Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune Arkivsak: 16/26 Møtedato/tid: Kl 09:00 ca 13:00 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Møtedeltakere: Roar Kjerstadmo (leder) Jorulf Gumdal Øyvind Engvik Odd Arne Gjengstø Unni Dahl Kopi: Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/sverre B. Midthjell på telefon , eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Roar Kjerstadmo (sign.) Leder av kontrollutvalget Sverre B. Midthjell Rådgiver, Konsek

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 01/16 Referatsaker 02/16 Orientering om kontrollutvalgets oppgaver og rolle 03/16 Samarbeid med politisk ledelse 04/16 Orientering om Revisjon Midt-Norge 05/16 Orientering om finansiell revisjon og status for regnskapsrevisjon /16 Avtaler om gjennomføring av forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon /16 Eventuelt

3 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hemne kommune /16 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/26-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Veileder - Kontrollutvalgsboken Rapport fra Riksrevisjonen - samhandlingsreformen - sammendrag Rapport fra Riksrevisjonen - Samhandlingsreformen Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Kontrollutvalgsboken 2. Riksrevisjonen undersøkelse om samahndlingsreformen

4 Dokument 3:5 ( ) Riksrevisjonens undersøkelse av ressursutnyttelse og kvalitet i helsetjenesten etter innføringen av samhandlingsreformen BAKGRUNN OG MÅL FOR UNDERSØKELSEN Samhandlingsreformen ble iverksatt 1. januar 2012 og har som mål å sikre en bærekraftig helsetjeneste med god kvalitet. Dette målet skal blant annet nås ved at en større del av helsetjenestene ytes av kommune helsetjenesten slik at veksten i bruk av sykehustjenester dempes.? Målet med undersøkelsen har vært å vurdere om samhandlingsreformen så langt bidrar til å nå overordnede helsepolitiske mål om bedre ressursutnyttelse og tjenester med bedre kvalitet. Funn og anbefalinger Kommunene har tatt over pasienter som tidligere lå ferdigbehandlet i sykehus, men det finnes lite kunnskap om kvaliteten på tjenestene til disse pasientene Kommunene tar imot sykere pasienter med et større behandlingsbehov enn tidligere. Helse- og omsorgs departementet og Helsedirektoratet har imidlertid begrenset kunnskap om hvordan kvaliteten i kommunehelsetjenesten har utviklet seg etter reformen. Riksrevisjonen anbefaler at Helse- og omsorgsdepartementet øker kunnskapen om kommunenes helse- og omsorgs tjeneste, blant annet ved hjelp av kvalitetsindikatorer. Kommunal øyeblikkelig hjelp døgntilbud (ØHD) benyttes ikke på en måte og i et omfang som er i tråd med intensjonen ØHD-tilbudet er et sentralt virkemiddel som skal bidra til bedre ressursutnyttelse ved at kommunene tilbyr et godt alternativ til sykehusinnleggelse. I mange kommuner erstatter under halvparten av innleggelsene i øyeblikkelig hjelp døgntilbud (ØHD) innleggelse i sykehus. I tillegg er beleggsprosenten ved ØHD-tilbudene lav samlet sett, og helseforetakene mener at mange pasienter som legges inn på sykehus, heller burde vært lagt inn ved ØHD. Totalt antall akuttinnleggelse i spesialisthelsetjenesten og i kommunalt øyeblikkelig hjelp døgntilbud (ØHD), Akuttinnleggelser i spesialisthelsetjenesten Akuttinnleggelser i ØHD Riksrevisjonen anbefaler at Helse- og omsorgsdepartementet vurderer hvordan bruken kan bli mer i tråd med intensjonene, både med henblikk på belegg og målgruppe vurderer om det har økonomiske virkemidler som bidrar til at ØHD-tilbudet benyttes i tråd med intensjonene undersøker kvaliteten på tilbudet nærmere. Samarbeidet om pasienter med behov for tjenester fra både primær- og spesialisthelsetjenesten er ikke godt nok Behovet for å utveksle informasjon har økt etter innføringen av samhandlingsreformen. Flere enn halvparten av kommunene opplever at de ikke får tilstrekkelig informasjon om pasientenes forventede framtidige utvikling når de skrives ut fra sykehus til videre behandling og oppfølging i den kommunale helse- og omsorgstjenesten. Mange kommuner opplever at de heller ikke får tilstrekkelig informasjon om pasientenes samlede funksjonsnivå. Samtidig får mange helseforetak mangelfull informasjon om pasientens funksjonsnivå fra kommunene i forbindelse med at pasienter legges inn på sykehus, og medikamentlistene er ofte ufullstendige. Riksrevisjonen anbefaler at Helse- og omsorgsdepartementet vurderer tiltak som kan bedre samarbeidet mellom sykehusene og kommunene, blant annet når det gjelder kvaliteten på informasjonen som utveksles og bruken av individuell plan. Innenfor rus- og psykiatriområdet er ikke tilbudet i kommunene styrket i takt med nedbyggingen av døgnplasser i spesialisthelsetjenesten Antallet heldøgnsplasser til rusbehandling og psykiatri i spesialisthelsetjenesten har blitt redusert med nesten 10 prosent fra 2010 til Denne reduksjonen har ikke blitt kompensert med en tilsvarende styrking av tilbudet i kommunene. Riksrevisjonen anbefaler at Helse- og omsorgsdepartementet bidrar til å styrke kommunenes arbeid med pasienter under psykisk helsevern eller rusomsorg. Dette innebærer blant annet å vurdere tiltak som sikrer at denne pasientgruppen får et egnet tilbud fra kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten om oppgave- og ansvarsfordelingen mellom kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten er til strekkelig klargjort for denne pasientgruppen. I hvilken grad har kommunene økt antallet årsverk og kompetansen på rus- og psykiatriområdet etter innføringen av samhandlingsreformen? I svært liten grad I liten grad I noe I stor grad I svært stor grad Flere årsverk Økt kompetanse 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Kommunene har i liten grad økt kapasiteten og styrket kompetansen etter innføringen av samhandlingsreformen Få kommuner har etablert forsterkede korttidsplasser til utskrivningsklare pasienter, rehabiliteringsplasser, omsorgsboliger eller langtidsplasser i sykehjem etter innføringen av samhandlingsreformen. Et flertall av kommunene har ikke økt antallet årsverk i hjemmetjenesten eller ved sykehjem nevneverdig. To av tre kommuner har bare i begrenset grad styrket kompetansen blant de ansatte ved sykehjemmene og i hjemmetjenesten i form av ettereller videreutdanning. Riksrevisjonen anbefaler at Helse- og omsorgsdepartementet følger opp om planlagte tiltak i tilstrekkelig grad bidrar til å styrke kompetansen i kommunehelsetjenesten.

5 Orientering om kontrollutvalgets oppgaver og rolle Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hemne kommune /16 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE Arkivsaknr 15/140-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Informasjonen tas til orientering Vedlegg Rapport fra kontrollutvalgets virksomhet i valgperioden Oppfølging av vedtak innen forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Saksutredning Sekretariatet vil med denne saken gi en første innføring i kontrollutvalgets rolle og oppgaver, som et ledd i opplæring av utvalget. I tillegg til dette saksfremlegget vil det bli gitt en muntlig orientering i møtet. Kontrollutvalgets plass i den kommunale forvaltningen Ordningen med kontrollutvalg ble lovfestet i 1992, da kommuneloven sist var gjennom en større fornyelse. Bakgrunnen for at kontrollutvalgene ble opprettet var at man ville sikre kommunene en egenkontroll basert på demokratiske prinsipper. Dette ble sett på som en del av det kommunale selvstyret og skulle bidra til å redusere behovet for statlig tilsyn og kontroll. I henhold til kommunelovens 76 er det kommunestyret som har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kommunestyret skal likevel velge et eget kontrollutvalg som står for det løpende tilsynet på kommunestyrets vegne. Kontrollutvalgets forhold til de øvrige politiske organene og administrasjonen vises i figuren på neste side.

6 Figuren illustrerer at kontrollutvalget er uavhengig av den kommunale forvaltningen. Utvalget utøver kontrollfunksjonen på vegne av kommunestyret og er kun underlagt kommunestyret. Kontrollutvalget skal ha tilgang til nødvendige ressurser for å fylle rollen. Det innebærer rimelig tilgang til økonomiske ressurser og bistand fra eget sekretariat. Sekretariatet står for administrativ bistand til utvalget, i tillegg til å utføre saksbehandling og komme med forslag til vedtak i saker til behandling. Kontrollutvalget bestiller tjenester fra kommunens revisor, som står for gjennomføring av finansiell revisjon (også kalt regnskapsrevisjon), forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Kontrollutvalgets viktigste oppgave er å føre tilsyn med rådmannen for å se til at kommunestyrets vedtak og intensjoner følges opp, og at kommunen drives i samsvar med lovverket. Utvalgets oppgaver er lovfestet i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at disse oppgavene blir utført: 1. Finansiell revisjon. Det innebærer å bestille finansiell revisjon fra kommunens revisor påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte avgi uttalelse om årsregnskapet påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp Forvaltningsrevisjon, som er en form for evaluering av kommunens tjenesteproduksjon. Kontrollutvalget utreder behovet for, planlegger og bestiller forvaltningsrevisjoner. Utvalget rapporterer resultatene fra hver forvaltningsrevisjon til kommunestyret. Selskapskontroll, som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av

7 kommunens interesser i selskaper. Dette gjelder både å følge opp at kommunen ivaretar sine eierinteresser og at selskapene drives på en økonomisk forsvarlig måte og i henhold til kommunestyrets intensjoner. Gransking eller undersøkelser, enten på eget initiativ, eller etter vedtak i kommunestyret. Budsjett. Kontrollutvalget lager årlig forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Valg av revisjonsordning. Det er svært sjelden denne saken er til behandling i kontrollutvalget, men i slike tilfeller gir utvalget innstilling til kommunestyret om valg av revisjonsordning, eventuelt også om valg av revisor. Kommunen har vært medeier i Revisjon Midt-Norge IKS siden etableringen i Selskapet leverer samtlige revisjonstjenester til kommunen. KONTROLLUTVALGETS RETTIGHETER OG PLIKTER Innsynsrett Kontrollutvalget setter sin egen dagsorden og bestemmer selv hvilke undersøkelser det ønsker å iverksette. Utvalget kan fremme saker for behandling i kommunestyret og fremmer i den forbindelse forslag til vedtak. Utvalget har ikke instruksjonsmyndighet overfor administrasjonen, men kan be om å få tilslutning til pålegg til administrasjonen fra kommunestyret. Kontrollutvalget kan be om enhver opplysning eller tilgang til ethvert dokument i kommunen, uavhengig av bestemmelser om taushetsplikt og eventuelt bestemmelser om unntak fra offentlighet. Som en følge av bestemmelsene om innsynsrett i kommuneloven kan kontrollutvalgets medlemmer be om å få tilsendt fullstendige sakspapirer og protokoller fra kommunestyre, formannskap og hovedutvalg/komiteer, inkludert saker som er unntatt offentlighet. I tillegg vil kontrollutvalgets medlemmer få innsyn i taushetsbelagte dokumenter på forespørsel. Kommunen kan likevel kreve å utlevere sensitivt materiale til kontrollutvalget som kollegium og ikke til enkeltmedlemmer. Dette går fram av forskrift om kontrollutvalg. Bakgrunnen for bestemmelsen er å unngå misbruk av innsynsretten fra enkeltmedlemmer, samtidig som det underbygger betydningen av at kontrollutvalget utøver tilsynsfunksjonen som et kollegium. Innsynsretten omfatter også informasjon i selskaper organisert som interkommunale selskaper (IKS), aksjeselskaper som er heleid av kommunen (selv eller sammen med andre kommuner), samt heleide datterselskaper av IKS eller heleide aksjeselskaper. Taushetsplikt Den vide innsynsretten gir kontrollutvalget omfattende innsyn. Samtidig har utvalget et ansvar for ikke å misbruke innsynsretten eller opplysningene som innhentes. Som medlem i kontrollutvalget er man underlagt forvaltningslovens bestemmelser om taushetsplikt. Taushetsplikten gjelder også etter at man har gått ut av kontrollutvalget. Det er en vanlig misforståelse at folkevalgte kan pålegges taushetsplikt for alle typer opplysninger som kommer fram i lukkede møter, dette er ikke riktig. Det er kun opplysninger knyttet til personlige forhold og næringsopplysninger som er underlagt taushetsplikt.

8 Habilitet Medlemmene i politiske organ skal be om å få vurdert egen habilitet dersom organet behandler saker der de selv eller noen av deres nærmeste har interesser, eller er part, dette gjelder også kontrollutvalgets medlemmer. Departementet har utarbeidet en egen veileder om habilitet i kommuner og fylkeskommuner som er tilgjengelig på regjeringen.no på internett. MER INFORMASJON Kommunal- og moderniseringsdepartementet har fått utarbeidet veilederen Kontrollutvalgsboken. En elektronisk utgave er tilgjengelig på Regjeringens internettsider (også på Konseks nettsider). Papirkopi vil bli utdelt på møtet for de som ønsker dette. Kontrollutvalget utarbeidet en rapport fra valgperioden med erfaringer fra arbeidet i valgperioden og informasjon om oppfølging av saker innen forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Dette ligger som vedlegg til denne saken. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalgets medlemmer å sette seg inn i kontrollutvalgshåndboka og rapport fra foregående valgperiode. Sekretariatet ber også utvalgets medlemmer signere en taushetserklæring som viser at medlemmene er gjort kjent med taushetsplikten.

9 RAPPORT OM KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET (Administrativt utkast) Hemne kommune September 2015

10 1 Om kontrollutvalget 1.1 Utvalgets rolle Kontrollutvalget er kommunestyrets kontrollorgan, og reguleres av kommuneloven 77. Utvalget skal påse at kommunens virksomhet er gjenstand for betryggende kontroll og at kommunestyrets vedtak blir iverksatt. Utvalgets hovedoppgaver er: Regnskapsrevisjon påse at kommunens regnskaper revideres på at betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følge og rapportere resultatene fra forvaltningsrevisjoner til kommunestyret. Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret, og innstiller eventuelt om valg av revisor. Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. Utvalgets oppgaver er nærmere regulert i en egen forskrift om kontrollutvalg. 1.2 Utvalgets sammensetning Kontrollutvalget består av 5 medlemmer. I følge kommuneloven skal minst ett av medlemmene være medlem av kommunestyret, og det er krav til likestilling mellom kjønnene. Kontrollutvalget har i perioden vært valgt med personlige varamedlemmer. Medlem Varamedlem Leder Geir Rostad (HL) Willy Merkesnes Nestleder Eldbjørg Røstvold (Sp) Bjørn Erik Hageskal Medlem Erik Snekvik (H) Rune Stavaas Medlem Kristin Kjønsvik (Ap) Asbjørn Åsmul Medlem Jorulf Gumdal (Ap) Per Erik Bjerksæter Utvalget har tidligere vært på 3 medlemmer, som er kommunelovens minstekrav. Utvalget ser det imidlertid som en stor fordel å være 5 medlemmer, som gir en viss robusthet og bredde i sammensetningen. Kommunen har hatt en praksis med å velge personlige varamedlemmer. Dette er forholdsvis sårbart dersom varamedlemmet ikke har anledning til å møte. I tillegg medfører det at ulike personer møter ved forfall. Fordelen er at det ivaretar partifordelingen i utvalget ved forfall. Det er imidlertid et premiss for kontrollutvalgets virksomhet at det skal opptre partipolitisk nøytralt og ikke være en arena for politiske omkamper, og utvalget oppfatter ikke partipolitisk tilhørighet som vesentlig i arbeidet. Utvalget mener derfor det hadde vært en fordel å velge en felles 2

11 varaliste i rekkefølge, noe som bedre opprettholder kontinuiteten og reduserer sårbarheten ved eventuelle forfall. 1.3 Ressurser Økonomiske ressurser Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Budsjettforslaget fremmes for kommunestyret, og skal følge behandlingen av kommunens budsjett. Utvalget har gjennom perioden blitt tildelt ressurser i tråd med budsjettforslaget. Kontrollutvalget disponerer i 2015 et budsjett på kr , derav kr til sekretariatstjenester, kr til revisjonstjenester og kr til kontrollutvalgets øvrige virksomhet, herunder møtegodtgjørelser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (Konsek). Selskapet leverer tjenester til fylkeskommunens kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner i Sør-Trøndelag. Tidsressursene i selskapet fordeles i proporsjonalt med honorarene til hver eierkommune. Sekretariatet utreder saker, utarbeider forslag til planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalget og revisjonen. Kontrollutvalget er tilfreds med sekretariatsordningen og den innsatsen sekretariatet gjør Revisjonsordning Revisjonsordningen skal være tilpasset kommunestyrets tilsynsbehov, behov for oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens egen organisering og internkontroll. Hemne kommune er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til fylkeskommunen og 14 kommuner i fylket. Revisjonsselskapet fordeler ressursene sine i forhold til årlige honorarer som betales av eierkommunene. De økonomiske rammene fastsettes av representantskapet i revisjonsselskapet, der Hemne kommune er representert. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Avsatt tid og arbeidsform avtales i årlige avtaler mellom revisjonen og kontrollutvalget. Kontrollutvalget mener at Hemne kommune har en god revisjonsordning med høy kompetanse som er godt tilpasset kommunens behov. 3

12 2 Kontrollutvalgets virksomhet 2.1 Arbeidsform Møter Utvalget har vanligvis 6 møter per år. Møtene avvikles som regel på rådhuset. I tråd med endringer i kommuneloven avholdes møtene for åpne dører, og annonseres gjennom offentliggjøring av møteplan og saksdokumenter på kontrollutvalgssekretariatets nettsider. Ordfører har møterett i kontrollutvalgets møter, og rådmannen innkalles til å orientere kontrollutvalget ved behov. Utvalget opplever at møteform og frekvens har vært hensiktsmessig Saker En stor del av kontrollutvalgets saker knytter seg til lovpålagte oppgaver som bestilling og behandling av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, uttalelse til årsregnskap, forslag til budsjett m.m. I tillegg har kontrollutvalget fokus på fortløpende kontroll med kommunens drift gjennom orienteringer fra rådmannen om aktuelle saker. Saker utredes av Konsek, som også kommer med forslag til vedtak. I saker om forvaltningsrevisjon og selskapskontroll rapporterer utvalget fortløpende til kommunestyret. For regnskapsrevisjon rapporterer utvalget gjennom årlig uttalelse. I tillegg leverer utvalget årsmelding for hvert år i tillegg til en egen rapport ved slutten av valgperioden Faglig samarbeid Kontrollutvalget har tilgang på flere fora for faglig opplæring, oppdatering og erfaringsutveksling, blant annet gjennom Konsek, Norges kommunerevisorforbund og Forum for kontroll og tilsyn. Utvalget har i perioden i liten grad prioritert deltakelse i disse. Utvalget har i noen grad samarbeidet med andre utvalg i regionen om konkrete prosjekter, for eksempel selskapskontroll i Trønderenergi. Utvalget opplever dette som nyttig, og anbefaler å satse mer på samarbeid med andre kontrollutvalg i omliggende kommuner om konkrete saker. Det bør vurderes å ha felles samlinger med disse, eventuelt bare med lederne. 2.2 Regnskapsrevisjon Regnskapsrevisjonen, også kalt finansiell revisjon, har som formål å bekrefte at kommunens regnskap ikke inneholder vesentlige feil og mangler, og at kommunen har betryggende økonomisk kontroll. Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. I tillegg skal kontrollutvalget følge opp at påpekninger fra revisor blir fulgt opp av kommunens administrasjon. Kontrollutvalget avgir årlig uttalelse til kommuneregnskapet basert på beretning fra revisor. Kontrollutvalget er av den oppfatning at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende og god måte, og gir inntrykk av at kommunen har god økonomi- og regnskapskompetanse og betryggende økonomisk internkontroll. 4

13 2.3 Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er definert som systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Dette skal gjennomføres på bakgrunn av en plan som vedtas av kommunestyret basert på en overordnet analyse av risiko og vesentlighet. Med utgangspunkt i denne planen bestiller kontrollutvalget prosjekter som gjennomføres av revisjonen og munner ut i en rapport som legges fram for kommunestyret. Kontrollutvalget har en praksis med å legge fram toårige planer, mens overordnet analyse gjennomføres én gang i perioden. Utvalget har i perioden vært opptatt av å trekke inn det politiske miljøet i planprosessen for å sikre forankring av planene, men har opplevd varierende grad av oppslutning om dette. For å oppnå gode prosjekter, som er relevante for den politiske styringen av kommunen, er det også viktig med gode prosesser for bestilling. Etter bestillingsvedtak i kontrollutvalget har utvalget en aktiv dialog med revisjonen om innretning på prosjektet over ett eller flere påfølgende møter. Utvalget mener dette representerer en viktig styrking av prosessen. Utvalget mener imidlertid det fortsatt er et forbedringspotensial på struktur og lesbarhet av rapportene. Utvalget mener de er grundige og holder et høyt faglig nivå, men at de tidvis er preget av et språk og en struktur som gjør dem lite tilgjengelige for lekfolk. En gjennomgang av gjennomførte prosjekter og status for oppfølging av disse ligger ved som eget vedlegg til rapporten. 2.4 Selskapskontroll Kontrollutvalget skal føre kontroll med forvaltning av kommunens eierinteresser. Formålet er å kontrollere at disse forvaltes på en betryggende måte og påse at selskaper drives i tråd med kommunestyrets vedtak og intensjoner. Prosjekter og gjennomføres etter en tilsvarende modell som for forvaltningsrevisjon, med bakgrunn i planer som på samme måte vedtas av kommunestyret. Kontrollutvalget har lagt vekt på samarbeid med andre kontrollutvalg for gjennomføring av selskapskontroll. Kommunens eier i stor grad selskaper i samarbeid med andre kommuner og det er derfor hensiktsmessig både av praktiske årsaker og av ressurshensyn å samarbeide om kontrollen med disse. Oversikt over gjennomført selskapskontroll og oppfølging ligger i vedlegg sammen med saker om forvaltningsrevisjon. 5

14 3 Oppsummering og konklusjon Som denne rapporten er ment å vise gjøres det et grundig arbeid med egenkontroll i Hemne kommune, med rammevilkår som legger godt til rette for dette. Kommunen legger betydelige ressurser i kontrollutvalgets arbeid, og utvalget mener dette er arbeid som bør være til nytte for både kommunens administrative og politiske ledelse. Kontrollutvalget oppfordrer kommunestyret til å fortsette ordningen med fem medlemmer i kontrollutvalget. Kontrollutvalget vil imidlertid oppfordre kommunestyret til å velge en felles varaliste i rekkefølge. Kontrollutvalget oppfordrer videre kommende kontrollutvalg om å legge vekt på samarbeid med andre kontrollutvalg i regionen. Som vedlegg til rapporten ligger en oversikt over prosjekter innen forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og oppfølgingen av disse. Kyrksæterøra, Geir Rostad, leder av kontrollutvalget 6

15 Oppfølging av saker innen forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (utkast oppdatert pr ) Rapporter levert i valgperioden Sak Næringsutvikling Saksnr. KST 83/13 Saksnr. KU 4/13, 16/13, 21/13 Kontrollutvalgets vedtak Sak 21/13: Kontrollutvalget legger rapporten frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Oppfølging av næringsutvikling i kommunen til orientering. Kommunestyret tar revisors anbefaling om en konkretisering av kommunens målsettinger innen næringsarbeidet til etterretning, og ber rådmannen legge til rette for at dette tas med i videre planarbeid på området. Kommunestyrets vedtak Sak 83/13: Som innstilling. Status RM Under oppfølging Status KU Oppfølging avsluttes Oppfølging Rådmannen har bestilt arbeid med ny sektorplan næring. Arbeidet er utsatt. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Det forutsettes at rådmannen tar vedtaket fra kommunestyret med seg i nytt planarbeid, og at det rapporteres direkte til kommunestyret.

16 Sak Selskapskontroll Trønderenergi AS Saksnr. KST 23/14 Saksnr. KU 27/12, 5/13, 13/13, 8/14 Kontrollutvalgets vedtak Sak 8/14: Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi til orientering. Kommunestyret tar revisjonens påpekning om ordførers habilitet til etterretning. Kommunestyret ber formannskapet vurdere i hvilke organer kommunen skal drive eierstyring og hvordan hensynet til habilitetsreglene og en god eierstyring kan ivaretas best mulig. Hemne Kommune deltar i utarbeidelsen av lik og ensartet utøvelse av eierskap i generalforsamlingen i samråd med de andre eierkommunene. Kommunestyret forventer at Hemne kommunes eierrepresentant jobber for et profesjonelt sammensatt styre i tråd med prinsippene nedfelt i kommunens eiermelding punkt 1.3. Kommunestyret ber formannskapet følge opp øvrige konklusjoner og vurderinger i rapporten. Kommunestyrets vedtak Sak 23/14: Som innstilling. Status Fsk Oppfølging Ukjent Status KU Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Følges opp Aktuelt å be ordfører (evt. annen representant for formannskapet pga. ordførers habilitet) og eierrepresentant om orientering om oppfølgingen.

17 Sak Saksbehandling i pleie og omsorg Saksnr. KST 32/15 Saksnr. KU 11/14, 17/14, 8/15 Kontrollutvalgets vedtak Sak 8/15: Kontrollutvalget legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret er tilfreds med at rapporten viser at det innenfor pleie og omsorg er lagt til rette for god saksbehandling og at denne er i tråd med god forvaltningsskikk. 2. Kommunestyret ber rådmannen påse at det fattes enkeltvedtak for tildeling av trygde- og omsorgsboliger i tråd med gjeldende regelverk. 3. Kommunestyret ber rådmannen sørge for rapportering om saksbehandlingstider, og vurdere å innføre indikatorer for dette i kommunens system for balansert målstyring der det er relevant. 4. Kommunestyret ber rådmannen rapportere til kontrollutvalget om gjennomføring av dette senest innen utgangen av året. Kommunestyrets vedtak Sak 32/15: Som kontrollutvalgets innstilling. Status RM Oppfølging Ukjent Rådmannen i Kst. Sak 32/15: Rådmannen vil oppdatere styringskort i BMS med indikator for saksbehandlingstid tilsvarende for Teknisk, landbruk, miljø. Rådmannen har allerede endret praksis rundt tildeling av trygdeboliger. Status KU Følges opp Rapportering innen utgangen av året, jf. pkt. 4 i vedtaket. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Vurderes etter at rapportering er gitt.

18 Saker til oppfølging fra forrige valgperiode Sak Kvalitet, kompetanse og samarbeid i barnevernet Saksnr. KST 15/2011 Saksnr. KU 5/2011 Kontrollutvalgets vedtak Sak 5/11: Kontrollutvalget legger rapporten frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisors anbefalinger angitt i rapporten, og gi tilbakemelding til kontrollutvalget innen utgangen av Kommunestyret ber rådmannen vurdere behov og muligheter for opprettelse av akuttberedskap for barnevern utenfor ordinær arbeidstid, og bringe dette inn for kommunestyret i forbindelse med budsjettbehandlingen for Kommunestyrets vedtak Som kontrollutvalgets innstilling. Status RM Oppfølging Under Tilbakemelding fra rådmannen : arbeid System for saksbehandler 1 og 2 er innført. Bestemmelser om taushetsplikt er fulgt opp med barnehagene, og felles samtykkeskjema er utarbeidet. Uttalerett for barn over 7 år er ivaretatt i kvalitetssystemet. Utredning om felles barnevernvakt i Orkdalsregionen konkluderte med at det ikke er aktuelt. Rådmannen har tatt initiativ overfor Trondheim kommune, men har enda ikke fått svar. Status KU Oppfølging avsluttes Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Akuttberedskap på barnevern er enda ikke opprettet, men saken har vært behandlet politisk og følges opp av rådmannen. Sekretariatet anbefaler å avslutte oppfølging som sak for kontrollutvalget.

19 Samarbeid med politisk ledelse Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hemne kommune /16 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE Arkivsaknr 16/27-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Kontrollutvalget vil legge vekt på et godt samarbeid med ordfører og kommunestyret i perioden. Saksutredning Kommunestyret er ansvarlig for kontroll- og tilsynsordningen i kommunen, og kontrollutvalget driver sin virksomhet på vegne av dette. Kontrollutvalget er derfor avhengig av et godt samarbeid med kommunestyret og øvrige politiske organer for å gjennomføre sin virksomhet. Ordfører har også møte- og talerett i kontrollutvalget. Ordføreren vil stille i møtet og si noe om sine forventninger til samarbeidet med kontrollutvalget i perioden. Grunnet sykemelding vil det bli lagt opp til en egen sak om samarbeid med rådmannen på neste møte. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer utvalget til å ta informasjonen til orientering.

20 Orientering om Revisjon Midt-Norge Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hemne kommune /16 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE Arkivsaknr 16/27-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning Revisjon Midt-Norge IKS er et interkommunalt selskap der Hemne kommune er deltaker sammen med fylkeskommunen og 13 andre kommuner i Sør-Trøndelag, og skal stå for levering av alle tjenester til kommunen innen regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalget har etter kommuneloven et ansvar for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, og står som bestiller av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Revisjonen har også møte- og talerett i utvalget. Revisjonen vil i møtet orientere om sin virksomhet og samarbeidet med kontrollutvalget. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Utvalget oppfordres til å ta informasjonen til orientering.

21 Orientering om finansiell revisjon og status for regnskapsrevisjon 2015 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hemne kommune /16 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 15/17-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, og skal avgi en uttalelse om årsregnskapet før det behandles i formannskap og kommunestyre. I dette ligger det at utvalget bør holde seg orientert om det løpende revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser eller avtaler med revisor, jf. kommuneloven 77 nr. 4 og forskrift om kontrollutvalg i kommune eller fylkeskommune 6. Revisor bruker å møte mot slutten av hvert kalenderår for å orientere om status for den løpende revisjonen og planer for revidering av inneværende års regnskap. Revisor vil i møtet gi en slik orientering i tillegg til å gi en generell innføring i hvordan regnskapsrevisjonen gjennomføres. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget om å ta informasjonen til orientering.

22 Avtaler om gjennomføring av forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon 2016 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hemne kommune /16 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE Arkivsaknr 16/28-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til forslag til avtaler om gjennomføring av forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon Utvalgets leder gis fullmakt til å signere på utvalgets vegne. Vedlegg Avtaleforslag finansiell revisjon 2016 Avtaleforslag forvaltningsrevisjon 2016 Saksutredning Hemne kommune er i tråd med selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS forpliktet til å bruke RMN som sin leverandør av finansiell revisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Eierstyring, deriblant rammer for virksomheten og de enkelte deltakernes økonomiske bidrag, gjøres gjennom representantskapet der også Hemne kommune er representert. Kontrollutvalget opptrer på vegne av kommunen som kunde, og har ansvar for bestilling av revisjonstjenester. Kontrollutvalget inngår årlig avtaler med Revisjon Midt-Norge som regulerer gjennomføringen av revisjon for året, og de rammene kontrollutvalget har tilgjengelig for bestilling. Avtalen har ikke direkte konsekvenser for kommunens økonomiske bidrag. Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og 5 i kontrollutvalgsforskriften. Avtalenes innhold Dialogen mellom kontrollutvalg og revisjon er viktig for at kontrollutvalget skal kunne gjennomføre sine oppgaver. Avtalene angir hvilke dokumenter som skal oversendes kontrollutvalget, og gir stor frihet for kontrollutvalget til å be om opplysninger i møter gjennom året. Det har etter hvert i stor grad utviklet seg en felles forståelse mellom utvalget og revisjonen, og dermed et godt grunnlag for dialog og samarbeid. Formuleringene i avtalene har vært uendret de siste årene. Dette er også tilfelle med avtalene for Det er kun timetall og datoer som er endret. Avtalene regulerer også timer avsatt til revisjon i Hemne kommune. Regnskapsrevisjonen er i stor grad styrt av lov-, forskrifts- og standardkrav, og avtalen inneholder kun revisjonens anslag på behovet for For

23 forvaltningsrevisjon er det foreslått et timetall som er det tallet som blir gjort tilgjengelig til bestillinger for kontrollutvalget innenfor forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og andre undersøkelser. Eierkommunene har satt som forutsetning at det over tid skal være samsvar med mengden tid brukt på den enkelte kommune og det honoraret kommunen betaler, men kommunen faktureres ikke for medgått tid år for år. For 2016 er behovet for regnskapsrevisjon anslått til 370 timer, hvilket er det samme som de siste årene. Rammen satt av til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er på 310 timer, som er en økning på 30 timer fra Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Avtalene er i tråd med de som kontrollutvalget har gitt sin tilslutning til tidligere. Sekretariatet anbefaler derfor at utvalget slutter seg til forslagene til avtaler.

24

25

26

27

28 Eventuelt Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hemne kommune /16 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/26-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling.