FORSTANDERSKAPSMØTE I HAUGESUND SPAREBANK TORSDAG 22. MARS 2018 KL. 18.00 MIDDAG KL. 19.30 Eventuelt forfall til møtet eller middagen meldes på epost til Grethe Stensletten, gss@haugesund-sparebank.no, eller telefon 481 59 550, snarest
INNKALLING TIL FORSTANDERSKAPSMØTE I HAUGSUND SPAREBANK Alle medlemmer og varamedlemmer i forstanderskapet, styret og valgkomiteen, ansvarlig revisor, bankens administrasjon, intern revisor og personalsjef, innkalles herved til forstanderskapsmøte i Haugesund Sparebank, med etterfølgende middag (alle ansatte inviteres også til middagen) Torsdag 22. mars 2018 kl. 18.00 i bankens lokaler, Haraldsgaten 115, inngang fra Sørhauggaten, til behandling av disse sakene, (jfr. innstilling og dokumenter som følger vedlagt): 1. Årsberetning og forslag til årsregnskap for 2017 2. Revisors beretning for 2017 3. Fastsettelse av revisors godtgjørelse 4. Bankens egenkapitalbevis utbytte for 2017 5. Fullmakt for styret til disposisjon av gavefondet 6. Valg til forstanderskapet, styret og valgkomiteen 7. Honorarer tillitsvalgte 8. Eventuelt Haugesund 8. mars 2018 HAUGESUND SPAREBANK Reidar Pedersen styrets leder
FORSTANDERSKAPSMØTE 22.03.18 SAK NR. 1: ÅRSBERETNING OG FORSLAG TIL ÅRSREGNSKAP FOR 2017. Etter regnskapslovens kapittel 3 skal det hvert år utarbeides årsberetning og årsregnskap. Årsregnskapet skal inneholde resultatregnskap, balanse, kontantstrømoppstilling og noteopplysninger. Forstanderskapet skal tre sammen innen utgangen av mars måned for å behandle årsberetningen og årsregnskapet. Vedlagt følger kopi av styresak nr. 18.0016 hvor styret har behandlet forslag til årsregnskap og årsberetning for 2017. I eget vedlegg (årsrapport 2017) følger årsberetning, resultatregnskap, balanse, kontantstrømoppstilling og noteopplysninger for 2017, samt revisors beretning for 2017. Til orientering i årsrapporten følger også bankens visjon, forretningsidé og forretningsmessige mål/strategier, hovedtall 2017 2016, resultatanalyse og balanseutvikling 2013-2017 samt organisasjonskart og oversikt over tillitsvalgte. Forstanderskapet skal ta imot årsberetningen og fastsette resultatregnskapet og balansen.
Styremøte 22.02.18: Sak nr. 18.0016 ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING 2017. Vedlagt følger forslag til årsregnskap og årsberetning for 2017. Årsregnskapet består av resultatregnskap, balanse, kontantstrømoppstilling og noteopplysninger. Bankens resultat av ordinær drift etter skatt utgjør for 2017 60,9 mill. kroner (71,0 mill. kroner for 2016). 22.2.18 KG Beslutning: Forslag til årsberetning og årsregnskap ble grundig gjennomgått og drøftet. Det forutsettes at styrets leder i samråd med adm. banksjef foretar de rettelser og tilføyelser i årsberetningen som ble drøftet. Årsberetningen og årsregnskapet forutsettes framlagt for forstanderskapet slik det da foreligger.
FORSTANDERSKAPSMØTE 22.03.18 SAK NR. 2: REVISORS BERETNING. Vedlagt følger revisors beretning for 2017 fra Deloitte AS v/statsautorisert revisor Else Holst-Larsen.
FORSTANDERSKAPSMØTE 22.03.18 SAK NR. 3: FASTSETTELSE AV REVISORS GODTGJØRELSE. Forstanderskapet skal fastsette revisors godtgjørelse. Banken har mottatt faktura av 6. mars 2018 fra Deloitte AS. Revisjonshonorar 2017 utgjør kroner 439 350 pluss 25 % merverdiavgift kroner 109.837,50.
FORSTANDERSKAPSMØTE 22.03.18 SAK NR. 4: BANKENS EGENKAPITALBEVIS UTBYTTE FOR 2017 Vedlagt følger styresak 18.0017 vedr. utbytte på egenkapitalbevis for 2017. Styret foreslår følgende disponering av overskudd for 2017 (tall i hele tusen): Resultat før skattekostnad : 80.551 Skattekostnad : 19.683 Resultat til disposisjon : 60.868 Avsetning til gaver : 3.000 Avsetning til utbytte (kr. 5 pr. egenkapitalbevis) : 6.250 Avsetning til utjevningsfond : 1.731 Avsetning til bankens fond : 49.887 Sum forslag til disponering : 60.868
Styremøte 22.02.18 Sak nr. 18.0017 UTBYTTE PÅ EGENKAPITALBEVIS FOR 2017. Før fordeling av overskuddet utgjør egenkapitalbeviseiernes kapital kr. 126.732.370 inkl. overkursfond og utjevningsfond, og bankens kapital kr. 839.814.545 inklusive gavefond. Egenkapitalbeviseiernes andel av totalkapitalen på kr. 967.301.967 utgjør derved 13.1%. Resultatet etter skatt for 2017 utgjør 60,9 mill kroner. Egenkapitaleiernes andel av resultatet utgjør således 60,9 x 13,1% = 7,98 mill kroner Fordelt på 1.250.000 egenkapitalbevis utgjør dette kr. 6,38 pr. egenkapitalbevis. Bankens policy på området tilsier en utdelingsgrad på 50% til 80% av utbyttet, slik at resten av egenkapitaleiernes andel av overskuddet tilføres utjevningsfond. Utjevningsfondet øker verdien på eksisterende egenkapitalbevis, styrker bankens totalkapital og bidrar til å unngå store variasjoner i utbytte over tid. En utdeling på 50% tilsier da 3,19 pr egenkapitalbevis, 80% tilsier 5,10 pr egenkapitalbevis og for å kunne gi 6 kroner må det deles ut 94,0% av overskuddet. Dette er over bankens strategi og anbefales ikke. Det foreslås at det dette første hele driftsåret for egenkapitalbeviseierne deles ut kr. 5,00 pr. egenkapitalbevis, som utgjør 78,4% utdelingsgrad. Dette er omtrent samme utdelingsgrad som for 2016, som hadde en utdeling på 75,9%. Selv om bankene møter stadig økende krav til kapitaldekning vurderer styret en såpass høy utbytteutdeling som forsvarlig for 2017, og antar at utbyttet vil samsvare bra med forventningene i markedet. Utbyttet tilfaller den som eier egenkapitalbeviset på dagen for vedtak av utbytte i forstanderskapet, 22. mars. Utbyttet blir utbetalt 7-8 bankdager etter vedtaket i forstanderskapet. 19.2.18 KG Beslutning: Styret foreslår overfor forstanderskapet at det utbetales et utbytte for 2017 på kr. 5,00 pr. egenkapitalbevis, og at resterende del av egenkapitalbeviseiernes andel av overskuddet, 1,73 mill kroner, tilføres utjevningsfondet.
FORSTANDERSKAPSMØTE 22.03.18 SAK NR. 5: FULLMAKT FOR STYRET TIL DISPOSISJON AV GAVEFONDET Det vises til vedlagte styresak nr. 18.0004 samt til årsberetningens forslag til disponering av bankens overskudd. Det er foreslått en overføring til gavefond med kroner 3.000.000 som i tråd med finansforetaksloven skal anvendes til allmennyttige formål. Dette beløpet kommer i tillegg til den omfattende sponsorvirksomheten og reklamevirksomheten for øvrig som banken driver med. Styrets innstilling til vedtak er som følger: Styret foreslår overfor forstanderskapet at det av overskuddet i regnskapet for 2017 overføres 3 millioner kroner til gavefond. Styret foreslår samtidig at styret får fullmakt til å disponere gavefondet. Gavefondet skal bli benyttet på en slik måte at det fremmer bankens forretningsmessige og markedsmessige interesser, samtidig som lovens krav om anvendelse til allmennyttige formål ivaretas.
STYREMØTE 12.01.17: Sak nr.: 18.0004 GAVEFONDSAVSETNING 2017 FULLMAKT TIL STYRET I regnskapene for årene 2006 2010 ble det årlig avsatt 3 millioner kroner mens det i årene 2011-2016 ble avsatt 2 millioner kroner til bankens gavefond, som i tråd med bankens vedtekter og finansforetaksloven 10-7 kan anvendes til allmennyttige formål i bankens virkeområde. Gavefondet pr. 31.12.17 er på ca. 9,3 millioner kroner og er delvis øremerket til prosjekter som styret har bevilget beløp til, men som ikke er utbetalt. Dette beløper seg til ca. 2,3 millioner kroner (bl.a. Avaldsnesprosjektet, Vindafjord IL, Bygdabøker for Vindafjord og Kuleisen). I løpet av året 2017 er det utbetalt fra gavefondet ca. 1 millioner kroner til diverse formål. Hovedsakelig utgjør gavebeløpene i størrelsesorden kr 5.000 100.000 pr. gave. I tillegg kommer selvfølgelig bankens omfattende sponsorvirksomhet overfor idrett, kultur og frivillige organisasjoner og lag hvor banken har samarbeidsavtaler med ca. 150 foreninger og lag med sponsorbetaling i 2017 på totalt vel 10 millioner kroner (som for 2016). Det er mye som tyder på at de fleste sparebankene vil fortsette med relativt høye gavefondsavsetninger og gavetildelinger, da dette anses å være en styrke for sparebankidèen og en god mulighet for bankene til å spille en betydelig rolle lokalt, selv om stadig skjerpede egenkapitalkrav isolert sett nok tilsier reduksjon. Den årlige avsetningen må selvfølgelig også stå i forhold til årsresultatet, samt være i samsvar med finansforetaksloven 10-17, 4. ledd i forhold at det ved disponeringen av utbyttemidler, herunder gavefondsavsetning, bør legges vekt på at forholdet mellom grunnfondskapitalen og eierandelskapitalen ikke endres vesentlig. For at forholdet mellom grunnfondskapitalen og eierandelskapitalen i banken ikke skal endres vesentlig, og egenkapitalbeviseierne utvannes, bør banken gradvis vurdere å redusere sponsorutbetalingene og øke gavefondsavsetningen. Dette er noe også de største bankene vektlegger. I utkast til budsjett for 2018 er det lagt opp til en reduksjon i sponsorutbetalingene på ca. 1,5 millioner kroner. Reduksjoner er basert på en gjennomgang av hvilke sponsoravtaler administrasjonen mener kan reduseres uten negative konsekvenser for banken. De som får redusert sponsoravtale kan da alternativt søke midler fra bankens gavefond til prosjekter de måtte ha. For at Haugesund Sparebank skal kunne fortsette med gavetildeling til allmennyttige formål på et nivå opp mot det vi har hatt de siste årene, bør gavefondet styrkes ved avsetning også i regnskapet for 2017. Hensyntatt at sponsormidlene reduseres med ca. 1,5 millioner kroner bør gavefondsavsetningen økes gradvis, og 3 millioner kroner bør for 2017 være forsvarlig og tilstrekkelig. Isolert sett er dette ikke en spesielt høy avsetning sammenlignet med andre, men sett i sammenheng med bankens omfattende sponsorvirksomhet er dette totalt sett store bidrag til lokalsamfunnet og samfunnsnyttig arbeid. Selv om det avsettes 3 millioner kroner er det imidlertid fullt mulig for styret å holde tilbake deler av beløpet dersom bankens økonomiske situasjon skulle tilsi at det ville være nødvendig eller ønskelig.
En avsetning til gavefond på 3 millioner kroner vil heller ikke endre vesentlig på forholdet mellom grunnfondskapitalen og eierandelskapitalen i banken. 10.01.18 BHS Beslutning: Styret foreslår overfor forstanderskapet at det av overskuddet i regnskapet for 2017 overføres 3 millioner kroner til gavefond. Styret foreslår samtidig at styret får fullmakt til å disponere gavefondet. Gavefondet skal bli benyttet på en slik måte at det fremmer bankens forretningsmessige og markedsmessige interesser, samtidig som lovens krav om anvendelse til allmennyttige formål ivaretas.
FORSTANDERSKAPSMØTE 22.03.18 SAK NR. 6: VALG TIL FORSTANDERSKAPET, STYRET OG VALGKOMITEEN 1. Valg av leder til forstanderskapet for 2 år. 2. Valg av nestleder til forstanderskapet for 2 år. 3. Valg av leder til styret for 2 år. 4. Valg av 4 medlemmer til styret for 2 år 5. Valg av 4 varamedlemmer til styret for 2 år 6. Valg av 2 medlemmer til valgkomiteen for 2 år. 7. Valg av 3 varamedlemmer til valgkomiteen for 2 år.
VALG I FORSTANDERSKAPET 22.03.2018 - VALGKOMITEENS INNSTILLING Det vises til Haugesund Sparebanks vedtekter kap. 3, 3 9, kap. 4, 4-1, og kap. 5. Valgkomiteen i Haugesund Sparebank har hatt møte 28.02.18 i forbindelse med de valg som skal holdes i forstanderskapets møte torsdag 22. mars d.å. Fra valgkomiteen møtte Leif Aalvik, Berit Gjellesvik, Steinar Strand, Hans Sandvold og André Sæbø. Adm. banksjef Bente Haraldson Syre, leder for compliance og risikostyring/hr Steffen Næss og personalsjef Thorleif Stensen var og tilstede på møtet. Styrets leder Reidar Pedersen, hadde på forhånd orientert valgkomiteens leder om arbeidet i styret. Adm. banksjef Bente Haraldson Syre orienterte valgkomiteen om styrets evaluering. Valgkomiteen har arbeidet grundig med innstillingen og har bl.a. hensyntatt alder, kjønnsfordeling, erfaring, kompetanse og geografi. De foreslåtte kandidater vil etter valgkomiteens mening være gode valg som tillitsvalgte og representanter i bankens organer. Alle kandidater er forespurt og har sagt seg villig til å stille til valg. I forstanderskapsmøtet som skal holdes 22. mars 2018 skal det avholdes følgende valg: 1. FORSTANDERSKAPET 1.1. Valg av leder til forstanderskapet for 2 år. Uttredende er: Sigmund Lundal (kan gjenvelges). Innstilt ble: Sigmund Lundal 1.2. Valg av nestleder til forstanderskapet for 2 år. Uttredende er: Berit Gjellesvik (kan gjenvelges, men ønsker ikke gjenvalg) Innstilt ble: Gunnvor Bakke 2. STYRET 2.1. Valg av leder til styret for 2 år. Uttredende er: Reidar Pedersen (kan gjenvelges) Innstilt ble: Reidar Pedersen
2.2. Valg av 4 medlemmer til styret for 2 år hvorav 1 fra de ansatte. Uttredende er: Thorleif Thormodsen (fratrådt) Borgny Eidesvik (kan gjenvelges) Liv Reidun Grimstvedt (kan gjenvelges) Merethe Hansen fra de ansatte (kan gjenvelges) Innstilt ble: Borgny Eidesvik Liv Reidun Grimstvedt Jone Tveit Merethe Hansen 2.2. Valg av 4 varamedlemmer til styret for 2 år hvorav de ansatte skal ha 2 varamedlemmer. Uttredende er: Jone Tveit Marit Øverland Ilstad Anne-Lise Liestøl fra de ansatte (personlig varamedlem for Merethe Hansen) Rolf Lillehammer fra de ansatte (personlig varamedlem for Hans Olav Omland) (samtlige kan gjenvelges) Innstilt ble: Marius Selsø Håkonsen Marit Øverland Ilstad Anne-Lise Liestøl Rolf Lillehammer 3. VALGKOMITEEN 5 1 Valgkomité for forstanderskapets valg Forstanderskapet velger en valgkomite med 5 medlemmer og 5 varamedlemmer. Av disse skal 1 medlem og 1 personlig varamedlem velges av og blant de ansattes medlemmer i forstanderskapet. Valgkomiteen skal ha representanter fra alle grupper som er representert i forstanderskapet. Valgkomiteen skal sammensettes slik at den har relevant kompetanse i forhold til komiteens og bankens hovedoppgaver. Ved sammensetningen skal det tilstrebes en balanse mellom kjønnene og en geografisk spredning av komiteens medlemmer innen bankens markedsområder. Valget gjelder for 2 år om gangen. Ingen kan sitte samlet mer enn 6 år i valgkomiteen.
5 2 Valgkomiteens arbeid Valgkomiteen skal forberede valg av: - Leder og nestleder i forstanderskapet - Leder, nestleder og øvrige medlemmer og varamedlemmer av styret,(unntatt de ansattes representanter). - Kundenes valg av medlemmer og varamedlemmer til forstanderskapet - Leder, medlemmer og varamedlemmer av valgkomiteen. Valgkomiteens innstilling skal begrunnes. 3.1. Valg av 2 medlemmer til valgkomiteen for 2 år. Uttredende er: Fra de kundevalgte: Fra de ansatte: Steinar Strand (kan gjenvelges) André Sæbø (kan gjenvelges) Innstilt ble: Steinar Strand André Sæbø 3.2. Valg av 3 varamedlemmer til valgkomiteen for 2 år. Uttredende er: Fra de kundevalgte: Fra de kundevalgte: Fra de ansatte: Vibeke Bjerkvik (kan gjenvelges) Nils Konrad Bua (kan gjenvelges) Hilde Juul (kan gjenvelges) Innstilt ble: Vibeke Bjerkvik Nils Konrad Bua Hilde Juul 4. HONORARER TIL TILLITSVALGTE Gjennomgang av honorarer til tillitsvalgte. Gjeldende honorarer med forslag til justeringer følger vedlagt. Medlemmene av valgkomiteen fratrådte møtet når de selv ble inhabile. Vedr. innstilling på valg fra de ansatte gjelder: «Bare medlemmer av forstanderskapet som er valgt av de ansatte har forslagsrett ved valg av de ansattes medlem og varamedlem til styret». Valgkomiteen i Haugesund Sparebank Leif Aalvik (leder) Berit Gjellesvik Steinar Strand Hans Sandvold André Sæbø
TILLITSVALGTE PR. 31.12.17 FORSTANDERSKAPET MEDLEMMER KUNDEVALGTE FRA EGENKAPITALBEVIS- EIERNE FRA DE ANSATTE Sigmund Lundal, leder Olav Granberg Marit Synnøve Frantsen Berit Gjellesvik, nestleder Irene Stuhaug Ørke Eyvind Iversen Elisabeth Haugen Skeie Eli Margrethe Hauge Hilde Marie Juul Torunn Kaasamoen Tønnes B. Tønnessen Anne-Lise Liestøl Leif Aalvik Kjell Helgesen André Sæbø Ellen Markhus Wenche Endresen Vibeke Bjerkvig Nils Konrad Bua Arild Bjordal Francisco Munoz Steinar Strand Gunnvor Bakke Leif Henry Espevoll VARAMEDLEMMER KUNDEVALGT E FRA EGENKAPITALBEVIS- EIERNE FRA DE ANSATTE Kjersti Skogland Urrang Kirsten Sylvi Gloppen Dan Andre Aarsvold Mari Kjølstad Tenden Johannes Tor Geir Johansen Paal Nebylien Morten Hedegaard-Larsen Rolf Lillehammer Finn Nistad Grethe Solheim Ingfrid Nilssen Marit Øverland Ilstad Trygve Hebnes Solfrid Hjortland Kinn STYRET MEDLEMMER Reidar Pedersen, leder John Erik Hagen, nestleder Thorleif Thormodsen Borgny Eidesvik Liv Reidun Grimstvedt Benedicte Storhaug Hans Olav Omland fra de ansatte Merethe Hansen fra de ansatte EKSTERN REVISOR Deloitte AS VALGKOMITE FOR FORSTANDERSKAPET MEDLEMMER VARAMEDLEMMER Leif Aalvik, leder Vibeke Bjerkvig Berit Gjellesvik Leif Henry Espevoll Steinar Strand Gunvor Bakke Hans Sandvold Nils Konrad Bua André Sæbø fra de ansatte Hilde Juul, fra de ansatte VALGKOMITE FOR EGENKAPITALBEVISEIERNE MEDLEMMER VARAMEDLEMMER Astrid Vabø Strand, leder Oddleif Wiig Hans Sandvold John Kongshavn Jan Fredrik Skogland Kirsten Sofie V. Skogland VARAMEDLEMMER Jone Tveit Marit Øverland Ilstad Anne-Lise Liestøl fra de ansatte (personlig varamedlem for Merethe Hansen) Rolf Lillehammer fra de ansatte (personlig varamedlem for Hans Olav Omland)
FORSTANDERSKAPSMØTE 22.03.18 SAK NR. 7: HONORAR TILLITSVALGTE
HONORARER TILLITSVALGTE - HAUGESUND SPAREBANK STYRET Fra 1. april Fra 1.april 2017 2018 Styrets leder 170.000 175.000 Styrets nestleder 120.000 124.000 Styremedlemmer 100.000 104.000 Fast møtende varamedlemmer 64.000 80.000 Øvrige varamedlemmer 15.000 16.000 Øvrige varamedlemmer, pr. møte 3.500 4.000 FORSTANDERSKAPET Forstanderskapets leder 56.000 58.000 Forstanderskapets nestleder 7.000 8.000 Møtende medlemmer/varamedlemmer, pr. møte 2.000 2.500 VALGKOMITEEN Valgkomiteens leder 7.000 8.000 Møtende medlemmer/varamedlemmer, pr. møte 2.000 2.500
FORSTANDERSKAPSMØTE 22.03.18 SAK NR. 8: EVENTUELT:
Vedtekter for Haugesund Sparebank Kap. 1 Foretaksnavn. Forretningskontor. Formål. 1 1 Foretaksnavn og forretningskontor Haugesund Sparebank har sitt forretningskontor i Haugesund kommune. Haugesund Sparebank er opprettet den 1. oktober 1928 og er sammensluttet med Sandeid Sparebank, opprettet den 6. oktober 1911 og tilsluttet Haugesund Sparebank den 21. januar 1964, Bømlo Sparebank, opprettet den 19. februar 1924 og tilsluttet Haugesund Sparebank den 29. august 1969, Skjold Sparebank, opprettet den 8. januar 1870 og tilsluttet Haugesund Sparebank den 4. juni 1976, og Imsland Sparebank, opprettet den 7. april 1916 og tilsluttet Haugesund Sparebank den 1. september 1987. 1 2 Formål Haugesund Sparebank sitt formål er å utføre forretninger og tjenester som det er vanlig eller naturlig at sparebanker kan utføre i henhold til den til enhver tid gjeldende lovgivning og de til enhver tid gitte konsesjoner. Haugesund Sparebank kan yte investeringstjenester i samsvar med verdipapirhandellovens bestemmelser innenfor de til enhver tid gitte konsesjoner. Kap. 2 Egenkapital 2 1 Grunnfondet Haugesund Sparebank sitt opprinnelige grunnfond er kr. 178.751,- og var ytt ved frivillige bidrag. Grunnfondet er delvis tilbakebetalt, rest pr. 1/1-1978 er kr. 44.013,78 som tilbakebetales bidragsyterne uten rente og rentesrente etter vedtak av forstanderskapet og med Finanstilsynets samtykke. De opprinnelige grunnfond i de sammensluttede banker var: Sandeid Sparebank kr. 2.000,-, ytt av tidligere Sandeid kommune, er tilbakebetalt, Bømlo Sparebank kr. 5.000,-, ytt av tidligere Bømlo kommune, er tilbakebetalt, Skjold Sparebank kr. 6.000,-, ytt av oppsitterne i Skjold, er tilbakebetalt, Imsland Sparebank kr. 2.000,-, ytt av tidligere Imsland kommune og kan tilbakebetales etter vedtak av forstanderskapet og med samtykke av Finanstilsynet. Stiftere eller andre har ikke rett til utbytte av virksomheten, ut over eventuelt utbytte på egenkapitalbevis. 2 2 Eierandelskapital Med Kongens/Finansdepartementets samtykke kan forstanderskapet vedta å utstede omsettelige og utbytteberettigede egenkapitalbevis med representasjonsrett i forstanderskapet i henhold til lov 10. april 2015 nr. 17 om finansforetak og finanskonsern (finansforetaksloven).
Sparebankens utstedte eierandelskapital utgjør kr 125 000 000 fordelt på 1 250 000] egenkapitalbevis à kr 100 fullt innbetalt. Sparebankens utstedte egenkapitalbevis skal være registrert i Verdipapirsentralen (VPS). Kap. 3 Forstanderskap 3 1 Forstanderskapet Forstanderskapet er Haugesund Sparebank sin øverste myndighet. Forstanderskapet skal ha 24 medlemmer med 15 varamedlemmer. Det skal legges vekt på at de valgte medlemmene til forstanderskapet samlet avspeiler sparebankens kundestruktur, andre interessegrupper og samfunnsfunksjonen. Forstanderskapets medlemmer og varamedlemmer møter personlig. Det er ikke anledning til å møte ved fullmektig eller rådgiver. Blant forstanderskapets medlemmer velges en leder og en nestleder av forstanderskapet. Leder åpner og leder forstanderskapets møter. Nestleder fungerer i leders fravær. 3 2 Forstanderskapets sammensetning 13 medlemmer og 8 varamedlemmer velges av og blant Haugesund Sparebank sine kunder, jf. 3 4 6 medlemmer med 4 varamedlemmer velges av og blant de ansatte, jf. 3 5 5 medlemmer og 3 varamedlemmer velges av egenkapitalbeviseierne, jf. 3 6 3 3 Valg til forstanderskapet Myndige personer kan velges som medlemmer av forstanderskapet. Medlemmer og varamedlemmer av forstanderskapet velges for 4 år. Forstanderskapet fastsetter nærmere instruks om valgene. Tvister om valget avgjøres av Finanstilsynet der dette følger av lov eller forskrift. 3 4 Kundenes valg av medlemmer til forstanderskapet Haugesund Sparebank sine myndige kunder er stemmeberettiget ved valg av kundenes medlemmer til forstanderskapet. Hvert kundeforhold gir en stemme når noe annet ikke følger av loven eller vedtektene. Det er kun Haugesund Sparebank sine kunder som kan velges som medlem eller varamedlem til forstanderskapet som representant for kundene. Valgene skjer etter følgende fordeling:
Medlemmer Varamedlemmer Bømlo 1 1 Haugesund 8 4 Sveio 1 1 Tysvær 1 1 Vindafjord 2 1 13 8 3 5 Ansattes valg av medlemmer til forstanderskapet De ansatte i Haugesund Sparebank er stemmeberettiget ved valg av de ansattes medlemmer til forstanderskapet. Valg foretas innen utgangen av januar. Det er kun ansatte i Haugesund Sparebank som kan velges som medlem eller varamedlem til forstanderskapet som representant for de ansatte. 3 6 Egenkapitalbeviseiernes valg til forstanderskapet Egenkapitalbeviseierne skal i valgmøte velge 5 medlemmer og 3 varamedlemmer til forstanderskapet i samsvar med de til enhver tid gjeldende rammebetingelser. Enhver myndig eier av egenkapitalbevis kan velges som medlem eller varamedlem. Egenkapitalbeviseiernes valg til forstanderskapet er nærmere regulert i egen valginstruks. 3 7 Innkalling til møte i forstanderskapet Ordinært møte i forstanderskapet skal holdes innen utgangen av mars hvert år. Når dokumenter som gjelder saker som skal behandles i forstanderskapet er gjort tilgjengelig for medlemmene på Haugesund Sparebank sine internettsider, gjelder ikke lovens krav om at dokumentene skal sendes til medlemmene av forstanderskapet. Dette gjelder også dokumenter som etter lov skal inntas i eller vedlegges innkallingen til forstanderskapsmøte. Et medlem av forstanderskapet kan likevel kreve å få tilsendt dokumenter som gjelder saker som skal behandles i forstanderskapet. Medlemmer som ikke kan delta i forstanderskapets møte, skal meddele dette snarest og senest fem dager før møtet. Varamedlemmer innkalles ved ordinære medlemmers forfall. 3 8 Møter og vedtak i forstanderskapet Hvert medlem av forstanderskapet har en stemme. Beslutninger i forstanderskapet treffes ved flertall av de avgitte stemmer med mindre noe annet framgår av disse vedtektene. Står stemmetallet likt, gjelder det som møtelederen slutter seg til. 3 9 Forstanderskapets oppgaver På det ordinære forstanderskapsmøte skal følgende saker behandles og avgjøres: Valg av forstanderskapets leder og nestleder for 2 år Valg av leder, nestleder, medlemmer og varamedlemmer til styret
Valg av leder, medlemmer og varamedlemmer til valgkomiteen Godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, herunder disponering av overskudd Andre saker som etter lov eller vedtekter hører under forstanderskapet Forstanderskapets leder er omfattet av reglene om kreditt til ansatte og tillitsvalgte. Vedtak om eller fullmakt til å ta oppta ansvarlig lånekapital treffes av forstanderskapet med flertall som for vedtektsendring. Vedtak om eller fullmakt til å oppta annen fremmedkapital treffes av styret eller i henhold til delegasjonsvedtak fra styret. Kap. 4 Styret og daglig ledelse 4 1 Styrets sammensetning og oppgaver Styret består av 8 medlemmer med 4 varamedlemmer som velges av forstanderskapet. 2 av styrets medlemmer med personlige varamedlemmer velges blant de ansatte i banken. Styrets leder og nestleder velges av forstanderskapet ved særskilte valg. Medlemmene og varamedlemmene og styrets leder og nestleder velges for 2 år. Styrets oppgaver følger av lov og forskrifter. Det samlede styret kan fungere som Haugesund Sparebank sitt revisjonsutvalg. 4 2 Daglig leder/administrerende banksjef Haugesund Sparebank skal ha daglig leder/administrerende banksjef. Daglig leder/administrerende banksjef tilsettes av styret. Daglig leders/administrerende banksjefs oppgaver følger av lov og forskrifter. Kap. 5 Valgkomite 5 1 Valgkomité for forstanderskapets valg Forstanderskapet velger en valgkomite med 5 medlemmer og 5 varamedlemmer. Av disse skal 1 medlem og 1 personlig varamedlem velges av og blant de ansattes medlemmer i forstanderskapet. Valgkomiteen skal ha representanter fra alle grupper som er representert i forstanderskapet. Valgkomiteen skal sammensettes slik at den har relevant kompetanse i forhold til komiteens og bankens hovedoppgaver. Ved sammensetningen skal det tilstrebes en balanse mellom kjønnene og en geografisk spredning av komiteens medlemmer innen bankens markedsområder.
Valget gjelder for 2 år om gangen. Ingen kan sitte samlet mer enn 6 år i valgkomiteen. 5 2 Valgkomiteens arbeid Valgkomiteen skal forberede valg av: Leder og nestleder i forstanderskapet Leder, nestleder og øvrige medlemmer og varamedlemmer av styret,(unntatt de ansattes representanter) Kundenes valg av medlemmer og varamedlemmer til forstanderskapet Leder, medlemmer og varamedlemmer av valgkomiteen Valgkomiteens innstilling skal begrunnes. 5 3 Valgkomité for egenkapitalbeviseiernes valg Egenkapitalbeviseierne velger på egenkapitalbeviseiermøtet en valgkomité som skal ha 3 medlemmer og 3 varamedlemmer. Valgkomiteen skal forberede egenkapitalbeviseiernes valg av medlemmer til forstanderskapet med varamedlemmer, samt valg av medlemmer og varamedlemmer til valgkomiteen for egenkapitalbeviseiernes valg og innstille på et medlem til valgkomiteen som nevnt i 5-1. Valgkomiteens innstilling skal begrunnes. Kap. 6 Anvendelse av overskudd og inndekning av underskudd 6 1 Anvendelse av overskudd Overskuddet av Haugesund Sparebank sin virksomhet etter fradrag av utbytte og utdeling av gaver skal legges til bankens fond. Årets overskudd og utbyttemidler fordeles mellom bankens grunnfond og eierandelskapitalen. Utbyttemidler kan benyttes til utbytte på eierandelskapitalen, til gaver til allmennyttige formål eller overføres til gavefond eller overføres til stiftelse med allmennyttig formål. 6 2 Inndekning av underskudd Underskudd etter resultatregnskapet for siste regnskapsår skal først søkes dekket ved forholdsmessig overføring fra grunnfondskapitalen, herunder gavefondet, og den eierandelskapitalen som overstiger vedtektsfestet eierandelskapital, herunder utjevningsfondet. Underskudd som ikke dekkes slik, dekkes ved forholdsmessig overføring fra overkursfondet og kompensasjonsfondet. Ytterligere underskudd dekkes ved nedsettelse av vedtektsfestet eierandelskapital og eventuelt ved nedsettelse av annen kapital.
Kap. 7 Vedtektsendringer 7 1 Vedtektsendringer Endring av disse vedtektene kan vedtas av forstanderskapet. Beslutning om å endre vedtektene i Haugesund Sparebank er gyldig når minst to tredeler av dem som er til stede, og minst halvparten av alle forstandere stemmer for det. Kap. 8 Avvikling 8 1 Beslutning om avvikling av Haugesund Sparebank Forstanderskapet tar stilling til styrets forslag om avvikling av Haugesund Sparebank. Vedtak om avvikling fattes med samme flertall som for vedtektsendringer. 8 2 Disponering av Haugesund Sparebank sin kapital ved avvikling Ved avvikling av Haugesund Sparebank skal overskytende midler etter at alle forpliktelser er dekket, overføres til en eller flere sparebankstiftelser. Disse vedtekter er vedtatt av forstanderskapet for Haugesund Sparebank i møte 2. mai 2016.