Funksjonsbeskrivelse for rådmannen i Sør-Odal kommune

Transkript

1 Funksjonsbeskrivelse for rådmannen i Sør-Odal kommune 3. SAMSPILL MED FOLKEVALGTE. Rådmannen I Sør-Odal kommune tilsettes av kommunestyret i samsvar med K.l. 22, nr RÅDMANNENS FUNKSJON Bestemmelser avledet av kommuneloven Være øverste leder for den samlede kommunale administrasjon, med de unntak som følger av lov, og innefor de rammer som kommunestyret fastsetter (K.l. 23, nr.1) Påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt (K.l. 23, nr.2) Bistå formannskapet med utarbeidelse av økonomiplan og årsbudsjett, og sørge for praktisk tilrettelegging og oppfølging etter formannskapets nærmere bestemmelser Fullmakt til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsippiell betydning (K.l. 23, nr.4). Fullmakten avgrenses mot eventuell fullmakt til ordfører etter K.l. 9, nr.5, og i h.h.t. vedtatt delegasjonsreglement Fullmakt til å treffe avgjørelser i personalsaker innenfor rammen av kommunestyrets fullmakt, avtaleverk og de årlige driftsbudsjetter (K.l. 24, nr.1) Gi melding til kommunestyret om vesentlige endringer i budsjettåret i forhold til oppførte utgifter eller inntekter (K.l. 47, nr.1) Påse at det skjer aktiv informasjon om kommunens virksomhet, og at forvaltningen tilrettelegges best mulig for offentlig innsyn (K.l. 4) Lede og samordne administrasjonens arbeid med kommuneplan og annen planleggingsvirksomhet (herunder nærings- og organisasjonsutvikling), dersom ikke slik planlegging gjennom særskilte bestemmelser er tillagt andre (K.l. 5) Påse at kommunens skatteinnkrevingsfunksjoner er forsvarlig ivaretatt Være medlem av departemental tilsynsnemnd som opprettes ved eventuell bestemmelse om betalingsinnstilling (K.l. 56, nr.4), og sørge for utarbeidelse av ny økonomiplan/nytt årsbudsjett til behandling i nemnda (K.l. 58).

2 2.2. Tilleggsbestemmelser Påse at alle saker som legges fram til politiske behandling har forslag til vedtak, samt at saksutredningen om mulig inneholder alternative vedtaksmuligheter Påse at politiske organer har til rådighet de sekretariatsfunksjoner som møtevirksomhet og annen kommunalpolitisk virksomhet tilsier Påse at det skjer en systematisk oppfølging av gjeldende krav vedr. helse, miljø og sikkerhet i h.h.t. lov om internkontroll Påse at kommunens internkontroll er betryggende ivaretatt i h.h.t. retningslinjer fra kontrollutvalg og kommunerevisjon (Jmfr. revisjonsforskriftene av , 7) Påse at det sivile beredskapsarbeid i kommunen blir hensiktsmessig samordnet, at beredskapsarbeid blir ivaretatt ved planlegging, at beredskapsplaner holdes ajour og at planlagte forberedelser i fred blir gjennomført (Jmfr. normalreglement for kommunens beredskapsarbeid) Påse at kommunens bygninger og anlegg, driftsmidler og tekniske driftsrutiner vedlikeholdes og utvikles med sikte på mest mulig rasjonell og effektiv drift Påse at kommunestyret v/ordfører får løpende tilbakemelding om bruk av gitte fullmakter Påse at den enkelte særlov forvaltes og praktiseres på en forsvarlig måte innen de rammer som er gitt Foreta resultatrapportering i forhold til budsjett og politisk satte målsettinger. Rapporteringen skal skje gjennom årsrapportering. Rapportering i h.h.t. budsjett skjer månedlig Sørge for egenutvikling og personlig kompetansesikring for å ivareta stillingens ansvar og gjøremål Påse at virksomheten er organisert og bemannet på en slik måte at lederstillinger har tilstrekkelig frihet til egenutvikling og lederutøvelse Påse at serviceholdning og kvalitetssikring vektlegges i all virksomhet - innad og utad. 3. SAMSPILL MED FOLKEVALGTE. Rådmannen skal på en åpen og positiv måte medvirke til nødvendig samråd med ordføreren, samt bidra til å styrke samarbeidet og utvikle

3 tilfredsstillende samspillsrutiner mellom folkevalgte organer og administrasjonen. Administrasjonen pålegges til enhver tid å holde ordføreren orientert om viktige saker administrasjonen arbeider med og andre forhold av interesse. Rådmannen skal påse at fastlagte samspillsrutiner og tidsfrister holdes. 4. DELTAGELSE I MØTER I FOLKEVALGTE ORGANER. Rådmannen fastlegger selv hvilken tjeneste-mann/kvinne som representerer rådmannen i de organer/fora/sammenhenger han/hun skal delta. Rådmannen pålegges fortrinnsvis å delta selv under kommunestyrets og formannskapets møter. 5. INNSTILLINGSMYNDIGHET. Rådmannen har innstillingsmyndighet i alle saker som skal behandles i politiske organer, med unntak av innstilling i saker til kommunestyret og kontrollutvalget. Unntatt er også saker som gjelder den politiske organiseringen. For saker som gjelder kommuneplan/kommunedelplan, reguleringsplaner, økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak foretas innstillinger på den måte som følger av lov, forskrift eller vedtak. 6. ANVISNINGSMYNDIGHET. Rådmannen har anvisningsmyndighet innenfor hele kommunebudsjettet. Der rådmannen er inhabil, bl.a. ved utbetalinger til seg selv, anviser ordføreren. Anvisningsmyndigheten kan videredelegeres til tjenestemenn/kvinner innen administrasjonen under rådmannens ansvar. 7. DELEGERT AVGJØRELSESMYNDIGHET. Rådmannen har myndighet til å treffe avgjørelser i tråd med de delegasjonsvedtak som er fattet av kommunestyret eller i saker som er videredelegert fra politiske organer forøvrig. Kommunens delagasjonsreglement skal alltid legges til grunn for utøvelse av den delegerte myndighet, herunder anses spesielt viktig å følge den prosedyre som er fastlagt for å avgjøre om en sak er av prinsipiell betydning.

4 8. GYLDIGHET OG ENDRING AV DENNE FUNKSJONSBESKRIVELSE. Rådmannen plikter å rette seg etter den til enhver tid gjeldende funksjonsbeskrivelse. Denne funksjonsbeskrivelse er vedtatt av Sør-Odal kommunestyre 13. juni 1995, kst-sak 51/95, og har gyldighet f.o.m. 1. november 1995 Kommunestyret kan når som helst vedta endringer i denne funksjonsbeskrivelse. Endringsvedtak fattes etter at rådmannen er gitt anledning til å uttale seg. SØR-ODAL KOMMUNE Notat til styringsgruppa for ny politisk struktur i samband med møte , kl Funksjonsbeskrivelse for rådmannsstillingen og bruk av lederkontrakt 1.1. GENERELT. Ny kommunelov og endringer i særlovene legger opp til at det skal etableres et klart ansvarsskille mellom politikk og administrasjon. Det vektlegges videre som vesentlig at den politiske styringa skjer helhetlig, og med kommunestyret i sentrum. All politisk virksomhet må defineres fra et slikt utgangspunkt. M.h.t. den administrative funksjon, er det forutsatt at administrasjonen skal utøve helhetlig ledelse, med rådmannen i sentrum. K.l. 23, nr. 1, fastslår rådmannstillingen som den øverste ansatte leder av den kommunale administrasjon. I dette ligger bl.a. å sørge for at tjenestemannsapparatet til enhver tid skal fungere hensiktsmessig, samt samordne og effektivisere hele den kommunale virksomheten. Særlovene er tilpasset den nye kommuneloven med den følge at det i utgangspunktet også er rådmannen som er ansvarlig for de deler av administrasjonen som har oppgaver etter særlovene. Særlovene inneholder ikke lenger bestemmelser om administrativ ledelse av visse oppgavetyper (med unntak av barnevernsakene). Ut fra dette har rådmannen full instruksjonsmyndighet overfor alle ansatte. At det for visse oppgavefelter innføres og delvis opprettholdes krav om bestemt fagkompetanse, endrer ikke på disse grunnleggende forhold (Jmfr. Ot.prp. nr. 59 ( ), s. 20). Imidlertid kan ikke rådmannen

5 instruere disse fagprofesjonene i rent faglige gjøremål. Her betinger det at en i den enkelte kommune foretar mest mulig klar grensedragning mellom administrative og faglige gjøremål, samt ansvarsplassering og arbeidsform/rutiner for oppgaveløsningen. Det er etter kommunelovens 23, nr. 1, kommunestyret som fastlegger rammene for rådmannens oppgaver og kompetanse. Dette gjøres gjennom instruks eller funksjonsbeskrivelse for stillingen. F.eks. kan dette omfatte: møteplikt i bestemte organer initiativ-rett og -plikt i bestemte saker/saksområder innstillings-rett og plikt anvisningsmyndighet adgang til videre-delegering krav til rapporteringsrutiner m.v. Selve det administrative ledelsesansvar, slik dette er forankret i loven, kan imidlertid ikke fratas rådmannen. Heller ikke er det anledning for kommunestyret å instruere deler av administrasjonen direkte, uten gjennom rådmannen. Kommunalt ansatte som er medlemmer av et styre for bedrift eller institusjon, er underlagt rådmannen også i denne funksjon. Den nye kommuneloven, 23, nr. 2, har lagt ansvaret for at en sak er forsvarlig utredet til rådmannen. Tidligere lå dette ansvaret til ordføreren. For arbeid med økonomiplan og årsbudsjett er det gitt særlige regler for saksbehandlingen (jmfr. K.l. 44 og 45). Rådmannen vurderes å ha plikt til å underrette politiske organ om eventuelle formelle mangler i de vedtaksforslag som framsettes. Dersom det ikke tas hensyn til underretningen, bør det ikke vurderes som lojalitetsbrudd fra de politiske organer dersom rådmannen vurderer det nødvendig å anmode departementet om lovlighetskontroll (K.l. 59, nr.5.). Imidlertid har ikke rådmannen anledning til å utsette vedtaksgjennomføring til lovligheten er klarlagt. 23, nr.2, gir også et klart ansvar for iverksettingen av vedtak til rådmannen. Kommunelovens 23, nr.3, gir rådmannen møterett i alle folkevalgte organer, unntatt kontrollutvalget. Med "folkevalgte organer" menes ikke bare de direkte folkevalgte organer, men også nemnder opprettet etter kommunelovgivningen/særlovgivningen. Møteretten kan utøves gjennom underordnede, dersom dette anses mest hensiktsmessig, og det trengs ikke lenger kommunestyrets samtykke til dette. Noen formell forslagsrett, i betydning å få satt sitt forslag under votering, har rådmannen ikke.

6 Kommuneloven 23, nr. 4, gir bestemmelser om adgangen til å delegere avgjørelsesmyndighet til rådmannen. I tillegg er det i 24, nr. 1, gitt åpning for å delegere myndighet til å opprette og nedlegge stillinger, samt til å treffe avgjørelser i personalsaker. Slik delegasjonsbestemmelsene følger av endret lovgivning, vil også kommunelovens 23, nr. 4, regulere delegering av særlovskompetanse, dersom ikke vedkommende særlov bestemmer det annerledes. Delegasjon til rådmannen (administrasjonen) er begrenset til "vedtak i enkeltsaker eller typer saker som ikke er av prinsipiell betydning". Det er derfor en viktig diskusjon i samband med delegasjon til rådmannen å klarlegge det en i den enkelte kommune forstår med prinsipiell betydning. Delegasjon til rådmannen skjer gjennom vedtak i kommunestyret. Imidlertid kan også øvrige politiske organer videredelegere sin delegerte myndighet til rådmannen, dersom kommunestyret ikke har bestemt noe annet. All delegasjon til administrasjonen skal skje til rådmannen. Det er ikke lenger tillatt å delegere direkte til etatsjefer eller andre innen administrasjonen. Rådmannen selv kan eventuelt delegere videre til sine underordnede, som da vil utøve myndighet på rådmannens vegne og ansvar. Ut fra de avklaringer som er foretatt i OU-prosessen så langt, opplever jeg at styringsgruppa har gjort seg ferdige med de prinsippielle avklaringer om hvordan en tenker seg rådmanns-funksjonen, og at det kun er den konkrete funksjonsbeskrivelsen som gjenstår. Forslag til denne er er inntatt i det følgende FORSLAG TIL LEDERKONTRAKT Skal en leder fungere godt, er det nødvendig for han/henne å få svar på tre hovedspørsmål: 1. Hva består jobben i? 2. Hva forventes av meg i jobben? 3. Hvordan går det? Lederkontrakter kan representere ett av mange virkemidler for å imøtekomme dette behovet. Lederkontrakt er en skriftlig, formell avtale som inngås mellom en leder og denne leders nærmeste overordnede for en bestemt periode. Det er en forutsetning at begge parter er aktivt med og bestemmer innhold og utforming av kontrakten, og hvordan resultatoppfølgingen skal skje. Forholdet mellom en leder og dennes overordnede reguleres bl.a. gjennom lover og avtaler for norsk arbeidsliv generelt og det kommunale

7 arbeidsliv spesielt. I tillegg reguleres forholdet av den alminnelige styringsretten, eventuelt stillingsinstrukser/funksjonsbeskrivelser, delegasjonsreglement, økonomireglement, m.v.. I tillegg til dette kan det på enkelte forvaltningsområder finnes særlovgivning som ytterligere regulerer forholdet. I tillegg til å klargjøre krav til resultater, vil kontrakten innebære en mulighet til å klargjøre, utdype og eventuelt gjøre endringer i måten kontraktspartene samarbeider og utøver ledelsesfunksjonen på. Når de to partene skal inngå kontrakt, må de selv avgjøre hva denne kontrakten skal fastsette av rettigheter og plikter innenfor de begrensninger som følger av lov, stortingsvedtak, tariffavtaler, andre arbeidskontrakter,m.v.. Hensikten med lederkontrakter er bl.a. følgende: - Klargjøre lederroller og lederansvar. - Gjøre styring og ledelse lettere - Gjøre delegering lettere - Fremme læring - Føre til bedre resultater - Gjøre mobilitet lettere - Rette sterkere søkelys mot lederskap Ledere skal vurderes ut fra det de gjør (adferd), hva de "leverer" (ytelser) og hva de oppnår (effekter). Ytelser og effekter er til sammen resultatene. St.meld. nr. 35 ( ) "Om statens forvaltnings- og personal-politikk" gir ledere i staten ansvar for å: 1. nå oppsatte mål som kommer brukerne til gode, og som er i samsvar med politiske og administrative beslutninger. 2. bidra til forbedring, fornyelse og omstilling med sikte på å nå langsiktige mål for forvaltningen. 3. utvikle selvstendighet, ansvarsfølelse og kompetanse hos medarbeiderne. 4. representere arbeidsgiver og utøve god personalledelse. 5. ivareta hensynet til likestilling. 6. utvikle seg selv som leder. Dette lederansvaret kan uttrykkes i 5 hovedkriterier for vurdering av ledere: - Resultatkrav som gjelder virksomhetens ytelser og effekter. - Bidrag til forbedring og omstilling for å nå langsiktige mål. - Personalledelse som forbedrer arbeidsmiljøet, utvikler medarbeiderne og fremmer likestilling. - Bidrag utenfor eget ansvarområde for å oppnå felles resultater. - Faglig oppdatering og egenutvikling.