SAMARBEIDSAVTALE MELLOM NORGES LANDBRUKSHØGSKOLE pi den ene side, og JORDFORSK NORSK INSTITUTT FOR JORD- OG SKOGKARTLEGGING PLANTEFORSK og SKOGFORSK på den andre om etablering av "ALLIANSEN FOR UTVIKLINGSSAMARBEID" Innhold Kap 1. Innledende bestemmelser 3 1.1 Parter 3 1.2 Bakgrunn 3 1.3 Formal 3 1.4 Beskrivelse 3 Kap 2. Samarbeidets rekkevidde 4 2.1 Hva samarbeidet skal omfatte 4 2.2 Begrensninger i samarbeidet 4 Kap 3. Styring og organisering av samarbeidet 4 3.1 Styringsgruppe 4 3.2 Koordinator 5 Kap 4. Alminnelige bestemmelser om samarbeidet 5 4.1 Informasjonsplikt og kompetanseutveksling 5 Kap 5. Planlegging og økonomistyring 5 5.1 Handlingsplan (årsplan) 5 5.2 Planlegging og budsjettering 5 5.3 Rett til kostnadsdekning 5 5.4 Fordeling av overhead 6 5.5 Regnskap 6 Kap 6. Andre eksterne og interne forhold 6 6.1 Intern-kommunikasjon, PR og markedsføring 6 6.2 Kompetansebygging 6 Kap 7. Endring eller avslutning av samarbeidet 6 7.1 Oppsigelse og endring av Avtalen 6 7.2 Tvister 6 Kap 8. Underskrifter 7 1
Kap 1. Innledende bestemmelser 1.1 Parfer Parter i denne samarbeidsavtale ("Avtalen") er: Norges Landbrukshøgskole (NLH) og Jordforsk, Norsk Institutt for Jord- og Skogkartlegging (NIJOS), Planteforsk og Skogforsk, heretter benevnt "NARI". 1.2 Bakgrunn Forskningsinstitusjonene innenfor landbruket har et stort samlet potensial i internasjonal utviklings forskning bistands- og oppdragssamarbeid. Noragric er et senter for internasjonale miljø- og utviklingsstudier ved NLH, og fungerer som knutepunkt for forskning, undervisning, institusjonssamarbeid og bistandsrelaterte oppdrag rettet mot utviklingsland og land med overgangsøkonomi. NORAD og NLH inngikk i januar 2000 en samarbeidsavtale hvor NLH utpekes til ett av syv fagsentra innen miljøområdet. Avtalen gir NLH/Noragric et spesielt koordineringsansvar overfor andre relevante fagmiljøer i Norge, og det er en eksplisitt forutsetning at arbeidet organiseres slik at den samlede kompetansen til NLH, NVH og andre innenfor fagområdet relevante institusjoner brukes optimalt. NLH og NVH etablerte i januar 2002 en strategisk allianse som også omfatter utviklingsarbeid. I henhold til allianseavtalen skal Noragric inneha en sentral rolle som koordinerende organ og kompetansesenter for NLH og NVH sitt utviklingsarbeid. Gjennom etableringen av "NARI" har fire av forskningsinstituttene på Ås sørget for en koordinering av sine egne ressurser rettet mot bistandsrelatert virksomhet. Gjennom etablering av Alliansen for utviklingssamarbeid vil en koordinere bruken av sektorens samlede ressurser innenfor dette området. 1.3 Formål Et hovedformål ved Alliansen for utviklingssamarbeid er å oppnå bedre utnyttelse av de samlede ressursene ved de deltagende institusjonene ved økt samordning, med utgangspunkt i UDs og NORADs behov for integrert fagkompetanse. Et annet hovedformål er å etablere en felles inngangsportal for den landbruksrelaterte bistandsvirksomheten og gjøre det samlede forskningsmiljøet ved de aktuelle institusjonene enda mer attraktivt som prosjektpartner for eksterne oppdragsgivere. 1.4 Beskrivelse Alliansen for utviklingssamarbeid er i hovedsak et prosjektsamarbeid, hvor Partene skal samarbeide om utførelse av konkrete aktiviteter innen om området. Alliansen skal i tillegg være et strategisk samarbeid, der Partene tar sikte på koordinert kompetanseoppbygging tilpasset dagens og framtidas marked for utviklingsarbeid. Partene skal ha som utgangspunkt at en i samarbeid søker å utnytte de samlede ressurser på en optimal måte. Partene forplikter seg til Ensidig informasjon om aktiviteter og strategiske endringer relevant for samarbeidet. Det skal ikke etableres særskilt rettssubjekt for samarbeidet. 2
Noragric har koordineringsansvaret overfor de deltakende forskningsmiljøene i henhold til Fagsenteravtalen med NORAD/UD. Kap 2. Samarbeidets rekkevidde 2.1 Hva samarbeidet skal omfatte Samarbeidet omfatter bistandsrelatert arbeid og arbeid knyttet til fagsenteravtalen med NORAD/UD samt forskningsprosjekter med relevans for utviklingsland og land med overgangsøkonomi med deltakelse fra begge parter. Samarbeidet vil foregå innen institusjonenes fagområder. 2.2 Begrensninger i samarbeidet Samarbeidet er ikke eksklusivt, og begge parter står fritt til å gjennomføre prosjekter alene eller sammen med andre samarbeidspartnere. Undervisningsoppgavene ved Noragric og Noragric's ansvar for NLHs internasjonale Masterprogram omfattes ikke av denne avtale. Kap 3. Styring og organisering av samarbeidet 3.1 Styringsgruppe Det skal opprettes en styringsgruppe for samarbeidsavtalen. Styringsgruppa skal bestå av fire medlemmer og skal ha en fast sekretær som oppnevnes av Noragric. NARIs prosjektkoordinator (jf. 3.2) møter som observatør i styringsgruppa. NLH oppnevner to medlemmer og NARI-institusjonene to. NLHs ene representant skal være avdelingsdirektøren ved Noragric. Fra NARI deltar lederen i kontaktgruppa (=styret) og lederen i faggruppa. Styringsgruppa kan gjøres felles for flere samarbeidsavtaler som NLH/Noragric har eller vil inngå med andre institusjoner. Styringsgruppa vil da kunne utvides med representanter for disse institusjoner. Ledervervet fordeles mellom avtalepartene for et kalenderår av gangen. Avdelingsdirektør ved Noragric er leder i oppstartsåret og det første kalenderåret etter undertegning av denne avtale. Styringsgruppa er ansvarlig for å ivareta de overordnede prioriteringene knyttet til samarbeidsavtalen. Styringsgruppa trekker opp de langsiktige målsettinger og strategier for alliansen, og tar stilling til og fastsetter generelle retningslinjer for samarbeidet. Styringsgruppa fastsetter den årlige handlingsplanen for samarbeidet, og er ansvarlig for årsrapporteringen til Partene. Styringsgruppa er ansvarlig for ekstern informasjon om samarbeidstiltak som iverksettes. Styringsgruppa møtes etter behov, ordinært en gang hvert kvartal. Hver av medlemmene kan kreve at styringsgruppa møtes. Lederen skal sende møteinnkalling med minst 7 dagers varsel. Det skal føres protokoll fra møtene. Styringsgruppa treffer beslutninger ved enstemmighet. Leder av Styringsgruppa er møteleder. Styringsgruppa er beslutningsdyktig dersom minst en representant for hver av Partene er tilstede. 3.2 Koordinator NARI skal snarest etter undertegning utpeke en person ("koordinator") som skal være det koordinerende bindeledd mellom NLH/Noragric og NARI og ha arbeidsplass på Noragric. Det må avtales spesielt hvem som skal ha arbeidsgiveransvaret for koordinatoren. 3
Kap 4. Alminnelige bestemmelser om samarbeidet 4.1 Informasjonsplikt og kompetanseutveksling Partene skal informere hverandre om forhold som kan være av betydning for samarbeidet, med mindre slike forhold er underlagt lov-, forskrifta eller avtalebestemt taushetsplikt. Kap 5. Planlegging og økonomistyring 5.1 Handlingsplan (årsplan) Noragric og NARI-koordinator skal sammen utarbeide forslag til årsplan for aktivitetene under Alliansen. Forslaget til årsplan sendes Styringsgruppa senest innen den tidsfrist som Styringsgruppa setter. Endelig årsplan vedtas av Styringsgruppa. Årsplanen skal angi fokusområder for Alliansen for det kommende året. For det år hvor årsplan blir utarbeidet første gang, skal planen gjelde den resterende del av året og utarbeides innen 4 uker etter undertegning. 5.2 Planlegging og budsjettering Årsplanen skal inneholde budsjett for Alliansen for det kalenderåret årsplanen omhandler. 5.3 Rett til kostnadsdekning Noragric skal ha rett til dekning av kostnader til kontorhold for NARIkoordinatoren og til aktiviteter som følger av årsplanen. Kostnader for aktiviteter som skal utføres av Noragric, avtales i samband med utarbeidelse av årsplanen. Kostnadene knyttet til kontorhold og kostnadene for avtalte aktiviteter skal overføres til Noragric i to rater pr år. Eventuelle inntekter som stammer fra direkte deltakelse fra koordinatoren i prosjekter og oppdrag vil tilfalle NARI. 5.4 Fordeling av overhead For oppdrag som formidles av den ene Part til den andre, skal det avtales timepriser og regler for fordeling av overhead på linje med de avtaler som foreligger mellom Noragric og NLHs institutter. Styringsgruppen har ansvar for utarbeidelse av et system for dette. 5.5 Regnskap For Œ fa en oversikt over utviklingen i samarbeidet innen Alliansen skal det senest innen 3 måneder etter utgangen av hvert år foreligge regnskap for aktivitetene innen Alliansen som er godkjent av Styringsgruppa. Sekretær for gruppa sørger for at regnskap blir utarbeidet. Regnskapet skal samordnes med Partenes regnskaper. I tillegg skal det utarbeides regnskap for hver aktivitet hvor det tidligere er utarbeidet budsjett. Den som er kontraktspart, skal utarbeide regnskapet etter gjeldende regler for regnskapsføring. Kap 6. Andre eksterne og interne forhold 6.1 Intern-kommunikasjon, PR og markedsføring 4
Partene skal drive aktiv informasjon overfor sine fagmiljøer om finansieringsmuligheter for forskning knyttet til utviklingsland og land med overgangsøkonomi, kompetansekrav, tendenser i utviklingsarbeid m.m. Etter inngåelse av Avtalen skal Partene sammen offentliggjøre og informere om Alliansen. Partene har et felles ansvar for aktiv og løpende markedsføring av Alliansens fagkompetanse. 6.2 Kompetansebygging Partene har begge et ansvar for at kompetansen tilpasses dagens og framtidas marked for utviklingsprosjekter. Det forutsettes at Partene gjennom bl. a. rekrutteringa og opplæringstiltak Bar dette mulig. Kap 7. Endring eller avslutning av samarbeidet 7.1 Oppsigelse og endring av Avtalen Denne Avtale kan ikke sies opp før 1. 1.2004. Avtalen må sies opp med minst 6 måneders skriftlig varsel Hver av Partene har med 4 ukers varsel rett til å kreve forhandlinger om endring av Avtalen. 7.2 Tvister Tvister i forhold til Avtalen skal søkes løst i minnelighet. Hvis dette ikke er mulig, skal tvistens løses ved voldgift: Hver av partene oppnevner en representant til ei voldgiftsnemnd, samt en representant i fellesskap, og partene forutsettes å akseptere avgjørelsen i nemnda som bindene for begge parter. Kap 8. Underskrifter Denne avtale er utferdiget i to eksemplarer, med ett originaleksemplar til hver av partene. Ås 27.08.2002 For Norges Landbrukshøgskole /signatur/ Knut Hove rektor For NARI /signatur/ Kristen Fretheim Leder av kontaktgruppa 5