Saksliste til årsmøte i Sørøyrocken 29.09.12 på Sørvær Gjestehus kl 14.00. 1. Orientering om økonomi og gjennomførelse av festival 2012. 2. Forandring i vedtekter. 3. Orientering om 10års plan for Sørøyrocken 4. Forslag til organisering av Sørøyrocken 5. Ansettelse av daglig leder i 50% stilling. 6. Forespørsel om sponsing fra LO ungdom. 7. Studieturer. Norsk Rockforbund, ByLarm, Træna Festivalen og Døgnvill. 8. Utbetaling av kompensasjon i forbindelse med Sørøryrocken 2012. 9. Flytting av frivillig fest til romjulsfest? 10. Vedta budsjett for 2013. 11. Valg av nytt styre.
1. Orientering om økonomi og gjennomførelse av festival 2012. Gjennomgang av foreløpig regnskap, evalueringsrapport og besøkstall for festivalen 2012. 2. Forandring i vedtekter. Nye vedtekter som foreslåes er følgende. 5/11-2011 ble det avholdt stiftelsesmøte. Til stede som stiftere var: (Simen Rasmussen og Ken A. Brox) Forslag til vedtekter for foreningen Sørøyrocken 1 Foreningens navn Foreningens navn er: Sørøyrocken og ble stiftet 05/11-2011 2 Formål Foreningens formål er å arrangere og drive en musikkfestival på Sørvær. 3 Medlemmer Alle som vil kan bli med i foreningen, men må bli valgt inn i forbindelse med ett årsmøte. Alle som vil kan bli med i foreningen. En melder seg inn ved å betale inn kontingent. Kontigenten betales pr kalenderår og sendes ut til medlemmer pr e-post. Fra og med 01.01.2013 er kontigenten satt til kr 100,- pr medlem over 18 år og kr 50,- under 18 år. 4 Tillitsvalgtes godtgjørelse Tillitsvalgte skal ikke motta honorar for sine verv. 5 Årsmøte Årsmøtet, som holdes hvert år i august måned, avholdes innen utgangen av september hvert år, er foreningens høyeste myndighet. Årsmøtet innkalles av styret med minst 1 måneds varsel, direkte til medlemmene, ved kunngjøring i pressen, eller på Facebook. Forslag som skal behandles på årsmøtet skal være sendt til styret senest 2 uker før årsmøtet. Fullstendig saksliste må være tilgjengelig for medlemmene senest 1 uke før årsmøtet. Alle medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre personer og/eller media til å være til stede. Deltagere på årsmøtet som ikke er medlemmer av Sørøyrocken har taleog forslagsrett, men ikke stemmerett. Årsmøtet er vedtaksført med det antall stemmeberettigede medlemmer som møter. Ingen har mer enn én stemme, og stemmegivning kan ikke skje ved fullmakt.. Dersom man er forhindret fra å stille på årsmøtet, kan det gis fullmakt til andre for å stemme. På årsmøtet kan det ikke behandles forslag om vedtektsendring som ikke er oppført på sakslisten senest 1 uke før årsmøtet. Andre saker kan behandles og avgjøres når 2/3 av de fremmøtte krever det. Slik beslutning kan bare tas i forbindelse med godkjenning av sakslisten. 6 Ledelse av årsmøtet Årsmøtet ledes av styreleder. 7 Stemmegivning på årsmøtet Med mindre annet er bestemt skal et vedtak for å være gyldig være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Blanke stemmer skal anses som ikke avgitt.
Valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag. Bare foreslåtte kandidater kan føres opp på stemmeseddelen. Benkeforslag er tillatt når kandidat har sagt seg villig. Skal flere velges ved samme avstemming, må stemmesedlene inneholde det antall forskjellige kandidater som det skal velges ved vedkommende avstemming. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte kandidater, eller annet antall kandidater enn det som skal velges, teller ikke, og stemmene anses som ikke avgitt. Når et valg foregår enkeltvis og en kandidat ikke oppnår mer enn halvparten av de oppgitte stemmene, foretas bundet omvalg mellom de to kandidatene som har oppnådd flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. Når det ved valg skal velges flere ved en avstemming, må alle for å anses valgt ha mer enn halvparten av de avgitte stemmene. Dette gjelder ikke ved valg av vararepresentanter. Hvis ikke tilstrekkelig mange kandidater har oppnådd dette i første omgang, anses de valgt som har fått mer enn halvparten av stemmene. Det foretas så bundet omvalg mellom de øvrige kandidatene, og etter denne avstemmingen anses de valgt som har fått flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. 8 Årsmøtets oppgaver Årsmøtet skal: 1. Behandle Sørøyrockens s årsmelding 2. Behandle Sørøyrockens s regnskap i revidert stand 3. Behandle innkomne forslag 4. Vedta Sørøyrocken s budsjett 6. Velge: Styret i Sørøyrocken a) Leder og nestleder b) PR-ansvarlig og styremedlem(mer) 9 Ekstraordinære årsmøter Ekstraordinære årsmøter holdes når styret bestemmer det, eller minst en tredjedel av de stemmeberettigede medlemmene krever det. Det innkalles på samme måte som for ordinære årsmøter, med minst 14 dagers varsel. Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle og ta avgjørelse i de sakene som er kunngjort i innkallingen. 10 Styret 10.1 Foreningen ledes av et styre på 7 antall 7 medlemmer, Styret er høyeste myndighet mellom årsmøtene. Styret skal alltid bestå av et odde antall medlemmer. Styret skal primært ha en sammensetning som følger: Leder Nestleder Sekretær Kasserer 3 Styremedlemmer 10.2 Ved leders fravær skal nestleder fungere som leder. Styret skal: 1. Iverksette årsmøtets bestemmelser. 2. Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide instruks for disse. 3. Administrere og føre nødvendig kontroll med sørøyrockens s Sørøyrockens økonomi i henhold til de til enhver tid gjeldende instrukser og bestemmelser. 4. Representere sørøyrocken Sørøyrocken utad.
Styret skal holde møte når lederen forlanger det eller et flertall av styremedlemmene forlanger det. Styret er ansvarlig for gjennomføring av valg, og utpeker representanter til opptellingen. Dersom et av styrets medlemmer ønsker å gå ut av styret i valgperioden, skal det avklares i styret. En slik sak avgjøres med vanlig flertall. Ved slike fravær kan styret konstituere nytt medlem, som går inn i styret for resten av valgperioden. Dersom man ikke oppnår ønsket styresammesetning ved årsmøte, kan styret også i en slik situasjon konstituere nytt medlem. Styret velges på årsmøtet for en periode på to år. Partallsår velges leder, kasserer, og to styremedlemmer. Oddetallsår velges nestleder, sekretær, og et styremedlem. Gjenvalg kan finne sted. Valgte representanter tiltrer umiddelbart etter årsmøtet. Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet teller møtelederens fungerende styreleders stemme dobbelt. 11 Valgkommitè Valgkomité blir valgt av årsmøtet med funksjonstid frem til påfølgende årsmøte. Valgkomiteen skal ha 3 medlemmer hvorav den ene er leder. Leder av valgkomiteen blir valgt innbyrdes av komiteen på årsmøtet. Valgkomiteen skal starte sitt arbeid senest 2 måneder før årsmøtet. Komiteen skal umiddelbart sende ut melding til alle medlemmer om hvilke funksjoner som er på valg og be om forslag på kandidater. Forslag til kandidater må være valgkomiteen i hende senest 1 måned før årsmøtet. Skulle det komme forslag på flere kandidater til et verv skal medlemmene avgjøre ved stemmeavgivning på årsmøtet. Dersom man er forhindret fra å stille på årsmøtet, kan det gis fullmakt til andre for å stemme. Benkeforslag er tillatt når kandidat har sagt seg villig. 11 Grupper /avdelinger kan organiseres med avdelinger og/eller grupper. Disse kan ledes av oppnevnte tillitspersoner eller av valgte styrer. s årsmøte bestemmer opprettelsen av avdelinger/grupper, og hvordan disse skal organiseres og ledes. For avdelingers/gruppers økonomiske forpliktelser hefter hele avdelinger/grupper kan ikke inngå avtaler eller representere styrets godkjennelse., og utad uten 12 11 Vedtektsendring Endringer i disse vedtekter kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte etter å ha vært på sakslisten, og det kreves 2/3 flertall av de avgitte stemmene. 13 Oppløsning Oppløsning av Sørøyrocken kan bare behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsning vedtatt med minst 2/3 flertall, innkalles ekstraordinært årsmøte 3 måneder senere. Sammenslutning med andre foreninger anses ikke som oppløsning av Sørøyrocken.. Vedtak om sammenslutning og nødvendige vedtektsendringer i tilknytning til dette treffes i samsvar med bestemmelsene om vedtektsendring, jfr. 15.
3. Orientering om 10års plan for Sørøyrocken. Vi går gjennom ideer og tanker om hva vi ønsker for Sørøyrocken de neste 10 årene. 4. Forslag til organisering av Sørøyrocken. Daglig leder Festivalsjef Produsent Sikkerhetssjef Handel og service Arena Festival Camp Artist Marked Bar Kiosk Frivillige Merchandise Bonger Billetter Crew/artist mat Akkreditering Renhold Infrastruktur Scene Renovasjon Dekor Underholdning? Betaling Merking Toalett Dusj Booking Backstage Verskap Transport Reise Overnatting PR Sosialemedier Festivalinfo 5. Ansettelse av Kristin Alvestad som daglig leder i 50% stilling. For å klare å bygge opp en solid festival over tid er det viktig å profesjonalisere driften av Sørøyrocken på et tidlig tidspunkt. Selv om festivalen er organisert som en forening, betyr det ikke at den ikke kan og
Hey!! bør driftes etter gode bedriftsprinsipper for å skape en positiv vekst. I 2012 var budsjettet på kr 500.000,-, og dette tallet vil øke kraftig de neste årene. Det vil kreve mye arbeid både før og etter festivalen for å lykkes i arbeidet med å skape landets triveligste festival. Det frivillige arbeidet som legges ned i festivalen er stort og veldig viktig, men det kan ikke forventes at alt arbeid som skjer utenom festivaluka skal skje i frivillig form. Det foreslåes at det ansettes en daglig leder i 50 % stilling. Daglig leder har øverste ansvar for gjennomføring av festivalen, koordinering av de ulike ansvarsområdene, budsjett/økonomi og sponsor arbeid. Stillingen løper f.o.m 1.oktober 2012 og et år frem i tid. Da gis det rom for 2 måneder til etterarbeid etter endt festival. Lønn settes til kr 150.000,- for første år. Evaluering og vurdering av videreførelse av stillingen vurderes til årsmøte 2013. 6. Forespørsel om sponsing. LO Ungdom har sendt oss en forespørsel ang sponsing av Sørøyrocken 2013. Det må tas en avgjørelse på hvordan vi stiller oss til politisk sponsing. De var på Midnattrocken i sommer og de hadde et godt samarbeid, men det ble lagt begrensinger på hvor synlige de kunne være. YS ble også inviterte, men kom ikke. Det må også tas med at Midnattsrocken er mye større og ti LO ungdommer vil ikke være like synlige som under Sørøyrocken. Her er forslaget som er kommet fra dem: Her kommer da mailen med den formelle forespørselen om et sponsortilbud... :) Ungdomsutvalget i LO Finnmark avholdt møte 04.09.12 der vi evaluerte årets sponsing av Midnattsrocken og snakket om hva vi ønsker som sponsorprosjekt neste år. Egentlig skulle Midnattsrocken gjentas, men etter å ha opplevd Sørøyrocken tok det meg ca 20 sekunder å overtale utvalget til å heller satse på dere. Vi vet enda ikke hvor mye midler vi får tilgjengelig til denne profileringen, men i år hadde vi 50 000. Det blir ikke mindre til neste år i alle fall. På LO's fylkeskonferanse i Alta 9.-10. oktober skal vi legge fram våre ideer og vil da få vedtatt en del ting for neste år.. Vi kunne tenke oss å være involvert som sponsor så tidlig som mulig. Under Sørøyrocken 2013 ønsker vi å: -holde parallelle verksteder for ungdom og voksne i alle aldere som inneholder bl.a. "ræser-kurs" i tale og debatt, LO-Favør, arbeiderbevegelsen sin historie o.l.... -være synlige med LO ungdom og LO favør bandere på festivalomr. og i
annen markedsføring. -få helgepass til 10 stk -ha stand der vi deler ut kult stæsj og info, og har en konkurranse med en jev premie.. (trakk ipad til en tilfeldig deltaker med alle rette på hovedscenen i år) -få telt/lavvu/overnattingsplass -kanskje kunne fraktes med båt Alta- Sørøya? Vi ønsker en familie/ungdomsvennlig profil uten at det trenger å legges skjul på at Sørøyrocken også er en stor fest for oss! Og en perfekt "gulrot" etter sommerpatruljen 2013 :) Den balansegangen jeg nevner synes jeg du som sjefsrocker holdt utmerket. Dette, i tillegg til at festivalen generelt var en fantastisk opplevelse, er grunnen til at vi ungdommen i LO ønsker og assosieres med dere og den flotte festivalen. Kan du sende meg et tilbud som vi kan legge fram for fylkeskonferansen? Kom gjerne med idéer.. Mvh LO's ungdomsutvalg i Finnmark v/leder Cecilie Gjennestad 7. Studieturer. For eksempel Norsk Rockforbund, ByLarm, Træna Festivalen og Døgnvill. Det foreslåes at det skal være mulig å reise på studieturer til andre festivaler og delta på relevante kurs. Så langt det er mulig skal det søkes (fylkes)kommunal støtte til slike prosjekter. Det skal gjennomføres på billigst mulig måte og det skal legges inn budsjettpost Studieturer slik at det er økonomisk rom for det og det ikke går utover andre deler av festivalens drift. 8. Utbetaling av kompensasjon i forbindelse med Sørøryrocken 2012. Det foreslåes å utbetale kr. 5.000,- i kompensasjon for bruk av telefon, pc/skriver, bil, etc i forbindelse med planlegging, gjennomførelse og etterarbeid ved Sørøyrocken 2012 til Kristin Alvestad, Simen Rasmussen og Ken Arne Brox. Dette er satser som brukes ved andre festivaler som for eksempel Aronnesrocken. 9. Flytting av frivillig fest til romjulsfest? Vi ønsker å gjøre stas på våre dyktige frivillige. Det foreslåes å flytte frivilligfesten bort fra festivalhelgen og til romjula. Her bør det settes av litt penger hvor Sørøyrocken kan invitere på middag med 2-3 enheter drikke. Så bør det være mulig for de som ønsker det å fortsette festen etterpå.
10. Vedta budsjett for 2013. Forslag til budsjett for Sørøyrocken 2013: Kommer fredag. 11. Valg av nytt styre. Dagen styre er: Simen Rasmussen, leder Espen Rasmussen, nestleder Kristin Alvestad Anita Sem Henriksen Ole Gunnar Rasmussen Forslag til nytt styre er: Simen Rasmussen, styreleder Espen Rasmussen, nestleder Kristin Alvestad Cato Karlsen Ken Arne Brox Elisabeth Lyng Ole Gunnar Rasmussen