Etiske retningslinjer Dokumentnavn Etiske retningslinjer Hjemmel Lov om finansforetak og finanskonsern (Finansforetaksloven), 8-6, annet ledd og 13-5, første ledd. EU direktiv 2009/138/EF om Solvens II (Solvens II-direktivet), art. 41 (1) Kommisjonsforordning C (2014) 7230 (Final), art. 258 nr. 5 EIOPAS guidelines gir utfyllende bestemmelser Gjelder for selskap Knif Trygghet Forsikring AS Gjelder avdeling(er) Godkjent av Alle Styret Dato godkjent 29.08.2017 Eier Risikoeier Administrerende direktør Personal og administrasjonssjef Neste revisjon 2018 Versjon 3 Endringshistorikk Versjon Dato Endring godkjent (J/N) Beskrivelse 1 08.03.2011 J Første gang vedtatt av styret 2 08.12.2015 J Overgang til Solvens II 3 29.08.2017 J
Innholdsfortegnelse 1 Formål... 3 2 Henvisning til andre retningslinjer og rutiner... 3 3 Definisjoner... 3 4 Prinsipper for de etiske retningslinjene... 3 5 Personlig atferd... 4 5.1 Diskriminering... 4 5.2 Rusmidler... 4 5.3 Konfidensialitet... 4 5.4 Knif Trygghets eiendeler... 4 5.5 Reiser og arrangementer... 4 5.6 Miljø... 4 6 Mulige interessekonflikter og integritet... 4 6.1 Integritet... 4 6.2 Gaver... 5 6.3 Økonomisk disponeringer... 5 7 Forhold til mediene og allmennheten... 5 8 Varsling... 5 9 Overtredelse... 5 10 Organisering, roller og ansvar... 5 11 Kontroll... 6 12 Rapportering... 6 Side 2 av 6
1 Formål Formålet med etiske retningslinjer er å klargjøre Knif Trygghets forventinger til personlig atferd ovenfor ansatte, tillitsvalgte, styremedlemmer og andre som utfører arbeid på vegne av Knif Trygghet, slik at arbeidet utføres på en etisk forsvarlig måte. Medarbeidere i Knif Trygghet skal føle seg trygge på støtte fra arbeidsgiver når arbeidet utføres i tråd med retningslinjene. De etiske retningslinjene er et utrykk for Knif Trygghets grunnleggende syn på ansvarlig og etisk atferd. De er ikke uttømmende, og dekker ikke alle etiske problemstillinger. Det kreves god dømmekraft for å avgjøre om en bestemt handling eller beslutning er etisk forsvarlig. Dokumentet skal beskrive overordnede føringer og prinsipper for etiske retningslinjer, herunder tydeliggjøre myndighet, roller og ansvar. De etiske retningslinjene skal underbygge selskapets overordnede visjon og mål, forretningsstrategier og verdier. Styrings- og kontrollsystem, retningslinjer og rutiner skal være tilpasset risikoen ved og omfanget av virksomheten i foretaket. 2 Henvisning til andre retningslinjer og rutiner Etiske retningslinjer må ses i sammenheng med selskapets risikostyring og internkontroll, og det henvises til retningslinjer for dette. 3 Definisjoner Med etiske retningslinjer menes de etiske standardene selskapet ønsker skal være retningsgivende for arbeidet som utføres i møte med kunder, eiere, leverandører, ansatte og tillitsvalgte i organisasjonen. 4 Prinsipper for de etiske retningslinjene Knif Trygghets kjerneverdier skal legges til grunn for alt arbeid som utføres i eller på vegne av selskapet. Knif Trygghets kjerneverdier er: Redelig Engasjert Forutsigbar Vennlig Ansatte og andre som omfattes av retningslinjene skal: opptre profesjonelt og med aktsomhet, redelighet og saklighet avstå fra handlinger som kan svekke tilliten til Knif Trygghet Side 3 av 6
være bevisst på etiske problemstillinger i forsikringsbransjen, herunder forsikringssvindel, hvitvasking og økonomisk kriminalitet være bevisst på at det kan være andre etiske grunnverdier som gjelder hos Knif Trygghets eiere enn i samfunnet generelt 5 Personlig atferd Alle skal bidra til at Knif Trygghet har et godt arbeidsmiljø som preges av våre kjerneverdier. 5.1 Diskriminering Knif Trygghet aksepterer ingen form for trakassering, diskriminering eller annen utilbørlig atferd overfor kollegaer eller andre man forholder seg til som ansatt. 5.2 Rusmidler Ansatte skal ikke være påvirket av noe rusmiddel på jobb eller som representant for Knif Trygghet. 5.3 Konfidensialitet Sensitiv informasjon skal behandles etter krav i Personvernloven. Taushetsplikt om all informasjon i selskapet gjelder også etter at ansatte har sluttet. Se Knif Trygghets Rutinehåndbok for Personvern og IT sikkerhet. 5.4 Knif Trygghets eiendeler Alle eiendeler og utstyr, herunder datautstyr og kontormateriell, skal i hovedsak benyttes til arbeidsrelaterte formål. 5.5 Reiser og arrangementer Medarbeidere i Knif Trygghet forventes å opptre i henhold til disse etiske retningslinjene når de er på tjenestereiser, kurs og andre arrangementer. 5.6 Miljø Det forventes bevissthet om de konsekvensene atferd og beslutninger kan få for miljøet. Miljøvurderinger og miljøkostnader inkluderes i alle beslutninger. 6 Mulige interessekonflikter og integritet 6.1 Integritet Knif Trygghet er imot alle former for økonomisk kriminalitet eller forsøk på dette, og arbeider aktivt for at dette ikke forekommer. Ansatte skal ikke behandle en sak eller søke å påvirke en sak dersom det er særlige forhold som er egnet til å svekke tilliten til egen uavhengighet eller til Knif Trygghet. Side 4 av 6
6.2 Gaver I kontakt med leverandører, kunder, eiere eller tillitsvalgte skal ansatte ikke motta noen form for gaver eller goder som er egnet til å svekke eller skade eget eller Knif Trygghets omdømme. Medarbeidere må være seg bevisst at tilsvarende handlinger foretatt av nærstående også kan bidra til svekket omdømme, og må gjøre sitt for at slike handlinger ikke finner sted. Ansatte skal ikke tilby gaver, bevertning eller annet som kan oppfattes som utilbørlige fordeler for mottaker og som derigjennom kan så tvil om motivet for dette. 6.3 Økonomisk disponeringer Medarbeideres private investeringer og økonomiske disponeringer skal skje innenfor en ansvarlig økonomisk ramme. Knif Trygghets interesser og personlige interesser må ikke sammenblandes. 7 Forhold til mediene og allmennheten All kommunikasjon i Knif Trygghet skal være åpen, ærlig og tydelig. Dette sikres best ved en konsistent og koordinert opptreden overfor kunder, media og andre. Kun styreleder, administrerende direktør eller den han utpeker, skal uttale seg på vegne av selskapet. 8 Varsling Knif Trygghet ønsker en åpen bedriftskultur der det oppfordres til å melde fra om bekymringer til nærmeste leder, alternativt tillitsvalgt eller verneombud. Brudd på lover og regler skal varsles uten opphold. Rutine og system for ekstern varsling skal foreligge. 9 Overtredelse Brudd på de etiske retningslinjene vil kunne medføre disiplinære reaksjoner. 10 Organisering, roller og ansvar Styret: Overordnet ansvar for forvaltning av selskapet. Styret skal overvåke og styre Knif Trygghets samlede risiko og jevnlig vurdere om selskapets styrings- og kontrollordninger er tilpasset risikonivå og omfang av virksomheten. Styret skal vedta etiske retningslinjer. Styre- og varemedlemmer er omfattet av retningslinjene i utførelsen av sine tillitsverv. Administrerende direktør: Ansvar for daglig ledelse og gjennomføring av styrets beslutninger. Skal sørge for at etiske retningslinjer følges opp innenfor vedtatte risikorammer. Personal- og administrasjonssjef: Ansvar for oppfølging av etiske retningslinjer. Avdelingssjefer: Avdelingssjefene har et særlig ansvar for oppfølging av etiske retningslinjer og skal fremstå som gode rollemodeller. Side 5 av 6
Alle ansatte: Alle ansatte, inkludert midlertidige ansatte er omfattet av de etiske retningslinjene. Alle ansatte plikter å gjøre seg kjent med etiske retningslinjer og medvirke til at disse blir fulgt. Ansatte må også ha et bevisst forhold til hvordan deres private atferd kan påvirke tilliten til Knif Trygghet. Utkontraktert virksomhet / samarbeidspartnere: Knif Trygghet ønsker å bidra til at utkontraktert virksomhet (agent etc.) og eksterne samarbeidspartnere følger selskapets etiske retningslinjer ved å gjøre retningslinjene kjent for dem. 11 Kontroll Pers.adm.sjef: Pers.adm.sjef har førstelinjeansvar for etiske retningslinjer, og skal dokumentere at risikostyring og internkontroll for området er gjennomført i henhold til gjeldende retningslinjer og rutiner. Risikostyringssjef: Risikostyringsfunksjonen skal påse at risikostyring og internkontroll relatert etiske retningslinjer er tilstrekkelig, samt kontrollere at risikoeksponeringen er akseptabel og innenfor fastsatte rammer. Risikostyringssjefen skal kontrollere at det foreligger hensiktsmessige rutiner. Complianceansvarlig: Compliancefunksjonen skal overvåke og vurdere risikoeiers etterlevelse av etiske retningslinjer samt vurdere om retningslinjer og rutiner samsvarer med lov og forskrift. 12 Rapportering Risikostyringssjef skal rapportere status for risikoeksponering relatert etiske retningslinjer til styret via administrerende direktør minimum årlig, samt umiddelbart ved alvorlige brudd, jf. retningslinjer for risikostyring. Compliancefunksjon skal rapportere status for etterlevelse av etiske retningslinjer til styret via administrerende direktør minimum årlig, jf. retningslinjer for compliance. Side 6 av 6