INNKALLING TIL SAMEIERMØTE Sameiermøte i Statsrådhagen Boligsameie avholdes den 4. april 2017 Kl. 18:00, Nebbenes Kro - Sydgående TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av sekretær og to personer til å undertegne protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR 2016 3. ÅRSOPPGJØRET FOR 2016 4. GODTGJØRELSER TIL TILLITSVALGTE 5. INNKOMNE FORSLAG 6. VALG AV TILLITSVALGTE Sted: Eidsvoll Verk I styret for Statsrådhagen Boligsameie Både seksjonseier og ektefelle/samboer kan møte på sameiermøtet, men bare én kan stemme for seksjonen. Leietager i boligseksjon har møte- og talerett, men ikke stemmerett. Seksjonseier som ikke selv kan være tilstede på sameiermøtet, kan møte ved fullmektig, jfr. Eierseksjonslovens 33. Fullmakten skal være skriftlig. Ektefelle/samboer som ikke selv er seksjonseier, bør medbringe fullmakt. Navneseddel eller fullmakt leveres i utfylt stand ved inngangen.
INNSTILLING TIL SAKER SOM SKAL BEHANDLES PÅ ORDINÆRT SAMEIERMØTE DEN 4. APRIL 2017. 1. KONSTITUERING Forslag til de enkelte poster blir lagt frem på sameiermøtet 2. ÅRSBERETNING FOR 2016 Årsberetningen vedlegges og anbefales godkjent. 3. ÅRSOPPGJØRET FOR 2016 A) Årsregnskapet for 2016 anbefales godkjent. B) Anvendelse av årsresultatet. Styret foreslår at resultatet tillegges opptjent egenkapital. 4. GODTGJØRELSER TIL TILLITSVALGTE A) Forslag til styrehonorar legges frem på møtet. 5. INNKOMNE FORSLAG Sak 1 forslag fra styret om endring av vedtektene 4: Styret ønsker å endre paragrafen ved å legge til et avsnitt om el-biler. Nåværende ordlyd: 4 Fysisk råderett: Seksjonene må kun benyttes til det formål som fremgår av seksjoneringen. Bruken skal ikke være til unødig eller urimelig ulempe for brukerne av andre seksjoner. Til hver leilighet medfølger bruksrett til garasjeplass. Styret har mulighet til å endre tildelingen, dvs. bytte om på plasser. Bruksrett til parkeringsplass er ikke omsettelig utenom seksjonen i sameiet. Utleie av garasjeplass er bare tillatt til andre seksjonseiere i sameiet. Husordensregler fastsettes med alminnelig flertall av sameiermøtet. Ny ordlyd: 4 Fysisk råderett: Seksjonene må kun benyttes til det formål som fremgår av seksjoneringen. Bruken skal ikke være til unødig eller urimelig ulempe for brukerne av andre seksjoner. Til hver leilighet medfølger bruksrett til garasjeplass. Styret har mulighet til å endre tildelingen, dvs. bytte om på plasser. Bruksrett til parkeringsplass er ikke omsettelig utenom seksjonen i sameiet. Utleie av garasjeplass er bare tillatt til andre seksjonseiere i sameiet. Husordensregler fastsettes med alminnelig flertall av sameiermøtet.
Det er delvis lagt til rette for el-biler i garasjerekke mot øst. Garasjerekken mot vest vil ikke bli godkjent for ladbare hybridbiler og/eller el-biler. Det elektriske anlegget er ikke dimensjonert for dette. Strømuttak for ladning av el-biler i de østlige garasjene skal skje fra sikringsskapet på garasjevegg. Etablering, utførelse og drift bekostes av el-bil eier. El-bil eier er selv ansvarlig for å bytte til egnet garasjeplass. Seksjonseiere med el-bil vil pålegges månedsavgift fastsatt av styret. Sak 2 forslag fra styret om endring av vedtektene 7 5. avsnitt: Nåværende ordlyd 5. avsnitt (se vedlagte gjeldende vedtekter): Sameiermøtet fastsetter de månedlige á-konto innbetalinger sameierne skal foreta til sameiet. Innbetalingene skal dekke alle budsjetterte kostnader innen sameiet Ny ordlyd 5. avsnitt: Styret fastsetter de månedlige á-konto innbetalinger sameierne skal foreta til sameiet. Innbetalingen skal dekke alle budsjetterte kostnader innen sameiet 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av leder for 2 år B) Valg av ett styremedlem for 2 år
Statsrådhagen Boligsameie STYRETS ÅRSBERETNING 2016 1. TILLITSVALGTE Styret har i perioden bestått av: Styreleder : Shane Christian Matheson (valgt for 2 år i 2015) Styremedlem : Egil Bjørke (valgt for 2 år i 2015) Styremedlem : May Elholm (valgt for 2 år i 2016) Valgkomité : Arnt Over Fordal : Stein Lundby 2. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsfører er Geni v/ Gunn Nordeide Revisor er statsautorisert revisor BDO AS, Oslo. 3. GENERELLE OPPLYSNINGER A Statsrådhagen Boligsameie ble stiftet 15/09/2014 og har organisasjonsnummer 914 217 687. Bygningsadresser: Sameiet består av 30 boligseksjoner, fordelt på 5 bygninger med adressene Statsrådtunet 1, 3, 5, 7 og 9. Eiendommen har gnr 129, bnr 10 i Eidsvoll kommune. B C D E Sameiet er organisert etter de bestemmelser som følger av lov om eierseksjoner og har til formål å drive eiendommen i samråd med og til beste for seksjonseierne. Styret består av 1 kvinne og 2 menn. Styrets leder er mann. Sameiet følger likestillingslovens bestemmelser og tilstreber likestilling ved valg av tillitsvalgte samt ved nyansettelser i sameiet. Sameiet har ingen ansatte. Ytre miljø Sameiets virksomhet påvirker ikke det ytre miljø i nevneverdig grad. 4. STYRETS ARBEID Siden forrige sameiermøte har styret avholdt 6 møter. Styret har arbeidet med flere aktuelle saker. 2016 er sameiets første hele driftsår med samtlige seksjonseiere innflyttet. Styret anser uteareal med fellesareal som sluttført. Økonomien er tilfredsstillende.
Driften av sameiet går sin gang og alle vedlikeholdsavtaler er etablert. Vår forretningsfører for 2016 har sagt opp sitt oppdrag. Styret har inngått avtale med Bori Boligforvaltning. Bori eiendomsforvaltning består av rådgivere med mange års erfaring innen boligforvaltning. Styret er ikke i en rettslig tvist som kan medføre økonomisk ansvar for sameiet. 5. REGNSKAPET FOR 2016 Regnskapet for 2016 viser et driftsresultat på kr 98 335,- og et positivt årsresultat på kr 99 496,- Arbeidskapital, d.v.s. likviditet til disposisjon etter avdrag/låneopptak, utgjorde pr 31.12.2016 kr 133 341,- Styret foreslår at årsresultatet tillegges opptjent egenkapital. For øvrig vises til de enkelte tallene i resultatet og balansen og de regnskapsoversikter som fremkommer under noter til regnskapet. Årsregnskapet gir en rettvisende oversikt over lagets økonomiske stilling pr 31.12.2016 og for resultatet og kontantstrømmene i regnskapsåret som er i overensstemmelse med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk. I samsvar med regnskapslovens 3-3 bekreftes det at forutsetningen om fortsatt drift er lagt til grunn ved utarbeidelse av regnskapet. Det har ikke inntrådt vesentlige forhold av økonomiske eller av annen karakter fra 31.12.2016 og frem til styret årsberetning er avgitt.
Statsrådshagen Boligsameie Resultatregnskap Driftsinntekter og driftskostnader Note 2016 2015 Annen driftsinntekt 615 534 391 643 Sum driftsinntekter 615 534 391 643 Lønnskostnad 2 39 935 39 935 Annen driftskostnad 2, 4 477 264 345 711 Sum driftskostnader 517 199 385 646 Driftsresultat 98 335 5 997 Finansinntekter og finanskostnader Annen renteinntekt 221 56 Annen finansinntekt 940 455 Annen rentekostnad 0 555 Resultat av finansposter 1 161-44 Årsresultat 99 496 5 954 Overføringer Avsatt til annen egenkapital 3 99 496 5 954 Sum overføringer 99 496 5 954 Statsrådshagen Boligsameie org.nr: 914 217 687 Side 1
Statsrådhagen Boligsameie Noter 2016 Note 1 Regnskapsprinsipper og virkning av prinsippendringer Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapsloven og etter norsk regnskapsstandard for små foretak. I det følgende beskrives benyttede regnskapsprinsipper nærmere. Inntekts- og kostnadsføringsprinsipp Alle inntekter bokføres når de er opptjent. Driftskostnadene bokføres når de påløpes. Hovedregel for vurdering og klassifisering av eiendeler og gjeld Eiendeler bestemt for varig eie eller bruk er klassifisert som anleggsmidler. Andre eiendeler er klassifisert som omløpsmidler. Fordringer som skal tilbakebetales innen ett år er klassifisert som omløpsmidler. Gjeld som blir tilbakebetalt innen ett år er klassifisert som kortsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til laveste verdi av anskaffelseskost og virkelig verdi, herunder er kundefordringer og andre fordringer oppført til pålydende med fradrag for påregnelig tap. Note 2 Ansatte, godtgjørelser, lån til ansatte m.v. Lønnskostnader består av 2016 2015 følgende poster: Lønninger 35 000 35 000 Arbeidsgiveravgift 4 935 4 935 Sum lønnskostnader 39 935 39 935 Sameiet har ingen ansatte. Lønn knytter seg kun til styrehonorar. Sameiet er ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Revisor Kostnadsført revisjonshonorar for 2016 utgjør kr. 12 500 inkl. mva. Av dette utgjør kr. 2 000 utarbeidelse av årsregnskap med noter.
Statsrådhagen Boligsameie Noter 2016 Note 3 Arbeidskapital/egenkapital 2016 2015 Arbeidskapital/egenkapital pr. 01.01 33 845 27 891 Årets resultat 99 496 5 954 Arbeidskapital/egenkapital pr. 31.12 133 341 33 845 Spesifikasjon av arbeidskapital: Bankinnskudd 130 229 14 312 Forskuddsbetalte kostnader 71 076 79 776 Sum omløpsmidler 201 306 94 088 Leverandørgjeld 27 780 47 002 Annen kortsiktig gjeld 40 185 13 241 Sum kortsiktig gjeld 67 965 60 243 Arbeidskapital pr. 31.12 133 341 33 845 Note 4 Andre driftskostnader 2016 2015 Renovasjon, vann, avløp o.l. 61 783 38 718 Strøm 4 926 4 917 Kostnader uteområdet 10 461 16 256 Vaktmestertjenester 102 302 41 610 Canal Digital 143 775 112 247 Inventar 10 536 14 295 Revisjonshonorar 12 500 17 500 Regnskapshonorar 42 622 38 062 AutoInvoice 1 755 1 109 AutoPay 3 826 3 900 Forsikringspremie 74 827 49 001 Styre- og bedriftsforsamlingsmøter 2 490 2 500 Bank og kortgebyrer 4 322 5 596 Annen kostnad 1 769 0 Sum andre driftskostnader 477 264 345 711
! """#"$ %! " $"$ & '( #"!"# ) " $%& * $ '# ( +!( "$"", #) $*& $% #& $+,, -!* $,* + $$**) &*!!'* (./!) ", ( &01 " $+ * *' * & $ $$$- ". " %! #" -! $ +/ % -! 2 $ 3'
Valgkomiteens innstilling til sameiermøte i Statsrådhagen Boligsameie 2017 Valgkomiteen har i perioden bestått av Arnt Ove Fordal og Stein Lundby. Styret skal bestå av 3 medlemmer. Valgkomiteens oppgave har vært å finne ny styreleder samt et nytt styremedlem. Nåværende styreleder går av og er ikke på valg. Eksisterende styremedlem Egil Bjørke foreslås som ny styreleder i sameiet. May Elholm er valgt for 2 år og er ikke på valg. Bente Hylander foreslås som nytt styremedlem. Styret Leder: Egil Bjørke På valg For 2 år Styremedlem May Elholm Ikke på valg 2 år Styremedlem Bente Hylander På valg For 2 år Valgkomite Arnt Over Fordal Ikke på valg 1 år Stein Lundby Ikke på valg 1 år Med ønsker om et godt sameiermøte. Valgkomiteen