Lindesnes kommune Kontrollutvalgets årsmelding 2017 Forslag 30.04.18 Agder Sekretariat
Innledning Kommunestyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget er et sentralt hjelpeorgan for kommunestyret, og skal utøve sitt arbeid ihht. kommuneloven og forskrift for kontrollutvalg. Kontrollutvalget rapporterer om sin virksomhet til kommunestyret. KAP. 1 Kontrollutvalgets oppgaver I forskriften om kontrollutvalg 4 heter det: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalget skal påse at: kommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte det blir gjennomført forvaltningsrevisjon og gitt fullmakt til kommunerevisjonen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon innenfor tildelte budsjettrammer det blir gjennomført selskapskontroll resultatene av sitt arbeid blir rapportert til kommunestyret administrasjonens oppfølging av revisjonsmerknader blir rapportert til kommunestyret Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. KAP. 2 Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal se etter at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Lindesnes kommune har benyttet samme revisjon i mange år, og kontrollutvalget mener at det er en forsvarlig revisjonsordning. Ansvarlig revisor har fremlagt som foreskrevet uavhengighetserklæring. Revisjon av kommuneregnskapet Kommuneregnskapet for 2016 ble behandlet i kontrollutvalget 19. april 2017. Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: 1. Kontrollutvalget har behandlet Lindesnes kommunes regnskap for 2016. Sammen med årsregnskapet forelå årsmelding fra rådmannen, samt revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. 2. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsmelding, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Agder Sekretariat 2
3. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetning datert 30. mars 2017, har kontrollutvalget ingen merknader til Lindesnes kommunes årsregnskap for 2016. KAP. 3 Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Det er kontrollutvalget som etter kommunelovens bestemmelser har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette fremgår av 77 nr. 4 som har følgende ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon.) Kapittel 5 i forskrift om kontrollutvalg inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon. Ifølge forskriftens 10 skal kontrollutvalget minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon skal rapporteres til kommunestyret (jf. forskriftens 12). Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019. Agder Sekretariat utarbeidet forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2019 med grunnlag i en Overordnet analyse som Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS hadde gjennomført. Kontrollutvalget behandlet planforslaget i møte den 03.05.16 og foreslo følgende prioritering av prosjekter: Prioritet Prosjektnummer, jf. OA Prosjektområde/beskrivelse 1. 17/18 Mobbing 2. 13 Barnevern 3. 7 Sykefravær 4. 23 Dispensasjoner fra reguleringsplaner 5. 6 Refusjoner 6. 25 Selvkost 7. 22 Pålagte tilsyn etter plan- og bygningsloven Kommunestyret behandlet planforslaget i møte den 20.10.16 og vedtok forslaget fra kontrollutvalget. Gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon Mobbing i skolene i Lindesnes ble gjennomført i 2017 og fremlagt for behandling i kontrollutvalget 23.10.17. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisors anbefalinger i rapporten. 2. Kommunestyret ber om at rådmannen innen 1. juni 2018 gir en skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget om hvordan anbefalingene i rapporten er fulgt opp. Agder Sekretariat 3
I rapporten kommer revisor med følgende anbefalinger: På bakgrunn av sin gjennomgang, gir revisjonen følgende anbefalinger til skolenes videre arbeid med skjult mobbing og digital mobbing: Revisjonen anbefaler at mobbedefinisjon utdypes/eksemplifiseres slik at det blir tydelig at særtrekk ved skjult mobbing og digital mobbing også omfattes av definisjonen. Definisjoner på mobbing bør gi rom for elevens subjektive opplevelse av å bli krenket. Eksempler på flere definisjoner, samt en kort veileder kan finnes på nettsiden til Utdanningsdirektoratet. Det bør tydelig fremgå av kommunens rutiner at det er den enkelte elevs subjektive opplevelse av å bli krenket som er avgjørende i vurderingen av om elevens rett til et godt psykososialt miljø er oppfylt. Dette kravet er skjerpet etter lovendring 01.08.2017 og fremgår nå av oppll. 9a-4 fjerde ledd. Revisjonen anbefaler Lindesnes kommune å vurdere systematisk bruk av kartleggingsverktøy som er tilstrekkelig egnet til å måle forekomsten av ulike former for skjult mobbing. Revisjonen anbefaler Lindesnes ungdomsskole å gjennomføre årlige trivselsundersøkelser på alle trinn, i tråd med kommunens bestemmelser og årshjul for Lindesneskolen. Revisjonen anbefaler oppvekst- og kulturetaten å vurdere en mer nøyaktig og utfyllende beskrivelse av det psykososiale skolemiljøet i sin årlige rapport til kommunestyret. Etter revisjonens mening bør rapporten om tilstanden i grunnopplæringen inneholder konkrete resultater om forekomsten av mobbing i alle skolene. Revisjonen anbefaler kommunen å vurdere særskilte tiltak for å forebygge, avdekke og håndtere forekomsten av skjult mobbing, inkludert baksnakking, ryktespredning og lignende. Kunnskap og tips kan hentes fra relevant forskning på området. Revisjonen anbefaler kommunen å vurdere tiltak og rutiner som er tilstrekkelig egnet til håndtering og oppfølging av tilfeller av digital mobbing. Kunnskap og tips kan hentes fra relevant forskning på området. Skolene bør hvert år gjennomføre og dokumentere en systematisk evaluering av sin plan for elevenes psykososiale skolemiljø. Evalueringen bør baseres på resultatene fra Elevundersøkelsen og lokale trivselsundersøkelser, samt risiko i forhold til målsetningen om nulltoleranse mot mobbing. Revisjonen vil også anbefale Spangereid skole å vurdere behovet for å dokumentere skriftlig skolens egne tiltak og rutiner mot mobbing. Oppfølging av forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget avventer rådmannens tilbakemelding og vil følge opp saken videre. Bestilling av forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har bestilt følgende prosjekt fra Kommunerevisjonen Vest for gjennomføring i 2018: Dispensasjonspraksis fra arealplaner Agder Sekretariat 4
KAP. 4 Kontrollutvalgets oppgaver ved selskapskontroll Etter endringer i kommuneloven og tilhørende forskrifter med virkning fra 1.7.2004, er kontroll og tilsyn med kommunalt eide selskaper en prioritert oppgave, og det er tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll, jf. kommunelovens 77, nr. 5 og 80. Selskapskontrollen består av en obligatorisk del som går ut på å føre tilsyn med forvaltningen av eierinteressene i selskapet (eierskapskontroll) og en frivillig del, som medfører at det også kan gjennomføres forvaltningsrevisjon når kontrollutvalget eller kommunestyret finner det nødvendig eller ønskelig. Selskapskontroll skal gjennomføres på bakgrunn av plan for selskapskontroll, som skal vedtas av kommunestyret. Planlegging av selskapskontroll. Revisjonen utarbeidet forslag til plan for selskapskontroll 2016 2019. Kontrollutvalget behandlet planforslaget i møte den 03.05.16 og foreslo følgende prioritering av prosjekter: 1. Lindesnesregionens Medisinske Senter (LRMS) 2. DDV Drift 3. DDV Strategi Kommunestyret vedtok planforslaget fra kontrollutvalget. Gjennomføring av selskapskontroll. Det er foreløpig ikke bestilt gjennomføring av selskapskontroll. KAP. 5 Kontrollutvalgets medlemmer Kontrollutvalget har høsten 2017 bestått av følgende faste medlemmer: Svein Lysestøl, leder Eirik Skogstad Nilsen, nestleder Henning Helliesen, medlem Edita Schultz, medlem Bente Hennestad, medlem Våren 2017 har kontrollutvalget bestått av følgende faste medlemmer: Svein Lysestøl, leder (permisjon) Eirik Skogstad Nilsen, leder Henning Helliesen, nestleder Edita Schultz, medlem Bjarne Birketvedt, medlem Bente Hennestad, medlem KAP. 6 Møter og saker I løpet av 2017 har det vært avholdt 4 møter og blitt behandlet 12 saker. I tillegg kommer referatsaker og orienteringer. Utvalget har gjennom året fått følgende orienteringer/presentasjoner gjennom året: Agder Sekretariat 5
Dato Ansvarlig Tema 08.02.17 19.04.17 Rådmann v/oppvekst og kultur Rådmann Diverse tema med utgangspunkt i Tilstandsrapport for Lindesnesskolen Administrativ oppfølging av medisin-sak Solkroa Regnskap, konkret post vedrørende Agder Energi Årsregnskap og årsmelding 2016 07.06.17 Kommunerevisjonen Vest Statusrapport vedr. forvaltningsrevisjonsprosjekt 23.10.17 Nye Lindesnes v/prosjektleder og rådmann Kommunerevisjonen Vest «Mobbing i skolene i Lindesnes kommune» Aktuelle tema FR «Mobbing i skolene i Lindesnes kommune» KAP. 7 Øvrige saker Budsjett for kontroll og tilsyn 2018: Etter kontrollutvalgets forskrift 18 skal kontrollutvalget legge frem forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjett for Kontroll og Tilsyn i sitt møte den 23. oktober 2017 og oversendte det til kommunen i henhold til forskriften, som sier at forslaget skal følge med formannskapets forslag til kommunens budsjett ved kommunestyrebehandlingen. KAP. 8 Sekretær for kontrollutvalget Kontrollutvalgene i Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle og Åseral har felles sekretariat gjennom Agder Sekretariat, som er et selskap dannet etter 27 i kommuneloven. Selskapet har 2 ansatte. Agder Sekretariat 6