Forretningsetiske retningslinjer i EVRY (Code of Conduct) 1. ALLMENNE RETNINGSLINJER Forretningsetikk dreier seg om mer enn å unngå lovovertredelser. Forretningsetikk handler om hvordan vi oppfører oss mot hverandre og overfor omverdenen. Alle tilknyttet EVRY har et ansvar for å følge de regler og retningslinjer som bygger opp under EVRYs verdigrunnlag, og som skaper holdninger vi kan være stolte av. EVRY er opptatt av at alle engasjerer seg i dette, og at hver enkelt gjennom fellesskapet bidrar til en god bedriftskultur preget av trivsel og trygghet. EVRYs forretningsetiske retningslinjer gjelder primært for styremedlemmer, ledere, medarbeidere, innleide konsulenter, og andre som opptrer på vegne av EVRY. De gjelder også for konsernets datterselskaper. Det er linjeledelsens ansvar å gjøre disse retningslinjene kjent og sørge for etterlevelse. Som medarbeider i eller tilknyttet EVRY har du plikt til å sette deg inn i og overholde retningslinjene. Den som overtrer EVRYs regler eller retningslinjer må være forberedt på å bli møtt med reaksjon tilpasset overtredelsens art og omfang. EVRY skal overholde alle gjeldende offentlige lover og regler. Det samme gjelder internt fastsatte retningslinjer. Det er den enkelte ansattes personlige ansvar å sette seg inn i, samt å overholde de krav lover, regler og retningslinjer fastsetter, inklusive krav til regnskapsforhold. 1.1. Menneskeverd EVRY støtter de internasjonale menneskerettighetene slik de blant annet er nedfelt i FNs deklarasjon med tilhørende konvensjoner. Ingen skal på noen måte forårsake eller medvirke til brudd eller omgåelse av menneskerettighetene. Vi legger spesielt vekt på å sikre overholdelse av medarbeideres grunnleggende rettigheter, slik disse er nedfelt i ILOs kjernekonvensjoner. Vi skal overholde de lover og regler som til enhver tid gjelder for distribusjon av innholdstjenester, og utvise en ansvarlig holdning i forhold til samfunnsskadelig innhold som for eksempel barnepornografi og rasehets. 1.2. Arbeidsmiljø EVRY skal være en god og profesjonell arbeidsplass med et inkluderende arbeidsmiljø. Derfor skal du opptre med respekt og integritet overfor enhver du kommer i kontakt med gjennom arbeidet. Du skal medvirke til et arbeidsfellesskap fritt for diskriminering, det være seg på grunn av forhold som religion, hudfarge, kjønn, seksuell legning, alder, nasjonal eller etnisk opprinnelse eller funksjonshemming. Du skal også medvirke til et arbeidsfellesskap fritt for mobbing, sjikane, trakassering og liknende. Vi tolererer ikke at noen utviser adferd som kan oppfattes som nedverdigende eller truende. 1.3. Helse og miljø EVRY skal være en foregangsbedrift innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) for å fremme god helse og et trygt arbeidsmiljø i samsvar med internasjonale standarder. Du har et medansvar for at denne målsettingen oppnås. Vi skal gjøre vårt beste for å kontrollere HMS-risiko på arbeidsplassen. Vi skal også ta nødvendige forholdsregler for å forebygge ulykker og yrkessykdommer. 1.4. Organisasjonsfrihet og rett til kollektive lønnsforhandlinger EVRY anerkjenner retten til organisasjonsfrihet og kollektive lønnsforhandlinger der hvor det er et velutviklet arbeidsliv. Hvis det ikke strider mot nasjonale lover og regler og arbeidslivet er velutviklet, skal EVRY tillate egne ansatte fritt å velge representanter blant de ansatte. Slike ansatterepresentanter skal kunne utføre sine verv uhindret på arbeidsplassen. Du har et medansvar for å unngå diskriminering av ansatterepresentanter.
1.5. Tvangsarbeid Alle arbeidsforhold til EVRY skal inngås frivillig og uten trusler. EVRY tar avstand fra tvangsarbeid, herunder arbeid utført som betaling av gjeld. Alle ansatte skal stå fritt til å avslutte arbeidsforholdet etter rimelig oppsigelsesfrist. EVRY skal ikke pålegge noen å deponere penger, identitetsdokumenter eller lignende for å få eller beholde arbeidet 1.6. Barnearbeid EVRY skal ikke benytte barnearbeid. Med barnearbeid menes arbeid utført av barn og ungdom, med mindre arbeidet regnes som akseptabelt i henhold til ILOs konvensjon om minstealder for adgang til sysselsetting 1973 (nr. 138). Med barn menes noen under 15 år. Hvis nasjonal eller lokal lovgivning fastsetter en høyere minstealder for sysselsetting eller høyere alder for fullføring av obligatorisk skolegang enn 15 år, skal den høyeste alderen legges til grunn. 1.7. Lojalitet, habilitet og interessekonflikt EVRY respekterer den enkelte medarbeiders rett til privatliv og private interesser, men krever åpenhet og lojalitet overfor konsernet og konsernets interesser. Du skal ikke la egne personlige interesser påvirke ditt arbeid eller la personlig interesse eller vinning komme foran ditt arbeid i EVRY. Du skal heller aldri ta del i eller prøve å påvirke en beslutning eller avgjørelse hvis det foreligger interessekonflikt eller andre forhold som kan svekke tillit til uavhengigheten. Det er ditt ansvar å unngå eller avverge interessekonflikt som du kan bli del av. Interessekonflikt kan inkludere for eksempel kunde, leverandør, samarbeidspartner, nåværende eller potensielle ansatte, konkurrenter eller annen forretningsvirksomhet. Forhold som utgjør en interessekonflikt for deg, vil sannsynligvis også utgjøre en interessekonflikt dersom det gjelder noen i din familie. Dersom det er fare for en interessekonflikt, eller om du er i tvil om dette er tilfelle, skal du på eget initiativ forelegge problemstillingen for din nærmeste overordnede. 1.8. Taushetsplikt Alle ansatte og tilknyttede i konsernet har taushetsplikt basert på lov og/eller skriftlig avtale, samt i henhold til disse Forretningsetiske retningslinjer. Du skal bevare taushet om alle forretnings- og andre forhold som kan gi utenforstående uberettiget tilgang til taushetsbelagt informasjon, og være varsom med å diskutere konsernets indre anliggender under slike forhold at diskusjonen kan overhøres av uvedkommende. Prinsippet om "need-to-know" skal legges til grunn i alle sammenhenger. Taushetsplikten gjelder også etter avsluttet arbeids- eller kontraktsforhold så lenge informasjonen må anses for å være konkurranseømfintlig eller på annen måte fortrolig. 1.9. Beskyttelse av kritisk informasjon og personopplysninger EVRYs behandling av kritisk informasjon og personopplysninger skal utføres i overensstemmelse med de krav som følger av lover og forskrifter, og med spesiell oppmerksomhet knyttet til informasjon som kan være kritisk, uavhengig om disse refererer seg til kunder, ansatte eller andre. I EVRY forvalter vi kritisk informasjon og data for våre kunder og deres kunder. Vi har derfor etablert strenge retningslinjer, rutiner og løsninger for å skjerme disse mot uautorisert innsyn og tyveri. Som EVRY-medarbeider har du ansvar for å aktivt bidrar til å sikre at kritisk informasjon og personopplysninger for EVRY og får våre kunder behandles i henhold til lover og regler, og at sikringsløsninger er på plass og at de løpende er effektive i forhold til de trusler vi ser og forventer. 1.10. Immaterielle verdier Immaterielle verdier, slik som spesiell kunnskap (knowhow), metoder, konsepter og ideer, er en viktig del av EVRYs forutsetninger for å lykkes i markedet. Har du befatning med konsernets immaterielle verdier, skal du verne om og forvalte disse verdiene i konsernets interesse og i henhold til de EVRY Forretningsetiske retningslinjer ver 2015 2
retningslinjer som er fastsatt. Du skal også respektere andres immaterielle rettigheter, og unngå krenkelse av slike rettigheter. Med mindre annet følger av lov eller pålegg fra offentlig myndighet, skal du ikke gjøre forretningshemmeligheter eller annen viktig informasjon tilgjengelig for utenforstående før du har innhentet samtykke fra overordnet. 1.11. Eiendom og eiendeler EVRYs eiendom og eiendeler, som bygninger og utstyr, skal forvaltes og sikres på behørig måte. Du skal overholde konsernets krav til sikkerhet rundt adgang til og bruk av konsernets fasiliteter, IT-ressurser og tilgang til elektroniske ressurser og dokumenter. Konsernets utstyr og eiendom kan du bare bruke til personlige formål hvis dette er avtalt i tilknytning til ansettelsesforholdet eller det er tillatt i EVRYs regler eller retningslinjer. 1.12. Natur og miljø EVRY skal være en foregangsbedrift i å ta vare på natur og miljø, både ved å minimere egne miljøbelastninger og ved å utvikle, promotere og selv ta i bruk miljøvennlig teknologi. Du skal ta hensyn til de miljøeffekter arbeidsrelaterte aktiviteter har på natur og miljø, og skal i størst mulig grad velge miljøvennlige løsninger. 1.13. Informasjon, kommunikasjon og mediekontakt All informasjon fra EVRY skal være etterrettelig og korrekt, og holde høy faglig og etisk standard. Alle som i sitt arbeid har befatning med informasjon, har medansvar for at dette etterleves. Kommunikasjon mot media, offentlighet og markedet forøvrig skal skje i henhold til etablerte retningslinjer og prosedyrer, og tilfredsstiller de regler som gjelder for selskapet. Offentlig informasjon om konsernet skal kun gis av EVRYs ledelse eller informasjonsansvarlige med mindre annet er avtalt. En god regel er, dersom du blir kontaktet av journalister, utenforstående konsulenter, analytikere etc. og du er i tvil om du kan eller bør uttale deg, at du kontakter stabsområdet Kommunikasjon for veiledning. 1.14. Kompetanse og fullmakt Enhver beslutning skal fattes på riktig nivå i henhold til gjeldende fullmaktsregler. Du kan kun treffe interne beslutninger og/eller forplikte EVRY vis a vis andre dersom du er tildelt særskilt fullmakt, og du må alltid overholde den fullmaktsramme som du har fått. 1.15. Regnskapsføring og rapportering EVRYs regnskapsføring skal sikre at alle transaksjoner blir korrekt registrert i overensstemmelse med lov og god regnskapsskikk. Du må følge konsernets regler om registrering av transaksjoner og fremleggelse av bilag og ta medansvar for å sikre at forretningstransaksjoner bokføres og dokumenteres fullstendig og korrekt i tråd med gjeldende regnskapsprinsipper. Årsregnskap og delårsregnskap skal være i henhold til lov, god regnskapsskikk og de regnskapsstandarder som for øvrig er fastsatt i og for EVRY. 1.16. Rapportering og offentliggjøring EVRYs rapportering skal være i overensstemmelse med gjeldende lover og regler, og være fullstendig, forsvarlig, korrekt, aktuell og forståelig. 1.17. Intern kontroll Alle deler av EVRY skal ha god intern kontroll som sikrer at konsernets mål og strategier oppfylles og etterleves. Den interne kontrollen skal sikre at forretningsprosesser til enhver tid er effektive og innenfor akseptable risikogrenser, at fysiske og immaterielle verdier sikres og utnyttes, at økonomisk informasjon er korrekt og rettidig, og at lover, regler og retningslinjer overholdes. Intern kontroll er et lederansvar, men et medansvar hviler likevel på den enkelte. EVRY Forretningsetiske retningslinjer ver 2015 3
2. FORHOLD TIL KUNDER, LEVERANDØRER, KONKURRENTER OG OFFENTLIGE MYNDIGHETER Kunder skal møtes med innsikt, respekt og forståelse. Du skal alltid søke å ivareta kundens behov på beste måte innen de forretningsetiske rammer som gjelder for virksomheten. Kunders personvern skal ivaretas i henhold til gjeldende personvernlovgivning. Leverandører skal behandles upartisk og rettferdig. Leverandører som konkurrerer om kontrakter med EVRY skal alltid kunne ha tillit til integriteten i EVRYs utvelgelsesprosess. Ved valg mellom leverandører skal du derfor alltid følge konsernets etablerte retningslinjer og prosedyrer. EVRYs konkurransedyktighet i markedet baseres på gode produkter og tjenester til riktig pris. Du skal alltid møte konsernets konkurrenter på en redelig og profesjonell måte. Forholdet til offentlige myndigheter i egenskap av offentlig myndighetsutøver skal alltid håndteres på en profesjonell måte. Ved eventuelt uanmeldt besøk fra offentlig myndighet skal konsernets retningslinjer på dette området følges.. 2.1. Konkurranse EVRY ønsker rettferdig og åpen konkurranse i alle markeder nasjonalt så vel som internasjonalt. Du skal ikke under noen omstendighet forårsake eller bidra til brudd på alminnelige og spesielle konkurranseregler, ved for eksempel ulovlig prissamarbeid, ulovlig markedsdeling eller annen adferd i strid med gjeldende konkurranselovgivning. 2.2. Korrupsjon og bestikkelser EVRY tar avstand fra alle former for korrupsjon. Du skal aldri tilby eller motta ulovlige eller urettmessige pengegaver eller andre godtgjørelser for å oppnå forretningsmessige eller private fordeler for deg eller andre. EVRY har en streng holdning til gaver eller ytelser eller aktiviteter som kan oppfattes å ha et gaveelement i seg. Dette gjelder både i forhold til vår håndtering av våre kunder og hvordan våre medarbeidere og samarbeidspartnere skal forholde seg til denne type oppmerksomhet fra andre. Det er fastsatt en særskilt veiledning for hvordan hver enkelt skal forholde seg til denne type forhold og du har plikt til å sette deg inn i denne veiledningen og å etterleve den i praksis. Du skal heller ikke bruke avtaler med mellommenn til å påvirke eller kanalisere betaling til noen på en slik måte at dette kan anses som delaktighet i korrupsjon. 2.3. Gaver og høflighetsgester Du skal alltid utvise varsomhet i forhold til å tilby eller ta i mot gaver og høflighetsgester. Du skal ikke under noen omstendighet motta gaver eller andre godtgjørelser dersom det er rimelig å anta at dette er egnet til å påvirke forretningsmessige beslutninger. Det vises til en særskilt veiledning om hvordan hver enkelt skal forholde seg til denne type forhold og du har plikt til å sette deg inn i denne veiledningen og å etterleve den i praksis. Tvilstilfelle må du alltid forelegge for nærmeste overordnede. 2.4. Hvitvasking EVRY tar avstand fra alle former for hvitvasking av penger, og skal forebygge at økonomiske transaksjoner med konsernet kan misbrukes av andre til hvitvasking av penger. 3. FORHOLD TIL MEDARBEIDERES PRIVATE INTERESSER OG HANDLINGER Som ansatt i EVRY skal du ikke inneha annen stilling eller utføre arbeid for andre i arbeidstiden uten særskilt skriftlig forhåndssamtykke fra overordnet. Dersom du er ansatt på et nivå hvor du har en konserndirektør som din nærmeste overordnede, skal slikt forhåndssamtykke også innhentes fra konsernsjef. Samtykket skal registreres hos HR. EVRY Forretningsetiske retningslinjer ver 2015 4
3.1. Verv, posisjoner og eierskap i ekstern virksomhet Engasjement i eksterne verv og posisjoner er positivt, men må ikke ha et omfang eller være av en slik art at det går ut over arbeidsforholdet eller kommer i konflikt med konsernets næringsinteresser. Styreverv i, rådgivning for eller eierskap i kunders, leverandørers, samarbeidspartneres eller konkurrenters virksomhet, samt verv og posisjoner som er av et omfang eller av en slik art at det kan innvirke på arbeidsforholdet, forutsetter at du har fått særskilt forhåndssamtykke fra overordnedes leder. Dersom du er ansatt på et nivå hvor du har en konserndirektør som din nærmeste overordnede, skal slikt forhåndssamtykke også innhentes fra konsernsjef. Samtykket skal registreres hos HR. 3.2. Politisk aktivitet EVRY gir ikke støtte til politiske partier, verken i form av direkte økonomisk støtte eller betalt arbeidstid. Ansatte som deltar i det politiske liv får permisjon fra arbeid i henhold til lov og avtale. 4. RAPPORTERING OG VARSLING 4.1 Varsling til leder Skulle du oppdage overtredelse av EVRYs regler eller retningslinjer, skal du ta dette opp med nærmeste overordnede. Dersom forholdet involverer denne, eller det ellers er vanskelig å ta opp med nærmeste leder, kan du ta det opp med leders leder. 4.2 Varsling til Compliance eller via ekstern kanal Ønsker du å ta opp et forhold anonymt, kan du rapportere dette til Group Compliance Officer eller benytte EVRY konsernets "whistleblower"-ordning. Rapportering til Group Compliance Officer i EVRY: Epost: compliance@evry.com Tlf: +47 06500 Rapportering via EVRY-konsernets "whistleblower"-ordning: Advokatfirma Hestenes og Dramer & Co v/advokat Frode Sulland Møllergaten 4 0179 Oslo tlf: +47 24145350 fax: +47 24145351 E-mail: sekr3@hestenesdramer.no 4.3 Plikt til å varsle EVRY tillater ikke noen form for represalier overfor den som i god tro rapporterer om overtredelse eller mistanke om overtredelse av regler eller retningslinjer. Å unnlate å rapportere om overtredelser kan i seg selv ansees som et brudd på retningslinjene. 4.4 Saksbehandling Styret i EVRY skal sette i gang de tiltak styret finner hensiktsmessig for å undersøke brudd eller mistanke om brudd som blir rapportert til styret. Dersom brudd forekommer, vil EVRY treffe de disiplinære og forebyggende tiltak som anses nødvendig. Hvis forholdet gjelder et styremedlem eller noen i konsernledelsen, skal styret konsulteres, og hvis det gjelder andre ansatte, skal Group Compliance Officer konsulteres, før avgjørelse tas. EVRY Forretningsetiske retningslinjer ver 2015 5
Eventuelle spørsmål om hvordan retningslinjene tolkes eller praktiseres kan rettes til Group Compliance Officer. Endringer i eller fritak fra disse retningslinjene for styremedlemmer, ledere eller ansatte i EVRY, kan bare innvilges av styret. Dokumentinformasjon * * * Versjon: 1.0 (EDB Business Partner ASA versjon 7.0) 2.0 (EVRY 20015) Godkjent av: Styret i EVRY ASA 16. desember 2010 Policy ansvarlig: Konsernsjef Revisjonsansvarlig: Group Compliance Officer EVRY Forretningsetiske retningslinjer ver 2015 6
BEKREFTELSE Undertegnede bekrefter med dette at jeg har lest og forstått EVRYs forretningsetiske retningslinjer. Jeg er også kjent med at disse retningslinjene med ulike tidsintervaller blir revidert og jeg forplikter meg til å holde meg oppdatert om mulige endringer. Dato: Ansattnummer: Navn (i blokkbokstaver): Underskrift: EVRY Forretningsetiske retningslinjer per november 2015 EVRY Forretningsetiske retningslinjer ver 2015 7