Velkommen utstiller! Reglement og priser Trøndersk Matfestival Trondheim, 4.-6. august 2016
Trøndersk Matfestival er over 100 utstillere og en ledende salgsarena. Kåringer og aktiviteter skaper stor merverdi. 170-200 000 besøkende og 90 medieoppslag i 2015. Blir du med?
4.-6. august arrangeres Trøndersk Matfestival i sentrum av Trondheim. Festivalen skal fremme regionens lokale råvarer og produkt, et mangfold av smak og særpreg fra hav til høgfjell. Festivalen har blitt en etablert trøndersk arena for salg, profilering og omdømmebygging, og er din gyldne anledning til å presentere det beste av råvarer, matspesialiteter og lokale produkter. Det har over år myldret av kjøpelystent publikum. Under matfestivalen i 2015 var den samlede omsetningen for utstillerne på hele 7,5 millioner kroner. Trøndersk Matfestival er en møteplass for å dele matkultur og matopplevelser. I tillegg til kvalitetsbevisste utstillere planlegges det et innholdsrikt program med aktiviteter for barn, unge og voksne. Trøndersk Matfestival oppfordrer til produsent- og regionsamarbeid, og vise fram din region som et attraktivt reisemål med matopplevelser. din gyldne anledning til å presentere det beste av råvarer, matspesialiteter og lokale produkter
Som deltagende utstiller kan du presentere, markedsføre og selge produktene dine vinne priser få løftet produktene dine gjennom mange aktiviteter utvikle nettverk og samarbeid delta på utstillermiddag på Clarion Hotel & Congress 4. august få sterkt rabattert overnatting på Clarion Hotel & Congress under hele festivalen Profilering markedsføre din bedrift gjennom ulike kanaler før og under festivalen vise fram bedriftens navn og egenart bli presentert i Trøndersk Matfestival sitt markedsføringsprogram: i program, magasin, på arenaen og ulike kanaler Vi ønsker at du presenterer produkter og retter som bygger på lokale råvarer, matspesialiteter og/eller mattradisjoner lokal mat, drikke og råvarer av høy kvalitet en frodig og innbydende stand aktiviteter og matopplevelser Inviterte utstillere produsenter av lokal mat- og drikkevarer, samt næringsmiddelprodusenter innenfor landbruk, reindrift, fiskeri og havbruk prosjekter med fokus på mat og drikke reiselivsbedrifter, restauranter og organisasjoner med spesielt fokus på lokal mat distributører, grossister og forhandlere av lokal mat og drikke virksomheten skal være lokalisert i Midt-Norge (inntil 20% av utstillerne kan være gjestestands) rene informasjonsstands er ikke tillatt Trøndersk Matfestival forbeholder seg retten til å foreta en vurdering av hver enkelt utstiller for å sikre at produktene fra utstillerne er innenfor kriteriene som er satt for deltakelse, og at det er tilstrekkelig areal til rådighet. Åpningstider 2016 Torsdag 4. august 12:00-19:00 Fredag 5. august 11:00-19:00 Lørdag 6. august 11:00-18:00 Åpningstidene kan bli justert. Utstillerkontakt Åslaug Hennissen aslaug.hennissen@oimat.no 470 25 185 Prosjektleder Brit Melting brit.melting@oimat.no 454 86 213
Reglement for Trøndersk Matfestival 2016 1. Søknad om utstillerplass gjøres via nettsidene www.oimat.no innen 15. mars 2016. Alle som har råvarer og produkt på Trøndersk Matfestival må registrere seg og betale deltageravgift. Deltagere blir profilert i program, på arenaen, i magasin og i ulike medier. Deltagere får delta i konkurranser, og løftes gjennom aktiviteter for publikum. 2. Betaling av deltageravgift skjer ved søknad om plass. Søknaden er bindende. Hvis søknaden avslås av arrangør refunderes deltageravgiften. Deltageravgiften refunderes ikke ved avbestilling ved søker, eller ved avlysing av arrangement ved arrangør. Stand og utstyr faktureres i juni og må betales innen fristen. 3. Betalingsbetingelser: Hvis utstiller trekker seg eller mister stand pga. manglende innbetaling innen fristen, betaler utstiller 50 % av den totale prisen for leie av stand og utstyr. Hvis utstiller trekker sin påmelding etter 31.05.2016 betaler utstilleren 100 % av den totale leien. 4. Hvis Trøndersk Matfestival på grunn av force majeure, uforutsette forhold, brann, flom eller lignende ikke kan avvikles, krediteres 50% av den totale leien. Hvis Trøndersk Matfestival må avlyses på grunn av for liten påmelding refunderes alle innbetalte beløp. 5. Der flere produsenter har samarbeid om felles stand, betaler alle deltakerne deltageravgift. Samarbeidet må ha en koordinator som bestiller felles løsninger. Koordinatoren blir da fakturamottaker for fellesarealet med bestilte installasjoner. 6. Framleie av stand er ikke tillatt.
7. Bruk av egne telt på festivalen tillates ikke. 8. Alle utstillere må ha nødvendige tillatelser fra Mattilsynet. Virksomheten må være meldt og registrert (godkjent) av lokalt mattilsyn. 9. I søknaden må utstiller oppgi en oversikt over hvilke produkter/råvarer som presenteres på standen. Trøndersk Matfestival melder dette videre til Mattilsynet i Trondheim i en felles søknad for midlertidig frambud av matvarer. 10. Virksomhetene som deltar på Trøndersk Matfestival skal være lokalisert i Midt-Norge. Unntaket er inviterte gjestestands. Produktene som stilles ut skal kunne knyttes til lokale råvarer, matspesialiteter og/eller mattradisjoner. Rene informasjonsstands er ikke tillatt.- 11. Arrangøren ønsker at festivalen skal presentere et bredt varespekter og har den endelige avgjørelsen for utvelging av deltakere og fordeling av plassene. Arrangøren har anledning til å avvise produkter og evt. justere det areal det er søkt om. 12. Skilt og reklame skal holde seg innenfor de tildelte områdene. Smaksprøver og reklamemateriell må kun selges/utdeles fra egen bod. Arrangøren forbeholder seg retten til å fjerne uønsket reklame. 13. Utstiller må selv sørge for montering, demontering og transport av egne varer samt P-plass til egne kjøretøyer hvis det er nødvendig. Parkering av kjøretøy er ikke tillatt innenfor festivalområdet. Arrangøren kan uten videre advarsel taue vekk kjøretøy som er hensatt i festivalområdet. Tilkjøring og annen transport skal gjøres i henhold til angitt tid. 14. Utstiller må selv sørge for at det er ryddig både inne i og utenfor egen utstillingsplass. Søppel skal umiddelbart fjernes og tømmes i anvist container. 15. Utstiller er ansvarlig for skadene som påføres telt og annet leid utstyr. Dette erstattes på utstillers bekostning. 16. Alt teknisk utstyr skal være godkjent. Skadet eller ikke godkjent utstyr skal umiddelbart fjernes fra området. Arrangøren forbeholder seg retten til uten videre begrunnelse, å fjerne teknisk utstyr som kan utgjøre en fare for publikum, etc. Utstiller er forpliktet til å følge arrangøren sine henvisninger for tilkobling av sitt utstyr. 17. Skjenkebevilling: Hvis din bedrift planlegger å servere mikrobrygget øl, eller annen alkoholholdig drikke fra din region, må du varsle arrangøren innen påmeldingsfristen 15. mars. Hver enkelt bedrift må selv søke Trondheim kommune om skjenkebevilling innen 1. juni 2016. Vi anbefaler skjenking i små enheter. 18. Arrangøren besørger vakthold med streifvakt under festivalperioden, men påtar seg ikke ansvar for utstilte varer, utstyr og tredjepersons eiendeler. 19. Innkjøring/utkjøring (opprigging/nedrigging) skal foregå innenfor bestemte klokkeslett som vil bli annonsert i god tid før matfestivalen åpner. Vanligvis vil opprigging foregå inntil 3 timer før åpning og nedrigging inntil to timer etter at festivalområdet er stengt. 20. Utstillere plikter å holde seg til anviste åpnings- og lukketider under hele festivalperioden.
21. Når utstillingen er demontert skal standen etterlates fri for dekorasjoner, tape o.l. I tilfelle forsømmelser forbeholder arrangøren seg rett til å foreta nødvendig oppryddingsarbeid for utstillers regning. 22. Arrangøren kan i ettertid ikke bli holdt ansvarlig for tredjeparts sine skader eller lignende. Det er utstiller som må skaffe de nødvendige forsikringer som trengs for utstillers virke på matfestivalen. 23. Tvister om forståelse av inngått avtale mellom arrangør og utstillere avgjøres av en voldgiftsnemnd. Bestemmelse i lov om rettergangsmåte for tvistemål kapittel 32 om voldgift anvendes. 24. Har virksomheten over 3G i kontantomsetning plikter du å ha kassaapparat. Mer informasjon om krav til kassaapparat finner du på Altinn: https://www.altinn.no/no/starte-og-drive-bedrift/drive/regnskap-ogrevisjon/hva-er-bokforingsplikt/kontantomsetning/ 25. Alle utstillere plikter å gi en omsetningsrapport til arrangør. Dette er viktig for å kunne dokumentere Trøndersk Matfestival sin betydning for bransjen. Arrangør organiserer rapporteringen. Utstillere som ikke leverer omsetningsrapport vil ikke bli prioritert som utstiller påfølgende år.
Søknadsskjema om utstillerplass på www.oimat.no innen 15. mars 2016 Deltageravgift betales via PayPal ved registrering, og er nødvendig for å sende inn skjemaet. (Nytt i år.)
Tema: Historisk mat I 2016 er tema for Trøndersk Matfestival historisk mat. Samtidig med festivalen vil det pågå arkeologisk utgraving på Torget. Området som nå graves ut skal i følge arkeologene inneholde Trondheims matfat med krukker, kjøkkenutstyr og en humlehage. Vi ønsker også at utstillerne har fokus på historisk mat ut fra sitt eget perspektiv. Bryggerifestivalen vil følge opp dette med fokus på Norsk malt.
Prisliste Trøndersk Matfestival 2016 Deltageravgift (obligatorisk) Søknad om utstillerplass på www.oimat.no innen 15.mars kr 1850 Søknad etter 15. mars kr 3000 Alle deltakere i regionsamarbeid med felles stand skal betale deltageravgift. Stand 3x3 meter + overbygd publikumsareal inkl. 300W strøm kr 7 750 3x6 meter + overbygd publikumsareal inkl. 300W strøm kr 14 500 3x9 meter + overbygd publikumsareal inkl. 300W strøm kr 21 500 3x12 meter + overbygd publikumsareal inkl. 300W strøm kr 28 500 3x15 meter + overbygd publikumsareal inkl. 300W strøm kr 35 500 Regionssamarbeid (fellesstand) pr. m2 kr 455 Du kan delta som enkeltutstiller eller gjennom regionsamarbeid med fellesstand. Regionsamarbeid avtales med arrangør. 300 W er strøm nok til kassaapparat, bankterminal og mobillader. For behov ut over dette må det bestilles mer strøm. Strøm 2.2 kw (10 amp) kr 930 3,6 kw (16 amp) kr 1 340 7,2 kw (2x16 amp) kr 2 160 11 kw (3x16 amp) kr 2 990 Annen løsning etter avtale.
Tillegg på stand Bord med to benker kr 230 Plastbord (Størrelse 180cm x 76cm) kr 160 Klappstoler kr 40 Ståbord (Ø80) kr 200 Barkrakker kr 160 Kjøleskap lite, passer under benk kr 775 Kjøleskap for drikke, høyt (for drikke, ikke matvarer) kr 1 290 Komfyr 4 plater + stekeovn kr 1 550 Vaskeveggmodul med kald vann, kan påkobles kr 2 200 varmtvannsbereder Varmtvannsbereder m/strøm kr 2 950 Parkering kjølebil. Gjelder bare biler med kjølelager. kr 1 750 Lengde bil og reg.nr. må oppgis ved bestilling Grillplassareal kr 1 900 Inngjerding servering kr/m 150 Kjøleplasser i kjølekonteiner kr 600 Du kan leie plass i festivalens kjølekonteiner. Hver plass er på 60 x 80 cm hvor varene kan stables i en høyde på 1 meter. 2 kjøleplasser = 1 palleplass (europall). Alle priser er eks. mva. Etterbestilling av materiell og installasjoner etter 1. juni gir et pristillegg på 20%.
velkommen til matglede 4.-6. august 2016 Trøndersk Matfestival arrangeres av: Oi! Trøndersk Mat og Drikke AS Postboks 1201 Sluppen 7462 Trondheim For mer informasjon om Trøndersk Matfestival: Prosjektleder Brit Melting 454 86 213, brit.melting@oimat.no Utstilleransvarlig Åslaug Hennissen 470 25 185, aslaug.hennissen@oimat.no Foto: Wil Lee-Wright og Linda K. Hogstad