Krav til innhold i midlertidig akuttinnkvartering

Transkript

1 Krav til innhold i midlertidig akuttinnkvartering 1. Innledning Dette dokumentet beskriver hvilke krav UDI stiller til leverandørene som skal tilby akuttinnkvartering til asylsøkere ved masseankomster. Dokumentet er vedlegg til inngått avtale med UDI. 1.1 Formålet med innkvarteringstilbudet Formålet med avtalen er å gi innkvartering og forpleining til asylsøkere. 2. Etiske retningslinjer UDI har krav til etiske retningslinjer for alle typer innkvartering. Disse gjelder også for akuttinnkvartering. Til informasjon finnes disse på Leverandøren og alle som har et ansettelsesforhold på innkvarteringsstedet må etterleve disse retningslinjene. Alvorlige brudd, eller begrunnet mistanke om slike brudd, skal alltid meldes til leverandøren og UDI skal alltid informeres. Leverandøren skal: ivareta beboernes rett til personvern være tydelige med hensyn til rolle og ansvar i samhandlingen med beboerne ikke å gi eller motta tjenester, gaver eller belønning fra beboere, unntatt hvis de er av symbolsk karakter ikke innlede seksuelle forhold/parforhold til beboere 3. Krav til innkvartering Innkvarteringstilbudet skal være nøkternt, men tilstrekkelig, og skal sikre beboernes grunnleggende behov og den enkeltes behov for trygghet. Beboerne skal ha tilgang til internett på WIFI, som et minimum i fellesarealene. 3.1 Tilbud til beboerne Leverandøren skal sørge for at alle beboere har: en seng å sove i, tilgang til låsbare bad og toalett, samt til fellesarealer for sosialt samvær tilfredsstillende hygieniske forhold gratis tilgang til vaskemaskin vaskepulver og tørkestativ eller tørketrommel tilbud om servering av næringsrik, variert og tilstrekkelig mat, minimum tre måltider hver dag. Et av måltidene skal være varm mat. Maten bør ta hensyn til kulturelle/religiøse forhold. 1

2 spedbarn skal ha tilbud om morsmelkerstatning og barnemat, som grøt eller mos. De minste barna skal ha tilbud utover de tre faste måltidene pr. dag tåteflasker og steriliseringsutstyr Beboere som ankommer sent på kvelden eller natten skal få tilbud om et enkelt måltid. Beboere som mangler hygieneartikler skal få dette av leverandøren. Leverandøren har plikt til å påse at dette er i samsvar med faktisk behov. Utgiftene vil bli refundert av UDI i forbindelse med den månedlige faktureringen, gitt at kvitteringer er vedlagt jf. Rutinebeskrivelse for refusjonskrav og faktura og beboerøkonomi. Med hygieneartikler menes: - Bleier til små barn - Tamponger / bind - Dusjsåpe, deodorant, tannbørste og tannkrem, barberhøvel/skum 3.2 Bemanning Innkvarteringstilbudet skal være døgnbemannet. Innkvarteringsstedet skal ha en vakttelefon som er tilgjengelig og bemannet hele døgnet. Ansatte med ansvar for vakttelefon må beherske norsk eller engelsk. Leverandøren skal ha en for bemanning som er tilstrekkelig for å ivareta den daglige driften og oppfylle kravene til drift av midlertidig akuttinnkvartering Politiattest Alle ansatte i innkvarteringsstedet må fremlegge politiattest (barneomsorgsattest). Den skal ikke være eldre enn tre måneder. Det er ikke krav om at den skal foreligge før oppstart, men så snart som mulig. Leverandøren skal gå gjennom attestene og sikre at ingen ansatte har merknader knyttet til overgrep mot mindreårige. Er det tilfelle må den ansatte umiddelbart avslutte sitt arbeidsforhold knyttet til akuttinnkvarteringsstedet. Tilsvarende krav gjelder for frivillige som tilbyr aktiviteter for beboere, og som har direkte kontakt med mindreårige. Politiattesten skal ikke oppbevares av leverandøren etter at den er lagt frem av ansatte. Lovhjemmel for innhenting av attesten er Utlendingsloven Bruk av frivillige Frivillige skal ikke benyttes til oppgaver som kan anses som en del av den daglige driften. Frivillige kan fortrinnsvis tilby aktivisering for beboerne, slik som aktiviteter som fremmer inkludering i lokalsamfunnet og motvirker passivitet. Leverandøren bør inngå skriftlige samarbeidsavtaler med organisasjoner som stiller med frivillige. 3.3 Brannsikkerhet Følgende krav stilles til brannsikkerhet ved botilbudet slik at alle skal ha en trygg hverdag. Leverandøren skal: Ha skriftlige rutiner for brannberedskap. Rutinene skal minimum inneholde punkter knyttet til varsling, slukking og evakuering. ha skriftlige rutiner for systematisk sjekk av brannrisikoer og brannsikkerhetstiltak i alle bygg ha branninstrukser på aktuelle språk, norsk og engelsk permanent oppslått og sikret. Branninstruksene skal samtidig visualiseres ved tegninger og symboler, da ikke alle beboerne kan lese eget språk, norsk eller engelsk. 2

3 sikre at brennbart materiale ikke mellomlagres unødig, og at søppelcontainere og dunker er sikret og plassert i forsvarlig avstand til bygninger orientere UDI om et hvert tilfelle av brann og branntilløp ha en brannvernansvarlig med tilstrekkelig kunnskap om brannvernlovgivningen, om de branntekniske forhold ved bygninger, og om brannvesenets innsatsmuligheter. Der brannvernleder er påkrevd som følge av at et bygg er registrert som særskilt brannobjekt, kan den brannvernansvarlige ved botilbudet være samme person som brannvernleder, dersom personen har sitt daglige virke på mottaket. sikre at ansatte og beboere er kjent med rømningsveier, varslingssystemer, slukkeutstyr og andre relevante innretninger er plassert, og at de er kjent med hvordan utstyret brukes 3.4 Trygghet og sikkerhet Alle skal ha en trygg hverdag og følgende krav stilles til sikkerhet ved innkvarteringstilbudet. Leverandøren skal: skjerme beboerne mot uønsket oppmerksomhet fra andre og påse at ikke enkeltpersoner/fremmede har fri tilgang til innkvarteringsstedet. legge til rette for at beboere ikke blir utsatt for vold, trakassering eller seksuelle overgrep sørge for at beboerne har tilgang til telefon til bruk i nødstilfeller gi beboere som utsettes for straffbare handlinger i eller utenfor mottaket bistand til å anmelde forholdet til politiet dersom de ønsker det skjerme beboerne fra uønsket eksponering i media på akuttinnkvarteringsstedet Ha skriftlige rutiner for krisehåndtering. Rutinene skal ivareta håndtering og melding til politiet ved kriminalitet og vold. All vold og kriminalitet skal anmeldes til politiet. Denne meldingen skal gå til UDIs regionkontor via epostadressen: asylmottak.no ved behov bistå beboerne med kontakt opp mot nødetatene Melding til barnevernet Leverandøren skal melde fra til barnevernet dersom det er grunn til å tro at et barn blir utsatt for alvorlig omsorgssvikt uten hinder av taushetsplikt jf. utlendingsforskriften 17-6 Denne meldingen skal gå til UDIs regionkontor via epost adressen: asylmottak.no. Leverandøren må også ta direkte telefonkontakt med sitt regionkontor. I de saker hvor barnevernet er koblet inn skal leverandøren melde fra til barnevernet i kommunen når barna flytter fra stedet. Følgende opplysninger kan gis til barnevernet: navn, adresse og fødselsdato (ikke DUF.nr eller reg.nr) 4. Tilgang til helsetjenester for beboere Beboere i akuttinnkvarteringer har samme rett til helsetjenester som den øvrige befolkning. Leverandøren skal bistå beboerne med å få tilgang til nødvendig helsehjelp ved å sette beboeren i kontakt med helsetjenesten. Leverandøren skal melde til UDIs regionkontor dersom beboere får helseutfordringer som innkvarteringen ikke kan legge til rette for eller håndtere. Denne meldingen skal gå til UDIs regionkontor via epost adressen: asylmottak.no. Leverandøren må også ta direkte telefonkontakt med sitt regionkontor. 3

4 Helseopplysninger om beboere i innkvarteringsstedet skal kun håndteres og utveksles mellom ansatte i helsetjenestene. Leverandøren skal legge ut for beboerens egenandel ved konsultasjon hos kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten samt eventuelt materiell beboerens utgifter til akutt tannlegebehandling utgifter til nødvendig transport til helsehjelp utgifter til nødvendige legemidler vitaminer til gravide og barn Utgiftene vil bli refundert av UDI i forbindelse med den månedlige faktureringen, gitt at bilag er vedlagt jf. Rutinebeskrivelse for faktura, refusjon og beboerøkonomi. 5. Utbetaling av økonomiske ytelser til beboerne Leverandøren er forpliktet til å betale ut økonomiske ytelser til beboerne, i tråd med UDIs satser og rutiner. Det er viktig at pengene blir håndtert trygt og at selve utdelingene skjer på en forsvarlig måte. Personer som skal ha beløp utbetalt må legitimere seg med asylsøkerbeviset og kvittere for mottatt beløp jf. rutinebeskrivelse for beboerøkonomi i akuttinnkvartering 6. Bruk av SESAM UDI stiller System for elektronisk samhandling med asylmottak (Sesam) til disposisjon for leverandørene. Sesam inneholder oversikt over innkvarteringsstedets beboere og dekker logistikk og økonomifunksjoner. Sesam er obligatorisk å bruke i henhold til UDIs brukerveiledning for SESAM i akuttinnkvartering. UDI har ansvar for å gi opplæring i bruken av Sesam. Leverandøren må ha vanlig internettløsning med fast IP adresse og ikke mobildata. 7. Barn i skolepliktig alder og informasjon til vertskommunen I henhold til opplæringsloven har alle barn i skolepliktig alder (6-16 år) rett til grunnskoleopplæring fra det tidspunktet det er sannsynlig at barnet skal oppholde seg i Norge lenger enn tre måneder. Leverandøren skal melde inn de barna som er i skolepliktig alder til kommunen. Når barna flytter fra stedet skal leverandøren melde fra om dette til kommunen. Dette gjelder også i de saker hvor barnevernet er koblet inn. Følgende opplysninger kan gis til skole: navn, adresse og fødselsdato (ikke DUF.nr eller reg.nr) 8. Informasjon Leverandøren har et selvstendig ansvar for å informere beboerne om forholdene på stedet og annen nødvendig informasjon om lokalsamfunnet. Leverandøren må sørge for at oppbevaring og utdeling av post til beboere ivaretar personvernhensyn. 4

5 UDI har behov for å informere beboerne i innkvarteringsstedene. Leverandøren skal sørge for å distribuere denne informasjon til beboere, enten ved å formidle direkte til enkeltpersoner eller som oppslag på informasjonstavler. Leverandøren skal informere UDI: a) Når personer har forsvunnet b) Ved registrering/endring av personopplysninger 9. Media Leverandøren skal kontakte UDIs regionkontor og samarbeide med kommunikasjonsrådgiver ved pressehenvendelser. 10. Hærverk Leverandøren er ansvarlig for kostnader, vedlikehold og utbedringer på bygninger, innbo og utearealer, som følger av vanlig slitasje. UDI vil dokumentere utgifter til å utbedre skader som skyldes hærverk gjort av beboere. Hærverk skal her forstås som, skadetilføyelse på gjenstand/løsøre eller bygning som er forvoldt med vilje jf. rutinebeskrivelse for refusjoner, faktura og beboerøkonomi. 5