Til kontrollutvalget Bjørn Pedersen (leder), Martin Reinertsen (nestleder), Kirsti Mathiassen, Harald Skaar, Anne Bente Aunevik Kjærre.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalget Bjørn Pedersen (leder), Martin Reinertsen (nestleder), Kirsti Mathiassen, Harald Skaar, Anne Bente Aunevik Kjærre. INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tirsdag 18. mars 2014 kl. 13.00 15.30 i formannskapssalen SAKSLISTE ORIENTERING Likestillingsarbeidet i kommunen v/administrasjonen SAK 01/14 GODKJENNING AV MØTEBOK 03.12.13 SAK 02/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2013 SAK 03/14 NYTT REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET FASTE POSTER Nytt fra revisor: Status årsoppgjørsrevisjon Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 01/14 Skatteregnskapet for 2013 Farsund, den 10. mars 2014 Bjørn Pedersen Leder Willy Gill Utvalgssekretær Kopi er sendt elektronisk til: Ordfører, rådmann og revisor. Forfall/inhabilitet bes meldt til: Willy Gill, tlf. 90 95 62 46 /e-post willy.gill@asekretariat.no Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no 1

Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Farsund kommune Sak 01/14 Møtedato: 18.03.14 Saksbehandler: Willy Gill SAK 01/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 03.12.13 Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 03.12.13 Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra 03.12.13 legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 03.12.13 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 2

Møte nr. 07/13 Dato: 03.12.13 kl. 13.00 15.30 Sted: Rådhuset, Møterom 2 FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Tilstede: Bjørn Pedersen, leder Harald Skaar, medlem Martin Reinertsen, nestleder fra kl. 14 Kirsti Mathiassen, medlem Anne Bente Aunevik Kjærre, medlem Andre til stede (hele eller deler av møtet): Leder for Fellestjenester Anja Pettersen Revisor Monica Nilsen Forvaltningsrevisor Veronika Andresen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Det var ikke merknader til innkallingen eller sakslisten. SAKSLISTE ORIENTERINGER Kl. 13.00 Kommunalt beredskapsarbeid v/administrasjonen Kl. 13.30 Interimsrevisjon v/revisor. Økonomisjef deltar SAK 15/13 UTKAST TIL REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET - DRØFTING SAK 16/13 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 22.10.13 SAK 17/13 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL 2014 2015 SAK 18/13 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN FOR 2014 SAK 19/13 GODKJENNING AV PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON, SPESIALUNDERVISNING FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Underskrift Bjørn Pedersen Leder Kopi av møteboken sendes: ordfører, rådmann, revisor, medlemmene 1 3

Møtebok 03.12.13 Farsund kontrollutvalg ORIENTERINGER Kommunalt beredskapsarbeid v/administrasjonen. Anja Pettersen orienterte om kommunens beredskapsarbeid. Konklusjon: Kontrollutvalget takket for en grundig og informativ orientering. Interimrevisjon v/revisor. Revisor delte ut notat til utvalget og orienterte om utført arbeid og om sin konklusjon. Revisor opplyste at det ikke er avdekket vesentlige feil som krever rapportering til kontrollutvalget, og at samarbeidet med kommunekassen er godt. Økonomisjef kommenterte også prosessen. Konklusjon: Kontrollutvalget takket for en grundig og informativ orientering. SAK 15/13 UTKAST TIL REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET - DRØFTING Konklusjon: Utvalget drøftet utkastet og gjorde diverse endringer. For øvrig ba utvalget sekretær om å samkjøre eksisterende reglement med foreliggende utkast ( 4) og sende det ut til medlemmene. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Utkast til reglement for kontrollutvalget Bakgrunn for saken: Vedlagt følger utkast til reglement basert på reglementet for Kongsvinger kontrollutvalg i tråd med kontrollutvalgets ønske. Utkastet legges frem for drøfting. Basert på innspillene som kommer i møtet, vil utkastet bli korrigert og lagt frem i utvalgets neste møte. Forslag til vedtak: SAK 16/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 22.10.13 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 22.10.13 godkjennes 4 2

Møtebok 03.12.13 Farsund kontrollutvalg 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 22.10.13 Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra 22.10.13 legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 22.10.13 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 17/13 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL 2014 2015 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar følgende plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i 2014 2015: Vår 2014 Høst 2014 Vår 2015 Høst 2015 FR Prosjekt nr. 7 Likestilling FR Prosjekt nr. 6 Offentlige anskaffelser SK Q43 SK Lister bompengeselskap Overordnet analyse for FR Plan for selskapskontroll 2. Prosjektene gjennomføres innenfor de tildelte budsjettrammer det enkelte år. 3. Kontrollutvalget ønsker orientering fra administrasjonen om likestillingsarbeidet i kommunen. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 5 3

Møtebok 03.12.13 Farsund kontrollutvalg Bakgrunn for saken: Det gjenstår 2 år av valgperioden. Av hensyn til en best mulig ressursutnyttelse vil det være fornuftig å legge en plan for gjennomføring av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i 2014 og 2015. Kommunestyret har jo som kjent vedtatt planer for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon etter innstilling fra kontrollutvalget. Vedtatt plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015: I Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 for Farsund kommune har kommunestyret valgt følgende prosjekter for forvaltningsrevisjon i uprioritert rekkefølge: Prioritet Prosj. nr. Navn/beskrivelse 6 Offentlige anskaffelser Vurdere kommunens rutiner og foreta kontroll av om anskaffelser er i samsvar med rutiner og lov om offentlige anskaffelser. 7 Likestilling Undersøke kommunens arbeid med å redusere bruken av deltidsstillinger i henhold til vedtatte mål og strategier for kommunen. 9 Budsjettstyring og kontroll - Undersøke kommunens rutiner for budsjettering og budsjettkontroll for enhetene i helse- og omsorgssektoren. 11/12 Tilpasset opplæring og spesialundervisning Vurdere om elever mottar et forsvarlig tilbud om tilpasset opplæring i grunnskolen og se på kommunens bruk av spesialundervisning. 16 NAV Farsund Undersøke om kommunens tjenestetilbud blir ivaretatt etter etableringen av NAV. Prosjekt nr. 11/12 Tilpasset opplæring og spesialundervisning er begynt, jf. egen sak. Vedtatt plan for selskapskontroll 2012 2015: Kommunestyret har prioritert følgende selskaper i Plan for selskapskontroll i Farsund kommune 2012 2015 : 1. Lister bompengeselskap AS 2. Q43 Q Fire Tre AS Jeg har sammen med revisjonssjef kommet frem til følgende forslag til plan for gjennomføring av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i 2014 2015: 6 4

Møtebok 03.12.13 Farsund kontrollutvalg Vår 2014 Høst 2014 Vår 2015 Høst 2015 FR Prosjekt nr. FR Prosjekt nr. SK Q43 SK Lister bompengeselskap Overordnet analyse for FR Plan for selskapskontroll FR = forvaltningsrevisjon SK = selskapskontroll Dette forslaget bygger på at antall timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll holdes på dagens nivå. Vurderinger: Plasseringen på tidslinjen er omtrentlig og det vil kunne bli forskyvninger. I forvaltningsrevisjonssaker vil revisjonen fremlegge forslag til prosjektplan for kontrollutvalget før prosjektet gjennomføres. I og med at prosjektene i vedtatt Plan for forvaltningsrevisjon er i uprioritert rekkefølge, må kontrollutvalget prioritere to av de gjenværende prosjekter for gjennomføring i 2014 2015. Kontrollutvalget kan gjøre endringer i prioriteringen hvis det skulle være behov for det. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar følgende plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i 2014 2015. 2. Prosjektene gjennomføres innenfor de tildelte budsjettrammer det enkelte år. SAK 18/13 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN FOR 2014 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget planlegger å avholde følgende møter 1. halvår 2014: Møtenummer Møtedato Spesielle saker Orienteringer 1. 18.02 Likestilling 2. 06.05 Årsregnskapet 3. 10.06 Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 7 5

Møtebok 03.12.13 Farsund kontrollutvalg Bakgrunn for saken: Det legges med dette frem forslag til møteplan for kontrollutvalget for 2014. I forslaget er det lagt opp til 5 møter fordelt på tre møter om våren og to møter om høsten. Avhengig av saksmengde og tidsfrister kan det bli aktuelt å avlyse møter eller avholde ekstramøter. Dersom kontrollutvalget allerede nå vet om aktuelle tema for orienteringer, kan disse også legges inn i møteplanen. Det samme gjelder spesielle saker. I forslaget er tirsdag kl. 13.00 beholdt som fast møtedag/tidspunkt. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget planlegger å avholde følgende møter i 2014: Møtenummer Møtedato Spesielle saker 1. 2. 3. 4. 5. Orienteringer SAK 19/13 PROSJEKTPLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON RESSURS OG KOMPETANSE Forvaltningsrevisor presenterte prosjektplanen. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Forslag til prosjektplan godkjennes Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til prosjektplan datert 26.11.13 Bakgrunn for saken: Forvaltningsrevisor vil presentere prosjektplanen i møtet. Revisjonen foreslår følgende problemstillinger for prosjektet: 8 6

Møtebok 03.12.13 Farsund kontrollutvalg - Hvordan tildeles ressurser til spesialundervisning? - Bruker skoler i Farsund kommune kompetanse i spesialundervisning iht. regelverk? Når det gjelder avgrensning av prosjektet, kriterier, metode, ressurser og tidsplan vises til prosjektplanen og til revisors presentasjon. Forslag til vedtak: 1. Forslag til prosjektplan godkjennes FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER 9 7

Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Farsund kommune Sak 02/14 Møtedato: 18.03.14 Saksbehandler: Willy Gill SAK 02/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2013 Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2013 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget og vedlagte forslag er utarbeidet etter samme mal som tidligere årsmeldinger. Foruten informasjon om kontrollutvalgets oppgaver, er det fokus på gjennomført regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Orienteringer fra administrasjonen er også en viktig del av kontrollutvalgets påse-ansvar og tema for disse orienteringene er medtatt i årsmeldingen. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. 10

Farsund kommune Kontrollutvalgets årsmelding 2013 Forslag pr. 11.03.14 Agder Sekretariat 11

Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 Innledning Kommunestyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget er et sentralt hjelpeorgan for kommunestyret, og skal utøve sitt arbeid ihht. kommuneloven og forskrift for kontrollutvalg. Kontrollutvalget rapporterer om sin virksomhet til kommunestyret. Kontrollutvalgets oppgaver I forskriften om kontrollutvalg 4 heter det: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalget skal påse at: kommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte det blir gjennomført forvaltningsrevisjon og gitt fullmakt til kommunerevisjonen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon innenfor tildelte budsjettrammer det blir gjennomført selskapskontroll resultatene av sitt arbeid blir rapportert til kommunestyret administrasjonens oppfølging av revisjonsmerknader blir rapportert til kommunestyret Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal se etter at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Farsund kommune har benyttet samme revisjon i mange år, og kontrollutvalget mener at det er en forsvarlig revisjonsordning. Revisjon av kommuneregnskapet Kommuneregnskapet for 2012 ble behandlet første gang i kontrollutvalget 30. april 2013. Sentralt ved behandlingen av regnskapet var regnskapsføring av akkumulert underskudd for Farsund Havn. Kontrollutvalget avgav følgende uttalelse til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Farsund kommunes regnskap for 2012. Sammen med årsregnskap og årsberetning forelå revisjonsberetning og oppsummeringsbrev fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget mener det er avgjørende for å få et riktigere regnskap for 2012 at akkumulert underskudd for Farsund Havn fremkommer tydelig i et korrigert regnskap for Agder Sekretariat 2 12

Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 2012. Dette vil medføre et resultat som er kr. 4,783 mill dårligere sammenlignet med det foreliggende regnskapet. (kr. 2,561 mill i 2012 og kr. 2.222 mill i 2011) Kontrollutvalget viser til punkt 12 i budsjettvedtaket for 2013: Farsund kommunestyre vedtar forslag til havnebudsjett for 2013 med investeringer iht. forslag fra havnestyret. Underskuddet dekkes dersom det ikke kan dekkes av egne midler, av kommunekassen gjennom et disposisjonsfond som viser havnekassens forpliktelser overfor kommunekassen (midlertidig driftslån), og som tilbakebetales når det blir mulig. Kontrollutvalget mener budsjettvedtaket må korrigeres i et revidert budsjett for 2013 i tråd med kontrollutvalgets anbefaling i forrige avsnitt. For øvrig anbefaler kontrollutvalget at øvrige forhold som fremkommer i revisors oppsummeringsbrev og revisjonsberetning rettes opp i inneværende år. I tillegg vil kontrollutvalget vise til kommunens likviditetssituasjon. Kontrollutvalget mener for øvrig at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet og oppsummeringsbrevet, begge datert 9. april 2013, har kontrollutvalget ingen merknader til Farsund kommunes årsregnskap for 2012. Etter kontrollutvalgets behandling av saken i møte den 30.04.14, ble årsregnskapet lagt frem for formannskapet. Deretter valgte administrasjonen å korrigere regnskapet. Endringen var knyttet til presentasjon av det regnskapsmessige merforbruket i Farsund Havn med ca. kr. 4,7 mill. Kontrollutvalget behandlet regnskapet på nytt i møte den 28.05.14 og avgav da følgende uttalelse til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Farsund kommunes korrigerte regnskap for 2012. Sammen med korrigert årsregnskap og korrigert årsberetning forelå opprinnelig revisjonsberetning av 9. april 2013, ny revisjonsberetning av 27. mai 2013, samt oppsummeringsbrev av 9. april og nummerert brev av 27. mai 2013. Som en følge av det korrigerte regnskapet for 2012 må det foretas nødvendige budsjettjusteringer. Kontrollutvalget viser for øvrig til kommunens likviditetssituasjon. Kontrollutvalget anbefaler at de forhold som fremkommer i revisors oppsummeringsbrev og revisjonsberetning rettes opp i inneværende år. Kontrollutvalget mener for øvrig at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Agder Sekretariat 3 13

Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 Planlegging og gjennomføring av forvaltningsrevisjon Det er kontrollutvalget som etter kommunelovens bestemmelser har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette fremgår av 77 nr. 4 som har følgende ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon.) Kapittel 5 i forskrift om kontrollutvalg inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon. Ifølge forskriftens 10 skal kontrollutvalget minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon skal rapporteres til kommunestyret (jf. forskriftens 12). Planlegging av forvaltningsrevisjon. Vedtatt Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 for Farsund kommune inneholder følgende områder/prosjekter for forvaltningsrevisjon i uprioritert rekkefølge: Prioritet Prosj. nr. Navn/beskrivelse 6 Offentlige anskaffelser Vurdere kommunens rutiner og foreta kontroll av om anskaffelser er i samsvar med rutiner og lov om offentlige anskaffelser. 7 Likestilling Undersøke kommunens arbeid med å redusere bruken av deltidsstillinger i henhold til vedtatte mål og strategier for kommunen. 9 Budsjettstyring og kontroll - Undersøke kommunens rutiner for budsjettering og budsjettkontroll for enhetene i helse- og omsorgssektoren. 11/12 Tilpasset opplæring og spesialundervisning Vurdere om elever mottar et forsvarlig tilbud om tilpasset opplæring i grunnskolen og se på kommunens bruk av spesialundervisning. 16 NAV Farsund Undersøke om kommunens tjenestetilbud blir ivaretatt etter etableringen av NAV. Gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget bestilte i mars 2013 prosjektet Tilpasset opplæring og spesialundervisning. I desember 2013 ble prosjektplan behandlet og godkjent. Rapport fra prosjektet forventes å foreligge våren 2014. For øvrig har kontrollutvalget også vedtatt følgende plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i 2014 2015. Agder Sekretariat 4 14

Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 Vår 2014 Høst 2014 Vår 2015 Høst 2015 FR Prosjekt nr. 7 Likestilling FR Prosjekt nr. 6 Offentlige anskaffelser SK Q43 SK Lister bompengeselskap Overordnet analyse for FR Plan for selskapskontroll Planlegging og gjennomføring av selskapskontroll Etter endringer i kommuneloven og tilhørende forskrifter med virkning fra 1.7.2004, er kontroll og tilsyn med kommunalt eide selskaper en prioritert oppgave, og det er tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll, jf. kommunelovens 77, nr. 5 og 80. Selskapskontrollen består av en obligatorisk del som går ut på å føre tilsyn med forvaltningen av eierinteressene i selskapet (eierskapskontroll) og en frivillig del, som medfører at det også kan gjennomføres forvaltningsrevisjon når kontrollutvalget eller kommunestyret finner det nødvendig eller ønskelig. Selskapskontroll skal gjennomføres på bakgrunn av plan for selskapskontroll, som skal vedtas av kommunestyret. Planlegging av selskapskontroll. I Plan for selskapskontroll for perioden 2012-2015 er følgende selskaper prioritert: 1. Lister bompengeselskap AS 2. Q43 Q Fire Tre AS Gjennomføring av selskapskontroll. Selskapskontroller i Lister bompengeselskap AS og Q43 Q Fire Tre AS planlegges gjennomført i 2014. Kontrollutvalget Farsund kontrollutvalg har fem faste medlemmer. Følgende medlemmer er valgt for perioden 2011-2015: Faste medlemmer Bjørn Pedersen, leder Kirsti Mathiassen Martin Reinertsen, nestleder Harald Skaar Anne Bente Aunevik Kjærre Varamedlemmer Morten Løwer Odd Harald Reve Hilde Tobiassen Årsland Jan R. Aase Marie Ann Salvesen Marthe Beate Edvardsen Magne Havaas Agder Sekretariat 5 15

Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 Møter og saker I løpet av 2013 har det vært avholdt 7 møter og behandlet 19 saker i tillegg til referatsaker. Utvalget har gjennom året fått følgende orienteringer/presentasjoner gjennom året: Dato Ansvarlig Tema 11.02.13 Økonomisjef Årsrapport fra Skatteoppkreveren 2012 19.03.13 Kommunalsjef Helse/omsorg Samhandlingsreformen - Hvilke krav stiller reformen til kommunen - Hvordan ligger kommunen an - Situasjonen for de deler av reformen som allerede er iverksatt utskrivning av ferdigbehandlede, gjeninnleggelser etc. 30.04.13 Økonomisjef Årsregnskap/årsberetning 2012 21.05.13 Kommunalsjef Oppvekst Tilpasset opplæring/spesialundervisning kommunens arbeid med dette feltet 22.10.13 Havnefogd Presentasjon av Farsund havnevesen - Sentrale oppgaver for enhetsleder/havnefogd de senere år - Pågående prosjekter - Framtidsutsikter/utfordringer - Økonomisk situasjon 03.12.13 Leder for Fellestjenester Kommunens beredskapsarbeid 03.12.13 Revisor Gjennomgang av interimrevisjon Ressurser til kontrollutvalget Etter kontrollutvalgets forskrift 18 skal kontrollutvalget legge frem forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjett for Kontroll og Tilsyn 2014 i sitt møte den 22.10.13 og oversendte det til kommunen i henhold til forskriften, som sier at forslaget skal følge med formannskapets forslag til kommunens budsjett ved kommunestyrebehandlingen. Kontrollutvalget opplever at det stilles nødvendige ressurser til disposisjon til kontroll og tilsyn. Sekretær for kontrollutvalget Kontrollutvalgene i Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle og Åseral har felles sekretariat gjennom Agder Sekretariat, som er et selskap dannet etter 27 i kommuneloven. Selskapet har 2 ansatte. Agder Sekretariat 6 16

Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Farsund kommune Sak 03/14 Møtedato: 18.03.14 Saksbehandler: Willy Gill SAK 03/14 NYTT REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET Vedlegg: 1. Forslag til nytt reglement for kontrollutvalget 2. Utdrag fra Reglement for kommunestyre og faste utvalg i Farsund kommune 3. Utdrag fra Delegasjonsreglementet i Farsund kommune 4. Forskrift om kontrollutvalget Bakgrunn for saken: Gjennom noe tid har det vært et ønske fra nåværende kontrollutvalg å vurdere revisjon av gjeldende reglement for kontrollutvalget. Hensikten er å gjøre reglementet mer dekkende for kontrollutvalgets virksomhet. Et eget reglement vil tydeliggjøre kontrollutvalgets ansvar og oppgaver. Kontrollutvalgets virksomhet er regulert av Kommuneloven med tilhørende forskrift for kontrollutvalg. I tillegg er det lokale bestemmelser i diverse reglementer, se vedlegg 2 og 3. Kontrollutvalget har innhentet reglementer fra flere kommuner og vurdert hvilke som er mest hensiktsmessige. Utvalget har tatt utgangspunkt i ett av disse og foretatt tilpasninger til lokale forhold og ønsker. Gjeldende bestemmelser i lokale reglementer er også innbakt så langt de passer. Reglementet inneholder følgende bestemmelser: 1 Valg og sammensetning 2 Kontrollutvalgets arbeidsområde og virkemåte 3 Saksbehandling 4 Kontrollutvalgets oppgaver 5 Taushetsplikt 6 Åpne høringer 7 Ikrafttredelse Vurderinger: Kontrollutvalget er kommunestyrets tilsynsorgan. Et eget reglement vil tydeliggjøre kontrollutvalgets rolle og oppgaver. Forslag til reglement for kontrollutvalget legges frem til drøfting i utvalget. Når kontrollutvalget har ferdigbehandlet saken, sendes reglementet til kommunestyret for endelig behandling. 17

Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret vedtar kontrollutvalgets forslag til Reglement for kontrollutvalget datert 18.03.14. 2. Reglementet gjøres gjeldende straks det er vedtatt. 18

Kontrollutvalget i Farsund kommune REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET I FARSUND KOMMUNE Forslag pr. 11.03.14 Vedtatt i kommunestyret xx.xx.xx, sak xxx/xx Kommuneloven kapittel 12 har bestemmelser om kontrollutvalg i kommunene. Kommunal og regionaldepartementet har gitt forskrift om kontrollutvalg med hjemmel i kommuneloven. Rette reglementet inneholder Farsund kommunes særskilte bestemmelser for kontrollutvalget. 1 Valg og sammensetning Kommunestyret velger selv, i sitt konstituerende møte, et kontrollutvalg med medlemmer og varamedlemmer for valgperioden. Kommunestyret velger selv også leder og nestleder. Kontrollutvalget velges som første utvalg etter formannskapet. Leder og kontrollutvalgets flertall skal velges fra opposisjonen. Det velges fem medlemmer og fem personlige varamedlemmer. Minst ett av medlemmene velges blant kommunestyrets medlemmer. De av kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer som eventuelt ikke sitter i kommunestyret, tilbys også deltakelse i kommunens folkevalgtopplæring. 2 Kontrollutvalgets arbeidsområde og virkemåte Kontrollutvalget skal bidra til et funksjonsdyktig folkestyre for kommunen innenfor lovverkets rammer, og for en rasjonell og effektiv forvaltning av kommunens ressurser. Kontrollutvalget skal legges vekt på å opptre partipolitisk nøytralt. Utvalget skal vektlegge faglige og profesjonelle hensyn. I sin funksjon skal kontrollutvalget opptre som kollegium for derigjennom å få bedre gjennomslag for de sakene som utvalget tar opp. Kontrollutvalget skal fremstå som et kompetent, uavhengig, objektivt og synlig organ med høy integritet. Kontrollutvalget skal gjøre seg kjent med kommunens etiske retningslinjer, reglementer, forvaltningslovens regler om habilitet og forutsettes lojalt å overholde de bestemmelser og vedtak som gjelder skal i sitt arbeid bidra til å ivareta og styrke befolkningens tillit til den kommunale virksomheten skal ha fokus på forbedringstiltak ved gjennomføring av sitt arbeid skal unngå personlige fordeler av en art som kan påvirke eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelser eller vedtak. Utvalgets medlemmer bør også unngå å komme i situasjoner som vil føre til at det kan stilles spørsmål ved medlemmenes integritet må ikke bruke fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i kontrollutvalget til personlig vinning Oppfordres til å la seg registrere i KS sitt styrevervregister, i den grad kommunen for øvrig er tilsluttet slikt register Uttalelser til pressen knyttet til en konkret sak besvares av kontrollutvalgets leder eller den vedkommende bemyndiger. Reglement for kontrollutvalget i Farsund kommune 19

Kontrollutvalget i Farsund kommune 3 Saksbehandling Kommunelovens kapittel 6 om saksbehandlingsregler i folkevalgte organer gjelder også for kontrollutvalgets møter. Kontrollutvalgets møter er åpne. Møtene lukkes når lovbestemt taushetsplikt hjemler det. Ordføreren har møte og talerett, men ikke stemmerett Rådmannen kan innkalles/inviteres til møtene ved behov Ordfører og rådmann mottar kopi av innkallingene og protokollene Kontrollutvalgets varamedlemmer og dagspressen i distriktet får tilsendt hele sakslisten med vedlegg, samt protokoll på e post Ethvert medlem av utvalget kan forlange å få satt en sak på sakskartet Innkallingen til kontrollutvalgets møter skal skje med minst 7 dagers varsel med mindre en ekstraordinær situasjon inntreffer Kontrollutvalgets saksliste med vedlegg legges ut på kommunens nettside i god tid før møtet Kontrollutvalgets møtebok legges ut på kommunens hjemmeside så snart som mulig etter møtet, fortrinnsvis innen 3 dager Kontrollutvalget innstiller ovenfor kommunestyret i saker som er behandlet av kontrollutvalget med unntak av når det er gitt andre bestemmelser om innstilling (jf. bl.a. kontrollutvalgsforskriften 7 og 18). Kontrollutvalgets møtebok godkjennes i påfølgende møte og underskrives av leder. 4 Kontrollutvalgets oppgaver Budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen utarbeides og oversendes kommunen innen de tidsfrister som gjelder for kommunen. Kontrollutvalget følger opp at forslaget følger med til kommunestyrets behandling av budsjettet. Utvalget avgir innen 1. halvår årsrapport til kommunestyret om sin virksomhet foregående år. I årsrapporten skal det også gis opplysninger om gjennomført forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og resultatet av dette, iht. forskrift om kontrollutvalg 11 og 15. Nærmere beskrivelse av utvalgets arbeidsoppgaver: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og eventuelle kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret (før det behandles av formannskap og kommunestyre) Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal i hver valgperiode utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og resultatene av disse. Reglement for kontrollutvalget i Farsund kommune 20

Kontrollutvalget i Farsund kommune Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalgets skal i hver valgperiode utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. I tillegg er noen særlige oppgaver regulert i forskriftens kapittel 7. Det gjelder blant annet valg av revisjonsordning/revisor og budsjettbehandlingen. 5 Taushetsplikt Kontrollutvalget har taushetsplikt i henhold til forvaltningslovens 13. Utvalgets medlemmer skriver under egen taushetserklæring. 6 Åpne høringer Kontrollutvalget kan avholde høringer innenfor sitt arbeidsområde. Med høring menes et møte i utvalget der det mottar muntlige forklaringer fra personer som er innkalt for å få belyst en spesiell sak eller saksområde. En tredjedel av kontrollutvalgsmedlemmene kan bestemme at det skal avholdes høring. Høringen skal i utgangspunktet være åpen, men kontrollutvalget kan med vanlig flertall beslutte at hele eller deler av høringen kan være lukket. Eksempelvis som følge av at de som skal høres kun ønsker å uttale seg i et lukket møte. Utvalget kan bare motta taushetsbelagte opplysninger for lukkede dører. Under en åpen høring må utvalgets medlemmer ikke gi eller vise til opplysninger som er underlagt taushetsplikt. 6.1 Formål Formålet med bestemmelsen er å sikre kontrollutvalgets informasjonsbehov, en god fremdrift i høringen og å ivareta den innkaltes rettssikkerhet. 6.2 Forberedelse av høringen Før høringen gjennomfører kontrollutvalget et saksforberedende møte. På dette møtet skal utvalget gjennomgå hvilke problemstillinger som ønskes belyst. Det skal videre fastsettes en fremdriftsplan for møtet som bl.a. kan fastsette taletid for den enkelte som er innkalt, rekkefølge og hovedspørsmål. På det saksforberedende møtet skal det velges en hovedutspørrer for høringen. 6.3 Den innkaltes stilling Innkallingen skal sendes med minst to ukers varsel. Det skal opplyses om hvilken sak eller hvilket saksområde som er tema for høringen, det skal informeres om mulighet til å reservere seg fra å møte for eksterne aktører og mulighet for alle til å kreve å høres i lukket møte. Kopi av dette reglementet skal følge innkallingen. Reglement for kontrollutvalget i Farsund kommune 21

Kontrollutvalget i Farsund kommune Den innkalte skal ha tilgang til kontrollutvalgets saksdokumenter dersom disse ikke er underlagt taushetsplikt. Den innkalte har anledning til å ha med seg bisitter(e) og har rett til å konferere med bisitter(e) før svar avgis. Bisitter(e) kan også supplere forklaringen. De innkalte avgjør selv om de vil besvare utvalgets spørsmål, og kan anmode om å få avgi forklaring for lukkede dører. Dersom slik anmodning fremsettes, skal høringen avbrytes og avgjørelsen tas i lukket møte. 6.4 Gjennomføring av høringen Kontrollutvalgets leder innleder høringen ved å orientere om temaet for høringen og de prosedyrer som gjelder. Før utvalget starter utspørringen skal den innkalte få anledning til å gi en skriftlig fremstilling av saken. Etter at hovedutspørrer er ferdig med sine spørsmål, kan utvalgsmedlemmene stille oppfølgingsspørsmål. Den innkalte skal gis anledning til å sammenfatte saken etter at utspørringen er ferdig. Meningsutveksling mellom utvalgets medlemmer skal ikke finne sted under høringen. Det skal ikke voteres eller treffes konklusjoner under høringen. Kontrollutvalget avgjør i møte hvordan opplysningene som fremkom under høringen skal følges opp. Det skal føres referat fra høringen. 6.5 Kunngjøring Åpne høringer i kontrollutvalget skal kunngjøres på lik linje med kommunale møter. 7 Ikrafttredelse Dette reglementet trer i kraft straks. Reglement for kontrollutvalget i Farsund kommune 22

Kontrollutvalget Kontrollutvalget består av 5 medlemmer og velges etter reglene i kommunelovens 77 Kontrollutvalgets oppgaver følger av kommunelovens 77 og av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommer av 15. juni nr. 904. Utvalget har ikke egen vedtaksmyndighet, men er et kontroll- og tilsynsorgan. 1. Nærmere beskrivelse av utvalgets arbeidsoppgaver: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Kontrollutvalget skal påse at kommunes virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal i hver valgperiode utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og resultatene av disse. Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal i hver valgperiode utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. I tillegg er noen særlige oppgaver regulert i forskriftens kapittel 7. Det gjelder blant annet valg av revisjonsordning og revisor og budsjettbehandlingen. Medlemmer av faste utvalg etter kml. 10 (våre fagutvalg) skal ikke velges til kontrollutvalget. 23

Kontrollutvalget Er valgt av kommunestyret og har 5 medlemmer. 1 representant er medlem av kommunestyret, da dette er et lovkrav. Kontrollutvalgets har ikke vedtaksmyndighet, men er et kontroll- og tilsynsorgan. Utvalget fører tilsyn og kontroll på vegne av kommunestyret. Er lovpålagt i.h.t. kommunelovens 77: 77. Kontrollutvalget 1. Kommunestyret og fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget skal ha minst tre medlemmer. Kommunestyret og fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer. Utvalgets leder har møte- og talerett i kommunestyret og fylkestinget når utvalgets saker behandles. 2. Utelukket fra valg er ordfører, fylkesordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap og fylkesutvalg, medlem og varamedlem av kommunal eller fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av kommuneråd eller fylkesråd og ansatte i kommunen eller fylkeskommunen. 3. Kommunestyret og fylkestinget kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets medlemmer. 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. 6. Kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sitt arbeid til Kontrollutvalget Er valgt av kommunestyret og har 5 medlemmer. 1 representant er medlem av kommunestyret, da dette er et lovkrav. Kontrollutvalgets har ikke vedtaksmyndighet, men er et kontroll- og tilsynsorgan. Utvalget fører tilsyn og kontroll på vegne av kommunestyret. Er lovpålagt i.h.t. kommunelovens 77: 77. Kontrollutvalget 1. Kommunestyret og fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget skal ha minst tre medlemmer. Kommunestyret og fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer. Utvalgets leder har møte- og talerett i kommunestyret og fylkestinget når utvalgets saker behandles. 2. Utelukket fra valg er ordfører, fylkesordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap og fylkesutvalg, medlem og varamedlem av kommunal eller fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, Oppgaver: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at man har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Kontrollutvalget skal påse at kommunes virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal i hver valgperiode utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og resultatene av disse. Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal i hver valgperiode utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. I tillegg er noen særlige oppgaver regulert i forskriftens kapittel 7. Det gjelder blant annet valg av revisjonsordning og revisor og budsjettbehandlingen. Oppgaver: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at man har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Kontrollutvalget skal påse at kommunes virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal i hver valgperiode utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og resultatene av disse. Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. 24

medlem av kommuneråd eller fylkesråd og ansatte i kommunen eller fylkeskommunen. 3. Kommunestyret og fylkestinget kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets medlemmer. 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. 6. Kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sitt arbeid til Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal i hver valgperiode utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. I tillegg er noen særlige oppgaver regulert i forskriftens kapittel 7. Det gjelder blant annet valg av revisjonsordning og revisor og budsjettbehandlingen. 25

Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Dato FOR-2004-06-15-905 Departement Kommunal- og moderniseringsdepartementet Publisert I 2004 hefte 7 Ikrafttredelse 01.07.2004, 01.01.2005, 01.11.2007 Sist endret FOR-2013-06-13-613 fra 01.07.2013 Endrer FOR-1993-01-13-4044 Gjelder for Norge Hjemmel LOV-1992-09-25-107- 77 Kunngjort 22.06.2004 Rettet Korttittel Forskrift om kontrollutvalg i kommuner/fylkesk. Kapitteloversikt: Kap. 1. Virkeområde ( 1) Kap. 2. Kontrollutvalgets sammensetning. Utskifting av medlemmer ( 2-3) Kap. 3. Alminnelige regler om kontrollutvalgets ansvar og oppgaver ( 4-5) Kap. 4. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon ( 6-8) Kap. 5. Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon ( 9-12) Kap. 6. Selskapskontroll ( 13-15) Kap. 7. Særlige oppgaver for kontrollutvalget ( 16-18) Kap. 8. Saksbehandling og sekretariat. ( 19-20) Kap. 9 Ikrafttredelse - overgangsregler ( 21-22) Hjemmel: Fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet (nå Kommunal- og moderniseringsdepartementet) 15. juni 2004 med hjemmel i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 nr. 11. Endringer: Endret ved forskrifter 26 mai 2011 nr. 557, 6 des 2012 nr. 1151, 13 juni 2013 nr. 613. Kap. 1. Virkeområde 1.Virkeområde Forskriften omfatter kommunens og fylkeskommunens kontrollutvalg, og gjelder utvalgets ansvar og oppgaver, regler om saksbehandling m.m. jf. kommuneloven 77. 26

Kap. 2. Kontrollutvalgets sammensetning. Utskifting av medlemmer 2.Valg og sammensetning Kommunestyret og fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget skal ha minst tre medlemmer. Kommunestyret og fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer. Utvalgets leder og nestleder har møte- og talerett i kommunestyret og fylkestinget når utvalgets saker behandles. 3.Utskifting av medlemmer Kommunestyret eller fylkestinget kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets medlemmer. Ved utskifting av ett eller flere medlemmer av utvalget skal det foretas nyvalg av samtlige medlemmer i utvalget. Kap. 3. Alminnelige regler om kontrollutvalgets ansvar og oppgaver 4.Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget har rett til å være til stede i lukket møte i kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kommunestyret eller fylkestinget kan bestemme, i forskrift eller for ett enkelt møte, at kontrollutvalget ikke har rett til å være til stede i lukket møte i kommunestyret eller fylkestinget. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. 0 Endret ved forskrift 6 des 2012 nr. 1151 (i kraft 1 jan 2013). 5.Innhenting av opplysninger Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. 27

Dersom kommunen eller fylkeskommunen har egen ansatt revisor, kan kontrollutvalget be om adgang til revisjonens arbeidsdokumenter og kan kreve opplysninger av revisjonen. Kap. 4. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon 6.Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 7.Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. 8.Oppfølging av revisjonsmerknader Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. Kap. 5. Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon 9.Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap. 10.Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av 28

forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 11.Rapporter om forvaltningsrevisjon Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jf. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 12.Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kap. 6. Selskapskontroll 13.Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 0 Endret ved forskrift 6 des 2012 nr. 1151 (i kraft 1 jan 2013). 14.Selskapskontrollens innhold Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette 29