KONTROLLUTVALGET I SKI KOMMUNE ÅRSRAPPORT 2007 1
KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER 1.1 Kommuneloven 77 Bestemmelsen om at kommunen skal ha kontrollutvalg er tatt inn i kommuneloven av 25. september 1992 nr. 107 i 77 om Kontrollutvalget. Kommunal- og regionaldepartementet har med hjemmel i kommunelovens 77 nr. 11 vedtatt forskrifter om kontrollutvalg som trådte i kraft fra 1. juli 2004. Jf. rundskriv H-15/04. For at kommunestyret skal være orientert om kontrollutvalgets arbeid blir det hvert år utarbeidet en årsrapport som framlegges for kommunestyret. Rapporten tar for seg de oppgaver kontrollutvalget er pålagt i henhold til forskriften og hvordan utvalget har løst sine oppgaver. 1.2 Forskriftens bestemmelser om utvalgets oppgaver I forskriftenes 4, 1. ledd, er kontrollutvalgets ansvar og oppgaver definert: " Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning Forskriftens 5, 1.ledd, om kontrollutvalg sikrer at utvalget kan innhente alle nødvendige opplysninger: Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Utvalgets viktigste oppgaver er: - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Jf. 6. Regnskapsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Jf. 9, 1. ledd. Forvaltningsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Jf. 13. Selskapskontroll - Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Jf. 16, 1.ledd. Valg av revisjonsordning. Valg av revisor 2
2. KONTROLLUTVALGET I 2007 Kontrollutvalget i Ski har 7 medlemmer, og har i 2007 bestått av følgende medlemmer: Før kommunevalget: Finn Ringstad (leder) Laila H. Støen (nestleder) Tove Soldal Martin Killi Jo Andre Aakvik Jorun Sandin Kjell-Rune Resstun Etter kommunevalget: Roar Thun (leder) Helge Underland (nestleder) Tove Soldal Lars Christian Bilet Kirsten Godager Inger Cathrine Kann Jarle Skoglund Kontrollutvalget har i 2007 til sammen hatt 5 møter og behandlet 40 saker, deriblant orienteringssaker. To varamedlemmer har møtt i perioden: Nina Levorstad og Robert Pehrson. Offentlighetsloven og særlover regulerer borgernes rett til innsyn i forvaltningens dokumenter og disse skal være offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Stortinget har vedtatt endringer i offentlighetsloven som særlig vil gi utvidet rett til innsyn i den kommunale forvaltningen. Blant annet vil ikke lenger dokumenter fra revisor til kontrollutvalget være å regne som interne dokumenter unntatt fra offentlig innsyn. Kontrollutvalgets innkallinger, sakspapirer og protokoller ble lagt ut på Ski kommunes hjemmesider. Kontrollutvalgets møter ble holdt for lukkede dører. Til hjelp i planleggigen av arbeidet vedtok kontrollutvalget i årets første møte en rullerende aktivitetsplan for 2007 som inneholdt de lovmessige sakene utvalget skal behandle, samt de forvaltningsrevisjonsprosjekter og andre saker som utvalget har vedtatt. 3. SEKRETARIATET I forskriftens 20 om Sekretariat heter det at Kommunestyret skal sørge for at kontrollutvalget har tilfredsstillende sekretariatsbistand. Sekretariatsfunksjonen kan verken legges til kommunens administrasjon eller til den som utfører revisjonsoppgaver for kommunen. Forskriftens krav er ivaretatt ved at det er etablert et interkommunalt samarbeid om sekretariatet. Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS) kom i gang fra 1. desember 2005 med kommunene Enebakk, Frogn, Oppegård, Ski, Vestby og Ås som deltakere. Samarbeidet er hjemlet i kommunelovens 27. Lederne av kontrollutvalgene utgjør styret for FIKS i forhold til driften av sekretariatet. Det enkelte kontrollutvalg fastsetter i henhold til vedtektens 7.5 for øvrig sekretariatets arbeidsoppgaver. Kontrollutvalget vedtok i sak 03/06 foreløpige rammer for sekretariatets arbeidsoppgaver. FIKS ble evaluert i 2007, og resultatet ble oversendt kommunestyret i eierkommunene. 3
4. REVISJON Follo distriktsrevisjon (FDR) er kommunens revisor og utfører både regnskapsrevisjonen, forvaltningsrevisjonen og selskapskontrollen. FDR er etablert ved avtale om felles revisjonsordning mellom kommunene Enebakk, Frogn, Oppegård, Ski og Vestby. Hjemmelen for interkommunal revisjonsordning er i kommunelovens 78. Revisor rapporterer resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. I tillegg framlegger revisjonen sin årsberetning og en halvårsrapport som orienteringssaker for kontrollutvalget. I tråd med revisjonsforskriftens krav avga oppdragsansvarlig revisor, Steinar Neby, i brev av 26. oktober 2007 en skriftlig egenvurdering om uavhengighet og det nyvalgte kontrollutvalget tok denne til orientering, jf. sak 35/07. 5. UTVALGETS ARBEIDSOPPGAVER I 2007. 5.1. Oppgaver ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets tilsyn med revisjonens arbeid er ivaretatt ved periodiske rapporter fra revisjonen om hvor langt man er kommet i revisjonsarbeidet. Vesentlige saker som revisjonen har tatt opp med kommunen i brev er blitt fremlagt for kontrollutvalget som referatsaker. Som kontrollorgan på vegne av kommunestyret skal kontrollutvalget behandle kommunens regnskaper og sammen med revisjonsberetning og andre tilhørende dokumenter og avgi uttalelse til kommunestyret. Kontrollutvalgets uttalelse til kommunestyret oversendes formannskapet og følger saken videre til behandling i kommunestyret. Kontrollutvalget vedtok følgende uttalelse om kommunens regnskap for 2006: Kontrollutvalgets uttalelse om Ski kommunes årsregnskap for 2006: Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen fra Follo distriktsrevisjon datert 27. april 2007 og rådmannens årsrapport. Kontrollutvalget merker seg at revisjonsberetningen er avlagt med kun en presisering, og mener dette viser at det er god kvalitet på kommunens regnskapsføring. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Ski kommunes årsregnskap for 2006. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det framlagte regnskapet for Ski kommune for 2006. Vedtaket oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. 4
5.2. Oppgaver ved forvaltningsrevisjon Oppgaven har i hovedsak vært ivaretatt ved at revisjonen gjennomfører forvaltningsrevisjonsprosjekter som kontrollutvalget prioriterer ut fra overordnet analyse. Disse legges frem for kontrollutvalget. Kontrollutvalget vedtok i sak 06/07 at ytterligere prioriterte prosjekter i prioritert rekkefølge vil være: Hjelp i hjemmet Spesialundervisning i grunnskolen Tilbud til personer med rusproblemer Styrket tilbud til førskolebarn med behov for ekstra tiltak Barn i fosterhjem. Forvaltningsrevisjonsrapporten ble behandlet i møtet 6. februar, som sak 02/07. Målet med rapporten var å undersøke om Ski kommune har tilfredsstillende rutiner for å følge opp barn plassert i fosterhjem. Følgende områder ble undersøkt: Godkjenning av fosterhjem Oppfølging av barn plassert i fosterhjem Tilsyn med barn plassert i fosterhjem Dokumentasjonsrutiner Undersøkelsen avdekket mangler i forhold til kravene i lovverket når det gjelder praksis ved godkjenning av fosterhjem. Fosterhjemsavtaler forelå de fleste tilfellene, men disse ble ikke fulgt opp ihht Barnevernloven. Det manglet omsorgsplaner og alle fosterhjemmene ble ikke fulgt med minst 4 besøk i fosterhjemmet per år. Alle barna i undersøkelsen hadde tilsynsfører, men tilsynsførernes oppfølging var for dårlig. Undersøkelsen påviste også mangler i dokumentasjonsrutinene. Rapporten ble oversendt kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget legger rapporten fram for kommunestyret med slikt forslag til vedtak: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om Barn i fosterhjem Ski kommune til etterretning. Rådmannen bes følge opp rapportens anbefalinger og melde fra om resultatet til kontrollutvalget innen 23.april 2007. Kommunestyret vedtok enstemmig kontrollutvalgets forslag til vedtak i K-sak 13/07. Ski magasinleir manglende bruk av forkjøpsretten. Kommunestyret ba kontrollutvalget om en redegjørelse omkring kommunens manglende bruk av forkjøpsretten til Ski magasinleir. Forvaltningsrevisjonsrapporten ble behandlet i møtet 6. februar, som sak 03/07. Problemstillingene i prosjektet var å få en oversikt over hvilke forhandlinger som ble gjennomført mellom Ski kommune og Skifte Eiendom og resultatet av dette. I tillegg skulle revisjonen undersøke hvilke orienteringer som ble gitt til politisk nivå i kommunen og om administrasjonen opptrådte i henhold til delegasjonreglementet og gitte fullmakter. Undersøkelsen avdekket: Ski kommune var ikke tilstrekkelig aktive i å avklare om kommunen ville benytte forkjøpsretten. 5
Sekretæren sammenkalte aldri den politiske styringsgruppen og medlemmene ble heller ikke holdt løpende orientert om saken. Daværende konstituert rådmann og fungerende ordfører har ulikt syn på om fungerende ordfører ble holdt løpende orientert om saken. Saksutredningen til K-sak 54/06 synes ikke være fullstendig. Daværende konstituert rådmann kunne og burde ha lagt frem saken både i formannskapet og kommunestyret innen fristen 08.09.2006. Rapporten ble oversendt kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret slutter seg til konklusjonene i forvaltningsrevisjonsrapporten om Ski magasinleir. Rapporten viser en klar svikt i kvaliteten på saksforberedelsene i administrasjonen om eventuelt kjøp av magasinleiren. Den politiske styringsgruppen ble aldri innkalt til møte og informasjon om salgsprisen ble ikke lagt fram for de politiske organene. Muligheten til å legge saken fram for kommunestyret til avgjørelse i god tid før fristen for kjøp utløp ble ikke benyttet. Kontrollutvalget mener at ved oppnevnelse av den politiske styringsgruppen, burde leder for gruppen vært oppnevnt. Kommunestyret ber rådmannen ta lærdom av de feil og svakheter som behandlingen av denne saken har avdekket. Kommunestyret ber om at saksbehandlingsrutinene blir skjerpet og at delegasjonsreglementet blir etterlevd. Kommunestyret behandlet rapporten i K-sak 12/07, og gjorde slikt vedtak: Kommunestyret slutter seg til konklusjonene i forvaltningsrevisjonsrapporten om Ski magasinleir. Rapporten viser en klar svikt i kvaliteten på saksforberedelsene i administrasjonen om eventuelt kjøp av magasinleiren. Den politiske styringsgruppen ble aldri innkalt til møte og informasjon om salgsprisen ble ikke lagt fram for de politiske organene. Muligheten til å legge saken fram for kommunestyret til avgjørelse i god tid før fristen for kjøp utløp ble ikke benyttet. Kontrollutvalget mener at ved oppnevnelse av den politiske styringsgruppen, burde kommunestyret oppnevnt leder for gruppen. Kommunestyret tar lærdom av de feil og svakheter som behandlingen av denne saken har avdekket. Kommunestyret ber rådmannen om at saksbehandlingsrutinene blir skjerpet og at delegasjonsreglementet blir etterlevd. Kommunestyret anser at ordfører har et selvstendig ansvar for å påse at politiske vedtak følges opp. Kontrollutvalget vedtok prosjektplan for Hjelp i hjemmet i sak 18/07 og prosjektplan for Spesialundervisning i grunnskolen i sak 27/07. Rapportene forventes levert våren 2008. 6
5.3 Oppgaver ved selskapskontroll Selskapskontroll er en ny oppgave for kontrollutvalget. Utvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper med mer (jfr. Kontrollutvalgsforskriften 13). Ski kommune har eierinteresser i til sammen 10 selskaper hvor det kan drives selskapskontroll. Planen for selskapskontroll ble oversendt kommunestyret for endelig vedtak og kommunestyret vedtok planen 26. oktober 2005. Selskapskontroll består av eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Forskriften sier at det skal gjennomføres eierskapskontroll, og det kan gjennomføres forvaltningsrevisjon. Eierskapskontroll anses ikke som revisjon og kan derfor også utføres av kontrollutvalgets sekretariat. I sak 22/07 vedtok kontrollutvalget at selskapskontrollen, avgrenset til eierskapskontroll, overføres til FIKS. FIKS har høsten 2007 gjennomført eierskapskontroll i tre selskaper som Ski kommune er medeier i. Rapporten er p.t. ute på høring og vil bli lagt frem for kontrollutvalget vinteren 2008. 5.4 Andre kontroller I tillegg til de kontrollformene som er beskrevet ovenfor, skal kontrollutvalget gjennomføre et løpende tilsyn med forvaltningen på andre måter, jf. kontrollutvalgsforskriftens 5. Disse undersøkelsene gjøres på ulike måter: oppfølging av kommunestyrevedtak, oppdrag til sekretæren eller revisjonen, ved å be om orienteringer og redegjørelser fra ledere og ansatte i kommunen etc. I 2007 har Kontrollutvalget bedt om orienteringer om følgende saker: Rådmann Unni E. Skaar, økonomisjef Per Erik Andersen og seksjonsleder for regnskap Randi Noreng var tilstede da kontrollutvalget behandlet Ski kommunes årsregnskap 2006. De ga en kort redegjørelse om økonomien og besvarte spørsmål fra utvalget. Rådmann Unni E. Skaar, ga i samme møte en redegjørelse for kommunens oppfølging av anbefalingene i rapporten Barn i fosterhjem og informerte om kommunens prosjekt Helhetlig styring. 6. ANNET Årsrapporten fra kontrollutvalget legges frem for kommunestyret. Ski, 12. februar 2008 Roar Thun leder Lillann Skuterud Hansen sekretær 7