Til ordfører, administrasjonssjef og daglig leder Nærmere informasjon om www.styrevervregisteret.no KS sendte den 5. januar 2007 brev til kommuner, fylkeskommuner og kommunalt eide selskaper der Styrevervregisteret ble presentert. I brevet beskrives det hvilke registreringer Styrevervregisteret åpner for. Det omtaler hvilke personer som kan la seg registrere i tillegg til hvilke verv og økonomiske interesser som registeret åpner for. Styrevervregisteret er et verktøy som KS tilbyr kommuner og kommunalt eide selskaper å ta i bruk. Det er frivillig om den enkelte kommune eller det kommunalt eide selskapet vil knytte seg til Styrevervregisteret, og om man vil benytte seg av alle mulighetene registeret gir. For eksempel kan en kommune bestemme at de bare vil oppfordre sine folkevalgte til å la sine verv og interesser bli registrert, og ikke ansatte. Selv om en kommune eller et kommunalt eid selskap har besluttet å knytte seg til Styrevervregisteret er det på grunn av personvernlovgivning også frivillig om den enkelte folkevalgte, styrerepresentant eller ansatte ønsker å la opplysninger om seg bli registrert. Styrevervregisteret vil være klart for registrering den 26. februar 2007. Dette betyr at innloggingsinformasjon vil bli gitt den enkelte kommune/selskap f.o.m. denne dato, se nærmere under Hvordan knytte seg til Styrevervregisteret. Styrevervregisteret vil bli åpnet på internett ca. 20. mars 2007. KS har utarbeidet forslag til lokalt reglement til bruk for den enkelte kommune/selskap, se vedlegg. Reglementet må tilpasses de lokale forhold. KS ber virksomhetene være spesielt oppmerksomme på Hovedavtalens bestemmelser om drøfting med de tillitsvalgte dersom man vil oppfordre ansatte til å la seg registrere. Det vil også være mulig å la seg registrere med opplysningen Har ingen verv eller økonomiske interesser. Vedlagt følger forslag til lokalt reglement for registrering samt brukerveiledning for Styrevervregisteret. Spørsmål vedrørende den praktiske registreringen ut over hva dette informasjonsbrevet i tillegg til veiledningen dekker, kan rettes styrevervregisteret@ks.no. Spørsmål vedrørende tekniske drift av tjenesten kan rettes kundeservice@kommuneforlaget.no eller på tlf. nr. 24 13 28 50. Hvordan knytte seg til Styrevervregisteret Når kommunen eller selskapet har vedtatt at de ønsker å knytte seg til Styrevervregisteret må administrasjonssjefen eller daglig leder av sikkerhetsmessige hensyn sende en e-post til kundeservice@kommuneforlaget.no, der det bekreftes at kommunen/selskapet ønsker å koble seg til Styrevervregisteret. I e-posten må det også opplyses hvem i kommunen/selskapet som skal være kontaktperson, og som vil få ansvaret for registrering og oppdatering av opplysningene i Styrevervregisteret. I større 1
kommuner/selskap kan det utpekes flere kontaktpersoner. Administrasjonssjefen eller daglig leder må i e-posten til Kommuneforlagets kundeservice oppgi e-postadressen til kontaktpersonen (kontaktpersonene). Krav til innhold i e-posten fremgår på s. 2 i dette skrivet. Kommuneforlaget vil deretter sende en e-post tilbake med med bekreftelse på mottakelse og opplysninger om login ID og passord. Kontaktpersonen får kopi av e-posten. Kommunen/selskapet som behandlingsansvarlig Innsamling av personopplysninger i Styrevervregisteret faller inn under personopplysningslovens virkeområde. Den som bestemmer formålet med behandlingen og hvilke hjelpemidler som brukes blir etter personopplysningsloven 2 nr. 2 definert som behandlingsansvarlig. Etter loven på legger det den behandlingsansvarlige visse plikter i forhold til registeret, se nedenfor. KS har vært i kontakt med Datatilsynet som bekrefter at det er hver kommune eller hvert selskap som er den behandlingsansvarlige. Den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige defineres i personopplysningsloven en databehandler, personopplysningsloven 2 nr. 5. I og med at KS eier og drifter Styrevervregisteret vil KS bli ansett som databehandler. For at KS lovlig skal kunne drifte registeret for kommuner og selskaper kreves det etter personopplysningsloven 15 en skriftlig avtale mellom KS og den enkelte kommune/selskap. KS har diskutert kravene til en slik avtale med Datatilsynet, og blitt enige om at en avtale via e-post er tilstrekkelig. Det vil si at når administrasjonssjef/daglig leder sender en e-post til Kommuneforlagets kundeservice med en bekreftelse på at kommunen/selskapet ønsker å knytte seg til Styrevervregisteret (med opplysninger om kontaktperson) må det også sies at kommunen/selskapet ønsker å inngå en avtale med KS som databehandler. Kommuneforlaget vil på vegne av KS bekrefte mottak av e-post. Dette vil bli ansett som tilstekkelig for å ha inngått en databehandleravtale. Krav til innhold i e-post fra administrasjonssjefen/daglig leder som bekrefter at kommunen/selskapet vil knytte seg til Styrevervregisteret: Kommunen/selskapet har i vedtak av xx.xx.2007 vedtatt å knytte seg til Styrevervregisteret. Det bes om at kommunen/selskapet gis tilgang til registrering i Styrevervregisteret. Kommunen/selskapet ønsker å inngå en databehandleravtale med KS der KS og/eller dens underleverandør forplikter seg til å gjennomføre sikringstiltak nevnt i personopplysningsloven 13. Kommunen/selskapet oppnevner følgende person/personer som kontaktpersoner. Kontaktpersonens e-postadresse og telefonnr. er.. Datafangstløsning Gjennom Styrevervregisteret er det utviklet en datafangstløsning som skal benyttes for å la hver enkelt vervinnehaver registrere sine verv og økonomiske interesser samt holde sine egne 2
opplysninger oppdatert på anmodning fra kommunens/selskapets kontaktperson eller på eget initiativ. I tilknytning til denne datafangstløsningen kreves det at vervinnehaveren elektronisk samtykker til å la seg registrere. Samtykket kreves i henhold til personopplysningslovens 8. Når vedkommende har samtykket, skal den enkelte personen selv registrere sine verv og interesser. Datafangstløsningen er nærmere beskrevet i brukerveiledningen. Samtykke Som nevnt over krever registrering i Styrevervregisteret samtykke fra den enkelte, jf. personopplysningsloven 8. Samtykket må være en frivillig, uttrykkelig og informert erklæring. Som nevnt over vil samtykke for registrering gis gjennom datafangstløsningen. Datafangstløsningen består i en e-post som går ut fra kommunens/selskapets kontaktperson. I e-posten vil det ligge en link til Styrevervregisteret der den enkelte kan gå inn og registrere opplysninger om seg selv. Før personen kan registrere opplysninger om sine verv og økonomiske interesser må vedkommende elektronisk samtykke til en slik registrering. Se brukerveiledningen. I forbindelse med spørsmålet om samtykke vil det foreligge nærmere beskrivelse av Styrevervregisteret og dets formål samt at registrering er basert på frivillighet. Videre vil det beskrives at den enkelte selv tar ansvar for at opplysningene er fullstendige/oppdaterte til enhver tid samt at vedkommende når som helst kan la seg slette fra registeret. Ved å samtykke, har den enkelte også juridisk akseptert betingelsene for registrering. Kommunens/selskapets ansvar i forhold til Styrevervregisteret Etter personopplysningsloven 11 er det den behandlingsansvarlige som er ansvarlig for å påse at behandlingen av personopplysninger skjer i samsvar med loven. Etter personopplysningsforskriften 2-3 er den daglige ledelsen av virksomheten ansvarlig for informasjonssikkerheten i Styrevervregisteret. Det vil si at administrasjonssjef/daglig leder har ansvar for å påse at informasjonssikkerheten for registeret blir ivaretatt. Selv om det er administrasjonssjefen/daglige leder som har det øverste ansvaret, er det naturlig at kontaktpersonen ivaretar ansvaret med å påse at personopplysningslovens krav er oppfylt. Etter personopplysningsloven 11 skal den behandlingsansvarlige sørge for at opplysninger i Styrevervregisteret bare blir registrert når samtykke er gitt. Den behandlingsansvarlige skal videre sikre at de gitte opplysningene bare nyttes i samsvar med registreringens opprinnelige formål, og at opplysningene ikke kan brukes til andre forhold. Personopplysningsloven krever også at formålet med registreringen skal være saklig begrunnet i forhold til virksomhetens drift. Videre skal den behandlingsansvarlige sørge for at opplysningene i registeret er korrekte og oppdaterte, og at de ikke lagres lenger enn det som er nødvendig ut fra formålet med behandlingen. Dette medfører at kommunen/selskapet må ha rutiner for å sørge for at opplysninger i Styrevervregisteret er korrekte. KS anbefaler at kommuner og kommunalt eide selskaper legger opp til rutiner for mulig ajourføring av registeret to ganger i året. KS v/kommuneforlaget vil sende en e-post til kontaktpersonene i kommunene/selskapene to ganger i året for å minne på plikten til ajourhold. 3
Registrerte opplysninger om folkevalgte vil automatisk bli slettet etter 4 år. Registrerte opplysninger om ansatte og styrerepresentanter vil bli slettet 4 år etter siste registrering. Kommunen/selskapet må også ha rutiner for hvordan Styrevervregisteret oppdateres når ansatte slutter eller bytter stilling intern eller når styremedlemmer/folkevalgte slutter/fratrer sine verv. I tillegg til at ansatte/styremedlemmer/folkevalgte blir oppfordret til å holde opplysninger i registeret oppdatert gjennom sitt samtykke. Rett til innsyn Etter personopplysningsloven 18 og 19 har den registrerte blant annet rett til opplysninger om den behandlingsansvarlige og hvem i kommunen/selskapet som har det daglige ansvaret med å oppfylle den behandlingsansvarliges plikter. Det vil fremkomme mer opplysninger om dette i datafangstløsningen. Melding til Datatilsynet Etter personopplysningsloven 31 har den behandlingsansvarlige meldeplikt til Datatilsynet ved behandling av personopplysninger med elektroniske hjelpemiddel. Etter personopplysningsforskriften 7-16 og 7-17 gjelder dette ikke overfor registrering av ansatte eller folkevalgte. Dette har Datatilsynet bekreftet overfor KS. Dette innebærer en endring av det som står i brevet fra KS av 5. januar i år. Overfor styrerepresentanter eksisterer det pr. nå ingen unntak i fra meldeplikten. Selskaper som ønsker å knytte seg til Styrevervregisteret, og som ønsker at også styrerepresentantene skal kunne registrere seg må sende melding til Datatilsynet. Meldeskjema og nærmere retningslinjer for dette finnes på Datatilsynets hjemmesider: http://www.datatilsynet.no/templates/article 204.aspx Spørsmål kan rettes til Hanne Lyngstad Solberg, tlf. 24 13 27 15 eller Runa Opdal Kerr, tlf. 41 51 54 27. Med vennlig hilsen Runa Opdal Kerr direktør Hanne Lyngstad Solberg advokatfullmektig Vedlegg: 4
Forslag til reglement for Styrevervregisteret Brukerveiledning Forslag til lokalt reglement for registeret 1 Registrering av styreverv og økonomiske interesser m.m. X kommune/fylkeskommune/selskap har vedtatt å innføre registrering av styreverv, økonomiske interesser og lignende for medlemmer av kommunestyret/fylkestinget/selskapsstyret og følgende utvalg: Registeret skal også omfatte administrasjonssjefen/administrerende direktør og andre administrative ledere og ansatte med innstillingsrett eller avgjørelsesmyndighet i enkeltsaker. 2 Innhold i registeret 2.1 Styreverv i offentlig/privat eide selskaper/datterselskaper 2.2 Styreverv i interesseorganisasjon eller organisasjon som mottar økonomisk støtte fra kommunen/selskapet 2.3 Lønnet arbeid/konsulentoppdrag som kommer i tillegg til vervet som folkevalgt/styrerepresentant/ansatt i kommunen/selskapet 2.4 Næringsinteresser; fast eiendom og større aksjepost/eierandel o.a. 3 Føring og vedlikehold av opplysninger i registeret 3.1 Registreringen skal foretas senest innen en måned etter at kommunestyret/fylkestinget/selskapsstyret har konstituert seg. Administrative ledere og ansatte med innstillingsrett/beslutningsrett registreres senest innen en måned etter samtykke er gitt 3.2 Registreringen skal foretas av den/de personer som kommunen/selskapet utpeker som kontaktperson overfor KS. Registreringen foretas i henhold til veiledning fra KS 3.3 Registeret ajourføres to ganger pr kalenderår i henhold til rutiner fra KS 3.4 Registrerte opplysninger er basert på samtykke fra den enkelte og er offentlig tilgjengelig gjennom www.styrevervregisteret.no 3.5 Den enkelte registrerte kan på ethvert tidspunkt velge å slette sine opplysninger i registeret. Opplysninger om en registrert person vil automatisk bli slettet etter fire år med mindre det er registrert ajourføring av personens opplysninger. 4 Ikrafttreden Disse reglene trer i kraft.. Første gangs registrering skal foretas innen.. 5
6