KURS FOR MØTELEDERE Norsk Landbrukssamvirke 20. september 2018 Inger Johanne H. Sveen
AGENDA 10.00 Presentasjon og forventningsavklaring 10.20 Årsmøtets rolle i en organisasjon 11.00 Møteleders rolle 11.30 Vedtekter, forretningsorden og forberedelser 12.00 Lunsj 12.45 Vedtekter fortsetter 13.30 Debatter, valg og voteringer 14.45 Oppsummering og evaluering 15.00 Vel hjem!
PRESENTASJON - LITT OM MEG OG LITT OM DERE Litt om dere: - En ting om dere sjøl for hver nonstop - For hver rød nonstop skal det være en funfact
PRESENTASJON - LITT OM MEG OG LITT OM DERE Inger Johanne H. Sveen Rådgiver i Norges Bondelag Siviløkonom fra NMBU og TØH Totning, men grei lell Tidligere styreleder i NBU, styremedlem i NB og NBK. Ordstyrer på Samfunnet i Ås, styremedlem i Atlantis Utveksling, avtroppende hovedkomiteleder for World Logging Championship 2018.
FORVENTNINGSAVKLARING (Minst) tre ting dere forventer at vi kommer innom i dag. Jo mer konkret, jo bedre.
ÅRSMØTETS FUNKSJON Oppvarmingsoppgave: - Skirv ned tre ting som du mener er årsmøtets oppgave - Diskuter med sidemannen/-kvinnen
ÅRSMØTETS FUNKSJON Organisasjonens høyeste organ Agenda er fastsatt i vedtekter/lovivning Fortid: Årsmelding og regnskap Fremtid: Generaldebatt, arbeidsplan, budsjett og valg. Orienteringer Verdier, tradisjoner, samhold
ÅRSMØTETS FUNKSJON Spørsmål: Hvordan er årsmøtene hos dere? Store? Hvem deltar? Hvor lenger varer det?
2. MØTELEDERS ROLLE Påstand: En god møteleder kan heve kvaliteten på et møte. En dårlig møteleder kan gjøre enda mer skade i motsatt retning. Spørsmål 1: - Hva er møteleders rolle på årsmøtet? Spørsmål 2: - På hvilken måte kan en møteleder ødelegge for et årsmøte?
HVA ER MØTELEDERS ROLLE? Guide årsmøtet gjennom sine plikter Gjøre årsmøtet forståelig for deltakerne Lede med integritet Være nøytral Sikre alle årsmøtedeltakeres rettigheter «Sette an tonen»
HVA BØR EN MØTELEDER IKKE GJØRE? Være uklar Rote Skape usikkerhet Forskjellsbehandle Ta del i debatten, direkte eller inndirekte Andre ting? Møteleder har makt
HAR MØTELEDER OGSÅ ANDRE OPPGAVER? Formelt? Representantskap eller tilsvarende organ? Bisitter på styremøtet? Kalle inn til årsmøtet? Styret eller møteleder? Kontrollkomite? Etter årsmøte: protokoll Uformelt? Underholdning? Årsmøtemiddagen? Det tekniske Oppsett i salen Helheten
HAR MØTELEDER OGSÅ ANDRE OPPGAVER? Eksempel: FKA 16: «Ordføreren har rett til å delta i møtene, men uten stemmerett. Ordføreren har plikt til å holde seg orientert om FKAs løpende virksomhet og drift, og skal få tilsendt alle nødvendige opplysninger om styrets arbeid.» Eksempel 2: Geno SA 10.3 Valg av årsmøteutsendinger: «Valg av årsmøteutsendinger foregår i årssamlingene i produsentlagene etter innstilling fra sentral valgkomite i Geno. ( ) Årsmøtets møteleder er ansvarlig for godkjenning av valgene.»
3. VERKTØY OG FORBEREDELSER 1. Samvirkelova & vedtektene 2. Forretningsorden 3. Kjøreplan 4. Samtale med nøkkelpersoner Kutyme og sedvane Vedtektene Samvirkelova
VEDTEKTER OG SAMVIRKELOVA Lov om samvirkeforetak (Samvirkelova) fra 2007 regulerer forholda i samvirkene våre. Til dels analog med selskapslovgivninga (aksjelova) avvik på punkter om kapital og representasjon. Vedtektene utfyller lovgivningen Noen ganger må de sees i sammenheng Kutyme og sedvane Vedtektene Samvirkelova
EKSEMPEL SAMVIRKELOVA Samvirkelova 53 Vanlig fleirtalskrav: «(1) Eit vedtak av årsmøtet krev fleirtal av dei røystene som er gitt, om ikkje anna er fastsett i lova. Står røystetalet likt, gjeld det som møteleiaren sluttar seg til, også om møteleiaren ikkje har røysterett. ( )» ( ) «(3) Vedtektene kan setje andre vedtakskrav enn dei som følgjer av paragrafen her, og andre reglar om følgjene av like røystetal og blanke røyster.» Kutyme og sedvane Vedtektene Samvirkelova
EKSEMPEL - GENO Vedtektene 10.2: «Følgende møter i årsmøtet med talerett men uten stemmerett: f. Årsmøtets møteleder og varamøteleder g. Medlemmer av kontrollkomitè og valgkomitè.» 10.6 Stemmerett, avstemming og valg i årsmøtet «( ) I saker der det er likt stemmetall, har styreleder dobbeltstemme. ( ) I de tilfeller der styret ikke har stemmerett, skal det foretas ny avstemming. Ved fortsatt stemmelikhet avgjøres saken ved loddtrekning.» Kutyme og sedvane Vedtektene Samvirkelova
EKSEMPEL - GARTNERHALLEN Vedtektene 19 Årsmøte «( ) Ved stemmelikhet teller møteleders stemme dobbelt, unntatt ved valg da stemmelikhet avgjøres ved loddtrekning.» Kutyme og sedvane Vedtektene Samvirkelova
SAMVIRKELOVA - GENERELT Generelt: Samvirkelova er skal passe for et bredt spekter av samvirker, i alle næringer: fra fiskeri til forsikring, fra bilutleiesamvirker til «våre» samvirker. Kutyme og sedvane Vedtektene Samvirkelova angir minimum. Oppgir ofte formuleringer som: «Dette skal være slik og slik, men vedtektene kan angi/fastsette andre ordninger/krav». Samvirkelova
SAMVIRKELOVA - GENERELT IV. Møtereglar 48. Opning av møtet. Møteleiar (1) Styreleiaren eller den styret har peikt ut, opnar årsmøtet. Er det fastsett i vedtektene kven som skal vere møteleiar eller at eit anna organ enn årsmøtet skal velje møteleiaren, jf. andre ledd andre punktum, opnar møteleiaren årsmøtet. ( ) (2) Årsmøtet skal velje ein møteleiar, som ikkje treng vere medlem eller utsending. Vedtektene kan fastsetje kven som skal eller kan vere møteleiar, eller at eit anna organ enn årsmøtet skal velje møteleiaren.
VEDTEKTENE Følger jevnt over samme oppbygging Har jevnt over samme innhald med enkelte varianter over tema. Vedtektene må ordstyrer/møteleder kunne: Hvem har møte-, tale-, forslags- og stemmerett? Har de fremmøtte de rette fullmakter? Hvilket krav er det til avstemmingsresultater? Hvilke frister gjelder og er de overholdt?
FORRETNINGSORDEN Kjøreplan ut over det som står i vedtekter og lovverket: «Slik vi gjør det her hos oss» Noen har forretningsorden vedtektsfestet på agendaen.
KJØREPLANER Møtelederne: - Et manus og program - En detaljert oversikt over saksgangen, opplysninger ordførerne skal gi. - Tidsbruk, pauser etc. - Gjør det lettere å finne steder å kutte inn hvis man får dårlig tid. Teknisk: - Til hotellet og teknsik hjelpemannskap - Hvilket utstyr skal brukes når og hvor
SAMTALER MED NØKKELPERSONER Hvem forbereder årsmøtet hos dere? Kutyme og sedvane Det kan lønne seg å snakke med: Styresekretær (sekretær på møtet/din håndtlanger på årsmøtet) Daglig leder Styreleder Valgkomiteens leder Tidligere møteleder/vara Andre? Vedtektene Samvirkelova
SAMARBEID I ORDSTYRERKOLLEGIET Arbeidsfordeling Policy fra ordstyrerbordet «likhet for loven» Strategi for gjennomgang av saker Gjennomgang av kjøreplan
DEBATTER, VOTERING OG VALG 1. Debatter 2. Voteringer 3. Valg
DEBATTER Generaldebatt eller debatter knyttet til spesifike saker. Tydelig debattregler Innlegg, replikk, svarreplikk Tidsavgrensninger bruk av klokke Sette strek Taleliste skal gjerne protokollføres Dersom det ikke fattes formelt vedtak: oppsummering
DEBATTER Diskuter: Dere har en viktig og opphetet debatt om arbeidsplanen. Mange vil ha ordet, og talelisten er lang. Ordstyrerbordet ser at dette rekker vi ikke. Hva kan gjøres? Sette strek Redusere taletid Kutte ned på/ut replikker Personer som har vært på talerstolen før får kortere tid. Forklare situasjonen for årsmøtet
VOTERINGER Vi kan grovt skille mellom to typer: Votering i ordinære saker Votering over vedtektsendringer Flertallsformer: Alminnelig flertall = over 50% Absolutt flertall = over 50% Simpelt flertall = flertall av avgitte stemmer (også mindre enn halvparten) Vedtektsendringer krever normalt 2/3 flertall (kvalifisert flertall)
VOTERINGER Innkomne forslag: Skal alltid leveres ordstyrerbordet skriftlig Praktisk: lag ferdige «endringsforslagslapper» Redaksjonskomite dersom det trengs Eks. arbeidsplan med mange inkomne forslag. Før votering bør møteleder gjøre rede for hvor mange stemmeberettigede det er i salen Prøvevotering Sekretær har kontroll på antall delegater i salen Bruk av mentometerknapper
VOTERINGER Ved flere innkomne forslag: Utsettelsesforslag skal alltid behandles først Deretter skal de mest ytterliggående forslagene stemmes over først. Bevilgninger: det høyeste beløpet først. Det som bryter med tidligere praksis Det som utelukker flest ande forslag Hovedregel: minst mulig votering. Størst mulig oversikt for årsmøtet. Er det noen som har eksempler på der slike ting har oppstått?
VOTERINGER Diskuter: På årsmøtet fremmes det et forslag til endringer i satser for daggodtgjøring for tillitsvalgte. Forslaget fremmes spontant og har ikke vært kjent for ordstyrerkollegiet tidligere. Hva gjør dere?
VOTERINGER EKSEMPEL PÅ INNKOMMENT FORSLAG
VOTERINGER EKSEMPEL PÅ INNKOMMENT FORSLAG 50.Saker utanom saklista (1) Saker som ikkje er melde til medlemmane etter reglane om innkalling av årsmøtet, kan ikkje avgjerast utan at alle medlemmane i foretaket samtykkjer. Er medlemmane representerte ved utsendingar, er det nok at alle utsendingane samtykkjer. (2) At saka ikkje er oppgitt i innkallinga, hindrar ikkje at: 1. det ordinære årsmøtet avgjer saker som etter lova eller vedtektene skal behandlast på møtet, 2. det ordinære årsmøtet avgjer framlegg om gransking etter 59 første ledd, 3. det blir vedtatt å innkalle til nytt årsmøte for å avgjere framlegg som er gjorde i møtet. Årsmøtet er øverste myndighet, men
VOTERINGER I PRAKSIS Håndsopprekking Rask avklaring på saker der man forventer enstemmighet Prøveavstemminger Aktivisering av salen! Kan kreve tellekorps ordfører oppevner Elektronisk stemmegivning Spesielt nyttig på vedtektsendringer og ved valg. Tidsbesparende
VALG Valg av tillitspersoner er en av de strategisk viktigste grepene årsmøtet gjør. Valg handler om folk, og folk skal behandles med respekt.
VALG Oppgave: En og en: sett opp et punktvis forslag til prosedyre ved personvalg.
VALG 1. Valgkomiteens leder redergjør for valgkomiteens arbeid og legger frem innstilling. 2. Møteleder tar over ordet 3. Møteleder leser opp forslaget 4. Spør salen om det er andre forslag 5. Ber vedkommende om å presentere seg? 6. Valg: skriftlig eller elektronisk (akklamasjon) 7. Møteleder åpner og avslutter stemmegivning
VALG Diskuter: Det er valg, og Per, Ola og Kari stiller til valg til styret. Per får 20 stemmer, Ola får 16 stemmer og Kari får 14 stemmer. 4 er blanke. Som møteledere, hva gjør dere nå?
VALG Normalt skriftlig valg av fast møtende styremedlemmer, ordfører og evt. kontrollkomite. Vedtektene angir dette På et visst punkt kan man godta aklamasjon Valg med flere kandidater skal alltid foretas skriftlig Krav om absolutt flertall Hvis ikke absolutt flertall: omvalg og/eller loddtrekning, avhengig av vedtektene.
TIL SLUTT: DET PRAKTISKE RUNDT Møteleder skal påse en viss profesjonalitet: «Kle deg som du skal te deg» Opplys godt om praktiske forhold Sørg for gode nok pauser til å snakke sammen, fylle på kaffe og en matbit Test lyd, lys og tekniske anliggende La ikke en funksjonær eller gjest få bruke årsmøtets tid på å koble opp en PC til en prosjektor! Møteleder har gjerne helhetsblikket for arrangementet: åpning, avslutning, underholdning og avbrekk
OPPSUMMERING 1. Årsmøtet er organisasjonens høyeste organ 2. Møteleders rolle er å hjelpe organisasjonen gjennom årsmøtet 3. Vær trygg på hva som står i vedtektene 4. Lag en deltaljert kjøreplan 5. Hold hodet kaldt og ta heller en summepause.
RESSURSER «Tillitsmannen en håndbok for tillitsvalgte» - Einar Gerhardsen «Samarbeid og samvirke» Tom Johnstad Samvirkelova Ordstyrerguiden på LandbrukArena.no «Ona Fyr» Ingebrigt Steen Jensen Inger Johanne H. Sveen, 2017