PROSJEKTSTYRING Kritiske og konstruktive synspunkter på earned value Jan Evensmo og Jan Terje Karlsen Temadag 8.12 2005 1
Informasjon om oss Jan Evensmo Associate Professor of Operations Research Ex-chairman of Norwegian Operations Research Society Email: jan.evensmo@bi.no Jan Terje Karlsen Associate Professor of Project Management Email: jan.t.karlsen@bi.no Temadag 8.12 2005 2
Prosjekter med kostnadssprekk 3
Hvor mye vil operaen koste? Temadag 8.12 2005 4
Kostnadsoverskridelser - flere eksempler Oil & gas projects in the Norwegian Sea: - Balder (62%), (Oseberg 23%), Gullfaks (31%), Kårstø (141%), Visund (45%), Aasgard (30%) IT-projects: - 50 to 65% of all projects have cost overruns, - Cost overruns up to 650% of base estimate (average 180%) Temadag 8.12 2005 5
Styring av prosjekter Viktige styringsmål for et prosjekt er: Kostnad (budsjett) Tid(plan) Kvalitet (spesifikasjoner) Kostnad Vårt fokus er på: tid og kostnader Tid Kvalitet Temadag 8.12 2005 6
Hva kan gjøres? Vi har tilsynelatende et godt verktøy i EARNED VALUE (verdiskapningsberegninger) Temadag 8.12 2005 7
Tre S-kurver En for planlagt kostnad (budsjett) Kalles: Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS) En som viser virkelig kostnad Kalles: Actual Cost of Work Performed (ACWP) En som viser verdien av faktisk utført arbeid Kalles: Budgeted Cost of Work Performed (BCWP) Temadag 8.12 2005 8
S - kurver Kostnader ACWS BCWS BCWP Tid t 0 Temadag 8.12 2005 9
Produktivitetsindeks Produktivitetsindeks (CPI) = BCWP / ACWP CPI = 1: Prosjektet holder budsjett CPI > 1: Produktiviteten god, det skapes mer verdi en det legges inn av virkelige kostnader for å skape disse verdiene CPI <1: Produktiviteten dårlig, det skapes mindre verdi en det som legges inn av virkelige kostnader for å skape disse verdiene Temadag 8.12 2005 10
Fremdriftsindeks Fremdriftsindeks (SPI) = BCWP / BCWS SPI = 1: Prosjektet holder tidsplanen SPI > 1: Prosjektet ligger foran tidsplanen SPI <1: Prosjektet ligger etter tidsplanen Temadag 8.12 2005 11
Undervisning Utfordring: Har du noen gang forsøkt å forklare Earned value for noen, f.eks. studenter? Temadag 8.12 2005 12
Sentral formel Cost EAC BAC BCWS ACWP BCWP t 0 t p t r Time En akseptert formel for beregning av ny totalkostnad: EAC = ACWP + (BAC BCWP) / CPI = BAC / CPI Temadag 8.12 2005 13
En mer kontroversiell formel Hva betyr egentlig denne formelen? EAC = ACWP + (BAC BCWP) / (CPI SPI) Sitater av Fleming and Koppelman: Some people consider this formula to be a worst case formula, while others consider it to be the most likely model. In either case, it is one of the more widely used and accepted formulas to statistically forecast the final costs on any project. Projects do not like to be in a position of establishing a performance plan and then falling behind their authorized plan. There is a natural human tendency to want to get back on schedule, even if it means using more resources to accomplish the same amount of planned work. Temadag 8.12 2005 14
Forklaringer på formel Kanskje det betyr dette? Redusering av prosjekttid Cost EAC* EAC BAC ACWP BCWS BCWP t 0 t p t r Time Temadag 8.12 2005 15
CRASHING Men da må formelen CPI SPI være relatert til metoden Crashing Temadag 8.12 2005 16
Ingen mening Vi vil derfor argumentere for at formelen: EAC = ACWP + (BAC BCWP) / (CPI SPI) ikke har teoretisk forankring og gir derfor ingen mening!! Men hva med Crash costs? Forstår vi disse? Temadag 8.12 2005 17
Eksempel på crashing Information Activity A Activity B Duration - normal 4 6 Duration - crashed 2 3 Costs - normal 10 000 20 000 Costs - crashed 14 000 29 000 Since: 14 000-10 000 4-2 = 2 000 < 29 000-20 000 6-3 = 3 000 Activity A should be crashed (compressed) before activity B. OK, but: Where does this come from? Temadag 8.12 2005 18
Grunnleggende spørsmål Where do the crash costs come from? Why should the crash costs be linear? Activity duration d(n) d n d min N max Crash costs N Temadag 8.12 2005 19
Vi vil påstå at Project planning theory is old History fades away Nobody lives to remember the basis of the basic theory New authors of project planning literature copy the old books, and take things for granted Reproduction of accepted truths Nobody ever tried to use the crashing model in real life? Temadag 8.12 2005 20
Hypotese There must (hopefully) exist some rational arguments for the crashing model Leading to linearity and calculability??? Found it!! Temadag 8.12 2005 21
Crashing modell No ad hoc idea about the linearity of the world but a consequence of Activity duration d max d(r) The inverse proportionality of activity duration and people working on it d n d min r min r n r max Resource r Temadag 8.12 2005 22
Eksempel crashing 5 workers use 6 weeks to complete activity Normal salary $4000 per worker per week Normal activity cost: 6 5 $4000 = $120 000 Crashing each additional worker: 50% cost increase $6000 per worker per week Temadag 8.12 2005 23
Forts. crashing eksempel Workers Activity duration (weeks) Activity cost Cost increase per crash week 5 30 5 = 6 6 5 4000 = 120 000 6 30 6 = 5 5 (5 4000 + 1 6000) = 130 000 130000-120000 6-5 = 10000 7 30 7 = 4 2 7 2 4 7 (5 4000 + 2 6000) = 137 143 137143-130000 5-4 2 7 = 10000 8 30 8 = 3 3 4 3 3 (5 4000 + 3 6000) 4 = 142 500 142500-137143 2 7 4-3 3 4 = 10000 Temadag 8.12 2005 24
IF YOU GO TO THE EXTREME Activity duration 6 5 4 x = 0 x = 1 x = 2 3 2 1 x = 20 0 10000 17143 48000 60000 x = Crash costs But don t do it in the real world!! Temadag 8.12 2005 25
THUS: Resultater If an activity is labor intensive The hyperbola of duration vs. workers holds If extra manpower get some overtime salary compared to basic manpower THEN: The crashing model is relevant and useful The crash costs are easily calculable from salaries of personnel Temadag 8.12 2005 26
Forskjellige prosjektutviklinger La oss være litt mer konstruktive!! La oss få litt systematikk i all galskapen!! Temadag 8.12 2005 27
6 forskjellige prosjektutviklinger Cost # 1 # 2 # 3 Cost Cost BAC BCWP BCWS BAC BCWP ACWP BCWS BAC BCWS BCWP ACWP ACWP t 0 t p BCWP > BCWS > ACWP Time t 0 t p BCWP > ACWP > BCWS Time t 0 t p BCWS > BCWP > ACWP Time Cost BAC ACWP # 4 BCWP BCWS Cost BAC # 5 BCWS ACWP Cost BAC # 6 ACWP BCWS BCWP BCWP t 0 ACWP > BCWP > BCWS t p Time t 0 t p BCWS > ACWP > BCWP Time t 0 t p ACWP > BCWS > BCWP Time Temadag 8.12 2005 28
Utvikling #1 Cost BAC BCWP BCWS BCWP > BCWS > ACWP CV positiv BV positiv ACWP SV positiv t 0 t p Time Temadag 8.12 2005 29
Utvikling #2 Cost BAC BCWP ACWP BCWP > ACWP > BCWS BCWS CV positiv BV negativ SV positiv t 0 t p Time Temadag 8.12 2005 30
Utvikling #3 Cost BAC BCWS BCWP BCWS > BCWP > ACWP CV negativ ACWP BV positiv SV negativ t 0 t p Time Temadag 8.12 2005 31
Utvikling #4 Cost BAC ACWP BCWP BCWS ACWP > BCWP > BCWS CV negativ BV negativ SV positiv t 0 t p Time Temadag 8.12 2005 32
Utvikling #5 Cost BAC BCWS ACWP BCWS > ACWP > BCWP CV negativ BCWP BV positiv SV negativ t 0 t p Time Temadag 8.12 2005 33
Utvikling #6 Cost BAC ACWP BCWS BCWP ACWP > BCWS > BCWP CV negativ BV negativ SV negativ t 0 t p Time Temadag 8.12 2005 34
Problemstilling Hvilke strategier eller tiltak er relevante og kan iverksettes i de seks forskjellige prosjektutviklingene? Temadag 8.12 2005 35
Fem strategier Strategi A Laissez-faire strategi: Fortsette i samme spor som til nå Strategi B Santa Claus strategi: Bli mer effektiv og produktiv i prosjektet Strategi C Tail Between Legs strategi: Endre/redusere prosjektets omfang (kvalitet) Strategi D Age Before Beauty strategi: Forsøke å holde tidsfristen ved å tilføre ekstra ressurser (f.eks. arbeidskraft), noe som vil medføre ekstra kostnader Strategi E Late Sunset strategi: Forsøke å holde budsjettet ved å forlenge tidsfristen Temadag 8.12 2005 36
Kopling mellom utviklinger og strategier Utv iklinger #1 #2 #3 #4 #5 #6 Cost BAC BCWP BCWS Cost BAC BCWP ACWP BCWS Cost BAC BCWS BCWP Cost BAC ACWP BCWP BCWS Cost BAC BCWS ACWP Cost BAC ACWP BCWS BCWP ACWP BCWP ACWP Strategier t 0 t p Time t 0 t p Time t 0 t p Time t 0 t p Time t 0 t p Time t 0 t p Time Strategi A: Fortsette som før Fullf ører prosjektet f ør tidsfrist og under budsjett Forsinket, men under budsjett Ferdig før tidsfrist, men ov er budsjett Forsinket og ov er budsjett Strategi B: Endre eff ektiv itet Ikke relevant Arbeide mer effektivt for å holde tidsplan innenf or budsjett Arbeide mer effektivt for å holde budsjett innenf or tidsf rist Arbeide mer eff ektiv t f or å holde både budsjett og tidsf rist Strategi C: Endre omf ang (eller kv alitet) Ikke relevant Redusere omfang for å holde tidsf rist Redusere omfang for å holde budsjett Redusere omf ang f or å holde både budsjett og tidsf rist Strategi D: Opprettholde opprinnelig tidsplan Ikke relevant Bruke mer ressurser (crashing), men holde budsjett Bruke mindre ressurser, men innenf or budsjett Bruke mer ressurser (crashing) med kostnadsoverskridelse Strategi E: Opprettholde opprinnelig budsjett Ikke relevant Ikke relevant Bruke mindre, ressurser men f orsinket Bruke mindre ressurser, men større forsinkelse Temadag 8.12 2005 37
Vårt mål Bedre forståelse av de forskjellige rutene som viser kobling mellom utvikling og strategi Temadag 8.12 2005 38
An example of #5 Project plan: Budget BAC = USD 1 000 000 Duration t p = 12 months After 3 months: Spent USD 220 000 and 20 % finished BCWS = 250 000 ACWP = 220 000 BCWP = 200 000 Temadag 8.12 2005 39
Box #5 - A Do nothing box #5 A: BAC 1000000 EAC = = = CPI 200000 220000 USD 1 100 000 10 % cost overrun t t SPI 12 200000 250000 p r = = = 15 months 25 % delay Temadag 8.12 2005 40
Box #5 and other strategies Strategy B: More efficient stay on plan Strategy C: Reduce scope stay on plan Strategy D: More resources no delay Strategy E: Less resources increase delay But no math today! Temadag 8.12 2005 41
Avslutningsvis / videre forskning Tilbake til forecastmodellen: EAC = BAC CPI Denne formelen er bygget på lineær trendforskyvning Men tatt i betraktning at S-kurven ikke akkurat er lineær, er selv dette en underlig modell å velge! Temadag 8.12 2005 42
Assertion EV is a forceful tool - a hammer but lacks systematic procedures nails Hopefully our approach can contribute to better use of EV in practice!! Temadag 8.12 2005 43