IMDinett bxsetting %UXNDUUHWWOHLLQJ IRU NRPPXQHEUXNDUDU

Transkript

1 IMDinett b setting

2 Innhald OM IMDINETT BUSETTING... 3 Pålogging... 3 Roller og tilgjenge... 4 Informasjon og hjelp... 5 ARBEIDSFLATE... 6 Personsøk... 7 Meldingar... 7 Varsel... 8 Personliste PERSONAR OG PERSONSØK Personsøk Grunndata Grunndata detaljar Busetting Språk Kompetanse Busettingsinformasjon Hendelser Notat Systemhendingar OPPMODING OG VEDTAK OM BUSETTING AV FLYKTNINGAR Oppmoding og vedtak Svar på oppmoding Registrer vedtak Registrer plassar Oppsummering og godkjenning Endre svarfrist

3 Historikk for oppmoding og vedtak BUSETTING MOTTA OG SVARE PÅ FORDELINGSLISTE Oversyn busetting Fordeling Fordeling svare på fordeling Vedtak om busetting Registrer planlagt tidspunkt for busetting Registrere busettingsdato HENDINGAR Systemhendingar Notat Brev frå IMDI utanfor IMDInett KONTAKTINFORMASJON

4 OM IMDINETT BUSETTING IMDinett- busetting er IMDI sitt nye digitale sakshandsamingssystem for busetting av flyktningar til kommunane. Det vil vere IMDi sitt primære arbeidsverktøy for sakshandsaming av busetting, men skal òg vere kommunane sitt sakshandsamingssystem for dialog med IMDI knytt til oppmoding om busetting av flyktningar og utsøking og fordeling av flyktningar til kommunane. I tillegg vil IMDInett busetting vere verktøy for kommunane i arbeidet med å planlegge og førebu busetting i kommunen for einskildpersonar og langsiktig planlegging. Pålogging For å få tilgjenge til IMDInett må eksterne brukarar logge inn via ei Bypass-løysing. Sjå korleis du lastar ned og brukar denne på 3

5 Roller og tilgjenge Informasjonen i IMDinett er tilgjengestyrt, og kva du ser og kva oppgåver du kan utføre avheng av kva roller du har. Alle som skal jobbe i IMDinett må få oppretta brukarar med naudsynte roller og tilgjenge slik at ein kan løyse dei oppgåvene ein har behov for. Kvar kommune har ein eller fleire Kommuneadministrative brukarar som har moglegheit til å opprette brukarar og tildele naudsynte rettar. Ein brukar kan ha fleire roller, som i kombinasjon gir dei tilgjenge ein treng. Du som kommunebrukar kan til dømes ha både rolla Kommune_Anmoder_Skriv og Kommune_Bosetter_Skriv for å kunne løyse oppgåver knytt både til oppmoding og busetting. OMRÅDE ROLLE SKILDRING Oppmoding Kommune_Anmoder_Skriv Denne rolla gir naudsynte tilgjenge til å opne, handsame og svare på oppmodingar om busetting av flyktningar frå IMDI. Du får òg sjå i hendingar og legge notat knytt til oppmoding. Brukaren skal kunne sjå historikken for oppmodingar, søk av personar som er busett til kommunen utan tilgjenge til personmappa Oppmoding Kommune_Anmoder_Les Denne rolla gir moglegheit til å lese informasjon om sakshandsaming på oppmoding i din kommune. Sjå vedtak som er registrert frå kommunen, sjå fordelingane kommunen har fått frå IMDi samt svaret frå kommunen, søke personar som er busett og sjå grunndata utan at brukaren får tilgjenge til å lese i personmappa. Busetting Kommune_Bosetter_Skriv Denne rolla gir tilgjenge til alle sakshandsamingsprosessar knytt til busetting i IMDInett. Det gjeld opne og svare på fordelingslister sendt frå IMDI. Du får òg tilgjenge til å søke opp personar, og lese detaljert informasjon om personar som er busett eller søkt ut til din kommune. Busetting Kommune_Bosetter_Les Brukaren skal kunne ha innsyn i personmappa til individ som har vorte søkt ut til kommunen, bruke søkefunksjonen for å hente liste over utsøkte til kommunen, ha tilgjenge til busettingsrapportar. Busetting Kommunebrukar_EM_ungdom skriv Gir tilgjenge til å sjå personmappa til einslege mindreårige som har vorte søkt ut til kommunen, gir moglegheit til søke opp personar same kategori, tilgjenge til hendingar og hente tilsvarande rapportar, svare på IMDi sine fordelingar av EM til kommunen 4

6 Informasjon og hjelp Dersom du treng hjelp til bruk av systemet eller har spørsmål om busetting finn du meir informasjon på hjelpesidene våre for IMDinett som ligg på IMDi.no. Du kjem til denne sida ved å klikke på Hjelp i IMDinett. Du vil då kome til hjelpesida vår, der du finn informasjon om IMDInett, eventuelle driftsmeldingar og brukarrettleiingar og opplæringsmateriell. Dersom du ikkje finn svar på det du lurer på kan du ta kontakt med IMDi sitt kontaktsenter. Her kan du melde inn sak og stille spørsmål til IMDI sitt busettingsteam for vidare oppfølging. 5

7 ARBEIDSFLATE Når du har logga deg inn i IMDInett som kommunebrukar kjem du til Arbeidsflata di. Her får du enkel tilgjenge til sentrale funksjonar i IMDInett. I den globale menyen kan du navigere til dei ulike arbeidsområda, og du kan òg tilpasse arbeidsflata til ditt bruk ved å legge til snarvegar til einskilde funksjonar. Det området i skjermbiletet som er markert med stor raud ring vil du alltid sjå uansett kva anna skjermbilete du er i. Den svarte stripa med raudt felt viser kva hovudfane du har valt og kva skjermbilete du er i. Du kan sjølv redigere og tilpasse Arbeidsflata til ditt bruk. Då kan du fjerne eller legge til eitt eller fleire av dei fire felta i arbeidsflata. Du kan òg plassere felta der du sjølv ønsker ved å plassere markøren på overskrifta til det feltet du ønsker å flytte og så holde venstre museknapp nede og dra med deg feltet. 6

8 Personsøk Arbeidsflata inneheld ein søkefunksjon der du kan søke opp einskildpersonar i IMDInett si database. Du kan søke på namn, DUF-nummer, personnummer eller reg-nummer. Når du søker på namn, DUF-nummer, personnummer eller regnummer. vil du som kommunebrukar få treff på alle personar som er søkt ut til eller busett i kommunen. Du vil berre få treff på personar som ikkje bur i eller er søkt ut til kommunen ved å søke på DUF-nummer. Andre søkekriterium for desse personane vil ikkje gi deg treff på søket. Meldingar Ved å klikke på Meldingsikonet eller Sjå alle meldingar vil du få sjå alle meldingar som er sendt og motteke av deg. Her kan du òg skrive og sende meldingar til alle andre brukarar av IMDinett busetting 7

9 Varsel Ved å klikke på varselikonet vil du sjå alle varsel som systemet har sendt til deg. Du vil til dømes få opp eit varsel når IMDI har sendt ei fordelingsliste med busettingsklare flyktningar til din kommune. For å handsame dette, må du gå inn på din kommune under menyval Kommune. Her kan du velje å sjå berre varsel du ikkje har lest tidlegare (Vis berre uleste varsel). 8

10 9

11 Personliste På arbeidsflata har du òg ein Personliste. Denne lista inneheld dei personar du sjølv har lagt der. Korleis du legg personar på lista vert skildra under kapittelet Person og personsøk. Lista kan berre innehalde 10 personar. Du fjernar personar frå lista ved å klikke på Fjern. 10

12 PERSONAR OG PERSONSØK I IMDInett vil du som kommunebrukar få tilgjenge til informasjon om personar som er søkt ut eller busett i kommunen. Dette er personinformasjon, og utdjupande informasjon som blei registrert då personen blei kartlagt på mottaka eller som er registrert i andre prosessar. Denne informasjonen skal hjelpe kommunen i å planlegge busettinga av personen. Personsøk Du kan søke på personar, anten frå eit søkefelt under Personar eller direkte frå Arbeidsflata. Du kan søke på namn, DUF-nummer, personnummer eller regnummer. Du vil då få treff på alle personar som er søkt ut til eller busett i kommunen. Om du skal finne ein person som ikkje er søkt ut eller busett i kommunen må du søke direkte på DUF-nummer. Andre søkekriterium vil ikkje gi deg treff på personar som er tilknytt andre kommunar eller ikkje er søkt ut enda. Når du har søkt opp ein person vil du få opp meir detaljert informasjon om personen i eit eige oversyn. 11

13 Grunndata Når du går inn på sida til ein person som er busett eller søkt ut til din kommune vil du få opp detaljert informasjon om personen. Her kan du òg velje Legg til i Personliste (oppe til venstre i skjermbiletet). Personen vil då verte lagt i personlista du har på Arbeidsflata di. 12

14 Grunndata detaljar Under Grunndata detaljar vil du finne meir detaljert informasjon om personane. 13

15 Busetting Under menyvalet Busetting vil du få opp meir detaljert og busettingsrelevant informasjon. Menyvala innanfor den raude ringen vil gi deg utfyllande informasjon som er registrert i UDB, og med eventuell supplerande informasjon frå IMDI. For ein person som ikkje er busett eller søkt ut til din kommune, vil menyen Busetting på venstre side ikkje vere tilgjengeleg. 14

16 Språk Under Språk vil du kunne få meir detaljert informasjon om personen sin språkkompetanse. Merk at kommunar ikkje har moglegheit til å redigere informasjon her, men vil kunne sjå det som er registrert av mottaka under kartlegginga på mottak (UDB) og eventuelt av IMDI. Dette kan vere supplerande informasjon, eller informasjon lagt inn av IMDI for personar som ikkje bur på ordinært mottak og fangast opp av den ordinære kartlegginga 15

17 Kompetanse Under Kompetanse finn du kompetanse som er registrert på personen. Merk at kommunar ikkje har moglegheit til å redigere informasjon her, men vil kunne sjå det som er registrert av mottaka under kartlegginga på mottak (UDB) og eventuelt av IMDI. Dette kan vere supplerande informasjon, eller informasjon lagt inn av IMDI for personar som ikkje bur på ordinært mottak og fangast opp av den ordinære kartlegginga 16

18 Busettingsinformasjon Under Busettingsinformasjon på den einskilde person vil du òg finne meir detaljerte opplysningar som er relevant for kommunen sitt vidare arbeid for å busette personen. Bindande tilknyting til kommune Her ser du eventuell tilknyting personen har som gjer at den må busettast i den aktuelle kommunen. Det kan vere dersom personen har skaffa bustad i kommunen sjølv som er godkjend av kommunen, personar med arbeidskontrakt eller studieplass som er godkjend av kommunen, eller dersom personen er alternativt mottaksplassert (Amot). Desse kriteria er bindande for IMDI sitt val av busettingskommune. 17

19 Rettleiande tilknyting til kommune Her finn du informasjon om eventuelle andre kriterium for busetting i den aktuelle kommunen som er lagt inn på mottaka, og som IMDI kan ta med i vurderinga ved val av kommune til personen. Det er viktig å merke seg at einskilde kriterium kan prioriterast høgare enn andre. Verje før busetting Her finn du informasjon om verje for einslege mindreårige mens dei bur på mottak. Følgeperson Her finn du informasjon om eventuell følgeperson for einslege mindreårige dersom dei har det. Familiebustad Dersom person har ønske om å bu saman med familie eller andre personar i same bueining, vil du finne informasjon om dette her. Dersom ein einsleg mindreårig skal busettast med følgeperson vil dette kome opp her. Bufellesskap Dersom personar har ønske om å bu saman med andre personar i eit bufelleskap, vil du finne informasjon om dette her. Busettingsmerknad Her vil du finne supplerande informasjon som er relevant for busettinga, denne kan registrerast både av IMDI og frå mottaka (UDB). 18

20 Særlege omsyn Dersom det er vurdert at ein person treng særleg tilrettelegging, vil dette kome fram her. 19

21 Hendelser Under Hendelser vil du finne loggført informasjon som er registrert på personen i systemet. Dette kan vere både informasjon som er registrert av systemet og av IMDI eller kommunen. Hendingar er sortert i ulike område. Du kan velje alle eller ein av dei. Hendingar er òg sortert under typar. Du kan her velje ein av typane. 20

22 Notat Det er mogleg å legge til notat i IMDInett som kan knyttast direkte til ein person. Alle notat som er knytt til ein person vil vere tilgjengeleg her under Hendingar. Dette kan vere både notat skrive direkte på personen sine hendingar av IMDI, eller på kommunen sine hendingar, og deretter knytt til personen (Sjå Hendingar under Kommunar). Desse notata vert tilgjengelege for kommunen under Personar for personar som er søkt ut eller busett i din kommune. 21

23 Systemhendingar Systemhendingar er hendingar som er automatisk generert av systemet. Det kan til dømes vere når IMDI har sendt ei oppmoding til kommunane, eller kommunen har svart på ei oppmoding, fordelingsliste eller andre ting. Ved å klikke på Vis detaljar kan du få meir informasjon om den aktuelle hendinga. Berekningslogg Her ser du dei berekningane som ligg til grunn for at systemet har berekna status og videre sakshandsaming for personen. 22

24 OPPMODING OG VEDTAK OM BUSETTING AV FLYKTNINGAR Kommunane vil kvart år motta oppmoding om å busette eit visst tal på flyktningar frå IMDi gjennom det nye systemet og kommunen sitt postmottak. Etter at kommunen har handsama oppmodinga og vedtatt kor mange flykningar dei vil busette, må dei registrere og godkjenne vedtaket i systemet, og sende vedtaket til IMDi sitt postmottak. Dette vil danne grunnlaget for den vidare fordelinga av flyktningar til kommunen. Når du klikkar på Kommunar kjem du til oversiktbiletet for din kommune. Her vil du sjå eit oversyn over din kommune sitt vedtak på IMDi sine oppmodingar fordelt på dei 3 ulike kvotene. Her kan du velje kva år du ønsker å sjå vedtak for. Du vil òg sjå kor mange flyktningar som er søkt ut til kommunen for det aktuelle året og kor mange ledige plassar som er att. Ledige plassar er ein sum av eventuelle ledige plassar frå tidlegare år og det året du har valt. Her vil du òg kunne starte fleire sakshandsamingsprosessar, mellom anna handsame og svare på førespurnadar frå IMDI. 23

25 Oppmoding og vedtak Under Oppmoding og vedtak kan du sjå og svare på IMDI sine oppmodingar om busetting av flyktningar. Her vil du sjå eit oversyn over kommunen sine Oppmodingar under arbeid. Dette er oppmodingar kommunen har motteke frå IMDI og opna, men som enda ikkje er svart på. Under Siste oppmodingar vil du sjå dei siste oppmodingane IMDI har sendt til kommunen, òg dei som er under arbeid. Du vil òg kunne sjå status på dei ulike oppmodingane, Stadfesta, Purra, Returnert, Ikkje svart, Svart Under Sjå historiske vedtak kan du søke opp tidlegare vedtak på IMDI sine oppmodingar. Du kan òg gå inn via Historikk i venstremenyen. 24

26 Svar på oppmoding Registrer vedtak Når kommunen har motteke ei oppmoding frå IMDi og handsama denne i kommunestyret, skal kommunen sende vedtaket til IMDi. I tillegg til å sende vedtaksbrev til IMDI i posten, må kommunen registrere vedtaket i IMDinett. Du går inn på Registrer vedtak, og vel den oppmodinga du skal svare på. Du må vidare velje kva år vedtaket gjeld for, ettersom ei oppmoding frå IMDI kan gjelde fleire år. 25

27 Registrer plassar Her må du registrere plassane som kommunen har fatta vedtak om, og fordele det på dei ulike persontypane Einslege vaksne/familiar, Einslege mindreårige år og Einslege mindreårige under 15 år. IMDI vil nytte desse registreringane til å foreslå personar for busetting i din kommune. Du vil kunne sjå kva det totalt er oppmoda om for det aktuelle året, og kva kommunen har svart tidlegare. Her vil du òg få opp avvik mellom IMDI si oppmoding og kommunen sitt vedtak. Merk at dersom kommunen registrerer eit lavare tal på vedtak enn det IMDi har oppmoda om, må kommunen grunngje dette. 26

28 Oppsummering og godkjenning Når du er ferdig med å registrere plassar, trykker du på Neste og kjem til eit oppsummeringsbilete. Her kan du kontrollere registreringane. Dersom du ønsker å korrigere registeringane kan du gå tilbake ved å velje Forrige nedst på sida eller på Registrer svar nesten øvst på sida. For å sende svaret til IMDI på deira oppmoding, må du godkjenne og sende svaret i to trinn. Her må du ogå velje kva år vedtaket gjelder for, ettersom oppmodinga frå IMDi kan gjelde for meir enn ett år. Når du har godkjent og registrert oppmodinga vil du få ei kvittering frå systemet som vist i skjermbiletet nedanfor. 27

29 IMDi vil få eit varsel om at Sortland kommune har svart på oppmodinga, og vil stadfeste eller kommentere svaret frå kommunen. Når IMDi har stadfesta eller kommentert svaret, får kommunen eit varsel i IMDInett OBS! Husk at kommunen òg må svare på oppmodinga frå IMDI i brevform. Dette er naudsynt for å sikre arkivering og journalføring av naudsynt dokumentasjon knytt til handsaming av oppmodingsbrev. Når du har svart på oppmodinga vil du sjå at status på «Svar på oppmoding Sortland 2017 (3)» er endra til Stadfesta og at det ikkje er fleire oppmodingar under arbeid. Dette vil verte synleg på oversynsbiletet Oppmodingar og vedtak under Oversikt busetting 28

30 29

31 Endre svarfrist Dersom kommunen treng å endre svarfristen på oppmodinga, kan du gjere dette. Du vel da den aktuelle oppmodinga, og går inn og endrar fristen. Dersom det er behov for å endre svarfristen må kommunen grunngje dette. 30

32 31

33 Historikk for oppmoding og vedtak Klikkar du på Historikk i venstremenyen under Oppmoding og vedtak, kan du søke opp historiske oppmodingar og vedtak for din kommune. Du vel i utvalskriteriet kva periode du ønsker å sjå oppmodingar og vedtak for og klikkar på Vis. 32

34 Du kan då velje å gå inn på ei bestemd oppmoding og få opp detaljane her. 33

35 BUSETTING MOTTA OG SVARE PÅ FORDELINGSLISTE Når kommunen har fatta vedtak om busetting, sender IMDi førespurnad om å ta imot konkrete personar. Denne prosessen kallast for utsøking, og skjer ofte fleire gonger gjennom året, avhengig av kor mange flyktningar kommunen skal busette. Dersom kommunen har moglegheit til å busette den einskilde flyktning, gjer IMDi vedtak om busetting som sendast både til flyktningen og til kommunen. IMDi vil no sende fordelingslister over busettingsklare flyktningar til kommunen via IMDinett, med førespurnad om å busette desse. Kommunen må gå inn her for å handsame og svare på førespurnaden. Når kommunen har sagt ja til å busette personar i kommunen, vi IMDI sende brev til personen med informasjon om vedtak om busetting. Kommunen vil òg motta eit brev med oversyn over alle personane som har fått vedtak om busetting i kommunen. Kommunen vil da få tilgjenge til kartleggingsinformasjon om personen som blei fylt ut på mottaket gjennom kartleggingsprosessen. Denne informasjonen skal hjelpe kommunen å førebu busettinga. Denne informasjonen vil verte tilgjengeleg i IMDinett for kommunen. Sjå meir om dette under Personar og personsøk 34

36 Oversyn busetting Under menyvalet Kommunar vil du få tilgjenge til sakshandsamingsprosessar knytt til busetting av flyktningar. Under Oversyn busetting finn du eit oversyn over vedtak, utsøking og ledige plassar i kommunen. 35

37 Fordeling IMDi vil sende fordelingslister over busettingsklare flyktningar til kommunen via IMDInett. Du kan gå inn inn og handsame fordelingslistene under Busetting - Fordelingar. Her vil du sjå kva fordelingar som er sendt til din kommune. Du kan sjå kva fordelingar som er svart på av kommunen din og returnert til IMDi, dei har status Sendt. Du ser òg kva fordelingar som ikkje er svart på frå kommunen din, dei vil ha status Ny. 36

38 Fordeling svare på fordeling I fordelingslista ser du kva fordelingslister kommunen har motteke, men som ikkje er svart på. Dei har status ny. For å svare på fordelinga, klikkar du på namnet på fordelingslista, her0124 Askim frå April Du vil då få opp denne fordelingslista frå IMDI og kan gå vidare med å handsame førespurnaden. 37

39 I dette oversynet vil du få anonymisert informasjon om personane, avgrensa til nasjonalitet, kjøn og alder. Merk at i dette oversynet vil dei personane IMDI ber kommunen busette vere utfylt på førehand for busetting. Under Vis detaljar på kvar einskild person eller Vis alle detaljar, får du den informasjonen som er tilgjengeleg for ein einskild person eller alle personane. Kommunen bør her registrere foreløpig planlagt tidspunkt for busetting av personen. For overføringsflyktningar er det 38

40 obligatorisk å registrere uke for busetting, slik at UDI kan organisere reisa til Noreg. 39

41 Dersom det er personar på lista kommunen ikkje har høve til å busette, må du fjerne markeringa under «Busettast». Du vil verte beden om å grunngje dette, og dette er obligatorisk for å kome vidare i sakshandsaminga. Denne grunngjevinga vil verte lagra i personens og kommunen sin logg. 40

42 Dersom du har ei melding til IMDI vedrørande denne fordelingslista, kan du skrive det inn i boksen Beskjed til IMDi. Når du har gått gjennom lista og vil sende den til IMDi, må du godkjenne den og svare IMDi gjennom to trinn, Godkjenn liste og Send svar 41

43 Den godkjende lista vil verte sendt tilbake til IMDI via IMDInett, og personane som er markert for busetting, vil då automatisk søkast ut til kommunen. Kommunen vil då få tilgjenge til meir detaljert informasjon om dei personane som kommunen har sagt ja til å busette under Personar (sjå avsnitt om Personsøk og personar) 42

44 Vedtak om busetting Når lista er godkjend vil systemet automatisk generere brevet «Busetting av flyktningar» til kommunen der kommunen vil få ei stadfesting på vedtak om busetting for dei aktuelle personane. Dette brevet sendast kommunen i papirformat, og kommunen må sjølv sikre at dette vert arkivert etter gjeldande retningsliner. Kommunen vil ikkje lenger motta kopi av brevet «Vedtak om busettingskommune». Personane vil motta brevet «Vedtak om busettingskommune» og det vil verte sendt elektronisk varsel til mottakene. Registrer planlagt tidspunkt for busetting Når du godkjenner fordelingslister bør du òg legge inn planlagt tidspunkt for busetting. For overføringsflyktningar er det heilt naudsynt å registrere veke for når personen kan busettas, slik at UDI kan organisere reisa til Noreg. Dette gjer du ved å opne «Vis detaljar» i fordelingslista og legge inn dato i feltet «Tidspunkt for busetting» 43

45 Registrere busettingsdato For personar som bur på mottak vil busettingsdato registrerast av mottaka i DUF ved flytting frå mottak til busettingskommune og verte overført IMDInett. For privatbuande, personar som har budd på institusjon eller har vore på AMOT (alternativ mottaksplass avtalt med UDI) må kommunen sjølv registrere busettingsdato. Du gjer dette ved å gå inn under Busettingsdato i venstremenyen. Her vil du finne eit oversyn over personar kommunen har sagt ja til å busette. Ved å klikke på «Vis detaljer» kan du registrere inn busettingsdato for personen. Her registrerer du busettingsdato og vel «Fjern frå liste». Du vil då få eit spørsmål «Er registreringa ferdig?» Når du svarar «Ja» og går vidare vil personen vere registrert med busettingsdato i systemet. 44

46 HENDINGAR I IMDInett vil det òg registrerast ulike typar hendingar på kommunen og på personar. Disse vert tilgjengelege under høvesvis Kommunar og Personar under Hendelser i venstremenyen. Hendingar som er registrert på personar vil verte tilgjengelege for kommunen på personar som er søkt ut eller busett i kommunen. 45

47 Systemhendingar Systemhendingar er hendingar som er automatisk generert av systemet. Det kan til dømes vere når IMDI har sendt ei oppmoding til kommunane, eller kommunen har svart på ei oppmoding, fordelingsliste eller andre ting. Ved å klikke på Vis detaljar kan du få meir informasjon om den aktuelle hendinga. Notat Her ser du eit oversyn over alle notat som er lagt til kommunen. Dette kan vere notat kommunen har skrive sjølv, eller notat IMDI har skrive til kommunen. 46

48 47

49 Opprett notat Du som kommunebrukar kan opprette notat, med informasjon som er relevant anten om kommunen eller om bestemde personar. Vel Opprett Notat for å kunne skrive eit notat. Vel tittel Vel saksområde Vel eventuelt personar notatet skal knyttast til. Når du er ferdig å skrive notatet, vel Opprett Dersom du skal knytte notatet til ein person må du legge inn DUF-nummer til den eller dei det gjeld. Notatet vert då òg synleg i personen si personmappe. Legg inn DUF-nummer og klikk Legg til 48

50 Notat i personmappa Når kommunen har registrert eit notat som gjeld ein eller fleire personar og knytt det til DUF-nummer, vert det òg tilgjengeleg under personen sin busettingsinformasjon. Dette vil berre vere synleg for IMDI samt busettingskommunen. Ved å velje Vis detaljar kan du opne notatet og får òg sjå kven som har registrert det. 49

51 Brev frå IMDI utanfor IMDInett Oppmoding om busetting av flyktningar Sendast på e-post til kommunen sitt postmottak. Kommunen må svare IMDI på ordinært brev, men må òg registrere vedtaket i IMDInett. Brev om vedtak om busetting av personar Når kommunen har svart på fordelingslista, vil det sendast ut brev med vedtak om busetting til dei personane som er godkjende for busetting i kommunen. Det vil òg verte sendt eit brev til kommunen med stadfesting på alle personane kommunen skal busette. Desse breva vil sendast til kommunen sitt postmottak, og kommunen må sjølv sørge for at desse vert arkivert på forsvarleg måte utanfor IMDInett. 50

52 KONTAKTINFORMASJON Kontaktinformasjon til kommunen finn du under Kontaktinformasjon i venstremenyen når du er på menypunktet Kommune. Her finn du både kommunen sin offisielle kontaktinformasjon der vedtaksbrev og liknande skal sendes til. Kommunen kan òg legge inn kontaktinformasjon til flyktningkontor/flyktningkonsulent i kommunen. Denne informasjonen er viktig mellom anna fordi den vert formidla til mottak når personar er søkt ut til din kommune. Mottaket kan då ta kontakt med dykk for å avtale flytting til kommunen og eventuelt anna. 51

53 For å legge inn kontaktinformasjon til flyktningkontor/flyktningkonsulenten klikkar du på Rediger og legg inn kontaktinformasjon. Når felta Namn, Telefonnummer og E-postadresse er fylt inn, klikkar du på Lagre. 52