District Norden Org. nr: 983 757 189 MOTIVASJON/PLANLEGGINGSKONFERANSE 2017 www.kiwanis.no Neste Guvernør Heidie Ringsby, Helgeroveien 202, 3294 Stavern nesteguvernor@kiwanis.no Tlf:+47 940 02 020 Vi har gleden av å invitere INVITASJON Stavern, 20. januar 2017 Distriktsstyret, klubbpresidenter og andre tillitsvalgte for Kiwanisåret 2017-2018 til District Nordens Konferanse for planlegging av Kiwanisåret 2017-2018. Vi håper alle inviterte melder seg på slik at vi sammen, gjennom teamarbeid, kommer frem til det beste for Kiwanis. De fleste kan og vet mye på mange felt sammen vet vi det meste. Ved samarbeid i team gjør vi hverandre enda bedre. Det er god forberedelse å gjøre seg kjent med «Håndbok for Kiwanis tillitsvalgte» og «District Nordens strategidokument 2013-18», og den enkelte deltaker kan gjerne ta med seg disse dokumentene (finnes på KIDNs nettsted). STED: Scandic Park Hotell, Drammen (OBS nytt sted i år). TID: Lørdag 22. april 2017 fra kl 1200 - til søndag 23. april 2017 ca kl 1530. PÅMELDINGSFRIST: 17. mars 2017. DELTAKERAVGIFT: NOK 1.200 pr deltaker (innbetales til kto 6201 05 15209 IBANNR NO5162010515209 SWIFT/BIC NDEANOKK, eventuelt kontant ved fremmøte) PÅMELDING: Gjøres av den enkeltes klubb til distriktssekretær Dag Gladsø, Landstadsgate 30, 3210 Sandefjord tlf +4791665102 sekretar@kiwanis.no. PS: I begrenset grad kan andre interesserte Kiwanismedlemmer få delta, men dette må avtales særskilt med konferanseledelsen. PRAKTISKE OPPLYSNINGER: Reise til/fra: Bestilles og betales av den enkelte deltakers klubb. Hotellrom for natt lørdag søndag: Bestilles av konferanseledelsen i samsvar med påmeldinger. PS: Overnatting fra fredag må avtales med konferanseledelsen. Måltider: Lunsj lørdag, middag lørdag kveld, frokost og lunsj søndag, inngår i deltakeravgiften. Økonomi: Personlige utgifter i forbindelse med hotelloppholdet betales av den enkelte deltaker. PS: Ledsager betaler et tillegg på NOK 500 for overnatting m/frokost, samt ekstra måltider som f.eks. middag og lunsj. GENERELT: Se mer i vedleggene om grunnlag, forberedelse og program. Vi ser frem til denne Konferansen med spenning og glede, der sosialt samvær vil være et viktig moment, og ønsker ALLE Vel Møtt Heidie Ringsby sign Neste guvernør Kiwanis er en internasjonal humanitær organisasjon av frivillige som aktivt arbeider for barn og unge (Distriktets norske klubber er godkjent som mottaker av skattefrie gaver etter skattelovens 6-50)
HENSIKT OG MÅL FOR KONFERANSEN Bidra til at Distriktsstyret, komiteledere og klubbpresidenter: - Er motiverte for å gjøre en innsats i Kiwanisåret 2017 2018 - Har tilstrekkelige kunnskaper for å utføre sine oppgaver - Kjenner hjelpemidlene som står til rådighet og hvor de finnes - Forstår betydningen av teamarbeid på alle plan. Etter konferansen er målsettingen at deltakerne: Har kunnskap om: - Kiwanis verdigrunnlag, strategier, planer, visjoner og mål - Hvordan District Norden er organisert - De administrative rutiner i distriktet og på sitt arbeidsfelt - Viseguvernørens og klubbpresidentens roller, oppgaver og gjøremål - Behov og rutiner for planlegging og programmer Kjenner til: - Aktuelle hjelpemidler, hvor de finnes og hvordan de brukes - Oppbyggingen av Kiwanis organisasjonen på alle plan - Betydningen av godt lederskap og verdien av kunnskap - District Nordens løpende prosjekter Er orientert om: - Oppgaver og arbeidet i distriktets komiteer - Hvordan søke om midler fra eksterne kilder - Bruk av sosiale medier - Distriktets rutiner vedrørende økonomi
SYFTE OCH MÅL FÖR KONFERENSEN Distriktsstyrelsen, komiteledare och klubbpresidenter: - Är motiverade till att göra en insats under Kiwanisåret 2017 2018 - Har tillsträckliga kunskaper för att genomföra sina uppgifter - Känner till de hjälpmedel som står till förfogande och var dom finns - Förstår betydelsen av ett lagarbete (team work) på alla nivåer. Efter konferensen er mål et at deltagarna: Har kunskap om: - Kiwanisvärdegrund, strategier, planer, visioner och mål - Hur District Norden är organiserat - Administrativa rutiner inom distriktet och inom sitt verksamhetsområde - Viceguvernörsoch klubbpresidents roller, uppgifter och vad som skall göras - Behov av och rutiner för planläggning och program Känna till: - Aktuella hjälpmedel, var de finns och hur de användas - Organiseringen av Kiwanis på alla plan - Betydelsen av gott ledarskap och värdet av kunskap - District Nordens gemensamma projekt Vara orienterad om: - Uppgifter och arbetet i distriktets kommittéer - Distriktets arbete med ansökningar om medel från externa källor - Användning av sociala medier - Distriktets rutiner före økonomi.
PRAKTISKE OPPLYSNINGER - HOTELL - REISE - PARKERING Scandic Park Hotell Drammen Adresse: Gamle Kirkeplass 3, Drammen Telefon: 32 26 36 00 Kommer du med fly: Ta Flytoget eller toget til Skien over Vestfoldbanen fra Gardermoen til Drammen. Kommer du med bil: Parkering over veien for hotellet. Parkeringsavgift betales av den enkelte deltager.
GRUNNLAG OG FORBEREDELSER Utdanning og planlegging er en god investering til nytte for vårt arbeid. Med gode kunnskaper om organisasjon en jobber i følger en trygghet når jobben skal gjøres. Opplegg for, og gjennomføring av utdanning og planlegging, er et lederansvar, og skal være med på alle nivåer i distriktet. Kiwanis har tradisjon for å drive med utdanning av tillitsvalgte og medlemmer. Årets konferanse er, som tidligere år, lagt opp over to dager. Å være samlet en Kiwanis helg, gir god anledning til å omgås sosialt og arbeide sammen for å legge planene videre, og målene for neste Kiwanisår. At Distriktsstyret og klubb presidentene er sammen på konferansen bidrar til personlig kjennskap og fremmer teambyggingen også en viktig faktor. Samtidig utnytter vi alle de kunnskaper som den enkelte har, det bidrar til et godt resultat gjennom samarbeid. Les mer om temaet i Håndbok for tillitsvalgte i Kiwanis på side 9. Du finner boka på våre nettsider; Medlemssider > Håndbøker > o.s.v. Kan bestilles fra Distriktssekretær for 70, kroner (NOK). Programmet fokuserer på tillitsvalgtes oppgaver, og å legge planer og mål for neste Kiwanisår. Programmet er laget for at vi skal oppmuntre hverandre, bidra med kunnskaper, legge planer og mål, som vi sammen jobber for å oppnå. Håndbok for tillitsvalgte er et nyttig informasjon verktøy. Alle har tilgang til den på våre nettsider. Det kan være nyttig kunnskap å ha sett gjennom boken før konferansen. Strategiplan 2013-18, og 5 årsplan sier noe om District Nordens rammer og mål. Hvordan de skal oppfylles planlegger vi, og samarbeider om å utføre. Dokumentene finnes på våre nettsider. Noen har tidligere år syntes at Håndboka og Strategiplan har vært nyttig å ha med seg. Heidie Ringsby - sign Neste guvernør
KONFERANSEPROGRAM LØRDAG 22. APRIL: 12.00 13.00 Lunsj 13.00 13.10 Åpning Velkomst 13.10 13.30 Opprop Praktisk opplysninger 13.30 14.00 Hvorfor Konferansen 14.00 14.20 Klubbpresidentens oppgaver 14.20 15.10 Viseguvernørens oppgaver 15.10 16.00 Klubbutviklingskomiteen 16.00 16.15 Pause 16.15 16.30 Lovkomiteen 16.30 16.45 Webmaster 16.45 17.00 Prosjektkoordinator 17.00 17.30 Humanitærkomiteen 17.30 18.00 Økonomi Regler / Rutiner / Regnskap / Budsjett 18.00 18.15 Sammendrag av lørdag Hva skjer søndag 20.00 Middag - Sosialt samvær SØNDAG 23. APRIL: 08.30 08.40 God Morgen 08.40 10.00 I-Plan Formula Strategiplan 5 års plan 10.00 11.00 Gruppearbeid 11.00 11.45 Presentasjon gruppearbeid 11.45 12.00 Kommunikasjon 12.00 13.00 Lunsj 13.00 14.00 Gruppearbeid 14.00 14.45 Presentasjon gruppearbeid 14.45 15.15 Mål for 2017-18 De lager vi sammen 15.15 15.30 Spørsmål Oppsummering Avslutning