Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune Arkivsak: 11/16 Møtedato/tid: 01.02.2011, kl. 17:00 Møtested: Formannskapssalen, rådhuset Deltagere: Gunnar Lohse leder Per Arild Lyng Arild Øyan Tove Grendstad Mary Dahl Wenche Holt, Revisjon M-N IKS Kristian Rolstad, Rådmannen Arvid Hanssen, KonSek M-N IKS Forfall: Kopi: Varamedlemmer, ordfører og Revisjon M-N IKS Sakliste 001/11 Godkjenning av protokoll fra møtet den 02.12.2010 002/11 Referatsaker 003/11 Orientering om status og utfordringer Norsk Biodrivstoff AS 004/11 Disponering av større kommunale maskiner - orientering fra administrasjonen 005/11 Årsmelding 2010 for kontrollutvalget 006/11 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon 915 82 102, eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim/Malvik 25.01.2011 Gunnar Lohse (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder Side 1 av1
Godkjenning av protokoll fra møtet den 02.12.2010 Kontrollutvalget i Malvik kommune 01.02.2011 001/11 Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 11/16-1 Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 01.12.2010 godkjennes. Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget og ligger på www.konsek.no kontrollutvalgene/malvik..
Referatsaker Kontrollutvalget i Malvik kommune 01.02.2011 002/11 Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 11/16-2 Referatsakene tas til orientering Vedlegg Ressursforbruk 2010 Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Ressursbruk 2010 sekretariatsarbeid for kontrollutvalget i Malvik. 2. Evaluering av felles tjenestesenter for lønn/regnskap og skatteoppkreveren i Værnesregionen. Referatsak 1/11 i kommunestyret 31.01.2011. 3. Rapport etter tilsyn med samfunnssikkerhet og beredskap 10.11.10. Referatsak 2/11 i kommunestyret 31.01.2011.
Notat Fra: Arvid Hanssen (arvid.hanssen@konsek.no) Dato: 24.01.2011 Arkivsaknr: 11/16-3 Ressursforbruk 2010 Tabellen under viser andelen av timeforbruk i KonSek sammenlignet med budsjettert timeforbruk for Malvik kommune. Budsjettet er basert på fordeling vedtatt av selskapets representantskap. I tillegg til direkte timeforbruk per kommune er reisetid fordelt likt på alle kommuner, og timer til felles arbeid for kontrollutvalgene fordelt i henhold til fordelingsnøkkel. Disse utgjorde i 2010 til sammen 69 timer for Malvik kommune. Negativt avvik i tabellen betyr høyere forbruk enn budsjettert, mens positivt avvik betyr lavere. 2010 2009 2008 2007 Forbruk Budsj. Avvik Forbruk Avvik Forbruk Avvik Forbruk Avvik 314 302-12 294 15 309 4 312-6 Som det fremgår av tabellen er det fordelt 12 timer mer til Malvik enn budsjettert i 2010. Dette utgjør knapt 4 % av budsjettet. Dette må anses som et mindre avvik. Avvik fra budsjettert fordeling får ikke kostnadsmessige konsekvenser for kommunen, da avvikene, forventes å bli utjevnet mellom kommunene over tid. Arvid Hanssen daglig leder
Orientering om status og utfordringer Norsk Biodrivstoff AS Kontrollutvalget i Malvik kommune 01.02.2011 003/11 Arkivkode: 090 Arkivsaknr.: 11/50-1 Saken tas til orientering. For selskaper som Norsk Biodrivstoff AS, der kommunen har eierinteresser sammen med private interessenter, har kontrollutvalget begrensede muligheter for oppfølging. Her må kontrollutvalget gå via Malvik kommune sine eierinteresser i selskapet. Hjemmelen fremgår av kommuneloven 77 nr 5: Det betyr at kontrollutvalget må følge opp at Malvik kommune følger opp sine eierinteresser. Kontrollutvalget har altså ikke noen selvstendig myndighet her. Hjemmelen er likevel ikke til hinder for at kommunen kan hente inn informasjon som kontrollutvalget senere får tilgang til. Kontrollutvalget har tidligere fått orientering fra kommunen som deleier av selskapet 2 ganger. Både rådmann og ordfører har orientert. I kontrollutvalgets møte den 02.12.2010 ble følgende protokollert under sak 37 Eventuelt: Som et ledd i tilsynsarbeidet ønsker kontrollutvalget å bli oppdatert på forskjellige områder. Følgende omforente forslag ble fremmet og vedtatt: 1. Kontrollutvalget ber om at kommunen, som deleier av Norsk Biodrivstoff AS, gir kontrollutvalget en orientering om status og utfordringer for selskapet. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen orientere om eventuelle retningslinjer og praksis for bruk av større kommunale driftsmidler, herunder maskiner. 3. Kontrollutvalget ber om at orienteringene under pkt 1 og 2 blir gitt på kontrollutvalgets møte den 01.02.11. Rådmannen og ordfører har fått utskrift av sak 37/2010 og er invitert til møtet. Rådmannen har bekreftet at han møter og vil gi kontrollutvalget en orientering og svare på eventuelle spørsmål knyttet til pkt 1ovenfor..
Disponering av større kommunale maskiner - orientering fra administrasjonen Kontrollutvalget i Malvik kommune 01.02.2011 004/11 Arkivkode: 090 Arkivsaknr.: 11/50-2 Saken tas til orientering. Som et ledd i tilsynsarbeidet ønsker kontrollutvalget å bli oppdatert på forskjellige områder av den kommunale virksomheten. I kontrollutvalgets møte den 02.12.2010 drøftet utvalget aktuelle områder som kunne være av interesse å få belyst nærmere og vedtok som pkt 2 følgende i sak 37/10: Kontrollutvalget ber rådmannen orientere om eventuelle retningslinjer og praksis for bruk av større kommunale driftsmidler, herunder maskiner. Sekretariatet har hatt en kort samtale med administrasjonen, som opplyser at det finnes retningslinjer av eldre dato og at det kan være behov for å vurdere om disse bør endres. Administrasjonen vil orientere og svare på spørsmål fra kontrollutvalget i møtet.
Årsmelding 2010 for kontrollutvalget Kontrollutvalget i Malvik kommune 01.02.2011 005/11 Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 11/49-1 Kontrollutvalget vedtar utkastet til årsmelding for 2010. Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2010 til orientering. Vedlegg Årsmelding 2010 Etter endringer i kommunelovens bestemmelser om tilsyn og kontroll, er kontrollutvalgets oppgaver og ansvar betydelig utvidet, og det er i så måte viktig med en nær dialog mellom kontrollutvalget og kommunestyret. Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til den vedlagte årsmeldingen for kontrollutvalget for 2010. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende saken til kommunestyret til orientering.
Malvik kommune Årsmelding for kontrollutvalget for 2010. Innledning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget har i 2010 gjennomført et år med normal aktivitet. Gjennom kontakt med politikere og ansatte ønsker kontrollutvalget å være synlig og tilgjengelig, slik at saker løses så raskt og effektivt som mulig. Slik kan innbyggere og brukere ha trygghet for at Malvik kommune har en god og aktiv egenkontroll i egen organisasjon. Kontrollutvalget har i denne valgperioden følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Gunnar Lohse Leder 1. Jan Arne Malvik Mary Dahl Medlem 2. Hege Elizabeth Dahle Per Arild Lyng Nestleder 1. Marit Podsada Tove Grendstad Medlem 2. Ole Hermann Sveian Arild Øyan Medlem 3. Henry Malvik I henhold til kommuneloven skal minst ett av medlemmene utgå fra kommunestyret. Dette er ivaretatt i Malvik kommune. Likestilling Kontrollutvalget består av 2 kvinner og 3 menn. Utvalget anser kravene i kommuneloven til jevn fordeling mellom kjønnene for å være ivaretatt og kontrollutvalget legger vekt på likebehandling mellom kjønnene i sin virksomhet. Kontrollutvalgets funksjon Kontrollutvalget skal være et aktivt organ som fremstår med integritet og respekt i den kommunale forvaltningen. Utvalget skal sikre at kommunen ivaretar sine oppgaver på en formålstjenlig og effektiv måte i henhold til lov og kommunestyrets forventninger. Kontrollutvalget utøver således sin funksjon på vegne av kommunestyret. Et velfungerende kontrollutvalg er en del av det kommunale selvstyret og en viktig bestanddel i lokaldemokratiet. Formål og målsettinger med kontrollutvalgets virksomhet. Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av 15.06.2004, men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kommunestyret vedtok i mai 2006 egne retningslinjer for kontrollutvalget i Malvik. Reglementet ligger på KonSeks hjemmesider www.konsek.no under utvalgene/malvik.
Kontrollutvalget er opptatt av å legge vekt på samarbeid og opptre på en nøytral og upolitisk måte. I tillegg til lovpålagte oppgaver inneholder reglementet bestemmelser rundt saksbehandling og arbeidsmåter som benyttes i kontrollutvalget. Utvalget skal arbeide for å sikre god kvalitet i kommunens tjenester, sikre god produktivitet, effektiv ressursutnyttelse, ivareta innbyggernes rettsikkerhet i kontakt med kommunen og sikre at politiske vedtak følges opp. Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalget har i 2010 avholdt 6 møter og behandlet 37 saker. I tillegg har utvalget hatt mange referatsaker. Protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendes kommunestyret som referatsaker. Leder i utvalget eller andre fra kontrollutvalget har orientert og svart på spørsmål knyttet til protokollen, når dette har vært nødvendig. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten. Regnskapsrevisjon: Kontrollutvalget oversender hvert år en uttalelse til kommunestyret om kommunens regnskap. Kontrollutvalget hadde ingen spesielle merknader til kommuneregnskapet for regnskapsåret 2009, men påpekte at kommunen fortsatt har økonomiske utfordringer. Kontrollutvalget fremhevet at det er positivt at kommunen har gode rutiner, som gjør at de formelle dokumenter ferdigstilles tidlig, slik at dokumentene kan brukes aktivt i styringen av kommunen. Forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget har i 2010 behandlet 2 forvaltningsrevisjonsrapporter. Dette gjelder Forvaltningsrevisjonsrapport Oppfølging av opptrappingsplanen for psykisk helse og Forvaltningsrevisjonsrapport Malvik Eiendom KF. Rapporter, saksfremlegg og vedtak i kontrollutvalget ligger på hjemmesiden til KonSek. www.konsek.no Begge forvaltningsrevisjonsrapportene er behandlet i kommunestyret. Kommunestyret ba administrasjonen om å bruke rapporten om oppfølging av opptrappingsplan for psykisk helse i det videre arbeid i kommunen og fremhevet særlig at en må videreutvikle tjenestene ytterligere gjennom tverretatlig og tverrfaglig samarbeid på områder som er påpekt i rapporten. Rapporten om oppfølging av Malvik Eiendom KF ble fremlagt i kommunestyret i samme møte som egen sak om avvikling av foretaksmodellen fra 01.07.2010 ble vedtatt. Det er viktig at oppgavene som tidligere lå i foretaket blir fulgt opp på en god måte etter at de nå er lagt inn under den ordinære driften. Selskapskontroll: Selskapskontroll er en relativ ny oppgave for kontrollutvalget, der utvalget på vegne av Malvik kommune kan gjøre undersøkelser rundt selskaper som Malvik kommune alene eller sammen med andre eier. Formålet er å følge opp at selskapene driver i tråd med kommunens vedtak og intensjoner med selskapenes virksomhet. Kontrollutvalget finner det naturlig å igangsette eierskapskontroll i neste valgperiode, da kommunen nå gjennom nylig vedtatt eierskapsmelding har sagt noe om denne type selskaper,
eierinteresser, oppfølging mv. Kontrollutvalget har i 2010 behandlet en egen sak om forarbeid til selskapskontroll og ser behovet for en koordinering i forhold til andre kontrollutvalg, der det er flere kommunale eiere i selskapene. Andre forhold: Kontrollutvalget har i tillegg til lovpålagte saker også vurdert og behandlet noen saker etter innspill fra utvalget selv og andre. Videre har kontrollutvalget, som en del av tilsynsarbeidet bedt administrasjonen orientere om ulike forhold i kommunen. Kontrollutvalget har i 2 møter i 2010 drøftet rapport 85 tilrådninger for styrkt eigenkontroll i kommunane, som en arbeidsgruppe nedsatt av Kommunal- og regionaldepartementet kom med i desember 2009. Kontrollutvalget fremhever spesielt følgende 2 hovedanbefalinger i departementets rapport: administrasjonens internkontroll må utvikles og styrkes det må være god rolleforståelse og godt samspill mellom aktørene i egenkontrollen dvs. kommunestyre, kontrollutvalg, administrasjonssjef og revisor Rådmann deltok i kontrollutvalgets møte i desember 2010, da egenkontrollrapporten var oppe som sak siste gang. Det er felles forståelse mellom kontrollutvalget og rådmannen om at rapporten gir nyttige impulser og bør brukes i det videre arbeidet med kvalitetssikring i kommunen og dermed også bidra til å styrke egenkontrollen. Kontrollutvalgets økonomi- ressursbruk. Regnskapet for 2010 er ikke avsluttet, men kostnader til kjøp av tjenester til revisjon og sekretariatstjenester er i tråd med budsjettet. Kostnadene til kontrollutvalgets egen virksomhet, (godtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, kurs, mv) vil trolig bli noe mindre enn budsjettert, slik at det totalt blir et mindreforbruk for 2010. Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om eget arbeid. Alle sakene ligger åpent på KonSek sine hjemmesider: www.konsek.no kontrollutvalgene/malvik Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker som kan favne hele virksomhetsområdet som Malvik kommune er beskjeftiget med. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i kommunen. Utvalget takker for samarbeidet i året som har gått og ser frem til et nært og godt samarbeid i året som kommer. På denne måten kan kontrollutvalget bidra til en velfungerende forvaltning, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Malvik. Hommelvik, 01.02.2011. Gunnar Lohse kontrollutvalgets leder
Eventuelt Kontrollutvalget i Malvik kommune 01.02.2011 006/11 Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 11/16-4 Saken legges frem uten innstilling. Ingen.