9-7. Vedtaksførhet og flertallskrav (1) Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede og avgir stemme.

Transkript

1 Vedlegg 2 styresak FORRETNINGSORDEN FOR STYRET FOR KUNSTHØGSKOLEN I OSLO Fastsatt av styret for Kunsthøgskolen i Oslo den , i samsvar med Lov av 1.april 2005 om universiteter og høgskole. Kapittel og Styremøter (1) Styret skal behandle saker i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. (2) Styrets leder sørger for at styret holder møter så ofte som det trengs. Medlem av styret og rektor eller administrerende direktør kan kreve at styret sammenkalles. Innkalling til møte skal skje med rimelig varsel. (3) Medlem av styret har plikt til å møte hvis ikke vedkommende har gyldig forfall. (4) Medlem av styret har plikt til å delta i forhandlingene og avgi stemme. Det kan ikke stemmes blankt annet enn ved valg. (5) Om ikke styret for enkelte tilfeller bestemmer noe annet, har ansatt rektor eller administrerende direktør rett og plikt til å være til stede og til å uttale seg på styremøtene. (6) Styrets møter skal holdes for åpne dører. Styret kan vedta at møtene skal holdes for lukkede dører, eller at bestemte saker skal behandles for lukkede dører. Behandling av sak etter andre punktum skjer for lukkede dører. (7) Styremøtene ledes av styrelederen, eller i dennes fravær av den styret utpeker som møteleder. (8) Det skal føres møtebok for styret Vedtaksførhet og flertallskrav (1) Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede og avgir stemme. (2) Vedtak treffes med alminnelig flertall av de avgitte stemmer hvis ikke annet er fastsatt i denne lov. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møteleders stemme avgjørende. Ved stemmelikhet ved valg avgjøres dette ved loddtrekning. (3) Avstemning i andre saker enn valg og ansettelse skjer ved stemmetegn. Avstemning ved valg og ansettelse skal skje skriftlig hvis ett av de møtende medlemmer krever dette. Kapittel 10. Rektor. Administrerende direktør Rektor Med mindre styret har truffet vedtak i medhold av 10-4, gjelder følgende regler om rektor: a) Rektor er styrets leder. Rektor har på styrets vegne det overordnede ansvar for og ledelse av institusjonens virksomhet og fører tilsyn med denne. Rektor, og i dennes sted, prorektor, har rett til å delta i møter i alle institusjonenes styrer og utvalg. b) Rektor avgjør saker i det omfang disse ikke kan utsettes til styret kan komme sammen i møte. Rektor kan også gis fullmakt til å avgjøre løpende saker som bør avgjøres før neste ordinære styremøte, og som ikke anses som viktige nok til at ekstraordinært møte innkalles. I sak om avskjed eller suspensjon kan rektor bare beslutte kortvarig suspensjon i tjenesten, i påvente av styrets behandling. 1. MØTEPLAN, MØTEINNKALLING 1.1 Rektor kan delegere innkallingsansvaret til høgskoledirektøren. Normalt besørger rektor og høgskoledirektør i fellesskap møteinnkalling og utarbeidelse av møteplan og saksliste. Slettet: Uhl 21 Slettet: Rektor beslutter innkalling til styremøte når det er nødvendig. 1

2 Styret vedtar før nyttår og før sommerferien møteplan for det neste halvåret. 1.2 Møteinnkalling med sakspapirer og forslag til vedtak sendes normalt ut elektronisk 7 kalenderdager før møtet. Møteinnkallingen skal opplyse om dato, tid og sted for møtet, hvem som er innkalt og hvilke saker som skal behandles. Sakslisten skal i tillegg til vedtakssakene inneholde følgende faste poster: 1. Godkjenning av innkallelse og saksliste 2. Referat fra forrige møte 3. Orientering ved rektor og direktør 4. Eventuelt. 1.3 Høgskoledirektørens saksutredninger av sakene på sakslisten skal normalt følge møteinnkallingen. Unntaksvis kan enkeltsaker på oppsatt saksliste ettersendes. Styret kan i styremøte bestemme at enkelte saker tas ut av sakslisten grunnet seint utsendte dokumenter eller manglende utsendt dokumentasjon. 2. MØTEPLIKT OG FRATREDELSE 2.1 For eksterne styremedlemmer gjelder generelle prinsipper for hva som regnes som gyldig forfall i organer med pliktig frammøte jfr. Kommunalforvaltningen. For høgskolens ansatte gjelder følgende: Slettet: Styret skal innkalles hvis et medlem eller høgskoledirektøren krever det. Formatert: Innrykk: Venstre: 18 pt Slettet: ut senest 10 dager Slettet: Møtebok Slettet:, Slettet: senest 5 dager før møtet. Slettet: <#>Styremøter ved Kunsthøgskolen i Oslo er åpne, med mindre styret i spesielle situasjoner og saker vedtar lukket møte. Slettet: Uhl 20 Slettet: <#>Medlemmene har plikt til å møte hvis de ikke har gyldig forfall. Medlemmer av styret kan ikke påta seg oppgaver, undervisning, reiser og lignende som kan komme i strid med pliktene som styremedlemmer. Fravær i forbindelse med medlemmenes primære oppgaver ved høgskolen, skal tas opp med rektor på forhånd. Medlem som har forfall skal melde fra om det så snart som mulig til kunsthøgskolens administrasjon. Varamedlem skal da innkalles. 2.2 Et medlem skal fratre når valgbarheten opphører. Et medlem som har permisjon fratrer vervet så lenge permisjonen varer. Vararepresentanten trer da inn som fast medlem. Valgreglementet bestemmer når det skal holdes nyvalg. 3. MØTEORDNING OG AVSTEMMINGSREGLER 3.1 Styrets møter ledes normalt av rektor, og i dennes fravær av prorektor. Hvis begge er fraværende velger styret selv en møteleder. Den som leder møtet kan be om at det oppnevnes en annen ordstyrer i enkelte saker. Slettet: <#>Møtet er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av medlemmene er tilstede og avgir stemme. 2

3 3.2 Alle saker skal normalt fremmes skriftlig av høgskoledirektøren som styrets sekretær, Saksframlegget skal være nummerert og datert og normalt inneholde: Nødvendige opplysninger om saksforholdet. Henvisning til relevante dokumenter Forslag til vedtak. 3.3 Dersom det etter utsendelse av saksframlegget innkommer sakspapirer som kan ha relevans for saken, skal disse ettersendes eller deles ut i møtet. Ønsker styremedlemmer å bidra med skriftlige innspill til saker på utsendt saksliste, skal disse forelegges høgskoledirektøren senest 4 dager før møtet. Dette gjelder også eventuelle ønsker om supplerende informasjon og saksvurdering. Medfører nye sakspapirer eller saksopplysninger at saken krever ytterligere forberedelser for å være tilstrekkelig belyst, skal direktøren trekke saken tilbake fra sakskartet. Den skal da føres opp igjen på dagsorden så snart saksbehandlingen er avsluttet på en forsvarlig måte. 3.4 Styremedlemmenes ønske om å få saker på sakskartet fremmes overfor høgskoledirektøren i forutgående møte eller senest 14 dager før møtet, avhengig av sakens karakter og størrelse. Saker som ikke er nevnt i innkallingen, kan fremmes av rektor i møtet. Styret avgjør om saken skal behandles etter at høgskoledirektøren har uttalt seg om hvorvidt han finner saken tilstrekkelig belyst. Det kreves 2/3 flertall for at saken tas opp til behandling. 3.5 Saker som ønskes tatt opp under Eventuelt skal meldes ved møtets start. I saker som blir tatt opp under dette punkt, skal det normalt ikke fattes vedtak. Forutsetningen for at det kan fattes vedtak i en sak under dette punktet, er at 2/3 av styrets bestemmer dette etter at høgskoledirektøren har uttalt seg om hvorvidt han finner saken tilstrekkelig belyst. 3.6 Forslag til vedtak som framsettes under møtet, skal være skriftlig og undertegnet. 3.7 Det kan holdes prøveavstemming. Prøveavstemming skal ikke protokolleres. 3.8 Styrets medlemmer eller høgskoledirektøren kan foreslå at forhandlingene i en sak avbrytes med sikte på at man kan utarbeide et omforent forslag til vedtak. 3.9 Avvisnings eller utsettingsforslag skal tas opp til votering straks de er fremsatt. Ved realitetsvotering stemmes det over det mest ytterliggående forslaget først. Forslag kan stilles opp mot hverandre, og forslag kan grupperes. 4. MØTEREFERAT 4.1 Det skal føres møtereferat. Referatett skal inneholde følgende: Møtetiden Tilstedeværende Forfall (det skal framgå hvis et forfall ikke er meldt) Representanters fravær under enkeltsaker og fratredelse som inhabil Saker som er behandlet. Slettet: høgskoledirektøren, som sørger for sekretariatsfunksjonen. Slettet: 7 Slettet: 3.11 Vedtak treffes i møte med alminnelig flertall. Medlemmene har plikt til å stemme. Det kan ikke stemmes blankt annet enn ved valg. Avstemming i andre saker enn valg og tilsetting skal skje ved håndsopprekning. Avstemming ved valg og tilsetting skal skje skriftlig hvis ett at de møtende medlemmer krever det. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møteleders stemme avgjørende. Ved stemmelikhet ved valg avgjøres dette ved loddtekning. <#>VEDTAKET Forvaltningsloven 2, 1. ledd, b, 24, 25 <#>Vedtak skal være entydige og kunne forstås også for utenforstående. Vedtaket skal enten i seg selv være fullstendig, eller klart vise tekst som framgår av høgskoledirektørens saksframlegg.... [1] Slettet: MØTEBOK Formatert: Innrykk: Venstre: 18 pt Slettet: Uhl 23 Slettet: bok Slettet: Møteboken 3

4 4.2 Av referat fra den enkelte sak skal det framgå: Saksforeleggets nummer og dato Dokumenter utsendt/utdelt etter at saksforelegget er utsendt, og framlagte dokumenter som eventuelt er trukket Alle vedtaksforslag som ikke trekkes tilbake under møtet (også høgskoledirektørens forslag til vedtak med mindre det framgår av møteboken at det ble vedtatt uten endringer) Voteringsresultat Vedtak Hvis et medlem krever det, skal møtebok gjengi hvordan det enkelte medlem har stemt. Unntak her er skriftelige avstemninger 4.3 Styrets medlemmer kan kreve protokollert en kort stemmeforklaring eller protokolltilførsel som må varsles umiddelbart etter avstemmingen og som må være lagt fram skriftlig, underskrevet og opplest før møtet heves. Med basis i en framlagt stemmeforklaring, kan også andre medlemmer forlange å få avgi stemmeforklaring med samme krav til frist og form. Det enkelte medlem kan kun avgi én stemmeforklaring til samme vedtak. Forklaringen kan ikke endres. 4.4 Høgskoledirektøren har rett til protokolltilførsel i saker og saksforhold der direktøren i henhold til loven og stillingsinstruksen har et selvstendig ansvar. Slik protokolltilførsel fremmes etter reglene angitt i pkt Møtereferatet blir sendt ut til møtedeltakerne elektronisk med en merknadsfrist på ca 1 uke. Dersom det ikke er innkommet merknader som tilsier behandling i plenum kan møtereferatet sendes ut og offentliggjøres. Møtereferatet godkjennes av styret i etterfølgende møte. 5. OFFENTLIGHET Dokumenter som skal behandles av høgskolestyret er offentlige straks de er sendt styrets medlemmer, med mindre høgskoledirektøren har vedtatt å unnta dokumentene offentlighet med hjemmel i Offentlighetsloven 4, 5, 5a og 6, jfr HABILITET Forvaltningsloven kapittel II (om ugildhet) gjelder for høgskolens styre. Slettet: 5 Slettet: boken Slettet: boken Slettet: boken Det enkelte medlem har ansvar for å vurdere egen habilitet, og skal straks melde fra om forhold som fører til eller kan føre til inhabilitet. Dersom medlemmet er i tvil om sin habilitet, skal vedkommende legge spørsmålet fram for styret til avgjørelse. Hvis andre medlemmer eller høgskoledirektøren mener å ha berettiget tvil om et medlems habilitet, skal spørsmålet reises før saken behandles. Medlemmet forlater møtet når styret skal behandle en sak om vedkommendes habilitet. Når et medlem er inhabil, forlater denne møtet ved behandling av saken. Så sant det er mulig innkalles vararepresentant. 4

5 7. TAUSHETSPLIKT 7.1 Taushetsplikt er regulert i Forvaltningsloven 13 flg. og i spesiallovgivningen. Brudd på lovbestemt taushetsplikt kan medføre rettslige reaksjoner mot den som bryter bestemmelsene. 7.2 For ansatte representanter kan fortrolige opplysninger eller referat fra interne diskusjoner fra et slikt møte, føre til irettesetting eller i alvorlige tilfeller annen reaksjon etter tjenestemannslovgivningen. 7.3 Det er ikke tillatt for medlemmene å kopierer dokumenter med taushetsbelagte opplysninger. Dokumenter med taushetsbelagte opplysninger skal samles inn av administrasjonen ved møtets slutt. 8. VARAMEDLEMMER OG OBSERVATØRER Dette reglementet gjelder fullt ut også for styrets medlemmer og eventuelle observatører som er tilstede ved styrets forhandlinger. 5

6 Side 3: [1] Slettet Erling Wist : Vedtak treffes i møte med alminnelig flertall. Medlemmene har plikt til å stemme. Det kan ikke stemmes blankt annet enn ved valg. Avstemming i andre saker enn valg og tilsetting skal skje ved håndsopprekning. Avstemming ved valg og tilsetting skal skje skriftlig hvis ett at de møtende medlemmer krever det. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møteleders stemme avgjørende. Ved stemmelikhet ved valg avgjøres dette ved loddtekning. VEDTAKET Forvaltningsloven 2, 1. ledd, b, 24, 25 Vedtak skal være entydige og kunne forstås også for utenforstående. Vedtaket skal enten i seg selv være fullstendig, eller klart vise tekst som framgår av høgskoledirektørens saksframlegg. Enkeltvedtak iht. Forvaltningsloven er et vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer. Enkeltvedtak skal alltid begrunnes. Enkeltvedtak skal fattes på grunnlag av de dokumenter som framgår av saksforelegget. Dersom det etter utsendelse av saksforelegget, innkommer dokumenter som partene har rett til å gjøre seg kjent med og som høgskoledirektøren av saksforberedelsesgrunner finner er viktig for saken, skal saken utsettes eller det gis fullmakt til rektor/høgkoledirektør til å avgjøre saken etter at partene er gjort kjent med dokumentet.