Møteprotokoll Kontrollutvalget Spydeberg Møtedato: 14.02.2018, Tidspunkt: fra kl. 16:00 til kl. 18:20 Møtested: Spydeberg kommune, møterom Kommunestyresal Fra til saksnr.: 18/1-18/7 MEDLEMMER MØTT VARAMEDLEMMER Turid Fluge Svenneby, X Leder Trine Birkelund, forfall Ikke møtt Hans Kristian Greåker, innkalt Tove Blostrupmoen X Arve Martinsen X Jan Dirk von Ohle Ikke møtt Antall stemmeberettigede fremmøtte 3 av 5. Møtende fra administrasjonen: Rådmann Gry Sjødin Neander og kommunalsjef Erik Flobakk Møtende fra kontrollutvalgssekretariatet: Anita Rovedal og Ida Haaby Møtende fra revisjonen: Casper Støten, Rita Elnes og Svend-Harald Klavestad.... Turid Fluge Svenneby Trine Birkelund Tove Blostrupmoen Leder. Arve Martinsen. Jan Dirk von Ohle Merknader Kontrollutvalget Spydebergs møte 14.02.2018 Sakliste PS 18/1 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 29.11.2017 PS 18/2 Orienteringssak. Budsjett 2018 PS 18/3 PS 18/4 PS 18/5 PS 18/6 PS 18/7 Orienteringssak: Salg av ATV fra Vollene gård Forvaltningsrevisjonsrapport: "Offentlige anskaffelser/rutiner for internkontroll/dokumentasjon" Oppfølgingsrapport: "Spesialundervisning" Informasjon fra revisjon Eventuelt
PS 18/1 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 29.11.2017 Protokoll fra kontrollutvalget 29.11.2017 godkjennes Rakkestad, 05.01.2018 Vedtak som innstilt. Protokoll fra kontrollutvalget 29.11.2017 godkjennes
PS 18/2 Orienteringssak. Budsjett 2018 Rådmannens redegjørelse om årsbudsjett 2018 tas til orientering Rakkestad, 01.02.2018 Utvalgsleder innledet og ga ordet til rådmann Gry Sjødin Neander som orienterte. - Vanskelig økonomisk situasjon - Innsparing på 3 4 % i 2018, ytterligere 3 % i 2019 - Lite å gå på i driftsmidler - Investeringer: o Betydelig redusert - Opprettholde tjenestetilbudet. - Skole har blitt noe prioritert i budsjettet (drift). - Endringer på barnevernsområdet for å bruke ressursene på en annen måte. - Det er gjort effektiviseringsgrep på tjenesteområdet for Teknikk - tilbudet opprettholdes. - Budsjettet forholder seg til de økonomiske handlingsreglene vedtatt av fellesnemda. - Noe høyere skatteinntekter en forventet, budsjettjustering i tertialrapporteringen. Kommunereform: - I gang med arbeidet for å koordinere tjenester, bla innkjøp. - Personsikkerhet/personvernforordning - Selvkostprosjekt samarbeid innsparinger - Risiko og sårbarhetsanalyse - Samordning av investeringsprosjekter i 5K SIO: Tapsprosjekt så langt. Rådmannens redegjørelse om årsbudsjett 2018 tas til orientering
PS 18/3 Orienteringssak: Salg av ATV fra Vollene gård Rådmannens redegjørlse rundt salg av ATV fra Vollene gård tas til orientering. Rakkestad, 01.02.2018 Utvalgsleder innledet og ga ordet til kommunalsjef Erik Flobakk som orienterte. - Virksomheten som var på Vollene Helse og velferd, Forebyggende arbeid barn og unge avgjorde at siden kjøretøyene ikke var i bruk skulle de takseres og legges ut for salg. - Uavhengig takstmann - Ble avertert på finn.no av kommunen og èn kjøper meldte seg - Samme kjøper kjøpte samtlige firehjulinger. - Midlene er inntektsført på enheten Helse og velferd, Forebyggende arbeid barn og unge Rådmannens redegjørelse rundt salg av ATV fra Vollene gård tas til orientering.
PS 18/4 Forvaltningsrevisjonsrapport: "Offentlige anskaffelser/rutiner for internkontroll/dokumentasjon" Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slik vedtak som legges fram til behandling for kommunestyret: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Offentlige anskaffelser/rutiner for internkontroll/ Dokumentasjon» til orientering, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: A. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Offentlige anskaffelser/rutiner for internkontroll/ Dokumentasjon» til orientering. B. Kommunestyret ber administrasjonen følge opp rapportens 10 anbefalinger og iverksette anbefalte tiltak. C. Kontrollutvalget følger opp kommunestyrets vedtak ved å bestille oppfølgingsrapport fra revisjonen et år etter at revisjonsprosjektet er behandlet i kommunestyret. Rakkestad, 05.02.2018 Utvalgsleder orienterte om bakgrunnen for saken og ga ordet til revisjonen som orienterte om forvaltningsrevisjonsrapporten. - Fire problemstillinger: o Innkjøpsreglement o Kjøp av tjenester o Internkontrollsystem o Tilfredsstillende dokumenterings -og arkiveringsrutiner - Metode: o Intervjuer o Kontrollhandlinger o Dokumentanalyse o Regnskapsanalyse o Besøk i brukerboliger - Konklusjoner/anbefalinger: o Problemstilling 1 Revisjonens anbefaling nr. 1 o Problemstilling 2 Revisjonens anbefaling nr. 2 og 3 o Problemstilling 3 Revisjonens anbefaling nr. 4-8 o Problemstilling 4 Revisjonens anbefaling nr. 9 og 10 På direkte spørsmål fra utvalgsleder til revisor om det forelå mistanke om korrupsjon, svarte revisor at det ikke er funnet indikasjoner på at det har forekommet korrupsjon, men at det hverken kan bekreftes eller avkreftes.
- Konsekvens av ulovlig anskaffelser: Andre tilbydere kan klage kommunen inn for KOFA. Kontrollutvalgets rolle er å avdekke feil og finne forbedringer. Utvalget drøftet saken og vedtok sekretariatets innstilling. Kontrollutvalget Spydebergs vedtak og innstilling til kommunestyret 14.02.2018: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Offentlige anskaffelser/rutiner for internkontroll/ Dokumentasjon» til orientering, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: A. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Offentlige anskaffelser/rutiner for internkontroll/ Dokumentasjon» til orientering. B. Kommunestyret ber administrasjonen følge opp rapportens 10 anbefalinger og iverksette anbefalte tiltak. C. Kontrollutvalget følger opp kommunestyrets vedtak ved å bestille oppfølgingsrapport fra revisjonen et år etter at revisjonsprosjektet er behandlet i kommunestyret.
PS 18/5 Oppfølgingsrapport: "Spesialundervisning" Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak og innstilling til kommunestyret: Kontrollutvalget tar «Oppfølging av rapport om spesialundervisning» til orientering. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: A. Kommunestyret tar «Oppfølging av rapport om spesialundervisning» til orientering. B. Kommunestyret ber administrasjonen om å etterleve kommunestyrets vedtak 08/2016 om å iverksette revisjonens anbefaling, herunder anbefaling 2, 5,7 og 8, som er vurdert til delvis/ikke være oppfylt. Rakkestad, 06.02.2017 Utvalgsleder innledet og ga ordet til revisjonen som orienterte om oppfølgingsrapporten. - Har gjort nye kontrollhandlinger i oppfølgingsarbeidet. - Seks av ti anbefalinger/punkter er fulgt opp. - Anbefaling nr. 2 delvis fulgt opp - Anbefaling nr. 7 delvis fulgt opp. - Anbefaling nr 8 delvis fulgt opp. - Anbefaling nr. 5 ikke fulgt opp. - Viktig at tiltak blir satt inn så tidlig som mulig. - Turid Fluge Svenneby fremmet følgende tilleggsforslag: A. Administrasjonen bes om å rapportere til kommunestyret om at anbefalingene er oppfylt innen utgangen av 2018. Sekretariatets innstilling med Svennebys tilleggsforslag vedtatt. Kontrollutvalget tar «Oppfølging av rapport om spesialundervisning» til orientering. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: A. Kommunestyret tar «Oppfølging av rapport om spesialundervisning» til orientering. B. Kommunestyret ber administrasjonen om å etterleve kommunestyrets vedtak 08/2016 om å iverksette revisjonens anbefaling, herunder anbefaling 2, 5,7 og 8, som er vurdert til delvis/ikke være oppfylt. C. Administrasjonen bes om å rapportere til kommunestyret om at anbefalingene er oppfylt innen utgangen av 2018.
PS 18/6 Informasjon fra revisjonen Informasjonen fra revisjonen tas til orientering. Rakkestad, 05.01.2018 - NKRF har gjennomført kvalitetskontroll av IØKR IKS med følgende resultater: o Forvaltningsrevisjon godkjent, men med mangler o Regnskapsrevisjon Ikke godkjent pga manglende dokumentasjon på revisjonsbevis årsak var selskapets ressurssituasjon. o Oppfølgingskontroll på regnskapsrevisjon - Forvaltningsrevisjon Nytt revisjonsprosjekt: Levekår-Sosialtjenester- Barnevern Sosiale tjenester - Flyktninger. - Selskapskontroll: Helsehuset utsatt pga eierne har bedt om utsatt frist for tilbakemelding på rapporten. «Myra Tebo» planlagt som neste selskapskontroll. - Regnskapsrevisjon- løpende handlinger i henhold til revisjonsplan regnskapsavleggelsen - Interne forhold: Kjøpe tjenester for å ta igjen etterslep - Fagansvarlig forvaltningsrevisor har permisjon konstituert ny fagansvarlig forvaltningsrevisor. Informasjonen fra revisjonen tas til orientering.
PS 18/7 Eventuelt Saken legges frem uten forslag til vedtak. Rakkestad, 05.01.2018 I forbindelse med at det trer i kraft nye personvernregler fra mai 2018, ønsker kontrollutvalget å invitere rådmannen til kontrollutvalgets neste møte for å orientere om kommunens arbeid for å implementere forordningen i virksomheten. Kontrollutvalget inviterer rådmannen til kontrollutvalgets møte 09.05.2018 for å orientere om kommunens arbeid for å implementere Eus forordning om personvern i kommunens virksomhet.