Personvern i arkivene Grunnleggende elementer og noen eksempler Ivar Fonnes 06.09.2011
Relevans Personvern er knyttet til behandling, bevaring og bruk av personopplysninger. Alle personopplysninger som er lagret på et eller annet medium, er arkivmateriale. Personopplysningsloven gjelder arkiver i alle samfunnssektorer offentlig som privat.
Aspekter Juridiske aspekter Lovbestemmelser Forholdet mellom ulike lover Etikk Lovene overlater mye til skjønn Balansere mot andre hensyn Årvåkenhet Hvor finnes personopplysninger? Praktisk anvendbarhet Kan vi til enhver tid sikre oss 100%?
Virkeområde Personvern favner videre enn personopplysningsloven personopplysninger på papir som ikke inngår i personregistre opplysninger om døde personer Andre lover som har relevans for personvern Arkivloven: bevaring/kassasjon, behandling Forvaltningsloven: taushetsplikt Offentlighetsloven: innsynsrett Helselovgivningen: behandling, taushetsplikt Særlover: sletting (kassasjon), taushetsplikt
Personopplysningslovens relevans for arkiv Behandling av personopplysninger i offentlige arkiver (jf. pol. 8 og 9) er hjemlet i arkivloven og forvaltningsloven Kassasjon kan bare skje etter forskrift hjemlet i arkivloven eller med Ra s samtykke. Men ved enkeltvedtak etter pol 27 kan DT vedta retting av uriktige opplysninger pol 28 kan DT vedta sletting av belastende opplysninger Den registrertes rett til innsyn i aktivt arkiv (pol. 18) Krav til informasjonssikkerhet (pol. 13-14) Behandling ut over det som er hjemlet i lov (for eksempel publisering på Internett).
Taushetsplikt (etter forvaltningsloven og særlover) Hva omfatter taushetsplikten? fvl 13: det man får vite om noens personlige forhold Taushetspliktens lengde fvl. standard (opplysninger): 60 år særbestemmelser (opplysninger): 100 år (adopsjon, barnevern) helselovgivningen (personell): opphører ikke under endring. Forlengelse av taushetsplikten: forvaltningslovforskriften 11: Når hensynet til personvern tilsier det, kan Riksarkivaren i det enkelte tilfelle bestemme at taushetsplikten for opplysninger i saker som oppbevares i arkivverket, skal gjelde ut over 60 år eller ut over den frist som ellers gjelder for bortfall av taushetsplikt.
Taushetsplikt (forts.) Unntak fra taushetsplikt fvl. fvl 13d: forskerinnsyn 18-19: partsinnsyn Myndighet til å gi forskerinnsyn fvl-forskriften 8: Utøves av det enkelte departement. Kan delegeres til noen få underliggende etater, herunder Riksarkivaren for materiale i Arkivverket. fvl-forskriften 8 andre ledd (ny 2011): For opplysninger som befinner seg i kommunale arkiver, kan departementet, når det finner det forsvarlig og etter samtykke fra Kulturdepartementet, delegere myndigheten til Riksarkivaren.
Noen eksempler fra Arkivverket Forlengelse av taushetsplikt: landssviksaker: i dag er de fleste døde forlenges av hensyn til etterkommere Årvåkenhet publisering på nettet av tinglysingsmateriale 1945-50: sensitive personopplysninger Pratisk anvendbarhet på den ene siden: innsynsrett etter offentlighetsloven på den andre siden: mulighet for (sensitive) personopplysninger praktisk umulig å gjennomgå alt: hva så?
Noen eksempler fra Arkivverket (forts.) Publisering på nettet jus og etikk: kirkebøker kan inneholde info som bør skjermes selv omtaushetsplikten for lengst har opphørt og personen er død Riksarkivets vårslipp 2010: oversikt over straffbare forhold i jøderegister fra okkupasjonstiden etterkommere etter eidsvollsmenn: planlagt genealogi generelt: personopplysningsloven 8. generelt: forskjell på innsynsrett og nettpublisering
Jus, skjønn og etiske vurderinger Regelverket er komplekst bevaring versus sletting (arkivloven / personopplysningsloven) behandling som ikke er hjemlet i lov (pol. 8) innsyn versus skjerming (innsynsrett/taushetsplikt) Regelverket er utilstrekkelig forlengelse av taushetsplikt for kommunalt materiale forskerinnsyn i kommunalt materiale noe forbedret i 2011 Regelverket overlater mye til skjønn hva omfatter taushetsplikten publisering på nettet. Etiske vurderinger er viktige, ikke minst der jussen ikke strekker til.