Ekstraordinær generalforsamling nr 2. Det innkalles med dette til ekstraordinær generalforsamling i Tekna Oslo avdeling Mandag 17. oktober 2011 kl 1800 i Ingeniørenes Hus 2. gangs behandling På generalforsamling 29. september ble denne saken vedtatt slik: 27 stemte for, ingen stemte mot, 3 var avholdende. Det var færre enn 60 medlemmer til stede, og Oslo avdelings lover krever da at saker av denne karakter skal behandles på ytterligere en generalforsamling. Du innkalles herved til denne! Sak 1: Inngåelse av avtale med Eiendomsspar AS om Ingeniørenes Hus AS. Etter en lengre prosess i Tekna Oslo avdeling har avdelingens styre kommet til at vi ønsker å be medlemmene gjennom en ekstraordinær Generalforsamling om støtte til å etablere et 50/50 eierskap i Ingeniørenes Hus AS mellom Eiendomsspar AS og Tekna Oslo avdeling. Hensikten med samarbeidet er å utvikle eiendommen Kronprinsens gate 17 og eierseksjon i Dronning Mauds 15 til et førsteklasses og moderne møtesenter og kontorbygg på en for partene lønnsom måte. (Se vedlagte presentasjon av hovedinnholdet i avtalen termsheet. Vedlegg 1). For å oppnå en grundig behandling av saken ser styret for seg følgende kjøreplan: - Innledning - prosessen ved Ingeniørenes Hus fra 2005 til i dag - perspektiv Oslo Avdeling - Prosessen bak salget samt forprosjekt og sondering i markedet - Hovedinnhold i avtalen - gjennomgang av innholdet i Termsheet - Det fremtidige Ingeniørenes Hus - presentasjon av hva vi forventer oss - Oppsummering, debatt, spørsmål - Vedtak/avstemning Forslag til vedtak: Generalforsamlingen i Tekna Oslo avdeling gir styret fullmakt til å inngå avtale med Eiendomsspar AS om å etablere et 50/50 samarbeid og felles eierskap i Ingeniørenes Hus AS. Hensikten med samarbeidet skal være å utvikle eiendommen til et førsteklasses møtesenter og kontorbygg på en for partene lønnsom måte. Oslo 30. september 2011 Tekna Oslo avdeling Styret Bjørn Olav Bakka Leder Angela Miller Nestleder Trond Haider Peter Borg Thoril Kristiansen Styremedlem Styremedlem Styremedlem Vedlegg; 1. Presentasjon av hovedinnholdet i Termsheet grunnlaget for utarbeidelse av avtalen mellom Eiendomsspar AS og Tekna Oslo avdeling 2. Tekna Oslo avdelings lover og vedtekter Side 1 av 8
Vedlegg 1: Termsheet en presentasjon av innholdet Brukte forkortelser: IH: Ingeniørenes Hus AS, ES: Eiendomsspar AS, TOA: Tekna Oslo avdeling Hensikten med samarbeidet Å utvikle eiendommen Kronprinsens gate 17 og eierseksjonen i Dronning Mauds gate 15 til et førsteklasses møtesenter og kontorbygg på en for partene lønnsom måte Etablering av samarbeidet Etablering av det eiermessige samarbeidet skal foregå ved å etablere begge parter som 50 % eier av IH ved en kombinasjon av at ES kjøper aksjer i IH av TOA for avtalt pris kr. 8 687 500 og at ES foretar en emisjon i IH på 25 mill. kroner. Dette skal foregå med virkning fra 30. september 2011. Eierskap og drift Begge parter etableres som 50 % eier av IH IH skal ledes av et styre på 4-6 medlemmer (evt. personlige varamenn) Hver part utpeker to evt. 3 medlemmer hver Styreformannskapet skal veksle mellom partene hvert 2. år ES utpeker styreformann i den første 2-års perioden Styret skal i størst mulig grad jobbe seg fram til konsensus Styret forutsettes å ha beslutningsfullmakt til å vedta opplåning innenfor en ramme av kr. 60 mill og til uten unødig opphold å treffe de nødvendige beslutninger vedrørende utbygging og utleie av Eiendommen IH vil forestå utbygging etter styrets retningslinjer og beslutninger Det skal etableres forretningsfører- og forvaltningsavtale (herunder utleie) mellom IH og ES vedrørende eiendommen og IH. Disse avtalene skal være til konkurransedyktige priser Husets verdi Verdsettelse av IH gjøres ved fastsettelse av eiendommens verdi ferdig utviklet korrigert for latent skatt og netto markedsverdi av øvrige aktiva og passiva. Parametergrunnlag: o Yield på ferdig utviklet eiendom = 6 % o Netto leie etter eierkostnader mellom kr 7,25 mill. og kr 8,2 mill., hvorav netto kontorleie utgjør kr 4,03 mill. og netto Møtesenterleie utgjør kr. 3,22 mill. kr 4,20 mill. o Verdien skal ikke justeres for forskjell mellom antatt og faktisk netto kontorleie, men justeres for faktisk netto Møtesenterleie innenfor intervallet kr 3,22 mill. kr 4,20 mill. o Antatt kostnad for utvikling av eiendommen kr 86 mill., tillagt netto kr 4 mill. for tapte inntekter i byggeperioden, skal ikke justeres. Avvik blir selskapets ansvar o Diverse skattemessige og regnskapsmessige sider er ivaretatt. Eiendomsverdien for selskapet IH ferdig oppgradert er med basis i overstående beregnet til mellom kr 120,833 mill. og kr 137,0 mill. Endelig oppgjør 50 % av forskjellen i beregnet eiendomsverdi, justert for 7 % latent skatt, d.v.s. kr 7.517.500, skal settes på sperret konto av ES, og rentene tilfaller ES Endelig beløp avregnes basert på 50 % av snitt faktisk netto leie for Møtesenteret innenfor intervallet kr 3,22 mill. og 4,20 mill. for årene 2014, 2015 og 2016, med yield 6 %. IH selskapet Partene er enige om at IH skal søkes mva-registrert. Side 2 av 8
Framtidig salg av aksjeandelen Partene er enige om å etablere et langsiktig samarbeid, men i tilfelle behov også å etablere exit mekanisme o Begge parter skal ha adgang til å kreve salg av samtlige aksjer i IH (alternativt salg av eiendommen) i det åpne markedet gjennomført av en anerkjent megler. Begge parter skal ha rett til å by på lik linje med andre interessenter, men uten forkjøpsrett. o Begge parter skal ha rett til å kreve at den andre part etter fritt valg enten kjøper sine aksjer i IH eller selger sine aksjer i IH til den krevende part til den pris den krevende part fastsetter (Put-Call). Den part som enten må kjøpe eller selge, skal ha inntil 4 måneder på seg til å treffe sin beslutning og ytterligere én måned på å sluttføre oppgjøret. o Disse rettighetene kan først anvendes fra og med 1. mars 2017 såfremt partene ikke blir enige om noe annet. Partene har fra samme tidspunkt rett til å selge sine aksjer i IH, men da med forkjøpsrett til like vilkår for den annen part, dog med 3 måneders frist for utøvelse og oppgjør etter at varsel om kjøpers pris og vilkår er mottatt. o Det skal være rett til å overdra aksjene fritt innenfor samme konsern på ethvert tidspunkt forutsatt at dette ikke medfører en svekkelse av selskapets posisjon. o Enhver ny eier er underlagt de samme avtaleforpliktelser som den selgende part har. Kjøpsavtale og aksjonæravtale TOAs styre har gitt dagens IH-styre i oppdrag å utarbeide utkast til kjøpsavtale og aksjonæravtale til 15. september 2011, og det tas sikte på en underskrevet avtale innen utgangen av september 2011. Side 3 av 8
Vedlegg 2: LOVER for Tekna Teknisk-naturvitenskapelig forening Oslo Avdeling Siste gang endret av generalforsamlingen 26. mars 2009. Vedtekter er vedlagt. 1 Avdelingens navn er: Tekna Teknisk-naturvitenskapelig forening, Oslo avdeling. Dens sete er i Oslo. Avdelingen er en grunnorganisasjon for medlemmer av Tekna Teknisk-naturvitenskapelig forening i Oslo og Akershus fylker. 2 Avdelingens formål er: Å bidra til forståelse for teknologiens og naturvitenskapens betydning innenfor tekniske, økonomiske og samfunnsmessige områder. Å ta opp spørsmål av teknisk, naturvitenskapelig og allmenn interesse på foredrags- og diskusjonsmøter. Å arrangere kurs for etterutdannelse av foreningens medlemmer. Å virke for medlemmenes autoritet og anseelse samt innflytelse i samfunnsanliggender. Å være samlingspunkt for medlemmene ved faglig og sosialt samvær. Å virke for rekruttering til høyere teknisk-naturvitenskapelig utdanning. Å belyse landets tekniske, naturvitenskapelige og industrielle historie og bidra til varetaking av tekniske, naturvitenskapelige og industrielle kulturminner. Å være en grunnorganisasjon for Tekna og slutte opp om og bidra aktivt til å nå Teknas mål. 3 Medlemmer i Oslo avdeling kan være de medlemmer av Tekna som bor eller arbeider innenfor Oslo og Akershus fylker, hvis medlemmet selv ikke har meddelt at han/hun er medlem av annen avdeling. Medlemmer av andre avdelinger kan være passivt medlem av Oslo avdeling etter gjeldende lover for Tekna. 4 Innmelding og utmelding av avdelingen skjer etter tilsvarende lover og regler for Tekna. Medlemmer av Oslo avdeling som strykes som medlem av Tekna på grunn av manglende kontingentinnbetaling, strykes også som medlem av Oslo avdeling. 5 Ethvert av avdelingens medlemmer er pliktig til å motta valg til verv innen foreningen som det blir pålagt av avdelingens eller dens faggrupper, av Hovedstyret eller Representantskapet, men er likevel berettiget til å nekte gjenvalg i så lang tid som det har fungert. 6 Avdelingens kontingent fastsettes i henhold til Teknas lover og vedtekter. 7 Medlemmer av Oslo avdeling kan med samtykke fra avdelingsstyret danne faggrupper. En faggruppe har plikt til å oppta medlemmer fra andre av Teknas avdelinger som ikke har tilsvarende faggruppe 8 Avdelingens anliggender ivaretas av et styre som består av leder, nestleder og tre medlemmer. Side 4 av 8
I tillegg innkalles tre valgte varamedlemmer til styrets forhandlinger. Varamedlemmer har tale- og forslagsrett i styret, men likevel ikke stemmerett med mindre det ordinære styremedlemmet har forfall. Studentmedlemmer i Oslo avdeling har rett til å velge en observatør med tale og forslagsrett. Styret er beslutningsdyktig når minst tre av dets medlemmer hvorav leder eller nestleder er tilstede. Styrelederen eller dennes stedfortreder er ordfører ved avdelingens forhandlinger, og har avgjørende stemme i tilfelle stemmelikhet. Ved styrelederens forfall overtar nestlederen lederens plikter og rettigheter. 9 Avdelingens styre tar del i ansettelse av sekretær og annet lønnet personale, og fastsetter instruks for disse. 10 Uttalelser og erklæringer om forelagte saker kan vedtas i et avdelingsmøte hvis avholdelse og dagsorden på vanlig måte i forveien er meddelt avdelings medlemmer. 11 Generalforsamlingen har øverste beslutningsmyndighet i avdelingens anliggender. Den årlige generalforsamlingen skal holdes innen utgangen av mars. Tid og sted for møtet kunngjøres på en hensiktsmessig måte for medlemmene minst seks uker før generalforsamlingen, i Oslo avdelings egen medlemsinformasjon. Saker som ønskes behandlet i generalforsamlingen må være styret i hende senest fire uker før møtet. Medlemmene innkalles med minst 14 dagers varsel. Med innkalling skal det følge en melding om at medlemmer vil få tilsendt møtepapirer ved å henvende seg til sekretariatet. Styret fremlegger for generalforsamlingen en beretning om avdelingens møter og virksomhet i årets løp. Videre fremlegges regnskap for fjoråret med revisors bemerkning samt en regnskapsoversikt fra regnskapsårets slutt til 14 dager før generalforsamling. Møtepapirer til generalforsamlingen skal inneholde: 1. Dagsorden. 2. Styrets forslag til årsberetning. 3 Styrets forslag til regnskap. 4. Revisors beretning til etterretning. 5. Desisorenes beretning til etterretning. 6. Styrets budsjettforslag. 7. Eventuelle innkomne saker. 8. Valgkomiteens innstilling. 9. Fortegnelse over gjenstående og uttredende tillitsvalgte. Beslutninger om saker på dagsorden i en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling avgjøres med simpelt flertall dersom intet annet er fastsatt i lovene. Kun tilstedeværende medlemmer har anledning til å stemme i en avstemming, og det er ikke anledning til å stemme ved fullmakt. Beslutning om avhendelse av avdelingens faste eiendom eller aksjer, må treffes av Generalforsamlingen på samme måte som lovendring etter 14. 12 Generalforsamlingen avholder skriftlig valg til tillitsverv. Stemmerett ved valgene har alle aktive medlemmer av Tekna Oslo avdeling. Alle aktive medlemmer av Oslo avdeling er valgbare. Følgende tillitsverv velges i denne rekkefølge: 1 Leder. Forslag fra medlemmene skal være undertegnet av minst fem medlemmer og være valgkomiteen i hende minst fire uker før generalforsamlingen. Valgkomiteen er for sin innstilling ikke bundet av mottatte forslag. Samtlige gyldige forslag skal bekjentgjøres og stemmes over. Side 5 av 8
Lederen velges for ett år og kan ikke uten avbrytelse gjenvelges mer enn to ganger. Lederen må ved valget få minst halvparten av de avgitte stemmer. Hvis dette ikke oppnås, velges lederen ved alminnelig flertall i omvalg mellom de to kandidater som fikk flest stemmer ved første valg. 2 Nestleder. Nestlederen velges for ett år og kan ikke uten avbrytelse gjenvelges mer enn to ganger. Som ved et ledervalg kreves minst halvparten av avgitte stemmer og eventuelt omvalg. Ved hvert av de etterfølgende valg skal det stemmes under ett på det oppgitte antall tillitsverv. Hver kandidat kan bare føres opp en gang på hver stemmeseddel, og stemmetallet for de enkelte kandidater er avgjørende for valget. Det antall kandidater som føres opp på stemmeseddelen, må være likt eller mindre enn det antall tillitsverv som skal velges. 3. Styremedlemmer. Styremedlemmers funksjonstid er to år. Hvert år uttrer vekselvis ett og to medlemmer. 4. For hvert ikke uttredende styremedlem som er valgt til leder eller nestleder, ett nytt styremedlem med funksjonstid ett år. 5. Tre varamedlemmer til styret. Varamedlemmene rangeres i rekkefølge basert på antall stemmer i valget. I tilfelle stemmelikhet benyttes loddtrekning. Rekkefølgen angir i hvilken rekkefølge de innkalles som styremedlem ved forfall i styret. Varamedlemmene funksjonstid er ett år. 6. Representanter og vararepresentanter til Teknas representantskap. Generalforsamlingen velger representanter og vararepresentanter hvert år. Valgkomiteen lager en felles liste for valget, men angir hvilke kandidater komiteen foreslår som representanter henholdsvis vararepresentanter. Ved avstemmingen skal det avmerkes særskilt for stemmer på representanter til representantskapet og stemmer på vararepresentanter. Kandidater som ikke blir valgt som representanter, vil få alle sine avgitte stemmer tellende i valget på vararepresentanter. Funksjonstiden for medlemmer til Teknas representantskap er fra de er valgt og frem til nytt valg er avholdt 7. Varamedlemmer til Teknas representantskap. Antallet fastsettes av avdelingens valgkomite. 8. Medlemmer av Tekna Oslo avdelings valgkomite. Det velges to medlemmer og ett varamedlem med funksjonstid ett år. 9. En revisor med funksjonstid ett år. 10. to desisorer med ett varamedlem, alle med funksjonstid ett år. 13 Ekstraordinær generalforsamling kan med samme varsel som for den årlige generalforsamling sammenkalles av styret eller på forlangende av minst 50 aktive medlemmer. 14 Forandring i avdelingens lover kan med bindende virkning bare vedtas på en generalforsamling hvor minst 60 av de aktive medlemmer er tilstede og med 2/3 flertall av de registrerte tilstedeværende medlemmer. Er en lovforandring vedtatt med 2/3 flertall av en i henhold til ovenstående ikke beslutningsdyktig generalforsamling, sammenkalles ny generalforsamling som avgjør saken uansett hvor mange medlemmer som møter. Forslag til lovforandring må bekjentgjøres samtidig med innkallelsen til generalforsamlingen. Forslag fra medlemmer om lovforandring må være undertegnet av minst fem medlemmer og må være innlevert til styret minst fire uker før generalforsamlingen. Side 6 av 8
15 Skulle det oppstå spørsmål om avdelingens oppløsning, må forslag om dette innsendes til styret som må behandle saken på samme måte som bestemt for forslag til lovendringer ( 14).For så vidt minst 15 medlemmer på vedkommende generalforsamling stemmer for avdelingens bestående, anses forslaget om oppløsning å være forkastet. Hvis avdelingens oppløsning besluttes, tilfaller dens eiendeler Tekna Teknisk-naturvitenskapelig forening. 16 For forhold som ikke berøres av disse lover vil Teknas lover gjelde. 1 Forretningsåret 2 Styret VEDTEKTER for Tekna Teknisk naturvitenskapelig forening Oslo Avdeling Siste gang endret av generalforsamlingen 16. mars 2005 og 27. mars 2008 Avdelingens forretningsår regnes fra 1. januar til 31. desember. a) Styrets funksjonstid er fra generalforsamling til og med neste generalforsamling. b) I perioden fra generalforsamling til 1. mai møter avtroppende styremedlemmer i tillegg til nyvalgt styre. c) Styret kan oppnevne utvalg for ivaretagelse av særskilte formål. d) Styret skal senest åtte uker før den ordinære generalforsamling informere medlemmene om at forslag til ny styreleder skal innleveres til valgkomiteen innen fastsatt frist. Dette søkes bekjentgjort i Teknisk Ukeblad, Teknas medlemsorgan samt Oslo avdelings egen medlemsinformasjon. Styret innkaller til generalforsamlingen. Innkallingen skal følges av en melding om at medlemmer vil få tilsendt møtepapirer ved å henvende seg til sekretariatet. e) Styret skal samarbeide med desisorene under forberedelse av sakspapirene til generalforsamlingen. f) Styret avholder fellesmøte med faggruppenes styreledere minst en gang hvert halvår. Møtet behandler spørsmål vedrørende gruppenes virksomhet og økonomi. 3 Generalforsamlingen a) På generalforsamlingen kontrolleres medlemskapet. b) Generalforsamlingen ledes normalt av foreningens leder, eventuell annen ordstyrer må godkjennes av Generalforsamlingen. c) Det velges to medlemmer til å underskrive generalforsamlingens protokoll. d) Avdelingens stemmeberettigede medlemmer mottar ved ankomsten hvert sitt sett med stemmesedler, utvetydig merket med sin spesielle anvendelse. Medlemmer som forlater generalforsamlingen før den er avsluttet, må innlevere ubrukte stemmesedler. e) Ved hvert valg har alle stemmeberettigede medlemmer adgang til å stemme, forutsatt at de er til stede før styrelederen ved de enkelte valg har erklært stemmegivningen for avsluttet og gitt ordre til at opptellingen skal begynne. Dette gjelder også eventuell annen gangs avstemming ved valg på styreleder og nestleder. f) Generalforsamlingen kan vedta at opptelling av stemmer til valg på representanter og vararepresentanter til representantskapet skjer på ett senere tidspunkt. Dette skal da foretas av valgkomiteen med minst en av de valgte underskriverne av generalforsamlingsprotokollen tilstede. g) Resultatet av valg skal bekjentgjøres så snart som mulig i Teknisk Ukeblad og Oslo avdelings egen medlemsinformasjon. h) Renskrevet protokoll skal være klar til underskrift senest to uker etter generalforsamlingen. Side 7 av 8
4 Tekna Oslo avdelings valgkomité For Tekna Oslo avdelings valgkomité gjelder følgende regler: Valgkomitéen består av leder og fem medlemmer. Alle må være medlemmer av avdelingen: a) Ett medlem med varamedlem velges av og blant avdelingens tidligere styreledere. b) Ett medlem med varamedlem velges av og blant Oslo avdelings medlemmer innenfor Tekna Yngres Forum. c) Ett medlem med varamedlem velges av og blant fungerende faggruppeledere. d) Ett medlem med varamedlem velges av de styremedlemmer i Teknas tre sektorstyrer som er medlem av Oslo avdeling. e) to medlemmer med 1 varamedlem velges av generalforsamlingen. Valg av medlemmer og varamedlemmer foretas under ett, idet stemmetallet avgjør hvem som skal være medlem. Avdelingens styremedlemmer med varamedlemmer kan ikke være medlem av valgkomitéen. Komitéen velger selv sin leder. Avdelingens sekretær fungerer som komitéens sekretær. Det påhviler styret å sørge for at valgene under a)- d) blir foretatt. Komitéen skal før innstilling undersøke kandidatenes valgbarhet. Valgkomitéen skal til hvert års generalforsamling legge frem forslag kandidater til alle tillitsverv - unntatt de medlemmer med varamedlemmer til neste års valgkomité som velges av generalforsamlingen. Valgkomitéens forslag skal følge med avdelingens innkallelse til generalforsamlingen. 5 Tilknyttede grupper a) Som tilknyttede grupper regnes faggrupper, forum og andre grupper. b) Gruppene har sine egne vedtekter som må godkjennes av avdelingens styre c) Gruppene skal som hovedregel sende kopi av sin korrespondanse til avdelingens kontor, hvis ekspedisjonen ikke forgår ved dette. d) Gruppenes medlemsfortegnelse føres ved avdelingens sekretariat e) Gruppemøtene ledes av gruppeleder eller dennes stedfortreder. Gruppene får disposisjon over møtelokaler til sine foredragsmøter i samråd med avdelingens sekretariat f) Til gruppenes virksomhet bevilger avdelingens generalforsamling et beløp som disponeres av avdelingens styre. g) Gruppene skal innen januar måneds utgang sende avdelingen en beretning om sin virksomhet i det foregående år. h) Opphører en gruppe å eksistere, tilfaller dens aktiva og eiendeler avdelingen. 6 Komitéinnstillinger Komitéinnstillinger utlegges etter bekjentgjørelse til gjennomsyn på avdelingens kontor minst 14 dager før de skal behandles. 7 Vedtektsendringer Forandringer av vedtektene kan vedtas med simpelt flertall på generalforsamling etter at forslag herom i sin helhet er tatt med i møtedokumentene. Side 8 av 8