Referat fra styremøte Møtenummer: 7/2014 Dato: 24/9-2014 Kl.: 18:30 Sted: Klubbhuset Tilstede: Erik Wehler, Geir Øye, Grete Sørum, Kjetil Risåsen, Ove Horgen, Øyvind Mathisen, Erland De Flon og Patrick Kvaksrud. Saksliste Vedtakssaker: Sak 32/2014 Sak 33/2014 Sak 34/2014 Sak 35/2014 Booking av bane Hjelpefunksjon bane Endring av ansvarsoppgavene til Webmaster. Oppussing Kolsås Sak 36/2014 Gruppe for å finne plass til inneskyting etter sesongen 2015 Orienteringssaker: Sak O-5/2014 Sak O-6/2014 Sak O-7/2014 Endring av klubbens Webmaster. Hvordan forholde oss til trening av juniorer? Videre arbeid med Skytternes og Jegernes Hus. Sak O-8/2014 Høstseminar 2014. Sak O-9/2014 Ivaretakelse av Klubbhuset. Møteplan styret: Møte 8/2014 24. september 2014 kl. 18:30 på klubbhuset Møte 9/2014 29. oktober 2014 kl. 18:30 på klubbhuset Møte 10/2014 10. desember 2014 kl. 18:30 på klubbhuset Med Hilsen Kjetil Risåsen Sekretær BPK
Ekstra sak: Godkjenning av forrige referat: Referat godkjent. Saksdokumenter Vedtakssaker er Sak 32/14 3 Booking av bane Banen er i Sommerhalvåret normalt ledig mandag og fredag kveld samt lørdager og er i hovedsak de muligheter som finnes for egentrening. Ved flere tilfeller har banen vært okkupert av stevner på kort varsel. Senest mandag 1/9, hvor dette ble annonsert samme dag på «skyting.no» og dagen før (31/8) på «bpk.no» med den konsekvens at flere trodde banen var ledig og kom på banen med uforrettet sak. En person hadde til og med kjørt helt fra Rælingen. Ved booking av banen på ledige dager til stevner eller andre ting som legger beslag på hele banen, må dette legges ut på «skyting.no» og «bpk.no» senest 5 kalenderdager i forkant. Ikke vedtatt. Ved booking av banen på ledige dager til stevner eller andre ting som legger beslag på hele banen, bør dette legges ut på «skyting.no» og «bpk.no» senest 5 kalenderdager i forkant.
Sak 33/14 3 Hjelpefunksjon bane Baneoppmann har fått "tak i" 2 unge medlemmer som er spesialister på data. Disse har sagt seg villig til å ta ansvaret for el-skivene, og har pr. dags dato vist stor interesse og innsats. Oppmannen ber om at det opprettes en stilling som disse to kan besette og dele seg imellom, med betaling, f.eks. 1000.- pr. stk. Det er masse jobb, og vi er helt avhengige av kyndige folk. De må selvfølgelig få nøkler til styrerommet, da el-skivenøklene henger der. Foreslår at de skal rapportere direkte til baneoppmannen. Tror dette er en veldig god løsning for klubben. Forslag til vedtak: "Forslaget Vedtas" Det besluttes å opprette rollen el-skive ansvarlig. Rolle faller under tidligere vedtak som fritak for medlemsavgift inngår ved verv. Honnorar for denne rollen vedtas ikke på nåværende tidspunkt. Dette blir evt. en besluttet ved budsjettering for neste år hvor honorar og satser for verv er tema. Sak 34/14 Endring av ansvarsoppgavene til Webmaster Klubben har de siste årene blitt mer digital med flere tjenester på nett og mer IT utstyr på klubbhuset. Det er viktig at dette blir administrert og vedlikeholdt regelmessig og på en profesjonell og strukturert måte. Sammen med økt ansvar kan det være hensiktsmessig å utvide rollens navn fra Webmaster til IT-ansvarlig. Rollen Webmaster endres til IT-ansvarlig. Rollens ansvarsområder gjennomgås i styret og besluttes. Rollen endres til IT- ansvarlig og besluttes. Ansvarsområder ble gjennomgått, og legges som egen sak til beslutning neste styremøte.
Sak 35/14 Oppussing Kolsås Lokaliteten er fra 1982, regnet som midlertidig, er nå sliten og har et lite rasjonelle i utlegg. Vi ønsker å oppdatere møterommet, bodegaen, med nytt gulv, ny oppvaskbenk og maling av tak. Nålefilten på gulvet passert det punkt hvor det går å gjøre den ren. Kjøkkenbenken monteres på vegg hvor det kan tilkobles vann. Tak og ventilasjon vaskes ned og males i lys farge. Styret beslutter å bevilge nødvendige midler til oppdatering av Bodegaen på Kolsås. Oppusing gjøres så nøkternt som mulig, og har en ramme på ca 12000.-. Styret gir en ramme på 12 000,-. Sak36/14 Gruppe for å finne plass til inneskyting etter sesongen 2015 Etter 2015 er det ikkje lenger mulig å trene 25m på NIH: Det er viktig for klubbens fremtid at vi har kontinuitet i inne trenings mulighetene, ikkje minst for å holde på de av våre medlemmer som er på et høyt plan og viser vei for oss andre. Disse forsvinner helt sikkert uten treningsmuligheter gjennom vinterhalvåret. Opprette en selvstendig hurtigarbeidene komité som ser på muligheter for vintertrening. Det opprettes en gruppe bestående av Geir Øye, Thor Rydèn, Ove Horgen. Erik Wehler setter i gang en prosess for videre gjennomgang.
Orienteringssaker 0-5/14 Endring av klubbens Webmaster Tidligere Webmaster har hatt denne rollen i mange år, og gjort en god jobb. I de siste par årene har Webmaster dessverre ikke vært tilgjengelig på den måten klubben har behov for, og mye av arbeidet har blitt utført av Leder. For å ta steget videre, har klubben hatt en dialog med en ny kandidat Patrick Kvaksrud som kan gå inn i denne rollen med motivasjon og arbeidsvilje. Han er nytt medlem i år og jobber til daglig i IT avdelingen til Norges Idrettsforbund. Det er styret som tilsetter webmaster, og Leder går inn for at vi tilsetter Patrick i denne rollen umiddelbart. Styret tilsetter Patrick Kvaksrud som Webmaster umiddelbart. Dette ble vedtatt per mail i styret. 0-6/14 Hvordan forholde oss til trening av juniorer? Klubben har fått nye juniormedlemmer etter siste sikkerhetskurs. Reglene pålegger klubbers trener for juniorer å levere poilitiattest. «Politiattest for idrettslag Alle ansatte og frivillige som skal utføre oppgaver for idrettslaget som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming, skal avkreves politiattest.» Dette ble diskutert i styret, og om skyteledere faller innenfor krav om politiattest. Det undersøkes videre hvordan NIF vurderer dette i vårt tilfelle. Mindreårige anmodes derfor til å ha med seg foresatte på trening frem til dette er avklart.
O- 7/14 Videre arbeid med Skytternes og Jegernes Hus Klubben har ikke mottatt svar på brev til SJH hvor klubben ber om mulighet for å gå inn som medeier. Leder har hatt samtale med Ivar Maage. Maage orienterer om at prosjektet nå stor stille på grunn av kommunens avvisning av reguleringssøknad knyttet til bygging av støyvoller. Dette er grunnlaget til hele prosjektet, både i forhold til reguleringsplan og finansiering basert på massedeponering. Anbefalingen fra Maage er at klubben avventer videre engasjement i prosjektet til det er kommet løsninger rundt dette. O- 8/14 Høstseminaret 2014 (BIR) Bærum Idrettsråd inviterer alle idrettslag i Bærum til vårt høstseminar 17.-18. oktober på Sundvolden Hotel. Av programmet som er under utarbeidelse kan vi nevne at hovedtema vil være en lokalidrettspolitisk debatt med sentrale kommunepolitikere, med henblikk på programmene for neste kommunestyreperiode. Leder, nestleder eller sekretær har ikke mulighet til å delta på dette i år. Ingen andre i styret hadde mulighet.
0-9/14 Ivaretagelse av klubbhuset Vårt klubbhus på Løvenskioldbanen ser til tider ut som et grisehus. Dette både når det gjelder renhold og rot. Eksempelvis har det nå i lengre tid stått massevis av brett med tomme mineralvannbokser på bordet inne i klubblokalet. Men også i resten av huset er det rot, gamle papirer osv. osv. som ligger og slenger. Det vites ikkje om vedlikehold inne/ute i styremodellen er ment å dekke dette. Helst burde vi hatt noen en gruppe/komité/utvalg eller lignende som har ivaretagelse av klubbhuset som oppgave. Det er nå altfor få som drar lasset i klubben! Aktiviteten ute på banene fungerer ganske brukbart. Muligens administrasjonen også;. Men noen støttefunksjoner, som for eksempel det som tas opp her, fungerer ikke så bra. For få drar lasset i dag, og det er stor fare for at flere av de som drar det pr. i dag ikke orker meir når denne perioden går mot slutten. Dette gjorde vel oppmann bane litt rede for på forrige styremøte. Saken ble diskutert i styret. Flere så utfordringer med rot i klubbhuset, på kontoret og i styrerommet. Erland arrangerer sammen med bane og feltoppmann en gjennomgang i styrerommet, og det besluttes hva som evt. kan kastes. Alle forslag, ønsker om opprydding etc. sendes til Erland, slik at han blir informert og kan igangsette evt. tiltak.