1 ORIENTERING FRA BORRE GOLFKLUBB OG BORRE GOLFBANE A/S TIL NYE MEDLEMMER AV BORRE GOLFKLUBB Borre Golfklubb er et idrettslag som ble stiftet 27.9.1989. Styret i Borre Golfklubb består av Roar Jalland, leder, Inger Holth, nesteleder, Hege Raaen, Hans Kristian Karlsen og Liv Brekke som styremedlemmer. Varamedlemmer til styret er Terje Morstøl og Bjørn Ingebrigtsen. Revisorer er Kåre Bye og Karl Øyvind Lian. Golfbanen som klubben er knyttet til ligger på Semb Hovedgård i Borre kommune. Golfbanen eies og drives av Borre Golfbane A/S hvor Einar C. Nagell-Erichsens familieselskap, Legan Forvaltning AS, er aksjonær. I Borre Golfbane A/S er ellers Einar C. Nagell-Erichsen styreformann, Tove Dahlen daglig leder. Fra 01.03.2009 overtar Thomas Pedersen som daglig leder. Pro ved banen er Martin Grythe. Avtaleforholdet mellom Borre Golfklubb og Borre Golfbane A/S er dels fastsatt gjennom vedtak i stiftelsesmøte og dels gjennom senere avtale mellom klubben og selskapet.
2 I klubbens stiftelsesmøte ble det av praktiske grunner vedtatt utfyllende vedtektsbestemmelser hvor alle lovnormens bestemmelser er innarbeidet. Disse lyder slik etter endring senest i årsmøte 26.11.2008 1 Klubbens navn er Borre Golfklubb. Golfbanen som klubben er knyttet til ligger på Semb Hovedgård i Borre kommune. Klubben er tilsluttet Norges Idrettsforbund gjennom Vestfold Idrettskrets og Norges Golfforbund. 2 Klubbens formål er ved samarbeid og kameratskap å drive organisert golfklubbvirksomhet i sunne former og å øke forståelsen for golfsporten som konkurranseidrett og som en verdifull fritidsaktivitet for alle aldersgrupper. 3 Enhver som dokumenterer å ha ordnet sitt økonomiske mellomværende med Borre Golfbane A/S i henhold til enhver tid gjeldende avtale mellom klubben og Borre Golfbane A/S, og som forplikter seg til å innordne seg klubben og overordnede idrettsmyndigheters lover og andre bestemmelser, kan tas opp som medlem. Ved skriftlig innmelding oppgis fullt navn, alder, bopel og videre om søkeren før har vært medlem av lag/klubb tilsluttet Norges Idrettsforbund. Opptak av nytt medlem skal straks føres inn i medlemsprotokollen. En søker kan ikke tas opp uten at forpliktelsene til andre idrettslag/klubber er ordnet (jfr. NIF's lov 39). Medlemsskap i klubben er først gyldig fra den dag kontingent er betalt. Ethvert medlem plikter å overholde Norges Idrettsforbunds, Norges Golfforbunds samt klubbens lover og bestemmelser. For straffesaker gjelder Norges Idrettsforbunds "straffebestemmelser om forgåelser". Medlemmer graderes slik: a. Æresmedlemmer. (Utnevnes ved enstemmig beslutning av fulltallig styre.) b. 1. Junior under 18 år 2. Ungdom 19-21 år 3. Student/militær 22-25 år 4. Senior over 22 år 5. Pensjonister over 67 år 6. Passive uten spillerettsbevis c. Prøvemedlemskap for 1 år d. Gjestemedlem e. Bedriftsmedlem Aldersinndelingen gjelder til og med/alternativt fra og med det året man fyller angitt år. 4 Kontingent til klubben fastsettes hvert år av årsmøtet etter innstilling fra styret. Kontingenten betales forskuddsvis hvert år og innkreves av Borre Golfbane A/S på vegne av klubben sammen med årsavgiften til Borre Golfbane A/S. Betaling skal skje senest 1. mars hvert år. Den som ikke er skriftlig utmeldt, eller som ikke har meldt overgang til medlemsgruppe med lavere kontingent, innen 1. januar, anses som medlem av den tidligere kontingentklasse for det nye år. Medlemmer som ikke har betalt forfalt kontingent/årsavgift til Borre Golfbane A/S har ingen rett til spill på banen. Medlemmer som skylder kontingent/årsavgift for mer enn ett år mister alle sine rettigheter og kan strykes som medlem av Borre Golfklubb, uten at klubbens krav for skyldig kontingent bortfaller. Strykes et medlem, kan det ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt og vedkommende på nytt har ordnet sitt økonomiske mellomværende med Borre Golfbane A/S. Styret har anledning til å sette ned eller frafalle kontingent til klubben etter søknad ved sykdom, militærtjeneste, arbeidsløshet eller av andre ekstraordinære grunner. 5 Under spill følges "The Royal and Ancient Golf Club of St. Andrews's" regler og gjeldende regler for "Golfetikette". Styret fastsetter de lokale regler. Ethvert medlem er forpliktet til å rette seg etter de gjeldende bestemmelser og regler for utøvelse av spillet på banen og til å overholde ordensforskriftene for selve banen, områdene rundt baneanlegget, klubbhuset, adkomstvei og parkeringsanlegg samt øvrige berørte områder på Semb Hovedgård enten disse bestemmelser og regler er fastsatt av klubben eller av Borre Golfbane A/S. Det er ethvert medlems rett og plikt å påtale overtredelser av de regler og bestemmelser klubben har. Medlemmene er også forpliktet til å hjelpe til med å bevare golfbanen og tilknyttede anlegg i best mulig stand. Enhver som overtrer disse bestemmelser eller på annen måte viser uverdig opptreden, kan av styret advares, utelukkes fra banen og klubbhuset for kortere eller lengre tid, eller ekskluderes fra klubben. Utelukkelse fra banen og klubbhuset for kortere eller lengre tid krever enstemmighet av et beslutningsdyktig styre, og til eksklusjon enstemmig beslutning av et fulltallig styre. Styrets beslutning i en slik sak kan vedkommende medlem påklage til årsmøtet, som avgjør saken med alminnelig stemmeflertall. 6 Klubbens høyeste myndighet er årsmøtet som avholdes hvert år innen utgangen av februar måned. Årsmøtet innkalles av styret med minst 1 måneds varsel direkte til medlemmene eller ved kunngjøring i pressen. Årsmøtet kan kun treffe vedtak i de saker som er nevnt i innkallingen. På klubbens kontor eller annet kunngjort sted skal det ligge tilgjengelig for medlemmene én uke før årsmøtet: 1. Årsberetning. 2. Revidert regnskap avsluttet 31. desember. 3. Styrets forslag til kontingenter og budsjett for neste år. 4. Eventuelt innsendte forslag. 5. Valgkomitéens innstilling. Medlemmer som ønsker å fremsette forslag til behandling på et ordinært årsmøte må sende forslaget til styret innen 3 uker før årsmøtet. Forslag skal være begrunnet. Stemmeberettiget på årsmøtet er: a. Æresmedlemmer. b. Aktive medlemmer over 15 år som har betalt forfalte kontingenter og avgifter. Årsmøtet er vedtaksført med det antall stemmeberettigede medlemmer som møter. I alle saker skal vedtakene for å være gyldige, være fattet med et flertall av de avgitte stemmer når ikke noe annet er bestemt i vedtektene. De vedtak som gjøres må være i samsvar med overordnede idrettsorganisasjoners lover og bestemmelser. Årsmøtet skal: 1. Velge møteleder. 2. Behandle årsberetning. 3. Behandle revidert regnskap for siste regnskapsår. 4. Behandle innkomne forslag og saker. 5. Fastsette kontingent. 6. Behandle budsjettforslaget fra styret. 7. Velge: a. Styrets leder og styrets nestleder. b. Medlemmer til styret. c. Varamedlemmer til styret. d. To revisorer med ett varamedlem. e. Valgkomité på 3 medlemmer.
Valgbare er alle stemmeberettigede medlemmer. Alle valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag. Blanke stemmesedler teller ikke og regnes ikke som avgitt. Leder, nestleder og varamedlemmer velges enkeltvis. Når et valg foregår enkeltvis og en kandidat ikke oppnår flertall (dvs. mer enn halvparten av de avgitte stemmer), foretas bundet omvalg. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. Når flere skal velges ved én avstemming, må alle for å anses valgt ha mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Hvis ikke tilstrekkelig antall kandidater har oppnådd dette i første omgang, anses de valgt som har fått mer enn halvparten av stemmene. Det foretas så bundet omvalg mellom de øvrige kandidater og etter denne avstemming anses de valgt som har fått flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet avgjøres valget ved loddtrekning. 7 Ekstraordinært årsmøte holdes når styret bestemmer det eller 1/3 av de stemmeberettigede medlemmer krever det. Det kunngjøres på samme måte som ordinært årsmøte og innkalles av styret med minst 14 dagers varsel. Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle den eller de saker kravet om årsmøte omfatter og som er kunngjort i innkallingen. 8 Valgkomitéen som består av 3 medlemmer skal gi innstilling til de valg som foretas av årsmøtet. Medlemmene i valgkomitéen velges for inntil 3 år, idet minst 1 medlem hvert år skal tre ut etter tur eller om nødvendig etter loddtrekning. Valgkomitéens medlemmers funksjonstid er begrenset til 3 år. Komitéen velger selv sin formann for hvert år. Komitéens innstilling leveres styret senest 1 måned før årsmøtet. I sin innstilling til nye styremedlemmer respektive varamedlemmer, bør valgkomitéen ta i betraktning at det til enhver tid bør være representanter i styret som samtidig kan være komitéformann i turnerings- og handikapkomitéen. 9 Medlemsmøte holdes når styret finner det nødvendig. 3 Styret kan etter forhåndssamtykke fra Borre Golfbane A/S fastsette begrensninger i retten til å benytte banen utover det som blir fast avtalte begrensninger mellom klubben og Borre Golfbane A/S. Klubben forpliktes av to styremedlemmer, hvorav lederen eller nestlederen skal være den ene, alternativt forpliktes klubben av to øvrige styremedlemmer som er bemyndiget dertil i styremøte. 12 Styrets leder har den daglige ledelse av klubben. Han skal sørge for nødvendig administrativ organisering og oppfølging, herunder påse at valg, adresseendringer o.l. som har interesse for krets og forbund, blir meldt til de respektive. Sammen med revisorene er styrets formann ansvarlig for å sende oppgaver over lagets medlemmer pr. 1. januar til overordnede instanser. Styrets leder og revisorene skal påse at de for idretten til enhver tid gjeldende instrukser og bestemmelser om regnskapsføring og revisjon følges. 13 Oppløsning av klubben kan bare vedtas på ordinært årsmøte med 2/3 flertall etter at oppløsningsforslag er satt opp på sakslisten og sendt medlemmene minst 3 uker før møtet. Blir oppløsning vedtatt med minst 2/3 flertall, holdes ekstraordinært årsmøte 3 måneder senere. For at klubben skal oppløses må vedtaket her gjentas med 2/3 flertall. Sammenslutninger med andre klubber anses ikke som oppløsning av klubben. Vedtak om sammenslutning og fullstendige lovendringer i tilknytning til dette treffes i samsvar med bestemmelsene om lovendringer i 14. I tilfelle oppløsning tilfaller klubbens eiendeler Norges Idrettsforbund eller formål godkjent av idrettsstyret. 14 Endringer i disse vedtekter kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte etterat endringsforslagene er oppført på sakslisten. Endringer i vedtektene krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer. 13 om oppløsning kan ikke endres. Vedtektsendringer skal sendes idrettsstyret til godkjennelse. 10 Styret består av leder, nestleder og inntil 4 andre medlemmer. Det velges inntil 3 varamedlemmer. Varamedlemmene innkalles til alle styremøter og har talerett, men stemmerett kun dersom et ordinært styremedlem har forfall, og da i den rekkefølge varamedlemmene er valgt. Styret velges av årsmøtet ved alminnelig flertall. Lederen og nestlederen velges ved særskilt valg for to år om gangen. Første gang velges lederen eventuelt for ett år slik at leder og nestleder ikke er på valg samtidig. De øvrige styremedlemmene og revisorene velges for to år om gangen. Varamedlemmene velges for ett år om gangen. Styret skal holde møte når lederen bestemmer det eller et flertall i styret forlanger det. Et styremøte er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er tilstede. Alle vedtak i styret fattes med flertall av de avgitte stemmer. Ved stemmelikhet avgjøres saken ved at lederen benytter sin rett til dobbeltstemme. Fra alle styremøter skal det føres protokoll. 11 Klubben ledes av styret som er høyeste myndighet mellom årsmøtene. Styret forestår klubbens drift og representerer klubben utad. Styret er herigjennom berettiget til å handle og opptre med bindende virkning i alle anliggender som angår klubbens drift og virksomhet, slik som inngåelse av avtaler, herunder avtaler med Borre Golfbane A/S, eventuell endring av avtaler og ellers iverksette og følge opp årsmøtet og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser. Styret oppnevner etter behov og gir instruks for komitéer/utvalg/personer, for spesielle oppgaver. Styret skal etter beste evne søke å løse klubbens oppgaver i tråd med formålet i 2 foran.
4 Det er ellers inngått følgende avtale mellom klubben og banens eier/driver vedrørende spill på banen m.m.: Mellom Borre Golfbane AS, nedenfor kalt selskapet, og Borre Golfklubb, nedenfor kalt klubben, er inngått slik avtale: 1. Omsettelige spilleretter. a. For å kunne bli medlem av klubben må vedkommende, samtidig som han eller hun melder seg inn i klubben, kjøpe eller leie en omsettelig spillerett. b. Spilleretten kan kjøpes enten av BGB eller av medlem av BGK. c. Prisen på spilleretten når denne kjøpes fra BGB, fastsettes av selskapet etter drøftelse med klubbens styre. Prisen ved kjøp fra medlem av BGK avtales mellom kjøper og selger og BGB har intet ansvar i denne forbindelse. All omsetning av spilleretter fra eksisterende medlemmer, skal umiddelbart meldes BGB som kan kreve et registreringsgebyr som fastsettes av BGB etter drøftelse med BGK. d. Spillerett kan leies for inntil 1 kalenderår ad gangen. e. For øvrig henvises til egne regler om salg og utleie av spilleretter. f. Juniors/ungdom 21 år og yngre må ikke kjøpe spillerett så lenge vedkommende er under 21 år. Det samme gjelder studenter. Ved overgang til senior må spillerett kjøpes til familiepris. Innbetaling kan om ønskelig finne sted over 3 år uten gebyr. g. Medlemmer som etter tidligere regler har betalt låneinnskudd, har mottatt et ikke omsettelig lånebevis. Lånet tilbakebetales fra selskapet ved opphør/oppsigelse av medlemsskap i henhold til klubbens vedtekter. Selskapet er ved utbetaling berettiget til å trekke skyldig spilleavgift/årsavgift, herunder klubbkontingent. Tilbakebetaling finner sted ved utløpet av klubbåret. 2. Årsavgift til selskapet. For 2009 gjelder følgende årsavgifter til selskapet: a. Junior under 12 år kr 700 b. Junior under 12/18 år kr. 1.600.- c. Ungdom 19-21 år kr. 2.800.- d Studenter 22-25 år kr. 2.800,- e. Seniors/pensjonister kr. 5.150.- f. Prøvemedlemmer egen avtale Selskapet kan endre årsavgiftene hvert år etter drøftelse med klubbens styre. I tillegg kommer avgiftene i punkt 3. 6. Spilletider m.v. a. Selskapet beslutter ut fra hva som er forsvarlig for banen når det åpnes for spill om våren og avslutning om høsten samt eventuell nødvendig hel eller delvis stengning av banen i løpet av sesongen grunnet værforhold, nødvendig vedlikehold, eventuell omlegning m.v. Selskapet fastsetter nærmere regler for eventuelt vinterspill etter drøftelse med klubbens styre. I den grad det er praktisk mulig, skal spørsmål vedrørende åpning og stengning av banen forhåndsvarsles eventuelt forhåndsdrøftes med klubbens banekontakt. b. Banen disponeres av klubbens medlemmer med følgende begrensninger: ii) i) Banen har rett til å selge greenfee til spillere fra andre klubber tilsluttet Norges Golfforbund samt til utenlandske spillere. Selskapet kan i samråd med klubbens styre fastsette begrensninger m.h.t hvem som skal kunne spille på greenfee, f. eks. basert på handicap/grønt kort. I samråd med klubbens styre kan selskapet fastsette nærmere regler for bestilling av spilletid. Slike regler skal om mulig gi klubbens medlemmer bedre rettigheter enn andre spillere. Selskapet kan disponere starttid i tiden før kl. 1400 inntil 2 timer pr. dag og inntil 4 dager pr. uke, til gruppearrangementer (firmagolf o.l.) Slik tid kan samles slik at inntil 4 timer pr. dag kan utnyttes 2 dager i uken - alt innen kl 14.00. I perioden 15.6-15.8 kan slik starttid dog bare disponeres etter forutgående avtale med klubben. iii) I tillegg kan selskapet disponere banen for egne arrangementer 2 helger pr. år. 3. Årsavgift til klubben og Norges Golfforbund. De årsavgifter som til enhver tid besluttes av klubbens årsmøte og Norges Golfforbunds ting innkreves av selskapet og overføres til klubbens konto senest den 10. i måneden etter at innbetaling har funnet sted. For 2009 gjelder følgende kontingent til klubben og NGF: a. junior under 12 år kr 150.- b. eldre junior/student kr 350.- c senior kr 600.- 4. Greenfee Selskapet fastsetter de til enhver tid gjeldende greenfee-satser etter drøftelse med klubbens styre. Klubben skal ha utbetalt 5% av greenfeeinntektene. Overføring til klubbens konto finner sted den 10. etterfølgende måned. 5. Antall medlemmer m.v. Selskapet og klubben er enige om at det skal kunne gis spillerett til inntil 1800 medlemmer (1500 senior og 300.- junior). Inntektene fra baneleie ved arrangementer i selskapets regi anses som greenfee, jfr. pkt. 4 ovenfor. c. Klubbens konkurransevirksomhet drøftes mellom partene før terminlisten fastsettes. Hyppigheten av konkurranser i helgene skal søkes holdt på et lavt nivå av hensyn til tilgjengeligheten for alle og startfeltene skal søkes holdt på et nivå som gjør at også andre enn de som er med i konkurransen får spille. Det bør derfor normalt ikke arrangeres konkurranser både på lørdag og søndag. Ved konkurranser på lør-, søn- og helligdager bør start finne sted mellom kl. 0900 og 1300. 7. Organisasjon a. Klubben administrere alt i forbindelse med konkurranser arrangert av klubben. b. Register over klubbens medlemmer opprettes, vedlikeholdes og bekostes av selskapet. Klubben dekker kostnadene forbundet med egen informasjon til medlemmene. c. Selskapet driver og administrerer banen som skal holdes på et fagmessig godtagbart nivå. Klubbens styre oppnevner inntil 2 medlemmer (banekontakter) som i det daglige skal representere klubben hva angår skjøtsel og utvikling av banen.
5 Klubben skal etter anmodning fra selskapet 2 til 3 dager i året arrangere dugnader, eksempelvis steinplukking, rydding m.v.. d. Selskapet har eksklusiv rett til all reklame på banen og alle øvrige steder innen banens bruksområde, herunder klubbhus og andre bygninger som disponeres av selskapet, samt på utlånstraller m.v. Klubben kan selv inngå sponsor- og reklameavtaler om eksponering på klubbdrakter/spiller- og funksjonærbekledning, spillerutstyr, i klubbens egne trykksaker, herunder turneringsprogrammer, på utstyr av enhver art som måtte tilhøre klubben og i enhver annen sammenheng som er en naturlig del av klubbens drift. Det forutsettes at slike reklame og/eller sponsoravtaler ikke kommer i konflikt med selskapets interesser eller kan virke negativt overfor selskapets egne sponsorer. Sistnevnte skal ikke forsøkes kontaktet i reklame- eller sponsor- øyemed uten etter forutgående avtale med selskapet. e. Selskapet har møte-, tale- og forslagsrett i klubbens styremøter, dog slik at styret kan beslutte å lukke møtet. f. Selskapet stiller til disposisjon for trening en driving range mot brukerens betaling for leie av baller, samt plass for innspill- og bunkertrening. h. Selskapet forestår selv eller ved utleie til andre drift av klubbhus med restaurant, dame- og herregarderober m.v. Selskapet eller den det overlater det til, har eksklusiv rett på alle former for servering i og ved klubbhus samt ute på banen. Selskapet sørger også for at medlemmene får tilbud om leie av skap for bag/traller m.v. 8. Logo Klubbens og selskapets logo, som er utarbeidet av selskapet, er lik med unntak av navn. Logoen kan ikke endres uten samtykke av selskapet. 9. Avtaleforhold Denne avtale er bindende mellom partene og kan kun endres ved enighet. 10. Tvistebehandling Oppstår det tvist mellom partene om forståelse av denne avtale eller noe annet spørsmål i forbindelse med avtaleforholdet, skal tvisten søkes løst ved forhandlinger. Lykkes ikke dette blir tvisten å avgjøre av en voldgiftsnevnd på 3 medlemmer hvortil partene oppnevner et medlem hver, og om de to oppnevnte ikke enes om en tredjemann som skal være formann i voldgiftsnevnda, oppnevnes denne av sorenskriveren i Horten. g. Selskapet har rett og plikt til å inngå avtale med hovedtrener som har enerett på å drive undervisning på banen på vanlige vilkår og mot vanlig vederlag. Alle avtaleforhold med hovedtrener skal inngås/ eventuelt avsluttes i samråd med klubbens styre. I avtalen med hovedtrener skal søkes medtatt bestemmelser som ivaretar både selskapets og klubbens interesser på en forsvarlig måte. Selskapet skal sørge for at det finnes golfbutikk på banen. Vi vil både fra klubbens og fra eier/driverselskapets side gjøre vårt beste for at Borre Golfbane skal være en bane med de aller beste betingelser både spille- og miljømessig. Det er imidlertid opp til hver enkelt å sørge for et godt miljø og korrekt oppførsel på banen. Her forventer vi ditt positive bidrag. Hjertelig velkommen. Borre, 26. november 2008. For Borre Golfbane AS Tove Dahlen(sign) daglig leder For Borre Golfklubb Roar Jalland (sign) Leder skjemaer/avtale Borre GK og Borre GB