelingsnivå arbeides det nå med en sjekkliste for opplæring innen dokumentasjon/ journalføring. Begge sjekklistene vil bli lagt til grunn for et arbeid som er igangsatt der alle avdelinger innen Pleie og omsorg skal utarbeide egne opplæringsplaner. Dette skal sikre avsatt tid til opplæring, dokumentasjon av den opplæring som er gitt samt så langt som mulig sikre at den enkelte ansatte har forståelse for den opplæring vedkommende har fått. Ledelsen vil på denne måten få et hjelpemiddel for å sikre gjennomføringen sitt opplæringsansvar. De tiltak som er beskrevet i kulepkt. 1 er emner som vil inngå som tema både på sjekkliste og opplæringsplan samt bli tatt opp i refleksjonsgrupper. Ut fra undertegnede sjekklister, gjennomføring av opplæringsplaner samt jevnlig sjekk av dokumentasjon og journalføring vil ledelsen kunne kontrollere at opplæring er gitt og at det handles i avdelingene i tråd med denne. Vedr. kulepkt. 3: Hvordan ledelsen vil gjennomgå om tiltakene har virket som planlagt etter at de har fått virke en stund: Ledelsen ved omsorgssenteret vil jevnlig følge opp ved å etterspørre og påse at opplæring skjer etter den oppsatte plan som er vedtatt. Som journalansvarlig vil leder ved omsorgssenteret også jevnlig etterspørre dokumentasjon/ journalføring og ha fokus på dette for å sikre forståelse og kjennskap til rutiner. Leder ved omsorgssenteret vil ha fokus på, gjennom kommunens avvikssystem, om det fra avdelingene blir meldt avvik innen samme område. Vedr. kulepkt. 4: Virksomhetens egne frister for gjennomføring av tiltakene: Tiltak som er beskrevet under kulepkt. 2 er som beskrevet allerede igangsatt. For en implementering i alle enheter og avdelinger ift. sjekklister og utarbeiding av opplæringsplaner er det allerede planlagt en fagdag for ledere den 24.03.15. Arbeidet vil bli fulgt opp og verktøyene tatt i bruk i enhetene/ avdelingene umiddelbart etter dette. Det vil for fremtiden være viktig for ledelsen ved Råkhaugen omsorgssenter å sikre at det ikke skjer en gjentagelse av avviket. Gjennom igangsatte tiltak håper vi å oppnå dette.

3 Mvh Kristin Eidem enhetsleder Kopi til: Kjersti Bakken Magne Orten Dokumentet er elektronisk godkjent

ofylkesmanneni Møre og Romsdal Saksbehandler, innvalgstelefon Seniorrådgiver Aase Årsbog Dyrset, 71 25 84 59 Vår dato 19.03.2015 Deres dato - -)-(= - 1-:\> Vår ref. 2014/6313/AADY/736.3 Deres ref Molde kommune Rådhusplassen 1 6413 Molde Tilsyn med vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang etter pasient- og brukerrettighetsloven kapittel 4A - avslutning av tilsyn Fylkesmannen i Møre og Romsdal gjennomførte den 27. november 2014 uanmeldt tilsyn med vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang ved Råkhaugen omsorgssenter i Molde kommune. Tilsynet hadde som mål å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Tilsynet omfattet undersøkelse om pasienten sin samtykkekompetanse er vurdert, bruk av tvungen helsehjelp og om det er fattet vedtak etter pasient- og brukerrettighetsloven kapittel 4A. Under tilsynet ble det avdekket et avvik: Molde kommune sikrer ikke at det alltid blir fattet vedtak med hjemmel i pasient- og brukerrettighetsloven kapinel 4A når det ytes somatisk helsehjelp mot pasientens vilje. Molde kommune har ansvar for å rette påpekte lovbrudd, og gjennom skriftlig tilbakemeldinwplan gi informasjon om hva som er planlagt å iverksette for å drive i tråd med regelverket. Fylkesmannen mottok slik plan 10. februar 2015. Molde kommune har gitt tilbakemelding om tiltak som er iverksatt for å «lukke avviket» som ble avdekt under tilsynet. Blant annet er det opplyst at det er iverksatt opplæring i forståelse av regelverket på området, og begrepsforståelse vedrørende helsehjelp til pasienter som motsetter seg helsehjelp. Videre er det opplyst at etisk refleksjon rundt temaer knyttet til vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang vil være av de tiltak som iverksettes. Det blir og opplyst at kommunen vil foreta en gjennomgang av rutiner slik at tillitsskapende tiltak vurderes og utprøves, og at tiltak dokumenteres. Kommunen opplyser at det er utarbeidet sjekkliste for opplæring av nyansatte og vikarer, og at det ved gjennomgang av sjekkliste får alle ansatte en gjennomgang av alle relevante tema innen tjenesteområdet. Vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang og makt er tema som blir gjennomgått. 1tillegg er det opplyst at det nå arbeides med å utarbeide en sjekkliste for opplæring for dokumentasjon/jounialfering. Begge disse sjekklistene vil bli lagt til grunn for et arbeid som er igangsatt der alle avdelinger innen pleie og omsorg skal utarbeide egne opplæringsplaner. Dette skal sikre at det blir avsatt tid til opplæring, dokumentasjon av den opplæring som er gitt samt så langt som mulig sikre at den enkelte ansatte forstår den opplæring som blir gitt. Ledelsen vil på den måten få et hjelpemiddel for å sikre gjennomføringen av sitt opplæringsansvar. Postadresse: Telefon: E-post: Web: Org.nr: Postboks2520 71 25 84 00 fmnirpostrnottakfylkesmannen.no ww. fyl kesmannen.notrnr 974 764 067 6404 Molde

side 2 av 2 Videre blir det opplyst at ledelsen jevnlig vil følge med på og etterse at opplæring skjer etter den oppsatte planen som er vedtatt. For å sikre implementering av rutiner og praksis i alle enheter og avdelinger har Molde kommune planlagt en fagdag for ledere i pleie og omsorg den 23. mars 2015 der rutiner og tema for tilsynet er i fokus. Fylkesmannen legger til grunn at de tiltakene som kommunen har planlagt blir gjennomført. Fylkesmannen har vurdert tiltakene som hensiktsmessige, og vil på bakgrunn av plan avslutte det uanmeldte tilsynet med vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang etter pasient- og brukerrettighetsloven kapittel 4A i Molde kommune. Med hilsen Christian Bjelke (e.f.) Aase Arsbog Dyrset Fylkeslege/direktør Dokumentet er elektronisk godkjent og har ingen signatur. Kopi: Statens helsetilsyn Postboks 8128, Dep. 0032 OSLO Molde kommune v/enhetsleder ved Råkhaugen Rådhusplassen 1 6413 Molde omsorgssenter Kristin Eidem

2015/31 Molde Vann og Avløp KF: Brudd på regelverket KOFA Side 1 av 1 (/no/) KOFA A A (/no/skriftstorrelse/) English (./nolenglishl) Om KOFA (./noloml) Aktuelt (/no/aktuelt/) Statistikk (/no/statistikk/)presse (/no/presse/) Klagenemnda for offentlige anskaffelser Kontakt oss (/no/kontakt/) Søk saksnummer eller fritekstsøk Levere klagesaksgangen (/no/levere-klage/)(/no/saksgangen/) Innkomne sakeravgjorte sakerregelverk (/no/innkomne-saker/)(/no/avgjorte-saker/)(/no/regelverk/) Forside Uno/) > Avoiorte saker (/no/avoiorte-saker/) > 2015 Ono/Avoiorte-saker/20150 > 2015/31 2015/31 Molde Vann og Avløp KF: Brudd på regelverket Innklaget: Molde Vann og Avløp KF Kommunal myndighet Klager: Brødrene Dahl AS Saksdokument: 2015-31 Klagenemndas avgjørelse.pdf (IPageFiles/5283/2015-31 Klagenemndas avgjørelse.pdf) (640,1kB) Avgjørelse: Brudd på regelverket Type sak: Prioritert rådgivende sak Saken gjelder: Avvisning av tilbud Sammendrag: Innklagede gjennomførte en åpen anbudskonkurranse for kjøp av rør, rørdeler og VA-utstyr. Klagenemnda fant at klagers tilbud var i henhold til de relevante skjemaene og bestemmelsene i konkurransegrunnlaget, herunder en bestemmelse om å angi varepriser og fraktkostnader hver for seg. På denne bakgrunn konkluderte nemnda med at innklagede hadde brutt regelverket ved å avvise klagers tilbud. Konkurranseform: Apen anbudskonkurranse Registrert inn: 23.03.2015 Type avtale: Rammeavtale Avsluttet: 06.05.2015 Regelverk: LOA og FOA del I og III Status: Avgjort Type anskaffelse: Vareanskaffelse Avgjort av: Klagenemnda Saksbehandler: PEAA Publisert: 31 03.2015 1Sist endret 12.05.2015 Levere klage (/no/levere-klage/) Saksgangen (/no/saksgangen/) Innkomne saker (/no/innkomne-saker/) Avgjorte saker (/no/avgjorte-saker/) Regelverk (/no/regelverk/) KOFA, Postboks 439 Sentrum, 5805 Bergen I tlf: 55 59 75 00 I Faks: 55 59 75 99 I E-post: post@kofa.no (mailto:post@kofa.no) I (/no/nettstedskart/) RSS (/no/rss/) I Nettstedskart http://www.kofa.no/no/avgjorte-saker/2015/201531/ 13.05.2015

Saken gjelder: Avvisning av tilbud. Klagenemnda for offentlige anskaffelser Innklagede gjennomforte en åpen anbudskonkurranse for kjop av ror, rordeler og VA-utstyr. Klagenemnda fant at klagers tilbud var i henhold til de relevante skjemaene og bestemmelsene i konkurransegrunnlaget, herunder en bestemmelse om å angi varepriser og fraktkostnader hver for seg. På denne bakgrunn konkluderte nemnda med at innklagede hadde brutt regelverket ved å avvise klagers tilbud. Klagenemndas avgjørelse 6. mai 2015 i sak 2015/31 Klager: Brødrene Dahl AS Innklaget: Molde Vann og Avløp KF Klagenemndas medlemmer: Arve Rosvold Alver, Gro Amdal og Jakob Wahl. Bakgrunn: Molde Vann og Avløp KF (heretter innklagede) kunngjorde 14. juni 2014 en åpen anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtale om kjøp av rør, rørdeler og VA-utstyr. Ved endringskunngjøring datert 31. oktober 2014, ble denne konkurransen avlyst. Grunnen til dette ble i endringskunngjøringen punkt 1V.4) angitt å være at "ingen tilbud oppfilte absolutte krav". Innklagede har forklart at konkurransen ble avlyst fordi tilbyderne hadde levert varepriser inkludert fraktkostnader (såkalt Det ble også avholdt et møte med tilbyderne der innklagede orienterte om dette. Innklagede kunngjorde 12. november 2014 en ny åpen anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtale om kjøp av rør, rørdeler og VA-utstyr. Anskaffelsens verdi ble i kunngjøringen punkt 11.2.1) estimert til 24 millioner kroner. Tilbudsfrist ble i punkt IV.3.4) angitt til 23. desember 2014. Kontrakten skulle ifølge konkurransegrunnlaget punkt 4 tildeles det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, med vekt på "Pris/rabatt" (60 %) og "Levering/lagerhold m.v." (40 %). Vedlagt konkurransegrunnlaget fulgte tre prisskjema, ett for prising av varer, ett for rabattsatser, og ett for fraktkostnader. Vedrørende utfylling av prisskjemaene ble det sagt følgende i konkurransegrunnlaget punkt 2.2: "Priser på tilbudte varer skal angis som «fritt opplastet på bil ved leverandorens lokaler i Molde» IFOBJ. Pris på frakt og forsikring av transporterte varer skal angis særskilt slik detfremgår av prisskjemaet. Om priser oppgis som CIF vil tilbudet bli forkastet." 1 CIF = Cost, Insurance and Freight. Postadresse Besøksadresse Tlf.: 55 59 75 00 E-post: Postboks 439 Sentrum Rådhusgaten 4 postmottak@kofa.no 5805 Bergen 5014 Bergen Faks: 55 59 75 99 Nettside: www.kofa.no

Innenfor tilbudsfristen korn det inn tilbud fra to leverandører, Brødrene Dahl AS (heretter klager) og Ahlsell Norge AS. Ved brev datert 5. mars 2015, ble klagers tilbud avvist med følgende begrunnelse: "I konkurransen var det presisert at priser på artikler skulle være FOB leverandorens lokaler i Molde. Det sto videre at tilbud med salgsvilkår CIF ville bliforkastet. [...] De har på tross av dette var kjent valgt å prise frakt med priser som er langt lavere enn reelle kostnader. Dette må innebære at vareprisen inneholder et klart element av fraktkostnader. Dette anser vi som et avvik, og der er verken aktuell med- eller anledning til noen avklaring etter FOA 21-1. Vi avviser derfbr tilbudet,fra Brodrene Dahl AS fordi prisingen av transport (og dermed også av varer) bryter med kravene i konkurransegrunnlaget/ kravspestfikasjonen/ prisskjemaet. Vi viser her til Forskrtft om offentlige anskaffelser 20.13 annet ledd bokstav a)." Anførsler: I et eget brev av samme dato, informerte innklagede om at kontrakten dermed ville bli tildelt den gjenstående tilbyderen, Ahlsell Norge AS. Saken ble brakt inn for klagenemnda for offentlige anskaffelser ved brev datert 23. mars 2015. Innklagede informerte i prosesskriv datert 7. april 2015 om at det ikke ville bli inngått kontrakt før avgjørelse av saken i klagenemnda. Nemndsmøte i saken ble avholdt 4. mai 2015. Klager har i det vesentlige anfort: Innklagede har brutt regelverket ved å avvise klagers tilbud uten å ha hjemmel for det. Tilbudet er priset i henhold til skjemaene og bestemmelsene i konkurransegrunnlaget, ved å dele opp varepriser og fraktkostnader. Innklagede hadde således ikke grunnlag i forskriften 20-13 (2) bokstav a for å avvise tilbudet. Innklagede har i det vesentlige anfort: Klagers fraktkostnader er ikke reelle, men må anses delvis innkalkulert i vareprisene, noe konkurransegrunnlaget uttrykkelig forbyr. Klagers tilbud inneholder således et avvik som ikke kan anses ubetydelig, og innklagede hadde hjemmel i forskriften 20-13 (2) bokstav a for å avvise tilbudet. Klagenemndas vurdering: Klager har deltatt i konkurransen, og har saklig klageinteresse, jf. forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser 6. Klagen er rettidig. Konkurransen gjelder kjøp av rør, rørdeler og VA-utstyr, som er en vareanskaffelse. Anskaffelsens verdi er i 2

kunngjøringen punkt 11.2.1)estimert til 24 millioner kroner. I tillegg til lov om offentlige anskaffelser følger anskaffelsen etter sin art og verdi forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og del I1l, jf. forskriften 2-1 og 2-2. Avvisning av klagers tilbud Klager anfører at innklagede har brutt regelverket ved å avvise klagers tilbud uten å ha hjemmel for det i forskriften eller konkurransegrunnlaget. Innklagede anfører at det var hjemmel for å avvise tilbudet i forskriften 20-13 (2) bokstav a. Det følger av denne bestemmelsen at et tilbud kan avvises når det, etter forsøk på avklaring etter 21-1, inneholder "avvik,.forbehold, leil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende som ikke må anses ubetydelige". Konkurransegrunnlaget foreskrev i det foreliggende tilfellet at leverandørene skulle oppgi sine priser "... som «fritt opplastel på bil ved leverandorens lokaler i Molde» [FOR]", og at tilbud med priser oppgitt som CIF ville bli forkastet. Med CIF-prising menes at prisen for frakt mv. innkalkuleres i prisen for varene som skal leveres. Konkurransegrunnlaget bestemte altså at leverandørene skulle oppgi varepriser og fraktkostnader hver for seg. Hensikten med denne bestemmelsen, har innklagede forklart, er å oppfylle en forskrift om vann- og avløpsgebyr, som forbyr kommunen å subsidiere andre kommuner ved gebyrfastsettelsen. CIF-prising vil ifølge innklagede innebære at Molde kommune, som har kortest vei til leverandørens lager, subsidierer andre kommuner som har opsjon på å tre inn i rammeavtalen på samme vilkår. Slik klagenemnda ser det, inneholder imidlertid klagers tilbud i utgangspunktet ikke et avvik fra konkurransegrunnlagets føringer på utfyllingen av prisskjemaet. I tilbudet er prisen for varer og frakt utfylt hver for seg. Prisen er altså fylt ut i henhold til de ulike skjemaene som lå ved konkurransegrunnlaget. Innklagede hadde derfor ikke rett til å avvise klagers tilbud i henhold til forskriften 20-13 (2) bokstav a. Innklagede anfører at klagers fraktkostnader ligger på et så urealistisk lavt nivå at disse prisene ikke kan være reelle, og at de derfor må antas å være delvis innkalkulert i vareprisene (C1F-prising). Innklagede viser i denne sammenheng blant annet til klagenemndas sak 2011/265. Klagenemnda konkluderte i den saken med at oppdragsgiver ikke hadde brutt regelverket ved å avvise en leverandør som hadde priset en rekke maskiner til 1 krone per time, og øvrige maskiner til mellom 1200 og 1500 kroner per time. I motsetning til det som var tilfellet i sak 2011/265, inneholdt konkurransegrunnlaget i foreliggende sak imidlertid ikke noen bestemmelser om at prisene skulle "gjenspeile faktiske kostnader"ellerlignende. Når et konkurransegrunnlag ikke inneholder noen slike krav vedrørende tilbudte priser, er det klare utgangspunktet at tilbyder står fritt til å fastsette priser som er lavere enn antatte kostnader, og at taktisk prising er tillatt, jf. blant annet Rt. 2003 side 1531 (Veidekke). Innklagede anfører at klagers fraktkostnader er så lave at de ikke kan være reelle. Klager har på sin side hevdet at fraktkostnadene er lave fordi klager vil frakte flere varer tilulike kunder med samme kjøretøy. 3

(21) Forskriften 20-14 (1) foreskriver at oppdragsgiver, før han kan avvise et tilbud som "virker unormah lavt iforhold til ytelsen, skal [...] kreve de opplysninger om tilbudets sammensetning som oppdragsgiver anser som relevante". Bestemmelsen gjelder i utgangspunktet der den totale tilbudssummen virker unormalt lav. Det kan ikke utelukkes at bestemmelsen kan være anvendelig også i et tilfelle som det foreliggende, hvor en selvstendig del av tilbudet fremstår som unormalt lavt. Nemnda finner imidlertid ikke grunn til å ta endelig stilling til dette. En avvisningsrett etter denne bestemmelsen forutsetter blant annet at oppdragsgiver krever en forklaring fra tilbyderen og etterprøver denne. Innklagede har ikke fulgt denne prosedyren. Konklusjon: Molde Vann og Avløp KF har brutt regelverket for offentlige anskaffelser ved å avvise klagers tilbud, uten at det var hjemmel for det i forskrifien. For Klagenemnda for offentlige anskaffelser, Gro Amdal Dokwnentet er qoctkent c.tronfsk 4

MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 2015-1502/04 212 Jane Anita Aspen 1.6.2015 Utvalgssaksnr Utvalg PS 23/15Kontrollutvalget Saksframlegg Møtedato 10.6.2015 MOLDE KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 1. TERTIAL 2015 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar økonomirapport for 1. tertial 2015, sammen med administrasjonens muntlige redegjørelse til orientering. Saksopplysninger I henhold til lov 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (koml.) 77 nr 4 skal kontrollutvalget "påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte." I medhold av bestemmelsen har Kommunaldepartementet gitt Forskrift 15.juni 2004 nr 905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften) hvor kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon fremkommer i kapittel 4. Vedlagt saken følger: økonomi- og finansrapport pr. 1. tertial 2015 - saksframlegg til formannskap og kommunestyret m/vedlegg Revisjonens kommentarer til økonomirapporten, datert 1.juni 2015 VURDERING Regnskapet for 1. tertial 2015 viser et merforbruk i forhold til periodisert budsjett på 5,0 mill. kroner. Inkludert i dette er et positivt periodiseringsavvik i kommunens frie inntekter og finansieringsutgifter på 5,3 mill. kroner. Resultatenhetene har hatt et samlet merforbruk på 10,4 mill, kroner, mot 14,4 mill, kroner i 2014. Dette er en forbedring i forhold til samme periode i 2014, hvor regnskapet viste et merforbruk på 37,1 mill. kroner. Årsprognosen viser at Molde kommune, slik situasjonen er per 1. tertial, forventes å få et merforbruk på 5,8 mill. kroner. Det er spesielt innenfor Barneverntjenesten, Sosialtjenesten NAV og Pleie- og omsorgsområdet at merforbruket er størst. I rådmannens kommentar og i rapporten fra enhetene, er det redegjort for avvikene mellom regnskap og budsjett, samt tiltak som skal iverksettes for å redusere merforbruket. Frie inntekter og finansieringsutgifter viser et positivt periodiseringsavvik på 5,3 mill, kroner per utgangen av april 2015. Rådmannen foreslår endret prognose for fire områder: 10,0 mill. kroner i reduserte skatteinntekter for 2015, 3,0 mill, kroner i økte avdrag på lån, 5,0 mill.