PROTOKOLL STYREMØTE NR 10 Sted: Møterom 4061- Idrettens Hus Ullevål stadion Tid: Fredag 12. oktober 2018 kl. 17.00 20.00 Tilstede: Granlund (Skype tom. sak 154), Lise Fischaa, Gunhild B. Størseth, Anders Sønstebø og Kristian Gjerstadberget (sak 142). Forfall: Marlene Persson Fra adm.: Milosevic, Mikal Naas Sak Nr Sak Ansvarlig Diskusjonssak: Modernisering av organisasjonen. Foreløpig prosess for modernisering av organisasjon ble presentert av Generalsekretær etter ønske fra regionlederen. Definisjon av involvering i prosessen og tidslinjen for prosessen ble diskutert gjennom første del av møtet. Generalsekretæren ble bedt om å ta med seg signaler ang. involvering i prosess fra NVBF Region Østs styret til Forbundsstyre ved førstkommende FS Møte. 142- Det ble påpekt av regions styre at mangel på info er det verste i en endringsprosess og at kommunikasjon må gå begge veier. Andre del av møtet ble det snakket om regional styrets rolle i fremtidig organisasjon. Viktighet av å skape arbeidsflyt som videre skaper bedre administrativt produkt og samtidig ivaretar det frivillig ledd på en bedre måte enn tidligere. Frivillige bør få mulighet til å jobbe det de har lyst å drive med og skape behovet som videre skaper ressurser og et bedre Norges Volleyballforbund på landsbasis. Generell innstilling på slutten av møtet er at NVBF Region Øst ønsker å bidra og at bidrag er ønsket fra GS. 143- Vedtakssak: Protokoll fra møte 9 - Vedtak: Protokollen er godkjent og lagt ut på nett. 144- Vedtakssak: Oppnevnelse av dommerveiledere sesong 2018/19 Vedtak: Styret har vedtatt følgende personer som dommerveiledere for sesongen 2018/19 på bakgrunn av forslag fra Dommerkomiteen i NVBF Region Øst: Anders /
Jens Jakob Bjørnslett Ronny Sterten Granlund Anders Sønstebø Jørn Larsen Bente Skaug Hermansen Katalin Simon Thorleif Bjerke Jostein Syse Mikkel Steen Birkedam Milana Macko Mikael Kofoed Bernhard Bornstein Administrasjon skal ila. kort tid ta kontakt med dommerveiledere og tildele arrangementer hvor dommerveiledere skal settes opp til. Orienteringssak: Rapport fra dommermøtet under Vestcup. 145- Dette første møtet ble i stor grad informasjon fra DRK og i mindre diskusjon om mulige løsninger på konkrete saker. Grunnen til det er at de fleste beslutninger allerede var tatt. Et av hovedpunktene var kommunikasjon og kommunikasjonsflyt. Dette ble ikke konkludert på møtet, men i etterkant er det avklart at informasjon skal gå via epost fra DRK til det regionale leddet og at når regionale leddet gjør offisielle henvendelser til DRK, skal disse gå til den i DRK som har ansvar for området, med kopi til de andre og David Cox. David har ansvar for informasjonsflyt til de ansatte. Det ble klargjort nye retningslinjer for oppnevning av dommere til aldersbestemte NM, innføring av internasjonalt kampskjema i lavere divisjoner og bestemmelser tilknyttet ny dommeruniform. Nye nasjonale satser for dommerhonorar ble tatt opp og disse rammer i hovedsak Hordaland og Øst. DRK ved Robert Spilman åpnet for å diskutere endringer om regionene kunne samle seg om ett forslag. Det ble i flere saker sagt at regionene må gjøre sine tilpasninger ut fra hva som er realitetene i deres område, f.eks. når det gjelder tempoplan for innføring av internasjonalt kampskjema. Det ble lovet at neste møte skulle være mer på premisser av de regionale DRK og at en da kunne få reelle diskusjoner om framtida. Anders 146- Orienteringssak: Oppsummering Moderniseringsprosjekt i norsk idrett - Møte med NIF Marlene
Marlene har ikke klart å delta på møtet. Ettersom at hun har lest innkalling til møtet kom det et par spørsmål som ble stilt til GS ift. modernisering i norsk idrett og evt. påvirkning på Norges Volleyballforbund. 147- Orienteringssak: Status - Administrative reguleringer lavere divisjoner sesong 18/19 Tidslinje og prosess ift. justering av administrative reguleringer for lavere divisjoner i Region Øst ble presentert. Styret involveres i gjennomlesing av ferdigstilt dokument for kvalitetssikring. Dokumentet er forventet ferdig i slutten av uke 43. 148- Orienteringssak: Status Dommer- og trenerkurs september Dommer 1 kurs ble gjennomført 15-16. og 22-23. september i Oslo/Hønefoss og Tønsberg. Kursene ble arrangert ifm. Ranking 1 for lavere divisjoner. 36 personer deltok på kursene. NVBF Region Øst har planer om å arrangere dommer 2 kurs i desember. Det etterlyses kursmateriell for Dommer 2 kurs fra DRK. Koll Volley arrangerte Modul 1 og 2 av Trener 1 løypa den 14. og 21. september. 11 personer deltok på begge kursdagene. Plan for alle kurs i regionen er lagt ut på web - https://volleyball.no/nyheter/trenerogdommerkursnvbfregionost / 149- Orienteringssak: Endring honorarsatser for idrettens regnskapskontor Vedlagt tilsendt epost. Årets lønnsoppgjør har gitt økte lønnskostnader med 2,8% for idrettens regnskapskontor. For å kompensere for lønnsøkningen øker vi derfor timeprisene med 2,8% fra 1. november 2018. 150- Orienteringssak: Nye og nedlagte klubber Ny klubb: Ullensaker Volleyballklubb gjenopptak NVBF Region Øst ønsker å bidra i oppstarten. Administrasjon tar kontakt med klubben. 151- Orienteringssak: Regionlaget Volleyball 2018-19 Trenere for Regionlaget volleyball 2018/18 er: For jenter - Tomm Hansen og Lars Martin Sandanger
For gutter - Frode Walde og Davor Kordic Det er lagt opp til 2 åpnesamlinger med opptil 36 spillere per klasse og 3 uttakssamlinger. NM Regionlag spilles i januar. 152- Orienteringssak: Regnskap pr 30.09.2018 Styret fikk oversendt regnskapet pr 30. september 2018 med notater fra økonomikonsulent i NIF. / 153- Orienteringssak: Status utestående gjeld Styret anser nedgang i utestående gjeld som positivt og ønsker detaljert gjennomgang av resterende gjeld i samarbeid med administrasjon under styremøtet 11. 154- Orienteringssak: Sandvolleyballsesongen 2018 oppsummering Det ble arrangert 4 RT turneringer (GU15, JU15, GU19, JU19 og senior for både damer og herrer). Arrangørklubber for RT var Koll Volley, Asker SK, Oslo Volley og Tønsberg VBK. Flere LT turneringer ble arrangert i ukedager gjennom mai og juni. Oslo Sandvolleyballklubb sto for de fleste LT turneringer arrangert for senior, mens Koll Volley, Asker SK, Oslo Volley og Tønsberg VBK arrangerte de fleste turneringer for juniorene. Generelt sett har det vært litt færre påmeldte lag på RT turneringen for sesongen 2018 enn i 2017. Innføring av ny påmeldings- og resultatsystem (Beach Admin) etter at sandvolleyballsesongen har startet har medført merarbeid. Selve verktøyet - Beach Admin - anses som positivt og kommer til å lette arbeidet i årene fremover. 155- Orienteringssak: Sandvolleyballsesongen Lise Fischaa involveres i arbeid for å forbedre sandvolleyballtilbud for sesongen. Administrasjon tilsender nødvendig informasjon og samarbeider videre med Lise i planlegging av sandvolleyballsesong. / 156- Eventuelt: Anders Sønstebø: Ønske om å innføre betaling av ungdomsdommere under US Runder. Administrasjon i samarbeid med Anders Sønstebø får i oppgave å utarbeide konkret forslag på hvordan dette i praksis kan gjøres
og sette det opp som sak under styremøte 11. Økonomiske rammer rundt denne saken må undersøkes også av administrasjon.