Formannskapet Utvalg: Møtested: Hammerfest rådhus, Kommunestyresalen Dato: 30.10.2014 Tidspunkt: 10:00 Møteinnkalling Forfall meldes til utvalgssekretæren på e-post politisk@hammerfest.kommune.no eller telefon 977 34965 som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Saksliste Saksnr Innhold PS 97/14 Forslag på medlemmer til lokale militære skjønnsnemnder 2012-2016 PS 98/14 PS 99/14 PS 100/14 PS 101/14 PS 102/14 Etablering av sentralkjøkken Forvaltningsrevisjonsrapport "Forvaltning av startlån" Brannberedskap i Akkarfjord Arealutvikling SUS - styre, honorar og daglig ledelse Godkjenning av protokoll Muntlig orientering: - Kommuneplanens samfunnsdel v/rådgiver Grethe Nissen Saksdokumentene er lagt ut til offentlig gjennomsyn på Hammerfest rådhus - servicekontoret, Hammerfest bibliotek og kommunens hjemmeside. Møtet er åpent for publikum! Alf E. Jakobsen ordfører
Saksbehandler: Cathrine Leistad Saksnr.: 2014/2266-2 Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 97/14 Formannskapet 30.10.2014 Vedlegg 1 Forslag på medlemmer / varamedlemmer til lokale militære skjønnsnemnder for perioden 2012-2016 Saksdokumenter ikke vedlagt: Ingen Forslag på medlemmer til lokale militære skjønnsnemnder 2012-2016 Saken gjelder Fylkesmannen i Finnmark har i brev datert 07.10.2014 bedt om at det fremmes forslag på medlemmer til lokale militære skjønnsnemnder for perioden 2012-2016. Sakens bakgrunn og fakta Med hjemmel i lov om militære rekvisisjoner nr. 19 av 29.juni 1951 og forskrift til samme lov gitt ved kgl. res. av 17. september 1999 skal det i hvert fylke oppnevnes lokale militære skjønnsnemnder. Medlemmer og varamedlemmer til skjønnsnemndene oppnevnes for en fireårsperiode året etter avholdt kommunevalg. Denne valgperioden gjelder for 2012-2016. To av medlemmene med varamedlemmer oppnevnes av Fylkesmannen etter forslag fra kommunene. Det tredje medlemmet med varamedlem oppnevnes av sjef for militært kommandodistrikt. Hammerfest kommune skal foreslå medlemmer til følgende lokale militære skjønnsnemnder: - 2 medlemmer med varamedlemmer til alminnelig skjønnsnemnd for Hammerfest, Nordkapp, Kvalsund og Måsøy (Kvalsund kommune har gitt sin tilslutning til at Hammerfest kan fremme forslag på vegne av begge kommunene). - 2 medlemmer med varamedlemmer til skjønnsnemnd for fartøyer for Finnmark Rådmannens vurdering Kommunestyret har tidligere besluttet at valg til utvalg, nemnder mv. skal holdes som avtalevalg, jf. kommuneloven 38. Kommunelovens krav til kjønnsbalanse og valgbarhet må derfor være oppfylt.
Av domstolloven og skjønnsprosessloven fremgår særskilte krav til hvem som kan velges som skjønnsmedlem (kravene gjelder også for varamedlemmer). Vedkommende må: - være norsk statsborger eller ha stått innført i folkeregisteret som bosatt i riket de siste tre år før valgdagen - være innført i folkeregisteret som bosatt i kommunen på valgdagen - være vederheftig/ikke være under offentlig gjeldsforhandling, konkursbehandling eller i konkurskarantene - ikke være fradømt stemmerett i offentlige anliggender - ikke være straffedømt - ikke tilhøre en yrkesgruppe som ikke kan velges: Stortingets representanter og vararepresentanter, statssekretærer, statsrådenes personlige politiske rådgivere og ansatte ved Statsministerens kontor, fylkesmenn og assisterende fylkesmenn, utnevnte og konstituerte dommere og ansatte ved domstolene, ansatte i påtalemyndigheten, politiet og kriminalomsorgen, ansatte i Justisdepartementet, Politidirektoratet og Domstoladministrasjonen, personer i styret for Domstoladministrasjonen, ansatte og studenter ved Politihøgskolen og Fengselsskolen, praktiserende advokater og advokatfullmektiger og kommunens administrasjonssjef. Kommunale tjenestemenn som tar direkte del i forberedelsen eller gjennomførelsen av valget er også utelukket fra valg. Av skjønnsprosessloven 14 fremgår at det skal tas sikte på at utvalget får en allsidig sammensetning, og at de som oppnevnes har kyndighet på et eller flere områder som vanligvis berøres ved skjønn. Skjønnsnemndas oppgaver er å fastsette erstatning for rekvirerte ytelser og for tap og skade som følge av militære rekvisisjoner i krigstid og i fredstid (blant annet ved større øvelser). I henhold til forskrift om militære rekvisisjoner 23 bør det ikke velges personer som er mobiliseringsdisponert til de militære styrker, herunder personer som har fått innvilget utsetting med fremmøte ved mobilisering. Det er påpekt at det ved oppnevningen må tas hensyn til den militære sikkerhet. Saken fremmes uten innstilling. Forslag forutsettes fremmet under møtet. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Som medlemmer til alminnelig lokal militær skjønnsnemnd for Hammerfest, Nordkapp, Kvalsund og Måsøy foreslås (to personer).. 2. Som varamedlemmer til alminnelig lokal militær skjønnsnemnd for Hammerfest, Nordkapp, Kvalsund og Måsøy foreslås (to personer).. 3. Som medlemmer til lokal militær skjønnsnemnd for fartøyer for Finnmark foreslås (to personer) 4. Som varamedlemmer til lokal militær skjønnsnemnd for fartøyer for Finnmark foreslås (to personer)..
Saksbehandler: Håkon Rønbeck Saksnr.: 2014/1416-4 Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 65/14 Styret for kultur, omsorg og undervisning 27.10.2014 98/14 Formannskapet 30.10.2014 Kommunestyret Saksdokumenter ikke vedlagt: Etablering av sentralkjøkken Saken gjelder Valg av etableringssted for nytt sentralkjøkken med nødvendig kostnadsramme. Sakens bakgrunn og fakta I forbindelse med realisering av nytt sentralkjøkken på Rypefjord Sykehjem fremkom det en del problemstillinger som medførte behov for også å vurdere alternative løsninger. Utløsende årsak til at alternative løsninger for etablering er utredet er økonomi men også plassbehov, funksjonalitet på ferdig kjøkken og forringelse av kvaliteter i eksisterende sykehjem var relevante. Det har gjennom prosessen med etablering av Sentralkjøkken på Rypefjord Sykehjem vært fokus på å få til en produksjonslinje som fungerer innenfor eksisterende bygningskropp. Et sentralkjøkken er i prinsippet en fabrikk hvor de ulike prosessene må kunne foregå relativt strømlinjeformet. Krav i forhold til mathelse setter også en rekke betingelser i forhold til plass og utforming. På grunn av byggets utforming og arealbegrensning har dette vært en utfordring, men man mener å ha kommet i mål med en løsning som vil fungere ved en etablering her. Prosjektkostnaden som var utarbeidet og lå til grunn for budsjett baserte seg på et forventet tilbud fra entreprenør på ca kr 7 mill. eks mva. Ved utlysning i Doffin på totalentreprise kom det i mai kun 1 tilbud, som var på 12,95 mill eks mva. Byggetid var satt til 7 mnd. Man valgte da å foreta ny utlysning for å få reel konkurranse. Også denne utlysningen resulterte i kun ett tilbud innen fristen. Tilbudet var fra samme entreprenør og denne gang pålydende 13,4 mill eks mva. Byggetid var da satt til 6 mnd. Den totale prosjektkostnaden ble da anslått til 15,5 mill, mens bevilget beløp er kr 8 mill.
Det var derfor nødvendig å foreta vurderinger av alternative løsninger for å få prisen ned samtidig som en vurderte alternative løsninger. Mulighetsstudiene ble foretatt samtidig som en foretok videre prosesser for å få ned kostnadsbildet ved en etablering på Rypefjord Sykehjem. Følgende mulighetsstudier ble gjennomført: Plassering av nytt sentralkjøkken ved POS. Denne viste flere negative trekk. Trafikkavvikling, varemottak og avfallshåndtering vil kunne medføre farlige situasjoner Plasseringen vil kunne vanskeliggjøre driften av parkeringsanlegget. Det tilgjengelige arealet vil kunne bli knapt og man har ikke rom for eventuelle senere utvidelser. Man oppnår ikke produksjonslinje på 1 plan Plasseringen vil forringe utsiktsforholdene for andre lokaler i POS Innebærer krav om full ny anbudsrunde med sannsynlig forsinket driftsstart Sentralkjøkken i «bohusbygningens» vestre del, rett overfor POS. Denne viste at en kjøkkenløsning her vil kunne fungere men ikke være optimal med tanke på: Begrenset areal (350-380 m2) Begrensede utvidelsesmuligheter Varemottaksplasseringen er ikke en god løsning «Kronglete» interntransport Nødvendig å kompensere dagens leietaker som eventuelt må ut før utløpet av sin leietid Innebærer krav om full ny anbudsrunde ved ombygging med sannsynlig forsinket driftsstart Noe av dette vil kunne løses i en videre prosess men dette vil ta tid og resultatet er usikkert. Ved en leie av disse lokalene vil en måtte forvente en innvestering i kjøl/frys og utstyr på anslagsvis kr 6 mill, og vil ha en leiepris i tillegg. Andre lokaler som Hammerfest Kommune disponerer/eier Man har vurdert alternative lokaler uten at man har funnet noen gode alternativer innen en fornuftig tids og kostnadsramme. Ombygging av andre lokaler ville krev full ny anbudsrunde med den tidsbruk det innebærer. Etablering av sentralkjøkken på Hammerfest Sykehus. Etter henvendelse fra Finnmarkssykehuset ble det foretatt en mulighetsstudie med målsetning om etablering av kjøkkenløsning i dagens Hammerfest Sykehus. Et fremtidig samarbeid om kjøkkendrift ansees som gunstig for begge parter men vil være en relativt omfattende prosess som det bør brukes nødvendig tid på. Mulighetsstudien viste: Etablering av sentralkjøkken i eksisterende kjøkken ved Hammerfest Sykehus vurderes som mulig plan og arealmessig. En liten usikkerhet er knyttet til personalrommene. Men ikke større enn at det på dette stadiet vurderes som løsbart. Økonomi: De bygningsmessige ombygningskostnader stipuleres til 3,5-4 mill.kr eks mva. Innredning og utstyr 2-2,5 mill. kr eks mva. De bygningsmessige innvesteringene vil kunne foretas av Finnmarkssykehuset. Tidsaspekt:
Planprosess antas å være ca 1 mnd. Tilbudsinnhenting og kontrahering vil være ca 1-1,5 mnd Byggetiden ca 5 mnd. Samlet ca 7-7,5 mnd. Fremtiden til dagens bygningsmasse er usikker og et nytt felles sentralkjøkken vil først kunne løses optimalt i forbindelse med et nybygg som ikke nødvendigvis etableres i selve sykehuset. Organisasjons utfordringer, samdriftsløsninger, personalhåndtering etc er viktige elementer som det bør avsettes nødvendig tid til å løse og vil berøre en rekke personer og organisasjoner. En slik prosess lar seg vanskelig løse på en god måte innenfor den tilgjengelige tidsrammen. Løsningen ansees derfor som lite egnet i forhold til Hammerfest Kommunes nåværende behov og tidsramme. Samarbeidskonseptet ansees som interessant og kan videreføres og utvikles ved at Hammerfest Kommune etablerer kjøkkenløsning kok/kjøl og tilbyr Finnmarkssykehuset å benytte seg av tjenester fra dette Sentralkjøkkenet. Det vil også gi Finnmarkssykehuset tid til nødvendige interne omlegging (mottak/distribusjon) som en forberedelse til konseptendringen. Gjennomgang av kostnadsbildet ved realisering av den vedtatte realiseringen på Rypefjord Sykehjem. Heller ikke denne løsningen er optimal, men det vil være den raskeste løsningen og er i h.h.t allerede vedtatte planer. Ettersom en har hatt 2 utlysninger i Doffin uten å ha oppnådd reel konkurranse, samt kun har fått tilbud vesentlig over budsjett avlyste Kommunen konkurransen fordi tilbudet ikke er egnet. Det er deretter foretatt en tilbudsforespørsel med forhandlinger til 3 aktuelle entreprenører hvor Prosjektet ikke er endret vesentlig. Resultatet av dette er at laveste fastpristilbud er på kr 10,76 mill. som medfører en total prosjektkostnad på kr 13,5 mill. Byggetiden er satt til 5 måneder fra oppstartdato. Rådmannens vurdering Problemstillingene knyttet til etablering av nytt sentralkjøkken med kok/kjøl har vært grundig utredet. Utløsende årsak til utredningene har vært at den økonomiske rammen på 8 mill. ikke var tilstrekkelig til å gjennomføre etableringen som planlagt. Samtidig som det har vært arbeidet med å få ned kostnadene har også andre muligheter vært vurdert for å fremskaffe et best mulig beslutningsgrunnlag. Interessen fra Finnmarkssykehuset om å samarbeide er, etter rådmannens vurdering, interessant og vil følges opp av administrasjonen. Et slikt samarbeid vil kreve en relativt omfattende prosess i begge organisasjoner og resultatet av denne er i dag uviss. Ut fra en totalvurdering vil derfor en løsning med etablering av nytt sentralkjøkken på Rypefjord Sykehjem være det beste alternativet. Denne løsningen kan gjennomføres innenfor tidsrammen og den blokkerer ikke for et senere samarbeid med Finnmarkssykehuset, men kan bidra aktivt til å utvikle dette.
Rådmannens forslag til vedtak: 1. Nytt Sentralkjøkken etableres på Rypefjord Sykehjem innenfor en kostnadsramme på kr 13,5 mill. 2. Økt kostnadsramme finansieres ved økt låneopptak på kr 5,5 mill
Saksbehandler: Elisabeth Paulsen Saksnr.: 2013/2080-12 Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 99/14 Formannskapet 30.10.2014 Kommunestyret 06.11.2014 Vedlegg 1 oversendelse til postmottak 031014 av særutskrift sak 17 og 19 Saksdokumenter ikke vedlagt: Forvaltningsrevisjonsrapport "Forvaltning av startlån" Saken gjelder Kontrollutvalget behandlet 30.september 2014 saken Forvaltningsrevisjonsrapport «Forvaltning av startlån». Rapporten, saksutredningen til kontrollutvalget og kontrollutvalgets behandling og innstilling til kommunestyret følger vedlagt. Kontrollutvalgets forslag til vedtak: 1. Kommunestyret tar opplysningene og konklusjonen i forvaltningsrevisjonsrapporten «Forvaltning av startlån» til orientering og slutter seg til rapportens anbefalinger. Kommunestyret ber administrasjonssjef sørge for oppfølging av rapportens anbefalinger og herunder: Fortsette arbeidet med å forbedre de organisatoriske rammene for tverretatlig arbeid. Utarbeide lokale retningslinjer for bruk av startlån. Forbedre rutinene for henvisning og gjengivelse av anvendt regelverk i vedtak/ underretninger. Gi mer utfyllende informasjon i underretningene om fremgangsmåten for å klage på vedtak (avslag).
Saksbehandler: Håkon Rønbeck Saksnr.: 2014/2237-2 Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 76/14 Styret for miljø og utvikling 28.10.2014 100/14 Formannskapet 30.10.2014 Kommunestyret Saksdokumenter ikke vedlagt: Brannberedskap i Akkarfjord Saken gjelder Bygging av branngarasje i Akkarfjord eller bedret beredskap i Akkarfjord, Sørøya. Sakens bakgrunn og fakta Det er bevilget kr 1,2 mill ex. mva til bygging av Branngarasje i Akkarfjord på Sørøya. Saken har versert i flere år og garasjen er, av forskjellige grunner ennå ikke bygd. Ved utlysning av byggeoppdraget på Doffin i juni 2014 kom det ved fristens utløp, 1/8 inn 3 tilbud. Rimeligste tilbud resulterte i en total prosjektkostnad på ca kr 1,5 mill, eks mva. Ettersom kostnaden overskrider bevilget beløp ansees ikke tilbudet som egnet og saken må revurderes/fremlegges for ny behandling. I denne prosessen vurderes mulige kostnadskutt og alternativer. For å fremskaffe et best mulig beslutningsgrunnlag for ny behandling valgte man å ta utgangspunkt i behovet for best mulig beredskap for Akkarfjord. Det er derfor utarbeidet en risiko og sårbarhetsanalyse (ROS) for Akkarfjord, Brann og beredskap. Analysen gir følgende forslag til prioriterte tiltak:
Forutsetninger for at reservestyrken/hjelpemannskapene i brannvesenet kan håndtere de uønskede hendelsene er: Egnet lagringsplass som er funksjonell for oppbevaring av personlig vernebekledning. Oppbevaring av utstyr til brann- og redningsarbeid. Egnet lagringssted av en henger eller lignede til å frakte brann utstyret med. Den privateide brannbilen inngår ikke i beredskapen og branngarasje er ikke med i tiltakene. Forslaget fra arbeidsgruppen er å frigjøre et areal i kjelleren på skolen til beredskapsformål eller bygge en bod tilknyttet skolen. Et annet alternativ er å frigjøre et areal eller bygge en bod på det private Fiskebruket. ( dette må avklares med eier av fiskebruket). Det bevilgende beløp på kr 1,2 mill ansees som tilstrekkelig for å gjennomføre disse tiltakene. Bygging av branngarasje må vurderes opp mot disse tiltakene, men en slik løsning vil medføre en økt kostnadsramme på kr 300.000,- da en ikke har funnet rimeligere løsninger som fyller de bygningsmessige og praktiske kravene til en slik garasje. Problemstillinger knyttet til at Brannbilen som er på stedet er av eldre dato, privateid og at fremtidige vedlikeholdsbehov bør avklares er også usikre momenter.
Rådmannens vurdering Vedtaket om bygging av branngarasje i Akkarfjord var politisk initiert og et resultat av at det kom brannbil til stedet. Når det etter hvert fremkommer at bygging av branngarasje blir relativt kostbart er det nødvendig og vurdere intensjon bak tiltaket. Risiko og sårbarhetsanalysen gir et godt grunnlag for å iverksette nødvendige tiltak for å forbedre beredskapen for Akkarfjordsamfunnet og rådmannen anbefaler at tiltakene i denne følges opp. Rådmannens forslag til vedtak: Bevilget beløp til branngarasje i Akkarfjord omdisponeres til gjennomføring av tiltak foreslått i ROS analyse, Akkarfjord Sørøya, Brann og beredskap, sept 2014.
Saksbehandler: Leif Vidar Olsen Saksnr.: 2013/1814-14 Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 101/14 Formannskapet 30.10.2014 Saksdokumenter ikke vedlagt: Arealutvikling SUS - styre, honorar og daglig ledelse Innledning Interimsstyret i Arealutvikling SUS hadde møte søndag 19.10.14. Samme dag hadde valgkomiteen møte for å foreslå styre i selskapet. Sakens fakta og bakgrunn: I sak 65/14 5.6.14 «Opprettelse av kommunalt heleid aksjeselskap» vedtok formannskapet følgende: 1. Formannskapet tar rådmannens vurdering til orientering. 2. Formannskapet slutter seg til det foreløpige forslag til vedtekter for selskapet. Endelig vedtak gjøres av generalforsamlingen. 3. Formannskapet vedtar å stifte selskapet med følgende personer i interimsstyret: Ordfører Alf E. Jakobsen, rådmann Leif Vidar Olsen, formannskapsmedlem Marianne Sivertsen Næss (AP) formannskapsmedlem Fred Johansen (H) og formannskapsmedlem Reidar Johansen (SV). Fred Johansen har muntlig trukket seg fra styre pga jobbhensyn. Han kan ikke sitte i eiendomsselskap. Interimsstyret behandlet tre saker; forslag til styre, styrehonorar og daglig ledelse. Følgende styre ble foreslått og oversendt valgkomiteen: Odd Edvardsen Cathrine Leistad Berit Haagensen Jonas Valle Paulsen Raymond Robertsen Som styreleder ble foreslått Odd Edvardsen.
Honorar til styret skjer i tråd med «Reglement for godtgjøring i kommunale foretak i Hammerfest kommune». Rådmannen får delegert ansvaret med å finne daglig leder til selskapet. Primært skal det være personer internt i kommunen. Det skal utarbeides en avtale hvordan daglig leder funksjonen honoreres. Valgkomiteen ga sin tilslutning til forslaget på styre fra interimsstyret; Odd Edvardsen Cathrine Leistad Berit Haagensen Jonas Valle Paulsen Raymond Robertsen Som styreleder ble foreslått Odd Edvardsen. Formannskapet skal godkjenne forslag på styre som oversendes generalforsamlingen. Valgkomiteens forslag til vedtak: 1. Formannskapet foreslår følgende styre i Arealutvikling SUS. Forslaget oversendes generalforsamlingen. 2. Som styre i selskapets foreslås: Odd Edvardsen Cathrine Leistad Berit Haagensen Jonas Valle Paulsen Raymond Robertsen 3. Som styreleder velges Odd Edvardsen
PS 102/14 Godkjenning av protokoll Rådmannens forslag til vedtak: Protokoll fra møte den 02.10.2014 godkjennes.