Stiftelsesdokument for foreningen Maritime Battery Forum 2. april, 2014 ble det avholdt stiftelsesmøte. Til stede som stiftere var personene som vist i STIFTELSESDOKUMENT vedlagt Forslag til vedtekter for foreningen Maritime Battery Forum 1 Foreningens navn Foreningens navn er: Maritime Battery Forum («MBF») og ble stiftet 2. april, 2014 2 Formål MBF skal arbeide for at Norge blir verdensledende innen batteribasert verdiskapning. Herunder ønsker MBF også å vurdere samt fremme andre nye effektive lagringsteknologier. Som et ledd i dette skal MBF fremme regjeringens ambisjon om at Norge skal bli verdensledende innen maritim grønn vekst. Aktiviteter: Pådriver til utviklingen av en framtidig næringspolitikk samt arbeide for å forbedre rammebetingelser / insentiver Påvirke bedrifter og offentlig sektor som innkjøpere, få i gang demonstrasjonsprosjekter Etablere verdensledende kompetansehub og tilhørende informasjonsplattform for maritim batteribasert verdiskapning (bl. a. innen marked, innovasjon, hendelser, forskning, finansiering, reguleringer/regelverk og insentiver) Være et brohode for kontakt mot relevante internasjonale organisasjoner og samarbeide med relevante nasjonale organisasjoner Diskusjonsforum med medlemsmøte 2 ganger pr år. En møteplass der myndigheter, medlemmer og inviterte kan presentere og diskutere aktuelle problemstillinger Organisere årlig seminar, samt workshops etter behov Etablere handlingsplaner som støtter Regjeringens målsetninger for miljøvennlig skipsfart Etablere eller fasilitere arbeidsgrupper med spesifikke mandater Arbeidsspråk i MBF er engelsk. 3 Juridisk person MBF er selveiende og en frittstående juridisk person med upersonlig og begrenset ansvar for gjeld. MBF skal registreres som en forening i Enhetsregisteret i Brønnøysund, selv om foreningen ikke har til formål å drive med næringsvirksomhet. 4 Medlemmer Selskaper og offentlige virksomheter som driver med maritim transportvirksomhet, eller er leverandør av varer, tjenester eller F&U til disse, samt befraktere, lasteeiere og innkjøpere, kan være medlemmer i MBF. Nasjonale og internasjonale virksomheter innenfor disse områder kan være medlemmer. Styret har avgjørelsesmyndighet mht. medlemskap. Det kan søkes om medlemskap i MBF ved å sende en e-post til styret ved administrasjonen. Styret behandler søknader om medlemskap. Medlemskap i foreningen er virksomt fra det tidspunktet medlemmet har innbetalt medlemskontingenten såfremt styret har samtykket til medlemskapet.
5 Stemmerett og valgbarhet Alle medlemmer har stemmerett og er valgbare til tillitsverv i foreningen. 6 Kontingent Kontingenten fastsettes av årsmøtet og betales forskuddsvis. Nyinnmeldte betaler et forholdsmessig beløp i innmeldingsåret, som svarer til 1/12 av årskontingenten pr. måned. Medlemmer som skylder kontingent 3 mnd. etter utsendt faktura, har ikke stemmerett eller andre rettigheter, og kan av styret strykes som medlem av MBF. Strykes et medlem, kan det ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. 7 Tillitsvalgtes godtgjørelse Styreleder og styremedlemmer mottar et årlig honorar som bestemmes av Årsmøtet. Alle styremedlemmene kan motta dekning for faktiske utgifter. Daglig leder med sekretariat godtgjøres etter avtale med styret. Utgifter til godtgjørelse og refusjon for faktiske utgifter skal fremgå av budsjett og regnskap. 8 Årsmøte Årsmøtet, som holdes hvert år i april måned, er foreningens høyeste myndighet. Årsmøtet innkalles av styret med minst 1 måneds varsel som sendes direkte til medlemmene. Forslag som skal behandles på årsmøtet skal være sendt til styret senest 2 uker før årsmøtet. Fullstendig saksliste må være tilgjengelig for medlemmene senest 1 uke før årsmøtet. Alle medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre personer og/eller media til å være til stede. Årsmøtet er vedtaksført med det antall stemmeberettigede medlemmer som møter. Fullt betalende medlemmer har 2 stemmer og medlemmer som betaler redusert sats har 1 stemme. Stemmegivning kan skje ved fullmakt. Årsmøtet kan ikke behandle forslag om vedtektsendring som ikke er oppført på sakslisten senest 1 uke før årsmøtet. Andre saker kan behandles og avgjøres når 2/3 av de fremmøtte krever det. Slik beslutning kan bare tas i forbindelse med godkjenning av sakslisten. 9 Ledelse av årsmøtet Årsmøtet ledes av valgt dirigent. Dirigenten behøver ikke å være medlem av MBF. 10 Stemmegivning på årsmøtet Med mindre annet er bestemt skal et vedtak for å være gyldig være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Blanke stemmer skal anses som ikke avgitt. Valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag. Bare foreslåtte kandidater kan føres opp på stemmeseddelen. Skal flere velges ved samme avstemming, må stemmesedlene inneholde det antall forskjellige kandidater som det skal velges ved vedkommende avstemming. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte kandidater, eller annet antall kandidater enn det som skal velges, teller ikke, og stemmene anses som ikke avgitt. Når et valg foregår enkeltvis og en kandidat ikke oppnår mer enn halvparten av de oppgitte stemmene, foretas bundet omvalg mellom de to kandidatene som har oppnådd flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. Når det ved valg skal velges flere ved en avstemming, må alle for å anses valgt ha mer enn halvparten av de avgitte stemmene. Dette gjelder ikke ved valg av vararepresentanter. Hvis ikke tilstrekkelig mange kandidater har oppnådd dette i første omgang, anses de valgt som
har fått mer enn halvparten av stemmene. Det foretas så bundet omvalg mellom de øvrige kandidatene, og etter denne avstemmingen anses de valgt som har fått flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. 11 Årsmøtets oppgaver Årsmøtet skal: 1. Behandle MBFs årsmelding 2. Behandle MBFs regnskap i revidert stand 3. Behandle innkomne forslag 4. Fastsette kontingent 5. Vedta MBFs budsjett 6. Velge: a) Styreleder b) Styremedlemmer c) Revisor 12 Ekstraordinære årsmøter Ekstraordinære årsmøter holdes når styret bestemmer det, eller minst en tredjedel av de stemmeberettigede medlemmene krever det. Det innkalles på samme måte som for ordinære årsmøter, med minst 14 dagers varsel. Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle og ta avgjørelse i de sakene som er kunngjort i innkallingen. 13 Styret Styret er høyeste myndighet mellom årsmøtene. Foreningen ledes av et styre bestående av 4-7 medlemmer som velges av Årsmøtet for 1 år av gangen. Styret velger selv en daglig leder og et sekretariat, se 14. Styret skal: 1. Iverksette årsmøtets vedtak. 2. Etablere en kort langsiktig strategiplan og korte årlige handlingsplaner 3. Føre nødvendig kontroll med MBFs økonomi i henhold til de til enhver tid gjeldende instrukser og bestemmelser. 4. Utarbeide årlig budsjett for godkjennelse i Årsmøtet 5. Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide instruks for disse. 6. Representere MBF utad i samarbeid med daglig leder. 7. Avgjøre søknader om medlemskap i MBF. 8. Føre møtereferat, fortrinnsvis ved daglig leder Styret skal holde møte når lederen forlanger det eller et flertall av styremedlemmene forlanger det. Styret er beslutningsdyktig når mer enn halvparten er til stede. Beslutninger treffes med alminnelig flertall. I tilfelle stemmelikhet teller styreleders stemme dobbelt. Foreningen forpliktes utad ved underskrift av styreleder og daglig leder i fellesskap. Daglig leder er ikke en del av styret, men møter på styremøtene som påkrevet. 14 Sekretariat og daglig leder MBF skal ha et sekretariat. Styret utferdiger instruks for dette og engasjerer en daglig leder. Sekretariatet skal: forberede saker og være sekretær for styret,
ivareta den løpende kontakten med bedrifter, organisasjoner og personer tilknyttet MBF, i samarbeid med styret, planlegge og iverksette aktiviteter som beskrevet i 2 føre regnskap som fremlegges for styret utarbeide og vedlikeholde medlemsregister 15 Økonomi og revisjon MBF finansieres gjennom en medlemskapsavgift som fastsettes årlig av Årsmøtet. I tillegg vil MBF søke offentlig støtte til prosjekter og drift. Styret vil utarbeide og vedlikeholde et sponsorprogram for forumet og forumets aktiviteter, f. eks. for seminarer. 16 Vedtektsendring Endringer i disse vedtekter kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte etter å ha vært på sakslisten, og det kreves 2/3 flertall av de avgitte stemmene. 17 Utmeldelse Ethvert medlem kan melde seg ut av MBF med 3 måneders skriftlig varsel til Styret før årlig fornyelse av medlemskap. 18 Oppløsning ( 18 kan ikke endres.) Oppløsning av MBF kan bare behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsning vedtatt med minst 2/3 flertall, oppløses MBF med umiddelbar virkning. Ved oppløsning skal gjenværende kapital, etter at alle forpliktelser er gjort opp, utbetales til medlemmene. Sammenslutning med andre foreninger anses ikke som oppløsning av MBF. Vedtak om sammenslutning og nødvendige vedtektsendringer i tilknytning til dette treffes i samsvar med bestemmelsene om vedtektsendring, jfr. 16. 19 Konkurranserettslige aspekter Før alle møter skal det utarbeides agenda som sendes ut i forkant. Det skal føres referat fra alle møter i MBF. Alle tema, uavhengig om det står på agendaen eller ikke, skal føres i referatet. Medlemmene skal hverken direkte eller indirekte utveksle informasjon av forretningsmessig betydning i eller i tilknytning til organisasjonens virksomhet. Med forretningsmesig informasjon menes informasjon av forretningsmessig betydning som f eks (men ikke begrenset til): Priser, marginer, kostnader, rabatter, kundeforhold, aktuelle tilbud, hemmelig teknisk know-how, strategiske planer, deltakelse i anbudsprosesser. MBF og dets medlemmer forsikrer at de vil overholde konkurranselovens regler og særlig at de ikke vil, verken direkte eller via andre, verken muntlig eller skriftlig, avtale, drøfte, eller på noen måte utveksle informasjon av forretningsmessig betydning som f eks (men ikke begrenset til): Priser, marginer, kostnader, rabatter, kundeforhold, aktuelle tilbud, hemmelig teknisk know how, strategiske planer. a) MBF og dets medlemmer forsikrer herved at de ikke vil, verken direkte eller via andre, og at de heller ikke er kjent med at andre vil, verken direkte eller via andre, forestå utbetalinger, gi gaver eller tilby andre ytelser til kunder, offentlig ansatte, agenter, styremedlemmer eller noen andre i strid med gjeldende rett (inkludert, men ikke begrenset til, U.S. Foreign Corrupt Practices Act og lovgivning i henhold til OECD Convention Combating Bribery of Foreign Officials). Videre forsikrer MBF og dets medlemmer at de vil overholde alle relevante lover, forskrifter, bestemmelser og andre regler vedrørende bestikkelser og korrupsjon. b) Intet i disse vedtekter må oppfattes som en forpliktelse for øvrige medlemmer til å refundere MBF eller et medlem for utgifter til godtgjørelser som nevnt i punkt b) over.
c) Dersom MBF eller et medlem misligholder forpliktelsene etter bokstav a og b over representerer dette et vesentlig brudd på vedtektene, og misligholdende part skal holde andre parter skadesløs for alt ansvar, skader, kostnader og utgifter pådratt i forbindelse med mislighold av de nevnte forpliktelser.
STIFTELSESDOKUMENT Alle omkostninger i forbindelse med stiftelsen skal dekkes av MBF, herunder registrering, kjøp av protokoll, m.m. Kontingenten ble fastsatt som beskrevet i kontingentlisten. Som møteleder ble valgt: Egil Holland Utpekt til å underskrive protokoll: Stiftelsesdokumentet ble fremlagt. Det kom ikke forslag om endringer i vedtektene. Foreningen ble så besluttet stiftet. Man gikk deretter over til valg av styre. Som styrets leder ble valgt: Egil Holland Som styrets medlemmer ble valgt: Jan Fredrik Meling Ingar Skaug Remi Eriksen Kristin Lian Foreningen ble erklært stiftet og møtet hevet. Sted, den (underskrift av møteleder og person utpekt til å underskrive protokoll) Undertegnet av stifterne, dvs at alle møtedeltakerne skriver på for hånd Navn Firma Adresse