EIERSKAPSFORVALTNING KVITTSØY KOMMUNE OKTOBER 2014

Transkript

1 EIERSKAPSFORVALTNING KVITSØY KOMMUNE O OKTOBE ER 2014

2

3 INNHOLD Denne rapportens målgrupper er kontrollutvalget, andre folkevalgte, eierrepresentanter, styrerepresentanter og administrasjonen i Kvitsøy kommune. Rapporten er et offentlig dokument og skal være tilgjengelig også for media og andre interesserte. Behovene varierer, men her er en leserveiledning med to nivåer for hvor dypt rapporten kan behandles: 1. Innholdsfortegnelsen, sammendraget og høringsuttalelser 2. Hovedrapporten med innledning, faktabeskrivelse med vurderinger og anbefalinger, samt vedlegg Innhold... 3 Sammendrag... 4 Høringsuttalelser... 7 Rapporten Innledning Formål og problemstillinger Kontrollkriterier og metode Faktabeskrivelse og vurderinger Oversikt over de enkelte selskaper Kvitsøy kommunes eierskapsmelding Eierrepresentantene og deres oppfølging av selskaper Vedlegg SELSKAPSKONTROLL KVITSØY EIERSKAPSFORVALTNING

4 SAMMENDRAG Formålet med eierskapskontrollen er å se på hvordan kommunens eierinteresser i selskaper utøves, og om utøvingen er i tråd med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Det ses på hvordan eierstyringen er forankret og hvordan det enkelte eierskap (selskap) følges opp rent praktisk. Arbeidsmetodene har bestått av en kombinasjon av intervjuer, spørreskjemaer og gjennomgang av dokumenter. Kvitsøy kommune har eierandeler i 6 selskaper. Dette er Lyse Energi AS, IVAR IKS, Brannvesenet Sør-Rogaland IKS, Rogaland Revisjon IKS og Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS. I tillegg er kommunen medeier i KLP. Kommunen har eierandeler i tre av de mest toneangivende selskapene i regionen, Lyse, IVAR og Brann. Kommunen er også med i interkommunale samarbeid og foreninger, men den er ikke med i noen stiftelser. Foreninger og stiftelser er selveide, og eierstyring kan da i prinsippet ikke foretas. Kvitsøy kommunes eierskapsmelding er fra 2013 og består av to deler: Del 1 presenterer kommunenes eierstrategi Del 2 presenterer selskaper og samarbeid Kvitsøy kommune deltar i Kvitsøy kommune legger opp til at eierskapsmeldingen endres/rulleres i hver valgperiode. Eierskapsmeldingens del 1 er svært kort og enkel. I og med at kommunens eierandeler i de forskjellige selskapene er svært små, anser vi dette til å være tilstrekkelig. Vi har derfor ingen anmerkninger til eierskapsmeldingens del 1. Denne delen har med seg det som kan forventes av en eierskapsmelding for en mindre kommune. Eierskapsmeldingens del 2 (selskapsdelen) er ikke oppdatert og viser derfor eierskapet i Det har siden blitt en del endringer av eierrepresentantene fra kommunen. Vi ser at det har vært 23 eierskapssaker i formannskapet/kommunestyret i perioden 2011 til september En oversikt over disse sakene er tatt med i vedlegg. Oversikten gir uttrykk for at det er praksis i kommunen å legge frem politiske saker ved viktige endringer, og på den måten skape forankring i formannskapet/kommunestyret. Har kommunen etablert tydelige føringer for sine eierskap (selskaper)? Det er etablert tydelige føringer på et overordnet nivå. Kvitsøy kommune har utarbeidet overordnede eierstrategier (kommunens eierstrategi) som fremkommer av kommunens eierskapsmelding. Overordnede eierstrategier er gjeldende for kommunens eier- og styrerepresentanter. De forutsettes å være kjent med disse. Det er meningen at eierskapsmeldingen med SELSKAPSKONTROLL KVITSØY EIERSKAPSFORVALTNING

5 overordnede eierstrategier vedtas i hver valgperiode av kommunestyret. På denne måten er eierstrategiene gjort kjent for hele det politiske miljø. Spesifikke eierstrategier er utarbeidet for Lyse Energi AS, IVAR IKS, Rogaland Revisjon IKS og Brannvesenet Sør-Rogaland IKS. Disse eierstrategiene er felles for de kommunale eierne. For andre selskaper vil strategier gjerne bli diskutert og vedtatt politisk. Dette gjelder enkeltsaker av prinsipiell eller av stor betydning. Det er ikke fullstendige eierstrategier. Av de spesifikke eierstrategiene er det kun den til Brannvesenet i Sør-Rogaland IKS som er behandlet av kommunestyret i Kvitsøy. De øvrige spesifikke eierstrategiene er ikke behandlet av kommunestyret, men kommunens representanter i selskapene har vært involvert i prosessen. En behandling av eierstrategiene i kommunestyret anses imidlertid nødvendig. Eierstrategiene blir da kjent og forankret politisk. Har kommunen etablert hensiktsmessige regler og rutiner for eierskapsoppfølgingen, herunder føringer og rapporteringer mellom kommunestyret og eierrepresentantene? Forvaltes kommunens eierskap i tråd med de etablerte regler og rutiner? For reglene har vi intet å bemerke. Vi finner enkelte mangler ved rutinene. En del eierskapssaker må iht. lovreglene behandles av kommunestyret, eksempelvis etablering og avvikling av selskaper. Andre saker kan delegeres. Enkeltsaker av uvanlig art eller stor strategisk betydning skal forhåndsdrøftes i relevant kommunalt organ i forkant av behandling i eierorganet. Disse kan binde/instruere kommunens eierrepresentanter i slike saker. På denne måten vil det avklares på forhånd hva som er kommunens standpunkt i sakene. Viktige selskaper og viktige saker forankres da politisk. Det vil også kunne avholdes eiermøter med selskapene ved større saker. Det skal også årlig foretas en rapportering fra valgte eierrepresentanter til kommunestyret. Da skal det gis en statusrapport over eierskapets utvikling. Ved ekstern representasjon kan ordfører bli informert som da rapporterer til kommunestyret. Det har foreløpig ikke vært slik informasjon fra eierrepresentantene i kommunestyret. Kommunen har arkiveringsrutiner som håndterer all informasjon om eierskapet (selskapene). Arkiveringen foretas i kommunens elektronisk arkiv hvor informasjon er lett tilgjengelig. Selskapsnoten til årsregnskapet for 2013 stemmer i store trekk med kommunens eierskap, men det mangler to selskaper. Vi ser for oss at kommunen ordner dette ved neste årsregnskap. Kommunen har ingen nettsider om eierskapsforvaltningen. Slike nettsider vil bedre informasjonen om kommunens eierskap og selskaper, og det vil bli lettere tilgjengelig for SELSKAPSKONTROLL KVITSØY EIERSKAPSFORVALTNING

6 offentligheten og kommunens representanter i selskapene. En tydeliggjør også den viktige rolleforskjellen mellom eier- og styrerepresentant. Eierrepresentantenes oppfølging av selskaper Eierrepresentantenes oppfølging av selskaper kan sies å være i tråd med kommunestyrers vedtak og forutsetninger når det gjelder selve sakene, men vi har bemerkninger til andre forhold. Kommunens opplæring av og informasjon om eierstyring og selskapsledelse til folkevalgte og andre personer er i utgangspunktet ikke tilfredsstillende. Kommunen er så vidt innom temaet i den generelle folkevalgt opplæringen. Våre anbefalinger til kommunen oppsummeres under. Kommunen bør årlig foreta en samlet oppdatering/rullering av eierskapsmeldingens del 2 (selskapsdelen) dersom det har vært endringer. Denne bør presenteres i kommunestyret. På den måten vil opplysningene i eierskapsmeldingen om selskapene være riktige og gjeldende. Kommunestyret bør behandle spesifikke eierstrategier for sine selskaper etter hvert som disse foreligger. Kommunen bør etablere rutiner for å innhente informasjon fra eierrepresentantene i tråd med den vedtatte eierstrategien. Kommunen bør etablere en egen nettside om selskap og samarbeid hvor det fremkommer informasjon om kommunens eierskapsforvaltning. Kommunen bør sørge for tilstrekkelig opplæring i eierstyring og selskapsledelse SELSKAPSKONTROLL KVITSØY EIERSKAPSFORVALTNING

7 HØRINGSUTTALELSER Kommunenes oppfølging av egne eierinteresser i selskaper er et viktig område å kartlegge. I tråd med det fokuset som kommunene bør ha på sine egne eierinteresser ble det i Kvitsøy kommune vedtatt en eierskapsstrategi og eierskapsmelding i Bakgrunnen for selskapskontrollen er som den foreliggende rapporten beskriver kommunens plan for selskapskontroll som følger av kommunelovens Kontrollutvalget har deretter ønsket en forvaltningsrevisjon for å belyse dette området i Kvitsøy kommune og rapporten fra Rogaland revisjon er resultatet av dette arbeidet. Administrasjonen og relevante politikere har i tråd med den metoden som ligger til grunn for rapporten gitt sin tilbakemelding på hvordan kommunens eierinteresser er fulgt opp. Rådmannen er fornøyd med arbeidsprosessen og dens progresjon. Rådmannen mener videre at rapporten fra Rogaland revisjon er oversiktlig og god. Den svarer på de problemstillingene som kontrollutvalget la frem i sin bestilling på en konkret og grundig, men lettfattelig måte. Utover dette anser rådmannen det som spesielt positivt at rapporten har en hensiktsmessig tilnærming til hvordan eierinteresser følges opp i en liten kommune med små eierandeler og relativt begrenset innflytelse i selskapene. Derfor kan rapporten brukes til å forbedre det praktiske arbeidet med eierskapsforvaltning i Kvitsøy kommune. Andreas Polster Rådmann SELSKAPSKONTROLL KVITSØY EIERSKAPSFORVALTNING

8 RAPPORTEN SELSKAPSKONTROLL KVITSØY EIERSKAPSFORVALTNING

9 1 INNLEDNING 1.1 FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER Formålet med eierskapskontrollen er å se på hvordan kommunens eierinteresser i selskaper utøves, og om utøvingen er i tråd med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Det ses på hvordan eierstyringen er forankret og hvordan det enkelte eierskap (selskap) følges opp rent praktisk. Det fremgår av kontrollutvalgets bestilling at følgende problemstillinger skal besvares: Har kommunen etablert tydelige føringer for sine eierskap (selskaper)? Har kommunen etablert hensiktsmessige regler og rutiner for eierskapsoppfølgingen? o Herunder føringer og rapporteringer mellom kommunestyret og eierrepresentantene. Forvaltes kommunens eierskap i tråd med de etablerte regler og rutiner? Bakgrunnen for selskapskontrollen er kommunens plan for selskapskontroll som prioriterer en obligatorisk eierskapskontroll. Slik eierskapskontroll følger av kommunelovens KONTROLLKRITERIER OG METODE Kontrollkriterier er elementer som inneholder krav eller forventninger, og som vi bruker for å vurdere funnene i våre undersøkelser. Kriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f.eks. lovverk og politiske vedtak. Ved denne eierskapskontrollen er det tatt utgangspunkt i følgende kilder: Kommunens saker og vedtak om eierskap og eierstrategier, herunder o Kommunens eierskapsmelding o Motiver for eierskap, prinsipper for godt eierskap og regler for eierstyring (dette fremkommer av kommunens eierskapsmelding) KS Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunale selskaper Metodisk er det benyttet intervjuer, spørreskjemaer og dokumentgransking. En nærmere omtale av kriterier, metode og kildehenvisninger ligger i rapportens vedlegg. Vår samlete vurdering er at metodebruk og kildetilfang har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å besvare kontrollens formål og de problemstillinger kontrollutvalget vedtok. SELSKAPSKONTROLL KVITSØY EIERSKAPSFORVALTNING

10 2 FAKTABESKRIVELSE OG VURDERINGER 2.1 OVERSIKT OVER DE ENKELTE SELSKAPER SELSKAPER HVOR KOMMUNEN HAR EIERANDELER 2013/2014 Tabell 1 Oversikt over selskaper hvor Kvitsøy kommune har eierandeler Aksjeselskaper og interkommunale selskaper: Selskap Eierandel Lyse Energi AS 0,23 % IVAR IKS 0,18 % Brannvesenet Sør Rogaland IKS 0,50 % Rogaland Revisjon IKS 0,15 % Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS 0,96 % I tillegg kommer deltagelse i interkommunale samarbeid og foreninger etc. En oversikt her er vist i vedlegg. I vedlegg er det også tatt med en oversikt over kommunens eier- og styrerepresentanter i alle selskapene og en oversikt over driftsinntekter og kommunens balanseverdier i aksje- og interkommunale selskaper. Det er utført selskapskontroller i alle selskapene i tabellen ovenfor. Vår rapport dreier seg i hovedsak om aksje- og interkommunale selskaper kommunen har eierandeler i, og eierrepresentantenes oppfølging av selskapene. Tabellen viser at kommunen har eierandeler i noen viktige selskaper i regionen, men at deres eierandel eller innflytelse er svært begrenset isolert sett. Lyse Energi AS har som formål å skape verdier for kundene, eierne og samfunnet, samt å sørge for en sikker og rasjonell energiforsyning til selskapets kunder. IVAR IKS har som formål å anlegge og drive kommunaltekniske fellesanlegg for vann, avløp og renovasjon. Selskapets visjon er å sikre regionen markedets mest konkurransedyktige vann-, avløps-, og renovasjonstjenester. Brannvesenet i Sør-Rogaland IKS har som hovedoppgave å redde liv og materielle verdier. Selskapet driver og brannforebyggende arbeid og har ansvar for miljørettet helsevern og skjenkekontroll. Rogaland Revisjon IKS ønsker å være den foretrukne leverandør av regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og relaterte tjenester blant kommuner og kommunale virksomheter i Rogaland. SELSKAPSKONTROLL KVITSØY EIERSKAPSFORVALTNING

11 2.2 Rogaland Revisjon IKS 2 KVITSØY KOMMUNES EIERSKAPSMELDING Figur 1 Kvitsøy kommune Oppbygging av eierskapsmeldingen Eierskapsmelding Presentasjon selskaper Motiver for eierskap Prinsipper for godt eierskap Regler forr eierstyringg Kvitsøy kommune har utarbeidet eierskapsmelding som er e vedtatt i Dette er kommunens førstee eierskapsmelding. kommunestyret GENERELT OM KOMMUNENS EIERSKAPSMELDING Eierstyring innebærer at eier av selskapet fokuserer på rollen som (offentlig) eier, og betydningen av å utøve en aktiv og langsiktig eierstrategi. Ved å sette klare mål for hensikten med eierskapet, gis styret tydelige styringssignaler. Aktiv ogg langsiktigg eierkrever at kommunen har definertee prinsipperr for godt eierskap. styring, med klart uttrykte forventninger om resultatoppnåelse og ambisjoner, Eierskapsmeldingen bestårr av to deler: Del 1 presenterer kommunens motiver for eierskap samtt vedtatte prinsipper i eier- styringen av selskapenee Del 2 presenterer selskaper og samarbeid Kvitsøy kommune deltar i I del 1 fremkommer kommunens overordnede målsetting for sitt eierskap. Motiver for selskapsdannelse og eierskap, overordnede eierstrategier samt regler for eierstyringen (prinsipper for politisk og administrat tiv utøvelsee av eierrollen). Eierskapsmeldingen leggerr opp til at kommunenn kan og bør være en aktiv eier. Forut- setningen er at det gjøres et klart skille mellom politikk (kommunestyret) og utøvelse av aktivt eierskap (utøvende eierorgan). Kvitsøy kommune legger opp til at eierskapsmeldingen endres/rulleres i hver valgpe- riode (neste gang i 2015). SELSKAPSKONTROLL KVITSØY K EIERSKAPSFORVALTNING

12 Vurderinger av kommunens eierskapsmelding Eierskapsmeldingens del 1 er svært enkel og kort. I og med at kommunens eierandeler i de forskjellige selskapene er svært små, anser vi dette til å være tilstrekkelig. Vi har derfor ingen anmerkninger til eierskapsmeldingens del 1. Denne delen har med seg det som kan forventes av en eierskapsmelding for en mindre kommune. Eierskapsmeldingens del 2 (selskapsdelen) er ikke oppdatert og viser derfor eierskapet i Det har siden blitt en del endringer av eierrepresentantene fra kommunen. Anbefaling Kommunen bør årlig foreta en samlet oppdatering/rullering av eierskapsmeldingens del 2 (selskapsdelen) dersom det har vært endringer. KOMMUNENS FORMÅL MED SELSKAPENE De fleste selskapsdannelser er et resultat av en fellessatsing. Etableringen av Lyse Energi AS, IVAR IKS, Brannvesenet Sør-Rogaland IKS, Rogaland Revisjon IKS og Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS kom alle på bakgrunn av initiativ fra mange kommuner i regionen. I eierskapsmeldingen til Kvitsøy beskrives motivene for at kommunen ønsker eierskap i de forskjellige selskaper: Overordnet målsetting for selskapsoppfølgingen er å oppnå en kostnadseffektiv og varig god tjenesteproduksjon, god kvalitet på tjenester, og en forsvarlig og god ivaretakelse av arbeidsgiverfunksjonen. Kommunens eierskapsmelding har med kommunens motiver for eierskapet i eierstrategien. Ofte vil det ligge flere motiver til grunn for at kommunen etablerer et selskap, eller går inn som medeier eller deltaker sammen med andre. Kommunen har pr. i dag ingen eierandeler i selskaper som er rent finansielt motivert. Eierandeler i Lyse Energi AS kan kategoriseres som både finansielt- og samfunnsøkonomisk motivert. Alle selskapene kommunen har eierandeler i har flere eiere. Selskapenes formål (formålsparagrafer i vedtekter/selskapsavtaler) vil være felles for alle eierne. EIERSKAPSSAKER I FORMANNSKAPET/KOMMUNESTYRET Vi ser at det har vært 23 eierskapssaker i formannskapet/kommunestyret i perioden 2011 til september En oversikt over disse sakene er tatt med i vedlegg. Oversikten gir uttrykk for at det er praksis i kommunen å legge frem politiske saker ved viktige endringer, og på den måten skape forankring i formannskapet/kommunestyret. SELSKAPSFORMER Oversikten nedenfor viser hvordan kommunen kan velge å organisere sin egen virksomhet. Organiseringen øverst gjelder kommunen som «eneeier», mens organiseringen SELSKAPSKONTROLL KVITSØY EIERSKAPSFORVALTNING

13 Rogaland Revisjon IKS nederst omfatter flere kommuner eller eiere. Organiseringen til venstre (integrert del av kommunen/ /kommunene) er ikke en del av kommunen s eierskap (selskaper),, men vi ser på kommunale foretak i den grad dette er opprettet avv kommunen. Figur 2 Kommunal virksomhetsorganisering Kilde: Agendum strategi og ledelse AS (redigert) Aksjeselskapsformen kan anses godt tilpasset for virksomheter som opererer i et mar- for ked med risiko- og konkurranseeksponering. IKS-formen kan k anses godt tilpasset virksomheter som håndterer kommunale oppgaver i egenregi for eierne (deltakerne), og der det ellers ikke er aktuelt med fortjeneste/utbytte. Kommunale foretak er en del av kommunen som rettssubjekt, og er formelt sett utenfor rekkevidden av selskapskontroll iht. lovreglene. Kvitsøy harr ingen kommunale foretak. Interkommunale samarbeid kan bådee være en del av kommunene og et eget rettssub- jekt. Dette er ikke alltid helt avklart. Foreninger og stiftelser er selveide ogg eierstyring kan i prinsippet ikke foretas. Begre- pet "foreninger" omfatter mange forskjellige typer av sammenslutninger. Felles for dem alle er at det ikke er ett eget lovverk som regulerer "foreningsretten" eller de juri- lov- diske spørsmål knyttet til slike foreninger. For stiftelser et det utarbeidet ett eget verk. I stiftelseslovens 7 er det bestemmelser om stiftelsestilsyn, somm skal føre tilsyn t og kontroll med at forvaltningen av stiftelsene skjer i samsvar med stiftelsens vedtekter og stiftelsesloven. I vedtektene kan det bestemmes at stiftelsen skal ha andre organer enn styre og daglig leder, jf. stiftelseslovens 36. Her står det bl.a. att disse organene kan få tildelt myndighet til å velge/avsette styremedlemmer, føre tilsyn eller beslutte gransking av stiftelsen. Kvitsøy er ikkee med i noen stiftelser.. SELSKAPSKONTROLL KVITSØY K EIERSKAPSFORVALTNING

14 I det videre konsentrerer vi oss om aksjeselskaper og interkommunale selskaper. Disse utgjør de klart viktigste selskapene for kommunen, og hvor eierstyring derfor er særlig aktuelt. GENERELLE (OVERORDNEDE) EIERSTRATEGIER Generelle eierstrategier kan være egne utarbeidede eierstrategier, men hvor det gjerne er tatt utgangspunkt i statens eierstrategier, etter hvert også med innslag fra KS Eierforum 1 sine anbefalinger. I de generelle eierstrategier vil kommunene kunne ha utarbeidet nærmere bestemmelser om hvem som kan sitte i styrende organer for selskaper (selskapenes styrer), krav til styrets arbeid, generelle mål- og resultatkrav til kommunens selskaper, vurdering av om kommunen skal gå inn som eier i andre selskaper eller selge seg ut av selskaper. Kvitsøy kommune har utarbeidet overordnede eierstrategier (kommunens eierstrategi) som fremkommer av kommunens eierskapsmelding. Kvitsøy kommunes overordnede eierstrategier er listet opp i tabellen nedenfor. Tabell 2 Overordnede eierstrategier (kommunens eierstrategi) 1. Kvitsøy kommune fremmer sine interesser overfor selskapene gjennom sin deltakelse i generalforsamling og representantskap. 2. Kvitsøy kommune skal være en eier med mål for sitt eierskap. Overordnet målsetting for selskapsoppfølgingen er å oppnå en kostnadseffektiv og varig god tjenesteproduksjon, god kvalitet på tjenester, og en forsvarlig og god ivaretakelse av arbeidsgiverfunksjonen. 3. Kvitsøy kommune forventer at de ulike styrer på uavhengig grunnlag har en aktiv rolle med hensyn til service, kontroll, strategi og ressurssituasjon. 4. Avkastningskrav bør i hovedsak være basert på langsiktige, forutsigbare og bedriftsøkonomisk forsvarlige vurderinger. Avkastningskrav bør bygges inn i eierstrategien for det enkelte selskap. 5. Kommunens representanter i de styrende organer skal - foruten selskapenes interesser ivareta Kvitsøy kommunes eierinteresser. 6. I forhold til prinsipielle og andre viktige saker skal kommunens eierrepresentanter på eget initiativ gjennomfører forhåndsdrøftinger i relevante kommunale organer. Det forventes også at kommunens representanter rapporterer viktige beslutninger i selskapet til de relevante kommunale organer, dvs. politiske utvalg og rådmannen. 7. Kommunestyret forutsetter at de som representerer kommunens interesser i de ulike selskapene holder seg oppdatert på de områdene de skal ivareta iht. eierskapet, og melder fra om eventuelle behov for ajourføring. 8. Det forventes at kommunens representanter i de ulike selskapene etter nærmere avtale, en gang i året, gir kommunestyret en statusrapport over eierskapets utvikling. Ved ekstern representasjon kan ordfører bli informert som da rapporterer til kommunestyret. Kravene nr. 1-2 og 5-8 er krav rettet mot eier (dvs. kommunen), mens kravene nr. 3-4 er krav rettet mot selskapet. Overordnede eierstrategier er gjeldende for kommunens eierrepresentanter og styrerepresentanter, som forutsettes å være kjent med disse. Eierskapsmelding med over- 1 KS Eierforum kom med sin anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunale selskaper første gang i Siste versjon er fra SELSKAPSKONTROLL KVITSØY EIERSKAPSFORVALTNING

15 ordnede eierstrategier er vedtatt i kommunestyret. På denne måten er eierstrategiene gjort kjent for hele det politiske miljø. Den interkommunale eierskapsgruppen Det er i regionen etablert en administrativ interkommunal eierskapsgruppe. Denne består av kommunene Stavanger, Sandnes, Sola, Randaberg, Time, Klepp, Gjesdal og Hå, samt Rogaland fylkeskommune. 2 Administrasjonen/rådmannen i Kvitsøy kjenner til eierskapsgruppen, men har ikke vært aktivt deltagende. Vurderinger av kommunens overordnede eierstrategier Overordnede eierstrategier er gjeldende for kommunens eier- og styrerepresentanter. De forutsettes å være kjent med disse. Det er meningen at eierskapsmeldingen med overordnede eierstrategier vedtas i hver valgperiode av kommunestyret. På denne måten er eierstrategiene gjort kjent for hele det politiske miljø. SPESIFIKKE EIERSTRATEGIER Spesifikke eierstrategier er utarbeidet for Lyse Energi AS, IVAR IKS, Rogaland Revisjon IKS og Brannvesenet i Sør-Rogaland IKS. Disse eierstrategiene er felles for de kommunale eierne. Alle medlemmer av eierorganene og styremedlemmer har vært involvert i prosessen. For andre selskaper vil strategier gjerne bli diskutert og vedtatt politisk. Dette gjelder enkeltsaker av prinsipiell eller av stor betydning. Det er ikke fullstendige eierstrategier. Spesifikke eierstrategier er utarbeidet av kommunene i den interkommunale eierskapsgruppen. Disse kommunene utgjør prosentvis det aller meste av eierne. Kommunestyrene her har behandlet og vedtatt eierstrategiene. Andre eierkommuner kan ha fått oversendt eierstrategiene. Administrasjonen/rådmannen i Kvitsøy har ikke registrert at kommunen har fått oversendt spesifikke eierskapsstrategier fra eierskapsgruppen. Vurderinger av spesifikke eierstrategier Av de spesifikke eierstrategiene er det kun den til Brannvesenet i Sør-Rogaland IKS som er behandlet av kommunestyret i Kvitsøy. De øvrige spesifikke eierstrategiene er ikke behandlet av kommunestyret, men kommunens representanter i selskapene har vært involvert i prosessen. En behandling av eierstrategiene i kommunestyret anses imidlertid nødvendig. Eierstrategiene blir da kjent og forankret politisk. Anbefaling Kommunestyret bør behandle spesifikke eierstrategier for sine selskaper etter hvert som disse foreligger. 2 Samarbeidet legger til rette for en koordinert eieroppfølging av selskap med flere eiere, og bidrar til kompetanseoverføring knyttet til prinsipper og retningslinjer for deltakernes eierstyring. SELSKAPSKONTROLL KVITSØY EIERSKAPSFORVALTNING

16 REGLER FOR EIERSTYRINGEN («KJØREREGLER») Regler for eierstyringen gjelder hvordan de politisk valgte representantene i eierorganet skaffer råd og avklaring i forkant av møter i eierorganene. Det omfatter også rapportering av eierstyringen. Administrasjonen/rådmannen vil bistå eierrepresentantene. Prinsipper for politisk og administrativ utøvelse av eierrollen I kommunens eierskapsmelding presiseres rollene til eierorganer og styrene. De valgte eierrepresentantene skal ivareta kommunens interesser gjennom en deltakelse i selskapenes eierorgan. I styrene løses oppgaver til beste for selskapets utvikling og i samsvar med kommunens interesser. Nærmere om regler for eierstyringen: Kvitsøy kommune fremmer sine interesser overfor selskapene gjennom sin deltakelse i generalforsamling og representantskap. I forhold til prinsipielle og andre viktige saker skal kommunens eierrepresentanter på eget initiativ gjennomfører forhåndsdrøftinger i relevante kommunale organer. Det forventes også at kommunens representanter rapporterer viktige beslutninger i selskapet til de relevante kommunale organer, dvs. politiske utvalg og rådmannen. Kommunestyret forutsetter at de som representerer kommunens interesser i de ulike selskapene holder seg oppdatert på de områdene de skal ivareta iht. eierskapet, og melder fra om eventuelle behov for ajourføring. Det forventes at kommunens representanter i de ulike selskapene etter nærmere avtale, en gang i året, gir kommunestyret en statusrapport over eierskapets utvikling. Ved ekstern representasjon kan ordfører bli informert som da rapporterer til kommunestyret. Rapportering og utvikling av eierstrategien Endring/rullering av hele eierskapsmeldingen skal foretas i kommunestyret hvert fjerde år i forbindelse med valg. Eierskapsmeldingens del 1, hvor prinsipper som gjelder kommunens overordnede eierstrategier (kommunens eierstrategier), drøftes samlet. Eventuelle endringer i strategi og/eller tiltak i forhold til enkeltselskaper behandles også i dette møtet. Følgende punkter vil gjerne vektlegges ved kommunestyrets drøfting: Har kommunen en tydelig eierstrategi? Stemmer eierstrategien med dagens formål? Har kommunens engasjement fortsatt gyldighet? Er selskapets drift i samsvar med selskapets formål? Hvordan er selskapets økonomiske stilling mv? o Utviklingen i selskapene generelt og i forhold til utvalgte nøkkeltall o Risiko og fremtidsutsikter o Behov og ønsker om mulige endringer og tiltak SELSKAPSKONTROLL KVITSØY EIERSKAPSFORVALTNING

17 Det skal også årlig foretas en rapportering fra valgte eierrepresentanter til kommunestyret. Da skal det gis en statusrapport over eierskapets utvikling. Ved ekstern representasjon kan ordfører bli informert som da rapporterer til kommunestyret. Det har foreløpig ikke vært slik informasjon fra eierrepresentantene i kommunestyret. Vedtak som binder selskapene må gjøres på de lovmessige eiermøtene (generalforsamlingen/representantskapet). Det kan til tider avholdes andre eiermøter. Andre eiermøter avholdes gjerne med tanke på en nærmere diskusjon av saker av prinsipiell eller av stor betydning, eller som ren informasjon om selskapene. I henhold til informasjon fra kommunens eierrepresentanter har det ikke vært eieroppfølging ut over de lovmessige eiermøtene. Vurderinger av regler for eierstyringen En del eierskapssaker må iht. lovreglene behandles av kommunestyret, eksempelvis etablering og avvikling av selskaper. Andre saker kan delegeres. Enkeltsaker av uvanlig art eller stor strategisk betydning skal forhåndsdrøftes i relevant kommunalt organ i forkant av behandling i eierorganet. Disse kan binde/instruere kommunens eierrepresentanter i slike saker. På denne måten vil det avklares på forhånd hva som er kommunens standpunkt i sakene. Viktige selskaper og viktige saker forankres da politisk. Det vil også kunne avholdes eiermøter med selskapene ved større saker. Anbefaling Kommunen bør etablere rutiner for å innhente informasjon fra eierrepresentantene i tråd med den vedtatte eierstrategien. RUTINER FOR EIERSTYRINGEN Rutiner for eierstyringen gjelder det praktiske arbeidet rundt eierskapsforvaltningen. Årsregnskapet (selskapsnoten) Selskapsnoten i årsregnskapet for 2013, som viser en oversikt over kommunes eierskap (selskaper) pr , har noen feil og mangler. Vi nevner spesielt at selskapsnoten ikke hadde fått med seg Brannvesenet Sør-Rogaland IKS hvor kommunen eier 0,5 % og Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS hvor kommunen eier 0,96 %. Informasjon om eierskapsforvaltningen på kommunens nettsider Kommunens eierskapsmelding ligger ikke på kommunens nettsider. Det er heller ingen annen informasjon på nettsidene om eierskapsforvaltningen. Vurderinger av rutiner for eierstyringen Kommunen har arkiveringsrutiner som håndterer all informasjon om eierskapet (selskapene). Arkiveringen foretas i kommunens elektronisk arkiv hvor informasjon er lett tilgjengelig. SELSKAPSKONTROLL KVITSØY EIERSKAPSFORVALTNING

18 Selskapsnoten til årsregnskapet for 2013 stemmer i store trekk med kommunens eierskap, men det mangler to selskaper. Vi ser for oss at kommunen ordner dette ved neste årsregnskap. Kommunen har ingen nettsider om eierskapsforvaltningen. Slike nettsider vil bedre informasjonen om kommunens eierskap og selskaper, og det vil bli lettere tilgjengelig for offentligheten og kommunens representanter i selskapene. En tydeliggjør også den viktige rolleforskjellen mellom eier- og styrerepresentant. Anbefalinger Kommunen bør etablere en egen nettside om selskap og samarbeid hvor det fremkommer informasjon om kommunens eierskapsforvaltning. 2.3 EIERREPRESENTANTENE OG DERES OPPFØLGING AV SELSKAPER KOMMUNENS EIERREPRESENTANTER Aksjeloven sier ikke noe om hvem som skal møte som aksjonær. Dette vil etter kommuneloven være kommunestyret med mindre vedtektene sier noe annet. Ordfører eller andre kan møte etter fullmakt og stemme på generalforsamling. Medlemmer av et representantskap ved interkommunale selskaper er personlige medlemmer og i motsetning til aksjeloven tillates det ikke at andre møter etter fullmakt. Kommunen har god oversikt over selskapene den har eierandeler i. Dette gjelder også eierrepresentantene (og styrerepresentantene) i de ulike selskapene. Opplysningene fremgår dessuten av eierskapsmeldingens del 2 (selskapsdelen), men som nevnt foran er denne ikke blitt oppdatert siden den ble vedtatt i februar Kommunen er eier i 5 aksje- og interkommunale selskaper. I tillegg er de medeier i KLP. Kommunens eierrepresentanter er fordelt på fire personer hvor tre er politikere og en er fra administrasjonen. Vi har i vedlegg tatt med en oversikt over kommunens eierrepresentanter i Vi har i vedlegg også tatt med oversikten over kommunens styrerepresentanter i inneværende valgperiode ( ). Det bemerkes at styrerepresentantene iht. lovreglene skal representere selskapet og ikke eieren. Styrerepresentantene er derfor ikke spurt om eieroppfølging. SELSKAPSKONTROLL KVITSØY EIERSKAPSFORVALTNING

19 OPPLÆRING AV OG INFORMASJON OM EIERSTYRING OG SELSKAPSLEDELSE Kommunen har ikke gjennomført spesielle opplæring av kommunens eierrepresentanter om eierstyring og selskapsledelse. Kommunestyret var kun innom temaet i den generelle politikeropplæringen ved oppstart av ny periode i I enkelte andre kommuner vet vi at det arrangeres spesiell opplæring i dette temaet, hvor de folkevalgte og andre representanter får vite hva som forventes av representantene. Vurderinger av opplæring og informasjon om eierstyring og selskapsledelse Kommunens opplæring av og informasjon om eierstyring og selskapsledelse til folkevalgte og andre personer synes i utgangspunktet ikke å være tilfredsstillende. Kommunen er så vidt innom temaet i den generelle folkevalgtopplæringen i etterkant av hvert kommunestyrevalg. Eierrepresentantene må derfor lære det meste om temaet selv gjennom egen erfaring eller egne undersøkelser. Det synes derfor å være behov for mer informasjon og opplæring. Anbefaling Kommunen bør sørge for tilstrekkelig opplæring i eierstyring og selskapsledelse. DE ENKELTE EIERREPRESENTANTENES OPPFØLGING AV SELSKAPER 3 Vi har spurt eierrepresentantene om deres oppfølging av selskaper. Nedenfor følger en oppsummering av svarene. Vi har svar som dekker 4 av de 5 aktuelle selskaper. 4 Tabellen nedenfor inneholder derfor 4 svar. 3 Oppfølging avhenger gjerne av selskapets størrelse og viktighet for kommunen og dernest størrelsen på eierandelen. 4 Vi har av naturlige grunner ikke bedt om informasjon om oss selv (Rogaland Revisjon IKS). Vi har heller ikke sett på eieroppfølging av KLP som anses mindre viktige mht. eieroppfølging. SELSKAPSKONTROLL KVITSØY EIERSKAPSFORVALTNING

20 Tabell 4 Oppsummering av spørreskjema Spørsmål JA NEI Vet ikke 1 Opererer virksomheten i tråd med formålet? 4 2 Har virksomheten utarbeidet en selskapsstrategi? 4 3 Har eierne utarbeidet en spesifikk eierstrategi for virksomheten? 4 4 Er innkallinger til eiermøtene tilfredsstillende? 4 5 Er det noen eieroppfølging av virksomheten utenom de lovmessige eiermøtene? STYRET (utnevnelse og evaluering) 6 Har eierne definert kriterier for valg og sammensetning av styret i selskapet? 7 Har det ved styreutnevnelsen vært brukt valgkomité? 4 8 Hvor habilitets- og kompetansevurderinger var inkludert? Gjøres det av eierne evalueringer av styret? OVERORDNEDE EIERSTRATEGIER (kommunens eierstrategi) 10 Er eierrepresentanten kjent med kommunens prinsipper for godt eierskap? 11 Er selskapet blitt gjort kjent med kommunens prinsipper for godt eierskap? 12 Praktiseres kommunens prinsipper for godt eierskap av kommunen? 4 13 Praktiseres kommunens prinsipper for godt eierskap av selskapet? 4 REGLER FOR EIERSTYRINGEN (rollefordelingen) 14 Blir kommunens interesser ivaretatt ved deltakelse i eierorganet? 4 15 Blir selskapets interesser ivaretatt i styret? 4 16 Blir eierrepresentanten bundet/instruert av kommunestyret i viktige saker? En oppsummering av kommunens praktisering av KS sine anbefalinger for godt kommunalt eierskap er tatt med i vedlegg. Vurderinger av eierrepresentantenes oppfølging av selskaper Kommunen er medeier i få selskaper, hvilket anses som naturlig tatt i betraktning kommunens størrelse. Kommunens eierrepresentanter er alle godt kjent med kommunens eierskapsmelding med overordnede eierstrategier (kommunens eierstrategi). Det er uklart i hvilken grad kommunens eierstrategi praktiseres av selskapene. Det tenkes her på de eierstrategier som gjelder selskapene (krav rettet mot selskaper). Eierstrategiene må imidlertid anses å være allmenngyldige. I henhold til eierstrategien til Kvitsøy, så forventes det at kommunens representanter i de ulike selskapene gir kommunestyret en statusrapport over eierskapets utvikling. Det har foreløpig ikke vært slik informasjon fra eierrepresentantene i kommunestyret. 5 Evalueringer av styret gjøres nok i varierende grad av eierrepresentantene i alle selskapene, men uten at dette kommer eksplisitt til uttrykk i noe eget dokument. SELSKAPSKONTROLL KVITSØY EIERSKAPSFORVALTNING

21 I henhold til kommunens eierstrategi skal eierrepresentantene drøfte viktige saker i relevante kommunale organ. Eierrepresentantene skal også ivareta kommunes interesser i eierorganet. Om ikke eierrepresentantene blir direkte bundet av kommunestyret, er de forpliktet til å drøfte viktige saker i relevante kommunale organ og å ivareta kommunens interesser. SELSKAPSKONTROLL KVITSØY EIERSKAPSFORVALTNING

22 VEDLEGG SELSKAPSKONTROLL KVITSØY EIERSKAPSFORVALTNING

23 Om selskapskontroll Rogaland Revisjon IKS Selskapskontroll er hjemlet i kommuneloven 77 nr. 5 og for øvrig nærmere omtalt i forskrift om kontrollutvalg kap. 6 ( 13 15). Innholdsmessig deles selskapskontroll i to komponenter: Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll, jf. forskrift om kontrollutvalg 14 første ledd. Den omfatter kontroll med forvaltningen av (fylkes-)kommunens eierinteresser, herunder å kontrollere om den som utøver eierinteressene gjør dette i samsvar med (fylkes-)kommunens vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon er den frivillige delen av selskapskontroll, jf. forskrift om kontrollutvalg 14 andre ledd, og er nærmere omtalt i forskrift om revisjon kap. 3 ( 6 8), jf. forskrift om kontrollutvalg kap. 5 ( 9 12) og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. Den omfatter systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon 7 første ledd. Denne selskapskontrollen omfatter den obligatoriske delen. Obligatorisk selskapskontroll kalles gjerne for eierskapskontroll. Rogaland Revisjon IKS utfører selskapskontroll på oppdrag fra kontrollutvalget i kommunene. Denne kontrollen er utarbeidet av Tore Kristensen og er gjennomgått av forvaltningsrevisor Rune Eskeland under ledelse av fagansvarlig for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Bernt Mæland og revisjonsdirektør Cicel Aarrestad. Mandat for gjennomføring av prosjektet ble vedtatt av kontrollutvalget i møte Kontrollkriterier Kontrollkriteriene er krav eller forventninger som revisjonen bruker for å vurdere funnene i undersøkelsene. Kontrollkriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f.eks. lovverk og politiske vedtak. I denne kontrollen er følgende kriterier anvendt: Kommunens saker og vedtak om eierskap og eierstrategier, herunder o Kommunens eierskapsmelding o Motiver for eierskap, prinsipper for godt eierskap og regler for eierstyring (dette fremkommer av kommunens eierskapsmelding) KS Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunale selskaper Anbefalingen om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunale selskaper ligger på KS sine nettsider. Metode og kilder Metodisk har vi benyttet intervjuer, spørreskjemaer og gjennomgang av dokumenter. Intervjuer er foretatt av kommunens ordfører og administrative ledelse. De enkelte eierrepresentanter er kontaktet ved spørreskjema, jf. tabell nedenfor. Det er sett på kommunens eierskapsmelding, med overordnede eierstrategier samt regler og rutiner for eierstyringen. Selskapskontroll omfatter i prinsippet alt kommunalt eierskap som er organisert med hjemmel i andre lover enn kommuneloven (KL) samt interkommunalt samarbeid etter KL kapittel 5 og som er egne rettssubjekt. Inkludert er dermed aksjeselskaper (AS), interkommunale selskaper (IKS) og samvirkeforetak. Utenfor rekkevidden av selskapskontroll er f.eks. kommunale foretak (KF) organisert etter KL kapittel 11 eller interkommunalt samarbeid etter KL kapittel 5 og som ikke er eget rettssubjekt. Heller ikke stiftelser omfattes av regelverket om selskapskontroll. SELSKAPSKONTROLL KVITSØY EIERSKAPSFORVALTNING

24 Selskaper som kommunen måtte eie som en del av sin finansforvaltning, vil ikke være aktuelle. Dette er kortsiktige aksjeplasseringer hvor eierstyring ikke er relevant. Formelt utøves kommunenes eierskap gjennom deres valgte representanter til selskapenes øverste organer, stort sett generalforsamlingen og representantskapet. Eierskapskontrollen skal som nevnt vurdere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Følgelig har vi spurt disse personer når det gjelder informasjon om eieroppfølgingen. Disse spørsmålene besvares ved avkryssing for JA, NEI eller Vet ikke, og eventuelt med en kort kommentar. Spørsmål GENERELT JA NEI Vet ikke Kommentarer 1 Opererer virksomheten i tråd med formålet? (formålsparagrafen i vedtektene/selskapsavtalen e.a.) 2 Har virksomheten utarbeidet en selskapsstrategi? (strategiplan eller lignende) 3 Har eierne utarbeidet en spesifikk eierstrategi for virksomheten? 4 Er innkallinger til eiermøtene tilfredsstillende? (saksliste og saksdokumenter ved de lovmessige eiermøtene) 5 Er det noen oppfølging av virksomheten utenom de lovmessige eiermøtene? (eksempelvis ved viktige saker) STYRET (utnevnelse og evaluering) 6 Har eierne definert kriterier for valg og sammensetning av styret i selskapet? 7 Har det ved styreutnevnelsen vært brukt valgkomité? 8 Hvor habilitets- og kompetansevurderinger var inkludert? 9 Gjøres det av eierne evalueringer av styret? OVERORDNEDE EIERSTRATEGIER (prinsipper for godt eierskap) 10 Er eierrepresentanten kjent med kommunens prinsipper for godt eierskap? 11 Er selskapet blitt gjort kjent med kommunens prinsipper for godt eierskap? 12 Praktiseres kommunens prinsipper for godt eierskap av kommunen? 13 Praktiseres kommunens prinsipper for godt eierskap av selskapet? REGLER FOR EIERSTYRINGEN (rollefordelingen) 14 Blir kommunens interesser ivaretatt ved deltakelsen i eierorganet? (skriftlig regler i vedtekter/selskapsavtalen e.a.) (skriftlige vurderinger) 15 Blir selskapets interesser ivaretatt i styret? (i samsvar med eiers krav) 16 Blir eierrepresentanten bundet/instruert av kommunestyret i viktige saker? KS Eierforum Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunale selskaper Som en del av kontrollen har vi også sett på det som står i KS Eierforum sin anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunale selskaper. Det er der tatt med en rekke anbefalinger overfor både eiere og selskap. Vi kan for øvrig også vise til de anbefalinger om eierskapsmelding som er fremsatt av Telemarkforsking-Bø (dette er av KS kalt veileder i eierskapstenkning). SELSKAPSKONTROLL KVITSØY EIERSKAPSFORVALTNING

25 Dokumentliste Vi henviser til følgende kilder: Lovregler Kommuneloven av 25. september 1992 Lov om aksjeselskaper av 13. juni 1997 Lov om interkommunale selskaper av 29. januar 1999 Stiftelsesloven av 15. juni 2001 (i kraft fra ) Eierstrategi/eierstyring og selskapsledelse KS Eierforum (2011): Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak - utgave februar 2011 Telemarksforskning-Bø (2008): Eierskap - Behov og muligheter for politisk styring av selskaper og samarbeid i kommunene (rapport utarbeidet for KS) NKRF (2012): Selskapskontroll fra a til å (praktisk veileder) med vedlegg Kommuneforlaget (2011): Kommunalt eierskap - roller, styring og strategi av Vibeke Resch-Knudsen Kommuneforlaget (2012): Styring av kommunalt eide selskaper av Vibeke Resch-Knudsen KS Hovedstyret (2010): Nødvendig med et aktivt kommunalt eierskap Kvitsøy kommune Kvitsøy kommunes eierskapsmelding 2013 (vedtatt i kommunestyret ) Kvitsøy kommunes plan for selskapskontroll (vedtatt i kommunestyret ) Kvitsøy kommunes årsregnskap og årsmelding for 2012 og 2013 Oversikt over kommunens representanter i eierorganet til de enkelte selskaper Oversikt over kommunens representanter i styret til de enkelte selskaper SELSKAPSKONTROLL KVITSØY EIERSKAPSFORVALTNING

26 Oversikt over samarbeid, foreninger og stiftelser som kommunen er involvert i Samarbeid, foreninger og stiftelser Interkommunale samarbeid Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS (eget rettssubjekt) Randaberg Interkommunale PPT IS Stiftelser Ingen Andre Ryfylke Friluftsråd (forening) Kommunenes Sentralforbund KS (forening) Biblioteksentralen SA (samvirkeforetak) KLP (forsikringsselskap) Det er også interkommunalt samarbeid om legevaktsordning og arbeidsgiverkontroll. Kjøpte tjenester etter gjensidige avtaler med vertskommunene Stavanger om skatt og barnevern, med Randaberg om IKT, helsesøster-, jordmortjeneste og lønn, med Sandnes om landbrukssaker. Kvitsøy kommunes eierrepresentanter 2013/2014 Selskaper Eierandel Kommunens eierrepresentant Lyse Energi AS 0,23 % Ordfører Mirjam Ydstebø IVAR IKS 0,18 % Tor Magne Bjørklund Brannvesenet Sør Rogaland IKS 0,50 % Tor Magne Bjørklund Rogaland Revisjon IKS 0,15 % Varaordfører Leif Ydstebø Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS 0,96 % Oddbjørg Sætre KLP Ordfører Mirjam Ydstebø Kvitsøy kommunes styrerepresentanter Selskaper Aksjeselskaper Lyse Energi AS Styrerepresentant Ingen styremedlemmer fra Kvitsøy Interkommunale selskaper IVAR IKS Brannvesenet i Sør Rogaland IKS Rogaland Revisjon IKS Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS Andre selskaper KLP Ingen styremedlemmer fra Kvitsøy Ordfører Mirjam Ydstebø Ingen styremedlemmer fra Kvitsøy Ingen styremedlemmer fra Kvitsøy Ingen styremedlemmer fra Kvitsøy SELSKAPSKONTROLL KVITSØY EIERSKAPSFORVALTNING

27 Aksje- og interkommunale selskaper hvor Kvitsøy kommune har eierandeler (tall i tusen kr) Selskaper (formål er tatt med i parentes) Aksjeselskaper Lyse Energi AS (energiselskap) Eierrepresentant Ordfører Mirjam Ydstebø Selskapets driftsinntekt 2013 Kommunens balanse per Eierandel ,23 % Interkommunale selskaper IVAR IKS (VAR-selskap) Tor Magne Bjørklund ,176 % Brannvesenet Sør- Tor Magne Bjørklund ,5 % Rogaland IKS Rogaland Revisjon IKS Leif Ydstebø ,15 % Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS Oddbjørg Sætre ,96 % Oversikt over utførte kontroller av kommunens selskaper Oversikt over utførte selskapskontroller som gjelder Kvitsøy kommune Gjennomført av Rogaland Revisjon IKS Lyse Energi AS (2008) IVAR IKS (2010) Brannvesenet Sør-Rogaland IKS (2011) Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS (2013) Gjennomført av andre (ReVisor AS) Rogaland Revisjon IKS (2011) SELSKAPSKONTROLL KVITSØY EIERSKAPSFORVALTNING

28 Saker angående eierskapsforvaltning Kommunestyre- og formannskapssaker Formannskapet (dato / sak) / /11 Kommunestyret (dato / sak) Saker / 9/11 Valg av styrerepresentanter i Ryfylke friluftsråd /11 SELSKAPSAVTALE IKA ROGALAND /11 IVAR IKS SØKNAD OM MEDLEMSSKAP FRA STRAND KOMMUNE /11 MEDLEMSKAP I GREATER STAVANGER /11 VALG AV REPRESENTANTER TIL RYFYLKE FRI LUFTSRÅD FOR PERIODEN /11 FRAMTIDIG SELSKAPSFORM FOR IVAR IKS /11 SELSKAPSKONTROLL ROGALAND REVISJON IKS /11 SELSKAPSKONTROLL BRANNVESENET SØR RO GALAND IKS /12 MEDLEMSKONTINGENT RYFYLKE FRILUFTSRÅD /12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL OPPFØLGING AV SELSKAPSKONTROLL ROGALAND /12 REVISJON IKS 2011 OPPFØLGING AV SELSKAPSKONTROLL BRANNVE /12 SENET SØR ROGALAND IKS 2011 EIERSKAPSSTRATEGI OG EIERSKAPSMELDING / SELSKAPSKONTROLL INTERKOMMUNALT ARKIV /13 ROGALAND IKA ENDRING AV SELSKAPSAVTALE OG EIERANDEL IKA /13 ROGALAND HAUGALAND KONTROLLUTVALGS SEKRETARIAT IKS OPPFØLGING AV SELSKAPSKONTROLL INTER /13 KOMMUNALT ARKIV ROGALAND IKA SØKNAD FRA KLEPP KOMMUNE OM OPPTAK SOM /13 DELTAKER MED FAST SAMARBEIDSAVTALE RO GALAND KONTROLLUTVALGSSEKRET... IS IVAR IKS LÅNEOPPTAK I ØKONOMIPLANPERIO /14 DEN BRANNVESENET SØR ROGALAND IKS NY BRANNSTASJONSSTRUKTUR INKL. NY HOVED /14 BRANNSTASJON, REV. SELSKAPSAVTALE OG EIER STRATEGI NÆRINGSFONDSØKNAD 2010: KVITSØY SJØTJE NESTER NÆRINGSFONDSØKNAD 2010: ESPEVIK TRANS PORT /11 MEDLEMSKAP I GREATER STAVANGER /13 EIERSKAPSSTRATEGI OG EIERSKAPSMELDING 2013 SELSKAPSKONTROLL KVITSØY EIERSKAPSFORVALTNING

29 Anbefaling om utarbeidelse av eierskapsmeldinger (KS Eierforum anbefaling nr. 2) Nr. 2 Utarbeidelse av eierskapsmeldinger - Kommuner skal foreta en politisk gjennomgang av virksomhet som er organisert som selvstendige rettssubjekter eller interkommunale organer gjennom utarbeidelse av en eierskapsmelding. Eierskapsmeldingen bør gjennomgås og eventuelt revideres hvert år i kommunestyret. Eierskapsmeldingen skal følges av strategier og formål/selskapsavtale for det enkelte selskap. Alt eierskap i selvstendige rettssubjekter skal fremgå på en klar og instruktiv måte i kommunens årsberetning. Interkommunale eierskapsmeldinger kan også utarbeides. En eierskapsmelding kan defineres som et overordnet politisk styringsinstrument for virksomhet som er lagt til et annet rettssubjekt, eget styre eller en vertskommune eller til et annet interkommunalt organ. Selv om en eierskapsmelding primært sett skal handle om selskapene, bør den også skjele til de interkommunale samarbeid. En eierskapsmelding bør som minimum ha tre hovedpunkter; 1. Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskaper og samarbeid 2. Politiske (prinsipper for eierstyring) og juridiske styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene 3. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder vedtektsrevisjon. En eierskapsmelding vil sikre nødvendig styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre lokalpolitikernes ansvar. Det vil bidra til å skaffe til veie en oversikt over kommunens samlede virksomhet, det vil gi de folkevalgte en mulighet til å sette seg inn i de juridiske styringsmulighetene som ligger i de ulike selskapsformene og det vil bidra til mer åpenhet overfor omverden i forhold til den samlede kommunale virksomhet. Gjennom en eierskapsmelding kan kommunen dessuten gi mer overordnede styringssignaler til selskapsstyrene. Eierskapsmeldingen kan også inneholde et eget punkt om selskapenes samfunnsansvar, f.eks. politiske målsettinger knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk osv. Eierskapsmeldingen bør reflektere det rettslige ansvarsmessige forholdet mellom selskapsform og eier. Kommunestyrene skal ikke gjennom eierskapsmeldingen detaljstyre selskapene, men bidra til å sikre samhandling og kommunikasjon mellom eierorgan og kommunestyret overfor selskapene og omverden. Kommunestyrene bør også gjøres oppmerksom på at ved utskilling til selvstendige rettssubjekt opphører arbeidsgivertilknytningen til kommunen og behovet for å sikre en ny arbeidsgivertilknytning mht. interessepolitikk, tariffspørsmål og arbeidskonflikter som krever juridisk bistand. Som en videreføring av arbeid med egen eierskapsmelding kan det også utarbeides en interkommunal eierskapsmelding hvis kommunen er medeier i interkommunale selskaper eller andre selskaper sammen med andre kommuner. En interkommunal eierskapsmelding vil sikre felles føringer fra eierne der det er mulig, dvs. overordnet eierskapsutøvelse. En oppfølging av meldingen kan ha som målsetting å gå mer i detalj på enkeltselskap. (sist endret mai 2010) SELSKAPSKONTROLL KVITSØY EIERSKAPSFORVALTNING

30 Status på godt kommunalt eierskap KS Eierforum har utarbeidet en kommunal variant av prinsipper for godt eierskap. Anbefalingene fra KS Eierforum er dekket av vår kontroll. Vi tar her med en gruppert oversikt over KS sine anbefalinger og status for Kvitsøy kommune. Forholdene er ellers stort sett nærmere omtalt foran i rapporten der hvor de hører hjemme. Denne selskapskontrollen dreier seg om eierskapsforvaltningen. Vi har derfor utelatt det i KS anbefalingene som går direkte på selskapene. Kontroll av dette vil kreve egne selskapskontroller (med forvaltningsrevisjon) av de enkelte selskaper. 6 Anbefalinger fra KS Eierforum (februar 2011) Kvitsøy kommune Anbefaling om eierskap mv Nr 1 Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte (om eierstyring og selskapsledelse) Nr 2 a Eierskapsmelding (eiermelding) Kvitsøy kommune Nei Nærmere kommentarer I den generelle politikeropplæringen i begynnelsen av valgperioden, var en så vidt innom temaet. Ja Kommunen sin eierskapsmelding ble vedtatt i Den har med motiver for eierskap, prinsipper for godt eierskap og regler for eierstyring, samt presentasjon av kommunens selskaper. Nr 2 b Eierstrategier selskaper (Ja) Det er utarbeidet spesifikke eierstrategier for fire av kommunens selskaper; Lyse Energi AS, IVAR IKS, Rogaland Revisjon IKS og Brannvesenet Sør- Rogaland IKS. Disse er felles for de kommunale eierne. Spesifikke eierstrategier bør være felles for alle eierne slik som selskapenes formål (formålsparagrafer). Nr 3 Utarbeidelse og revidering Ja Det er utarbeidet selskapsstrategier. Eiernes formål av selskapsstrategier og vedtekter/selskapsavtaler Nr 4 Vurderinger og valg av selskapsformer Nr 6 Tilsyn og kontroll med kommunens selskaper Nr 7 Sammensetning og funksjon til eierorganer Nr 8 Gjennomføring av eiermøter Nr 9 Eiers krav til profesjonelle styrer Nr 10 Valgkomité for styreutnevnelsene Ja Ja (Ja) Ja er nedfelt i formålsparagrafene i vedtekter/selskapsavtalene. Selskapenes oppgaver vil ellers kunne være regulert av lovregler. Det er stort sett opp til eierne å bestemme selskapsformen. De valgte selskapsformene synes godt tilpasset selskapenes formål og drift. Det er utarbeidet plan for selskapskontroll som er vedtatt av kommunestyret. Dette gjøres for hver kommunestyreperiode (4-årlig). Det er her med retningslinjer for selskapskontroll og en oversikt over selskapene. I tillegg er det med en prioritering av hvilke selskaper som skal kontrolleres i perioden. Kommunen er medeier i fem aksje- og interkommunale selskaper. I tillegg kommer KLP. Vervene som eierrepresentant i de forskjellige selskaper er spredd på flere kommunestyremedlemmer samt en ansatt fra administrasjonen. Politisk ledelse bør sitte i eierorganene. Eierutøvelsen skal speile kommunestyrets samlede flertallsbeslutning. Innkallinger til eierorganene oppleves av alle eierrepresentantene som tilfredsstillende.? Det var ukjent om det var formelt foretatt kompetansevurderinger av eiernes styremedlemmer. Styrets kompetanse skal sees i lys av selskapenes formål. (Ja) Valgkomité skal være benyttet, men det var ukjent om det hadde blitt foretatt formelle habilitets- og kompetansevurderinger. 6 Selskapskontroll (med forvaltningsrevisjon) dvs. også med bl.a. styringen av selskapene, kan for øvrig kun foretas av heleide kommunale selskaper - dersom dette ikke avtales med andre eiere eller er vedtektsfestet. SELSKAPSKONTROLL KVITSØY EIERSKAPSFORVALTNING

31 Nr 14 Habilitetsvurderinger av styrene Nr 16 Eierorganenes godtgjørelser? Det var ukjent om det var formelt foretatt kompetansevurderinger av eiernes styremedlemmer. Styrets kompetanse skal sees i lys av selskapenes formål. (Nei) Ingen utbetalinger fra kommunen til eierrepresentantene Merknader til tabellen Anbefalingene nr. 1, 2a, 6 og 16 gjelder her kun kommunen. De andre anbefalingene gjelder forhold som angår alle eierne, og hvor svar fra kommunens eierrepresentanter også vil kunne omfatte de andre eierne. Status for KS Eierforum KS Eierforum som eget medlemsnettverk ble avviklet 27. oktober Arbeidet med eierskap fortsetter i KS sin ordinære virksomhet. Hovedoppgaven vil fortsatt være å oppfordre kommunene til å ha et aktivt og bevisst eierskap, og at anbefalingene som KS Eierforum har utviklet, fortsatt videreutvikles og oppdateres. SELSKAPSKONTROLL KVITSØY EIERSKAPSFORVALTNING

32 Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Andre tjenester Rogaland Revisjon IKS Lagårdsveien Stavanger Tlf Faks