KONTRAKT. mellom. Oslo kommune, Renovasjonsetaten organisasjonsnummer heretter kalt oppdragsgiver. heretter kalt leverandør

Transkript

1 Vedlegg 3 KONTRAKT mellom Oslo kommune, Renovasjonsetaten organisasjonsnummer heretter kalt oppdragsgiver og organisasjonsnummer heretter kalt leverandør i fellesskap benevnt partene om innsamling, transport og levering av avfall Kontrakt- innsamling, transport og levering av avfall Side 1 av 11

2 For dette kontraktsforhold gjelder Norsk Standard (NS) 9430:2013 Alminnelige kontraktsbestemmelser for periodisk innsamling og transport av avfall med nedenstående endringer og suppleringer: 1. Omfang NS 9430 punkt 1 gjelder fullt ut med følgende supplering: Oppdraget gjelder innsamling, transport og levering av avfall til mottaks/sorterings/behandlingsanlegg. Oppdraget er nærmere beskrevet i oppdragsgivers konkurransegrunnlag. Avfallsinnhentingen skal foretas i området. 2. Definisjoner NS punkt 3.3, 3.9 og 3.11 utgår og erstattes av følgende bestemmelser: Hentested: Standplass: Oppsamlingsenhet: Med hentested menes det sted der abonnentens oppsamlingsenheter er plassert på tømmetidspunkt. Med standplass menes fysisk plassering av oppsamlingsenhetene. Oppsamlingsenhet er en felles betegnelse for sekk, beholder, sjaktløsning og container over eller under bakkenivå. 3. Kontraktstid NS 9430 punkt 4.3 utgår og erstattes av følgende bestemmelse: Kontraktsperioden fremgår av konkurransegrunnlagets punkt Oppdragsgiver har ensidig rett til å forlenge kontrakten på uendrede vilkår med inntil tre år, for ett år ad gangen (1+1+1 år). Dersom oppdragsgiver vil benytte seg av sin opsjonsrett skal dette varsles leverandør skriftlig senest seks måneder før opsjonen benyttes. Oppstartdato for avfallsinnsamlingen er 3. oktober Når kontrakten opphører skal leverandør tilbakelevere til oppdragsgiver alt foreliggende materiale knyttet til utførelsen av oppdraget. 4. Abonnementsregister og ruteoversikt NS 9430 punkt 6 utgår. Kontrakt- innsamling, transport og levering av avfall Side 2 av 11

3 5. Partenes representanter. Samarbeid og kommunikasjon 5.1 Partenes representanter NS 9430 punkt 7.1 gjelder fullt ut og suppleres av følgende bestemmelse: Representant for oppdragsgiver: Navn Adresse Telefon Telefaks E-post Representant for leverandør: Navn Adresse Telefon Telefaks E-post Partenes representanter har fullmakt til å opptre på vegne av partene i alle spørsmål som angår kontrakten, og som er nødvendige for å gjennomføre oppdraget uten unødvendige opphold. Leverandøren plikter å sette seg inn i oppdragsgivers generelle fullmaktsforhold. 5.2 Samarbeid og kommunikasjon i kontraktsperioden NS 9430 punkt 7.2 gjelder fullt ut og suppleres av følgende bestemmelser: Leverandør skal sammen med oppdragsgiver arbeide for økt kildesortering og gjenvinning av materialer fra avfallet i tråd med kommunens overordnede planer. Partene skal i fellesskap bidra til utvikling av rasjonelle, brukerorienterte og kostnadseffektive innsamlingsrutiner. Partene skal søke å finne løsninger som reduserer mengden løst grovavfall og hageavfall i oppsamlingsenhetene slik at avfallskvaliteten øker, og slik at svinn i verdikjeden og driftsforstyrrelser på kommunens sorteringsanlegg reduseres. Partene skal underrette hverandre om forhold som er, eller antas å være av betydning for den annen part, og i nødvendig utstrekning sende hverandre kopier av referater, korrespondanse og annet materiale som er, eller antas å være av betydning for den annen part. Alle meddelelser etter 1. punktum skal sendes partenes representanter, se dette kontraktsformular punkt 4.1. Oppdragsgivers elektroniske datasystem skal som hovedregel benyttes for utveksling av informasjon om den daglige innsamling. 6. Taushetsplikt Partene har taushetsplikt om opplysninger som fremkommer om den annens personlige eller forretningsmessige forhold når det foreligger en berettiget interesse i at opplysningene ikke blir spredt. Dette skal ikke være til hinder for at slike opplysninger gis til andre når dette er nødvendig for gjennomføringen av oppdraget. Kontrakt- innsamling, transport og levering av avfall Side 3 av 11

4 7. Lønns- og arbeidsvilkår NS punkt 8.2 utgår og erstattes av følgende bestemmelse: 7.1 Krav til leverandører og eventuelle underleverandører a) På områder som er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale skal leverandøren sørge for at ansatte og innleid arbeidskraft hos leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle denne kontrakten har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende forskrifter. b) På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal leverandøren sørge for at de samme ansatte har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. c) Leverandøren skal ha samme forpliktelser avtalefestet i alle avtaler som omfatter ansatte hos underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle denne kontrakten. 7.2 Administrative bestemmelser og sanksjoner a) Leverandøren skal innen én måned etter kontraktsoppstart gjøre rede for hvordan virksomheten ivaretar kravene i 7.1 i henhold til malen for egenrapportering. Se vedlegg 1. Egenrapporteringen skal sendes til oppdragsgiver innen én måned etter oppdraget har startet 3. oktober Egenrapportering kan kreves flere ganger i løpet av kontraktsperioden. b) Leverandøren skal på forespørsel og innen tidsfrist satt av oppdragsgiver kunne dokumentere at kravene til lønns- og arbeidsvilkår blir overholdt i egen virksomhet og hos eventuelle underleverandører. Dokumentasjonen skal overleveres vederlagsfritt til oppdragsgiver. Leverandøren har ansvaret for at opplysningene blir overlevert oppdragsgiver på en slik måte at overleveringen sikrer vern av eventuelle sensitive personopplysninger. Dokumentasjonen kontrolleres av oppdragsgiver eller ekstern kontrollør engasjert av oppdragsgiver. Dokumentasjonen kan inkludere, men er ikke begrenset til, komplett liste med navn på egne og eventuelle underleverandørers ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, oversikt over allmenngjorte og/eller landsomfattende tariffavtaler som legges til grunn for de samme ansatte, innsyn i leverandørens avtalte lønnsog arbeidsvilkår med eventuelle underleverandører, timelister, arbeidsavtaler, lønnslipper og avtaler om kost og losji. c) Oppdragsgiver, samt eksterne kontrollører engasjert av oppdragsgiver, har rett til å foreta annonserte og uannonserte stedlige kontroller hos leverandøren, eventuelle underleverandører og ved lokasjonen hvor tjenesten utføres. En stedlig kontroll vil kunne inkludere innsyn i lønns- og personalsystemer. Kontrakt- innsamling, transport og levering av avfall Side 4 av 11

5 d) Oppdragsgiver og eventuell ekstern kontrollør som mottar opplysningene, har taushetsplikt om opplysningene. e) Dersom det er grunn til å tro at kravet til lønns- og arbeidsvilkår ikke etterleves, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet var, eller er brakt, i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare ca. to ganger besparelsen for leverandøren. f)hvis leverandør eller underleverandør får pålegg fra Arbeidstilsynet som gjelder lønnsog/eller arbeidsvilkår, skal leverandøren uten opphold informere oppdragsgiver ved kopi av pålegget. Forholdet skal utbedres i henhold til de i pålegget fastsatte frister. g)hvis brudd på punkt 7.1 oppdages av oppdragsgiver eller av tredjepart engasjert av oppdragsgiver, skal leverandøren rette forholdet innen den frist oppdragsgiver fastsetter. Der leverandøren selv oppdager slikt brudd gjennom internkontroll eller egen oppfølging av underleverandører, skal leverandøren uten opphold opplyse oppdragsgiver om forholdene og utbedre forholdene innen frist fastsatt av oppdragsgiver. Oppdragsgiver kan kreve at leverandøren skal utarbeide en plan for forbedringer som skal godkjennes av oppdragsgiver. h) Brudd på plikter etter denne bestemmelsen som ikke er av ubetydelig karakter, gir oppdragsgiver rett til å heve kontrakten. Selv om leverandøren retter forholdet ovenfor egne ansatte er ikke dette til hinder for at oppdragsgiver kan heve kontrakten. i)leverandøren skal holde oppdragsgiveren skadesløs for ethvert krav knyttet til manglende oppfølgning av lønns- og arbeidsvilkår. j)oppdragsgiver har rett til å overlate kontroll av lønns- og arbeidsvilkår til tredjepart. 7.3 Innrapportering av utenlandske arbeidstakere Leverandør plikter å innrapportere bruk av utenlandske arbeidstakere til de rette instanser i henhold til de til enhver tid gjeldende regler. 8. Oppdragsgivers elektroniske system NS 9430 punkt 11.1 utgår og erstattes av følgende bestemmelse: Oppdragsgivers elektroniske system gir detaljerte opplysninger om de abonnementer som er omfattet av oppdraget. Oppdragsgiver plikter å ha god kontroll på sitt elektroniske system, og skal ha kontrollrutiner for å avdekke feil eller mangler i systemet. Oppdragsgiver plikter å tilrettelegge for effektiv utførelse av tjenesten blant annet gjennom aktiv informasjon mot abonnentene. Oppdragsgiver skal sørge for at oppdragsgivers elektroniske system oppdateres fortløpende ved endring av abonnement og nye abonnement. For å sikre at korrekt standplassinformasjon er registrert i det elektroniske systemet plikter leverandøren å gi fortløpende tilbakemelding til oppdragsgiver ved alle avvik fra registrert Kontrakt- innsamling, transport og levering av avfall Side 5 av 11

6 informasjon. Leverandørens forpliktelser på dette punkt er nærmere beskrevet i kravspesifikasjonens bestemmelser. Leverandøren kan kun benytte informasjon registrert i oppdragsgivers elektroniske system til gjennomføring av kontraktsarbeidet. 9. Bruk av underleverandør 9.1 Leverandørens rett til å benytte underleverandører NS 9430 punkt 15.1 og 15.2 utgår og erstattes av følgende bestemmelse: Oppdraget skal utføres av leverandøren og dennes ansatte, og kun unntaksvis ved bruk av lovlig innleid arbeidskraft. Det er ikke anledning for en leverandør til å støtte seg på andre foretaks kapasitet når det gjelder utførelsen av selve innsamlingen (renovatører og driftsledelse). Underleverandører på dette felt vil ikke være akseptert. En leverandør kan støtte seg på andre foretaks kapasitet når det gjelder oppgaver som IKT, regnskap, renhold, bilreparasjon og lignende. Leverandøren kan ikke, uten oppdragsgivers skriftlige samtykke, ha flere enn to ledd underleverandører i kjede under seg. Ved inngåelse av kontrakter om underliggende tjenesteforhold eller innleie av personell skal leverandør til enhver tid kunne dokumentere at den anvendte arbeidskraft har oppfylt sine forpliktelser ovenfor skattemyndighetene, samt at krav til HMS er oppfylt (HMSegenerklæring). 9.2 Identifikasjon Leverandør svarer for sine ansatte og andre som han benytter for å oppfylle sine forpliktelser etter kontrakten. 10. Krav til utstyr og materiell NS 9430 punkt 16 utgår og erstattes av kravspesifikasjonens beskrivelser. 11. Justering av vederlaget ved endringer NS 9430 punkt 17.3 og 17.5 utgår og erstattes av følgende bestemmelse: Prisen for endringer av oppdraget skal fastsettes på grunnlag av kontraktens enhetspriser. Kontrakt- innsamling, transport og levering av avfall Side 6 av 11

7 Der kontraktens enhetspriser ikke passer direkte for endringen skal disse prisene danne grunnlag for prisfastsettelsen, og partene skal gjennom forhandlinger finne frem til endringens økonomiske konsekvens. Dette gjelder både tillegg og reduksjon i antatt årlig vederlag. Dersom leverandøren pålegges en endring i de avtalte frister har han krav på å få dekket de dokumenterte økte kostnader som endringen medfører, tillagt et rimelig påslag for fortjeneste. Tilsvarende skal reduserte kostnader som følge av endringer komme til fradrag i vederlaget. Dersom oppdragsgiver godkjenner endringer foreslått av leverandør og disse fører til innsparinger, skal hoveddelen av innsparingen tilfalle leverandør. 12. Mislighold NS 9430 punkt 19.1 og 19.2 utgår og erstattes av følgende bestemmelser: 12.1 Mislighold Det foreligger mislighold dersom partene ikke overholder sine forpliktelser etter kontrakten, herunder at oppdraget ikke utføres i henhold til de avtalte krav Retting Mislighold skal rettes av leverandør uten ugrunnet opphold og for leverandørens regning. Mangel ved innsamling av avfall registreres i oppdragsgivers elektroniske datasystem. Slikt mislighold skal rettes av leverandør, og for leverandørens regning og risiko, uten ugrunnet opphold og uten ytterligere varsel fra oppdragsgivers side. Oppdragsgiver kan på leverandørens regning selv foreta innsamlingen, oppryddingen eller tilbaketrillingen dersom misligholdet ikke blir rettet innen de gitte frister Prisavslag Består misligholdet i at oppdraget eller deler av oppdraget ikke blir gjennomført som beskrevet, og dette ikke blir rettet i samsvar med punkt , kan oppdragsgiver kreve et forholdsmessig avslag i prisen. I stedet for prisavslag kan oppdragsgiver heve kontrakten dersom formålet med tjenesten blir vesentlig forfeilet som følge av mangelen Erstatning Oppdragsgiver kan uavhengig av leverandørens skyld kreve erstatning for direkte tap som følge av misligholdet. Kontrakt- innsamling, transport og levering av avfall Side 7 av 11

8 Dersom leverandør, eller noen han svarer for har utvist uaktsomhet, kan oppdragsgiver kreve erstatning også for indirekte tap. Oppdragsgiver skal forsøke å forebygge og begrense skadevirkningene av leverandørs mislighold. For øvrig gjelder de alminnelige kontraktsrettslige regler om erstatning Mulkt Foruten å kreve det økonomiske tap erstattet etter kontraktsformularets punkt kan oppdragsgiver ilegge leverandøren mulkt i følgende tilfeller: 1. Dersom det på samme henterute samles inn avfall fra andre enn oppdragsgivers kunder, kan leverandør ilegges en mulkt på kroner per påvist innsamling. 2. Ved gjentakende mangelfull tilbakesetting av avfallsbeholdere på standplass, eller manglende lukking av porter / låsing av dører, og etter at leverandør skriftlig har blitt gjort oppmerksom på forholdet, kan leverandør ilegges en mulkt på kroner per brudd. 3. Ved brudd på rutiner i eget internkontrollsystem eller kvalitetssystem, og etter at leverandør skriftlig har blitt gjort oppmerksom på forholdet, kan leverandør ilegges en mulkt på kroner per brudd. 4. Ved gjentatte brudd på rutiner i eget internkontrollsystem eller kvalitetssystem, og etter at leverandør skriftlig har blitt gjort oppmerksom på forholdet, kan leverandør ilegges en mulkt på kroner per brudd Dagmulkt NS 9430 punkt 20.2, 1. og 2. avsnitt utgår og erstattes av følgende bestemmelse: Oppdragsgiver kan kreve dagmulkt dersom: a) Igangsettelse av innsamlingen ikke skjer til kontraktsfestet dato. b) Innsamling er vesentlig forsinket i forhold til NS punkt c) Det foreligger vesentlig avvik fra fremdriftsplanens bestemmelser om bemanning, herunder driftsledere, samt anskaffelse av kjøretøy, se kravspesifikasjonens punkt 2.2. d) Innsamlingen ikke skjer på avtalt hentedag, og klage på dette ikke effektueres innen de avtalte frister. e) Det foreligger mislighold av forhold av vesentlig betydning for kontraktens tjenestenivå. f) Det foreligger brudd på frist i henhold til kontraktsformularets punkt 7.2, bokstav f, 2. punktum. Dagmulkt påløper automatisk og løper inntil forholdet er rettet. g) Det foreligger brudd på frist fastsatt av oppdragsgiver i henhold til kontraktsformularets punkt 7.2, bokstav g. Dagmulkt påløper automatisk og løper inntil forholdet er rettet. Kontrakt- innsamling, transport og levering av avfall Side 8 av 11

9 Dagmulkt per virkedag skal utgjøre: For bokstav a), f) og g): 1,0 promille av årlig kontraktssum per virkedag For bokstav b) : 0,01 G per kalenderdag per enhet som er forsinket, minst 0,05G per kalenderdag For bokstav d): kroner 1000 per virkedag frisen oversittes per oppsamlingsenhet mindre enn eller lik 1200 liter, og kroner 6000 per virkedag fristen oversittes per oppsamlingsenhet større enn 1200 liter For bokstav c) og e): 0,5 promille av årlig kontraktssum per virkedag 13. Fakturering 13.1 Fakturering NS 9430 punkt 21.1utgår og erstattes av følgende bestemmelse: Oppdragsgiver oversender innen den niende hver måned et fakturagrunnlag til leverandør som viser fakturabeløp basert på avtalefestet innsamling forutgående måned. Antall oppsamlingsenheter oppdateres månedlig før oversendelse av fakturagrunnlag. Leverandør fakturerer oppdragsgiver etterskuddsvis hver måned (tolv ganger per år) for utførte tjenester i henhold til denne kontrakt. Leverandørens fakturering skal være i henhold til det fakturagrunnlag som oppdragsgiver sender leverandør. Leverandørens faktura skal spesifiseres og dokumenteres slik at den kan kontrolleres av oppdragsgiver. Godtgjørelse for endringer skal angis særskilt. Ved oversendelse av faktura bekrefter leverandør at antall beholdere på standplass og tømmehyppighet stemmer overens med registreringer i oppdragsgivers elektroniske system. Leverandøren plikter å tilby elektroniske fakturaer i Elektronisk handelsformat (EHF) fra dato for kontraktsinngåelse. Som leverandør må det inngås en egen avtale med et aksesspunkt. Dersom leverandøren ikke oppfyller kravet til e-faktura påløper et gebyr pålydende kroner 50 per faktura som oppdragsgiver mottar på papir. Det skal utstedes månedlig kreditnota pålydende kroner 50 for hver faktura oppdragsgiver mottar på papir. Alle fakturaer skal sendes oppdragsgiver ved Renovasjonsetaten, Oslo kommune, Fakturasentralen, Postboks 6532 Etterstad, 0606 Oslo Betalingsfrist NS 9430 punkt 21.2 utgår og erstattes av følgende bestemmelse: Oppdragsgiver skal betale uomtvistet krav innen 30 dager etter at fakturaen er mottatt. Kontrakt- innsamling, transport og levering av avfall Side 9 av 11

10 13.3 Sluttoppgjør NS 9430 punkt 21.5 utgår og erstattes av følgende bestemmelse: Leverandøren skal sende sluttoppgjør for arbeidet senest 30 kalenderdager etter at kontraktsarbeidet er avsluttet. Sluttfakturaen skal inneholde alle leverandørens krav. Krav som tidligere er fremmet, men som ikke er avgjort eller betalt, skal gjentas i forbindelse med sluttoppgjør dersom disse kravene fremdeles opprettholdes. Hvis ikke kan leverandøren anse kravene som bortfalt. Krav som ikke er medtatt i sluttoppgjøret, kan ikke fremsettes senere. Oppdragsgiveren skal betale sluttfaktura senest 30 kalenderdager etter at sluttfakturaen er mottatt. Har oppdragsgiveren innsigelser på sluttfakturaen, skal disse gjøres gjeldende innen 30 kalenderdager etter at fakturaen er mottatt. 14. Pris 14.1 Pris NS 9430 punkt 22.1 utgår og erstattes av følgende punkt: Avtalte priser for oppdraget fremkommer av vedlagte prisskjemaer. Vedlegg 2. Den avtalte pris regnes som fullt og endelig oppgjør for det avtalte oppdrag og inkluderer alle utgifter ved utførelsen av oppdraget, herunder ventekostnader og andre ulemper ved selve utførelsen. Enhetsprisene reguleres to ganger per år per 1. januar og per 1. juli, basert på henholdsvis desember- indeks foregående år og juni indeks samme år. Til grunn for indeksregulering legges Statistisk sentralbyrås totalkostnadsindeks for lastebiltransport, renovasjonsbil, 2-aksla bil. Grunnindeks for all regulering skal være siste tilgjengelige månedsindeks ved tilbudsfrist. De regulerte enhetsprisene gjelder fra reguleringstidspunktet Offentlige gebyrer og avgifter NS 9430 punkt 22.2 utgår. 15. Leverandørens rett til å si opp kontrakten NS 9430 punkt 23.2 utgår. Kontrakt- innsamling, transport og levering av avfall Side 10 av 11

11 16. Tvister NS 9430 punkt 25.2 utgår. Dette kontraktsformular er utferdiget i fire likelydende eksemplarer, hvorav partene beholder to eksemplarer hver..den.... oppdragsgiver Oslo kommune, Renovasjonsetaten leverandør Vedlegg: 1. Mal for egenrapportering 2. Prisskjema Kontrakt- innsamling, transport og levering av avfall Side 11 av 11