STEVNEOPPLEGG FOR FELTRITT

1 Erik Mangerud: STEVNEOPPLEGG FOR FELTRITT 1 E. MANGERUD: STEVNEOPPLEGG 1 av 16

NOEN PRAKTISKE TIPS: - En stevneleder bør være en person med gode leder- og organisasjonsegenskaper - Sammen med stevneleder finn fram til personer som kan være nøkkelpersoner, dvs ha ansvarsområder. Her gjelder det å finne folk som tar et ansvar og utfører det. - Disse folkene ledes av stevneleder og utgjør hovedkomité. - Hovedkomiteen har møter etter behov for å gjennomgå opplegget og fremdriften fram til stevnet. - Sekretariatet er meget viktig. Ansvarlig for sekretariat må kunne organisere og være serviceinnstilt. Sekretariatet er delt i to, en sekretariatsdel og en utregningsdel. Sekretariat delen er de som utfører alt vanlig sekretariatsarbeid og har kontakt med deltakere, publikum, osv. Disse må ha som innstilling å være positive og yte service. Når folk spør må de finne svar. De må ha alle KR for hånden og kunne finne fram når det er behov. Regler for protestfrister ol bør de kjenne til. Er de i tvil må de kontakte dommer eller TD. Husk det er dommer som tar avgjørelser i dommersakene. - Utregningsdelen er de som på stevnedagen sitter og registrer resultatene på HorsePro. Disse må sitte på et sted hvor ingen har adgang så de får ro til utregningen. Det er her viktig å finne folk som kan handtere tall. Ved siden av PC en er kalkulator, penn og papir viktige hjelpemidler å ha for hånden, og det er en fordel å kunne regne ut resultatene manuelt - i tilfelle HorsePro ikke fungerer, for eksempel ved strømbrudd. Resultatansvarlige må på forhånd trene på utregningen så alt går glatt. Det er alt for mange stevner hvor feil resultat er kommet frem. For å lette arbeidet når en har flere klasser, kan en la alle papirer i de enkelte klasser få en farge.(i KR står fargekodene til klassene) Alle lister tabeller og liknende bør en ha laget på forhånd. Ved oppsett av resultatlister; husk klokkeslett for oppslaget, da det er en protestfrist som må følges. - Terrengdelen For at resultatene skal komme fortere frem, bør en sørge for at noen henter resultatene f.eks. etter hver 6 rytter. Husk da og få med start og måltider. Dette gjør at registrerningen av resultatene kan komme fortere i gang. E. MANGERUD: STEVNEOPPLEGG 2 av 16

STEVNELEDER: Organisasjonen ved et ridestevne må være hierarkisk dvs. noen må lede andres arbeide, ha ansvaret for at arbeidet blir koordinert og oppgavene utført. Denne person er stevnelederen. Stevneleder må kunne delegere ansvarsområdene til de enkelte medarbeidere. Hans oppgave er å se til at alt går etter planen og å gripe inn om nødvendig. Stevneleder bør ha relativt stor handlefrihet ang. stevneoppgaver. De rammer han dog skal holde seg innenfor må være bestemt av klubbstyret, stevne/sportskomité e.l. ANSVARSOMRÅDE STEVNELEDER 1. Planlegge stevnets forarbeid, gjennomføring og etterarbeid. 2. Samle og organisere de medarbeidere som behøves for å gjennomføre stevnet, (her regnes også med steward, hovslager, veterinær, førstehjelp m.m.) 3. Lede forberedelsesarbeidet slik at alle funksjonærer er klare i god tid før stevnet. 4. Kontrollere at klubben har tegnet forsikring. o.l. 1. Ansvarlig for at stevnet gjennomføres etter oppsatt plan, fastsatte retningslinjer og på en sportslig riktig måte. 2. Ansvarlig for at sikkerheten er best mulig. Bland ikke hester og publikum. Avsperring finnes der det er behov. Hestetransporter og tilskuerbiler parkeres separat hver for seg osv. 3. Lede funksjonær arbeidet 4. Løse problemer hvis dette oppstår. Ved god planlegging kan de fleste problemer unngås. 5. Notere ned erfaringer og "misser" så disse huskes til senere gjennomgang. 1. Ansvarlig for at nødvendig etterarbeid utføres. 2. Rapportere erfaringer og mangler til stevnekomiteen. (f.eks. om behov for nytt hindermateriell, underlaget er dårlig, osv.) 3. Få inn erfaringsrapport fra de enkelte ansvarlige og samle dette til senere bruk. 4. Sende stevnerapport / regnskap til rette vedkommende. 5. Husk å takke alle som har vært med som hjelpere. E. MANGERUD: STEVNEOPPLEGG 3 av 16

SEKRETARIAT LEDER side 1: Sekretariatet er stevneleders høyre hånd og har ansvaret for det administrative arbeid. For at stevnet skal bli vel gjennomført må stevne- sekretariatet fungere "knirke fritt". De må sette seg godt inn i KR og sørge for at dette følges i alle situasjoner. Sekretariatet er stevneplassens hjerte, med stevnesekretæren som ansvarlig sjef. Fungerer ikke dette, vil heller ikke noe annet fungere på stevneplassen. SEKRETARIATET: STEVNEPLASSENS HJERTE ANSVARSOMRÅDE FOR STEVNESEKRETARIATET: 1. Sammen med stevneleder utarbeide proposisjoner med: - klasser - stengte / åpne. - bedømming - premiering - avgifter - andre opplysninger som stevneledelsen har bestemt. Se KR at bestemmelser om klasser og premiering m.m. følges. Proposisjon lages i HorsePro. 2. Sende proposisjoner til NRYF (og evt. krets til godkjenning.) 3. Legge proposisjoner ut i HorsePro 4. Sende søknader og brev etter behov. 5. Bestille veterinær, hovslager, Røde kors, kommunen m.m. 6. Skrive ut fra Horse Pro, dommerprotokoller, mm. for: dressur, sprang og terreng. 7. Sørge for nok hjelp til sekretariatet og at disse får nødvendig opplæring.(må kunne konkurransereglementene.) 9. Skaffe til veie nødvendig hjelpemidler til sekretariatet, som: Tlf. kalkulator, PC, kopimaskin, lister, m.m. 10. Motta og registrere anmeldinger 11. Sørge for startlister og utarbeide manuskript til programmet. 12. I samarbeid med stevneleder og grenledere sette opp tidsprogram 13. Melding til rytterne skrives og publiseres. Husk dommere, veterinær, hovslager, steward, NRYFs representanter m.fl. 14. Klargjøre og skrive ut dommerprotokoller fra HorsePro i riktig antall 15. Passe på at rosetter, premier o.l. er på plass. Mye av dette arbeidet ligger i programmet HorsePro Lær deg dette godt. E. MANGERUD: STEVNEOPPLEGG 4 av 16

SEKRETARIAT LEDER side 2: Sekretariatet bør deles i to. Hoveddelen tar seg av alt sekretariatarbeidet, mens de som skal arbeide med resultater sitter for seg selv helst på en egen uforstyrret plass. 1. Være positiv og hjelpsom ovenfor ryttere og andre dere kommer i kontakt med. 2. Ta i mot starterklæringer og kontrollere lisenser. 3. Ta evt. inn Egenerklæring på hestene. 4. Kontrollere om riktig avgift er betalt (veterinær) evt. ta inn dette. 5. Kontrollere om evt. etteranmeldte har fylt ut anmeldingskjema. 6. Dele ut start nr. og program til rytterne. 7. Ved anmeldingens utløp dele ut korrekte startlister til dommersekretærene, speaker, innroper, framhoppingsvakt, oppslagstavle m.m. 8. Skrive ut resultatlister fortløpende og sette disse opp på resultattavla. Husk signeres med kl.slett av dommer 9. Skrive ut disse snarest etter klassens slutt og levere dem til dommer og speaker, samt få resultatene opp på resultatlista. 10. Kontrollere at pengepremiene utbetales og kvitteres for. 11. Må være godt informert om hvem som gjør hva og helst vite hvor de enkelte befinner seg. 12. Sammen med stevnelederen m.fl. løse oppståtte problemer. 13 Har ansvaret for stevnekassa. 1 Utbetale godtgjørelse til funksjonærer etter regning. 2. Gjøre opp kassa, sette opp regnskapet og overlate dette til klubbens kasserer. 3. Sende resultatene til HorsePro, NRYF, Hestesport, kretsen, avisen og deltakerne. 4. Arkivere alle papirer fra stevnet. Husk oppbevaringsfristen. 5. Skrive ned og samle alle erfaringer for senere bruk. E. MANGERUD: STEVNEOPPLEGG 5 av 16

DRESSURLEDER: Dressurlederens arbeidsoppgaver fremgår tydelig av oppstillingen nedenfor. Dressurlederen må kunne KR meget godt. Fremfor alt dressurdelen for å kunne assistere stevneleder. Dressurleder er stevneleders ansvarlige på dressuren og må kunne overta for stevneleder under evt. sykdom m.m. ANSVARSOMRÅDE FOR DRESSURLEDER 1. Skaffe dommere 2. Sette opp liste over behov for mannskap. 3. Sørge for at mannskapet er kjent og kan sine oppgaver. 4. Kontroller alt materiell og sørge for at alt er til stede. 5. I god tid kontrollere banen og evt. få ordnet denne. 6. I god tid sørge for at alt materiell kommer på plass og at banen blir oppsatt og klargjort. 7. Sørge for at dommerne har det de trenger, som protokoller, startlister, skrivesaker, underlag, fløyte, skriver, kaffe? osv. (hva med regn /kulde?) 1. Lede og ha ansvaret for dressuren. 2. Ansvaret for at alt fungerer som det skal. Samarbeide med steward. 3. Sørge for at dommerne får bespisning o.l. 1. Sørge for at banen blir ryddet og at alt materiell kommer tilbake på plass. 2. Skrive ned positive og negative erfaringer ved dressurdelen til senere bruk. E. MANGERUD: STEVNEOPPLEGG 6 av 16

SPRANGLEDER: Spranglederens arbeidsoppgaver fremgår tydelig av oppstillingen nedenfor. Spranglederen må kunne KR meget godt. Fremfor alt sprangdelen for å kunne assistere stevneleder. Sprangleder er stevneleders ansvarlige for sprangdelen og må kunne overta for stevneleder under evt. sykdom m.m. ANSVARSOMRÅDE FOR SPRANGLEDER: 1. Skaffe sprangdommer. 2. Skaffe banebygger. 3. Sette opp liste over behov for mannskap. 4. Sørge for at mannskapet er kjent og kan sine oppgaver. 5. Sørge for at alt materiell er til stede. 6. Kontrollere alt materiell som skal brukes. 6. I god tid kontrollere banen og evt. få ordnet denne. 7. Sørge for at alt materiell kommer på banen. 8. Sørge for at banen blir bygget og klargjort. 9. Sørge for avridningsbanen. 1. Lede og ha ansvaret for sprangkonkurransen. 2. Ansvarlig for banemannskapene. 3. Sørge for framhoppingsbanen og at alt går riktig for seg her. Steward har også ansvar for hest og rytter på framridningsbanen. 1. Sørge for at banen blir ryddet og at alt materiell kommer tilbake på plass. 2. Skrive ned positive og negative erfaringer ved sprangprøven til senere bruk. E. MANGERUD: STEVNEOPPLEGG 7 av 16

TERRENGRITTLEDER: Terrengrittlederens arbeidsoppgaver fremgår av listen nedenfor. Han må kunne KR. Fremfor alt, utholdenhetsdelen, for å kunne assistere stevneleder. Han er stevneleders ansvarlige på utholdenhetsdelen og må kunne overta for stevneleder under evt. sykdom o.l. Han har et nært samarbeid med banebygger og er ansvarlig for at hele utholdenhetsdelen blir planlagt og gjennomført etter reglene. ANSVARSOMRÅDE FOR TERRENGLEDER FØR STEVNET 1. Sammen med stevneleder engasjere banebygger og dommere med riktig grad av autorisasjon. 2. Sammen med stevneleder finne ansvarlige for banebygger for terrengritt. 3. Finne gode tidtakere og sørge for opplæring av disse. 4. Sette opp liste over mannskap som trengs. Også hindervakter. 5. Sørge for at alt mannskap blir opplært til sine oppgaver, husk hindervaktene. 6. Sørge for at alt utstyr som trengs er på plass. 7. Sørge for tidtakerutstyr og annet utstyr til hindervakter, start og måldommer 8. I god tid gå over banene og se at alt er i orden, veier, hinder, start og målområdet osv. husk merking iht KR. 9. Måle lengdene på alle banene og regn ut optimaltidene. 10. Sammen med stevneleder sette opp tidsskjema og tid for visning av banene. 11. Sørge for å lage kart over banen. 12. Sørge for folk til å vise banen for rytterne. 13 Organisere innsamling av resultatlister og tidsresultater og få dette til sekretariatet så raskt som mulig. 1. Se til at alt fungerer knirkefritt, ved behov løse evt. problemer som oppstår. 1. Ansvarlig for at alt materiell og utstyr blir satt tilbake. 2. Skrive ned erfaringer med både pluss og minus ved konkurransen for senere bruk. E. MANGERUD: STEVNEOPPLEGG 8 av 16

BANEBYGGER TERRENG: Ansvarlig for at terrengbanen blir bygget og klargjort. Det er meget viktig å begynne tidlig, slik at hindrene er ferdig i god tid før stevnet. Bygg hindrene solide så de kan stå i flere år. Suppler neste gang med noen nye hindre. Dermed vil en til slutt få flere hinder som gjør at en kan variere banen fra år til år. ANSVARSOMRÅDE FOR TERRENGBANEBYGGER: 1. I god tid før stevnet: ta kontakt med den som er oppnevnt som TD for å diskutere opplegget. 2. Sette opp liste over arbeid, grus og materiell som må til for å få gode rideveier. 3. Sette opp liste over materiell for bygging av hindrene. 4. Ta opp med stevneleder behov for midler til banebyggingen. 5. Sørge for hjelp og dugnader fra klubben til bygging av banen. 6. Ha banen klar i god tid før den skal stenges. 7. Sette opp start og målområdet. 8. Sørge for all skilting til terrengbanen. 9. Forskriftmessig merking av hindrene. 10. Sørge for utstyr til hinder som skal bygges om i klassene. 11. Lage liste over hinder som må bygges om under stevnet. 12. Husk oppvarmingshinder. Sammen med terrengleder sørge for: 1. Utstyr og mannskap til evt. reparasjoner av hinder. 2. At banen og hindrene fungerer. 1. Sørge for at alle merker o.l. blir ryddet bort og evt. hinder blir tatt ned. 2. Notere ned positive og negative erfaringer for senere bruk. E. MANGERUD: STEVNEOPPLEGG 9 av 16

OMRÅDEANSVARLIG: Ansvarlig for at området er tiltalende og bra for publikum, gjester og utøvere. Sørge for skilting både for de som skal til stevnet og de som er på plassen. ANSVARSOMRÅDE OMRÅDELEDER: 1. Sette opp liste for bestilling fra kommunen e.l. over benker, flagg, flaggstenger, søppeldunker, sperremateriell o.l. (Sekretariatet bestiller.) 2. Sørge for skilter for parkering, sekretariat, oppvarming, hovslager, førstehjelp, veterinær, salg, m.m 3. Lage veiviser skilt for deltakere og publikum. 4. Sørge for oppslagstavle for "melding til rytterne." 5. Sette opp resultattavle. 6. Klargjøre kiosk, toaletter og evt. andre ting. 7. Sørge for at alle skilt o.l. kommer opp i god tid. 8. Sørge for avsperring mellom ryttere og publikum. 9. Sørge for plass til ambulanse o.l. 1. Se til at alt fungerer innen sitt område. 2. Renhold og papir mm på WC 3. Rydde søppel 1. Sørge for opprydding og tilbakesetting av overstående materiell. 2. Sette opp liste over materiellbehov for stevnet til senere bruk. E. MANGERUD: STEVNEOPPLEGG 10 av 16

REKLAME OG PR. ANSVARLIG: For å øke lokalbefolkningens og politikernes kunnskaper om den virksomhet rideklubbene bedriver, behøves en PR ansvarlig. Vedkommende skal også sørge for å få ut sponsorenes navn til en større krets, samt å få publikum til stevnene. Til dette behøves en funksjonær som kun har ansvaret for dette arbeidet. ANSVARSOMRÅDE FOR REKLAME OG PR- ANSVARLIG: 1. Opprette en plan med forslag til finansiering for reklame og PR-virksomheten. 2. Innformere lokalpressen og ryttersportpressen. 3. Presseinformasjon, program, adgangskort sendes til pressen. Skap personlige kontakter. 4. Lokalradioen innformeres. 5. Reklameopplegget gjennomføres. 6. Innbydelse til spesielle innbudte gjester og journalister m. fl. 1. Fungere som vert for innbudte gjester og journalister 1. Ansvaret for at referat, resultater o.l. kommer til pressen, lokalradioen m.fl. E. MANGERUD: STEVNEOPPLEGG 11 av 16

STØTTEANSVARLIG: Stevnearrangement bør være en inntekt for klubbene. Da det er begrenset hva en kan ta ut av rytterne i form av startavgifter o.l. må en finne andre muligheter til inntekt. En skal også være oppmerksom på at mange rytterne ser på premieringen når de melder seg til stevnene, da rytterne har store utgifter for å utøve sporten. En mulighet til å øke inntektene uten å øke utgiftene for rytterne er å finne bedrifter o.l. som er villige til å støtte enten enkelte klasser eller hele stevnet. Annonser på banen og i programmet gir også store muligheter. Klubbenes motytelse kan variere mye fra klubb til klubb. Det beste ville være om man kunne holde visse retningslinjer også her. ANSVARSOMRÅDE SPONSOR ANSVARLIG 1. Opprette støttespiller-/annonseplan som angir hva en støtte/ annonsør får og hva klubben vil ha for dette. 2. Forsøke å finne støttespiller/ annonsører og gjennomføre avtalene. 3. Innby disse til stevne så de kan dele ut premiene i sine klasser. 4. Sørge for at avtalt reklame kommer opp eller inn i program i riktig form. 5. Sørge for at annonsørene får tilsendt programmet. 1. Fungere som vert for innbudte støttespillere. 2. Ansvarlig for det arrangement som støttespilleren skal være deltakere i, f.eks. premieutdeling. 3. Se til at speakeren er riktig innformert om støttespilleren (rett navn på premie utdeler o.l.) 1. Takke støttespillerne og opprette nye avtaler. 2. Dokumentere erfaringer for lettere å kunne få flere og større støttespillere/ annonsører. E. MANGERUD: STEVNEOPPLEGG 12 av 16

KIOSK OG SERVERINGS ANSVARLIG: Salget på stevner kan være en stor inntektskilde til klubbene. Det er viktig at det blir godt planlagt på forhånd. Som f.eks. salgssteder, hva skal vi selge? Blir stevnet langt, hva med enkel varm mat? Varme dager går is og kalde drikker, men på kalde dager går pølser o.l. lettere. Bord og stoler gjør at folk setter seg ned og hygger seg. Det skal også sørges for servering av hjelpere, dommere o.l. Dette må planlegges, hva med matbilletter? 1. Finne hvor det vil lønne seg å ha salg og servering. 2. Klargjøre salgsstedene. 3. Bestille evt. hjelpeutstyr som fryser, kjøler, pølsekoker m.m. 4. Ta kontakt med teknisk ansvarlig angående tilgang til tilstrekkelig med strøm o.l. 5. Bestille varer for salg. Få en avtale om tilbakelevering av ikke solgte varer. 6. Sørge for mannskap til hjelp. 7. Vekslepenger, pengekasse m.m. 1. Organisere salget og serveringen. 2. Sørge for kontroll av pengene. 1. Rydde opp. 2. Ta vare på overskytende varer, evt. tilbakelevering. 3. Sørge for at alle regninger blir betalt. 4. Sette opp regnskap for salget som levers til kasserer. 5. Sette pengene inn på rett konto. E. MANGERUD: STEVNEOPPLEGG 13 av 16

ØVRIGE OPPGAVER: Foruten de før nevnte funksjonærer har vi følgene funksjonærer med ansvarsområder. Deres arbeidsoppgaver nevnes dog bare kort. PERSONALANSVARLIG: Vedkommendes oppgave er å skaffe og organisere hjelpere, etter oppsatt behov fra de andre ansvarlige. Det er meget viktig at folkene fordeles etter hva de best kan hjelpe til med. PREMIEANSVARLIG: 1. "Tigge" ærespremier. 2. Ansvarlig for premieutdelingen. 3. Bestille rosetter, premier o.l. TEKNISK ANSVARLIG: Teknisk sjef er en av de personer som man ikke kan være foruten. Alle vet hvordan det er når f.eks. høytaleranlegget svikter og ingen vet hvor sikringene er. 1. Skaffe til veie alt teknisk utstyr som tidtageranlegg, høytaleranlegg, evt. samband, el. forsyning, skjøteledninger o.l. 2. Prøve om sikringer o.l. tåler belastningen. (husk reservesikringer) 1. Ansvarlig for at det tekniske opplegget som f.eks. tidtageranlegget, høytalere, samband, el. systemet. m.m. fungerer. OPPSTALLINGSANSVARLIG: 1. Ordne med oppstalling. 2. Sørge for tilsyn med oppstallede hester. Sørge for at det er navneskilt med tlf nr til eier på alle boksene 3. Sørge for opprydding etter oppstallingen. 4 Tømming av møkk 5 Sørge for vann og ting som oppstallører trenger. E. MANGERUD: STEVNEOPPLEGG 14 av 16

INSTRUKS FOR STARTER. - Les i KR om starting. - Rytterne må selv passe på sin start tid. - Rop opp rytter når det er et min. igjen til start og meddel dette. - Tell så ned med 30 sek.- 20 sek.- 10-9-8-7-6-5-4-3-2-1-Ri. - Startflagget slås ned og tiden tas. - Har rytteren passert startlinjen før "ri" skal dette korrigeres iht KR - Vær nøye med at oppsatte starttider følges. - Ved evt. utsettelse av start p.g.a. stopp i konk. skal neste startende starte på en av de oppsatte tider og dette avmerkes tydelig i startlista. - Kryss av rytterne etter hver start. INSTRUKS FOR MÅLDOMMERE - Les i KR ang. Måldommer. Det skal alltid være to uavhengige tidtakere for hver ekvipasje. Disse skal notere ned tiden på hvert sitt tidtakerskjema. En fast klokke brukes som offisiell tid, masterklokka, den andre brukes for kontroll ved evt. protest el. - Måldommerne starter sine klokker når starter slår flagget ned og stopper klokkene når hestens nese passerer mål. Samtidig noteres tiden fra stevneklokka for evt. kontroll. Tiden noteres ned på målskjema. - Vær nøye med tidtagningen og avlesningen av klokkene da dette kan gi store utslag i feilpoeng for rytteren. - Merk klokkene da det alltid kan være flere ryttere ute i løypa samtidig. - Vær nye med å se på rytterens nr. når klokkene stoppes så riktig klokke stoppes. Husk rytterne kan komme inn i feil rekefølge ved evt. fall, skader el. - En funksjonær kommer og samler inn resultatene for utregnig av resultatene. E. MANGERUD: STEVNEOPPLEGG 15 av 16

UTSTYR TIL HINDERVAKTER: - Fløyte - Stoppeklokke. - Rødt flagg. - Dommerprotokoller. - Skrivemapper. - Blyanter (tenk på skrivningen hvis det regner) - Instruks for hindervakter. - Walkie-talkie. - Utstyr for reparasjoner av hinder. - Personlig utstyr. VIKTIG: Hold kurs for alle hindervakter ang. bedømming, opptreden, rutine o.l. INSTRUKS FOR HINDERVAKTER - Når rytteren er på vei mot hinderet, blås i fløyta. - Noter ned rytterens startnummer på dommerskjema. - Tegn inn rytterens vei over hindret på skjema. - Ved feil, vær nøye med inntegning av rytterens veivalg. - Husk sett kryss ved feilfritt hvis feilfri passering. - Sett kryss ved vegring e.l. og skriv evt. forklaring. - Hvis en rytter må stoppes: Ta tiden rytteren må vente og noter det ned på dommerskjema i sek. - Hvis rytteren spør, opplys hvordan du dømte, men diskuter aldri med rytterne eller andre om dommeravgjørelsen. Henvis til overdommer. E. MANGERUD: STEVNEOPPLEGG 16 av 16