Innkalling av Formannskapet

Transkript

1 Fedje kommune Innkalling av Formannskapet Møtedato: Møtestad: Slissøyna i fleirbrukshallen Møtetid: 17:00-18:30 Det vert høve til å koma med saker til "Eventuelt". Sak vert oppretta i møtet. Eventuelle forfall må meldast til Vidar Bråthen per tlf , sms til eller per epost til vidar.braathen@fedje.kommune.no Varamedlemmer møter berre etter nærare avtale. Sakliste Saknr Tittel 021/15 Godkjenning av møteinnkalling og sakliste 022/15 Godkjenning av møtebok 023/15 Referatsaker 024/15 Delegerte saker 025/15 Delegerte saker teknikk og miljø 026/15 beredskapsarbeidet i Fedje kommune tilsynsbesøk og planverktøy. 11. mars 2015 Kristin Handeland møteleiar Vidar Bråthen sekretær

2 Fedje kommune Sakspapir Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Evy Uthaug 15/134 Saksnr Utvalg Type Dato 021/15 Formannskapet PS Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Saksutgreiing: Forslag til vedtak: Møteinnkalling og sakliste vert godkjent.

3 Fedje kommune Sakspapir Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Evy Uthaug 15/134 Saksnr Utvalg Type Dato 022/15 Formannskapet PS Godkjenning av møtebok Saksutgreiing: Forslag til vedtak: Møtebok frå sist møte vert godkjent.

4 Fedje kommune Sakspapir Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Evy Uthaug 15/134 Saksnr Utvalg Type Dato 023/15 Formannskapet PS Referatsaker 32T Saksnummer Tittel 023/15.1 Fedje kommune - budsjett 2015 og økonomiplan Saksnummer Tittel 023/15.2 Skatteoppkrevjarfunksjonen - kontrollrapport 2014 Saksnummer Tittel 023/15.3 Utsending av fellingsavgifter Saksnummer Tittel 023/15.4 Årspremie 2015 Saksnummer Tittel 023/15.5 Årsrapport for 2014

5 Fedje kommune Saksnummer Tittel 023/15.6 Årsrapport frå Aufera for 2014 Saksutgreiing: Forslag til vedtak: Referatsaker vert tekne til orientering.

6 Sakshandsamar, innvalstelefon Edvard Høgestøl jr., Vår dato Dykkar dato Vår referanse 2015/ Dykkar referanse Fedje kommune Adm.bygg 5947 Fedje Fedje kommune - budsjett 2015 og økonomiplan Fylkesmannen har motteke særutskrift av kommunestyresak om budsjett for 2015 og økonomiplan , vedteke i kommunestyremøte 11. desember Kommunen er ikkje under statleg kontroll og godkjenning etter kommunelova 60. Etter 15 i forskrifter om årsbudsjettet skal årsbudsjettet, slik det er vedteke av kommunestyret, liggja føre som eige dokument innan 15. januar. Økonomiske oversyn må vera utarbeidd innan 1. mars i budsjettåret. Etter kommunelova 45 tredje punkt skal innstillinga til årsbudsjett ha vore lagt ut til offentleg gjennomsyn i minst 14 dagar før handsaming i kommunestyret. Det er lagt opp til reduksjon i skatteøyret for kommunane frå 11,4 prosent i 2014 til 11,35 prosent i Frie inntekter Kommunen har budsjettert med kr 14,1 mill i skatt på eige og inntekt for I 2014 var det ein samla skatteauke for kommunane i landet på 1,9 prosent. Det er no rekna med ein skatteauke for kommunane frå 2014 til 2015 med 5,6 prosent. Kommunen sitt skattenivå i 2014 var 89,7 prosent av landsgjennomsnittet. I rammeoverføring til kommunane er det symmetrisk inntektsutjamning. Kommunar med skattenivå over landsgjennomsnittet får eit trekk i 2015 tilsvarande 60 prosent av differansen mellom eige skattenivå og landsgjennomsnittet. Dette trekket finansierer kommunar med skattenivå under landsgjennomsnittet med 60 prosent av differansen. Er skattenivået under 90 prosent av landsgjennomsnittet, får kommunen i tillegg ein kompensasjon på 35 prosent for differansen opp mot 90 prosent. Kommunen sine frie inntekter består av ordinær skatt og statleg rammeoverføring, medrekna inntektsutjamning. Sum frie inntekter er budsjettert til kr 50,67 mill. Statens hus Kaigaten 9, 5020 Bergen Telefon: Telefaks: Fylkesmannen i Hordaland Postboks 7310, 5020 Bergen Org.nr: E-post: postmottak@fmho.no Internett:

7 Inntektsprognosen for 2015 er no oppdatert med førebelse innbyggjartal pr og innkomen skatt i Grunnlaget for inntektsutjamninga vil vere innbyggjartal pr For innbyggjartilskot og utgiftsutjamninga med aldersfordeling er grunnlaget innbyggjartal pr Kommunen sitt anslag på frie inntekter i budsjett er rimeleg på linje med siste inntektsprognose. Eigedomsskatt Det er budsjettert med kr 2,1 mill i eigedomsskatt for Det er det same som budsjettert i 2014 og også nivået for resterande år i økonomiplanen. Innkomen eigedomsskatt i 2013 var kr 2,11 mill. Kommunen fekk då ein nedgang frå tidligare år. Eigedomsskatten for 2015 er sju promillar på verk og bruk. Løns- og prisauke Prisindikatoren for kommunesektoren for 2015 er i vedteke statsbudsjett 3,0 prosent. Prisindikatoren består av pårekna lønsvekst 3,3 prosent og pårekna prisvekst på varer og tenester med 2,5 prosent. Avdrag I økonomireglane er det gitt minimumskrav for storleiken på årlege avdrag. Etter kommunelova 50 sjuande ledd kan attståande løpetid for kommunen si samla gjeldsbyrde ikkje overstiga den vegde levetida for kommunen sine anleggsmidlar ved det siste årsskiftet. Kommunelova set eit minstekrav til totale låneavdrag for kommunen. Ein hovudregel vil vere at årlege låneavdrag som eit minimum må utgjere om lag 3 ½ - 4 prosent av lånegjelda (når formidlingslån og avdrag på slike lån ikkje er rekna med). Fylkesmannen tilrår kommunane at dei ordinære avdraga minst er på dette nivået. Det er budsjettert med kr 1,- mill i ordinære avdrag (utanom avdrag på formidlingslån). Kommunen budsjetterte med høge lån i fjor. Det same gjeld i år. Budsjetterte avdrag for 2015 er svært låge, og kanskje for låge iht kommunelova (det avheng av reelt låneopptak i 2014, tidspunkt for opplåning i 2015 og samansettinga av låneporteføljen). Det er uansett ikkje god kommuneøkonomi på sikt å legge avdragsnivået på eit minimum. Driftsresultat Kommunelova 46 punkt 6 legg til grunn at det blir budsjettert med eit driftsresultat som minst er tilstrekkeleg til å dekka renter, ordinære avdrag og nødvendige avsetjingar (inkl. inndekning av underskot). Paragraf 3 i forskriftene om årsrekneskapen presiserer nærare det drifts- og investeringsrekneskapen skal omfatta. Som hovudregel må til dømes ei inntekt og innbetaling som ikkje er ordinær bli ført i investeringsrekneskapen. 2

8 Netto driftsoverskot i budsjettet er kr ,-. Kommunane er i tidlegare år tilrådde å ha eit netto driftsoverskot på minst tre prosent av brutto driftsinntekter, basert på prinsippet om formuebevaring. Frå og med 2014 blir momskompensasjonen ført direkte i investeringsrekneskapen (og utanom driftsrekneskapen). Det får negativ effekt på netto driftsresultat, og TBU (Teknisk berekningsutval for kommunal økonomi) har derfor redusert tilrådinga til 1 ¾ prosent for kommunane generelt. Tilrådinga er no knytt til kommunekonsern, og ikkje som tidlegare til kommunekasse. Nivået på 1 ¾ prosent for netto driftsoverskot er eit tilrådd minstenivå frå utvalet og Fylkesmannen ser det som føremålstenleg at kommunane har eit høgare netto driftsoverskot enn 1 ¾ prosent av driftsinntektene for å ha buffer til å møte økonomiske utfordringar og til framtidige investeringar. Kommunen sitt netto driftsresultat har tradisjonelt vore godt over tilrådinga, med eit gjennomsnitt på 4,56 % av brutto driftsinntekter i perioden For 2014 vart det budsjettert med eit svakare resultat enn tidligare. Det held altså fram i 2015 der kommunen ligg under tilrådinga. Investering, lånegjeld og kapitalutgifter I 2015 er det lagt opp til investeringar på kr 9,55 mill. Dei største investeringane er byggjefelt (kr 3,6 mill), kommunale utleiebustader (kr 2,1 mill), skule (kr 1,25 mill) og rehabilitering av sjukeheim (kr 0,75 mill). Investeringane vert finansierte med lån, stort kr 6,1 mill. Øvrig finansiering er fond, mvakompensasjon og overføring frå driftsrekneskapen. Det vert i tillegg tatt opp inntil kr 1,- mill i startlån. Framover i økonomiplanen er omsorgsbustader den største investeringa, saman med investeringar i skule. Tilskot m.m. gjør likevel at lånetrongen er mindre enn for Det generelle gjeldsnivået for kommunane i landet har auka vesentleg. Nivået må bli vurdert som høgt. Det same gjeld Hordaland. Landsgjennomsnittet (kommunekasse - ikkje konsern) si lånegjeld ved utgangen av 2013 var kr ,- pr. innbyggjar. Kommunen si gjeld stig kraftig. I 2009 var gjelda kr ,- pr innbyggjar, og vart faktisk redusert i Pr var talet kr ,-. Legg vi til grunn budsjettert opplåning i 2014 og 2015 og trekk frå budsjetterte avdrag desse åra, vil kommunen skylde over kr ,- pr innbyggjar ved utgangen av 2015 (basis folketalet ved utgongen av 2013). Det er svært høgt. Gitt kommunen sine høge inntekter, er biletet litt betre om ein ser på gjeld over brutto driftsinntekter, som eit uttrykk for beteningsevne, men det er etter Fylkesmannen sin oppfatning svært uheldig at kommunen aukar opplåninga så kraftig og samstundes reduserer avdraga så mykje. 3

9 Oppsummering Kommunen har blant dei høgaste frie inntektene i fylket, og sjølv om vi legg til eigedomsskatt og andre kraftinntekter, er det berre Eidfjord og Modalen som har meir pr innbyggjar. Sjølv om det er kostbart å være ein øykommune, er kommunen også kompakt. Det legg til rette for relativt god kommuneøkonomi. Kommunen har da også levert gode resultat fram tom 2013 (siste tilgjengelege tal). No vert det lagt til grunn at økonomien er svekka, og budsjettert netto driftsresultat for 2014 og 2015 er lågt. Kommunen sine avdrag i 2015 er for låge. Om dei bryt med kommunelova, er vanskeleg å si utan kjennskap til alle detaljar, men dette må kommunen sjå nærare på. Kommunen si gjeld er høg og stig kraftig i Denne situasjonen bekymrar, og kommunen må vise varsemd med å auka gjelda. Kommunen har siste år betra dokumentasjonen i samband med budsjettarbeidet. Ikkje minst gjeld dette økonomiplanen. Med helsing Lars Sponheim Rune Fjeld assisterande fylkesmann Brevet er godkjent elektronisk og har derfor inga underskrift. Kopi til: Nordhordland revisjonsdistrikt Postboks Isdalstø 4

10

11

12

13

14 Fra: Kristine Skaiaa Born Sendt: 27. januar :51 Til: Postmottak Fedje Emne: Utsending av fellingsavgifter Fedje kommune Referanser: Saksbehandlar: Dato: Dykkar: Kristine Skaiaa Born Vår: 14/899-15/1048 Utsending av fellingsavgifter Det er i jaktåret 2014 ikkje skutt hjort på Fedjes 3 vald. Det er derfor ingen fellingsavgifter å krevje inn. Midlene frå fellingsavgifter skal forvaltas etter viltlova 43. Med helsing Kristine Skaiaa Born rådgjevar landbruk Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har difor ingen signatur. Mottakarar: Fedje kommune

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42 Fedje kommune Sakspapir Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Evy Uthaug 15/134 Saksnr Utvalg Type Dato 024/15 Formannskapet PS Delegerte saker 32T Saksnummer Tittel 002/15 Løyve til å bygga tilbygg på fritidsbustad. Gnr. 168, bnr Saksnummer Tittel 003/15 Premieprognose for 2015 Saksutgreiing: Forslag til vedtak: Delegerte saker vert tekne til orientering.

43 Sak 002/15. Løyve til å bygga tilbygg på fritidsbustad. Gnr. 168, bnr Vedtak I medhald av delegeringsreglement for Fedje kommune, sist revidert i k-sak 021/13 og 20-2 og 21-4 i plan- og bygningslova, gjer teknisk sjef følgjande vedtak : Kommunen har ingen merknader til søknaden med teikning datert 5/ Bygging av tilbygg på fritidsbustad på gnr. 168, bnr. 506, kan ta til. Vilkår for løyvet : Kommunen skal ha skriftleg melding når tiltaket er gjennomført. Lovheimel : i pbl.

44

45 Fedje kommune Sakspapir Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Evy Uthaug 15/134 Saksnr Utvalg Type Dato 025/15 Formannskapet PS Delegerte saker teknikk og miljø 32T Saksnummer Tittel 005/15 Bunkersanlegg ved kommunal kai på Steinborg. Mindre endring av reguleringsplan. Saksnummer Tittel 001/15 Løyve til deling av eigedom. Tre nausttomter. Saksnummer Tittel 003/15 Løyve til deling av grunneigedom Saksnummer Tittel 004/15 Løyve til å bygga garasje mv. Saksnummer Tittel 002/15 Løyve til å byggja naust.

46 Fedje kommune Saksutgreiing: Forslag til vedtak: Delegerte saker vert tekne til orientering.

47 Sak 005/15. Bunkersanlegg ved kommunal kai på Steinborg. Mindre endring av reguleringsplan. Vedtak I medhald av delegeringsreglement for Fedje kommune, sist revidert i k-sak 021/13 og plan- og bygningslova 12-14, gjer teknisk sjef følgjande vedtak : 1) Når det gjeld offentleg veg, vert reguleringsplan for Steinborg endra slik at forma til vegarealet vert i samsvar med søknaden om nytt bunkersanlegg. 2) Føremål offentleg område vert endra til føremål privat tenesteyting ( dette er same hovudføremål som tidlegare) I medhald av delegeringsreglement for Fedje kommune, sist revidert i k-sak 021/13 og plan- og bygningslova 21-4, gjer teknisk sjef følgjande vedtak : Samnøy Maskin får rammeløyve og igangsettingsløyve til å riva garasje ( gamal brannstasjon ) og til å bygga nytt bunkersanlegg på gnr. 168, bnr Fedje fryseri AS er tiltakshavar. Samnøy Maskin vert godkjent som ansvarleg søkjar i samsvar med 22-3 og 23-4 i pbl. Søknad frå Samnøy Maskin om ansvarsrett som prosjekterande og utførande vert godkjent. Lovheimel : 21-4, 22-3, 23-3, 23-5 og 23-6 i pbl. Alt arbeid vert godkjent som arbeid i tiltaksklasse 1. Lovheimel : 9-3 i byggesaksforskrifta. Samnøy Maskin får i samsvar med 29-4, 3. ledd punkt a, i plan- og bygningslova, løyve til å plassera mur 0,5 m frå eigedomsgrensa. Løyvet har følgjande vilkår : Kommunen skal godkjenna endeleg plassering av bygget direkte i marka. Lovheimel : 29-4 i pbl. Horisontal toleranse på utsett plassering = cm. Lovheimel : 6-3 i Forskrift om byggesak. Kommunen skal godjenna detaljteikning av mur, før arbeidet tek til. Sak 001/15. Løyve til deling av eigedom. Tre nausttomter. Vedtak I medhald av delegeringsreglement for Fedje kommune, sist revidert i k-sak 021/13, og plan- og bygningslova 20-1 punkt m, 21-4 og 26-1 gjer teknisk sjef følgjande vedtak : Mona Adele Instefjord, Jan Normann Olsnes, Vigdis Olsnes Søilen, Sigrid Trygg og Anne Lura får løyve til å frådela tre nausttomter frå gnr.169, bnr. 2 i samsvar med reguleringsplan for Torvhaugane. Delinga gjeld område N3 etter planen. Løyvet gjeld i 3 år. Oppmålingsforretning må rekvirerast før løyvet går ut.

48 Sak 003/15. Løyve til deling av grunneigedom. Vedtak I medhald av delegeringsreglement for Fedje kommune, sist revidert i k-sak 021/13, og plan- og bygningslova 20-1 punkt m, 21-4 og 26-1 gjer teknisk sjef følgjande vedtak : Haldis Moldøen får løyve til å frådela ein eigedom frå gnr.172, bnr. 2 i samsvar med delingsplan datert 22. november Frådelt areal skal nyttast til tomt for bustad. Løyvet gjeld i 3 år. Oppmålingsforretning må rekvirerast før løyvet går ut. Sak 004/15. Løyve til å bygga garasje mv. Vedtak I medhald av delegeringsreglement for Fedje kommune, sist revidert i k-sak 021/13 og plan- og bygningslova 21-4 gjer teknisk sjef følgjande vedtak : Samnøy Maskin får rammeløyve og igangsettingsløyve slik det er søkt til å planera tomt, bygga ny avkøyrsle, mur mot kommunal veg, mur mot felles avkøyrsle og garasje på gnr. 168, bnr Kris Aldous er tiltakshavar. Samnøy Maskin vert godkjent som ansvarleg søkjar i samsvar med 22-3 og 23-4 i pbl. Søknad frå Samnøy Maskin om ansvarsrett som prosjekterande og utførande vert godkjent. Lovheimel : 21-4, 22-3, 23-3, 23-5 og 23-6 i pbl. Dette gjeld ikkje ansvar prosjektering og utføring av garasjen, berre arkitektonisk utforming. Søknad om ansvarsrett for prosjektering og bygging av garasjen vert godkjent. Kris Aldous får personleg ansvarsrett i samsvar med 6-8 i Forskrift om byggesak. Alt arbeid vert godkjent som arbeid i tiltaksklasse 1. Lovheimel : 9-3 i byggesaksforskrifta. Løyvet har følgjande vilkår : Kommunen skal godkjenna endeleg plassering av bygget direkte i marka. Lovheimel : 29-4 i pbl. Horisontal toleranse på utsett plassering = cm. Lovheimel : 6-3 i Forskrift om byggesak. Med heimel i 29-2 i pbl, krev kommunen at den visuelle kvaliteten på steinmur skal vera på høgde med følgjande murar : kai på Stormark ( slutt fylkesveg ), ved kontorbygget til Bukser & Berging og ved garasje til E. Horgen. Sak 002/15. Løyve til å byggja naust. Vedtak I medhald av delegeringsreglement for Fedje kommune, sist revidert i k-sak 021/13 og plan- og bygningslova 29-4, tredje ledd, punkt b, gjer teknisk sjef følgjande vedtak :

49 Kari Moldskred Sekkingstad får løyve til å plassera naust i eigedomsgrensa mot gnr. 169, bnr. 1. I medhald av delegeringsreglement for Fedje kommune, sist revidert i k-sak 021/13 og 20-2 og 21-4 i plan- og bygningslova, gjer teknisk sjef følgjande vedtak : Kommunen har ingen merknader til søknaden datert 1/2-15. Riving og bygging av naust på gnr. 169, bnr. 43, kan ta til. Vilkår for løyvet : Kommunen skal ha skriftleg melding når tiltaket er gjennomført. Lovheimel : i pbl.

50 Fedje kommune Sakspapir Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Vidar Bråthen FA - X20, TI - &58 14/727 Saksnr Utvalg Type Dato 026/15 Formannskapet PS beredskapsarbeidet i Fedje kommune tilsynsbesøk og planverktøy. 32T Invitasjon til førebuande møte hjå Fylkesmannen i Hordaland 3. mars 2015 i samband med tilsyn med samfunnstryggleiks- og beredskap (L)(7616) Milepælsplan v2 revisjon 2015 Saksutgreiing: Bakgrunn Beredskapsarbeidet i Fedje kommune. Føringar: Lov og forskrifter. Tilsynsbesøk. Nasjonale og lokale hendingar. Ramme- og planverk. Nytt: Beredskapsarbeidet er forankra i budsjett og økonomiplan. Positiv omlegging. Ny rutine. Forankring lokalt: KKL. Beredskapsrådet. Kommunestyret. Øvingar, nasjonale og lokale hendingar og tilsynsbesøk avdekker «svakheter» i vårt planverktøy og

51 Fedje kommune organisering. Dette inspirerer oss til nytenkning og aktiv involvering. Nyttig korrektiv. Vurdering ROS analyse. Generelt: Det er lagt stor vekt på å byggja opp eit planverk etter same lest / mal. Positiv omlegging. Nye aktuelle hendingar er omtalt i våre planar. Andre aktuelle hendingar er tona litt ned. Bra! Vidare har vi forsøkt å imøtekoma merknader / innspel frå tidlegare tilsynsbesøk. Målet har vore å få til eit ryddig og oversiktleg styrkingsverktøy. Beredskapsplanen innfrir nå minimuskrava frå styresmaktene våre og alt av delplanar, ROS og andre plandokument er samla i eit eige vedlegg. Forventa effekt: Ryddig og tilgjengeleg lokalt planverk. Kort status for beredskapsarbeidet: Form / innhald Investeringar: Aggregat sjukeheimen Installering av omnar i alle kommunale husvære Brannbil / transport + utstyr Planverk Samarbeidsaktørar Fornuftig og ryddig omlegging ført i penn av samfunnsutviklar og beredskapskontakt etter samtaler med KKL og kommuneleiinga. Gjennomført i år. Politisk initiert. Store forventningar. Gjennomført. Planlagt gjennomført i Utskifting nødvendig. Dette arbeidet er forankra politisk. Nytt planverk er ajourført i år. Brei involvering. Ny struktur. Oppfølging. Planarbeidet må forankrast i beredskapsrådet og K i løpet av hausten 2015 for å få med FM sine merknader. Ein statusrapport vert førelagt beredskapsrådet våren Lensmannsetaten og kystverket + HV og andre organ i forsvarets regi. Behov: Nye og oppdaterte samarbeidsavtaler ikkje minst med kystverket. Bruk av kommandorom v/ straumstans. Tidsplan. Dette arbeidet bør vera gjennomført sommaren Ansvar:

52 Fedje kommune KKL Beredskapsrådet Kommunestyret Even og Vidar. Gjennomgang + nødvendige avklaringar i forkant av tilsynsbesøket i april. Oppfølging av tilsynsrapport og planverktøy på ettersommaren Alt av endringar må forankrast her. Oppfølging: Even og Vidar. Leggja fram ein statusrapport i første møte i F/beredskapsmøtet. Ansvar: Even og Vidar. Alt av planarbeid inkl. ROS og tilsyn må forankrast i K hausten Dersom merknadene er omfattande, må milepelsplanen forlengast. Konklusjon Saksutgreiinga viser at det er behov for å ajourføre/oppdatere våre beredskapsplanar for å kome styresmaktene sine krav på ein offensiv og ryddig måte. Administrasjonen legg vekt på å finne gode svar på dei merknader og utfordringar som sentrale styresmakter stiller. Forslag til vedtak: Fedje formannskap / beredskapsråd sluttar seg til rådmannen si oppsummering og forslag til milepælsplan for det lokale beredskapsarbeidet.

53 Sakshandsamar, innvalstelefon Alfa Merethe Sefland, Vår dato Dykkar dato Vår referanse 2014/ Dykkar referanse Fedje kommune Adm. bygg 5947 Fedje Invitasjon til førebuande møte hjå Fylkesmannen i Hordaland 3. mars 2015 i samband med tilsyn med samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i Fedje kommune 8. april 2015 og eventuelt dialog/synfaring 9. april 2015 Vi viser til vårt brev av 28. oktober 2014 med varsel om tilsyn og dialog/synfaring i Fedje kommune. Temaet for dette tilsynet vil primært vere kommunen si oppfølging av 14 og 15 i sivilbeskyttelseslova, nærare utdjupa i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Vi ønskjer no å invitere kommunen, normalt representert ved den kommunale beredskapskontakten og/eller rådmannen, til eit førebuande møte m/lunsj i Statens hus, Kaigaten 9 i Bergen tysdag 3. mars 2015 kl. 10:00 12:00. Viss følgjande dokumentasjon ikkje allereie er sendt oss, minner vi om at kommunen seinast to veker før det førebuande møtet må sende oss (per e-post): - Heilskapleg ROS-analyse - Relevante utdrag av kommuneplanen (samfunnsdel og arealdel) - Overordna krise-/beredskapsplan - Relevante utdrag frå siste utgåve av kommunens styringsdokumentasjon (organisasjonskart, handlingsprogram, årsplanar, budsjett, årsmelding m.m.) - Annan relevant dokumentasjon - Ferdig utfylt statuskartleggingsskjema (Excel-ark som blei sendt saman med varsel om tilsyn den 28. oktober 2014) Underlag sendast på e-post til: fmhopostmottak@fylkesmannen.no I det førebuande møtet vil vi gå gjennom våre forventningar til kommunen innan fagområdet, samt avklare eit opplegg for sjølve tilsynsdagen og eventuell dialog/synfaring påfølgjande dag. Kommunens representant(ar) må vere budd på å presentere kommunens arbeid med samfunnstryggleik og beredskap, og gjere greie for mellom anna oppbygging og struktur i arbeidet, m.a. organisering, strategiar, målstyring osb. Statens hus Kaigaten 9, 5020 Bergen Telefon: Telefaks: Kommunal- og samfunnsplanavdelinga Postboks 7310, 5020 Bergen Org.nr: E-post: postmottak@fmho.no Internett:

54 Det er ønskjeleg at kommunen har med seg oversyn over namn og tittel på dei leiarane med ei rolle i KKL som det er naturleg å ha individuelle samtalar med i samband med tilsynet. Fylkesmannen kan likevel be om samtale med andre enn dei personane som blir foreslått. Dette kjem vi i så fall tilbake til i det førebuande møtet. Eventuelle spørsmål i forkant for det førebuande møtet kan rettast til Alfa Sefland på tlf , eventuelt Fredrik Arnesen på tlf Med helsing Arve Meidell fylkesberedskapssjef Alfa Merethe Sefland seniorrådgjevar Brevet er godkjent elektronisk og har derfor inga underskrift. 2

55 Samfunnstryggleik og beredskap i Fedje kommune Status- og milepælsplan - revisjon av beredskapsplanverket 2015 Even Vaular, beredskapskoordinator 10/ Kva? Detaljar Ansvar Status Ferdig Dokumentasjon på arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap (SS&B) i kommunen Førebuande møte hjå fylkesmannen Statusrapport SS&B førelagt beredskapsrådet (B) Tilsyn frå FM Oppsummerande møte v/fm Førebels / endeleg tilsynsrapport frå FM Plan for oppfølging av tilsyn Statusrapport oppfølging til FM Beredskapsplan Heilskapleg ROSanalyse Øvrig beredskapsplanverk Beredskapsplanverk, delplanar, ROS-analyse, dokumentasjon frå kommunen sine styringsverktøy m.m. sendt fylkesmannen (FM). Vidar/Even Dokumentasjon tilsendt 23/2-15 Vidar Møte gjennomført Tysdag 3/ Status og vegen vidare Vidar / Even Møte i F 17/ Onsdag 8/ FM gjer intervju med medlemmar av kriseleiinga + beredskapskoordinator Førebels tilsynsrapport ved avvik og/eller merknadar. Endeleg rapport kjem med svartfrist. Forpliktande tiltak for oppfølging av eventuelle avvik og/eller merknader. Politiske vedtak om oppfølging av evt avvik/merknader krev det. FM skal haldast oppdatert på framdrifta for oppfølginga Ferdigstilling og forankring i B + K Ferdigstilling og forankring i B + K Forankring i B + K i dei tilfella politisk vedtak er påkrevd. KKL + Even Onsdag 8/ Vidar / Even - - Vidar / Even Slutten av april Frist kjem fram av tilsynsrapport Vidar / Even Frist / prosedyre kjem fram av tilsynsrapport Vidar / Even Hausten 2015 KKL + Even Hausten 2015 KKL + Even Hausten 2015