Deloitte AS Dronninggata 15 3003 Drammen Halden kommune v/rådmann Per Egil Pedersen Storgata 8 1771 Halden Tel: 3226 4100 Fax: 3226 4101 www.deloitte.no Revisjonsrapport nr 1 (journalføres) INTERIMSREVISJON 2011 - HALDEN KOMMUNE I forbindelse med vår revisjon av Halden kommune har vi noen innspill og kommentarer som vi ønsker å rapportere til dere. I vår revisjon har vi gjennomført de revisjonshandlinger vi har ansett nødvendige for å få bekreftet at kommunens regnskaper ikke inneholder vesentlige feil eller mangler og for å avgi revisjonsberetning. I tillegg har vi utført de kontrollhandlinger som er nødvendige for å attestere på kommunens kontrolloppstilling til lønnsoppgavene. Rådmannen er ansvarlig for å etablere og opprettholde en tilfredsstillende intern kontroll, herunder sørge for at regnskapsføringen er i samsvar med lov og forskrifter og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte. Som ledd i revisjonen har vi vurdert den del av kommunens interne kontroll som er av betydning for regnskapet og kommunens lovbestemte oppgave- og opplysningsplikt i følgeskrivet til lønnsoppgavene. Vi har ikke utført de tester som er nødvendige for å avgi en uttalelse om kvaliteten på den interne kontroll. I samsvar med bestemmelser i lov og god kommunal revisjonsskikk har vi i vedlegg til dette brevet kommentert på enkelte forhold som vi er blitt oppmerksomme på ved utførelsen av vår revisjon. Dersom det er behov for nærmere diskusjon av forholdene som er påpekt, står vi gjerne til disposisjon. Med vennlig hilsen Deloitte AS Kjartan Kvamme statsautorisert revisor Kopi: Kontrollutvalget v/sekretariatet Økonomisjef i Halden kommune Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu, a UK Limited company, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/no/omoss for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu and its member firms. org.nr: 980 211 282
side 2 Vedlegg til Revisjonsrapport nr 1 1. Bokføringslovens bestemmelser Dokumentasjon av regnskapssystemet og bokførte opplysninger I henhold til grunnleggende bokføringsprinsipper og bokføringslovens 6, skal det foreligge dokumentasjon av regnskapssystemet som beskriver kontrollmulighet og hvordan systemgenererte poster kan etterprøves. Dette innebærer blant annet at det skal foreligge systemteknisk beskrivelse, beskrivelse av transaksjonsflyt, beskrivelse av kontrollpunkter som er integrert i systemet, samt beskrivelse knyttet til grensesnitt mellom ulike systemer. Kravet omfatter aktuelle koder og faste data, i den grad det er nødvendig for å kontrollere bokførte opplysninger. Dokumentasjonskravet begrenser seg ikke til kun systemtekniske løsninger det omfatter også manuelle og papirbaserte systemer som inngår som et ledd i bokføringen, herunder kassesystem og lønnssystem. Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering. Det skal på en lett kontrollerbar måte være mulig med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering, å finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene. Videre skal det på en lett kontrollerbar måte være mulig med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering, å finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene. I møter med kommunens økonomifunksjon ble vi fortalt at det ikke forelå hensiktsmessige, skriftlige rutinebeskrivelser som skal vise transaksjonsflyten av kommunens vesentligste inntekter og utgifter. I tillegg forelå det heller ingen beskrivelse av internkontrollpunkter som skal sikre korrekt regnskapsføring knyttet til slike transaksjoner. I følge kommunens økonomifunksjon har det ikke fra tidligere revisjon kommet meldinger om manglende internkontrollrutiner. Slikt sett har kommunen vært avventende til ny revisors metodikk. Dette har medført at arbeidet med endring, presiseringer og beskrivelser av rutiner først har blitt satt fokus på etter revisjonens oppstartsmøte i september 2011. Vi anbefaler kommunen å organisere økonomi- og regnskapsfunksjonen slik at hensiktsmessige kontroller etableres og dokumenteres samt at det utarbeides skriftlige rutinebeskrivelser og beskrivelser av kontrollaktiviteter, i tråd med bokføringslovens bestemmelser. Revisjonen er kjent med at slikt arbeid er igangsatt. Vi er enig i observasjonen og vil sørge for at rutiner etableres og beskrives i tråd med gjeldende bestemmelser.
side 3 2. Leverandørgjeld Innhold i leverandørreskontro I Som en del av vår revisjon har vi dette året foretatt en gjennomgang av samtlige poster i leverandørreskontro. Ved nærmere analyse av innholdet, oppdager vi at det ligger flere duplikater som kan være dobbeltbetalinger i reskontroen. Vi har oversendt grunnlaget til økonomifunksjonen i Halden kommune som undersøker forholdet nærmere. II Vi har også gjennomgått aldersfordelingen i leverandørreskontro og funnet at det er mange åpne og gamle poster. Vi har også oversendt denne analysen til økonomifunksjonen i Halden kommune som undersøker forholdet nærmere. Vi anbefaler kommunen å gjennomgå leverandørreskontro regelmessig og sørge for å etablere hensiktsmessige kontroller som sikrer korrekt registrering og betaling av inngående fakturaer. Vi vil også foreslå at master-data i leverandørregisteret gjennomgås regelmessig for å sikre at det kun utbetales til godkjente leverandører som kommunen har et forhold til. Vi er enig i observasjonene ovenfor og har funnet at det var 13 dobbeltbetalinger av de 244 som var på oversikten vi mottok fra revisjonen. Det var ulike årsaker til dobbeltbetalingene. Når det gjelder åpne poster i reskontroen jobbes det kontinuerlig med åpne poster og alle åpne poster er kjente. Pr 8. november 2011 var det 14 åpne poster som til sammen utgjorde 46 000 NOK. De åpne postene var i hovedsak fra 2010 og 2011. Den eldste åpne posten var fra 2009. 3. Investeringsprosjekter Tidsriktig utarbeidelse av sluttregnskap for investeringsprosjekter Formålet med sluttregnskapene er å vurdere påløpte utgifter i regnskapet opp mot prosjektets kostnadsramme. Sluttregnskapene skal avsluttes og ferdigstilles ved overtakelse og bruk av investeringsobjektet. I forbindelse med vår revisjon har vi oppdaget at flere av prosjektene ikke har utarbeidet sluttregnskap selv om investeringen er overtatt og tatt i bruk. Dette gjelder blant annet følgende prosjekter: Prosjekt 5012 Kultursal Ferdig Prosjekt 6203 Prestbakke vannverk Ferdig Prosjekt 5002 Kirketak Kirkevergen Ferdig
side 4 Vi har mottatt en oversikt fra kommunen over prosjekter som skal være overtatt og tatt i bruk men hvor det ikke er utarbeidet sluttregnskap på. Vi anbefaler kommunen å etablere hensiktsmessige rutiner som sikrer at det utarbeides sluttregnskap innen rimelig tid etter at investeringsobjektet er overtatt eller tatt i bruk. Vi er enig i observasjonen og vil sørge for at rutiner etableres og beskrives i tråd med gjeldende bestemmelser. 4. MVA kompensasjoner Oversendelse av MVA grunnlaget til revisor Grunnlag for MVA kompensasjon skal utarbeides av kommunen 6 ganger i løpet av året. Revisor skal utføre attestasjonsoppgaver før disse sendes inn til myndighetene med krav om refusjon. Vi opplever at kommunen er sent ute, før grunnlagsmateriale for MVA kompensasjonen oversendes til revisor for gjennomgang. Slike forsinkelser øker risikoen for at revisjonen ikke blir gjennomført på en forsvarlig måte. Vi foreslår at rutinen rundt MVA kompensasjoner justeres slik at alt grunnlagsmateriale oversendes til revisor minimum 10 dager før fristen utgår, som normalt er den 10. i måneden etter. Vi er enig i observasjonen og vil sørge for at rutinen justeres slik at revisor har tilstrekkelig tid til å gjennomføre sine kontroller før fristen går ut. 5. Brukerbetalinger Pleie og omsorg - Hjemmehjelptjenester Som en del av vår revisjon har vi dette året foretatt en test av inntektene knyttet til hjemmehjelptjenesten. Vi er blitt fortalt av Pleie og omsorg at inntektene blir fakturert på bakgrunn av timelister/månedsrapporter som hjemmehjelperne leverer. I samtale med Pleie og omsorg har vi notert oss at bare innleverte rapporter blir fakturert. En konsekvens av dette kan da være at manglende innrapporterte forhold ikke blir fakturert og kommunen kan gå glipp av inntekter. I tillegg har vi blitt fortalt at månedsrapporter ikke blir underlagt regelmessig kontroll eller oppbevart på en hensiktsmessig måte.
side 5 Vi anbefaler kommunen å etablere hensiktsmessige kontroller som sikrer at alle brukere av hjemmehjelptjenesten faktisk blir fakturert og at gjeldende satser og gebyrer er i tråd med kommunens vedtak på dette området. Vi er enig i observasjonen og vil sørge for at hensiktsmessige rutiner og kontroller etableres på dette området.