Innkalling til årsmøte i Ulvangveien BA (SA) på Rondane SPA Høyfjellshotell Skjærtorsdag, 28. mars 2013 kl 1600 Enkel servering

Transkript

1 ULVANGVEIEN BA - Orgnr mars 2013 Innkalling til årsmøte i Ulvangveien BA (SA) på Rondane SPA Høyfjellshotell Skjærtorsdag, 28. mars 2013 kl 1600 Enkel servering Styrets forslag til saksliste: 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden. 2. Valg av møteleder, referent og to medlemmer til å underskrive protokollen. 3. Styrets årsberetning for 2012 (vedlegg A). 4. Regnskap 2012 (vedlegg B). Revisors beretning vil foreligge på årsmøtet. 5. Anvendelse av disponible midler. 6. Saker som legges fram av styret: a. Forslag om endring av organisasjonsform til Ulvangsvegen veglag (vedlegg C). b. Forslag om å bevilge kr til arbeidet med ny skiløypetrasé (vedlegg D). c. Forslag om opprettelse av egen hjemmeside for veglaget (vedlegg E). 7. Styret har ikke mottatt saker til årsmøtet fra medlemmene. 8. Fastsettelse av arbeidsplan/handlingsplan for 2013 (vedlegg F). 9. Fastsettelse av årskontingent 2013 (vedlegg G). 10. Budsjett 2011 (vedlegg (B) 11. Valg av leder *) 12. Valg av styremedlemmer *) 13. Valg av valgkomitémedlemmer *) 14. Valg av revisor *) 15. Eventuelt *) Valgkomiteens innstilling legges fram på årsmøtet. Eierskifte og medlemsoppdateringer meldes styret pr mail til kjetil.flaatedal@prolineas.no, mobil eller pr post til Kjetil O Flaatedal, Bukken Bruses vei 5, 0851 Oslo. Medlemslisten har nå 70 % av andelseiere registrert på mail. Vi ønsker å øke denne andelen. Håper å se flest mulig av dere på årsmøtet! Vedlegg : Styret i Ulvangveien BA 5/ / A Årsberetning 2012 E Årskontingent for 2013 B Regnskap 2012 og budsjett for 2013 C Forslag til endring av vedtektene D Arbeidsplan/handlingsplan for 2014

2 Vedlegg A Årsberetning 2012 til årsmøtet 28. mars 2013 Siden årsmøte 5. april 2012 har styret bestått av følgende: Leder: Harald Fagereng Styremedlem : Helge Farsund Styremedlem : Kjetil O Flaatedal (kasserer/sekr) Styremedlem : Svein Myhre Styremedlem Willy Preintoft jr Styremedlem: Jarl Ødegården Valgkomité: Valgkomité: Revisor: Ole Johan Prytz Eivind Trettøy Solveig Amundsen Styremøter I perioden har styret hatt 5 styremøter, telefon- og mailkontakt etter behov. Behandling av saker: 1. Vedlikehold og drift av veien Grunnet sen vår og isdannelser ble veien åpnet for biltrafikk 26.mai I 2011 og 2010 ble veien åpnet for trafikk hhv 5. mai og 1. juni. Forsinket vårbrøyting, langvarig bløt veibane og mye regn førte til at veien allerede i juli var sterkt nedkjørt og flere av stikkledningene i veien var delvis trykket sammen. Planlagt og vedtatt vedlikehold/ ekstraordinært vedlikehold ble ikke gjennomført grunnet mangel på entreprenører som var overbooket pga flomskader i kommunen. Styret hadde opprinnelig planlagt å bruke kr på veien i Det er påført grus (ca halvferdig grusing) og lagt duk på deler av en 300 m strekning av veien fra vannverket/pumpehuset til ca 500 m fra bom i september i fjor. For dette arbeidet har veilaget mottatt faktura på kr ,- inkl. mva. Veilaget har derfor et betydelig mindreforbruk på veivedlikehold. Styret har vedtatt at arbeidet med vedlikehold av veien skal starte opp igjen med en gang veien er farbar i 2013 og jfr. forslag til budsjett og handlingsplan. 2. Vinterbrøyting av Ulvangveien Styret har arbeidet for gjennomføringen av årsmøtevedtaket I 2011 om vinterbrøyting av hele Ulvangveien. 12. mars 2012 påklaget styret i veilaget Sel formannskaps avslag på søknad om dispensasjon for Ulvangveien fra gjeldende reguleringsplan på Mysuseter. Kommunen oversendte saken for endelig klagebehandling hos Fylkesmannen i Oppland 24. september Etter at veilaget senere i fjor høst fikk informasjon om at kommunen har satt i gang en prosess for å finne en alternativ løypetrase, trakk veilaget klagen. 3. Flytting av skiløypa vekk fra Ulvangveien Styret har konstatert at sommeråpning av veien de seneste år har blitt forsinket flere uker pga skiløypa som går i samme trasé som veien. Skraping av islaget og etterfølgende opptørking har forsinke sommeråpning av veien med 3 4 uker. Det er derfor flere medlemmer som ønsker å bruke hyttene sine langt mer enn de 4 måneder i året det nå gis mulighet for. Det er konstatert at kjøring med løypemaskinen medfører stor belastning på veien. Det må derfor utføres ekstraordinært vedlikehold som medfører større kostnader. Det er ikke gitt noen varig privatrettslig tillatelse til Løypelaget å benytte vegen som skiløype. Styret sendte derfor brev til Løypelaget 24. oktober 2012 som forbød kjøring med løypemaskin med begrunnelsen som at dette påfører veilaget merutgifter til vedlikehold.

3 Styret fikk i referat fra møtet i Sel formannskap 6. november 2012 informasjon om at kommunen hadde startet arbeidet med å se på nye skiløyper og kryssing over Ula. I påvente av nye skiløyper ønsker styret for Ulvangveien BA at det denne vinteren skulle være et skiløypetilbud fra Mysuseter og opp til fjellet. Styret ga derfor i brev til kommunen og Løypelaget 12. desember 2012 dispensasjon til kjøring med løypemaskinen i Ulvangveien denne vinteren (2012/13) med en begrensning om ikke å kjøre med bredere skjær enn nødvendig. Løypelaget har imidlertid i ettertid sagt nei til å kjøre spor etter Ulvangveien denne vinteren noe styret beklager. Selv om Ulvangveien BA har som hovedoppgave og drifte og vedlikeholde Ulvangveien vil styret søke en konstruktiv samhandling med Sel kommune om arbeidet med ny skiløype i Ulvangen. Styret har tidligere uttalt at de vil stille seg positivt til et samarbeide med Løypelaget og Mysuseter vel om alternativ skiløypetrasé I Ulvangområdet. 4. Økonomi Regnskapet 2012 hadde et driftsoverskudd på kr mot budsjettert - kr Overskuddet skyldes lavere aktivitet enn planlagt. For øvrig vises til handlingsplan og langtidsbudsjett som egen sak på årsmøtet. 5. Organisasjonsform Enhetsregisteret har ikke godkjent vedtektsendringene på siste årsmøte der vi vedtok overgang til samvirkeforetak. Styret vil etter dialog med Brønnøysundregisteret foreslå at organisasjonsformen på veilaget endres fra samvirkeforetak til forening. Bakgrunnen for dette er at samvirkeformen primært er tiltenkt foretak med næringsinteresser. Endringsforslaget vil bli fremmet på årsmøtet 28. mars Styret i Ulvangveien BA (SA) 05/ /3-2013

4 Vedlegg B Regnskap for 2012 og budsjett for 2013 Revisors påtegning vil foreligge til årsmøtet

5 Vedlegg C Forslag om endring av organisasjonsform til Ulvangsvegen veglag I 2012 ble Ulvangveien BA bedt om av Brønnøysundregistrene å endre vedtektene til den nye samvirkeloven innen utgangen av I tråd med dette vedtok årsmøtet 5. april 2012 å endre vedtektene til Ulvangveien SA. Det var kun endring av selskapsnavnet fra BA til SA som ble vedtatt av årsmøtet. Styret vil nå foreslå at veilaget endrer organisasjonsform til forening med navnet Ulvangsvegen veglag. For å få en raskest mulig overgang til forening har styret nå registret veilaget som forening i Enhetsregisteret med navnet Ulvangsvegen veglag med orgnr Styrets forslag: Foreslår at veilagets organisasjonsform endres til forening med navnet Ulvangsvegen veglag. Navneendringen endres tilsvarende i vedtektene (se under) i 1, 2, 3, 5, 8 og 9. 1 tredje punktum i nåværende vedtekter endres fra Laget eies og drives.. til Laget er selveiende og drives... Ulvangveien BA, orgnr slettes og erstattet av Ulvangsvegen veglag med orgnr

6 Forslag til VEDTEKTER FOR ULVANGSVEGEN VEILAG til årsmøtet 28. mars VEILAGET Ulvangsvegen veilag, er en forening med vekslende medlemstall, vekslende kapital og begrenset ansvar. Medlemmene hefter bare med sin årskontingent for lagets forpliktelser. Laget er selveiende og drives av medlemmene i henhold til vedtekter og de retningslinjer for drift som årsmøtet fastsetter. Laget har sitt kontor på Mysuseter, 2670 Otta. 2 FORMÅL Lagets formål er å utbedre og vedlikeholde Ulvangsvegen i Sel kommune. 3 MEDLEMSKAP Enkeltpersoner eller bedrifter som er grunneiere i tilknytning til Ulvangsvegen i Sel kommune kan bli medlem i veilaget. Som medlemmer i veilaget kan opptas andre grunneiere som har nytte av Ulvangsvegen og som veilaget er interessert i å ha som medlemmer. Det vil si grunneiere og festere som driver aktiviteter som naturlig faller inn under formålet og som identifiserer seg med veilagets formål, vedtekter og retningslinjer. 4 INNMELDING OG UTMELDING AV MEDLEMMER Nye medlemmer tas opp etter skriftlig søknad. Når et medlem melder seg ut av laget har han ikke krav på tilbakebetaling av andel av foreningens formue. Dersom et medlem vil melde seg ut av foreningen, fordi han har solgt sin hytte, plikter han senest ved utmelding å oppgi til styret v/kasserer navnet og adressen på hyttas nye eier. Nye medlemmer utøver sine rettigheter når vilkårene for inntreden er oppfylt. En uttreden av veilaget hindrer ikke de øvrige medlemmer i å bruke veien over den utmeldte medlems grunn. 5 MEDLEMMENES PLIKTER OG RETTIGHETER Medlemmene har rett til lik og rettferdig bruk av veilagets tjenester. Medlemmene har rett og plikt til å ta imot tillitsverv. Medlemmene plikter å følge vedtekter og retningslinjer for drift av laget. Hver medlem har rett til to bomnøkler. Bruk av Ulvangsvegen skal søkes begrenset til nødvendig kjøring til og fra eiendommene. Ikke- medlemmer, som ønsker å benytte veien, må søke veilagets styre om dette. Årsmøtet fastsetter eventuelle veiavgift. De bruksberettigede og andre som etter søknad er gitt begrenset bruksrett skal rette seg etter veilagets bestemmelser om bruk av veien. 6 KONTINGENT Størrelsen på årskontingenten fastsettes av årsmøtet etter innstilling fra styret. Med mindre annet blir bestemt er kontingenten lik for medlemmene. Når et nytt medlem tas opp i foreningen, plikter han senest samtidig med betaling av årskontingent, å betale det til en hver tid, av Årsmøtet fastsatte innmeldingsgebyr. Dersom et medlem har tapt sin bomnøkkel, og han ønsker å erstatte denne, plikter han å betale det til en hver tid, av Årsmøtet fastsatte gebyr. Ikke- medlemmer som gis anledning til å benytte veien kan bli pålagt å delta i å dekke utgiftene til eventuelle utbedrings- og vedlikeholdsarbeider. Styret fører protokoll over medlemmene. 7 GRUNN TIL VEIER, VELTEPLASS M.V. Samtlige berørte grunneiere i foreningen stiller vederlagsfritt til disposisjon for veilaget grunn til vei, grøfter, møteplass og snuplass. Parkering utenom egen eiendom skal skje på anvist plass. Styret kan kreve at slik parkering legitimeres ved identifikasjon plassert under frontruten. 8 VEDLIKEHOLD OG DRIFT Veilaget har det økonomiske og praktiske ansvar for nødvendig vedlikehold og drift av Ulvangsvegen. Skader utover normal slitasje som påføres veien som følge av et enkelt medlems transport skal utbedres og bekostes av vedkommende skadevolder. Styret kan iverksette tiltak for å regulere og sikre trafikken på Ulvangsvegen. Styret kan nekte bruk av veien for medlemmer som ikke følger vedtektene og styrets instrukser, og som ikke har betalt sin del av innmeldingsgebyr, årskontingent eller nøkkelgebyr. 9 STYRET Ulvangsvegen ledes av et styre og forpliktes ved underskrift av leder og et styremedlem. Styret velges av og blant medlemmene på årsmøtet. Styret består av leder og inntil 5 medlemmer. Funksjonstiden er 2 år. Minst en av styrets medlemmer bør velges fra Sel kommune. Styrets leder velges særskilt. Styremøter holdes så ofte lederen i veilaget finner det påkrevet eller når et styremedlem forlanger det. Til gyldig vedtak kreves det at 3 styremedlemmer stemmer for. Ved stemmelikhet har lederen dobbelstemme. Det føres protokoll over styremøtene. Motforslag protokollføres dersom forslagsstilleren ønsker det. Saker av mindre betydning avgjøres av lederen, men skal refereres i første styremøte.

7 10 STYRETS MYNDIGHET OG PLIKTER Styret skal: 1. Innen utgangen av april innkalle og avholde årsmøte for behandling og godkjennelse av årsberetning, regnskap og budsjett. 2. Innkalle til medlemsmøter ved behov og sørge for at det føres protokoll fra disse. 3. Veilagets leder er ansvarlig for lagets daglige drift, og at driften er i samsvar med vedtektene og retningslinjene for denne. 4. Sørge for forsvarlig vedlikehold av veien, eventuelt oppnevnte daglig leder for veiens drift og utarbeide instruks for ham/henne. 5. Fordele utgiftene og påse at disse innkreves i rett tid, herunder beløp avkrevet ikke- medlemmer for deres tillatte bruk av veien. 6. Sørge for ordnet regnskapsførsel og revisjon, rapporter og årsberetning. 7. Regulere og/eller stoppe transport for kortere eller lengre tid for å beskytte veien, f.eks. ved teleløsning og i flomperioder. Styrets funksjon kan normalt utføres av lederen med forutgående samtykke fra de øvrige medlemmer. 11 ÅRSMØTET Årsmøtet er veilagets øverste myndighet og ledes av styrets leder. Det skal holdes minimum et årsmøte pr år. Årsmøtet finner sted i Påsken (Skjærtorsdag). Til årsmøtet foreligger styrets årsberetning og saksliste for årsmøtet. Innkalling med foreløpig saksliste sendes ut innen seks uker før årsmøtet. Forslag til saker til årsmøtet fra styret eller andelshavere må foreligge fire uker før årsmøtet. Endelig saksliste til årsmøtet, med fullstendig oversikt over saker som skal tas opp under punktene "innkomne saker" og "saker som fremmes av styret'', skal sendes innen tre uker før årsmøtet. Årsmøtet må ellers behandle: 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden 2. Valg av referent og to medlemmer til å underskrive protokollen 3. Styrets årsberetning 4. Regnskap og budsjett 5. Fastsettelse av årskontingent 6. Anvendelse av disponible midler 7. Fastsettelse av arbeidsplan kommende år 8. Valg av leder 9. Valg av styremedlemmer 10. Valg av valgkomitémedlemmer 11. Valg av revisor 12. Saker som legges fram av styret 13. Innkomne saker 14. Eventuelt 12 EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE Når minst 1/3 av medlemmene eller når styrets leder eller når 2 styremedlemmer forlanger det skal det innkalles til ekstraordinært årsmøte. Årsmøtet skal innkalles med minst 10 dagers frist. Innkallingen skal inneholde sakspapirer til de saker som ønskes behandlet. Det skal være minst en måned mellom ordinært og ekstraordinært årsmøte. 13 BEHANDLING AV VEIEN OG DETS OMRÅDE Det er forbudt å legge tømmer eller annet inn i veibanen, i grøfter, på møteplasser eller på snuplasser. Kvist og annet avfall må straks fjernes fra slike steder. Det må utvises spesiell aktsomhet ved nedbarking og lignende av bekker utenfor veiområdet. Skader på veibane og stikkrenner som forårsakes av det enkelte medlem/bruker skal straks utbedres, jfr ANSVAR Medlemmer eller trafikanter som utleder sin bruksrett fra disse og som ikke overholder vedtektene, eller ikke retter seg etter styrets anvisninger eller pålegg, er økonomiske ansvarlig for skader de derved påfører veien, og plikter å utbedre disse. Dersom slik utbedring ikke skjer innen rimelig tid kan styret besørge utbedring for vedkommendes regning. Veilaget har intet selvstendig ansvar for skade påført medlemmer, andre som benytter veien eller deres kjøretøy eller eiendom. Laget har heller intet ansvar for sine medlemmers eventuelle skadevoldende handling. 15 TVISTER Tvister mellom medlemmene eller mellom den enkelte medlem og laget om forholdet som reiser seg av veifellesskapet, avgjøres ved voldgift. Hver av partene oppnevner en voldgiftsrepresentant og sorenskriveren i Vågå som leder. Dersom en av partene ikke har oppnevnt sin voldgiftsrepresentant innen 14 dager etter at han har fått varsel om det, oppnevner sorenskriveren også denne. 16 VEDTEKTSENDRINGER Vedtektsendringer krever 2/3 flertall av de medlemmene som er representert på Årsmøtet. Forslag (med begrunnelse) til slike endringer innsendes til styret senest 1 måned før årsmøtet og utsendes til medlemmene sammen med innkallingen. På årsmøtet har hvert medlem en stemme, jfr. 4. Avgjørelser på årsmøtet treffes ved alminnelig flertall.

8 Vedlegg D Forslag om å bevilge inntil kr til arbeidet med ny skiløypetrasé Styret sendte 7. februar i år brev til formannskapet i Sel kommune v/ordfører Dag Erik Pryhn hvor styret bl.a. skriver: Styret i Ulvangveien BA søker en konstruktiv samhandling med Sel kommune om arbeidet med ny skiløype i Ulvangen. Styret har tidligere uttalt at det vil stille seg positivt til et samarbeide med Løypelaget og Mysuseter vel om alternativ skiløypetrasé i Ulvangområdet. På kommende årsmøte i veilaget vil styret foreslå at det bevilges et lite økonomisk bidrag til dette arbeidet, samt oppfordre medlemmene til dugnadsstøtte for å få laget ny skiløypetrasé. Ulvangveien tilbyr seg også å delta aktiv i den gruppen som er planlagt etablert av kommunen for dette arbeidet. En ny skiløype utenfor Ulvangsvegen vil bety årlige kostnadsbesparelser for veilaget og veien vil kunne bli åpnet tidligere om våren. Forslag til årsmøtet: Styret får fullmakt til å benytte inntil kr som bidrag til arbeidet med nye skiløyper i Ulvangen. Vedlegg E Forslag om opprettelse av egen hjemmeside for veglaget Styret mener at informasjonsflyten til veglagets medlemmer bør bedres. Dette med bakgrunn i : Presis kommunikasjon av tid for sommeråpning, planlagt vedlikehold, kontaktinformasjon til styrets medlemmer og vedlikeholds leverandører. Det er avgjørende at en økt informasjonsmengde ikke genererer ekstra kostnader. Styret mener at en hjemmeside vil kunne gi veglaget en god løsning på dette. Det er nå etablert en hjemmeside demo : Det er foreløpig lagt opp 5 mapper for forskjellig type informasjon. Styret ønsker årsmøtets tilslutning til å benytte hjemmesiden som hovedkanal for kommunikasjon av løpende informasjon, vedtekter og årsmøte innkallinger. Styret vil på årsmøtet redegjøre for hvordan siden er tenkt brukt, men ber samtidig om at medlemmene kommer med forslag til hvilken informasjon man kan ha nytte av på en eventuell hjemmeside. Side: 8 av 1 side

9 Arbeids- og handlingsplan for 2013 Vedlegg F Veilaget fikk svært få tilbud på veiarbeider i Dette kan skyldes for lave anbudsbeløp og stor etterspørsel etter tilbud på veiarbeider. Styret fikk derfor ikke utført nødvendig vedlikehold og planlagt oppgradering av enkelte strekninger på veien i I 2013 foreslår styret at veilaget, inkl. planlagt veieavgift på kr. 500 pr. medlem i 2013 (se egen sak), kan benytte til sammen kr på vedlikehold og nødvendig oppgradering av veien jfr. forslag til budsjett 2012 (se vedlegg B). Styret har besluttet å innhente tilbud fra Bjørnvolden Maskin AS om årlig veivedlikehold av Ulvangsvegen. Tilbudet skal omfatte vårbrøyting (fjerning av snø og is) og sjekking av renner, ca 2 skrapinger/høvlinger av veien, samt påføring av nødvendig grus der veien har fått store hull. Roy Frode Bjørnvolden har sagt seg interessert i et slikt oppdrag og vil oversende veilaget et tilbud. Foruten å ferdigstille påbegynt grusing/legging av duk, er det særlig strekningen fra Tjønnbakkveien og innover til pensjonatet som er i meget dårlig forfatning. Denne strekningen vil bli prioritert med legging av duk/grusing i Eventuelt overskytende midler vi bli benyttet ihht langtidsplan behandlet på årsmøtet Side: 9 av 1 side

10 Vedlegg G Fastsettelse av budsjett og årskontingent for 2013 Årsmøtet i 2012 fastsatte veiavgiften/årskontingenten for 2012 til kr ,-- De siste årene har årskontingent, kostnad for ekstra nøkkel og innmeldingsavgift vært: Forslag Årskontingent kr 500 kr 1000 kr 1000 kr 300 Ekstra nøkkel kr 1000 kr 1000 kr 1000 kr 1000 Innmeldingsavgift kr 3000 kr 3000 kr 3000 kr 3000 I forbindelse med økningen i veiavgiften til kr for 2011 ble det forslaget fra styret lagt inn en forutsetningen at veieavgiften skal reduseres når veilagets egenkapital overstiger kr Grunnet lavere aktivitet enn planlagt, er veilagets egenkapital, korrigert for innkomne fakturaer og ikke innbetalte årskontingent for 2012 kr Styret ønsker ikke å bygge opp mer egenkapital enn nødvendig. Forslag til årsmøtet: Årskontingenten/veiavgiften for 2013 foreslås til kr For styrets forslag til budsjett for 2013 vises til regnskapsoppstillingen i vedlegg B Side: 10 av 1 side