HAMMERFEST Møte nr. KOMMUNE /20xx KONTROLLUTVALGET MØTEINNKALLING Møte nr. 4/2013 Arkivkode 4/1 02 Journalnr. 2013/12034-1 Kontrollutvalget: Jon Erik Hansen Anne Line Nora Solbjørg Olsen Leif Arne Asphaug Hansen Stein Tore Jakobsen Tid: Torsdag den 21. november 2013, kl. 11:00. Sted: Kommunestyresalen Rådhuset, Hammerfest Saksliste: Sak 27/2013 Orientering v/ Rådmannen Sak 28/2013 Referater Sak 29/2013 Godkjenning av protokoll fra møte den 24. september 2013 Sak 30/2013 Oppfølging av gjennomført forvaltningsrevisjon - Byggesaksbehandling Sak 31/2013 Oppfølging av gjennomført forvaltningsrevisjon - Økonomistyring Sak 32/2013 Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet Sak 33/2013 Strategi for regnskapsrevisjon Sak 34/2013 Møte/ aktivitetsplan 2014 Innkalling og saksliste sendes også kontrollutvalgets varamedlemmer, ordføreren, rådmannen og kommunerevisjonen til informasjon. Øvrige saksdokumenter er vedlagt til kontrollutvalgets medlemmer og 1.varamedlemmer, ordfører og kommunerevisjonen. Referater fremlegges i møtet. Varamedlemmer møter kun etter nærmere innkalling. Forfall meldes snarest til sekretariatet på telefon 911 33 868 eller pr. e-post til tor-otto.gamst@kusek.no. Hammerfest, den 06.11.2013 Jon Erik Hansen / sign. kontrollutvalgsleder Tor-Otto Gamst(s) sekretær for kontrollutvalget Kontrollutvalgets sekretariat, KUSEK IKS: Alta Hammerfest Org.nr. 991 520 759 Altaveien 96 Sjøgata 25 Pb. 303 Bossekop, 9502 Alta Pb. 95, 9615 Hammer fest Web: www.kusek.no Tlf. 907 07 571 Tlf. 911 33 868 / 78 40 29 06
S A K S F R E M L E G G SAK 27/2013 ORIENTERING V/ RÅDMANNEN Saksbehandler: Tor-Otto Gamst Saksopplysninger: Sekretariatets tilrådning: SAK 28-2013 REFERATER Saksbehandler: Tor-Otto Gamst Saksopplysninger: Til møtet foreligger følgende referatsaker: Ref. sak 9 2013. Kommunestyrets vedtak i sak 77/13. Forvaltningsrevisjonsrapport Samhandling og saksbehandling i forebyggende tjeneste. Ref. sak 10 2013. Kommunestyrets vedtak i Sak 82/13. Evaluering av kommunale foretak i Hammerfest kommune. Sekretariatets tilrådning: Referatsak 9 og 10 2013 tas til orientering. SAK 29-2013 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET DEN 24. SEPTEMBER 2013 Saksbehandler: Tor-Otto Gamst Saksopplysninger: Protokoll fra møte i kontrollutvalget den 24. september 2013, er tidligere sendt kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer. Det er ikke fremkommet merknader til protokollen. Sekretariatets tilrådning: Protokoll fra møtet i kontrollutvalget 24.september 2013 godkjennes. Side 2
SAK 30-2013 OPPFØLGING AV GJENNOMFØRT FORVALTNINGSREVISJON - BYGGESAKSBEHANDLING Saksbehandler: Tor-Otto Gamst Saksdokumenter (vedlagt): Revisjonens utredning med vedlegg. Vedlegg 1. Revisjonens saksutredning: Oppfølging av gjennomført forvaltningsrevisjon Byggesaksbehandling. Vedlegg 2. Saksfremlegg til kommunestyret. Forvaltningsrevisjon av saksbehandling av byggesaker i Hammerfest kommune 2011. Vedlegg 3 Bygningssjef Arild.P Johansen s tilbakemelding av 30. 08. 2013,på revisjonens henvendelse angående Oppfølging av forvaltningsrevisjon Byggesaksbehandling. Saksopplysninger: Det vises til vedlagte saksdokumenter fra revisjonen, med utfyllende saksopplysninger, vurderinger, konklusjoner og anbefalinger. Sekretariatet har i henhold til kontrollutvalgsforskriften 20 et selvstendig ansvar for å påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet. Sekretariatet har ingen merknader til revisjonens saksutredning, og vurderer saken som forsvarlig og tilstrekkelig utredet. Sekretariatets tilrådning: Kontrollutvalget slutter seg til anbefalingene i vedlagte saksdokument fra kommunerevisjonen, og vedtar følgende: Kontrollutvalget tar revisjonens orientering om oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet- Byggesaksbehandling til etterretning. Kontrollutvalget merker seg at ikke alle anbefalingene i kommunestyrets vedtak i sak 89/12 er fulgt opp i tilstrekkelig grad. Kontrollutvalget finner derfor grunn til å rapportere denne oppfølgingen som egen sak til kommunestyret. Side 3
Side 4
Side 5
Side 6
Side 7
Side 8
Side 9
Side 10
Side 11
Side 12
Side 13
Side 14
Side 15
Side 16
Side 17
Side 18
Side 19
Side 20
Side 21
Side 22
Side 23
Side 24
Side 25
Side 26
SAK 31-2013 OPPFØLGING AV GJENNOMFØRT FORVALTNINGSREVISJON - ØKONOMISTYRING Saksbehandler: Tor-Otto Gamst Saksdokumenter (vedlagt): Revisjonens utredning med vedlegg. Vedlegg 1 Revisjonens saksutredning for Oppfølging av gjennomført forvaltningsrevisjon Økonomistyring Vedlegg 2 Svar fra økonomisjef Trond Rognlid, på oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring. Saksopplysninger: Det vises til vedlagte saksdokumenter fra revisjonen, med utfyllende saksopplysninger, vurderinger, konklusjoner og anbefalinger. Sekretariatet har i henhold til kontrollutvalgsforskriften 20 et selvstendig ansvar for å påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet. Sekretariatet har ingen merknader til revisjonens saksutredning, og vurderer saken som forsvarlig og tilstrekkelig utredet. Sekretariatets tilrådning: Kontrollutvalget tar revisjonens orientering om oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet- Økonomistyring til etterretning. Side 27
Side 28
Side 29
Side 30
Side 31
SAK 32-2013 VURDERING AV OPPDRAGSANSVARLIG REVISORS UAVHENGIGHET Saksbehandler: Tor-Otto Gamst Saksdokumenter (vedlagt): Saksopplysninger fra revisjonen, vedlagt Vurdering av oppdragsansvarlige revisorers uavhengighet i forhold til Hammerfest kommune for revisjonsåret 2013. Side 32
Saksopplysninger: Kontrollutvalget har ut fra kontrollutvalgsforskriften 4 et selvstendig påseansvar for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Dette innebærer bl.a. et ansvar for å påse at oppdragsansvarlig revisor oppfyller krav om uavhengighet til kommunen. Oppdragsansvarlige revisorers egenvurdering av slik uavhengighet vil være grunnleggende informasjon som ledd i kontrollutvalgets ivaretakelse av sitt påseansvar. Det vises i denne forbindelse til vedlagte dokumenter fra revisjonen, med utfyllende saksopplysninger. Sekretariatet har i henhold til kontrollutvalgsforskriften 20 et selvstendig ansvar for å påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet. Sekretariatet har ingen merknader til oppdragsansvarlige revisorers egenvurdering av uavhengighet til Hammerfest kommune for revisjonsåret 2013, og tilråder at denne tas til etterretning. Sekretariatets tilrådning: Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlige revisorers egenvurdering av uavhengighet i forhold til Hammerfest kommune for revisjonsåret 2013 til etterretning. Side 33
Side 34
Side 35
Side 36
Side 37
SAK 33-2013 STRATEGI FOR REGNSKAPSREVISJON FOR REVISJONSÅRET 2013 (ORIENTERING FRA REVISJONEN) Saksbehandler: Tor-Otto Gamst Saksdokumenter (vedlagt): Saksdokument fra revisjonen; Strategi for regnskapsrevisjon. Saksopplysninger: Det vises til vedlagte saksdokument fra revisjonen, med utfyllende saksopplysninger. Sekretariatet har i henhold til kontrollutvalgsforskriften 20 et selvstendig ansvar for å påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet. Sekretariatet har ingen merknader til revisjonens saksdokument, og viser i tillegg til muntlig orientering fra revisjonen som vil bli gitt under behandling av saken i møtet. Vedrørende behandlingen i møtet, åpent eller lukket møte: Det ligger i sakens natur at revisjonens muntlige opplysninger vil berøre konkrete revisjonsstrategier som ikke bør offentliggjøres av hensyn til at det løpende revisjonsarbeidet i revisjonsåret skal kunne gjennomføres innenfor forsvarlige rammer. Med bakgrunn i ovennevnte vil sekretariatet anbefale kontrollutvalget at den muntlige orienteringen fra revisjonen i møtet skal gå for lukkede dører, med hjemmel i Kommuneloven 31 nr.5, jfr. offentleglova 24 første ledd. Lovhjemlene sier følgende: Kommuneloven 31 nr.5 (sitat): Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt offentlig innsyn etter lov 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) dersom de hadde stått i et dokument. Henvisning til offentleglova kommer her til anvendelse i lovens 24 første ledd som sier følgende (sitat): Det kan gjerast unntak frå innsyn for opplysningar når det er påkravd fordi innsyn ville motverke offentlege kontroll- eller reguleringstiltak eller andre pålegg eller forbod, eller føre til fare for at dei ikkje kan gjennomførast. Sekretariatets tilrådning: Revisjonsstrategien for Hammerfest kommune for revisjonsåret 2013 tas til orientering. Side 38
Side 39
SAK 34-2013 MØTE OG AKTIVITETSPLAN FOR 2014. Saksbehandler: Tor-Otto Gamst Saksopplysninger: For å planlegge aktivitetene til kontrollutvalget kan utvalget utarbeide en årlig møteplan hvor også viktige aktiviteter legges inn. Sekretariatet har som et grunnlag for kontrollutvalgets drøfting, og med utgangspunkt i Kommunal- og regionaldepartementets veileder Kontrollutvalgsboken utarbeidet en oversikt med eksempler over saker og aktiviteter som kan være aktuelle å vurdere som kontrollutvalgets virksomhet i året 2014. Sakene er satt inn skjematisk i en tenkt møteplan. Saker som er lovpålagt å behandle i kontrollutvalget er i skjemaet uthevet med fet skrift, og det anbefales at disse som et minimum ivaretas ved behandlingen av møte- og aktivitetsplan for 2014. De øvrige sakene (ikke uthevet) i planutkastet er saker som foreslås overført fra 2013. Det vil være opp til utvalget selv å vurdere om alle disse skal være med, og om det er andre saker som bør tas inn i planen. Møtedato i mai er valgt særlig med hensyn til lovbestemte tidsfrister for avleggelse av kommunens årsregnskap/årsmelding og revisjonsberetning og frist for kommunestyrets behandling. Generelt sett bør det tas hensyn til datoer for kommunestyremøter med tanke på tidsmarginer for oversendelse av saker fra kontrollutvalget som skal behandles i kommunestyret. Det foreligger møteplan for kommunestyret 1. halvår 2013, og i planen er det for maimøtet tatt hensyn til formannskapsmøte og kommunestyremøtet i juni. Møtedato er imidlertid avhengig av blant annet rettidig avlevering av regnskapene. Antall møter bør tilpasses aktivitetsnivå, og bør også kunne økes eller reduseres etter behov eller høve, og møter må kunne forskyves om nødvendig. Samtidig bør aktivitetsnivå avveies i forhold til ressursbruk. Side 40
Kontrollutvalgets møte- og aktivitetsplan for 2014 Aktiviteter/saker Møter (nr. og dato) 1/14 13.03.14 2/14 22.05.14 3/14 19.09.14 4/14 25.11.14 Møte- og aktivitetsplan X Orientering fra sekretariatet X X X X Plan for selskapskontroll X Orientering fra revisor Ved behov Ved behov Ved behov Ved behov Orientering fra kommuneadministrasjonen Ved behov Ved behov Ved behov Ved behov Orientering om kommunens X internkontroll (v/ rådmannen) Budsjett for kontrollutvalget X Gjennomgang av tertialrapporter Egenevaluering kontrollutvalget X Kontrollutvalgets årsrapport X Kommunens / KF s årsmelding, X årsregnskap og revisjonsberetning Orientering om prosjekt/ X prosjektregnskaper (v/ rådmannen) Orientering om rutiner for innkjøp og kontraktsoppfølging (v/ rådmannen) Orientering om kvalitetskontroll i X kommunen Orientering om kommunens X systemer for registrering og oppfølging av klager Orientering om X finansforvaltningsreglement og rutiner for oppfølging (v/ rådmannen) Tilsynsrapporter Rapporter fra LØPENDE forvaltningsrevisjon Oppfølging Rutinemessig forvaltningsrevisjonsrapporter (ca. 1-1,5 år etter rapport) Rapporter fra selskapskontroll LØPENDE Saker vedr. tilsyn med LØPENDE revisjonen Andre saker LØPENDE (Uthevet skrift = lovpålagte oppgaver) Sekretariatets tilrådning: Kontrollutvalget vedtar foreliggende møte- og aktivitetsplan for 2014. Kontrollutvalgets leder bemyndiges å gjøre nødvendige endringer i planen i samråd med sekretariatet dersom behov. Side 41