PERSONALREGLEMENT FOR FYLKESMANNSEMBETENE Fornyings- og administrasjonsdepartementet Revidert 26. september 2006 1
Innhold Del I Generelt 1 Virkeområde 2 Definisjoner Del II Kunngjøring av stillinger 3 Kunngjøring av stillinger 4 Kunngjøringers innhold 5 Fremgangsmåten ved kunngjøring 6 Fornyet og endret kunngjøring Del III Tilsettingsmyndighet 7 Tilsettingsmyndighet 8 Tilsettingsråd 9 Oppnevning av tjenestemannsrepresentanter Del IV Innstilling og tilsetting 10 Behandling av søknader og vurdering av søkerne 11 Saksbehandling ved tilsettinger 12 Melding om tilsetting 13 Prøvetid Del V Oppsigelse, avskjed, ordensstraff og suspensjon 14 Hvem kan treffe vedtaket 15 Uenighet om oppsigelse, avskjed eller ordensstraff 16 Klage over oppsigelse, avskjed eller ordensstraff 17 Sletting av ordensstraff Del VI Andre bestemmelser 18 Tjenestetid 19 Velferdspermisjon 20 Permisjoner i forbindelse med opplæring, overgang til annen stilling m.v. 21 Ferielister 22 Attest 23 Taushetsplikt Del VI Ikrafttredelse og revisjon 24 Ikrafttredelse 25 Revisjon 2
Del I Generelt 1 Virkeområde 1. Dette reglement gjelder for tjenestemenn ved fylkesmannsembetene. 2. Fylkesmannen utnevnes av Kongen i statsråd. Med unntak for 5 nr. 1 og 17-25 gjelder dette reglement ikke for fylkesmenn. 3. Assisterende fylkesmann tilsettes av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. 4. Fylkeslegen utnevnes av Kongen i statsråd. Forslag om utnevnelse til fylkeslegeembetet fremmes for Helse- og omsorgsdepartementet av en gruppe bestående av fylkesmannen i vedkommende fylke og direktørene i henholdsvis Sosialog helsedirektoratet og Statens helsetilsyn. 5. Fornyings- og administrasjonsdepartementet er fagdepartement i forhold til bestemmelsene i tjenestemannsloven og i dette personalreglementet. Før avgjørelse treffes skal Fornyings- og administrasjonsdepartementet samråde seg med sektordepartementene dersom avgjørelsen er knyttet til tjenestemenn innenfor disse fagområdene. Ved tilsetting for kortere tid enn 6 måneder gjelder ikke reglene i 3-6 og 8-11. 2 Definisjoner 1. Betegnelsen tilsetting brukes om enhver form for besettelse av stillinger, hvis ikke annet er uttrykkelig sagt. 2. Tjenestemann betyr i det følgende embets- og tjenestemannsstilling, hvis ikke annet er uttrykkelig sagt. 3. Som nærmeste overordnet menes i alminnelighet leder av vedkommende avdeling eller annen representant fra arbeidsgiversiden. Del II Kunngjøring av stillinger 3 Kunngjøring av stillinger 1. Ledige stillinger, faste og midlertidige, skal som hovedregel kunngjøres offentlig og besettes etter alminnelig konkurranse. 3
2. Fylkesmannen kan i særlige tilfeller bestemme at stillinger kan kunngjøres internt etter at saken har vært drøftet med de tillitsvalgte. Regelen gjelder ikke for stillinger som assisterende fylkesmann, avdelingsdirektører, administrasjonssjefer, fylkeslege, utdanningsdirektør, assisterende fylkeslege, assisterende utdanningsdirektør og seksjonsledere. 3. Kriteriene for tilsetting er de samme ved offentlig og intern kunngjøring. 4. Hvis det ved midlertidig tilsetting er fulgt vanlig tilsettingsprosedyre, kan tilsettings myndigheten, etter tilfredsstillende utstått prøvetid, vedta at fast tilsetting skjer uten ny kunngjøring og tilsettingsprosedyre. For stillinger som nevnt under 3 pkt. 2 kan dette skje selv om stillingen bare har vært lyst ut internt. 5. Stillinger som kunngjøres offentlig skal også kunngjøres internt ved alle embetene. Fraværende tjenestemenn skal så langt råd er gis underretning om ledige stillinger. 6. Offentlig kunngjøring skjer i hht gjeldende retningslinjer for statens annonsering. Kunngjøring av ledige stillinger i staten gjøres av Arbeids- og velferdsetaten. 4 Kunngjøringens innhold 1. Kunngjøringen utformes av fylkesmannen etter forslag fra nærmeste overordnet, jf. 2 pkt. 3. Kunngjøringen skal utformes slik at den tar hensyn til kvalifikasjonskrav som er nevnt i personalplanene ved embetene. 2. Kunngjøringen skal inneholde beskrivelse av stillingen og det aktuelle arbeidsområdet krav eller ønske om utdanning, praksis og andre kvalifikasjonskrav stillingens lønns- og tilsettingsvilkår søknadsfristen navn på minst en tilsatt som kan gi nærmere opplysninger om stillingen og andre arbeidsforhold opplysninger om prøvetid opplysninger om fra hvilket tidspunkt stillingen er ledig opplysninger om stillingen er fast eller tidsbegrenset 3. Dersom stillingsinnehaveren plikter å gjennomgå opplæring, eventuelt at stillingen medfører plikttjeneste, skal dette fremgå av kunngjøringen. Tilsvarende gjelder eventuell beordringsplikt. 4. Ved kunngjøring vurderer fylkesmannen om stillingen skal lyses ut som heltids- eller deltidsstilling. Hvis stillingen lyses ut som deltidsstilling, så skal dette framgå av kunngjøringen. 5. Søknadsfristen ved offentlig kunngjøring skal være minst to uker. Ved intern kunngjøring skal fristen fastsettes slik at alle interesserte søkere har mulighet til å gjøre seg kjent med kunngjøringen innen fristens utløp. 4
5 Fremgangsmåte ved kunngjøring 1. Når Kongen er tilsettingsmyndighet, foretar Fornyings- og administrasjonsdepartementet kunngjøringen. Fylkesmannen foretar kunngjøring av ledig stilling som assisterende fylkesmann i samråd med Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Hvis ikke annet er bestemt foretar fylkesmannen kunngjøringen for de øvrige stillingene. For stilling som fylkeslege fastsetter Helse- og omsorgsdepartementet kunngjøringsteksten. 2. Før utlysing av ledig stilling har de tillitsvalgte ved embetet rett til å uttale seg om kunngjøringsteksten og skal orienteres om det lønnstrinn eller de lønnsalternativ stillingen ønskes utlyst i, jf. Hovedtariffavtalen. De tillitsvalgte kan kreve å få drøftet forslag til lønnsplassering. Dersom ikke partene blir enige om lønnsplasseringen, kan tillitsvalgte innen tre dager kreve at Fornyingsog administrasjonsdepartementet skal avgjøre spørsmålet. Før departementet tar avgjørelsen, skal spørsmålet ha vært drøftet med de sentrale tjenestemannsorganisasjonene til den tillitsvalgte som har brakt saken inn til avgjørelse. 6 Fornyet og endret kunngjøring Dersom tilsettingsmyndigheten ønsker å fravike kvalifikasjonskravene i kunngjøringen, eller kvalifikasjonskravene endres, bør stillingen kunngjøres på nytt. Det samme gjelder dersom det ikke har meldt seg tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere, om det har gått uforholdsmessig lang tid siden kunngjøringen, eller om forholdene har endret seg vesentlig. Del III Tilsettingsmyndighet 7 Tilsettingsmyndighet 1. For følgende tilfeller er tilsettingsmyndigheten lagt til fylkesmannen: tilsetting i vikariat i inntil 6 måneder tilsetting i engasjementer inntil 6 måneder Fylkesmannen kan forlenge tilsettingen administrativt, men ikke for lengre tidsrom enn seks måneder for hvert tilsettingsforhold. Tilsettingsforholdet må ikke overstige 1 år, jf. Reglementets 11 nr. 1 og 12 nr. 2. Ved slike administrative tilsettinger skal en av tjenestemannsrepresentantene i tilsettingsrådet ha uttalerett. Midlertidig tilsetting av assisterende fylkesmann forestas av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. 2. Med unntak av stillinger som nevnt under pkt. 1 og 1 nr. 2, 3, og 4 tilsettes øvrige tjenestemenn av tilsettingsrådet. 5
8 Tilsettingsråd 1. Ved hvert embete skal det være ett tilsettingsråd for alle stillinger med unntak av stillinger nevnt i 1 nr. 2, 3 og 4. 2. Tilsettingsrådet skal bestå av to representanter oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene, jf. 9, fylkesmannen, assisterende fylkesmann og nærmeste overordnet jf. 2 nr. 3. Fylkesmannen er rådets formann og har dobbel stemme ved stemmelikhet. Ved tilsetting i stilling som ikke er lagt til noen bestemt avdeling oppnevner fylkesmannen det tredje medlem fra arbeidsgiversiden. 3. Ved tilsetting av miljøvernsjef eller landbruksdirektør oppnevner fylkesmannen i samråd med fagdepartementet det tredje medlem fra arbeidsgiversiden. Ved tilsetting av øvrige avdelingsdirektører, oppnevner fylkesmannen det tredje medlem fra arbeidsgiversiden. 4. For tjenestemannsrepresentantene oppnevnes en eller flere vararepresentanter. Varamedlemmer for arbeidsgiverrepresentantene er de som ved fravær konstitueres eller fungerer i vedkommende stillinger. 9 Oppnevning av tjenestemannrepresentanter 1. Representantene for tjenestemennene med varamenn innenfor hvert embete - oppnevnes til rådet av den eller de tjenestemannsorganisasjoner som enten selv eller gjennom tilslutning til en hovedsammenslutning, er forhandlingsberettiget. Er flere organisasjoner innen hvert embete forhandlingsberettiget, oppnevner organisasjonene i felleskap representanter med varamenn. Kan de ikke bli enige, skal det oppnevnes to representanter med vararepresentanter etter følgende regler: a) Dersom to tjenestemannsorganisasjoner hver organiserer minst 25 % av de organiserte tjenestemenn, skal organisasjonene oppnevne hver sin representant i tilsettingsrådet. b) Dersom flere tjenestemannsorganisasjoner har minst 25 % av de organiserte tjenestemenn innen gruppen, skal de to organisasjonene som har størst medlemstall oppnevne hver sin representant i rådet. c) Primærorganisasjoner under samme hovedsammenslutning har adgang til å slå sammen medlemstallet i relasjon til reglene i a og b. 2. Avdelingssjef og andre stillingsinnehavere som antas å ha klare arbeidsgiverfunksjoner, kan ikke oppnevnes som tjenestemannsrepresentanter. 3. Tjenestemannsrepresentanter/vararepresentanter oppnevnes for to år av gangen. 4. Oppnevningen foregår slik at funksjonstiden for minst en av representantene utløper hvert år. Organisasjonene tar selv initiativ til oppnevning og eventuell kontakt organisasjonene mellom jf. 9 nr. 1. 6
Del IV Innstilling og tilsetting 10 Behandling av søknader og vurdering av søkere 1. Ved utløpet av søknadsfristen utarbeides en liste over søkerne (utvidet søkerliste) med opplysninger om navn, alder, utdanning og tidligere offentlig og privat praksis (jf. forskrifter til forvaltningsloven om partsoffentlighet av 21. november 1980 2). Utvidet søkerliste sendes straks til medlemmene i tilsettingsrådet. Det utarbeides også søkerliste i henhold til Lov om offentlighet i forvaltningen 6 nr. 4. Ved tilsetting av avdelingsdirektør skal vedkommende fagdepartement som har tilknytning til stillingen ha tilsendt søkerlisten. 2. Fylkesmannen eller den han bemyndiger vurderer søknadene og innkaller eventuelt de søkerne som synes best kvalifisert til intervju. Det bør tas hensyn til deltidsansatte som ønsker å utvide sin stilling til heltid. Deltidsansatte har fortrinnsrett til utvidet stilling fremfor at arbeidsgiver foretar ny ansettelse i virksomheten. Arbeidsmiljølovens regler om fortrinnsrett i 14-3 kommer til anvendelse. 3. Tilsettingsrådet orienteres om hvilke søkere som vil bli innkalt til intervju. Ethvert av rådets medlemmer kan kreve at flere kvalifiserte søkere innkalles. 4. Når Fornyings- og administrasjonsdepartementet er tilsettingsmyndighet, sendes søkerlisten dit sammen med innstillingen. 5. Nye opplysninger av betydning som kommer fram under intervjuet med søkerne, skal nedtegnes. 6. Søkere må gi sitt samtykke til at det innhentes opplysninger hos nåværende arbeidsgiver. 7. Nærmeste overordnet og en av tjenestemannsrepresentantene i tilsettingsrådet varsles og skal ha anledning til å delta under intervjuet. Deltakerne i intervju kan avgi egen uttalelse som følger saken. Ved tilsetting av miljøvernsjef eller landbruksdirektør skal det medlem som er oppnevnt av fylkesmannen i samråd med vedkommende fagdepartement, ha anledning til å delta. 11 Saksbehandling ved tilsettinger 1. Hvor tilsettingsrådet ved embetet er tilsettingsmyndighet, utarbeider nærmeste foresatte forslag (jf. tjenestemannsloven 4 nr. 3 og 4) til tilsetting. Dette gjelder også administrative tilsettinger. Forslag til tilsetting er å betrakte som innstilling når det gjelder partsoffentlighet. 7
2. Hvor Fornyings- og administrasjonsdepartementet er tilsettingsmyndighet (assisterende fylkesmann) skal fylkesmannen forberede saken og lage innstilling. Tjenestemennenes organisasjoner skal få anledning til å uttale seg før innstillingen sendes departementet, men etter at fylkesmannen har skrevet sin innstilling. 3. Ved skriftlig behandling i tilsettingsrådet sendes saken først til nærmeste overordnede (eller den som er oppnevnt som tredje medlem fra arbeidsgiversiden). Deretter sendes saken til tjenestemannsrepresentantene. Saken sendes videre til assisterende fylkesmann og til slutt til fylkesmannen. Hvert medlem av tilsettingsrådet gir saken sin påtegning. Ved skriftlig behandling skal samtlige representanter (eller vararepresentant) delta. 4. Hvis ikke samtlige i tilsettingsrådet er enige, innkalles det til møte. I alle tilfeller skal det holdes møte når ett av tilsettingsrådets medlemmer ønsker det. 5. I møter er rådet beslutningsdyktig når minst halvparten av rådets medlemmer eller vararepresentanter, herav minst en av tjenestemannsrepresentantene, er tilstede. 6. Deltakelse i tilsettingsrådet er en tjenesteplikt. Medlemmer i rådet kan således ikke hindre vedtak i rådet ved å utebli fra behandlingen eller nekte å underskrive møteprotokoll. Møter likevel ikke alle medlemmene, er rådet beslutningsdyktig om minst halvparten av medlemmene er tilstede. 7. Er det heller ikke i møtet enighet om tilsetting, kan ethvert medlem av tilsettingsrådet forlange saken brakt inn for Fornyings- og administrasjonsdepartementet til avgjørelse, jf. 1 nr. 5. Dette kravet skal i tilfelle framsettes før møtet heves, hvis ikke rådet blir enig om en kort frist for å gi melding om det. En slik frist kan høyst settes til 8 kalenderdager inklusiv møtedato. 8. Fylkesmannen fører protokoll fra rådets møter og beslutninger. Den endelige avgjørelsen med mulige dissenser tar inn i protokollen, som underskrives av samtlige. 9. For de stillinger hvor tilsettingsmyndigheten er lagt til tilsettingsrådet ved embetet avgjør fylkesmannen lønnsplasseringen innenfor de lønnsalternativer som går fram av utlysingen. For miljøvernsjef og landbruksdirektør skal lønnsfastsetting skje i samråd med henholdsvis Miljøverndepartementet og Landbruks- og matdepartementet. 12 Melding om tilsetting 1. Tjenestemannen skal få skriftlig underretning om tilsettingen fra tilsettingsmyndigheten. Fylkesmannen skal i alle tilfeller orientere om de lover, instrukser og reglementer som for tiden gjelder for tjenesten, herunder bestemmelser om prøvetid. Det skal gå fram av underretningen om stillingen er fast eller midlertidig. 2. Det skal inngås skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold. I arbeidsforhold med en samlet varighet av mer enn en måned skal avtalen foreligge snarest mulig og senest en måned etter at arbeidsforholdet begynte. I arbeidsforhold som gjelder tilsetting av 8
kortere varighet enn en måned eller utleie av arbeidskraft, skal det umiddelbart inngås skriftlig arbeidsavtale. 3. Alle søkere skal underrettes når stillingen er besatt, jf. forvaltningsloven 27 første ledd. Underretningen skal inneholde navnet på den søker som er tilsatt i stillingen. Slik underretning gis fra embetet for alle stillingsgrupper uansett hvem som er tilsettingsmyndighet med unntak av utnevning av fylkesmann hvor Fornyings- og administrasjonsdepartementet underretter søkerne. 4. Ved tilsetting av avdelingsdirektør skal vedkommende fagdepartement som har tilknytning til stillingen ha skriftlig informasjon om hvem som er tilsatt samt hvilket lønnstrinn vedkommende er tilsatt i. 13 Prøvetid Bestemmelsene om prøvetid er gitt i tjenestemannsloven 8. I prøvetiden skal arbeidstaker gis introduksjon og opplæring og holdes orientert om hvordan arbeidet blir vurdert. Del V Oppsigelse, avskjed, ordensstraff, suspensjon 14 Hvem som kan treffe vedtak Når tilsettingsmyndigheten behandler saker vedrørende oppsigelse, avskjed, ordensstraff og suspensjon skal dette skje i møte, og rådet skal være fulltallig. Det vises til de unntak som er behandlet i tjenestemannsloven 17 og 18. 15 Uenighet om oppsigelse, avskjed eller ordensstraff Hvis det i tilsettingsrådet ikke er flertall for oppsigelse, avskjed eller ordensstraff, kan ethvert medlem av mindretallet forlange saken brakt inn for Fornyings- og administrasjonsdepartementet til avgjørelse i henhold til tjenestemannsloven 18 nr 2. 16 Klage over vedtak om oppsigelse, avskjed, suspensjon eller ordensstraff Sammen med vedtaket skal tjenestemannen orienteres om muligheten for å klage over vedtaket, klagefristen og hvordan klagen skal framsettes. For vedtak fattet av tilsettingsrådet, er Fornyings- og administrasjonsdepartementet klageinstans, jf. tjenestemannsloven 19. For vedtak av Fornyings- og administrasjonsdepartementet er Kongen klageinstans. 9
17 Sletting av ordensstraff Ordensstraffer etter tjenestemannsloven 14 slettes fra arkivet etter 5 år. Tjenestemannen skal så langt råd er underrettes om slettingen. 18 Tjenestetid For tjenestetidsberegning i forhold til tjenestemannsloven 9 og 10 legges til grunn all sammenhengende tjenestetid ved det enkelte embete. Utgangspunktet for beregningen av tjenestetid er den dag tjenestemannen tiltrådte stillingen. Dersom hele eller deler av en annen virksomhet som er omfattet av tjenestemannsloven overføres til virksomheten, skal all sammenhengende tjeneste fra den tidligere virksomheten medregnes. 19 Velferdspermisjon 1. Nærmeste overordnet kan gi tjenestemann tjenestefri med lønn inntill tre virkedager når viktige velferdsgrunner taler for det. 2. Fylkesmannen eller den han bemyndiger, kan gi tjenestefri i henhold til Hovedtariffavtalen og fellesbestemmelsenes regler. 20 Permisjon i forbindelse med opplæring, overgang til annen stilling m.v. 1. Tjenestefri uten lønn bør så langt tjenesten tillater det, gis tjenestemenn som ønsker å gjennomføre en utdanning eller utføre et arbeid som er av direkte betydning for deres videre faglige utvikling i embetets tjeneste. Tjenestefri uten lønn kan, så langt tjenesten tillater det, gis i inntil to år for tidsbegrenset tjenestegjøring i utdanningsstilling, og i særlige tilfeller kan slik permisjon gis ut over dette. 2. Tjenestefri uten lønn for å overta annen stilling kan gis i inntil ett år, jf. Statens personalhåndbok. Unntakskvis kan slike permisjoner forlenges. 3. Tjenestefri eller fortrinnsrett til ny tilsetting i tilsvarende eller lavere stilling kan gis tjenestemann som følger sin ektefelle til nytt tjenestested når sistnevnte er undergitt beordringsplikt eller hvor det gjelder statlig tjeneste i utlandet. Fylkesmannen avgjør søknader etter denne paragraf. Utover dette avgjøres sakene av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Søknad om tjenestefri uten lønn fra assisterende fylkesmann avgjøres av Fornyings- og administrasjonsdepartementet etter innstilling fra fylkesmannen. 10
21 Ferielister Embetet sørger for at det så tidlig som mulig blir satt opp ferielister etter at tjenestemennene har uttalt seg. Avdelingene skal være forsvarlig betjent til enhver tid. 22 Attest 1. Arbeidstaker som fratrer stilling, eller som ber om det skal ha skriftlig sluttattest av arbeidsgiveren. Attesten skal inneholde arbeidstakerens navn, fødselsdato, betegnelse på stillingen vedkommende har hatt og arbeidsforholdets varighet. Dessuten skal det gis opplysninger om hvilke arbeidsområder vedkommende har hatt. 2. Denne bestemmelsen begrenser ikke adgangen til å utstede en mer utførlig attest om arbeidsforholdet. For øvrig gjelder arbeidsmiljøloven 15 15. 23 Taushetsplikt Behandling i innstillings- og tilsettingsråd samt forslag/innstilling til rådene, er fortrolige, jf. forvaltningslovens regler om taushetsplikt. Del VII Ikrafttreden og revisjon 24 Ikrafttreden Dette reglement trer i kraft 1. desember 2006. Fra samme dato oppheves reglement av 20. januar 2003. 25 Revisjon 1. Dette reglement gjelder inntil nytt reglement er trådt i kraft. 2. Forhandling om revisjon av reglement skjer etter reglene i tjenestemannsloven. 11