Avvikling av skriftlige skoleeksamener ved UiT status per februar 2007

Transkript

1 Avvikling av skriftlige skoleeksamener ved UiT status per februar 2007 (Notat som Ingrid har bedt om i forbindelse med kartlegging av behov/ønsker fra seksjonene i FSA ved ombygging av Administrasjonsbygget) Seksjon for kvalitetssikring og eksamen Behov for totalt 8 kontorer. Behov våren 2007 Vi er per i dag ikke kommet så langt i selve romplanleggingen for inneværende semester (vår 2007), men eksamener til og med 15. mars er satt opp i Aud.max. med til sammen 880 kandidater fordelt på 18 dager. I perioden 16. mars juni er det per i dag registerert 193 eksamener som skal arrangeres med til sammen 5541 kandidater fordelt på 35 dager. Eksamenstjenestenes behov/ønsker i forbindelse med ombygging av Administrasjonsbygget: Eksamenslokaliteter med om lag like stor kapasitet som i dagens Aud.max., inkludert scenen, er ønskelig. 100 eksamensplasser ville være ideelt. Ett stort lokale er mer hensiktsmessig enn flere små. Funksjonskrav: mye luft og lys. God lydisolering i forhold til bruken av Aud.max. spesielt og øvrig bruk av bygget generelt. Allergivennlig. Universelt tilrettelagt slik at både lokaler og atkomst også er tilpasset studenter/personer med nedsatt funksjonsevne. I tillegg: PC-stue med plass til PC er. Dedikert til eksamenskandidater som er avhengig av PC som hjelpemiddel til eksamen (lese- og skrivevansker, muskel- og skjelettplager). Behovet er svært stort. Dagens kapasitet på 12 PC er er alt for lite. Erfaring viser at det er hyppig og jevnlig behov for teknisk assistanse fra IT-avdelinga til en slik PC-stue, noe som har vist seg vanskelig å oppnå om PC-stua ligger utenfor campus (f.eks Åsgård). Det er derfor svært viktig at dette rommet er på Campus, og aller helst i Administrasjonsbygget. Det er viktig at PC-stua ligger nær ekspertene hvis noe skulle gå galt. Garderobe for eksamenskandidatene 1-2 små rom til kandidater som har fått innvilget særlig tilrettelegging i form av eget rom, amming, hviletid, osv. Lager/rom til eksamenspapir/kandidatarkivet/safe til eksamensoppgaver / pakkebord. Dette har vi i dag i eget arkivrom i FSAs lokaler i 3. etg. (ca 10 kvm?) Pauserom/pausekrok til eksamensvakter og eksamenskandidater I tillegg har vi ofte overbooket. Det gjør at vi kan ha behov for ekstra eksamensplasser. Tidligere har vi bestilt Lillehiet og også gjort avtale med vaktmester om bruk av kantina enkelte dager. Derfor ønskelig at Aud.max. skal kunne benyttes som reserve også etter ombygging. Arealet på scenen i Aud.max. er i dag også et lesesal-tilbud til studenter med allergi og/eller andre spesielle behov. Bekymring for fremtidig bruk av Aud.max. og støy i forhold til at det ligger like ved eksamenslokaliteter. Lydisoleringen må være god! 1

2 På sikt vil mye av den ordinær eksamensavviklingen sannsynligvis bli PC-basert. Ved UiT finnes i dag ingen store PC-lokaler. Det kan derfor være en ide å bygge eksamenslokalet i Administrasjonsbygget slik at ventilasjon og kabel-system er tilpasset et slikt fremtidig bruk. Bruk av Aud.max.: Dersom det blir bestemt at Aud.max. fremdeles skal brukes til eksamensformål, kan man utvide kapasiteten betraktelig ved å bygge eksamensplasser i to etasjer. Alternativt til å bruke Aud.max. for å få mer liv i huset, kan være å heller bygge en stor PC-lab for studentene med glassvegger og skillevegger som kan brukes ved behov (og som også kan benyttes til eksamensformål i hovedperiodene). Kanskje man samlet i Aud.max. og Kantinearealet kan få opptil 300 eksamenssitteplasser slik at leieavtalen med Åsgård kan sies opp? Dersom vi i Administrasjonsbygget satser på en slik stor PC-lab og en velutstyrt kaffebar, så vil kanskje dette kunne lokke studenter hit og lage mer liv og røre i huset enn hva enkeltarrangementer på ettermiddagstid i Aud.max. vil? Eksamenslokaler i ombyggingen: behov for avlastningslokale På brukermøte med Walle og Løken den 19. februar 2007 fikk vi opplyst at selve byggearbeidene trolig ikke vil starte før i Og at det ikke vil være mulig å bruke lokaler i Administrasjonsbygget til eksamensavvikling i byggeperioden (støy fra betongboring og lignende). FSA må ha beskjed minimum et halvt år i forveien når Administrasjonsbygget ikke lenger kan benyttes til eksamensformål. Byggeperioden vil muligens vare i hele Det vil derfor være behov for et avlastningslokale for eksamensavvikling gjennom hele byggeperioden. FSA bidrar med informasjon om de brukerbehov vi har i forhold til et leid lokale, men vi ser det ikke naturlig at FSA må ut og lete etter" selve lokalet. Fakta og rammebetingelser eksamen Antall skriftlige skoleeksamener har økt hvert år siden Den totale økningen er omlag 30 % (eksempelvis ble det avviklet 300 skoleeksamener høsten 2006 mot 227 eksamener i 2002). Kvalitetsreformen hadde en klar intensjon om undervisning helt fram mot semesterslutt. UiT har imidlertid med nåværende kapasitet på eksamenslokaler vært nødt til å utvide eksamensperioden for å komme i mål (i forhold til når vi disponerte Samvirkegården som hadde en betydelig større kapasitet). Tidligere eksamenslokaler: Samvirkegården og Aud.max. hadde samlet i overkant av 450 sitteplasserplasser. Våren 2007 er alle ordinære eksamener lagt til perioden (uke 17-24, totalt 8 uker). Om høsten er hovedperioden for gjennomføring av skoleeksamenene fra begynnelsen av november til midten av desember (ca 6 uker). For en del av eksamensperioden må det gjennomføres to eksamensøkter per dag for å komme i mål. Eksamensavviklingen gjennomføres hovedsaklig i Åsgårdveien og i Aud.max. (Administrasjonsbygget). På dager med store kandidattall må vi i tillegg benytte rom i Teorifagbygget for å få tilstrekkelig antall sitteplasser. 2

3 Gjennomgang av tallmateriale fra de tre foregående årene viser at vi hvert semester har 2-3 dager med kandidater som skal ha eksamen på samme dag. Både Åsgårdveiens to etasjer, Aud.max. og Teorifagbygget er da i bruk samtidig, i tillegg til at vi må ta i bruk ettermiddagsøkter for å komme i mål. Hvert semester har vi også 2-3 dager med kandidater i samme eksamensemne. Kandidatene må da fordeles i 4-5 ulike steder/ hus for å få plass til alle. Det er ofte behov for mer enn 200 sitteplasser i eksamensperioden og noen ganger også midt i semesteret. De største opphopningene kan til en viss grad unngås ved at vi ikke tillater flere store eksamener på samme dag. Eksamensavviklingen for ett og samme storemne, må imidlertid skje samme dag og samme tidspunkt og kan ikke deles opp over flere dager eller økter. Kapasitet og utnyttelsesgrad i dagens eksamenslokaler Utnyttelsesgrad av Åsgård: I hovedeksamensperiodene må Åsgård benyttes hver dag med formiddags- og ettermiddagsøkter. I enkelte tilfeller når det er mange kandidater må vi fordele kandidatene på flere eksamenssteder. Høst 2006 Vår 2006 Høst 2005 Antall eksamensdager i Åsgårdvegen Antall kveldseksamener Å Totalt antall kandidater i Å ca ca ca Kapasitet Åsgård Til sammen maksimalt 220 eksamenssitteplasser med stort og smått. I 1. etasje er det totalt ca. 75 plasser m/lesesal, vanlige bord og smårom med 1 og 2 plasser på hver. I 2. etasje er det totalt 145 plasser fordelt på 4 lesesaler m/lesesalsbord og vanlige bord, samt 1 lite rom med vanlige bord. (NB! Det er kun to toaletter oppe. Ett for damer og ett for herrer.) Er Åsgård for liten? Åsgård har slik vi vurderer det for liten kapasitet da det er vårt hovedeksamenslokale. Ideelt sett bør kandidatene plasseres på annenhver plass, slik at de ikke sitter for tett. I motsetning til situasjonen da vi hadde Samvirkegården, må vi imidlertid nå i større grad plassere kandidater som har samme eksamen rett ved siden av hverandre. Kapasitet Aud.max. 50 bord i salen + 32 plasser i leserekker på scenen + 10 ekstrabord. Til sammen maksimalt 92 eksamenssitteplasser. I hvor stor grad brukes Aud.max.: Etter at FSA fikk førsteretten til bruk av Aud.max. har vi benyttet dette lokalet i større grad enn tidligere. Fra høsten 2005 har vi brukt Aud.max. til alle utsatte prøver/kontinuasjonseksamener tidlig i semesteret fordi det totalt sett er mer hensiktsmessig, både for studentene og for Eksamenstjenesten. Når vi i 3

4 hovedeksamensperiodene har ansatt egen medhjelper på Åsgård, brukes imidlertid Aud.max. kun når vi har behov for ekstra lokaler. Høst 2006 Vår 2006 Høst 2005 Antall eksamensdager i Aud.max Antall kveldseksamener Aud.max Totalt antall kandidater Aud.max Tall i kursiv angir antall tidlige eksamener/kontinuasjonseksamener. Tall i fet skrift angir dager vi også arrangerer eksamen på Åsgård. Hvor mye og når brukes Teorifagbygget Teorifagbygget brukes i hovedsak de dagene i hovedperioden (mai/juni/nov/des) når vi har ytterligere behov for ekstra plass. Høst 2006 Vår 2006 Høst 2005 Antall eksamensdager i Teorifagbygget i UB (én dag begge steder) Antall kveldseksamener Teorifagbygget. Totalt antall kandidater i Teorifagbygget. ca. 240 ca i UB(én dag begge steder) Vedlagt er en mer detaljert oversikt over bruken av lokaler i Teorifagbygget. 4

5 Vedlegg: Behov for eksamenslokaler i tillegg til Åsgårdvegen 9 og Aud.max. (før høsten 2005 hadde vi eksamenslokaler i Samvirkegården) Behovet kan skyldes at totalt antall kandidater overstiger det vi har plass for i våre tilgjengelige lokaler selv med dobbel eksamensavvikling. Eller at lengden på eksamen umuliggjør dobbel eksamensavvikling. Høsten var det totalt 3 dager vi hadde behov for ekstra eksamenslokaler: 27. november 1 rom 37 kand. Eksamen måtte holdes i egnet rom alene. 1. desember 5 rom: (overlappende eksamenstid) 2 formiddag og 3 ettermiddag 14. desember 5 rom på plan 3 2 rom på plan 2 78 kand. Formiddag: 3 fag hadde eksamen på 5 og 6 timer. Ettermiddag: Ett fag hadde mange kandidater. Måtte fordele på Åsgård 1. og 2. et. og Aud.max. 127 kand. 29 kand. Ett fag med mange kand. Ble i tillegg fordelt på Åsgård 1. og 2. et. og Aud.max. Høsten var det totalt 4 dager vi hadde behov for ekstra eksamenslokaler: 1. desember 2 rom 37 kand. Ikke plass på formiddagen i 2. desember UB-kjelleren 112 kand. Ub-kjelleren var tilgjengelig og det var mer hensiktsmessig å bruke enn rom på Teorifagbygget. 5. desember 4 rom 67 kand. Kombinasjon av eksamen med mange ulike tider og eksamen i egnet rom alene. 16. desember UB-kjelleren 48 kand. Ikke plass i Høsten var det totalt 6 dager vi hadde behov for ekstra eksamenslokaler: 30. november 2 rom 24 kand. Lang eksamen, kom i konflikt med andre eksamener. Stor eksamen på formiddagen som ble fordelt på 6. desember 1 rom 35 kand. Eksamen måtte holdes i egnet rom alene. 9. desember 4 rom plan 2 7 rom plan 3 61 kand. 115 kand. Ett fag med mange kand. Ble i tillegg fordelt på Samvirkegården, lesesal, sem.rom og Aud. max. 13. desember 2 rom 35 kand. Lang eksamen. Fullt på formiddag/ettermiddag. 14. desember 1 rom (B-1004) 15 kand. Lang eksamen. 16. desember 5 rom 68 kand. Lang eksamen. 5

6 Våren var det totalt 8 dager vi hadde behov for ekstra eksamenslokaler: 23. mai 6 rom 97 kand. Ett fag måtte holdes i egnet rom alene. Lang eksamen på formiddagen i 29. mai 3 rom 54 kand. Lang eksamen. Fullt på formiddag/ettermiddag. 31. mai 5 rom 82 kand. Lang eksamen. 1. juni 4 rom 69 kand. Lang eksamen. 2. juni Formiddag: 5 rom plan 2 4 rom plan 3 Ettermiddag: 4 rom 6. juni 5 rom plan 2 4 rom plan 3 76 kand. 78 kand. 70 kand. 69 kand. 66 kand. Lang eksamen. Ett fag hadde mange kandidater. Måtte i tillegg fordele på Åsgård 1. og 2. et. Lang eksamen. Ett fag hadde mange kandidater. Måtte i tillegg fordele på Åsgård 1. og 2. et. 7. juni 3 rom 45 kand. Lang eksamen. 8. juni 3 rom 57 kand. Flere lange eksamener med mange kandidater. Våren var det totalt 5 dager vi hadde behov for ekstra eksamenslokaler: 12. mai 1 rom 17 kand. Lang eksamen. Annen lang eksamen måtte fordeles på alle tilgjengelige lokaler. 1. juni Formiddag: 3 rom Ettermiddag: 4 rom 73 kand. 78 kand. Andre lange eksamener. Ett fag med mange kand. Måtte i tillegg fordele på tilgjengelige lokaler. 3. juni 4 rom 68 kand. Fullt formiddag/ettermiddag i Andre lange eksamener, opptok alle 6. juni Formiddag: 5 rom Ettermiddag: 5 rom 91 kand. 91 kand. 7. juni 4 rom 63 kand. Fullt formiddag i tilgjengelige lokaler. På våren er det alltid større behov for ekstra eksamenslokaler. Det skyldes i hovedsak at det er flere eksamener på våren, f. eks. medisin. Jus er også begynt med sine eksamener kun på våren! At det er flere helligdager gjør at eksamensavviklinga har færre dager tilgjengelig. 6