Se mottakertabell Vår dato 15.2.2019 Deres dato Vår referanse 19/00155-1 Deres referanse Saksbehandler: Kristin Kahrik Rekruttering av kandidater til innkjøpsgruppe konkurransestrategi for reisebyråtjenester Difi/Statens innkjøpssenter er gitt fullmakt til å inngå felles avtaler for statlig sektor innenfor avtaleområder med stort volum, felles behov og lite behov for individuelle tilpasninger. Fellesavtalene er obligatoriske for alle sivile virksomheter som tilhører statlig forvaltning. Alle anskaffelser statens innkjøpssenter gjennomfører skal ivareta en tilstrekkelig brukermedvirkning som ivaretar brukernes behov og forventninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Derfor blir det etablert en innkjøpsgruppe ved oppstart av den enkelte anskaffelsesprosess, med representanter fra virksomhetene. Reisebyråtjenester Den løpende Fellesavtale for reisebyråtjenester ble inngått 01.01.2018. Avtaleperioden er to år med opsjon om forlengelse inntil to år. Det betyr at vi har kommet til år to i avtaleperioden og må dermed foreta opsjonsvurdering om forlengelse. Opsjonsvurderingen er påbegynt, men ikke konkludert. Statens innkjøpssenter sin vurdering er at forlengelse eller avslutning av den løpende fellesavtale må ses i sammenheng med strategi til en fremtidig konkurranse. Derfor har vi opprettet et prosjekt til å utarbeide konkurransestrategi for reisebyråtjenester ledet av Statens innkjøpssenter. Vi skal i denne etablere en innkjøpsgruppe og sender derfor dette brevet for å rekruttere aktuelle kandidater. Innkjøpsgruppe Hovedformålet til innkjøpsgruppen er å sikre at prosessen iverksatt av Statens innkjøpssenter dekker brukernes behov og forventninger, samt bidra til avtalelojalitet og brukertilfredshet. Medlemmene i innkjøpsgruppen skal bistå med å ivareta statlige brukeres tekniske og praktiske interesser gjennom hele anskaffelsesprosessen, både før og etter kontraktsinngåelse. Oppgavene vil variere med ytelsens omfang og kompleksitet. Mer informasjon om brukermedvirkning, herunder innkjøpsgrupper, finnes på vår nettside. forvaltning og ikt 22 45 10 00 postmottak@difi.no Besøksadresse Oslo: Grev Wedels plass 9 0151 Oslo Besøksadresse Leikanger: Skrivarvegen 2 6863 Leikanger Postboks 1382 Vika, 0114 Oslo Org.nr: NO 991 825 827 www.difi.no
Strategi for brukermedvirkning i Statens innkjøpssenter kan leses i sin helhet her. For denne innkjøpsgruppen ønsker vi medlemmer med følgende kompetanse: reisebestillerkompetanse erfaring med betalingsløsninger kompetanse på datasikkerhet og personvern innkjøp av reisebyråtjenester Det kan forventes ca. ett til to møter i måneden med innkjøpsgruppen. Møtedeltakelse kan foregå enten fysisk eller ved bruk av videokonferanse. Det er likevel ønskelig med fysisk oppmøte på oppstartsmøte planlagt den 7. mars 2019 hos Difi i Oslo. Ressursbruken vil variere over tid der behovet er større i enkelte faser enn i andre og derfor kan vi forvente perioder hvor det kreves noe mer intensiv innsats opp mot frister. I tillegg vil det kreves noe ressursbruk i forbindelse med utarbeidelse av dokumenter i både strategiarbeidet og for en fremtidig konkurranse, herunder skrivejobb og gjennomlesning. Bistand fra innkjøpsgruppemedlemmene som faglige rådgivere i evaluering og i kontraktsoppfølgingsfasen kan også bli aktuelt. Innkjøpsgruppene består vanligvis av 4 til 7 faste medlemmer avhengig av anskaffelsens omfang og kompleksitet. Vi har ikke tatt konkret stilling til hvor mange som skal inngå i denne innkjøpsgruppen. Det er ønskelig at den samlede innkjøpsgruppen representerer hele landet, samt små og store virksomheter. Vi ber herved om at dere melder inn navn og opplysninger om kandidater ved å sende e-post til reise@difi.no. Statens innkjøpssenter vil foreta en vurdering basert på kompetansebehov og tar kontakt med aktuelle kandidater. Vi ber også om at dere oppgir navn og kontaktopplysninger for kandidatens leder slik at vi kan avklare forhold knyttet til utlån av ressursen. Forutsigbarhet på tilgjengelige ressurser er viktig for å overholde tidsplan og gjennomføre en kostnadseffektiv prosess. Ved rekruttering vil vi derfor inngå en ressursavtale mellom dere som virksomhet og DIFI/Statens innkjøpssenter som gjelder for hele prosessen, se vedlagt mal. Frist for å etablere gruppen er satt til 25.02.2019. Vi ønsker derfor innspill snarest mulig. Habilitet For denne aktuelle anskaffelsen ber vi dere foreta en habilitetsvurdering, før dere utpeker en deltager til innkjøpsgruppen, ref. FOA (Anskaffelsesforskriften) 7-5 Habilitet. Merverdi for medlemmer ved å delta på våre innkjøpsgrupper Merverdien for medlemmene ved å være med i innkjøpsgruppen er: Stor grad av påvirkning ved utforming av behovene. Å bli ambassadører for fellesavtalen og Statens innkjøpssenter sine brukere. Bidra i arbeidet med å skape langsiktige samfunnsgevinster gjennom statlige fellesavtaler. 2
Medlemmene vil få en god og lærerik erfaring og innkjøpsfaglig påfyll som de kan bruke i sitt videre arbeid. Vennlig hilsen for Difi Kjetil Østgård avdelingsdirektør Kristin Kahrik seniorrådgiver Dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ingen håndskrevne signaturer. Kopi til: Norsk helsenett SF Øyvind Bjerkebro Postboks 6123 7435 TRONDHEIM OsloMet - Storbyuniversitetet Gunn-Sølvi Arveschoug Postboks 4 St. Olavs plass 0130 OSLO Mottakerliste: Politidirektoratet Postboks 8051 Dep. 0031 Oslo Statsministerens kontor Postboks 8001 Dep. 0030 Oslo Fylkesmannen i Troms og Statens hus 9815 VADSØ Finnmark Fylkesmannen i Innlandet Postboks 987 2604 LILLEHAMMER Fylkesmannen i Vestland Postboks 7310 5020 BERGEN Fylkesmannen i Møre og Fylkeshuset 6404 Molde Romsdal Fylkesmannen i Nordland Statens Hus, Moloveien 10 8002 BODØ Fylkesmannen i Oslo og Postboks 325 1502 MOSS Viken Fylkesmannen i Rogaland Postboks 59 4001 Stavanger Fylkesmannen i Trøndelag Postboks 2600 7734 STEINKJER Fylkesmannen i Vestfold og Postboks 2076 3103 TØNSBERG Telemark Arbeids- og Postboks 5 St. Olavs plass 0130 Oslo velferdsdirektoratet Barne-, ungdoms- og Postboks 8113 Dep. 0032 Oslo familiedirektoratet Brønnøysundregistrene Postboks 900 8910 BRØNNØYSUND Datatilsynet Postboks 458 Sentrum 0105 OSLO Arbeidstilsynet Postboks 4720 Torgarden 7468 TRONDHEIM byggkvalitet Postboks 8742 Youngstorget 0028 OSLO 3
Postboks 3021 Lade 7441 Trondheim mineralforvaltning med Bergmesteren for Svalbard Postboks 2014 3103 Tønsberg samfunnssikkerhet og beredskap Postboks 8034 Dep. 0030 Oslo utviklingssamarbeid - NORAD Departementenes Postboks 8129 Dep. 0032 Oslo sikkerhets- og serviceorganisasjon - DSS Finanstilsynet Postboks 1187 Sentrum 0107 Oslo Fiskeridirektoratet Postboks 185 Sentrum 5804 Bergen Integrerings- og Postboks 212 Sentrum 0103 OSLO mangfoldsdirektoratet - IMDi Justervesenet Postboks 170 2027 Kjeller Konkurransetilsynet Postboks 439 Sentrum 5805 Bergen Kystverket Postboks 1502 6025 Ålesund Lotteri- og stiftelsestilsynet Postboks 800 6805 Førde Luftfartstilsynet Postboks 243 8001 Bodø Mattilsynet Felles postmottakpostboks 383 2381 Brumunddal Nasjonal Postboks 93 4791 Lillesand kommunikasjonsmyndighet Riksantikvaren - Postboks 8196 Dep. 0034 Oslo kulturminneforvaltning Sjøfartsdirektoratet Postboks 2222 5509 HAUGESUND Skatteetaten Postboks 9200 Grønland 0134 Oslo Statens jernbanetilsyn Postboks 7113 St. Olavs plass 0130 Oslo Statistisk sentralbyrå Postboks 8131 Dep. 0033 Oslo Utlendingsdirektoratet Postboks 8108 Dep. 0032 Oslo Utdanningsdirektoratet Postboks 9359 Grønland 0135 Oslo Statens vegvesen Postboks 8142 Dep. 0033 Oslo Vegdirektoratet Statens lånekasse for Postboks 191 Økern 0510 OSLO utdanning Havforskningsinstituttet Postboks 1870 Nordnes 5817 BERGEN Statens pensjonskasse Postboks 10 Skøyen 0212 OSLO Språkrådet Postboks 1573 Vika 0118 OSLO Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep. 0032 OSLO Pb 7154 St. Olavs plass 0130 OSLO økonomistyring Likestillings- og Postboks 8048 Dep 0031 OSLO diskrimineringsombudet Forbrukerrådet Postboks 463 Sentrum 0105 OSLO Arbeidsretten Postboks 6803 St. Olavs plass 0130 OSLO Barneombudet Postboks 8889 Youngstorget 0028 OSLO Trygderetten Postboks 8022 Dep. 0030 OSLO Statens arbeidsmiljøinstitutt Pb 8149 Dep 0033 OSLO - STAMI Riksmekleren Grensen 3 0159 OSLO Petroleumstilsynet Postboks 599 4003 STAVANGER 4
Pensjonstrygden for Postboks 8143 Dep 0033 OSLO sjømenn (PTS) Statsbygg Postboks 8106 Dep 0032 OSLO Husbanken - Hovudkontoret Postboks 1404 8002 BODØ Domstoladministrasjonen Postboks 5678 Sluppen 7485 TRONDHEIM Forbrukertilsynet Sandakerveien 138 0484 OSLO Forsvarsbygg Postboks 405 Sentrum 0103 OSLO Forvaltningsorganet for Postboks 535 Sentrum 0105 OSLO opplysningsvesenets fond Kommisjonen for Postboks 2097 Vika 0125 OSLO gjenopptakelse av straffesaker Kontoret for Postboks 253 9951 VARDØ voldsoffererstatning Kunst i offentlige rom - Postboks 6994 St. Olavs plass 0130 OSLO KORO Medietilsynet Nygata 4 1607 FREDRIKSTAD Meteorologisk institutt Bostboks 43 Blindern 0313 OSLO Nasjonal sikkerhetsmyndighet - NSM Postboks 14 1306 BÆRUM POSTTERMINAL Nasjonalt organ for kvalitet i Postboks 578 1327 LYSAKER utdanningen - NOKUT Norges geologiske Postboks 6315 Sluppen 7491 TRONDHEIM undersøkelse - NGU Norges vassdrags- og Postboks 5091 Majorstuen 0301 OSLO energidirektorat - NVE Norsk filminstitutt Postboks 482 Sentrum 0105 OSLO Norsk kulturråd Postboks 8052 Dep 0031 OSLO Norsk polarinstitutt Framsenteret 9296 TROMSØ Oljedirektoratet Postboks 600 4003 STAVANGER Regjeringsadvokaten Postboks 8012 Dep 0030 OSLO Riksadvokatembetet - Postbok 8002 Dep 0030 OSLO Riksadvokaten Kulturtanken - Den Postboks 4261 Nydalen 0401 OSLO kulturelle skolesekken Norge Riksteatret Postboks 4295 Nydalen 0402 OSLO Samediggi / Sametinget Àvjovâgeaidnu 50 9730 KARASJOK Sekretariatet for Postboks 8028 Dep 0030 OSLO konfliktrådene Sekretariatet for Postboks 4596 Nydalen 0404 OSLO Markedsrådet og Forbrukertvistutvalget Postboks 1093 Sentrum 5809 BERGEN internasjonalisering og kvalitetsutvikling i høyere utdanning - Diku Statens havarikommisjon Postboks 213 2001 LILLESTRØM for transport Statens kartverk 3507 HØNEFOSS Statens sivilrettsforvaltning Postboks 8027 Dep 0030 OSLO Stortinget 0026 OSLO Utlendingsnemnda - UNE Postboks 8165 Dep 0034 OSLO Kompetanse Norge Postboks 236 Sentrum 0103 OSLO 5
Longyearbyen lokalstyre, Postboks 350 9171 Longyearbyen Svalbard HELFO Postboks 2415 3104 TØNSBERG Sysselmannen på Svalbard Postboks 633 9171 LONGYEARBYEN Nasjonalbiblioteket Postboks 2674 Solli 0203 Oslo Norsk romsenter Postboks 113 Skøyen 0212 OSLO Distriktssenteret - Ogndalsveien 2 7713 Steinkjer Kompetansesenter for distriktsutvikling Patentstyret - Styret for det Postboks 8160 Dep 0033 OSLO industrielle rettsvern NOREC - Norsk senter for Postboks 461 6803 FØRDE utvekslingssamarbeid Norsk akkreditering Postboks 170 2027 Kjeller Arkivverket Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Spesialenheten for Postboks 93 2301 HAMAR politisaker Forsvarets Postboks 25 2027 KJELLER forskningsinstitutt Fylkesnemndene for Akersgata 1 0158 OSLO barnevern og sosiale saker Miljødirektoratet Postboks 5672 Sluppen 7485 TRONDHEIM Veterinærinstituttet Postboks 750 Sentrum 0106 OSLO Garantiinstituttet for Postboks 1763 Vika 0122 OSLO eksportkreditt - GIEK Kriminalomsorgsdirektoratet Postboks 344 2001 LILLESTRØM - KDI Norsk utenrikspolitisk Pb. 8159 Dep. 0033 OSLO institutt - NUPI Hovedredningssentralen Postboks 1016 8001 BODØ Nord-Norge Hovedredningssentralen Postboks 13 4097 SOLA Sør-Norge International Center for Postboks 109 9520 KAUTOKEINO Reindeer Husbandry - Internasjonalt reindriftssenter Foreldreutvalget for Postboks 9360 Grønland 0135 OSLO grunnopplæringen - FUG Nidaros Domkirkes Bispegaten 11 7012 TRONDHEIM Restaureringsarbeider (NDR) Artsdatabanken 7491 TRONDHEIM Norsk kulturminnefond Postboks 253 Røros 7361 RØROS Husleietvistutvalget Postboks 5118 Majorstuen 0302 OSLO Norsk lyd- og Postboks 2764 Solli 0204 OSLO blindeskriftbibliotek - NLB Vegtilsynet Uttrågata 38 5700 VOSS Landbruksdirektoratet Postboks 8140 Dep 0033 OSLO Norges grønne fagskole - 2390 MOELV VEA Generaladvokatembetet Postboks 651 Sentrum 0106 OSLO 6
Klagenemnda for Grev Wedels plass 9 0151 OSLO industrielle rettigheter - KFIR Statped Postboks 113 3081 HOLMESTRAND Norsk institutt for Postboks 115 1431 ÅS bioøkonomi - NIBIO Fylkesmannen i Aust- og Postboks 788 Stoa 4809 ARENDAL Vest-Agder Valgdirektoratet Postboks 2080 3103 TØNSBERG Tolletaten Regelrådet Den Norske Opera & Ballett Postboks 785 Sentrum 0106 OSLO Tilsynsrådet for Postboks 720 Sentrum 0106 OSLO advokatvirksomhet Forsvarsmateriell Postboks 1550 Sentrum 0015 OSLO Jernbanedirektoratet Postboks 16 Sentrum 0101 OSLO Difi - Postmottak De samiske videregående skoler, Karasjok og Kautokeino Sameskolen for Midt-Norge Unit - IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning Abels gate 5A 7030 TRONDHEIM Senter for oljevern og Postboks 8010 Dep 0030 OSLO marint miljø Diskrimineringsnemnda Postboks 208 Sentrum 5804 BERGEN Klagenemndssekretariatet Postboks 511 sentrum 5805 BERGEN (KNS) Statens undersøkelseskommisjon for helse- og omsorgstjenesten c/o Helse- og omsorgsdepartementetpostboks 8011 Dep 0030 OSLO Fylkesmennenes fellesadministrasjon (FMFA) Politi- og lensmannsetaten c/o Politidirektoratet,Postboks 8051 Dep Norsk nukleær dekommisjonering (NND) 0031 OSLO 7
Ressursavtale Statlig fellesavtale om XXXXX Staten innkjøpssenters saksnummer 19/00155
RESSURSAVTALE STATLIG FELLESAVTALE OM XXXXXX INNHOLD 1 RESSURSAVTALE... 2 2 ARBEIDSOMRÅDE... 2 3 ENDRING AV AVTALEN... 2 Staten innkjøpssenters saksnummer 19/00155 Side 1
RESSURSAVTALE STATLIG FELLESAVTALE OM XXXXXX 1 RESSURSAVTALE Ressursavtale inngås mellom forvaltning og IKT (DIFI)/Statens innkjøpssenter og navn arbeidsgiver. Bistanden starter ved første møte i innkjøpsgruppen XXXXXX og varer inntil fellesavtalen er signert. Det betyr at NN deltar i hele anskaffelsesprosessen inklusive evaluering av tilbudene. Arbeidet ledes av Prosjektleder XXXXXXXXXXX. 2 ARBEIDSOMRÅDE Navn arbeidstaker skal bistå i Statens innkjøpssenters anskaffelse om Statlig fellesavtale om anskaffelsesbistand herunder XXXXXX. Navn arbeidstaker skal inngå i anskaffelsens Innkjøpsgruppe og yte faglig bistand under prosjektleders ledelse. Innkjøpsgruppens formål er å «ivareta sluttbrukernes tekniske og praktiske interesser gjennom hele anskaffelsesprosessen, både innkjøp og forvaltning» https://www.anskaffelser.no/statensinnkjopssenter/om-statens-innkjopssenter/brukermedvirkning I den utstrekning Difi ønsker det, kan Navn arbeidstaker også delta i andre aktiviteter som inngår i prosjektet. 3 ESTIMERT RESSURSBRUK Det totale årlige tidsforbruket i den enkelte konkurranse estimeres til ca.1-2 månedsverk per medlem. Det kan forventes at det blir ca. ett til to møter i måneden med innkjøpgruppen, men ressursbruk vil også avhenge av type konkurranse og kompleksitet. Ressursbruken vil også variere over konkurranseperioden der behovet er større i enkelte faser enn i andre og derfor kan vi forvente perioder hvor det kreves noe mer intensiv innsats opp mot frister. I tillegg vil det kreves noe ressursbruk i forbindelse med utarbeidelse av konkurransestrategi og konkurransedokumenter, herunder gjennomlesning og noe skrivejobb. Vi vil også i noen grad trenge bistand fra innkjøpsgruppemedlemmene som faglige rådgivere i evaluering og i kontraktsoppfølgingsfasen. 4 ENDRING AV AVTALEN Avtalen kan endres i den utstrekning partene er enige om det. Dato Navn arbeidsgiver Dato navn arbeidstaker Staten innkjøpssenters saksnummer 19/00155 Side 2
RESSURSAVTALE STATLIG FELLESAVTALE OM XXXXXX Dato DIFI/Statens innkjøpssenter Staten innkjøpssenters saksnummer 19/00155 Side 3