Støtteordninger og lokal økonomistyring En håndbok for tillitsvalgte og kontaktpersoner Revidert utgave mars 2012
2
Forord Landsforeningen uventet barnedød er en frivillig organisasjon. Flere viktige oppgaver utføres av engasjerte frivillige rundt omkring i landet. Sorgstøtte overfor familier har siden opprettelsen av foreningen i 1985 vært en kjernevirksomhet som helt har berodd på at foreningens kontaktpersoner har engasjert seg på frivillig basis. Frivillige har også engasjert seg i formidlingsvirksomhet overfor helsepersonell og andre i hjelpeapparatet som kommer i kontakt med rammede familier. Videre har vi mange eksempler på at frivillige stiller opp ved planlegging og gjennomføring av lokale arrangementer, minnestunder, samlinger og treff tiltak som alle er med og underbygger fellesskapet i Landsforeningen uventet barnedød. Vi har også erfart at frivillige engasjerer seg i inntektsskapende aktiviteter lokalt, for eksempel gjennom å selge kalendere, arrangere lotteri i fylkeslagets regi eller gjennom å skrive søknader om økonomisk støtte til helseforetak, kommuner og andre kilder. Landsforeningen uventet barnedød anerkjenner ressursen som frivillighet er for foreningen. Frivillig innsats fra foreningens kontaktpersoner og tillitsvalgte, samt andre som engasjerer seg mer sporadisk, er for oss av stor nytte og verdi. Landsforeningen uventet barnedød ønsker derfor å legge til rette for frivillighet. Terskelen for å kunne engasjere seg i frivillig arbeid skal være lav. Samtidig er vi tydelig på at vi i noen sammenhenger også må stille visse krav og forventninger til foreningens frivillige, blant annet skal foreningens kontaktpersoner ha gjennomført grunnkurs i lokalt sorgstøttearbeid. Lav terskel for frivillig engasjement er således ikke synonymt med fravær av krav og forventninger. Vi er alle vant med forventninger fra skole, jobb og familie, samt i andre sammenhenger gjennom livet. Krav og forventninger trenger ikke å være negativt. I foreningen erfarer vi faktisk at tydelige forventninger også bidrar til større trygghet i rollen som frivillig, slik våre kontaktpersoner erfarer større trygghet i sorgstøttearbeid etter gjennomført kurs. Vi har tro på at godt balanserte og tydelige forventninger faktisk kan gjøre det lettere å engasjere seg frivillig. Frivillighet gjør at vi får utført svært mye viktig arbeid uten at det trenger å koste all verden. Samtidig er det slik at ikke alt her i verden er gratis. Det vet våre frivillige. Landsforeningen uventet barnedød har derfor økonomiske støtteordninger som kan bidra til å senke eller fjerne økonomiske hindringer og terskler for frivillig innsats og deltakelse fra medlemmer. I denne håndboka presenterer vi disse støtteordningene med informasjon og råd om hvordan man går frem for å søke. I tillegg informerer vi om hvilke rapporteringskrav og øvrige krav som gjelder for støtteordningene. Enkelte av ordningene er aktuelle for fylkeslagene, andre retter seg mot foreningens kontaktpersoner. Vi håper håndboka skal bidra til å gjøre det lettere å engasjere seg i frivillig arbeid! Kontakt gjerne undertegnede eller andre i sekretariatet for råd og bistand vedrørende søknader og andre forhold knyttet til det lokale økonomiarbeidet. Lykke til! Med vennlig hilsen Trond Mathiesen Generalsekretær 3
4
1. Fylkeslagenes og kontaktpersonenes plass i foreningen Både fylkeslag og kontaktpersoner har en formelt definert plass i Landsforeningen uventet barnedød (LUB). Dette fremgår av vedtektenes 7. Vedtektene utgjør et overordnet rammeverk av retningslinjer i foreningen og for dens frivillige og ansatte. Som i andre vedtekter er kontrollaspektet også fremtredende i LUBs vedtekter. For fylkeslagene er det blant annet krav om at revidert regnskap og årsberetning skal legges frem for kontroll på fylkesårsmøte. Dette innebærer at regnskapet først må være kontrollert av en revisor før det legges frem for årsmøtet. At det føres kontroll med økonomiske disposisjoner i foreningen lokalt og sentralt er viktig av flere grunner. En av de viktigste grunnene er nok at vi gjennom kontroll styrker foreningens troverdighet. LUB baserer sin virksomhet på innsamlede midler, og dersom vi ikke fremstår som troverdige med hensyn til våre økonomiske disposisjoner, så vil også vår troverdighet som frivillig organisasjon kunne bli skadelidende. Foruten å ha et kontrollaspekt, så har vedtektene også et informativt preg. Vedtektene beskriver hvordan foreningen skal drives, og er således et nyttig verktøy som aktivt bør brukes av frivillige. Som frivillig vil du finne svært mye informasjon i vedtektene. Tydelig informasjon, også vedrørende hvilke krav som gjelder, bidrar blant annet til å gi frivillige svar på hva som må gjøres og hva som forventes. LUBs ulike økonomiske støtteordninger for fylkeslag og kontaktpersoner, og de krav og rapporteringsplikter som gjelder for disse, må ses i sammenheng med foreningens vedtekter. Det er fra foreningens side ikke ønskelig å ha for strenge krav til søknader og rapporter, da dette vil kunne virke for krevende og muligens også demotiverende for foreningens frivillige. Samtidig er det visse minimumskrav som bidrar til trygghet rundt økonomiforvaltningen, og som utad underbygger foreningens troverdighet. 2. Lokal økonomistyring Styret i fylkeslaget har i fellesskap ansvar for fylkeslagets økonomi, herunder sikre at det er en forsvarlig forvaltning av fylkeslagets midler. Styret har ansvar for å etablere gode arbeidsrutiner og beslutningsprosesser som bidrar til god økonomistyring. Styret skal også sørge for at det føres regnskap. Fylkeslagets regnskap med bilag og andre relevante underlagsdokumenter, eksempelvis tildelingsbrev, skal legges frem for revisor. I styret er det normalt kassereren som håndterer de daglige oppgavene knyttet til økonomiarbeidet. Styret har også ansvar for å skrive en årsberetning for fylkeslaget. Årsberetning skal vise virksomheten i fylkeslaget, eksempelvis gjøre rede for: Navn på personer som innehar verv Fylkeslagets virksomhet, herunder sorgstøttevirksomhet og formidlingsvirksomhet Arrangementer, aktiviteter, samlinger og møter i regi av fylkeslaget Deltakelse på sentrale samlinger og kurs Det vil også være hensiktsmessig at fylkeslagets økonomi gjøres rede for i fylkeslagets årsberetning, herunder at de viktigste inntektskildene og kostnadene presenteres. Årsberetning og revidert årsregnskap for fylkeslaget skal legges frem for behandling på fylkesårsmøtet. Årsberetning og årsregnskap skal deretter uten opphold oversendes landsstyret v/sekretariatet. Fylkeslagene oppfordres samtidig til å sende inn informasjon om styrets sammensetning og revisor etter valget som ble gjennomført på fylkesårsmøtet. 5
Om revisor Det er vedtektsfestet krav at alle fylkeslag må ha egen revisor. Revisor kan ikke være et av fylkeslagets styremedlemmer, ei heller kan vedkommende ha en tilknytning til styret eller styrets medlemmer som innebærer brudd på vanlige habilitetsregler. Revisor kan gjerne være et medlem av foreningen. Vedkommende bør i så fall ha økonomiog regnskapsforståelse. I enkelte fylkeslag kjøper man revisortjenester, og siden fylkeslagene har såpass liten økonomi med få bilag så bør det være mulig å få denne tjenesten til en liten kostnad. Revisor skal velges av fylkesårsmøtet. Fylkeslagsstyret, eller valgkomiteen der dette finnes, bør fremme forslag om kandidat til dette vervet. Revisor har viktige kontrolloppgaver, og skal påse at: Inn- og utbetalinger stemmer med bilag Bilag er datert, attestert og nummerert Kasse og bank stemmer med konto Renter er påført regnskapet Utbetalinger er forankret i styrevedtak, for eksempel vedtak om telefon- og kjøregodtgjørelse til styremedlemmer og kontaktpersoner Tildelingskriterier og krav er fulgt. Dette kan gjelde tilskudd mottatt fra offentlige institusjoner og legater, samt for tilskudd mottatt fra foreningen sentralt Mindre feil rettes opp, og større feil informeres årsmøtet Signere årsregnskapet (se skjema for regnskap), eventuelt avgi revisjonsberetning 3. Økonomiske støtteordninger i Landsforeningen uventet barnedød Nedenfor vil foreningens ulike økonomiske støtteordninger bli presentert. De fleste av disse støtteordningene angår fylkeslagene, men også kontaktpersoner har anledning til å søke dekning av kostnader forbundet med sorgstøttevirksomhet. Ordningene som blir presentert er: Driftsstøtte til fylkeslag Tiltaksstøtte Dekning av ekstraordinære utgifter ved sorgstøttearbeid Telefongodtgjørelse til kontaktpersoner 6
Driftsstøtte til fylkeslag Fylkeslag skal etter vedtektene godkjennes av landsstyret. Et fylkeslag skal ha et styre bestående av minimum leder, kasserer og sekretær. Styret kan gjerne bestå av flere personer enn dette, eksempelvis kan det velges nestleder og styremedlemmer. Enkelte fylkeslag har også hatt vararepresentanter. Fylkeslagsstyret velges av fylkesårsmøtet som skal avholdes en gang pr. år i forkant av representantskapets årsmøte og landsmøte, hvilket i praksis har betydd før siste helgen i mars. Fylkeslag som er godkjent av landsstyret, og som ellers driver sin virksomhet i henhold til vedtektene, har hvert år mulighet til å få driftsstøtte fra foreningen sentralt. Overføring av driftsstøtte skjer riktignok ikke automatisk, egen søknad må sendes inn. Søknadsfristen er 1. mai. For tiden er driftsstøtten 7000 kroner. Det finnes et eget søknadsskjema for driftsstøtte (se vedlegg). Innvilgelse av søknad om driftsstøtte forutsetter at fylkeslagets årsberetning og revidert regnskap er sendt inn til landsstyret v/sekretariatet. Årsberetning og regnskap må først godkjennes av fylkesårsmøtet. Det understrekes at fylkeslagene etter avholdt fylkesårsmøte uten opphold skal sende årsberetning og revidert regnskap til landsstyret v/sekretariatet. Det betyr at kravet om innsending av årsberetning og regnskap også gjelder fylkeslag som ikke søker driftsstøtte. Driftsstøtten er først og fremst ment å dekke utgifter til driften av fylkeslaget, eksempelvis porto, konvolutter og møteutgifter. Fylkeslagene står allikevel relativt fritt til selv å bestemme hvordan driftsstøtten skal anvendes. Dersom det er rom for det kan midler mottatt som driftsstøtte gjerne også anvendes til formålsaktiviteter i regi av fylkeslaget. Uansett hvordan fylkeslaget ønsker å bruke midler, så er det viktig at bruken av midler er forankret i vedtak fattet av fylkeslagsstyret og selvsagt også at midler brukes i henhold til foreningens formål. Driftsstøtte innvilges med en normal forventning om at det er aktivitet i fylkeslaget. Dersom fylkeslaget er inaktivt så har det ikke behov for driftsstøtte. Søknader kan således avslås med begrunnelse i manglende aktivitet. Det er heller ikke hensiktsmessig at det skjer en ubegrenset oppsamling av midler i de ulike fylkeslagene. Foreningen samler inn midler til aktivitet innenfor foreningens virksomhetsområder, ikke for å bygge opp store reserver. Søknad om driftsstøtte kan avkortes eller avslås dersom fylkeslaget har en svært god egenkapitalsituasjon. Dette må vurderes ut fra skjønn, bl.a. vil størrelsen på fylkeslaget (medlemstall) og aktivitetsplan for inneværende år være viktige vurderingskriterier. Aktivitetsplan bør følgelig gjøres rede for i søknaden (se søknadsskjema). Fylkeslagene bør uansett vurdere om det er rimelig å søke driftsstøtte eller andre støtteordninger fra foreningen sentralt, dersom fylkeslaget på egen hånd har skaffet tilstrekkelig med midler til fylkeslagets virksomhet gjennom egne innsamlinger og/eller andre søknader. Samme rimelighetsvurderinger bør også gjøres dersom fylkeslaget har oppsparte midler tilstrekkelig til å finansiere de aktiviteter som ønskes gjennomført. Oppsummering: Årsberetning og revidert regnskap godkjent av fylkesårsmøtet må være sendt inn. Søknadsfrist: 1. mai Bruk eget søknadsskjema. 7
Tiltaksstøtte Fylkeslag som driver sin virksomhet i henhold til vedtektene har mulighet til å søke om tiltaksstøtte til dekning av kostnader forbundet med tiltak og aktiviteter som faller inn under foreningens formål. Eksempler på dette er temakvelder, informasjons- og foredragsvirksomhet, minnestund, medlemstreff, familiehelg, etc. Søknadsfristen er 1. mai. Foreningen sentralt budsjetterer hvert år med midler til lokale tiltak. Størrelsen på denne budsjettposten vil kunne variere fra år til år, avhengig av foreningens økonomiske situasjon. Videre vil størrelsen på støtten til tiltak være avhengig av totalt antall søknader og søknadsbeløp. Avkortning vil kunne skje dersom det ikke er tilstrekkelig midler til å imøtekomme alle søknader og totalt søkt beløp. Søknadene behandles av administrasjonen etter skjønnskriterier fastsatt av landsstyret. Følgende momenter vil vektlegges og telle positivt: - Egenandeler fra deltakere - Fylkeslaget bidrar med egne midler - Ekstern/annen finansiering - Frivillig innsats/egeninnsats - Valg av kostnadsbesparende løsninger Samlet innebærer dette at fylkeslag som i sine søknader kan gjøre rede for andre inntekter til tiltaket og/eller løsninger som holder kostnadene lave, vil kunne få en lavere prosentvis avkortning enn fylkeslag som i liten eller ingen grad kan dokumentere slike anstrengelser. Av dette følger det at fylkeslagene må gjøre rede for de nevnte momentene i sine søknader. Søknaden må ellers inneholde følgende: beskrivelse av tiltaket plan for gjennomføring av tiltaket tidsplan for tiltaket budsjett for tiltaket Særskilt for familiehelg: Foreningen ønsker at det lokalt arrangeres samlinger og treff som retter seg mot hele familien voksne og barn. Flere fylkeslag har gode erfaringer med familiehelger og familiedager. Tilskudd til denne typen arrangementer er ikke beregnet å skulle dekke deltakernes reiseutgifter. Videre skal slikt tilskudd kun gå til deltakere som har medlemskap i LUB. Søknaden kan avslås helt eller det kan foretas en avkortning dersom fylkeslagets egenkapitalsituasjon anses å være tilstrekkelig god til at egne midler bør anvendes til tiltaket. Det anbefales at fylkeslaget forsøker å finansiere tiltak gjennom egne innsamlinger og gjennom å søke midler fra helseregion, helseforetak, kommune, fylkeskommune, stiftelser, legater, sponsorer, m.v. Fylkeslagene bør vurdere om det er rimelig å søke tiltaksstøtte fra foreningen sentralt dersom fylkeslaget på egen hånd har skaffet tilstrekkelig med midler til tiltaket og/eller dersom fylkeslaget har tilstrekkelig med oppsparte midler til å finansiere tiltaket. Det er selvsagt også mulig å søke delfinansiering av tiltaket dersom man har innhentet ekstern støtte og/eller dersom fylkeslaget anvender egne midler. Det finnes et eget søknadsskjema for tiltaksstøtte (se vedlegg). Det anbefales at man i eget vedlegg gir utfyllende informasjon om tiltaket slik at administrasjonen har et godt grunnlag for å vurdere søknaden. 8
Tiltaksstøtte forutsetter at det i etterkant av tiltaket legges frem regnskap og beretning om bruken av midlene. Det anbefales at dette gjøres i forbindelse med avgivelse av årsregnskap og årsberetning. Dersom kostnadene ved tiltaket blir mindre enn forventet, og således lavere enn det man har mottatt i støtte, skal overskytende beløp snarest tilbakeføres foreningen sentralt. Vi ønsker også at fylkeslaget sender inn bilder og skriver om tiltaket til Oss foreldre imellom. Kontaktpersoner som driver sin virksomhet i fylker uten fylkeslag kan også søke om tiltaksstøtte. Kravene til søknaden er de samme som for fylkeslagene, men økonomistyring, rapportering og regnskap må håndteres annerledes. Kontaktpersoner som vurderer å søke bes kontakte hovedkontoret om dette. Oppsummering: Støtte kan søkes til tiltak og aktiviteter som faller inn under foreningens formål. Søknadsfrist: 1. mai Støtte forutsetter at det i etterkant legges frem regnskap og beretning om bruk av midlene. Bruk eget søknadsskjema. Husk kravene om hva søknaden må inneholde! 9
Dekning av ekstraordinære utgifter ved sorgstøttearbeid Landsstyret fattet i 2004 vedtak om at ordningen for tiltaksstøtte også kan brukes til å dekke ekstraordinære utgifter i forbindelse med oppfølging av rammede familier. Av og til har vi situasjoner der det er store avstander mellom kontaktpersonene som engasjeres og familiene som de skal følge opp. Med store avstander kan det følge store utgifter dersom man skal få til å møtes ansikt til ansikt. I noen tilfeller kan det være sorgstøtteoppdrag over fylkeslagsgrenser, men også innad i fylker kan det være store avstander. Selv om det åpnes for dekning av ekstraordinære utgifter, er det viktig at frivillighetsdimensjonen opprettholdes i vårt arbeid. Vi skal altså ikke bevege oss i retning av betalt frivillighet. Støtte til dekning av ekstraordinære utgifter i forbindelse med oppfølging av familier skal altså søkes som tiltaksstøtte. Retningslinjene for denne ordningen er beskrevet ovenfor. Det betyr at det er fylkeslaget som må sende søknaden. I fylker uten fylkeslag må den aktuelle kontaktpersonen selv søke. Med søknaden skal det følge en beskrivelse av tiltaket og gjennomføringen av tiltaket, inkludert budsjett. Siden støtten gis som tiltaksstøtte følger det også visse krav til rapportering og regnskapsføring. I etterkant av tiltaket skal det legges frem regnskap og beretning om bruken av midlene. Det anbefales at dette gjøres i forbindelse med fylkeslagets avgivelse av årsregnskap og årsberetning. Dersom kostnadene ved tiltaket blir mindre enn forventet, og således lavere enn det man har mottatt i støtte, skal overskytende beløp tilbakeføres foreningen sentralt. Dersom det er en kontaktperson som står som søker så vil økonomistyring, rapportering og regnskap måtte håndteres annerledes. Kontaktpersoner som vurderer å søke bes kontakte hovedkontoret om dette. Søknaden må sendes hovedkontoret i forkant av tiltaket. Søknadsfristen som normalt gjelder for tiltaksstøtte settes her til side, siden behovet for denne typen tiltaksstøtte oppstår mer umiddelbart og uten mulighet til forutgående planlegging. I særskilte tilfeller er det aktuelt å yte støtte til dekning av kontaktpersoners utgifter uten at det foreligger en søknad i forkant. Dette kan være i tilfeller der hovedkontoret engasjerer kontaktpersoner i et fylke til å ta oppdrag en helt annen plass i landet, hvilket også kan innebære flyreise og overnatting. Dette avtales i de enkelte tilfeller. Siden det ikke er helt lett å definere hva som er ekstraordinære utgifter, vil skjønn måtte legges til grunn i vurderingen av søknader. Oppsummering: Søkes som tiltaksstøtte, med de retningslinjer som gjelder for denne ordningen. Dette med unntak av søknadsfristen. I fylker med fylkeslag er det fylkeslaget som sender søknaden. I fylker uten fylkeslag må kontaktpersonen selv søke. I særskilte tilfeller kan støtte ytes uten forutgående søknad. Dette avtales i de enkelte tilfeller. Støtte forutsetter at det i etterkant legges frem regnskap og beretning om bruk av midlene. Bruk eget søknadsskjema. Husk kravene om hva søknaden må inneholde! 10
Telefongodtgjørelse til kontaktpersoner Kontaktpersoners oppfølging av rammede familier skjer i enkelte tilfeller hovedsakelig pr. telefon. Det er ofte slik at familiene som følges opp på denne måten kun har mobiltelefon. Det kan derfor fort bli en økonomisk belastning for en kontaktperson når oppfølgingen primært foregår pr. telefon. Med bakgrunn i dette er det etablert en ordning der kontaktpersoner som er engasjert av foreningen til sorgstøtteoppdrag kan søke om telefongodtgjørelse. Søknad kan innvilges etter dokumentert søknad, og det er kontaktpersonene selv som må sørge for å dokumentere telefonutgifter relatert til sorgstøttevirksomhet med utskrift av samtaledokumentasjon fra telefonselskap. Søknad sendes til hovedkontoret. Denne må inneholde følgende: Søknadsbeløp Tidsperioden det søkes telefongodtgjørelse for Informasjon om hvilke familier som følges opp pr. telefon. Vedlegges kopi av samtaleutskrift fra telefonselskap. NB! Merk av samtalene søknadene gjelder. 11
12
Søknad om driftsstøtte (For tiden fastsatt til kr 7.000,-) Fra fylkeslag: Adresse: Søknadsår: Aktivitetsplan: (bruk evt. eget ark) Sted/dato: Underskrift: Søknadsfrist: Fylkeslagets leder Så snart som mulig etter fylkeslagets årsmøte og senest 1. mai i søknadsåret. Krav om vedlegg: Fylkeslagets reviderte årsregnskap for fjoråret. Fylkeslagets årsberetning for fjoråret. For hovedkontoret: Mottatt revidert årsregnskap Mottatt årsberetning Mottatt informasjon om fylkeslagets styresammensetning og revisor 13
14
SØKNADSFRIST 1. MAI Søknad om tiltaksstøtte: Fra fylkeslag/ kontaktperson: Adresse: Søknaden gjelder: Beskrivelse av tiltaket og plan for gjennomføring av tiltaket: (Bruk eget ark i tillegg dersom det er for lite plass) Tidsplan: Budsjett: Inntekter Søknadsbeløp Andre inntekter Egne midler Sum inntekter Utgifter (spesifiser poster) Sum utgifter Sted/dato: Underskrift: (fylkeslagsleder/kontaktperson) 15