ØKONOMIREGLEMENT FOR SOT Innholdsfortegnelse 1.0 Innledning... 1 2.0 Ansvarsforhold... 1 3.0 Driftstøtte, økonomiske avtaler og lån... 1 4.0 Behandling av økonomiske saker... 2 5.0 Reisegodtgjørelse... 2 6.0 Kostgodtgjørelse... 3 7.0 Driftsstøtte til ledergruppene (LG)... 3 8.0 Generelt... 4
1.0 Innledning 1.1 Økonomireglementet gjelder for alle tillitsvalgte i Studentorganisasjonen i Telemark (SOT) under utøvelsen av sitt virke i organisasjonen og er vedtatt med hjemmel i SOTs vedtekter 15-4. 1.2 Økonomireglementet kan endres av studentparlamentet med hjemmel i SOTs vedtekter 15-9. Sekretariatet kan foreta redaksjonelle endringer. 1.3 Økonomireglementet skal leses av samtlige tillitsvalgte i organisasjonen som er med og fatter økonomiske vedtak eller har økonomiansvar. 2.0 Ansvarsforhold 2.1 Studentparlamentet har det overordnede ansvaret for disponeringen av SOTs økonomiske midler innenfor totalrammen av vedtatt budsjett. 2.2 AU skal i samarbeid med sekretariatet utarbeide forslag til budsjett. AU innstiller på forslag til budsjett som legges fram i studentparlamentet sammen med regnskap fra foregående regnskapsår. Studentparlamentet skal vedta budsjett og regnskap på kalenderårets første SP-møte, jfr. SOTs vedtekter 15-6. 2.3 Økonomiansvarlig skal godkjenne betaling av samtlige regninger. Organisasjonssekretæren kan sende kopi av regning på e-post til økonomiansvarlig for godkjenning. I hastesaker kan leder av SOT godkjenne betalinger dersom det ikke er mulig å få tak i økonomiansvarlig. Samme bestemmelser gjelder for reiseregninger. Minimum en gang i måneden skal organisasjonssekretæren sende samtlige regninger til økonomiansvarlig for signering. Økonomiansvarlig i SOT skal kontrollere regnskapet minst to (2) ganger per semester. SOTs foreløpige regnskap skal legges fram på hvert møte i studentparlamentet. 2.4 Organisasjonssekretæren disponerer SOTs konti og har rett til å bestille og kjøpe varer og tjenester på vegne av SOT i henhold til gjeldende totalramme for budsjett. Kjøp som gjennomføres med bankkort skal føres i fastsatt skjema. Organisasjonssekretæren informerer økonomiansvarlig og leder ved bestilling og kjøp av varer og tjenester. 2.5 SOTs regnskap skal revideres og revisjonsberetning skal alltid medfølge årsregnskapet som fremlegges på SOTs årsmøte. Regnskapet skal godkjennes av HiT dersom SOT ikke bruker ekstern revisor. HiT velger da selv hvilke rutiner de vil benytte i revisjonsarbeidet ved årsavslutningen og gjennom året. 3.0 Driftstøtte, økonomiske avtaler og lån 3.1 Avtaler om lån av penger skal ikke inngås av personer på vegne av SOT. SOT baserer sin drift på det årlige driftstilskuddet fra HiT og eventuelle andre støtteordninger. Side 1 av 4
3.2 Tillitspersoner i SOT kan ikke inngå kommersielle avtaler som binder SOT til noe som hindrer organisasjonens rett til å kunne samarbeide med hvilken som helst aktør. SOT kan inngå avtaler med for eksempel studentkalenderen og studentpakken. 3.3 SOT mottar årlig driftsstøtte fra HiT som skal dekke den normale driften av SOT. Dette skal fordeles i budsjett sammen med et eventuelt overskudd fra året før. 3.4 Dersom SOT mottar økonomisk støtte til arrangementer skal midlene kun brukes til å dekke kostnader forbundet med arrangementet. 4.0 Behandling av økonomiske saker 4.1 Bruk og refusjon av midler: Refusjon av utgifter skal avtales med sekretariatet på forhånd. Det gjelder for eksempel utgifter til reise og bevertning. Refusjonskrav fremsatt uten tilfredsstillende dokumentasjon skal alltid avvises. SOTs midler kan ikke under noen omstendigheter brukes til: Private utgifter. Private lån. Tiltak som ikke er vedtatt. Økonomisk støtte til andre foreninger eller tiltak som ikke har direkte tilknytning til SOTs arbeid. 4.2 Dersom representanter i SOT opplever utilbørlig press, hvor det gjøres forsøk på å påvirke avgjørelser til fordel for søker i økonomisaker, vil kunne medføre at saken avvises. 4.3 Enhver som skal delta i avgjørelser av økonomisaker kan konferere med andre, som for eksempel HiTs økonomiavdeling, for å få forslag til hvordan saken kan løses på best mulig måte. 4.4 Avgjørelser i økonomisaker er endelige og kan ikke påklages. 5.0 Reisegodtgjørelse 5.1 Reisegodtgjørelse gjelder for samtlige som i en eller annen sammenheng representerer SOT, samt for organisasjonssekretæren i SOT. 5.2 Reiser skal foretas på billigst og mest hensiktsmessig måte. Rabatterte billetter skal benyttes når det er mulig. Kjøregodtgjørelse refunderes etter satsene i statens reiseregulativ ved bruk av egen bil. Passasjertillegg refunderes også etter satsene i statens reiseregulativ. 5.3 Bruk av taxi skal begrunnes spesielt og godkjennes av SOTs leder og økonomiansvarlig før kostnadene refunderes. Side 2 av 4
5.4 Reiseutgifter refunderes etterskuddsvis. Det utbetales ikke forskudd, men organisasjonssekretæren kan bestille og betale reiser for tillitsvalgte etter godkjennelse fra økonomiansvarlig. 5.5 Reiseregninger skal skrives på fastsatt skjema og sendes til organisasjonssekretærens kontor snarest, og senest en (1) måned etter at reisen er avsluttet. Reiseutgiftene må dokumenteres og kvitteringer for utgifter som kreves refundert i tillegg må vedlegges. Økonomiansvarlig skal godkjenne betaling av samtlige refusjonskrav. Organisasjonssekretæren kan sende kopi av refusjonskravet på e-post til økonomiansvarlig for godkjenning. I hastesaker kan leder av SOT godkjenne betalinger dersom det ikke er mulig å få tak i økonomiansvarlig. Minimum en (1) gang i måneden skal organisasjonssekretæren sende samtlige refusjonskrav til økonomiansvarlig for signering. 5.6 Reiseregningsskjemaet for SOT utformes av SOTs sekretariat og oppdateres etter behov. 6.0 Kostgodtgjørelse 6.1 For reiser over 15 km og som varer utover 6 timer, dekkes utgifter til måltider med 50 % av statens personalhåndbok 9.2.9 9. 6.2 Utgifter til alkoholholdige drikkevarer refunderes ikke. 7.0 Driftsstøtte til ledergruppene (LG) 7.1 Ledergruppen ved SR-leder og sekretær med økonomiansvar skal utarbeide halvårsbudsjett innenfor en gitt økonomisk ramme. SOTs sekretariat kan hjelpe ledergruppene med utarbeidelse av forslag til budsjett, og budsjettene godkjennes av AU. Budsjettene kan revideres en gang per semester. 7.2 Sekretær med økonomiansvar i ledergruppen er ansvarlig for å sende økonomirapport til SOTs organisasjonssekretær senest ått (8) virkedager før møter i SP. Sekretariatet i SOT skal være tilgjengelig for å hjelpe til med utarbeidelse av økonomirapporter. 7.3 Driftsstøtten skal kun brukes til kjøp av varer og tjenester som er direkte knyttet til driften av SR og LG. 7.4 Driftsstøtten kan ikke brukes til private utgifter, private lån, inngåelse av avtaler som er i strid med SOTs styringsdokumenter og tiltak som ikke er vedtatt. 7.5 Sekreter med økonomiansvar i LG plikter å påse at vedtatt budsjett ikke overskrides. 7.6 SOTs organisasjonssekretær og økonomiansvarlig, som utgjør SOTs sekretariat, leder møtene i sekretariatsforum, og det er naturlig at begge har ansvar for oppfølging. Side 3 av 4
8.0 Generelt 8.1 Organisasjonssekretæren skal oppdatere økonomireglementet og reiseregningsskjema ved justeringer av satser som er nevnt i dette reglementet. 8.2 Endringer i økonomireglementet trer i kraft etter møteslutt i studentparlamentet, jfr. SOTs vedtekter 19-1. Side 4 av 4