Før bruker starter på søknaden, kommer han/hun til en informasjonsside. Søker blir også informert om å forsøke andre muligheter, med lenke til veiviseren om økonomisk sosialhjelp. Når søker trykker på en av lenkene, vil en ny fane åpnes, søker skal ikke bli tatt ut av søknaden. Denne løsningen skal i utgangspunktet gjelde for søknad om ordinær økonomisk sosialhjelp, og ikke til å søke om hjelp i en nødsituasjon, da disse skal få avklart behovet sitt raskt. Bruker bes derfor om å ta kontakt med sitt NAV-kontor først.
(Personnummeret som vises her er et fiktivt nummer)
Løsningen henter inn folkeregistrert adresse. Hvis søker har registrert en midlertidig adresse på nav.no/dittnav, vil løsningen også vise denne. For at søknaden skal bli sendt til et NAV-kontor, må søker gjøre en aktiv handling og velge hvilken adresse som er riktig for søker. Hvis søker ikke oppholder seg på noen av adressene som blir presentert, kan vedkommende velge alternativet «jeg oppholder meg på en annen adresse». Søker skriver inn adressen vedkommende oppholder seg på, velger riktig adresse i riktig kommune, og løsningen vil gi forslag til NAV-kontor. For de store byene med flere bydeler, kan løsningen gi forslag på flere NAV-kontor.
Søknaden innhenter personopplysninger til søker som navn, fødselsnummer, statsborgerskap, adresse, telefon og kontonummer. Dersom kontonummer og telefonnummer ikke ligger hos NAV, blir søker bedt om å legge inn disse. Søker skal også gjøres oppmerksom på at opplysningene som blir lagt inn, bare vil bli brukt i kommunale saker. Prosjektet har satt en regel på at dersom TPS (NAV sitt interne system) er nede, vil søker få en melding om at et av våre systemer er nede, og at det derfor ikke er mulig å sende inn en søknad på nåværende tidspunkt, dette fordi det er vanskelig å få verifisert hvem søker er og ruting av søknaden blir vanskelig. Hvis søker velger å gå ut av søknaden, vil vedkommende få 2 valg: 1. at søknaden lagres på «dine saker» på nav.no. Denne vil slettes etter 14 dager dersom det ikke registrerer aktivitet på søknaden. 2. Søker har mulighet til å gå ut av søknaden og den vil slettes.
Søker er ikke pålagt til å svare på spørsmålene for å kunne gå videre i søknaden (ingen påkrevde felter), da dette kan oppleves som et hinder fra å levere en søknad. Det er likevel lagt inn validering på formkrav for de ulike feltene, f.eks det skal ikke være mulig å legge inn bokstaver der det blir bedt om tall og omvendt. Modulus 11 er også lagt inn for kontonummer. På noen spørsmål er det blitt lagt til en hjelpetekst med tegnet «?». Søker kan trykke på ikonet og få forklaring på spørsmålet, ord og begreper.
Bruker bes om å gi en kort begrunnelse for søknaden og hva det søkes om. På spørsmålet "hva søker du om?" bes bruker om å beskrive hva vedkommende søker om i stikkordsform, f.eks livsopphold, husleie etc. Det er lagt inn begrensning på 800 tegn. Bruker får et varsel nederst i feltet når det er 25 tegn igjen og når det er blitt overskredet. Hjelpetekst er også lagt til her.
Opplysninger om arbeidsforhold fra AA-registeret blir hentet inn og vist til søker i dialogen. Opplysninger som hentes inn er navn på arbeidsgiver, start/slutt og om arbeidsforholdet er fast eller variabel (denne infoen avhenger av hva som er meldt inn av arbeidsgiver). Foreligger det ingen opplysninger om arbeidsforhold, vil søker få presentert teksten: «Vi har ingen registrerte arbeidsforhold på deg for de siste tre månedene».
Vi ønsker å vite om søker er under utdanning, da dette vil være viktig ifm videre kartlegging og kan påvirke utmålingen av økonomisk sosialhjelp. Hvis søker svarer ja på spørsmålet, skal det også besvares om man studerer heltid eller deltid. (Dette spørsmålet er under endring)
Løsningen innhenter opplysninger om søkers familierelasjoner, da disse er viktig ifm saksbehandling, oppfølging og ved utmåling av økonomisk sosialhjelp. Prosjektet har lagt inn små tips/informasjon/veiledning til søker underveis i søknaden. Eksemplet her viser at søker får en informasjonstekst om gjensidig forsørgelsesplikt når man er gift.
Per dags dato har prosjektet kun definert at det skal innhentes opplysninger om ektefelle/partner ved status gift/registrert partner. For de andre sivilstatusene, vil søker få vist en liste, og må selv definere sin nåværende status. Lista over sivilstatus er hentet fra SSB (statistisk sentralbyrå) som kommunene er pliktet til å rapportere inn til. Dersom søker velger alternativet "gift" skal vedkommende legge inn opplysninger om ektefelle og om de bor sammen eller ikke, da dette kan påvirke utmålingen av økonomisk sosialhjelp.
Løsningen henter også inn opplysninger om søkers barn (under 18 år). Prosjektet innhenter opplysninger som navn, fødselsnummer og om barnet er registrert på samme adresse som søker. Det er kun fødselsdato (både ektefelle og barn) som vises for søker, personnummer sendes med i dataformatet (json). For de fagsystemene som kan bruke dataene strukturert, vil alle opplysninger fra søknaden legge seg på de respektive feltene i de ulike fagsystemene. Søker skal også ha mulighet til å legge inn barn som ikke finnes i folkeregisteret (f.eks nyfødt barn, barn som bor i utlandet).
Svaralternativene for steget "bosituasjon" er hentet fra SSB som kommunene rapporterer til. Dersom "annen bosituasjon" blir valgt, kommer det en ny liste for søker. Spørsmålet "hvor mange personer bor sammen med deg" er viktig for å få en oversikt over alle som bor i husstanden. Svaret gir NAV-kontoret et grunnlag for videre oppfølging. Prosjektet jobber nå videre med en logikk hvor søker ikke skal få dette spørsmålet, dersom vedkommende eksempelvis velger «fengsel» eller «krisesenter»
Søker får tips om bostøtte fra Husbanken.
For å få en oversikt over brukers inntekter og formue, blir bruker bedt om å svare på disse spørsmålene. Disse opplysningene er viktig ifm saksbehandling. Hjelpetekst er tilgjengelig på enkelte spørsmål i denne bolken.
For søker som har barn, vil l spørsmålet «Har du utgifter til barn» bli vist i søknaden. For de som ikke har barn, vil ikke dette spørsmålet komme opp. Det planlegges å legge inn spørsmål om gjeld etter hvert.
På steget «økonomiske opplysninger og vedlegg» informerer vi søker om hensikten med siden, samt gi informasjon på hvordan laste opp vedlegg. Vi ønsker å oppfordre søker til å oppgi alle opplysninger, samt laste opp alle vedleggene, så langt det er mulig, slik at NAV-kontoret lettere kan få en oversikt over den økonomiske situasjonen. Hvilke vedlegg søker skal legge ved, trigges av en logikk som fagsiden har definert. På bakgrunn av svarene som er gitt underveis i søknaden, vil det bli generert en liste der søker kan fylle inn sum og laste opp vedlegg for den enkelte inntekt/utgift søker har. Det er også bygd inn en logikk noen steder der søker kan legge til flere felter for beløp. Prosjektet planlegger å omstrukturere denne siden, da tilbakemeldinger fra søkerne viser at «vedleggsiden» blir noe overveldende.
For de som ikke har svart på spørsmålene som omhandler inntekt og utgifter, vil denne meldingen vises til søker. Vi oppfordrer søkere til å svare på mest mulig i søknaden, slik at saksbehandler får de nødvendige opplysningene til å behandle søknaden.
Oppsummeringssiden viser en oversikt over alle stegene søker har vært gjennom. Søker kan se hvilke opplysninger som er lagt inn ved å åpne opp de ulike feltene. Visningen er nyttig for søker, da vedkommende får en totaloversikt over hele søknaden.
Før søker trykker på knappen "send søknad", skal h*n bekrefte at opplysningene som er gitt er korrekte, samt bekrefte at h*n har forstått konsekvensen ved å gi feilaktige opplysninger til NAV.
På kvitteringssiden får søker også bekreftelse på hvilket NAV-kontor søknaden er sendt til. Da det foreløpig ikke er mulig for prosjektet å lagre opplysningene fra søknaden, slettes den fra systemene i det søknaden er blitt bekreftet mottatt av FIKS (KS sin meldingsformidler som videresender søknaden til fagsystemene) Dersom det er vedlegg som bruker ikke har fått lastet opp, vil bruker også få en påminnelse på hvilke disse er. Søker kan også logge seg inn på nav.no etter at søknaden er sendt, for å ettersende eventuelle vedlegg.