Risør kommune Kontrollutvalget Årsmelding for 2018 1
1. Kontrollutvalget i Risør kommune Kontrollutvalget har i 2018 hatt følgende medlemmer og varamedlemmer valgt av bystyret: Medlemmer: Per Anders Østerholt (H), leder Rune Hansen (Mdg), nestleder Anlaug Stenersen (V), medlem Randi Gunsteinsen (Ap), medlem Per Søderlind (H), medlem Varamedlemmer Ap/KrF/Mdg/Sp Varamedlemmer H/Frp Varamedlemmer V 1. Kjell Skarheim (Ap) 1. Nina Th. Christensen (H) 1. Dag Jørgen Hveem (V) 2. Morten Sivertsen (Ap) 2. Kristian Willy Thorsen (Frp) 2. Rolf Dahle (V) 3. Kittel Røysland jr. (Sp) 3. Wenche Monrad (h) 4. Vanja Egeland (Ap) GRUNNPILARER I ARBEIDET: Kontrollutvalget sikrer tillit til kommunal virksomhet gjennom kontroll Kontrollutvalget opptrer som et kollegium Kontrollutvalget er ikke en arena for partipolitikk Kontrollutvalget er ikke en arena for politisk omkamp Kontrollutvalget er ikke et klageorgan Kontrollutvalget er åpent for alle innspill 2. Oppgaver Kommunen er samfunnet sin viktigste velferdsprodusent og forvalter store ressurser på vegne av innbyggerne. Omfanget av og bredden i den kommunale tjenesteproduksjonen gjør det nødvendig med utstrakt styring og kontroll av at innbyggerne får de tjenestene de har krav på, og at ressursene blir forvaltet på en effektiv måte i samsvar med bystyret sine føringer. Kommunal egenkontroll er den kontrollen kommunen selv gjennomfører i egen virksomhet. Egenkontroll er et viktig element i det lokale folkestyret, og skal bidra til at kommunen når de mål som er satt, innenfor rammene av gjeldende regelverk og tildelte ressurser. Egenkontrollen skal også bidra til å styrke folk sin tillit til forvaltningen, gjennom forebygging og avdekking av ulovlige og andre uheldige forhold. En kommunesektor med god egenkontroll kan også redusere statlig detaljstyring og kontroll. Sammen om Porsgrunn 2
Egenkontrollen i kommunene utføres i hovedsak av rådmannen, revisjonen og kontrollutvalget. Kontrollutvalget består av folkevalgte personer som er valgt til å være bystyret sin egen kontrollinstans. Kontrollutvalget er avgjørende for å oppnå en vel fungerende egenkontroll i den enkelte kommune eller fylkeskommune. En vel fungerende egenkontroll styrker innbyggerne sin tillit til kommunen og er viktig for å sikre effektiv og rett bruk av ressursene. 3. Bystyret Kontrollutvalget er bystyret sitt verktøy, og det er bystyret som har det overordnede tilsynsansvaret for den kommunale virksomheten. Bystyret spiller derfor en avgjørende rolle for hvilken oppmerksomhet kontroll- og tilsynsarbeidet har i kommunen. For at kontrollutvalget skal være et godt verktøy for bystyret, må bystyret gi kontrollutvalget gode rammebetingelser. I dette ligger bl.a. at det eksisterer gode relasjoner mellom utvalget og bystyret. Derfor skal minst ett medlem i kontrollutvalget være medlem i bystyret. I Risør er dette kravet oppfylt. I tillegg er det naturlig at ordfører med jevne mellomrom deltar i kontrollutvalgets diskusjoner. Ordfører har alltid møte- og talerett i kontrollutvalget. Bystyret er videre ansvarlig for at kontrollutvalget får de økonomiske rammene som er nødvendige for å utføre kontrollarbeidet. 4. Opplæring Det stilles stadig større krav og forventninger til kontrollutvalgets kompetanse, både fra det politiske miljø og kommunens innbyggere. For at kontrollutvalget skal kunne utøve den gode egenkontrollen i tråd med lov og forskrift, er det nødvendig å legge til rette for opplæring og erfaringsutveksling om kontrollutvalgets rolle, oppgaver og lovverk. Kontrollutvalget inviteres årlig til Fagkonferansen til Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT), Kontrollutvalgskonferansen i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF) og Vår- og Høstkonferanse i regi av Temark. Dette er viktige samlinger for å tilføre kontrollutvalgets medlemmer ny kunnskap, og det er arenaer der kontrollutvalgsmedlemmer fra hele landet/regionen møtes og drøfter saker og arbeidsmetoder. Leder Per Anders Østerholt, medlem Per Søderlind og varamedlem Kjell Skarheim deltok på FKT sin fagkonferanse i mai 2018. 5. Sekretariat Sekretariatet forbereder sakene til kontrollutvalget, bistår kontrollutvalget med faglig rådgivning og følger opp kontrollutvalgets vedtak. I tillegg kommer praktisk tilrettelegging og oppfølging av utvalgets møter. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap og mellom utvalg og administrasjon, og sekretariatet utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget. Sekretariatet kalles gjerne kontrollutvalgets «operative ledd». Kommunen er medlem i og får sin sekretærbistand til kontrollutvalget fra Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Med oppdrag for 34 kommuner i Aust-Agder, Vest-Agder og Telemark var Temark i 2018 ett av landets største kontrollutvalgssekretariat. Sekretariatet har sju ansatte, og fast rådgiver for kontrollutvalget i Risør kommune er rådgiver Benedikte Muruvik Vonen. 6. Revisjon Risør kommunes revisor er Aust-Agder Revisjon IKS. Selskapet utfører hovedsakelig regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Regnskapsrevisjon består av en lang rekke løpende revisjonsoppgaver, og munner ut i revisjonsberetningen som revisjonen 3
avgir om kommunens årsregnskap. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er større enkeltoppgaver som kontrollutvalget bestiller ut fra vedtatt (og eventuelt justert) Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll, basert på overordnet analyse av risiko og vesentlighet i kommunen. De blir behandlet som egne saker i kontrollutvalget og videresendt med innstilling til vedtak til bystyret. De aktuelle undersøkelsene er beskrevet i egne avsnitt under. Kontrollutvalget skal påse at revisjonen av kommunen skjer på en betryggende måte. Det er derfor viktig at utvalget har god dialog med revisor og holder seg orientert om revisjonens arbeid. Kontrollutvalget har som regel et eget punkt for orienteringer fra revisjonen i hvert møte, og revisor er alltid til stede på møtene. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor er daglig leder i Aust-Agder Revisjon IKS Kristian Fjellheim Bakke. Oppdragsansvarlig revisor innen regnskapsrevisjon er Ketil Raknes. Hovedrevisor for Risør kommune er registrert revisor Bente Tobiassen. 7. Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be bystyret om økonomiske rammer som muliggjør den aktiviteten som det legges opp til i møte- og arbeidsplanen. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen, med selvstendig innstillingsrett overfor bystyret, dvs. at budsjettforslaget fra kontrollutvalget går uendret til bystyret. Budsjettet (ramme for kontroll, tilsyn og revisjon) blir vedtatt av bystyret. Innen denne rammen ligger det kostnader til drift av kontrollutvalget, kjøp av sekretariattjenester og kjøp av revisjonstjenester. Regnskapstallene for den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen fremkommer av kommunens samlede årsregnskap. Budsjett og regnskap for 2018 viser følgende: Beskrivelse Budsjett 2018 Regnskap 2018 Møtegodtgjørelse mv. 25 000 11 458 Bevertning 3 000 260 Kurs/opplæring inkl. reise 60 000 29 395 Andre kostn. 5 000 0 Sum kontrollutvalget 93 000 41 113 Sekretariat 103 000 102 700 Revisjon 969 000 968 000 Sum kontroll, tilsyn og revisjon 1 165 000 1 111 813 Kommentar: Kontroll, tilsyn og revisjon i Risør kommune har hatt et mindreforbruk på ca. kr 53 000 i 2018. De største avvikene kan kort forklares som følger: - Mindreforbruket på møtegodtgjørelse mv. skyldes tidsforskyvning av innrapportert fremmøte, slik at møtegodtgjørelsene for 2. halvår 2018 ikke kommer i regnskapet før i 2019. - Mindreforbruket på kurs/opplæring inkl. reise på ca. kr 30 000 skyldes at det var færre enn budsjettert som hadde mulighet til å reise på aktuelle opplæringstiltak. 4
8. Saker som er behandlet i 2018 Kontrollutvalget hadde i 2018 4 møter og behandlet 40 saker. Det var opprinnelig satt opp 6 møter. Men ett møte ble avlyst pga. få saker, og ett møte ble avlyst pga. at meldte forfall viste at møtet ikke ville ha vært beslutningsdyktig. Kontrollutvalget inviterer ledere og andre nøkkelpersoner i organisasjonen for å bli orientert om og stille aktuelle spørsmål knyttet til forvaltningen, og for å bli gjensidig oppdatert og orientert om det enkelte tjenesteområdet og kontrollutvalgets rolle. Følgende personer har møtt i kontrollutvalget i Risør i 2018 (utover medlemmer, møtende varamedlemmer, revisorer og sekretariatet) og derigjennom bidratt til kontrollarbeidet: - Ordfører Per Kristian Lunden - Rådmann Trond Aslaksen - Økonomisjef Halvor Halvorsen - Organisasjonssjef Geir Steen-Tveit - Kommunalsjef helse og omsorg Per Christian Andersen - Kommunalsjef samfunnsutvikling Nils Martin Andersen - Kommunalsjef oppvekst og inkludering Inger Bømark Lunde - Leder enhet bosetting, opplæring og integrering Søs Nysted - Enhetsleder helsetjenester Bjørn Haugersveen - Enhetsleder sykehjem Anne Gro Alsaker Krabbesund - Personvernombud Ståle Sjaavaag Fra Aust-Agder Revisjon IKS har følgende personer møtt: - Daglig leder Kristian Fjellheim Bakke - Hovedrevisor Bente Tobiassen - Forvaltningsrevisor Stine Norrøne Beck I løpet av året 2018 har følgende saker vært behandlet: a. Årsregnskapet Kontrollutvalget har gitt uttalelse til årsregnskap 2017 for Risør kommune. Revisjonen hadde avlagt en normal revisjonsberetning, dvs. at revisjonen ikke hadde avdekket vesentlige feil eller mangler som krevde forbehold eller presiseringer i revisjonsberetningen. Kontrollutvalget anbefalte at Risør kommune sitt årsregnskap for 2017 skulle godkjennes, samtidig som de valgte å fremheve noen av kommentarene fra revisjonens oppsummeringsbrev til kontrollutvalget. Her pekte revisjonen på informasjon fra regnskapet som etter deres mening var sentral i forhold til kommunens virksomhet og økonomiske stilling pr. 31.12.2017, og utvalgte forhold som revisjonen anså som vesentlige for forståelsen av årsregnskapet: - Kontrollutvalget merket seg revisjonens omtale av premieavviket innen pensjonsordningen - Kontrollutvalget merket seg revisjon kommentarer omkring faktisk økonomisk handlingsrom. - Kontrollutvalget merket seg også revisjonens kommentarer til kommunens økende gjeld, med den risiko som følger av dette. b. Forvaltningsrevisjonsprosjekter. Gjennomføring av forvaltningsrevisjoner er et viktig redskap for å bidra til bedre måloppnåelse og økt kvalitet på tjenestene i kommunen. Kontrollutvalget har fått i oppdrag gjennom kommuneloven 77 5
nr. 4 å gjennomføre forvaltningsrevisjon. Forskrift for kontrollutvalg kap. 5 utdyper dette nærmere. I dette ligger bl.a.: - Kontrollutvalget bør bruke tid på bestillingsprosessen, slik at de får formidlet en tydelig bestilling til revisjonen. Dette vil sikre at det er enighet om hva forvaltningsrevisjonen skal svare på. - Det er en fordel om kontrollutvalget utarbeider en plan for hvordan revisjonen skal rapportere underveis i et forvaltningsrevisjonsprosjekt. - Forvaltningsrevisjonsrapporten bør presenteres i bystyret enten av leder i kontrollutvalget, bystyrets representant i utvalget eller revisor. Behandlingen i kontrollutvalget og forslaget til vedtak i bystyret bør presenteres av utvalgets leder (ev. nestleder) i bystyret. - Kontrollutvalget skal følge opp at administrasjonen gjennomfører bystyrets vedtak. For dette formålet bør kontrollutvalget inkludere tidsfrister for tilbakemeldinger og/eller gjennomføring av tiltak i innstillingen til vedtak som oversendes bystyret. Som grunnlag for valget av forvaltningsrevisjonsprosjekter skal det foreligge en overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas innen årets slutt året etter kommunestyrevalget. Overordnet analyse ble utarbeidet av Aust-Agder Revisjon IKS og lagt frem for kontrollutvalget til behandling i møtet 16.2.2016. Sammen med analysen la revisjonen frem forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Planen ble realitetsbehandlet og vedtatt i møtet og bestod av følgende prosjekter for perioden 2016-2019: 1. Barneverntjenesten a. Ressurser, organisering og styring (tidlig i perioden) b. Tjenesteytelse i enheten (sist i perioden) 2. Sosialtjenesten NAV Saksbehandlingsrutiner og internkontroll ved tildeling av økonomisk sosialhjelp 3. Teknisk sektor a. Rutiner og prosedyrer i byggesaksavdelingen. Ressurser og saksbehandlingsfrister. Bystyret ga i sitt møte 14.4.2016 sin tilslutning til planen og ga fullmakt til kontrollutvalget for å endre planen etter behov i perioden. Etter bestilling fra bystyret, vedtok kontrollutvalget 8.12.2016 sak 40/16 å gjennomføre forvaltningsrevisjonen Ressursbruk på barnehageområdet, under forutsetning av at bystyret godkjente prosjektet. Dette medførte at Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 måtte revideres, og i sitt møte 23.3.2017 sak 2/17 vedtok kontrollutvalget revidert Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 bestående av følgende prosjekter: 1. Barneverntjenesten a. Ressurser, organisering og styring b. Tjenesteytelse i enheten (sist i perioden) 2. Barnehage Ressursbruk på barnehageområdet 3. Sosialtjenesten NAV Saksbehandlingsrutiner og internkontroll ved tildeling av økonomisk sosialhjelp Da prosjekt 1 a og 2 var sluttført, valgte kontrollutvalget i sitt møte 1.11.2018 å bytte ut prosjektet Sosialtjenesten NAV med et forvaltningsrevisjonsprosjekt ved Sandnes ressurssenter. Revidert Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 består etter dette av følgende prosjekter: 1. Barneverntjenesten a. Ressurser, organisering og styring b. Tjenesteytelse i enheten (sist i perioden) 2. Barnehage 6
Ressursbruk på barnehageområdet 3. HMS og avvikshåndtering ved Sandnes ressurssenter Kontrollutvalget har jobbet med følgende forvaltningsrevisjoner i 2018: i. Barneverntjenesten Øst i Agder Risør Risør kontrollutvalg bestilte 9.6.2016 forvaltningsrevisjonen Barnevernet i Østre Agder Risør. Dette var det første prosjektet i plan for forvaltningsrevisjon i inneværende periode (prosjekt 1 a i planen). Følgende problemstillinger ble undersøkt: Overordnet problemstilling: Er barnevernsamarbeidet i Østre Agder etablert og organisert på en formålstjenlig måte, i henhold til de føringer, intensjoner og forventninger som ligger til grunn for etableringen av det interkommunale barnevernsamarbeidet? - Underproblemstilling 1: Hvordan har barnevernsamarbeidet etablert rutiner for kostnadsfordeling mellom samarbeidskommunene? Og videre; er konsekvensen av fordelingen i tråd med avtalen og andre føringer, intensjoner og forventninger? - Underproblemstilling 2: Er barnevernsamarbeidet etablert i tråd med avtalen og andre føringer, intensjoner og forventninger, når det gjelder organisering av ressurser, oppdrag og ansvar? - Underproblemstilling 3: Hvordan har man sikret brukernes rettigheter i forbindelse med etableringsfasen av barneverntjenesten? Rapport fra forvaltningsrevisjonsprosjektet ble behandlet i kontrollutvalgets møte 4.5.2017 sak 10/17. Kontrollutvalget vedtok å oversende rapporten til bystyret med følgende forslag til vedtak: Bystyret tar rapporten Barneverntjenesten Øst i Agder til orientering og ber rådmannen sammen med de øvrige rådmennene i Østre Agder: - Formalisere styringsgruppen og samarbeidsutvalgets funksjon og ansvar, for å skape en felles og tydelig rolleforståelse i og mellom de ulike organene - Gjøre grep for å skape en felles forståelse og tydeliggjøring blant alle kommunene av samarbeidsavtalens bestemmelse om ansvaret for internkontroll. Rådmannen bes komme tilbake til kontrollutvalget med en skriftlig plan for tiltak som settes i gang for å følge opp vedtaket og rapportens anbefalinger i utvalgets septembermøte 2017. Senest i kontrollutvalgets første møte i 2018 bes rådmannen gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om hvordan vedtaket og rapportens anbefalinger er fulgt opp og hvilken effekt dette arbeidet har gitt. Bystyret ga sin tilslutning til vedtaket i sitt møte 24.5.2017 sak 48/17. Kontrollutvalget gjennomførte oppfølging av prosjektet i sitt møte 7.9.2017 sak 22/17. Etter orientering fra rådmannen gjorde kontrollutvalget følgende vedtak: Kontrollutvalget anser første rapportering etter forvaltningsrevisjonen Barneverntjenesten Øst i Agder å være tilfredsstillende. 7
Senest i kontrollutvalgets første møte i 2018 bes rådmannen gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om hvordan vedtaket og rapportens anbefalinger er fulgt opp og hvilken effekt dette arbeidet har gitt. Kontrollutvalget fulgte så opp dette vedtaket i sitt møte 15.3.2018 sak 4/18, der kontrollutvalget fikk en redegjørelse fra rådmannen om tiltakene som var satt i verk og effekten av dem. Siden barnevernet er organisert i samarbeid med flere kommuner, er det hovedsakelig rådmannen i vertskommunen Gjerstad som har levert de skriftlige oppfølgingene i prosjektet. Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget finner rapport og redegjørelse om oppfølging av forvaltningsrevisjonen Barneverntjenesten Øst i Agder Risør tilfredsstillende, og avslutter med dette saken. ii. Ressursbruk på barnehageområdet Bystyret ba gjennom behandling av handlingsprogram/økonomiplan for 2017-2020 kontrollutvalget om å foreta en utredning for å belyse forholdene mellom private og kommunale barnehager med hensikt å få fram de økonomiske konsekvensene av de to driftstypene og forholdet mellom fortsatt kommunal drift og privat drift. Kontrollutvalget bestilte en forvaltningsrevisjon for å løse denne oppgaven i et kontrollperspektiv, fra Aust-Agder Revisjon. Prosjektet hadde én hovedproblemstilling. For å besvare denne, valgte revisjonen å ta utgangspunkt i tre hypoteser, som alle ut fra et kontrollperspektiv kunne representere mulige årsaker til høy ressursbruk på barnehageområdet. For å besvare problemstillingen skulle disse hypotesene testes, og søkes bekreftet eller avkreftet. Problemstilling: Er det forhold ut fra et kontrollperspektiv som kan forklare den høye ressursbruken i barnehagesektoren i Risør kommune? - En hypotesetesting av tre potensielle forklaringsvariabler; barnehagestruktur, produktivitetsog effektivitetsforhold og oppfølging av lokalpolitiske prioriteringer. Hypoteser: 1. Strukturelle forhold i de kommunale barnehagene, eller i forholdet mellom de kommunale og private barnehagene, forklarer den høye ressursbruken på barnehageområdet i Risør. 2. Kommunens høye ressursforbruk kan forklares gjennom produktivitets- og effektivitetsforhold i de kommunale barnehagene. 3. Risør kommune har lokale bestemmelser som strekker seg utover minstekravene innen barnehagesektoren, og praktiseringen av disse gir utslag i høyere kostnader. For å være sikker på at forvaltningsrevisjonsprosjektet stemte med bystyrets forventninger, valgte kontrollutvalget å oversende prosjektplanen til bystyret for godkjenning før bestilling av forvaltningsrevisjonen. Kontrollutvalget behandlet revisjonens rapport fra prosjektet i sitt møte 26.10.2017 sak 29/17. Kontrollutvalget tok rapporten til orientering og oversendte den til bystyret med følgende forslag til vedtak: Bystyret ber rådmannen gå gjennom anbefalingene i rapporten Ressursbruk på barnehageområdet og ta disse i betraktning i arbeidet med utvikling og organisering av barnehagesektoren i Risør kommune. Rådmannen bes rapportere tilbake til kontrollutvalget om hvordan anbefalingene er fulgt og eventuell effekt av dette, innen tidlig høst 2018. Bystyret ga sin tilslutning til kontrollutvalgets forslag til vedtak i sitt møte 30.11.2017 sak 97/17, med følgende tillegg: 8
Rådmannen får i oppdrag å gå i dialog med de private og offentlige barnehagene for å diskutere mulige fremtidige løsninger. Kontrollutvalget fulgte opp vedtaket i sitt møte 1.11.2018 sak 19/18, med skriftlig og muntlig orientering fra rådmannen. Følgende vedtak ble fattet: Redegjørelsen tas til orientering. Kontrollutvalget ber om at fremtidige forespørsler fra revisjon og kontrollutvalg/kontrollutvalgssekretariat blir besvart innen rimelig tid og gitte frister. Kontrollutvalget avsluttet med dette arbeidet med forvaltningsrevisjonen Ressursbruk på barnehageområdet. iii. Sandnes Ressurssenter Kontrollutvalget bestilte i sitt møte 1.11.2018 prosjektplan for forvaltningsrevisjon av Sandnes Ressurssenter i stedet for den før vedtatte forvaltningsrevisjonen Sosialtjenesten NAV. Prosjektplanen HMS og avvikshåndtering ved Sandnes ressurssenter ble vedtatt i kontrollutvalgets møte 6.12.2018 sak 36/18, med følgende problemstillinger: 1. Jobbes det systematisk med HMS ved Sandnes ressurssenter i henhold til kravene i arbeidsmiljøloven? Og gjennomføres det tilfredsstillende risikovurderinger knyttet til de ansattes arbeidsforhold? 2. Har Sandnes ressurssenter etablert tilfredsstillende rutiner for å avdekke, registrere, rapportere og håndtere avvik? Rapport forventes fremlagt til kontrollutvalgets junimøte 2019. Kontrollutvalget vil dermed arbeide videre med forvaltningsrevisjonen HMS og avvikshåndtering ved Sandnes ressurssenter i 2019. c. Selskapskontroller Kontrollutvalget bør følge med på bystyret sine saker knyttet til valg av organisasjonsformer, og vurdere om saksutredningene har belyst kontroll- og tilsynskonsekvensene av de ulike valgene. I selskapene som kommunen eier, har kontrollutvalget rett til å ha en representant til stede på generalforsamlingen og lignende organ. Av kommunelovens 77 nr. 5 fremgår følgende om selskapskontroll: «Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper mm.» Forskrift for kontrollutvalg kap. 6 utdyper dette nærmere. I dette ligger bl.a.: - Kontrollutvalget må få utarbeidet en prosjektplan eller bestilling som tydeliggjør hvordan kontrollen skal gjennomføres. - Dersom det i det aktuelle selskapet er flere eierkommuner, kan kontrollen samordnes mellom eierne. - Det er viktig at selskapskontrollen gjennomføres på en planmessig måte, og at den er basert på en risiko- og vesentlighetsvurdering. - Resultatene av selskapskontroller skal rapporteres til bystyret. Som grunnlag for valget av selskapskontroller skal det foreligge en analyse og plan for selskapskontroll. Planen skal vedtas innen årets slutt året etter bystyrevalget. Analyse ble utarbeidet av Aust-Agder Revisjon IKS og lagt frem for kontrollutvalget til behandling i møtet 27.10.2016. Sammen med analysen la revisjonen frem forslag til plan for selskapskontroll. Planen ble vedtatt og består av følgende prosjekter for perioden 2016-2019: 9
a) Lisand Industrier AS b) Selskapskontroll/forvaltningsrevisjon som tar for seg kommunens eierskap og eierstyring på et overordnet nivå, ikke tilknyttet spesielle selskaper Kontrollutvalget vil forsøke å samkjøre selskapskontroller med andre eiere der det er aktuelt. Bystyret ga i sitt møte 24.11.2016 sak 184/16 sin tilslutning til planen og ga fullmakt til kontrollutvalget for å endre planen etter behov i perioden. Kontrollutvalget valgte i sitt møte 1.11.2018 sak 24/18 å nedprioritere prosjekt b) til fordel for gjennomføring av forvaltningsrevisjonen HMS og avvikshåndtering ved Sandnes ressurssenter, slik at revidert Plan for selskapskontroll 2016-2019 ved utgangen av 2018 bestod av følgende prosjekt: a) Lisand AS Kontrollutvalget har jobbet med følgende selskapskontroller i 2018: i. Lisand AS Kontrollutvalget bestilte i sitt møte 4.5.2017 sak 11/17 selskapskontrollen Lisand AS, med følgende problemstillinger: 1. Er vedtektene i selskapet i samsvar med formålet og politiske vedtak? 2. Er selskapets organisasjonsform hensiktsmessig i forhold til formålet? 3. I hvilken grad driver selskapet i samsvar med gjeldende vedtekter, kommunale vedtak og andre føringer fra eierkommunene? 4. Driver selskapet i samsvar med aktuelle lover og regler? 5. Driver selskapet i tråd med eierkommunenes etiske retningslinjer? 6. Har selskapet etablert et system og rutiner for å sikre at selskapet drives målrettet og effektivt? 7. Hvilke rutiner gjelder for vurdering og godkjenning av selskapets aktiviteter/prosjekter eller endringer av disse? 8. Blir selskapets aktiviteter, herunder styremøter og generalforsamling, rapportert i tråd med lover og regler? Rapporten ble behandlet i kontrollutvalgets møte 15.3.2018 sak 5/18. Under behandlingen ble følgende spørsmål tatt opp uten at det ble votert over: - Forankring: burde eierrepresentanten ha fått direkte føringer fra eget formannskap/bystyre til behandling av saker til generalforsamling? - Etiske retningslinjer: burde det ha vært tatt opp direkte med Lisand AS at Risør kommune i sin eierskapsmelding anbefaler at selskapet følger KS eierstyringsprinsipp med utarbeiding av etiske retningslinjer? Kontrollutvalget tok rapporten Selskapskontroll Lisand AS til orientering og oversendte den til bystyret med følgende forslag til vedtak: Bystyret tar rapporten Selskapskontroll Lisand AS til orientering og merker seg at revisjonen finner at formålet bak selskapet er opprettholdt og at den gjennomgåtte dokumentasjonen er i tråd med formelle føringer. Kontrollutvalget avsluttet med dette arbeidet med selskapskontrollen Lisand AS. 10
ii. Kommunens eierskap og eierstyring Kontrollutvalget drøftet i sitt møte 1.11.2018 sak 24/18 behovet for den generelle selskapskontrollen Kommunens eierskap og eierstyring, som lå i vedtatt Plan for selskapskontroll 2016-2019. Følgende vedtak ble fattet for å omfordele ressurser til forvaltningsrevisjonen HMS og avvikshåndtering ved Sandnes ressurssenter: Generell selskapskontroll: Kommunens eierskap og eierstyring settes ikke i gang nå. Behovet tas inn i vurderinger omkring risiko og vesentlighet for neste kommunestyreperiode. d. Andre saker. - Etablering av bofellesskap enslige mindreårige flyktninger oppfølging - Endring i politisk organisering - Orientering om tilsyn fra Arbeidstilsynet i Risør kommune våren 2017 - Årsmelding 2017 Risør kontrollutvalg - Samordnet kalender for tilsyn og egenkontroll 2018 - Årsrapport 2017 kemneren i Risør - Revisors egenvurdering av uavhengighet 2018 - Nye personvernregler 2018 - Risør - Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2019 - Kvalitetssystemet QM+ i Risør kommune - Økonomisk situasjon pr. 2. tertial 2018 - Forum for Kontroll og Tilsyn medlemskap - Overordnet revisjonsstrategi 2018 Risør - Møte- og arbeidsplan 2019 Risør kontrollutvalg - Orientering om budsjett 2019 Risør kommune - Innsynssak Risør - Kommunal registr. av psykisk utviklingshemmede og grunnlag for kompensasjon fra staten - Kvalitetssystemet QM+: enhetenes bruk og nytte - Kvalitetssystemet QM+: stikkprøvekontroll av bruk - Orientering om tilstandsrapport for grunnskolen 2018 - Overgang til nytt kontrollutvalg 2019-2023 - Orienteringer fra revisor (hvert møte) - Referatsaker (hvert møte) - Eventuelt (Hvert møte) For nærmere informasjon om de enkelte sakene, henvises det til www.temark.no under Risør kommune for sakspapirer til hvert enkelt møte. 9. Avsluttende kommentarer Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 godkjennes av kontrollutvalget og legges frem for bystyret til orientering. Kontrollutvalget mener at årsmeldingen gir bystyret grunnlag for å følge med på om kontrollutvalget utfører sitt arbeid i tråd med bystyrets vedtak. Risør 14.3.2019 Per Anders Østerholt Leder Benedikte Muruvik Vonen Rådgiver 11