AVTALEVILKA R. Lagerdrift 2015 Vedlegg 2: Avtalevilkår

Transkript

1 AVTALEVILKA R 1 Avtalen gjelder Avtaledokumenter Utførelse av oppdraget Risiko for materiell og arbeid Leverandørens administrasjon Kontroll Partenes representanter Kvalitetssikring Tidsfrister, avbrudd, erstatning, dagmulkt Tidsfrister Fristforlengelse, hindringer Leverandørs krav om fristforlengelse eller erstatning Dagmulkt Oppdragsgivers krav om erstatning Forsikring Ansvarsforsikring Oppsigelse av kontrakten Avbruddskompensasjon Heving Oppdragsgivers heving på grunn av mislighold Leverandørs heving på grunn av mislighold Heving på grunn av konkurs eller insolvens Priser og betingelser Generelt Sikkerhetsstillelse, garanti Rett til prisendring Indeksregulering Betaling Overdragelse av kontraktsforpliktelser Lønns- og arbeidsvilkår Krav til leverandør og eventuelle underleverandører

2 15.2 Administrative bestemmelser og sanksjoner Kontraktstid Tvister Fant ingen stikkord. 2

3 1 Avtalen gjelder Lagerdrift for renovasjonsutstyr i henhold til spesifikasjoner gitt i anbudsdokumentenes Vedlegg 1 («Spesifikasjon av tjenesten»). 2 Avtaledokumenter Følgende dokumenter inngår i avtalen: 1) Avtaledokumentet 2) Avtalevilkår 3) Eventuelle referat fra avklaringsmøter 4) Oppdragsgiver anbudsdokumenter 5) Leverandørens tilbud Inneholder avtalen bestemmelser som strider mot hverandre, skal de gjelde i den rekkefølge som er angitt under dette punkt. For øvrig gjelder yngre bestemmelser foran eldre. Spesielle gjelder foran generelle. 3 Utførelse av oppdraget Leverandørens virksomhet må skje i tråd med alle lover og forskrifter som er relevante for kontraktens arbeider. Leverandøren skal oppfylle de betingelser og krav som er stilt i anbudsdokumentenes Vedlegg 1 Spesifikasjon av tjenesten. Det nevnte vedlegget er å anse som en del av disse kontraktsvilkår. 4 Risiko for materiell og arbeid Leverandøren har risiko for, og bærer ansvaret for, skader på eget materiell og for skade på 3. person eller 3. persons eiendom påført under utøvelse av arbeidet. Dersom leverandøren ved uhell eller uaktsomhet forsøpler omgivelsene, skal han for egen regning rydde opp etter seg. Dersom så ikke skjer frivillig eller etter skriftlig varsel fra oppdragsgiver, kan oppdragsgiver organisere opprydding for leverandørens regning. Ved uhell og skader i tilknytning til tjenester utført for oppdragsgiver, skal leverandøren alltid og uten ubegrunnet forsinkelse varsle oppdragsgiver. 5 Leverandørens administrasjon Leverandørens forplikter seg til å ha kontor/ekspedisjon med telefon og/eller mobiltelefon, og være tilgjengelig på denne fra kl til kl Kontoret/ekspedisjonen skal til enhver tid være bemannet med en person med ansvar og myndighet til å ta nødvendige avgjørelser. 3

4 6 Kontroll Oppdragsgiver har rett til å: foreta nødvendige inspeksjoner for kontroll av leverandørens oppfyllelse av kontrakten foreta innsyn i relevante dokumenter foreta gjennomgang av leverandørens kvalitetssikringssystem og interne rutiner knyttet til kontrakten dersom det oppstår tvil om disse er i samsvar med avgitte opplysninger Foreta kontroll knyttet til lønns- og arbeidsvilkår, som angitt i pkt. 15- Lønns- og arbeidsvilkår. 7 Partenes representanter Oppdragsgiver og leverandør skal til enhver tid holde hverandre underrettet om hvem som er deres representant og om den fullmakt disse har. Partenes representanter eller deres stedfortreder skal være tilgjengelig innenfor normal arbeidstid ( ). Partenes representanter skal beherske norsk språk, både skriftlig og muntlig. 8 Kvalitetssikring Leverandøren skal anvende et kvalitetssystem som konkret oppfyller relevante krav ved gjennomføring av oppdraget. Hensikten med dette er bl.a. å sikre at: Bestillingsrutiner, mottakskontroll og lagerstyring er i henhold til kontrakt. Rutiner for rapportering og kontroll følges. Brann- og tyverisikring er tilstrekkelig. Miljøhensyn er tatt i den utstrekning det er relevant for oppdraget. Leverandøren skal fremlegge komplett plan for Kvalitet, Sikkerhet og Miljø for dette oppdraget senest 14 dager før iverksettelse av oppdraget. Denne planen kommer som supplement til etablerte kvalitetsledelsessystem bedriften skal ha på plass, og som er del av kvalifikasjonskravene (se Anbudsdokument, pkt. 3). Oppdragsgiver skal holdes løpende orientert om endringer knyttet til dette punktet, som måtte oppstå i løpet av kontraktsperioden. 9 Tidsfrister, avbrudd, erstatning, dagmulkt 9.1 Tidsfrister Følgende frister gjelder: a) Lager skal være operativt fra

5 b) Leverandøren skal månedlig oversende lagerlister, innen den 10. i påfølgende måned. c) Ved bestilling av utstyr til servicesentrene, skal utstyret leveres i løpet av 4 virkedager. Ovennevnte frister er bindende. 9.2 Fristforlengelse, hindringer Leverandøren kan kreve fristforlengelse i følgende tilfelle: ved forsinket levering av materiell eller utstyr mv som oppdragsgiver skal levere selv eller ved andre. 9.3 Leverandørs krav om fristforlengelse eller erstatning Påføres leverandøren tap eller ekstrautgifter av årsaker som nevnt i pkt Fristforlengelse, hindringer, kan han kreve erstatning for dette av oppdragsgiver. Leverandøren plikter å samarbeide for å forebygge og begrense skadevirkningene. Vil leverandøren kreve fristforlengelse eller erstatning, må han varsle oppdragsgiver. Varsel skal gis uten ugrunnet opphold etter at han har blitt klar over at det har oppstått eller vil oppstå forhold som medfører forsinkelser, tap eller ekstrautgifter. Slikt varsel skal alltid være skriftlig. 9.4 Dagmulkt Tidsfristene angitt i Tidsfristerer belagt med følgende dagmulkter: Frist a): kr 5 000,- eks mva. per kalenderdag. Frist b): kr 300,- eks mva. per kalenderdag. Frist c): kr 1000,- eks mva per kalenderdag. Oppdragsgiver kan kreve dagmulkt dersom leverandøren selv eller noen av hans underleverandører, anvender bryter vilkårene for lønns- og arbeidsvilkår gitt i punkt 15 - Lønns- og arbeidsvilkår, eller benytter ulovlig arbeidskraft, og forholdet ikke blir rettet innen en frist gitt ved skriftlig varsel fra oppdragsgiver. Dagmulkten løper fra fristens utløp til forholdet opphører. Dagmulkten skal utgjøre 1 promille av indeksregulert kontraktssum, men ikke mindre enn kr 2.500,- eks mva per virkedag. 9.5 Oppdragsgivers krav om erstatning Oppdragsgiver kan kreve erstatning for forsinkelser selv om forsinkelsen ikke skyldes grov uaktsomhet eller forsettlige forhold hos leverandøren. I erstatningsbeløpet gjøres normalt fradrag for betalt dagmulkt. Dersom kontrakten heves pga. leverandørens vesentlige overskridelser av bindende frister gjelder pkt («Oppdragsgivers heving på grunn av mislighold»). 10 Forsikring 10.1 Ansvarsforsikring Oppdragstaker må ha tilstrekkelig forsikring som følge av tyveri, brann for både eget lager og utstyr og avfallsutstyr tilhørende oppdragsgiver. Forsikring skal således dekke oppdragsgivers utstyr inkl. oppsamlingsenheter m.m. på oppdragstakers lager, eller på andre steder som oppdragstaker har oppbevart oppdragsgivers utstyr. 5

6 Forsikringen skal videre dekke erstatningsansvar for skade han eller hans underleverandør kan påføre oppdragsgiver eller tredjemanns person og ting i forbindelse med utførelsen av arbeidet. Forsikringssummen skal ikke være mindre enn 150 G per skadetilfelle. Leverandørens ansvar er ikke begrenset til det ovenfor angitte beløp. Forsikringspolisen skal ikke inneholde bestemmelser som reduserer oppdragsgivers rett til å kreve erstatning direkte fra forsikringsselskapet, eller som kan redusere hans krav på grunn av sikredes forhold etter at forsikringstilfellet er inntrådt. Videre er leverandøren ansvarlig for at eventuelle underleverandører holder kjøretøy og annet utstyr som benyttes til oppdraget, brann- og skadeforsikret i hele kontraktsperioden. Polisen skal forelegges oppdragsgiver for kontroll senest 14 dager før iverksettelse av kontraktens arbeider. Polisen skal deretter forelegges oppdragsgiver for kontroll hvert år. 11 Oppsigelse av kontrakten Oppdragsgiver har under kontraktsperioden rett til å si opp kontrakten. Oppsigelse skal foretas skriftlig i så god tid som mulig og med minimum 1 ett års skriftlig varsel. Leverandøren kan ikke si opp kontrakten Avbruddskompensasjon Ved oppsigelse av kontrakten som ikke skyldes årsaker nevnt i punkt 12 - Heving betaler oppdragsgiver avbruddskompensasjon til leverandøren. Avbruddskompensasjonen utgjør 15 % av årlig, indeksregulert kontraktssum, avgrenset til gjenstående kontraktstid. 12 Heving 12.1 Oppdragsgivers heving på grunn av mislighold Oppdragsgiver har rett til å heve kontrakten dersom leverandøren gjør seg skyldig i vesentlig mislighold av kontraktsforpliktelsene og etter skriftlig varsel ikke har rettet forholdet innen en av oppdragsgiver fastsatt rimelig frist. Når oppdragsgiver har meddelt leverandøren at han hever kontrakten etter denne bestemmelse: a) Skal oppdragsgiver godtgjøre leverandøren for kontraktsmessig utført arbeid etter kontraktens priser. Av denne godtgjørelse kan oppdragsgiver holde tilbake det som er nødvendig for å dekke krav etter pkt. b) og c). b) Skal leverandøren betale erstatning for de nødvendige merkostnader som påløper ved at arbeidet utføres av andre. Heves kontrakten på grunn av vesentlig overskridelse av bindende frister, løper ikke dagmulkt etter at heving er skjedd, men tidligere påløpt dagmulkt skal betales. 6

7 Blant forhold som kvalifiserer til heving på grunn av mislighold, nevnes spesielt: Manglende lagerkapasitet eller mangelfulle åpningstider. Manglende garantier eller forsikringer. Alvorlige brudd på rutiner i eget internkontrollsystem eller kvalitetssystem. Brudd på vilkår knyttet til lønns- og arbeidsvilkår Leverandørs heving på grunn av mislighold Leverandøren har rett til å heve kontrakten dersom oppdragsgiver ubegrunnet eller systematisk unnlater å betale forfalne uomtvistede beløp, eller gjør seg skyldig i vesentlig mislighold av andre kontraktsforpliktelser, og etter skriftlig varsel ubegrunnet har unnlatt å rette forholdet innen en rimelig frist. Når leverandøren har meldt oppdragsgiver at han hever kontrakten etter denne bestemmelse: a) kan leverandøren stoppe mottak av avfall når som helst etter fristens er utløpt. b) skal oppdragsgiver betale leverandøren for kontraktsmessig utført arbeid etter kontraktens priser. c) skal oppdragsgiver kompensere etter samme modell som angitt i Avbruddskompensasjon 12.3 Heving på grunn av konkurs eller insolvens Går leverandøren konkurs, eller blir han beviselig erkjent insolvent, kan oppdragsgiver heve kontrakten, med mindre det uten ugrunnet opphold blir godtgjort at arbeidet vil bli utført i samsvar med kontrakten. Dersom oppdragsgiver hever kontrakten etter denne bestemmelse, får skal reglene i pkt Oppdragsgivers heving på grunn av mislighold følges. 13 Priser og betingelser 13.1 Generelt Alle kostnader knyttet til lagerdriften er inkludert i enhetsprisen, herunder (men ikke begrenset til): Lagerstyringssystem og rapportering Mottakskontroll og inntak i lager Montering / klargjøring av dunker Demontering og utplassering for henting av ødelagt utstyr Vask og reparasjon (bytting av lokk, hjul o.l.) av innhentet utstyr hvor dette er mulig. Eventuelle gebyrer og avgifter 13.2 Sikkerhetsstillelse, garanti Som sikkerhet for riktig oppfyllelse av kontrakten gjøres følgende gjeldende: Sikkerhetsstillelse i form av selvskyldnerkausjon fra bank eller forsikringsselskap tilsvarende 15 % av første års kontraktssum. 7

8 Kopi av sikkerhetsstillelsen skal fremlegges innen 14 dager før iverksettelse av kontrakt. Sikkerhetsstillelsen skal gjelde f.o.m. kontraktsfestet dato for 1. levering. For leverandører som kan dokumentere at de ikke kan gå konkurs, offentlige etater o.l., kan oppdragsgiver fravike krav om sikkerhetsstillelse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å holde tilbake leverandørens tilgodehavende på det utførte arbeidet som faktureres etterskuddsvis hver måned inntil godkjent sikkerhetsstillelse foreligger Rett til prisendring Endringer i lønns- eller prisnivået eller størrelsen av de sosiale utgifter etter at kontrakten er sluttet, gir ikke leverandøren rett til tillegg eller fradrag fra kontraktens priser unntatt gjennom indeksregulering som beskrevet i pkt Indeksregulering. Kontrakten er basert på de offentlige bestemmelser (påbud, forbud og lignende), samt offentlige avgifter som var publisert og i kraft 14 kalenderdager før anbudsfristene utløp. Endringer av slike forutsetninger, som ikke dekkes av justeringen etter ovennevnte, gir parten rett til regulering av kontraktssummen i den utstrekning endringene måtte få betydning for disse. Endringer av overenskomst mellom leverandøren og hans arbeidstakere, medfører ikke rett til regulering av frister eller kontraktssum Indeksregulering Enhetsprisene reguleres en gang per år per 01.01, første gang , basert på siste tilgjengelige indeks. Prisene holdes deretter fast i ett år. Til grunn for indeksregulering benyttes Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks, totalindeks. Grunnindeks for alle reguleringer vil være mars Betaling Leverandøren fakturerer oppdragsgiver etterskuddsvis hver måned basert på mottatt avfall i henhold til veiesedler. Det skal gå fram av faktura hvordan tonnasjen er fordelt mellom ulike avfallsmottak. Faktura sendes Skien kommune, regnskapsenheten i EHF-format. Alle fakturaer skal for øvrig spesifiseres slik oppdragsgiver ønsker. Påslag av ulik art, inkludert fakturagebyr, aksepteres ikke. Betalingsbetingelser er fri leveringsmåned + 30 dager. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å tilbakeholde betaling av fakturaer, uten tillegg for morarente, dersom det oppstår tvist om fakturaens størrelse og innhold. Uomtvistet beløp skal dog betales. 14 Overdragelse av kontraktsforpliktelser Leverandør kan ikke overdra sine forpliktelser uten av det er særskilt avtalt. 8

9 15 Lønns- og arbeidsvilkår 15.1 Krav til leverandør og eventuelle underleverandører a) På områder som er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal leverandøren sørge for at ansatte 1 hos leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle denne kontrakten har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende forskrifter 2. b) På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal leverandøren sørge for at de samme ansatte har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale 3 for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. c) Leverandøren skal ha samme forpliktelser avtalefestet i alle avtaler som omfatter ansatte hos underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle denne kontrakten Administrative bestemmelser og sanksjoner a) Leverandøren skal innen én måned gjøre rede for hvordan virksomheten ivaretar kravene i 15.1 a) c) i henhold til malen for egenrapportering (Vedlegg 8). Egenrapporteringen skal sendes til oppdragsgiver innen én måned etter kontrakten har startet, med mindre annet er avtalt. Egenrapportering kan kreves flere ganger i løpet av kontraktsperioden. b) Leverandøren skal på forespørsel og innen tidsfristen satt av oppdragsgiver kunne dokumentere5 at kravene til lønns- og arbeidsvilkår blir overholdt i egen virksomhet og hos eventuelle underleverandører. Dokumentasjonen 4 kontrolleres av oppdragsgiver eller ekstern kontrollør engasjert av oppdragsgiver. Dokumentasjonen kan inkludere, men er ikke begrenset til, komplett liste med navn på egne og eventuelle underleverandørers ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, oversikt over allmenngjorte og/eller landsomfattende tariffavtaler som legges til grunn for de samme ansatte, innsyn i leverandørens avtalte lønns- og arbeidsvilkår med eventuelle underleverandører, timelister, arbeidsavtaler, lønnslipper og avtaler om kost og losji. c) Oppdragsgiver, samt eksterne kontrollører engasjert av oppdragsgiver, har rett til å foreta annonserte og uannonserte stedlige kontroller hos leverandøren, eventuelle underleverandører og ved lokasjonen hvor tjenesten utføres. En stedlig kontroll vil kunne inkludere innsyn i lønns- og personalsystemer. 1 Her inkluderer begrepet ansatte også innleide og utsendte arbeidstakere. 2 Per mars 2015 er det allmenngjorte tariffavtaler innen følgende områder: - Byggeplasser, Skips- og verftsindustrien, Jordbruks- og gartnerinæringene, Renhold, Fiskeindustribedrifter. For mer informasjon, se Arbeidstilsynets sider: 3 Tariffavtaler inngått mellom hovedsammenslutningene, fagforbundene og arbeidsgiverforeningene i norsk arbeidsliv, og som ikke er geografisk avgrenset eller avgrenset til enkeltvirksomheter, vil i utgangspunktet være landsomfattende. 4 Dokumentasjonen må være i en slik form og på et slikt språk som gjør den egnet til at oppdragsgiver kan forsikre seg om at kravene til lønns- og arbeidsvilkår er oppfylt. Det er leverandøren som har ansvaret for at en eventuell oversettelse er korrekt. 9

10 d) Oppdragsgiver og eventuell ekstern kontrollør som mottar opplysningene, har taushetsplikt om opplysningene 5. e) Hvis leverandør eller underleverandør får pålegg fra Arbeidstilsynet som gjelder lønnsog/eller arbeidsvilkår, skal leverandøren uten opphold informere oppdragsgiver ved kopi av pålegget. Hvis leverandøren eller underleverandøren ikke utbedrer forholdene i pålegget innen Arbeidstilsynets frister, vil dette bli ansett som mislighold av kontrakten, som vil medføre plikt til å betale dagbøter8 inntil forholdet er rettet. Dagboten påløper automatisk. f) Hvis brudd på punkt 15.1 a)-c) oppdages av oppdragsgiver eller av tredjepart engasjert av oppdragsgiver, skal leverandøren rette forholdet innen den frist oppdragsgiver fastsetter. Der leverandøren selv oppdager slikt brudd gjennom internkontroll eller egen oppfølging av underleverandører, skal leverandøren uten opphold opplyse oppdragsgiver om forholdene og utbedre forholdene innen frist fastsatt av oppdragsgiver. Oppdragsgiver kan kreve at leverandøren skal utarbeide en plan for forbedringer som skal godkjennes av oppdragsgiver. Hvis forholdene ikke utbedres innen fastsatt frist, vil dette bli ansett som mislighold av kontrakten som vil medføre plikt til å betale dagbøter inntil forholdet er rettet, jf. pkt («Dagmulkt»). Dagboten påløper automatisk. Ved alvorlige brudd som medfører fare for ansattes liv og helse, ved gjentatte brudd eller ved avtalt maksimal periode med dagbøter, anses det som vesentlig mislighold som gir oppdragsgiver rett til å heve kontrakten. 16 Kontraktstid Kontrakten gjelder for 3 år, f.o.m t.o.m , med mulighet for å forlenge med +1+1 år. Dersom oppdragsgiver ønsker å benytte sin rett til forlengelse av kontraktens varighet som angitt ovenfor, varsles leverandøren skriftlig senest 6 måneder før kontraktens utløp. 17 Tvister Norsk lov gjelder for avtalen og for forhold som ikke er nevnt i den. Dersom det oppstår tvist i forbindelse med avtalen, skal tvisten forsøkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlinger ikke frem, skal tvisten løses ved de alminnelige domstoler. Verneting er Nedre Telemark Tingrett. 5 Taushetsplikten gjelder ikke overfor Arbeidstilsynet eller Petroleumstilsynet, ei heller overfor ansatte eller interne eller eksterne rådgivere som er nødvendige for å få språklig, økonomisk, juridisk eller annen faglig bistand. Taushetsplikten gjelder også for rådgiverne. 10