ÅRSMØTEREFERAT 2011: Sted: Neptun Hotel, møtelok. u.etg., Valkendorfsgt 8. Dato: 15.02.2012 Tid: 18.00-19.45 Til stede: 5 fra styret, 11 medlemmer Fullmakter: 8 fullmakter Møteleder: Sverre Øvrebotten Referenter: Halvar Helgheim, Liv N. Wie Tellekorps: Trond Bakke, Linda Hjelmeland 1. Konstituering a) Åpning v/susan N. Dahle b) Registrering av frammøtte medlemmer, i alt 11. c) Innkalling godkjent d) Saksliste godkjent. e) Valg av møteleder, to referenter og tellekorps, se over. f) Presentasjon av styret v/gro Snilstveit 2. Referat for forrige årsmøte ble opplest av styremedlem Gro Snilstveit, og tatt til orientering. 3. Godkjenning av årsmelding, som ble lest opp av Gro Snilstveit. En liten rettelse; Det har vært 35 arrangementer i 2011 (ikke 34). Årsmeldingen ble godkjent og tatt til orientering. 4. Godkjenning av revidert regnskap. Regnskapet ble gjennomgått av økonomiansvarlig Susan N. Dahle. Regnskapet viser et driftresultat på kr. 32.404,72 NOK Tyveriet fra hotellets safe i februar 2011, der klubbens kassabeholdning på kr. 39.607,- ble stjålet, ble redgjort for. Saken ble henlagt av politiet, men Scandic Neptun har dekket deler av tapet med kr. 20.000,-. De resterende kr. 19.607,- er ført på konto 1299 som negativ gevinst/tap. Billettinntektene har økt i forhold til budsjettert (35.750,-), mens inntekter av loddsalg har gått ned (4.129,-). Dette kan sees i sammenheng med at det
er flere ikke-medlemmer på klubben enn tidligere (salg av medlemskort redusert med tot kr 10.250,-), samtidig som det erfaringsmessig er medlemmene som kjøper flest lodd. MVA-kompensasjon, som er en ordning som gjelder for klubber som er med i Frivillighetsregisteret og (som jazzklubb) medlem av Norsk jazzforum (Njf), har øket ytterligere i 2011, og Swing n Sweet Jazzclub har fått tilbakebetalt kr 25.319,- for MVA-utgifter (øket med kr. 11.819,- i forhold til budsjett). Grasrotandelen har også gitt en større inntekt, og i 2011 har klubben mottatt kr. 15911.40 (en økning på kr 6.211,- i forhold til budsjettert). Restaurantørstøtten er i 2011 på kr. 89.000,-. Når det gjelder honorar til musikere har det blitt brukt langt mer enn budsjettert (budsjettsprekk på kr. 71.744,-). Revisjonsberetning ble lest opp av Sverre Øvrebotten, og godkjent ved akklamasjon. 5. Plan og budsjett, herunder fastsettelse av kontingent og valg av restaurantør. 5b) Fastsettelse av kontingent. Styret hadde ønske om å heve både medlemskontingenten og billettprisene med virkning fra høsten 2012. Årsaken er behovet for midler til å dekke utgifter til musikerhonorar, og mulighet til å sette opp et reellt budsjett for 2012. Vedl: Sak fra styret til årsmøtet 2011 i Swing n Sweet jazzclub, 15. feb 2012 Styrets forslag til vedtak: Kontingenten settes opp fra kr 250,- til kr 300,- pr semester Billettprisene settes opp som følger: Medlemmer: fra kr 50,- til kr 60,- Ikke-medlemmer: fra kr 100,- til kr 120,- Med virkning fra høsten 2012. Det var ikke umiddelbar enighet for forslaget blant de frammøtte, og etter diskusjon ble følgende motforslag, fremsatt av Ragnhild Waage, satt til votering: Forslag fra salen (v/ragnhild Waage): Kontingenten beholdes som før, kr 250,- pr semester. Billettprisene settes opp som følger: Medlemmer: fra kr 50,- til kr 60,- Ikke-medlemmer: fra kr 100,- til kr 120,- Med virkning fra høsten 2012.
Resultat: styrets forslag: 9 stemmer Forslag fra salen: 15 stemmer Det ble flertall for forslaget fra salen, og kontingenten beholdes, mens billettprisene økes fra høsten 2012. 5c) Valg av restaurantør Vi har allerede en avtale med Neptun Hotel, som vil være vår restaurantør også i 2012. 5a) Plan, budsjett 2011 Styrets opprinnelige forslag til budsjett var satt opp med forutsetning at Styrets forslag til vedtak (sak 4b) om økning i medlemskontingent og billettpriser ble godkjent. Siden det ikke skjedde, måtte justeringer gjøres for å få budsjettet for 2012 i balanse. Dette ble gjort med råd fra revisor og innspill fra salen. Budsjettet ble godkjent ved akklamasjon. 6. Saker fremlagt av styret. På årsmøtet for 2010, sak 6, ble det fremmet forslag fra styret om å endre dagens vedtekter 4.3. Etter mye diskusjoner ble det vedtatt å utsette saken til neste årsmøte (dette). Styret har etter grundig vurdering besluttet å trekke hele saken, og heller legge opp til ny fremtidig praksis ved innkalling til årsmøtene. Dette ble ikke ukritisk godtatt fra salen, og et forslag v/halvar Helgheim om å gjennomføre fjorårets forslag til vedtak ble satt frem. Følgende ble satt til votering: 1) Styrets ønske om å trekke saken. 2) Fjerne merket tekst fra 4.3, styrets forslag fra 16.02.2011 4.3 Representasjon, rettigheter og voteringer På årsmøtet deltar Klubbens medlemmer og gjester invitert av styret. Alle fremmøtte medlemmer har stemmerett, men styrets medlemmer har ikke stemmerett under behandling av årsmelding og regnskap. For at årsmøtet skal være beslutningsdyktig må der foruten 3 medlemmer fra styret, være fremmøtt minst 15 medlemmer. Dersom årsmøtet ikke er
beslutningsdyktig, skal styret kalle inn til nytt årsmøte med 8 dagers varsel. Dette er beslutningsdyktig uansett fremmøte. Resultat: Forslag 1) 22 stemmer Forslag 2) 2 stemmer Saken bortfaller, og styret finner nye rutiner for gjennomføring av årsmøtene på en formålstjenelig måte. I utgangspunktet med minst 15 stemmeberettigede medlemmer tilstede, samt mulighet for eventuelt å gjennomføre ekstraordinært årsmøte relativt raskt i etterkant av det ordinære hvis ikke tilstrekkelig mange medlemmer dukker opp. 7. Saker fremlagt av medlemmene. Ingen saker fremlagt av medlemmene. 8. VALG. Styre, valgkomite og revisorer Innstillingen ble lagt fram av Ragnhild Waage, som kunne meddele følgende: Susan N. Dahle stiller til valg som styreleder et år til. Norvald Dahl stiller til valg for 2 nye år som styrerepresentant. Gro Snilstveit stiller til valg for 2 nye år som styrerepresentant. Tore Franck-Petersen stiller til valg for 1 år som vararepresentant Stein Bruse Hofstedt er ikke på valg. Liv Nilsen Wie er ikke på valg. Forslag fra valgkomiteen blir da: Styreleder: - Susan N. Dahle (på valg, 1 år) Styremedlemmer: - Norvald Dahl (på valg, 2 år) - Gro Snilstveit (på valg, 2 år) Varamedlem: Tore Franck-Petersen (på valg, 1 år) Vedtaket ble godkjent og styret valgt ved akklamasjon. Det nye styret konstituerer seg selv.
Valgkomite: Trond Bakke (på valg, 1 år) Ragnhild Waage (på valg, 1 år) Valgkomiteen ønsket å stille sine plasser til disposisjon, men da forslag til nye kandidater kom for seint opp, blir valgkomiteen sittende et år til. Revisorer: Geir Synnevåg (på valg, 1 år) Sverre Øvrebotten (på valg, 1 år) Revisorene sier seg begge villig til å stå en periode til. Styreleder avsluttet med å takke de fremmøtte for tilliten, og møtet ble avsluttet kl. 19.45