KONTRAKTSBESTEMMELSER. Kjøp av oppfølgingstjenester

Transkript

1 VEDLEGG 8 KONTRAKTSBESTEMMELSER Kjøp av oppfølgingstjenester 2015 Vedlegg 8 Kontraktsbestemmelser Kjøp av oppfølgingstjenester 2015

2 KONTRAKTSBESTEMMELSER RAMMEAVTALE OM KJØP AV OPPFØLGINGSTJENESTER mellom Oslo kommune, Velferdsetaten Org.nr (Oppdragsgiver) og XXXXXXXXXXXXX Org.nr (Leverandør) Oslo, xx.xx For Oppdragsgiver For Leverandør Lilleba Fauske xxxxxx

3 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 FORMÅL KONTRAKTSPERIODE RAMMEAVTALEN DOKUMENTER SOM INNGÅR I RAMMEAVTALEN KONTRAKTENS OMFANG ØKNING AV KONTRAKTENS OMFANG PRIS PARTENES KONTAKTPERSONER, FULLMAKTSFORHOLD OG VARSLING KONTAKTPERSON FULLMAKTSFORHOLD VARSLING SAMARBEID OG GJENSIDIGE PLIKTER SAMARBEIDSPLIKT TAUSHETSPLIKT MV DATABEHANDLERAVTALE LEVERANDØRS PLIKTER GENERELT OM OPPDRAGETS UTFØRELSE OVERDRAGELSE AV FORPLIKTELSER UNDERLEVERANDØRER OG ANDRE MEDHJELPERE TILTAK VED UFORUTSETTE FORHOLD TILSYN SAMARBEID MED BYDEL OG ANDRE INSTANSER AVTALE OM KJØP AV OPPFØLGINGSTJENESTER INNFLYTTING FAST KONTAKTPERSON INDIVIDUELL PLAN OG OPPFØLGINGSPLAN INFORMASJONSPLIKT OVERFOR BRUKERE VARSEL NÅR BRUKER UNNDRAR SEG TJENESTER UTFLYTTING JOURNALANSVARLIG LEVERANDØRS FAGLIGE KVALIFIKASJONER KVALITETSMÅLINGER KRAV TIL MINSTESTANDARD FOR KVALITET OG OPPNÅDDE RESULTATER LEVERANDØRS UAVHENGIGHET OFFENTLIGRETTSLIGE KRAV OFFENTLIGE MYNDIGHETERS PÅLEGG LEVERANDØRS ANSATTE/ PERSONAL LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR INTERNKONTROLL OG HMS-KRAV BEREDSKAPSPLANER DISKRIMINERINGSFORBUD RAPPORTERINGSPLIKT ANSVAR OG FORSIKRINGER REGNSKAPSPLIKT OPPDRAGSGIVERS PLIKTER OPPDRAGSGIVERS RETTIGHETER OPPDRAGSGIVERS TILSYN OG KONTROLL AV TJENESTENE INNSYNSRETT PRISREGULERING FAKTURERING Kontraktsbestemmelser Rammeavtale om kjøp av oppfølgingstjenester Side 2 av 19

4 11 GRUNNLAG FOR RETT TIL FAKTURERING UTGANGSPUNKTER BYDELENS TILBAKEHOLDSRETT SLUTTFAKTURA BETALINGSMISLIGHOLD FRISTER LEVERANDØRS MISLIGHOLD MANGEL Retting Mulkt/prisavslag Erstatning Direkte krav mot underleverandør FORSINKET LEVERING AV RAPPORTER Mulkt VARSLING OPPSIGELSE HEVING KONTRAKTENS OPPHØR LOVVALG, TVISTER OG VERNETING Kontraktsbestemmelser Rammeavtale om kjøp av oppfølgingstjenester Side 3 av 19

5 1 Formål Kontraktens formål er å regulere forholdet mellom Oppdragsgiver og Leverandør i forbindelse med kjøp av oppfølgingstjenester. 2 Kontraktsperiode Kontrakten gjelder for perioden. 3 Rammeavtalen 3.1 Dokumenter som inngår i rammeavtalen Følgende dokumenter inngår i rammeavtalen: a) Kontraktsbestemmelser (dette dokumentet) med vedlegg b) Oppdragsgivers konkurransegrunnlag c) Leverandørs tilbud av xx.xx.2015, referat fra forhandlingsmøte xx.xx.2015, og revidert tilbud av xx.xx Ved motstrid gjelder dokumentene i ovennevnte rekkefølge. Når det gjelder a) går kontraktsbestemmelser samt eventuelle endringsavtaler foran vedleggene. Når det gjelder pkt. c) gjelder dokumentene i tidsmessig rekkefølge med det senest daterte først. Vedlegg til kontraktsbestemmelsene: V1 V2 V3 Avtale mellom Bydel og Leverandør om kjøp av oppfølgingstjenester til den enkelte bruker. Databehandleravtale Rundskriv Elektronisk fakturering Kontraktsdokumentene er utarbeidet i to eksemplarer, hvorav ett beror hos hver av partene. 3.2 Kontraktens omfang Leverandør skal stille til rådighet antall leiligheter/boenheter med tilhørende oppfølgingstjenester. 3.3 Økning av kontraktens omfang Kontraktsomfanget kan økes med inntil 20 % flere boenheter med tilhørende oppfølgingstjenester, dersom Oppdragsgiver får økt behov for kjøp av oppfølgingstjenester. Økningen skal avtales skriftlig og forutsetter enighet mellom partene. Kontraktsbestemmelser Rammeavtale om kjøp av oppfølgingstjenester Side 4 av 19

6 3.4 Pris Avtalt pris for grunnpakke, gjennomsnittlig 20 timer per måned, er kr ekskl mva. Avtalt timepris for tjenester utover grunnpakken er kr. eksl mva. 4 Partenes kontaktpersoner, fullmaktsforhold og varsling 4.1 Kontaktperson Hver av partene skal innen oppstart av oppdraget oppnevne en kontaktperson som skal være ansvarlig for all kommunikasjon mellom partene vedrørende oppdraget/ kontrakten. Partenes kontaktperson i denne kontrakten er: For Oppdragsgiver: Navn: Karianne Arnkværn Postadresse: Postboks 30 Sentrum, 0101 Oslo Besøksadresse: Storgata 51, Oslo Telefon: e-post: karianne.arnkvarn@vel.oslo.kommune.no For Leverandør: Navn: Postadresse: Besøksadresse: Telefon: e-post: Bytte av kontaktperson skal varsles skriftlig Fullmaktsforhold Leverandør kan ikke forplikte Oppdragsgiver overfor tredjemann uten særskilt fullmakt. Varsling Varsel, krav og andre meldinger som skal gis etter kontrakten, skal sendes skriftlig til partenes kontaktpersoner på avtalte adresser. E-post betraktes som skriftlig varsel. 5 Samarbeid og gjensidige plikter 5.1 Samarbeidsplikt Partene skal samarbeide og opptre lojalt overfor hverandre under gjennomføringen av oppdraget. De skal i tide holde hverandre underrettet om forhold som kan få betydning for oppdraget, blant annet kopier av referater, korrespondanse og annet materiell av betydning for den andres ytelse etter kontrakten. Slik informasjon skal gis uten unødig opphold. Kontraktsbestemmelser Rammeavtale om kjøp av oppfølgingstjenester Side 5 av 19

7 Hver av partene kan kreve samarbeidsmøter for drøftelser om forståelsen av innholdet i kontrakten. Slike møter skal avholdes så raskt som mulig, og begge parter har møteplikt. Hver av partene dekker selv sine egne kostnader forbundet med slik møtedeltakelse. 5.2 Taushetsplikt mv Leverandør og enhver som utfører tjeneste eller arbeid for leverandør, har taushetsplikt etter gjeldende regelverk. Leverandør er ansvarlig for at alle med brukerkontakt underskriver på erklæring om taushetsplikt før brukerkontakt finner sted. Journaler og andre opplysninger som angår bruker skal oppbevares slik at ikke uvedkommende får tilgang til dem. Slike opplysninger er underlagt taushetsplikt i medhold av helsepersonelloven og forvaltningsloven. Dette gjelder både for personell ansatt hos Leverandør og underleverandører, herunder innleide arbeidstakere og oppdragstakere/selvstendig næringsdrivende. Oppdragsgiver og dennes ansatte har taushetsplikt om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven Databehandleravtale Oppdragsgiver er eier av alle data Leverandør registrerer om brukerne, uavhengig av om dataene registreres elektronisk, eller manuelt, og skal til enhver tid ha tilgang til nødvendige brukerdata som Leverandør har registrert. Leverandør må sikre at elektronisk behandling av personopplysninger tilfredsstiller de til enhver tid gjeldende krav i lov og forskrift. Det er inngått databehandleravtale mellom Oppdragsgiver og Leverandør, se vedlegg 2 til dette kontraktsdokumentet. Oppdragsgiver kan føre kontroll med at Leverandør behandler alle personsensitive brukerdata i henhold til gjeldende lov og forskrift. Oppdragsgiver har adgang til å pålegge Leverandør å utbedre feil og mangler hvis brudd på gjeldende sikkerhetsbestemmelser blir påvist. Leverandør har ansvaret for eventuell dataapplikasjon til bruk for brukerregnskap med registrering av brukerregnskapsopplysninger. Behandling av slike opplysninger er underlagt samme krav til sikkerhet som behandling av brukerdata for øvrig. Dersom Oppdragsgiver pålegger Leverandør å knytte seg til Oppdragsgivers felles database for behandling av brukerdata, skal Leverandør registrere alle påkrevde brukerdata i denne felles databasen. Kontraktsbestemmelser Rammeavtale om kjøp av oppfølgingstjenester Side 6 av 19

8 6 Leverandørs plikter 6.1 Generelt om oppdragets utførelse Leverandør skal utføre oppdraget med god faglig kvalitet og dra omsorg for Oppdragsgivers og brukernes interesser. 6.2 Overdragelse av forpliktelser Leverandør kan ikke overdra sine kontraktsforpliktelser uten skriftlig forhåndssamtykke fra Oppdragsgiver. 6.3 Underleverandører og andre medhjelpere Bruk av underleverandører for de deler av oppdraget som gjelder direkte brukerrettede tjenester, skal kun skje som angitt i Leverandørs tilbud. Leverandør svarer for sine ansatte, underleverandører og andre medhjelpere som benyttes for å gjennomføre oppdraget. Leverandørs underleverandøravtaler skal inneholde bestemmelser om ansvarsforhold og rettigheter for Oppdragsgiver og brukerne tilsvarende bestemmelsene i denne kontrakten. Leverandør forplikter seg til å påse at egne underleverandører overholder alle bestemmelser i kontrakten. Oppdragsgiver skal holdes skadesløs for ethvert krav eller søksmål som måtte oppstå i forbindelse med Leverandørs ansatte, underleverandører eller andre medhjelperes gjennomføring av oppdraget. 6.4 Tiltak ved uforutsette forhold Oppstår det uforutsette forhold som gjør det nødvendig å iverksette tiltak før Oppdragsgiver kan vurdere situasjonen, har Leverandør rett og plikt til å handle på Oppdragsgivers vegne. Oppdragsgiver skal kontaktes umiddelbart ved slike tilfeller. For å hindre eventuelt tap eller skade, skal Leverandør foreta de tiltak som fremstår som forsvarlige for å ivareta Oppdragsgivers og brukernes interesser. Slike tiltak skal ikke strekke seg lenger enn det som er nødvendig inntil Oppdragsgiver selv kan fatte beslutning. 6.5 Tilsyn Leverandør plikter å samarbeide og tilrettelegge for representantene fra organer som fører tilsyn og kontroll med driften av tjenestetilbudet. Leverandør har plikt til å gi Oppdragsgiver relevant informasjon og rapporter, i forbindelse med eventuelle tilsyn i tilknytning til det aktuelle tjenestetilbudet. Samarbeidet gjelder blant annet overfor: Fylkesmannen/Statens helsetilsyn Kontraktsbestemmelser Rammeavtale om kjøp av oppfølgingstjenester Side 7 av 19

9 Branntilsynet Arbeidstilsynet Oversikten er ikke uttømmende 6.6 Samarbeid med Bydel og andre instanser Leverandør plikter å samarbeide med Bydel samt andre private og offentlige instanser for å sikre brukerne et best mulig tjenestetilbud. 6.7 Avtale om kjøp av oppfølgingstjenester Leverandør er ansvarlig for at «Avtale om kjøp av oppfølgingstjenester», utarbeidet av Oppdragsgiver, inngås for hver bruker, se vedlegg 1 til kontrakten (V1). 6.8 Innflytting Leverandør skal ha tett dialog med Bydel og bidra til smidig oppstart av tjenestetilbudet, herunder kontakt med brukerens eksisterende tjenesteleverandør, der det er aktuelt. 6.9 Fast kontaktperson Leverandør skal opplyse bruker om retten til å ha en fast kontaktperson. Brukeren skal ha en fast kontaktperson (primærkontakt) hos Leverandør. Bruker skal treffe sin kontaktperson så snart som mulig etter innflytting, normalt innen tre virkedager. Kontaktpersonen skal ha en kontinuerlig dialog med bruker. I tillegg kontakt med pårørende etter behov, forutsatt at brukeren samtykker til dette Individuell plan og oppfølgingsplan Leverandør skal medvirke til inngåelse av individuell plan i henhold til helse- og omsorgstjenesteloven 7-1, 1. ledd jf pasient- og brukerrettighetsloven 2-5. Leverandør har ansvar for at det, innen de seks første ukene utarbeides en oppfølgingsplan. Oppfølgingsplanen skal utarbeides i samarbeid mellom bruker, Leverandør og Bydel. Planen skal utformes som et eget dokument og inngå i brukerens journal Informasjonsplikt overfor brukere Leverandør plikter å opplyse alle brukere om gjeldende lover og forskrifter om rettigheter ved gjennomføring av tjenesten, herunder klagerett. Kontraktsbestemmelser Rammeavtale om kjøp av oppfølgingstjenester Side 8 av 19

10 6.12 Varsel når bruker unndrar seg tjenester Hvis en bruker ikke nyttiggjør seg oppfølgingstjenestene, eller gjør seg utilgjengelig for personalet, skal Leverandør varsle Bydel og i samarbeid med Bydel, og eventuelt Oppdragsgiver, vurdere om det er andre adekvate alternativer for brukeren Utflytting Ved opphør av tjenestetilbudet/ når bruker flytter, skal Leverandør overlevere all relevant dokumentasjon vedrørende brukeren til Bydel, herunder journal og annen brukerinformasjon. Leverandøren skal samarbeide med Bydel og medvirke til smidig overgang til ny leverandør der det er aktuelt Journalansvarlig Leverandør skal utpeke en person som skal ha det overordnede ansvaret for den enkelte journal, og herunder ta stilling til hvilke opplysninger som skal stå i journalen Leverandørs faglige kvalifikasjoner Leverandør skal til enhver tid ha den totalbemanningen som er avtalt for oppdraget og som innehar de avtalte formelle og faglige kvalifikasjoner. Ved utskiftning av personell, plikter Leverandør å erstatte disse med personell som innehar tilsvarende kompetanse. Leverandør bærer alle kostnader forbundet med slik utskifting Kvalitetsmålinger Leverandør skal i kontraktsperioden gjennomføre brukerundersøkelser og resultatmålinger. Partene kan avtale kvalitetsmålinger utover dette. Brukerundersøkelser og resultatmålinger skal gjennomføres og rapporteres etter nærmere retningslinjer fra Oppdragsgiver. Leverandør kan utvikle og bruke sine egne brukerundersøkelser og resultatmålinger under forutsetning av at de måler de samme parameterne for kvalitet og resultater som Oppdragiver bruker. Det vil si at de måler den kvalitet og de resultater som Leverandør har forpliktet seg til i denne avtalen og som har kvalifisert til poeng i konkurransen. Det er også et krav at resultatene kan etterprøves av Oppdragsgiver. Oppdragsgiver skal godkjenne slike brukerundersøkelser og resultatmålinger på forhånd. Oppdragsgiver kan bistå med opplæring av ansatte hos Leverandør i hvordan Oppdragsgivers brukerundersøkelser og resultatmålinger skal gjennomføres og hvordan resultatene fra undersøkelsene skal brukes for å videreutvikle tjenestene. Denne opplæringen vil være kostnadsfri for Leverandør, med unntak av eventuelle reise- og overnattingskostnader. Leverandør skal, i samarbeid med brukerne, iverksette prosesser for kvalitetsutvikling på bakgrunn av resultatene av brukerundersøkelser og resultatmålinger. Resultatene av brukerundersøkelser og resultatmålinger, hvilke prosesser/tiltak som er iverksatt på Kontraktsbestemmelser Rammeavtale om kjøp av oppfølgingstjenester Side 9 av 19

11 bakgrunn av målingene og hvilke mål Leverandør ønsker å oppnå fremover, skal rapporteres til Oppdragsgiver en gang per år. Oppdragsgiver vil stille nødvendig dataverktøy for kvalitetsmålinger pålagt av Oppdragsgiver til disposisjon kostnadsfritt for Leverandør. Dersom Leverandør ønsker å bruke sine egne verktøy, skal disse være adekvate i forhold til de krav og retningslinjer som Oppdragsgiver fastsetter for disse målingene Krav til minstestandard for kvalitet og oppnådde resultater Minstekrav til samlet resultatet i brukerundersøkelsene, det vil si generell fornøydhet, er at minst 80 % av brukerne skal være fornøyde med tjenestene eller den andel som Oslo bystyre vedtar i kontraktsperioden. Andelen svært misfornøyde brukere skal ikke overstige 5 % eller den andel som Oslo bystyre bestemmer i kontraktsperioden. I gjennomsnitt skal minst 60 % av brukerne oppnå mål nedfelt i oppfølgingsplanen eller den andel som Oslo bystyre vedtar i kontraktsperioden Leverandørs uavhengighet Leverandør skal være uavhengig og ikke i interessekonflikt ved gjennomføringen av oppdraget. Han skal uten ugrunnet opphold varsle Oppdragsgiver hvis en slik situasjon oppstår. Dersom Leverandør ikke gjenoppretter sin uavhengighet uten ugrunnet opphold, kan Oppdragsgiver heve kontrakten. Personell som Leverandør benytter, skal ikke på noe vis være i interessekonflikt i forbindelse med utførelse av oppdraget. Leverandør er forpliktet til å underrette Oppdragsgiver om forhold som kan medføre interessekonflikter. Personell som kan tenkes å komme i en slik konfliktsituasjon skal ikke benyttes til oppdraget Offentligrettslige krav Leverandør skal utføre oppdraget i samsvar med de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og offentlige vedtak, herunder enkeltvedtak. Det nevnes særskilt: Lov av 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. Lov av 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Lov av 2. juli 1999 nr 64 om helsepersonell m.v. Lov av 2. juli 1999 nr 63 om pasient- og brukerrettigheter Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. Forskrift av 8.februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Forskrift av 27. juni 2003 nr 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr 81 om sosiale tjenester m.v. Forskrift av 16. desember 2011 nr 1256 om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator Kontraktsbestemmelser Rammeavtale om kjøp av oppfølgingstjenester Side 10 av 19

12 Forskrift av 20. desember 2002 nr om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten Forskrift av 6. desember 1996 nr om systematisk helse,- miljø,- og sikkerhetsarbeid i virksomheter Byrådsavdeling for finans, Rundskriv 16/2013 (Krav til leverandører om å sende elektroniske fakturaer og kreditnotaer til kommunen) Oslo kommunes overordnede retningslinjer for forebygging og håndtering av mistanke om overgrep av , Fellesskriv nr.10/2013 Oversikten er ikke uttømmende Offentlige myndigheters pålegg Leverandør er ansvarlig for å innhente eventuelle nødvendige tillatelser fra offentlige myndigheter. Leverandør skal varsle Oppdragsgiver om pålegg fra offentlig myndighet i anledning oppdraget som er rettet direkte mot ham eller underleverandør. Pålegg fra offentlige myndigheter ved Leverandørs eventuelle brudd på lover eller forskrifter, skal uten ugrunnet opphold utbedres av Leverandør uten kostnad for Oppdragsgiver Leverandørs ansatte/personal Leverandør har arbeidsgiveransvar for egne ansatte, med samtlige plikter det innebærer inklusive dekninger av lønn, forsikringer, pensjonsinnskudd, arbeidsgiveravgift, alle sosiale utgifter m.m. Leverandør er ansvarlig for at egne ansatte og andre medhjelpere er kjent med denne kontraktens forpliktelser mht. brukerarbeidet og brukernes rettigheter, og hvilke krav og plikter som påhviler den ansatte etter kontrakten og lovgivningen forøvrig Lønns- og arbeidsvilkår Leverandør skal sørge for at alle ansatte har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til arbeidsmiljøloven og gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Kravene gjelder for alle oppdrag vedkommende har for hele Oslo kommune. Leverandør skal ha samme forpliktelser avtalefestet i alle avtaler hos underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle denne kontrakten. Leverandør skal på forespørsel og innen tidsfristen satt av Oppdragsgiver kunne dokumentere at kravene til lønns- og arbeidsvilkår blir overholdt i egen virksomhet og hos eventuelle underleverandører. Dokumentasjonen kontrolleres av Oppdragsgiver eller ekstern kontrollør engasjert av Oppdragsgiver. Dokumentasjonen kan inkludere, men er ikke begrenset til, komplett liste med navn på egne og eventuelle underleverandørers ansatte som direkte medvirker til å oppfylle Kontraktsbestemmelser Rammeavtale om kjøp av oppfølgingstjenester Side 11 av 19

13 kontrakten, oversikt over landsomfattende tariffavtaler som legges til grunn for de samme arbeidstakerne, innsyn i Leverandørens avtalte lønns- og arbeidsvilkår med eventuelle underleverandører, timelister, arbeidsavtaler, lønnslipper og avtaler om kost og losji. Oppdragsgiver, samt eksterne kontrollører engasjert av Oppdragsgiver, har rett til å foreta annonserte og uannonserte stedlige kontroller hos Leverandør, eventuelle underleverandører og ved lokasjonen hvor tjenesten utføres. En stedlig kontroll vil kunne inkludere innsyn i lønns- og personalsystemer. Oppdragsgiver og eventuell ekstern kontrollør som mottar opplysningene, har taushetsplikt om opplysningene. Hvis Leverandør eller underleverandør får pålegg fra Arbeidstilsynet som gjelder lønnsog/eller arbeidsvilkår, skal Leverandør uten opphold informere Oppdragsgiver ved kopi av pålegget. Hvis Leverandør eller underleverandøren ikke utbedrer forholdene i pålegget innen Arbeidstilsynets frister, vil dette bli ansett som mislighold av kontrakten, som vil medføre plikt til å betale dagbøter inntil forholdet er rettet. Dagboten påløper automatisk. Hvis brudd på denne bestemmelses første og annet ledd oppdages av Oppdragsgiver eller av tredjepart engasjert av Oppdragsgiver, skal Leverandør rette forholdet innen den frist Oppdragsgiver fastsetter. Der Leverandør selv oppdager slikt brudd gjennom internkontroll eller egen oppfølging av underleverandører, skal Leverandør uten opphold opplyse Oppdragsgiver om forholdene og utbedre forholdene innen frist fastsatt av Oppdragsgiver. Oppdragsgiver kan kreve at Leverandør skal utarbeide en plan for forbedringer som skal godkjennes av Oppdragsgiver. Hvis forholdene ikke utbedres innen fastsatt frist, vil dette bli ansett som mislighold av kontrakten som vil medføre plikt til å betale dagbøter inntil forholdet er rettet. Dagboten påløper automatisk. Dagbot etter denne bestemmelsen er kroner Brudd på plikter etter denne bestemmelsen som ikke er av ubetydelig karakter gir Velferdsetaten rett til å heve kontrakten Internkontroll og HMS-krav Leverandør skal oppfylle kravene i helse- og omsorgslovgivningen, herunder ha et kvalitetssikringssystem i henhold til forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten. Leverandør skal oppfylle kravene i helse- miljø- og sikkerhetslovgivningen, herunder internkontrollforskriften (om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter) av 6. desember Leverandør har plikt til å varsle Oppdragsgiver om resultater som han forstår eller burde forstå var av betydning for Oppdragsgiver, uavhengig om Oppdragsgiver har kontrollert forholdet. Kontraktsbestemmelser Rammeavtale om kjøp av oppfølgingstjenester Side 12 av 19

14 6.24 Beredskapsplaner Leverandør plikter å utarbeide lokale beredskapsplaner i henhold til lov om helsemessig og sosial beredskap av 23. juni 2000 nr. 56. Det vises til Oppdragsgivers beredskapsplan gjeldende fra juni 2013, og som til enhver tid vil ligge i oppdatert versjon på følgende nettside: Leverandørs beredskapsplan skal følge hva som framkommer i denne. Det skal gjennomføres brannøvelser minst to ganger per år som inkluderer alt personell Diskrimineringsforbud Brukere, ansatte og andre medhjelpere skal behandles med respekt for sin personlige integritet. Ingen brukere, ansatte eller andre medhjelpere skal diskrimineres direkte eller indirekte pga. politisk syn, medlemskap i arbeidstakerorganisasjoner, kjønn, seksuell orientering, funksjonsnedsettelse eller alder. Leverandør skal jobbe aktivt mot alle former for diskriminering. For ansettelse i stillinger knyttet til religiøse trossamfunn vises det til unntaksbestemmelsen i lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) 13-3 tredje ledd. Virksomheten skal drives slik at brukerne, ansatte og andre medhjelpere ikke påtvinges politiske meninger eller særskilte livssyn. Brukerne skal kunne ivareta sine behov for religionsutøvelse, jf. forskrift 4. desember 1992 nr , gitt i medhold av lov 24. juni 2011 nr 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester mm Rapporteringsplikt Leverandør skal hvert halvår og ellers ved etterspørsel fra Bydel, utarbeide skriftlig rapport om bruker. Rapporten skal skrives etter mal utarbeidet av Bydel. Sluttrapport om brukeren sendes til Bydel senest tre uker etter at tjenesten har opphørt. Leverandør skal også levere andre rapporter/statistikk som Oppdragsgiver har behov for og som har sammenheng med kontraktens art, dersom Oppdragsgiver ber om dette og det ikke medfører vesentlig ulempe for Leverandør. Rapporter/ statistikker skal følge de maler Oppdragsgiver til enhver tid pålegger. Leverandør skal for egen kostnad utarbeide og levere rapporter/ statistikker som nevnt ovenfor. Kontraktsbestemmelser Rammeavtale om kjøp av oppfølgingstjenester Side 13 av 19

15 Leverandør skal oversende Oppdragsgiver komplett regnskap og styrets årsberetning for Leverandør og eventuelt mor- og datterselskap, elektronisk innen 1. mai hvert år. Revisjonsberetning skal vedlegges regnskapet. For underleverandører og andre medhjelpere skal dokumentasjon på forespørsel kunne framlegges mht. årsregnskap med revisorberetning og årsberetning, organisasjonskart, fylkesmannsrapporter og internkontroll Ansvar og forsikringer Oppdragsgiver eller Bydel er ikke ansvarlig for skade forvoldt av brukerne på fast eiendom, løsøre eller personer. Leverandør skal ha tegnet ansvarsforsikring for ting - og personskade som Leverandør, hans ansatte, underleverandører eller andre medhjelpere kan påføre Oppdragsgiver eller tredjemann, samt for det ansvar han kan pådra seg i henhold til kontrakten. Forsikringen skal ikke inneholde bestemmelser som begrenser skadelidtes rett til å kunne kreve erstatning direkte fra forsikringsselskapet eller som begrenser skadelidtes dekningsrett som følge av forhold på Leverandørs side. Forsikringsbeviset skal forelegges Oppdragsgiver på forespørsel. Dette fratar ikke Leverandør risikoen for at forsikringen er dekkende Regnskapsplikt Leverandør skal føre regnskap og utarbeide årsoppgjør i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. Dette gjelder uavhengig om slik plikt følger av regnskapsloven 1. Regnskapet skal revideres av statsautorisert eller registrert revisor. Oppdragsgiver har innsynsrett i Leverandørs budsjett og særregnskap knyttet til driften, og Leverandør skal oversende nødvendige dokumenter ved forespørsel. Oppdragsgiver, eller revisor valgt av Oppdragsgiver, har adgang til å undersøke forvaltningsmessige og økonomiske forhold hos Leverandør direkte. Leverandør skal bistå ved revisjonen, herunder framlegge all informasjon som er nødvendig i forbindelse med undersøkelsen. Om ønskelig kan Leverandør ha egen revisor til stede ved undersøkelsen. 7 Oppdragsgivers plikter Oppdragsgiver skal medvirke til Leverandørs gjennomføring av oppdraget. Medvirkningen skal skje i overensstemmelse med det som er avtalt i kontrakten og for øvrig slik god skikk tilsier. Oppdragsgiver skal opplyse Leverandør om forhold han bør forstå er av betydning for gjennomføringen av oppdraget og fatte de beslutninger som er nødvendig for oppdragets gjennomføring. Kontraktsbestemmelser Rammeavtale om kjøp av oppfølgingstjenester Side 14 av 19

16 Oppdragsgiver er forpliktet til å gi skriftlige tilbakemeldinger på resultatrapporter og rapporter fra brukerundersøkelser fra Leverandør. Oppdragsgiver er forpliktet til å gjennomføre minst ett oppfølgingsmøte per år med Leverandør og ellers når Leverandør har behov for det. 8 Oppdragsgivers rettigheter 8.1 Oppdragsgivers tilsyn og kontroll av tjenestene For å sikre ivaretakelsen av brukernes behov og at oppdraget utføres i henhold til kontrakten, lover, forskrifter, enkeltvedtak og andre krav, forbeholder Oppdragsgiver seg rett til å foreta tilsyn og kontroll med driften av tjenestene. Oppdragsgiver har rett til å foreta systemrevisjoner eller andre typer revisjoner som Oppdragsgiver måtte velge å benytte. Eventuell kontroll fritar ikke Leverandør for ansvar og plikter etter kontrakten. Tilsyn og kontroll fra Oppdragsgiver kan foretas både etter forutgående varsel og uanmeldt. 8.2 Innsynsrett Oppdragsgiver har innsynsrett i Leverandørs systemer for internkontroll og kvalitetssikring og all underliggende dokumentasjon vedrørende oppdraget. 9 Prisregulering I perioden frem til 1.mai 2017 skal prisen være fast, og regulering foretas første gang samme dato. Prisen skal deretter reguleres årlig i forhold til lønns- og prisstigning med virkning fra 1. mai hvert år. For regulering av prisen benyttes SSB sin konsumprisindeks (siste tilgjengelige indeks målt pr. januar i forhold til januar året før) med 30 % vekt, og forventet lønnsvekst i årlig vedtatt budsjett for reguleringsåret i Oslo kommune med 70 % vekt. 10 Fakturering Fakturering for faktisk produserte tjenester skal foretas etterskuddsvis hver måned, senest den 10. hver måned. Gebyrer og lignende aksepteres ikke. Oppdragsgiver skal betale innen 14 dager etter mottatt faktura. Betaling av faktura innebærer ingen godkjennelse av fakturagrunnlaget. Det kreves at alle fakturaer og kredittnotaer sendes i Elektronisk handelsformat (EHF) til Oslo Kommunes Fakturasentral, Bydel.., Postboks 6532 Etterstad, 0606 Oslo, jf. Byrådsavdeling for finans, Rundskriv 16/2013. Fakturaen skal merkes bydelens aktuelle ressursnummer, jf vedlegg 3. Kontraktsbestemmelser Rammeavtale om kjøp av oppfølgingstjenester Side 15 av 19

17 11 Grunnlag for rett til fakturering 11.1 Utgangspunkter Brukerens tjenestetilbud løper fra den dato som framgår av Avtale om kjøp av oppfølgingstjenester se vedlegg 1. Dersom brukeren ankommer senere enn avtalt innflyttingsdato, dvs den dato som framgår av «Avtale om kjøp av plass», kan Leverandør, fakturere for oppfølgingstjenester inntil fjorten dager etter avtalt innflyttingsdato, forutsatt at forsinkelsen ikke skyldes forhold Leverandør har ansvar for Bydelens tilbakeholdsrett Dersom Bydel har økonomiske krav som følge av Leverandørs kontraktsmislighold, kan Bydel holde tilbake så mye av betalingen at han har tilstrekkelig sikkerhet til dekning av et spesifisert og begrunnet krav. Forsinkelsesrente skal ikke påløpe for tilbakeholdt beløp, så lenge tilbakeholdelsen ikke er klart urimelig Sluttfaktura Leverandør skal sende sluttfaktura innen rimelig tid, og senest innen tre måneder, etter at denne kontrakten er opphørt. Sluttfakturaen skal omfatte alle Leverandørs krav. Krav som ikke er medtatt i sluttfakturaen, kan ikke fremsettes senere. Leverandør kan likevel ta spesifisert forbehold om senere endring av sluttsummen dersom grunnlaget for beregningen av kravet ikke har foreligget i tide Betalingsmislighold Ved forsinket betaling kan Leverandør kreve forsinkelsesrente i henhold til lov om renter ved forsinket betaling av 17. desember 1976 nr Purregebyr eller andre kostnader i forbindelse med forsinket betaling forutsettes dekket i gjeldende morarente. 12 Frister Leverandør skal utføre oppdraget, herunder levere tjenester, i samsvar med de frister som er fastsatt i kontrakten. Leverandør skal varsle Oppdragsgiver uten ugrunnet opphold dersom han forstår eller burde forstå at fristene ikke kan holdes. 13 Leverandørs mislighold 13.1 Mangel Det foreligger mangel dersom Leverandørs ytelse avviker fra det som er avtalt. Kontraktsbestemmelser Rammeavtale om kjøp av oppfølgingstjenester Side 16 av 19

18 Dersom Leverandør foretar endringer slik at tilbudet til brukerne forringes, skal dette regnes som en mangel. Manglende gjennomføring av kvalitetsmålinger og manglende gjennomføring av tiltak for å oppnå mål om brukertilfredshet skal regnes som en mangel Retting Oppdragsgiver kan kreve at Leverandør retter mangelen for egen regning og risiko, dersom dette kan skje uten å forvolde Leverandør urimelig kostnad og ulempe. Rettingen skal foretas innen en rimelig frist satt av Oppdragsgiver Mulkt/prisavslag Dersom det foreligger mangel og denne ikke blir rettet, kan Oppdragsgiver ilegge mulkt/kreve prisavslag. For følgende forhold ilegges mulkt slik: manglende gjennomføring av avtalte brukerundersøkelser og resultatmålinger, mulkt kr ,-. manglende gjennomføring av tiltak for å oppnå mål om brukertilfredshet som Leverandør har forpliktet seg til i resultatrapport til Oppdragsgiver, mulkt kr , Erstatning Oppdragsgiver kan kreve erstattet påregnelig tap som følge av mangel som skyldes forsett eller uaktsomhet fra Leverandørs side. Kan mangelen henføres til Oppdragsgivers forhold, eller har han ved uaktsomhet medvirket til det økonomiske tapet, reduseres Leverandørens ansvar tilsvarende Direkte krav mot underleverandør Oppdragsgiver kan rette sine krav som følge av mangel direkte mot Leverandørs underleverandører i samme grad som mangelen kan gjøres gjeldende av Leverandør. Oppdragsgiver kan bare gjøre slikt krav gjeldende såfremt det må anses godtgjort at kravet ikke kan gjennomføres mot Leverandør eller i høy grad er vanskeliggjort på grunn av konkurs eller annen klar insolvens. Oppdragsgivers krav mot Leverandør faller bort i den grad oppgjør fra underleverandøren gir dekning for kravet. Leverandør skal innta bestemmelser i sine kontrakter med underleverandører om Oppdragsgivers rett etter denne bestemmelsen Forsinket levering av rapporter Det foreligger forsinkelse dersom rapporter ikke er levert i henhold til frister som gjelder etter kontrakten. Kontraktsbestemmelser Rammeavtale om kjøp av oppfølgingstjenester Side 17 av 19

19 Leverte rapporter som ikke tilfredsstiller krav som framgår av kontrakten anses som ikke levert Mulkt For følgende forsinkelsessituasjoner kan Oppdragsgiver ilegge mulkt: forsinket levering resultatrapporter, mulkt kr forsinket levering av årsregnskap og årsmelding, mulkt kr Varsling Vil Oppdragsgiver kreve prisavslag/ mulkt, skal han varsle Leverandør innen rimelig tid etter at han ble klar over grunnlaget for å gjøre kravet gjeldende. 14 Oppsigelse Begge parter kan si opp kontrakten med 6 måneders skriftlig varsel(regnet fra den første i hver måned). Oppsigelsen skal være saklig begrunnet. 15 Heving Hver av partene har rett til å heve kontrakten dersom den annen vesentlig misligholder sine kontraktsforpliktelser eller det er klart at slikt mislighold vil inntre. Følgende situasjoner skal alltid hver for seg anses som vesentlig mislighold fra Leverandørs side: gjentatte brudd på lov, forskrifter, instrukser og enkeltvedtak gjentatte vesentlige brudd på rapporteringsplikt vesentlige brudd på samarbeid med Oppdragsgiver manglende gjennomføring av kvalitetsmålinger, etter at Oppdragsgiver har varslet og ilagt Leverandør mulkt manglende gjennomføring av tiltak for å oppnå mål om brukertilfredshet, etter at Oppdragsgiver har varslet og ilagt Leverandør mulkt brudd på lønns- og arbeidsvilkår som ikke er av ubetydelig karakter Likeledes kan Oppdragsgiver skriftlig heve kontrakten dersom Leverandør går konkurs eller hvis han blir eller erkjenner å være insolvent, med mindre det uten ugrunnet opphold godtgjøres at oppdraget vil bli fullført i samsvar med kontrakten. 16 Kontraktens opphør Ved heving eller ordinær avslutning av kontraktsforholdet skal Leverandør overlevere all relevant dokumentasjon vedrørende brukerne til den enkelte brukers bydel, herunder journaler og annen brukerinformasjon. Partene skal samarbeide om avviklingen og tilstrebe størst mulig grad av forutsigbarhet både for brukerne og hverandre. Kontraktsbestemmelser Rammeavtale om kjøp av oppfølgingstjenester Side 18 av 19

20 Leverandør skal medvirke til smidig overgang til ny leverandør. 17 Lovvalg, tvister og verneting Kontrakten er i sin helhet underlagt og skal tolkes i henhold til norsk rett. Dersom det oppstår tvist om fortolkning eller rettsvirkninger av kontrakten, skal dette søkes løst ved forhandlinger. Fører ikke forhandlinger frem, skal tvisten avgjøres av de ordinære domstoler. I tilfelle søksmål er Oslo verneting. Kontraktsbestemmelser Rammeavtale om kjøp av oppfølgingstjenester Side 19 av 19

21 VEDLEGG 1 (V1) TIL KONTRAKTEN Avtale mellom Bydel og Leverandør om kjøp av oppfølgingstjenester til den enkelte bruker

22 Unntatt offentlighet, jf. off.lova 13 jf fvl 13 Avtale om kjøp av oppfølgingstjenester Avtale mellom Leverandør: og Bydel: Avtalen gjelder for: Navn: Personnummer: Fra dato (forventet innflyttingsdato): Til dato: 1. Hjemmel for vedtaket Denne avtalen om kjøp av oppfølgingstjenester er basert på vedtak fattet av bydel der bruker er innvilget tjenester etter pasient- og brukerrettighetsloven 2-1a jf helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 nr 5 eller nr 6. Vedtaket i bydel har saksnummer.. 2. Oppfølgingstjenester Innholdet i oppfølgingstjenestene framgår av vedtaket og aktuelle planer ( IP, Oppfølgingsplan.) 3. Pris og omfang Pris per måned er kr eksl mva. Prisen dekker grunnpakke på kr.. og.. antall timer av kr. eksl mva. Dersom det skjer vesentlige endringer i brukers hjelpebehov av en viss varighet, enten behovet blir større eller mindre, skal Leverandør levere skriftlig rapport til Bydel som dokumenterer dette. Bydel må vurdere om det skal gjøres endringer i tjenestetilbudet og tilsvarende endringer i pris. 3. Avtalens varighet og oppsigelsestid Bydelen kan si opp avtalen med 3 måneders skriftlig varsel. Hvis husleieforholdet avsluttes, opphører avtalen om oppfølgingstjenester på samme tid. Ved planlagte utflyttinger gjelder ingen oppsigelsestid. for leverandør for bydelen

23 VEDLEGG 2 (V2) TIL KONTRAKTEN Databehandleravtale etter personopplysningsloven

24 Databehandleravtale I henhold til personopplysningslovens 13, jf. 15 og personopplysningsforskriftens kapittel 2. mellom Oslo kommune Velferdsetaten behandlingsansvarlig og. databehandler Avtalens formål og omfang Avtalens hensikt er å regulere rettigheter og plikter etter Lov av 14. april 2000 nr. 31 om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) og forskrift av 15. desember 2000 nr (personopplysningsforskriften). Avtalen skal sikre at personopplysninger om de registrerte ikke brukes urettmessig eller kommer uberettigede i hende. Avtalen regulerer databehandlers bruk av personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige, herunder innsamling, registrering, sammenstilling, behandling, lagring, utlevering eller kombinasjoner av disse. Avtalen er knyttet opp mot inngått kontrakt mellom databehandler og behandlingsansvarlig om levering av helse- og omsorgstjenester og regulerer databehandlers bruk av personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig, herunder av disse. 2. Avtalens parter Kontrakten inngås mellom Behandlingsansvarlig Oslo kommune, Velferdsetaten (heretter kalt Behandlingsansvarlig) og Leverandør (heretter kalt Databehandler). 3. Databehandlers plikter Databehandler skal følge de rutiner og instrukser for behandlingen som behandlingsansvarlig til enhver tid har bestemt skal gjelde. Databehandler plikter å gi behandlingsansvarlig tilgang til sin sikkerhetsdokumentasjon, og bistå, slik at behandlingsansvarlig kan ivareta sitt eget ansvar etter lov og forskrift. Behandlingsansvarlig har, med mindre annet er avtale eller følger av lov, rett til tilgang til og innsyn i personopplysningene som behandles og systemene som benyttes til dette formål. Databehandler plikter å gi nødvendig bistand til dette. Databehandler har taushetsplikt om dokumentasjon og personopplysninger som vedkommende får tilgang til iht. denne avtalen. Databehandler har ansvar for at personell (hos databehandler eller underleverandør som denne benytter) med tilgang til opplysningene, alltid skal ha underskrevet taushetserklæring før tilgang gis. Taushetsplikten gjelder også etter avtalens opphør.

25 Det skal fremgå klart dersom Databehandleren kan overlate personopplysninger til andre for oppbevaring, bearbeiding eller annen bruk. Databehandler skal behandle personopplysninger i forbindelse med levering av helse- og omsorgstjenester til behandlingsansvarlige. Dette omfatter personopplysninger om brukere av helse- og omsorgstjenester. Databehandler skal foreta innsamling, registrering, sammenstilling, lagring, behandling, utlevering eller kombinasjoner av disse som er nødvendig for å oppfylle pliktene i krisesenterloven. Databehandler har ansvar for tilfredsstillende informasjonssikkerhet mht konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet ved behandling av personopplysninger, jf personopplysningsloven 13. Datahandler skal dokumentere informasjonssystemet og sikkerhetstiltakene. Databehandler skal sikre overholdelse av pliktene i personopplysningsforskriftens kap 2 (informasjonssikkerhet) og kap 3 (internkontroll). Databehandler skal håndtere krav om innsyn (jf personopplysningsloven 18) og krav om retting (jf personopplysningsloven 27) fra registrert bruker av helse- og omsorgstjenester. Databehandler skal sikre overholdelse av 28 i personopplysningsloven (forbud mot å lagre unødvendige opplysninger). 4. Behandlingsansvarliges plikter Behandlingsansvarlig har ansvar for å påse at krav, herunder krav til sikkerhet, som stilles i personopplysningsloven med forskrifter er oppfylt. Det innebærer blant annet også at behandlingsansvarlig har ansvaret for å påse at kravene er oppfylt i forbindelse med oppbevaring og bruk av personopplysningen hos databehandleren, jf. personopplysningsloven 15 og personopplysningsforskriften Bruk av underleverandør Dersom databehandler benytter seg av underleverandør eller andre som ikke normalt er ansatt hos databehandler skal dette avtales skriftlig med behandlingsansvarlige før behandlingen av personopplysninger starter. Samtlige som på vegne av databehandler utfører oppdrag der bruk av de aktuelle personopplysningene inngår, skal være kjent med databehandlers avtalemessige og lovmessige forpliktelser og oppfylle vilkårene etter disse. 6. Sikkerhet Databehandler skal oppfylle de krav til sikkerhetstiltak som stilles etter personopplysningsloven og personopplysningsforskriften, herunder særlig personopplysningslovens med forskrifter. Databehandler skal dokumentere rutiner og andre tiltak for å oppfylle disse kravene. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig på behandlingsansvarliges forespørsel. Avviksmelding etter personopplysningsforskriftens 2-6 skal skje ved at databehandler melder avviket til Datatilsynet med kopi til behandlingsansvarlig. Behandlingsansvarlig kan til enhver tid kreve dokumentasjon hos databehandler for å forsikre seg om at databehandler overholder alle relevante krav i personopplysningsloven og- forskriften vedrørende informasjonssikkerhet. Behandlingsansvarlig kan kreve tilgang til databehandlers rapporter mv knyttet til periodiske revisjoner av sine prosedyrer og rutiner.

26 7. Sikkerhetsrevisjoner Databehandler skal gjennomføre sikkerhetsrevisjoner jevnlig for systemer og behandling av personopplysninger som omfattes av denne avtalen. Revisjonen kan omfatte gjennomgang av rutiner, stikkprøvekontroller, mer omfattende stedlige kontroller og andre egnede kontrolltiltak. 8. Avtalens varighet Avtalen gjelder så lenge databehandler behandler personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig. Ved brudd på denne avtale eller personopplysningsloven kan behandlingsansvarlig pålegge databehandler å stoppe den videre behandlingen av opplysningene med øyeblikkelig virkning. 9. Ved opphør Ved opphør av denne avtalen plikter databehandler å tilbakelevere alle personopplysninger som er mottatt på vegne av den behandlingsansvarlige og som omfattes av denne avtalen. 10. Meddelelser Meddelelser etter denne avtalen skal sendes skriftlig til: Oslo kommune, Velferdsetaten Postboks 30, Sentrum 0182 Oslo Att: karianne. 9. Lovvalg og verneting Avtalen er underlagt norsk rett og partene vedtar Oslo tingrett som verneting. Dette gjelder også etter opphør av avtalen. *** Denne avtale er i 2 to eksemplarer, hvorav partene har hvert sitt. Behandlingsansvarlig Oslo, dato Databehandler.. (underskrift) (underskrift)

27 VEDLEGG 3 (V3) TIL KONTRAKTEN Rundskriv 16/2013 Krav til leverandører om å sende elektroniske fakturaer og kreditnotaer til kommunen

28 Oslo kommune Byrådet Rundskriv 16/2013 Til: Byrådsavdelingene, etatene, bydelene og Saksnr.: kommunale foretak Arkivkode: 199 Fra: Byrådsavdeling for finans Utsendt dato: Saksbeh.: Jens Hertzberg Gjelder fra: Telefon: Gjelder til: Erstatter: KRAV TIL LEVERANDØRER OM Å SENDE ELEKTRONISKE FAKTURAER OG KREDITNOTAER TIL KOMMUNEN Dette rundskrivet pålegger Oslo kommunes virksomheter å kreve elektronisk faktura når de inngår nye avtaler med leverandører etter Med avtale forstås alle former for bestilling av varer og tjenester. Kravet gjelder også for internhandel. Bakgrunn Overgang til elektroniske fakturaer inngår i regjeringens satsing på fornying av offentlig sektor og digitalisering av offentlige tjenester. Elektronisk faktura bidrar til en mer effektiv behandlingsprosess, både hos leverandøren og kunden, og begge parter får lavere kostnader. Elektronisk sending og mottak av faktura og kreditnota sparer miljøet for papir og forsendelser med fly- og biltransport. Statlige virksomheter har siden vært pålagt å kreve elektronisk faktura i nye avtaler med leverandører, og flere kommuner har valgt å gjøre det samme. Det er ventet at dette vil medføre at andelen av elektroniske fakturaer til Oslo kommune vil øke. Oslo kommune mottar og behandler i overkant av leverandørfakturaer og kreditnotaer hvert år. Kommunens mål for andel elektroniske leverandørfakturaer er økt fra 45% i 2012 til 60% i Standarder for elektronisk faktura Med elektronisk faktura menes en faktura i en omforent strukturert form som transporteres elektronisk fra fakturautsteder til fakturamottaker og som kan viderebehandles maskinelt hos fakturamottaker. Fakturaer sendt i PDF-format må behandles manuelt av mottaker, og regnes ikke som elektronisk faktura. Revidert Forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning trådte i kraft Forskriftens 10 lyder: Byrådet

29 2 Krav til elektronisk faktura og kreditnota Forvaltningsorganer skal kunne ta i mot faktura og kreditnota på standarden Elektronisk handelsformat (EHF). Leverandører av varer og tjenester som sender elektronisk faktura eller kreditnota til forvaltningsorganer skal sende disse slik at de kan mottas av forvaltningsorganet i Elektronisk handelsformat (EHF). Forskriften gjør 10 gjeldende for kommuner og fylkeskommuner fra Oslo kommune kan i dag motta elektroniske fakturaer enten i formatet E2B (elektronisk faktura mellom bedrifter) eller som EHF (elektronisk handelsformat), og kommunen har følgelig allerede oppfylt forskriftens krav for egen del. Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) har pålagt statlige virksomheter å kreve at deres leverandører sender elektronisk faktura og kreditnota i samsvar med EHF-standarden, og har anbefalt alle offentlige virksomheter å gjøre det samme. Oslo kommune velger å følge anbefalingen fra FAD. Dette innebærer at EHF-standarden vil være det eneste alternativet for leverandører som skal i gang med å sende elektroniske fakturaer til kommunen. E2B-formatet vil kunne benyttes videre av de leverandørene som allerede sender elektronisk faktura i dette formatet. Hva kommunens krav omfatter Kravet om å sende elektronisk faktura/kreditnota i henhold til EHF-standarden gjelder alle nye avtaler med leverandører om kjøp av varer og tjenester som inngås etter Med avtale forstås alle former for bestilling av varer og tjenester. Kravet gjelder også når virksomheten utløser opsjon på allerede inngåtte avtaler etter Kravet er uavhengig av antall fakturaer fra leverandøren. Kravet gjelder også for fakturering av varer og tjenester mellom virksomheter internt i kommunen. Informasjon til leverandørene Når avtaler inngås: o UKE vil legge inn kravet i avtaleteksten i kontraktformularer og lister over momenter i kommunens standardavtaler som ligger på UKEs intranettsider. o Virksomhetene må ta med kravet i avtaleteksten når de inngår nye kontrakter. o Virksomhetene skal be leverandørene akseptere og ta inn kravet ved eventuelle utløsninger av opsjoner på eksisterende avtaler. o UKE vil endre teksten på elektronisk rekvisisjon i Agresso. o Virksomhetene må ta med kravet i alle former for bestillinger av varer og tjenester. Hvis leverandører har spørsmål om fremgangsmåte:

30 3 Virksomhetene kan henvise leverandørene til nærmere informasjon på internett: Generell informasjon til eksisterende leverandører: UKE vil via epost innen utgangen av august 2013 sende generell informasjon om Oslo kommunes krav til elektronisk faktura/kreditnota til en stor andel av de leverandørene som ligger aktive i Agresso. Leverandører som tidligere har hatt en eller noen få fakturaer, vil ikke bli informert på denne måten. Overgangsregel Selv om kommunen krever elektronisk faktura for nye avtaler inngått etter , skal papirfakturaer eller fakturaer i PDF-format fortsatt godtas ut året Fra gjelder et absolutt krav om å sende elektronisk faktura/kreditnota. Kontaktpunkt hos UKE for virksomhetene Virksomheter som har spørsmål i forbindelse med dette rundskrivet kan kontakte faggruppe for E- faktura i UKEs fakturasentral: efaktura@uke.oslo.kommune.no Med hilsen Arild Sundberg kommunaldirektør Jens Hertzberg konsernregnskapsjef Godkjent og ekspedert elektronisk