Statusrapport MUSIT Ny IT-arkitektur Pilot NØKKELINFORMASJON Rapporteringstidspunkt 17. januar 2017 Rapporteringsperiode Desember 2016 Prosjektleder Line Arild Sjo Prosjekteier Leder MUSIT styre Prosjektnummer Dokumentreferanse
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato:17.01.17 Rapporteringsperiode: Desember 2016 Side 2 av 15 Innhold 1. Overordnet prosjektstatus... 3 2. Fremdrift... 4 2.1 Milepælsplan... 4 2.2 Hovedaktiviteter... 7 2.3 Økonomi... 8 3. Ressurser...11 4. Usikkerhet...12 5. Avvik og endringer...14
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 17.01.2017 Rapporteringsperiode: Desember 2016 Side 3 av 15 1. Overordnet prosjektstatus Område Vurdering Korrigerende tiltak Forrige periode Denne periode TID TID Produksjonsdato utsatt en uke på grunn av forsinket ferdigstillelse av Delphiapplikasjonene KOST KOST Endring skyldes forsinkelse Prosjektet får ekstra hjelp for å ferdigstille Delphi-tilpasningene OMFANG OMFANG Interaksjon og tilpasninger i Delphi-klient mer arbeidskrevende enn antatt USIKKERHET USIKKERHET Liten usikkerhet igjen RESSURSER RESSURSER Interaksjonsdesigner må leies inn gjennom rammeavtale ved UiO Det har tatt lengre tid enn forventet å få på plass ny, ekstern utvikler.
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 17.01.2017 Rapporteringsperiode: Desember 2016 Side 4 av 15 2. Fremdrift 2.1 Milepælsplan Milepæl Beskrivelse Opprinnelig dato Siste godkjent dato Antatt ferdig dato Status MP1 Oppstart av pilot 29.03.2016 Ferdig MP2 Utviklingsmiljø etablert 20.04.2016 22.08.2016 30.08.2016 Miljø etablert, database etablert men ikke tatt i bruk MP3 Testmiljø etablert 20.04.2016 20.10.2016 12.12.2016 Ferdig 13.12.2016 MP4 Magasinmodul ferdig implementert 10.06.2016 21.09.2016 13.12.2016 Ferdig 20.12.2016 MP4-1 Egenskaper/CRUD node 09.09.2016 Ferdig 14.09.2016 MP4-2 Magasin visning og navigering 09.09.2016 Ferdig MP4-3 Rest observasjoner og kontroller 09.09.2016 Ferdig MP4-4 Magasin visning av objekter 23.09.2016 Ferdig MP4-5 Flytting 23.09.2016 Ferdig 30.09.2016 MP4-6 Antall-oppgavene 23.09.2016 Ferdig 27.09.2016 MP4-7 Validering v/sletting 23.09.2016 Ferdig 27.09.2016 MP4-8 Påloggingsvindu 04.11.2016 18.11.2016 Ferdig MP4-9 Objektsøk 07.10.2016 14.10.2016 Ferdig 21.10.2016 MP4-10 Flyttehistorikk for objekt 07.10.2016 Ferdig 19.10.2016 MP4-11 Rapport til KD 07.10.2016 Ferdig 11.10.2016 MP4-12 Miljødata inn i kontroll 07.10.2016 23.09.2016 Ferdig MP4-13 Les og bruk av strekkoder 21.10.2016 13.12.2016 Ferdig 20.12.2016 MP4-14 Etiketter 21.10.2016 13.12.2016 Ferdig 15.12.2016 MP4-15 Feilhåndtering 21.10.2016 18.11.2016 Ferdig MP4-16a Autorisasjon 04.11.2016 18.11.2016 Ferdig (kun serversiden) MP4-16b Filtrering av innhold (data) 04.11.2016 09.12.2016 Ferdig MP4-17 Migrering 04.11.2016 18.11.2016 Ferdig 30.11.2016 (UTV og TST) MP4-18 UUID 04.11.2016 05.12.2016 Ferdig 18.11.2016 MP4-19 Monitorering 04.11.2016 Ferdig MP5 Brukertest ferdig 10.06.2016 09.11.2016 20.12.2016 MP5-1 Test del 1 (tom Sprint 9) 20.09.2016 Utført 20.09.2016 MP5-2 Test del 2 (tom Sprint 10) 04.10.2016 Utført 04.10.2016
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 17.01.2017 Rapporteringsperiode: Desember 2016 Side 5 av 15 MP5-3 Test del 3 (tom Sprint 12) 18.10.2016 26.10.2016 Utført 26.10.2016 MP5-4 Test del 4 (migrering og Delphi) 09.11.2016 06.01.2017 MP6 Akseptansetest godkjent 24.06.2016 20.10.2016 09.01.2017 MP7 Magasinmodul i produksjon 23.06.2016 27.10.2016 09.01.2017 I prod. 16.01.2017 MP7-1 Migrering, nedetid for Delphi 06.01.2017 Utført 13.01.2017 MP7-2 Produksjonssetting 09.01.2017 Utført 13.01.2017 MP8 Pilot avsluttet 29.06.2016 31.10.2016 24.01.2017 MP2-MP3: Testmiljø etablert, inklusiv automatisert løsning for å legge ut nye versjoner. Oracle-database med migrerte data tatt i bruk på TST. MP4: Test av Delphi-endringer og produksjonssetting utsettes en uke, dette skyldes i hovedsak forsinket ferdigstillelse av endringer i Delphiklientene. Sprint 16 (forlenget varighet ut desember): Implementert løsning for valg av museum og samling Filtrering av innhold basert på samlinger ferdigstilt Implementert grupperte objekter (for innblandinger) Innført paginering av alle lange lister (visning av noder og objekter, resultat fra objektsøk) på grunn av ytelse Implementert etiketter med QR-kode/Datamatrix for noder i magasinet Implementert støtte for scanning av strekkoder for noder og objekter med tilhørende operasjoner i magasinet Endringer i Arkeologi-applikasjonen ferdigstilt o Pålogging via Dataporten o Vise plassering/lokasjon o Flytting o Utlånssteder og lagring av utlån o Skjule gammel magasinfane og gamle flyttehendelser Endringer i Etnografi-applikasjonen ferdigstilt o Pålogging via Dataporten o Vise plassering/lokasjon o Skjule gammel magasinfane og gamle flyttehendelser Endringer i Botanikk- og Zoologi-applikasjonene ferdigstilt o Pålogging via Dataporten o Vise plassering/lokasjon Endringer i Numismatikk-applikasjonen ferdigstilt
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 17.01.2017 Rapporteringsperiode: Desember 2016 Side 6 av 15 o Pålogging via Dataporten o Vise plassering/lokasjon Implementert egne tjenester for Delphi-applikasjonene (gamle vs. nye identifikatorer) Implementert løsning for administrasjon av brukergrupper Verifisert Feide-bruker til eksisterende brukere Nye plukklisteikoner MP5: Test del 1 gjennomført som planlagt, med noen funksjonelle mangler o Det ble funnet en del middels og mindre feil Test del 2 gjennomført som planlagt, med noen funksjonelle mangler o Det ble funnet veldig lite feil, men en del forbedringer ble foreslått Test del 3 gjennomført en uke forsinket o Det ble funnet lite feil Test del 4 o Brukernes test av migreringen gjennomført 15.-20.12.2016. Referansegruppen styrket med relevante ressurser ved de forskjellige museene o Test av Delphi-endringene utsatt til uke 1. MP6: Det er ikke gjennomført noen egen akseptansetest. Løsningen testes av referansegruppen for magasin og anses som akseptert dersom referansegruppen ikke har innvendinger etter gjennomført test
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 17.01.2017 Rapporteringsperiode: Desember 2016 Side 7 av 15 Hovedaktiviteter Hovedaktiviteter gjennomført denne periode Hovedaktiviteter kommende periode Støtte for scanning og bruk av strekkoder implementert Implementasjon av etiketter ferdigstilt Testmiljø klar til bruk, med migrerte data Filtrering av innhold (data) ferdig implementert Løsning for administrasjon av brukergrupper implementert Tilpasninger i Delphi-klientene ferdigstilt Test av migreringen gjennomført (referansegruppen) Første versjon av brukerveiledning utarbeidet Forberedelser til produksjonssetting startet Møte med juridisk for å avklare eventuelt behov for Databehandleravtale Gjennomføre test av Delphi-klientene (referansegruppen) Opplæring av brukerne (stort sett lokalt) Produksjonssetting av piloten og Delphi-klientene ROS-analyse av den nye løsningen Skrive Databehandleravtaler mellom UiO og Dataporten, samt mellom UiO og UiS, UiB, UiT og NTNU (håndteres av Susan) Starte planlegging (og estimering) av arbeid med analysemodul Kommentarer Teamet har hatt mye fokus på testing og tilhørende feilrettinger denne perioden.
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 17.01.2017 Rapporteringsperiode: Desember 2016 Side 8 av 15 2.2 Økonomi Opprinnelig budsjett (fra styringsdokument) Mars April Mai Juni Totalt Kjøp av tjenester USIT (eks. mva) 3 075 50 520 44 205 50 520 148 320 Kjøp av tjenester DS USIT *) (eks. mva) 38 880 252 720 343 035 405 405 1 040 040 Kjøp av eksterne konsulenter (ink. mva) 42 700 561 200 587 125 671 000 1 862 025 Maskinvarekost, 3 mnd **) (eks. mva) 10 162 10 162 10 162 30 486 Totalt for piloten 84 655 874 602 984 527 1 137 087 3 080 871 *) Kjøp av tjenester DS USIT belastes MUSITs driftsbudsjett **) 121.943,- pr. år. Øvrige driftskostnader i piloten vil være timeforbruk og inngår i Kjøp av tjenester USIT. Revidert budsjett Korrigert med en måneds utvidelse (januar), samt redusert mtp. manglende interaksjonsdesigner Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Januar Totalt Kjøp av tjenester USIT 4 050 45 360 51 030 58 320 25 920 12 960 25 920 25 920 25 920 25 920 25 920 327 240 Kjøp av tjenester DS USIT *) 38 880 252 720 278 438 405 405 184 275 405 405 426 465 426 465 299 700 194 400 226 800 3 138 953 Kjøp av eksterne konsulenter 42 950 557 600 690 760 789 440 232 820 801 540 901 440 777 440 777 440 777 440 777 440 7 126 290 Maskinvarekost **) 10 162 10 162 10 162 10 162 10 162 10 162 10 162 10 162 10 162 10 162 101 620 Totalt for piloten 85 880 865 842 1 030 390 1 263 327 453 177 1 230 067 1 363 987 1 239 987 1 113 222 1 007 922 1 040 322 10 694 123 Kjøp av eksterne konsulenter er ink. mva, alle andre tall er eks. mva *) Kjøp av tjenester DS USIT belastes MUSITs driftsbudsjett **) 121.943,- pr. år. Øvrige driftskostnader i piloten vil være timeforbruk og inngår i Kjøp av tjenester USIT.
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 17.01.2017 Rapporteringsperiode: Desember 2016 Side 9 av 15 Tabell 1: Tabellen viser budsjett/forbruk og planlagt utbetalt/virkelig utbetalt for siste måned. Rapporterings måned Budsjett Forbrukt Budsjett vs. Forbruk Planlagt utbetalt Utbetalt Diff. Utbetalt des.16 Interne ressurser 220 320-220 320 325 620 1 583 347-1 257 727 Eksterne konsulenter 777 440 589 037 188 403 777 440 843 501-66 061 Reise- og kursutgifter - - - - - - Hardware og Software 10 162-10 162 10 162-10 162 - - - - - - - Diverse driftskostnader - - - - - - Kostnad 2 - - - - - - Kostnad 3 - - - - - - Total 1 007 922 589 037 418 885 1 113 222 2 426 848-1 313 626 Avvik på utbetalinger skyldes tertialvis regnskapsføring istedenfor månedlig. Det ikke er mottatt tall fra USIT på forbruk interne ressurser for desember. Tabell 2: Tabellen viser totalt budsjett, forbruk, utbetalt og prognose for hele prosjektet. Hele prosjektet Budsjett Forbrukt Utbetalt Prognose Budsjett vs. Prognose Interne ressurser 3 466 193 3 319 785 3 782 700 3 572 505-106 313 Eksterne konsulenter 7 126 310 5 988 720 5 332 183 6 766 160 360 151 Reise- og kursutgifter - - 28 225 - - Hardware og Software 101 619-17 103 10 162 91 457 - - - - - - Diverse driftskostnader - - 6 827 - - Tilleggsbevilgning - - - - - Kostnad 3 - - - - - Total 10 694 122 9 308 505 9 167 037 10 348 826 345 295 Avvik mellom utbetalt og forbruk interne ressurser skyldes delvis manglende tall for desember (men ikke hele). USIT er kontaktet for å finne ut av resten av avviket.
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 17.01.2017 Rapporteringsperiode: Desember 2016 Side 10 av 15 Merk at tildelingen gjelder for opprinnelig budsjett.
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 17.01.2017 Rapporteringsperiode: Desember 2016 Side 11 av 15 3. Ressurser Teamet har fått assistanse fra to ekstra utviklere i DS-gruppen ved USIT for å ferdigstille endringer i Delphi-klientene. Avslag fra USIT på forespørsel om interaksjonsdesigner. Det er satt i gang aktivitet for innleie gjennom rammeavtale ved UiO. Det er satt i gang prosess for innleie av en ekstra utvikler fra januar 2017. Dette har tatt lengre tid enn forespeilet på grunn av innkjøpsrutiner. Teamet har vært redusert med en utvikler i perioden på grunn av ferieavvikling.
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 17.01.2017 Rapporteringsperiode: Desember 2016 Side 12 av 15 4. Usikkerhet Usikkerhetsmatrisen gjelder for rapporteringsperioden. For utvikling i usikkerhetene, se figur under matrisen. # Usikkerhet Beskrivelse av konsekvens Risikoreduserende tiltak S K S*K Usikkerhetseier Tiltaksansvarlig Frist 1a Manglende kompetanse på ny teknologi i teamet. 1b Manglende kompetanse på arbeidsmetodikk i teamet. 2. Utrygghet for enkelte på grunn av reduksjon i teamet Utviklingen tar lenger tid enn planlagt, behov for støtte og opplæring. Utviklingen tar lenger tid enn planlagt, behov for støtte og opplæring. Kan gå ut over motivasjonen og dermed produktiviteten 3 3 9 Prosjektet og USIT 3 3 9 Prosjektet og USIT Forenkling av arkitekturen. Fokus på helheten (fullstack) i oppgavene. Gjennomgang og justering av arbeidsprosessen, kontinuerlig oppfølging. 0 3 0 Prosjektet Gi støtte, bygge kompetanse og selvtillit. Fortsette å ha kontakt med resten av DS (spise lunsj sammen, hjelpe hverandre der det er fornuftig). Prosjektleder Prosjektleder Prosjektleder Pågår Pågår Pågår Punktene 1a og 1b vil ikke bli rapportert særskilt fremover, da dette er noe det vil bli jobbet med kontinuerlig gjennom hele prosjektet.
Sannsynlighet Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 17.01.2017 Rapporteringsperiode: Desember 2016 Side 13 av 15 5 4 3 1a 1b 2 1 3 1 2 3 4 5 Konsekvens 3 Figuren viser utviklingen av usikkerheten i forhold til foregående rapporteringsperiode.
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 17.01.2017 Rapporteringsperiode: Desember 2016 Side 14 av 15 5. Avvik og endringer USIT har ikke klart å stille med interaksjonsdesigner til prosjektet, noe som medfører behov for innleie. Konsekvensen av dette er følgende: o Det tar lengre tid før ny interaksjonsdesigner vil være på plass o Det vil føre til økte kostnader for prosjektet o Prosjektet går glipp av fordelen en intern ressurs ville gitt (vil i mindre grad fremstå som del av USIT).
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 17.01.2017 Rapporteringsperiode: Desember 2016 Side 15 av 15 Vedlegg oppdatert fremdriftsplan